Siklus Hidup Proyek

Manajement Proyek & Resiko
- Konsep dasar manajemen proyek meliputi :
- Definisi Proyek
a. Berdasarkan hakekatnya proyek dapat didefinisiskan sebagai
" Rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan
untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa/pelayanan unik
tetentu, dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan
berbagai sumber daya, melalui rangkaian proses perencanaan,
eksekusi, dan kontrol "
b. Proyek memilki jangak waktu tertentu, yang berarti bahwa
rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai
yang pasti (ditargetkan), dan
c. Bersifat unik, yang berarti bahwa tidak ada proyek yang
menghasilkan produk atau jasa/ pelayanan yang identik.
-
-
Proyek sistem informasi dan teknologi informasi
a. Memakai bebagai fasilitas dan perlengkapan / bahan mentah
(raw materials) yang telah dapat didigitasi semacam teks,
gambar, audio, dan video
b. Menggantungkan diri pada standard - standard kualitas yang
belum baku karena sangat sulit dimengerti dan dipahami
bersama antara berbagai pihak yang berkepentingan dalam
proyek
c. Mendasarkan proses pada rencana atau kontrak kerja yang
sangat sulit dikembangkan sehingga tidak terjadi keraguan
dalam menentukan telah selesainya sebuah proyek atau tidak.
Manajemen proyek
a. definisi manajemen proyek sebagai berikut;
" Penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan,
metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah
proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan
berbagai pihak yang berkepentingan (stakebolders) dari proyek
tersrbut.
b. Biasanya, pemenuhan kepentingan berbagai pihak tersebut
berkisar pada hal- hal utama sebagai berikut;
- Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang
diharapkan dengan keterbatasan uang dan waktu.
c. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan/keinginan dan harapan
pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung
dalam proyek yang kerap kali berbeda dan saliing bertolak
belakang
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
1
-
Karakteristik khusus yang membedakan proyek dari kegiatan rutin
lainnya
- Sistem organisasi
- Budaya organisasi
- Struktur organisasi
- Manajemen dan gaya kepemimpinan
1.
Yang membedakan proyek teknologi informasi dengan proyek lain pada
umumnya proyek teknologi informasi yaitu;
- Proyek analisa kebutuhan sistem informasi manajemen perusahaan
- proyek perencanaan sistem data bagian akuntansi dan keuangan
- proyek pengembangan perangkat lunak sumber daya manusia
- Proyek implementasi aplikasi siap pakai semacam oracle,SAP,atau
microsoft office, proyek lain pada umumnya
- Proyek pengembangan produk-produk baru
- proyek perubahan struktur organisasi perusahaan
- proyek pelatihan manajemen dan karyawanperusahaan
- proyek pengadaan barang kebutuhan disebuah divisi usaha
- proyak konstruksi bangunan kantor cabang.
2.
Saat ini pemerintah lengah dengan pembangunan jalan yang tata
letaknya kurang menyenangkan tuk dilihat dari segi keindahan cukup
baik, akan tetapi dari segi keramahan lingkungan maupun segi
ketangguhan waktu sangat buruk. Maka dari itu saat ini pemerintah
gencar kepada para departemen pekerjaan umum dalam membangun
sarana maupun pra sarana agar lebih di ukur dari segi kelayakan maupun
keindahan. Contohnya jalan yang tahun ini yang katanya akan amblas
dikarenakan pengikisan air tanah
Manajamen Proyek Sebagai Suatu Pengantar
Era sekarang ini banyak kita menemukan contoh adanya proyek baik itu
proyek skala kecil maupun besar, proyek komersial maupun pelayanan
umum. Pembangunan pelabuhan, pembangunan bandar udara dan lain-lain
disebut proyek, sementara itu kegiatan manusia yang lain seperti menanam
padi, pembayaran gaji bulanan dan pelaksanaan perkuliahan tidak dinamakan
proyek. Apa yang dimaksud dengan proyek ?
Jawaban dari pertanyaan ini dapat dilihat dari aspek tujuan, siklus hidup,
kompleksitas, keunikan dan konflik sumber daya yang terjadi.
 Tujuan
Suatu proyek biasanya mempunyai suatu aktivitas yang berlangsung
dlam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi
dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk memcapai
tujuan proyek secara keseluruhan.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
2

Kompleksitas
Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena
diperlukan bermacam-macam keahlian dan bakat dari berbagai disiplin
ilmu.

Keunikan
Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang
sudah dikerjakan sebelumnya.
 Tidak permanen
Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki batasan
waktu tertentu
 Ketidakbiasaan
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen
yang tidak pasti dan beresiko.
 Siklus Hidup
Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus
hidup proyek
Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proyek adalah suatu
jenis program yang disusun secara terperinci sebagai suatu bentuk kegiatan
yang akan dilaksanakan dan didalamnya secara konkrit ditetapkan tujuan dan
hasil yang akan dicapai, lokasi jelas, organisasi pelaksana, biaya dan jadwal
waktu serta anggarannya tertuang dalam suatu dokumen
Komponen Proyek
Suatu proyek terdiri atas beberapa komponen yang mendukung yaitu :
 Kemampuan
Berhubungan dengan pengetahuan tentang projek yang akan dikerjakan,
kemampuan dalam mengerjakan proyek tersebut, dan pengalaman yang
dibutuhkan yang bertujuan untuk mengurangi faktor resiko yang terjadi
dari suatu proyek yang akan dikerjakan
 Perangkat Bantu
Alat bantu yang dibutuhkan oleh seorang manajer proyek untuk
meningkatkan kemampuan menangani suatu proyek dalam bentuk
perangkat lunak maupun perangkat keras, seperti dalam hal
dokumentasi, perencanaan, permodelan, audit maupun pengevaluasian
proyek
 Proses
Adalah suatu teknis dan urutan kebutuhan yang dapat di monitor dan di
kontrol dalam waktu tertentu meliputi waktu, dana, kualitas, resiko
maupun bidang garapan proyek.
Manajemen Proyek
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
3



Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang, pengendalian
dan pengarahan.
Manajemen
Proyek
adalah
kegiatan
merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya
organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu
dengan sumberdaya tertentu.
Manajemen Proyek mempergunakan personil untuk ditempatkan
pada tugas tertentu dalam proyek
Ciri-ciri Manajemen Proyek
Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan
sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :
 Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.
 Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
 Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
 Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai
fungsi/disiplin yang bekerja.
 Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.
Macam-macam Proyek
 Proyek Kapital
Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah,
pembelian peralatan, pemasangan fasilitas dan konstruksi gedung
 Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek ini bisa penemuan produk baru, temuan alat baru dll. proyek ini
dapat muncul dilembaga komersial maupun pemerintah.
 Proyek yang berhubungan dengan manajemen service
Proyek ini sering uncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah.
Proyek ini bisa berupa perancangan struktur organisasi, pembuatan
sistem informasi manajemen, peningkatan produktifitas perusahaan.
Batasan suatu proyek
Batasan suatu proyek menurut teori klasik menyatakan bahwa proyek terdiri
atas 3 hal yaitu :
 Ruang Lingkup
 Waktu
 Dana
Seiring dengan perkembang jaman, manajemen proyek memiliki beberapa
batasan yang mencakup :
 Ruang Lingkup
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
4








Ruang lingkup proyek meliputi tata cara untuk menentukan waktu
proyek dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan di garap,
pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasi proyek serta kontrol atas
perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut di mulai.
Waktu
Meliputi tata cara mendefinisikan suatu aktifitas, menentukan urutanurutan kejadian atas proyek, mendefinisikan durasi/lama waktu dari
setiap pekerjaan, pengembangkan suatu skedul serta merencanakan
kontrol atas skedul tersebut
Dana
Meliputi tata cara untuk merencanakan sumber dana proyek,
mengestimasikan harga dan sumber daya, mendefinisikan budget, serta
mengontrol keuangan
Kualitas
Meliputi kegiatan perencanaan kualitas, perencanaan jaminan atas suatu
kualitas berdasarkan standar tertentu, serta pengontrolan atas kualitas
Resiko
Meliputi perencanaan atas manajemen resiko,mengidentifikasikan resiko
yang timbul dari suatu proyek, menganalisa kuantitatif dan kualitatif
suatu resiko, merencanakan tindakan yang akan diambil dari suatu resiko
yang timbul serta memonitor setiap resiko yang mungkin muncul dari
suatu proyek
Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia meliputi kegiatan perencanaan atas
sumber daya manusia yang akan mengerjakan proyek, perekrutan tenaga
kerja, serta pembangunan team
Logistik
Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber
daya untuk kegiatan proyek, perencanaan tender, proses tender dan
penentuan pemenang tender, administrasi atas kontrak pembelian, dan
tata cara penutupan kontrak.
Komunikasi
Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi atas level sumber daya,
distribusi informasi, laporan kemajuan proyek dan pembuatan
administrasi akhir proyek sebelum diserah terimakan.
Manajemen Integrasi
Merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan pengembangan,
perencanaan tata pelaksanaan suatu proyek dan kontrol atas perubahan
secara terintegrasi dari suatu proyek
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
5
Adapun batasan dari manajemen proyek tersebut di gambarkan sebagai
berikut :
1. Spektrum Manajemen
Manajemen proyek Perangkat Lunak (PL) yang efektif berfokus pada
1.1 People ( Manusia)
SEI telah mengembangkan suatu model kematangan kemampuan manajemen
manusia (People Management Capability Manurity Model ( PM – CMM ) )
untuk mempertinggi kesiapan organisasi PL dalam membuat aplikasi yang
semakin kompleks sehingga menarik, menumbuhkan, memotivasi,
menyebarkan dan memelihara bakat yang dibutuhkan untuk mengembangkan
kemapuan mengembangkan PL mereka.
Model kematangan manajemen manusia membatasi pada :
Rekruitmen,
Seleksi,
Manajemen
unjuk
kerja,
Pelatihan
Kompensasi, Pemgembangan karir, Desain kerja & organisasi,
Perkembangan karir tim / kultur
Manusia dalam pengembangan PL terdiri dari :
A.Player (Pemain)
 Manajer Senior :menentukan isu bisnis yang mempengaruhi dalam
proyek
 Manajer Proyek : merencanakan, memotivasi, mengorganisir,
mengontrol aplikasi/produk
 Pelaksana : mempunyai ketrampilan teknik untuk merekayasa aplikasi
 Pelanggan : menentukan jenis kebutuhan bagi PL yang akan dibuat
 Pemakai : akhir yang berinteraksi dengan PL yang dibuat
B.Team Leader (Pimpinan Tim)
Manajemen proyek merupakan kegiatan manusia intensif sehingga
memerlukan praktisi yang cakap.
Model Kepemimpinan (MOI yaitu Motivasi, Organisasi, gagasan & Inovasi)
menurut Jerry Weinberg Karakteristik yang menentukan manajer proyek
efektif yaitu :
- Pemecahan Masalah
- Prestasi
- Identitas manajerial
- Pengaruh & pembentukan tim
C.The Software Team ( Tim PL)
Sumber daya manusia kepada sebuah proyek yang akan membutuhkan n
manusia yang bekerja selama k tahun , ada beberapa alternatif untuk
menentukan sumber daya tersebut :
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
6
- n orang mengerjakan tugas fungsional berbeda sebanyak m dengan sedikit
kombinasi kerja & koordinasi tanggung jawab manajer proyek - n orang
mengerjakan tugas fungsional berbeda sebanyak m (m<n) , seorang
pemimpin tim ad hoc dapat dipilih, koordinasi bertanggung jawab manajer
PL
- n orang diatur di dalam tim , setiap orang mengerjakan >= 1 tugas
fungsional, setiap tim mempunyai sebuah struktur spesifik yang ditentukan
untuk semua tim yang bekerja pada sebuah proyek, koordinasi dikontrol oleh
tim itu sendiri dan oleh manajer proyek PL (sistem ini paling produktif)
7 faktor proyek yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan tim RPL
yaitu :
1. Kesulitan pada masalah
2. Ukuran program yang dihasilkan (LOC / function)
3. Waktu tim (umur)
4. Tingkat dimana dapat dimodularitasi
5. Kualitas serta keandalan
6. Kepastian tanggal penyampaian
7. tingkat sosiabilitas / komunikasi
Constantine, mengusulkan 4 paradigma organisasional bagi tim RPL:
1. Paradigma Tertutup : Membentuk hirarki otoritas tradisional ( mirip
tim CC) tetapi kurang inovatif
2. Paradigma Random : Membentuk tim longgar & tergantung pada
inisiatif individual tim, untuk inovasi sangat baik (unggul) bila
unjuk kerja tim teratur.
3. Paradigma Terbuka : Membentuk tim dengan cara tertentu sehingga
banyak kontrol,
inovasi banyak . Cocok untuk masalah yang kompleks tetapi tidak
seefesien tim lainnya
4. Paradigma Sinkron Mengorganisasikan tim untuk bekerja pada
bagian-bagian kecil
masalah dengan komunikasi aktif pada tim
D. Coordinatian & Communication Issue (masalah koordinasi &
komunikasi)
Proyek PL mengalami kesulitan dikarenakan :
- Skala usaha pengembangan yang besar sehingga kesulitan dalam
mengkoordinasi anggota tim & Kompleksitas yang semakin besar
- Ketidakpastian mengakibatkan perubahan terus menurus pada proyek
- Interoperabilitas merupakan ciri dari sistem dan menyesuaikan dengan
batasan system
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
7
1.2 Problem / Product
Analisis yang mendetail mengenai kebutuhan PL akan memberikan
informasi untuk menghitung perkiraan kuantitatif & perencanaan
organisasi. Tetapi itu sulit karena informasi yang diberikan customer
tidak lengkap. Ruang lingkup masalah dibatasi dengan :
 Konteks : PL yang dibangun memenuhi sistem, produk / konteks
bisnis yang lebih besar serta batasan yang menentukan hasilnya
 Tujuan informasi : Objek pelanggan yang dihasilkan sbg output dr
PL yang dapat digunakan sebagai input
 Fungsi & unjuk kerja : PL digunakan untuk mentransformasikan
input menjadi output Pernyataan ruang lingkup dibatasi (data
jumlah pemakai simultan, ukuran pengiriman, waktu mak respon ),
batasan /& jangka waktu dicatat (biaya produk membatasi jumlah
memori) & factor mitigasi (algoritma yang dibutuhkan software
aplikasi (pemograman))
Dekomposisi Masalah / pembagian masalah diterapkan pada :
- Fungsionalitas yang disampaikan
- Proses yang dipakai
1.3 Process
Proses PL memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana komprehensip
bagi pengembangan PL yang dapat dibangun dengan :
 Sejumlah kumpulan tugas yang berbeda, kemampuan penyampaian
& jaminan kualitas
 Aktifitas pelindung, jaminan kualitas PL, manajemen konfigurasi
PL & pengukuran
Tahap process ini berhubungan dengan metode pengembangan
perangkat lunak.
1.4 Proyek
Merupakan Penggabungan semua kerja untuk membuat produk menjadi
kenyataan. proyek terkadang mengalami kesulitan dikarenakan :
1. Kemajuan mengalami kecacatan
2. Tidak ada cara untuk mengkalibrasi kemajuan karena tidak
memperoleh matrik kuantitatif
3. Rencana proyek belum dirancang untuk mengakomodasi sumber
daya yang diperlukan pada akhir sebuah proyek
4. Resiko-resiko belum mempertimbangkan secara eksplisit serta
belum dibuat rencana untuk mengurangi, mengatur & memonitor
Jadwal yang ada tidak realistis & cacat
Untuk mengatasi masalah tersebut maka diperlukan waktu pada awal proyek
untuk membangun rencana yang realistis guna memonitor rencana proyek
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
8
selama berjalan & pada keseluruhan proyek serta mengontrol kualitas serta
perubahannya.
MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES
Siklus Hidup Produk
Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang
disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah
produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang dilakukan sebelum
produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase berikutnya
adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru.
Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan
pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase analisis. Apabila hasil
analisis merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka
fase kegiatan berikutnya adalah membuat desain produk baru tersebut dari
berbagai aspek. Dengan hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya
dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelah
produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat
apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah
tidak. Hasil evaluasi ini akan memungkinkan dilakukannya pengembanganpengembangan produk yang baru lagi.
Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari
pendekatan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life
Cycle – SDLC), dengan fase-fase kegiatan :
 Perencanaan (Planning)
 Analisis (Analysis)
 Perancangan (Design)
 Implementasi (Implementation)
 Dukungan (Support)
Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem
telah dikembangkan, misalnya :
 Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana
pengembangan dan support sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan
secara linier.
 Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan
menggunakan pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik
dibandingkan pendekatan linier.
 Model Incremental Release :
 Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk
mengembangkan sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.
 Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk
memperjelas dan memenuhi kebutuhan user.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
9
Pembahasan lebih lanjut dari masing-masing model metodologi
pengembangan sistem ini dapat dibaca pada referensi-referensi mengenai
analisis dan desain sistem.
Siklus Hidup Proyek
Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus
hidup produk. Sebab dalam lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada
dasarnya dapat juga dilakukan dalam rangka pengembangan sebuah produk.
Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akan memiliki siklus hidup, yang
selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).
Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam
pelaksanaan proyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek
ini sangat bervariasi dan tergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri
atau organisasi yang mengembangkan proyek tersebut. Namun secara umum,
fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyek terdiri atas :
 Penyusunan Konsep (Concept)
Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan
tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam
proyek.
 Pengembangan (Development)
Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek
(project plan), estimasi anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan
dalam proyek secara lebih rinci.
 Pelaksanaan (Implementation)
Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah
direncakan dalam proyek dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat
estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu, laporan-laporan kinerja dari
pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun dalam fase
ini.
 Penyerahan Proyek (Close-out)
Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam
proyek. Dalam fase ini juga akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan
yang sudah dilaksanakan, sebelum hasil proyek diserahterimakan
kembali kepada stakeholder atau kustomer dan selanjutnya dibubarkan.
Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat
disimpulkan bahwa :
 Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada
proyek pengembangan produk maupun bukan.
 Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada
sifat/karakteristik produk yang akan dikembangkan.
 Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan proyek.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
10
 Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase siklus
hidup produk.
Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek
Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang
kemudian dilanjutkan pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen
muncul dalam setiap fase untuk mengevaluasi kemajuan proyek dan
kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi.
Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan
dalam aktivitas proyek. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk
mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan stakeholder
proyek. Dalam hal ini senior eksekutif merupakan stakeholder yang sangat
penting. Untuk membantu memahami kebutuhan dan harapan stakeholder,
manajer proyek dapat menggunakan 4 kerangka pemahaman organisasi,
yaitu:
 Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab,
koordinasi dan kontrol.
 Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang
harmonis antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya
manusia.
 Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi /
gabungan dari orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan
kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka ini.
 Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan
suatu event. Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam
kerangka ini.
Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat
3 macam bentuk struktur organisasi yaitu :
 Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi
dan kontrol secara bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen.
 Struktur Organisasi Proyek
Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai
sebuah proyek, dimana konsep manajemen proyek berlaku pada setiap
area fungsi organisasi. Dan setiap proyek berada di bawah
tanggunngjawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive Officer).
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
11
Proyek
CEO
CEO
Project
Project A
A Manager
Manager
Project
Project B
B Manager
Manager
Project
Project C
C Manager
Manager
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
 Struktur Organisasi Matriks
Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi
fungsional dan struktur organisasi proyek. Para manajer proyek berada
di bawah tanggungjawab seorang manajer program. Keterlibatan staf
dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah tanggungjawab
manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.
Matriks
Program
Program Manager
Manager
Staff
Staff
CEO
CEO
VP
VP Engineering
Engineering
Staff
Staff
VP
VP Manufacturing
Manufacturing
VP
VP IT
IT
VP
VP HR
HR
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Project
Project Manager
Manager A
A
22 Engineering
Engineering
11 Manufacturing
Manufacturing
3.5
3.5 IT
IT
0.5
0.5 HR
HR
Project
Project Manager
Manager BB
55 Engineering
Engineering
33 Manufacturing
Manufacturing
10
10 IT
IT
11 HR
HR
Project
Project Manager
Manager C
C
11 Engineering
Engineering
00 manufacturing
manufacturing
44 IT
IT
0.1
0.1 HR
HR
Perbedaan bentuk struktur organisasi tentunya akan mempunyai pengaruh
pada pelaksanaan proyek, khususnya penerapan manajemen proyek. Berikut
ini tabel ringkasan bagaimana pengaruh dari macam-macam bentuk struktur
organisasi pada pelaksanaan sebuah proyek.
Kunci Keberhasilan Proyek IT
Menurut laporan Standish Group’s tahun 2001, item berikut akan sangat
membantu keberhasilan proyek IT :
 Dukungan eksekutif
 Keterlibatan user
 Pengalaman manajer proyek
 Sasaran bisnis yang jelas
 Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas)
 Infrastruktur software
 Kebutuhan dasar perusahaan
 Metodologi formal
 Perkiraan yang baik (akurat)
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
12
Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen
Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen merupakan
salah satu faktor kunci yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top
manajemen dapat membantu manajer proyek dalam menjamin dipenuhinya
kebutuhan sumberdaya, menggalang kerjasama dari berbagai bagian dan
belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.
Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT
Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan
keberhasilan proyek IT. Sebab jika organisasi mempunyai pandangan yang
negatif dengan IT, maka akan berakibat pelaksanaan proyek menjadi tidak
terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah. Organisasi yang memiliki CIO
(Chief Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan proyek
IT. Memperbantukan tenaga non-IT pada proyek IT juga akan memperjelas
seberapa jauh komitmen organisasi terhadap IT.
Kebutuhan akan Standar Organisasional
Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan
dalam organisasi akan sangat membantu manajer proyek dalam mencapai
efektifitas pekerjaan. Sebab berbagai aktifitas pekerjaan akan dapat
dilakukan secara sistematis dan menurut prosedur kegiatan yang berlaku.
Namun dalam kenyataannya, belum banyak organisasi yang menerapkan
standar dan prosedur ini, kecuali organisasi-organisasi atau perusahaanperusahaan yang sudah besar dan mapan. Standar organisasi ini dapat bersifat
universal (berlaku untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya berlaku di
dalam organisasi). Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI, ISO
dll, saat ini sudah banyak dikeluarkan oleh asosiasi-asosiasi baik tingkat
nasional maupun internasional.
Untuk membantu memudahkan pertanggungjawaban setiap aktifitas
pekerjaan dalam proyek maka Senior Manajemen dapat menggunakan
software dan format standar organisasi untuk aktivitas manajemen proyek,
mengembangkan dan menggunakan petunjuk untuk menulis perencanaan
proyek atau menyediakan informasi, serta membuat kantor manajemen
proyek supaya berbagai pekerjaan koordinasi dan kontrol mudah dilakukan.
Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek
Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional
manajemen proyek. Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya akan
menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran dari proyek itu sendiri.
Northwest Center for Engineering Technologies memberikan gambaran
tentang garis besar pekerjaan fungsional manajemen proyek, meliputi :
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
13
 Mendefinisikan scope/lingkup proyek
 Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi
(peningkatan)
 Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures –
WBS)
 Estimasi kebutuhan waktu
 Mengembangkan flow chart manajemen proyek
 Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya
 Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek
 Identifikasi dan evaluasi resiko
 Identifikasi ketergantungan antar aktivitas
 Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis
 Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek
 Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya
 Mengelola proses kontrol perubahan
 Membuat laporan kemajuan 9status) proyek
Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek
 Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan
pendekatan (lobi).
 Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning),
merumuskan sasaran (goal setting) dan melakukan analisis (analyzing).
 Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat
yang tinggi.
 Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan
memiliki kemampuan pendelegasian.
 Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun.
 Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek
Ciri-ciri Manajer Proyek
Manajer Proyek Yang Efektif
 Memberikan contoh-contoh yang
baik dalam kepemimpinan
 Berpijak pada visi
 Bekerja dengan keyakinan dan
kepastian
 Mampu secara teknis
 Mampu berkomunikasi dengan
baik
 Mampu menjadi motivator yang
baik
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
Manajer Proyek Yang
Tidak Efektif
 Memberikan contohcontoh yang jelek dalam
kepemimpinan
 Kurang mampu secara
teknis
 Tidak percaya diri
 Tidak komunikatif
 Tidak mampu menjadi
motivator
14
 Koordinasi dengan manajemen
tingkat atas hanya bila dibutuhkan
 Selalu memberikan dukungan
kepada anggota tim
 Berani dan penuh dengan ide-ide
baru
Gugus Proses Manajemen Proyek
Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan
penjabaran dari siklus hidup proyek (project life cycle), meliputi :
 Proses inisialisasi (initiating)
 Proses perencanaan (planning)
 Proses pelaksanaan (executing)
 Proses pengawasan (controlling)
 Proses penyelesaian/penyerahan (closing)
MANAJEMEN BIAYA PROYEK
Pentingnya Manajemen Biaya Proyek
 Proyek IT mempunyai track record yang buruk dalam hal penggunaan
biaya untuk mencapai sasaran proyek
 Hasil studi yang dilakukan oleh CHAOS menjelaskan bahwa sejak tahun
1995, rata-rata penggunaan biaya mencapai 189% diatas perkiraan biaya
asli 189%, namun mengalami peningkatan hingga 45% pada studi yang
dilakukan pada tahun 2001.
 Pada tahun 1995, proyek IT yang tertunda (dibatalkan) mencapai $81
milyar.
Biaya dan Manajemen Biaya Proyek
 Biaya adalah suatu sumber daya yang dikeluarkan untuk mencapai suatu
sasaran yang bersifat khusus
 Biaya-biaya biasanya diukur dengan satuan uang seperti rupiah, olar atau
mata uang lainnya.
 Manajemen Biaya Proyek adalah suatu proses atau kegiatan yang
diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan
dalam suatu anggaran yang telah disetujui.
Proses dalam Manajemen Biaya Proyek
Proses yang dilakukan dalam manajemen biaya proyek meliputi :
 Perencanaan sumber daya : menentukan sumber daya apa saja yang
digunakan dan berapa jumlahnya.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
15



Estimasi Biaya : menyusun suatu perkiraan biaya-biaya dan sumber
daya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek.
Penganggaran Biaya : membuat suatu alokasi perkiraan biaya secara
menyeluruh ke dalam rincian pekerjaan untuk menetapkan suatu
baseline sebagai ukuran kinerja.
Pengendalian Biaya : melakukan pengendalian terhadap perubahanperubahan pada anggaran proyek
Prinsip Dasar dalam Manajemen Biaya Proyek
CEO (Chief Executive Officer) atau manajer eksekutif perusahaan sebagai
salah satu stakeholder proyek yang sangat penting perannya, biasanya
mengetahui lebih banyak tentang keuangan perusahaan, namun sedikit
mengetahui tentang IT. Sehingga manajer proyek IT harus dapat
menjembatani antara kebutuhan biaya proyek dengan keuangan perusahaan
dalam bahasa mereka. Prinsip yang paling mendasar untuk dapat dipahami
oleh seorang manajer proyek antara lain berkaitan dengan :
 Laba : Pendapatan dikurangi biaya
 Siklus Hidup Biaya : Taksiran biaya proyek secara menyeluruh selama
umur proyek
 Analisis Arus Kas : Ditunjukkan dengan estimasi aliran-aliran biaya dan
manfaatnya untuk suatu proyek
 Biaya dan Manfaat dapat terukur (tangible) dan tidak terukur
(intangible), langsung (direct) maupun tidak langsung (indirect)
 Biaya yang dikeluarkan tidak harus selalu menjadi criteria dalam
memilih/seleksi proyek
Perencanaan Sumber Daya
Sifat alami dari suatu proyek atau organisasi akan mempengaruhi
perencanaan sumber daya. Perencanaan sumber daya ini pada prinsipnya
membuat rencana kebutuhan berbagai sumber daya (khususnya material,
SDM, biaya dll) berdasarkan aktivitas pekerjaan dalam suatu proyek.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :
 Bagaimana tingkat kesulitan pekerjaan dalam proyek tersebut ?
 Apakah terdapat statemen khusus tentang lingkup (scope) proyek yang
akan mempengaruhi penggunaan sumber daya?
 Apakah organisasi tersebut pernah melakukan kegiatan atau proyek yang
serupa, sehingga dapat dipakai untuk acuan penggunaan sumber daya ?
 Apakah organisasi mempunyai orang-orang, peralatan, dan material
yang tersedia dan mampu untuk melakukan pekerjaan di dalam proyek ?
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
16
Estimasi Biaya
 Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting
adalah suatu perkiraan (estimasi) biaya.
 Ada beberapa jenis perkiraan biaya dan alat bantu (tool) serta teknik
yang dapat digunakan untuk membantu menyusun estimasi biaya.
 Adalah penting juga untuk disusun suatu rencana manajemen biaya yang
menguraikan bagaimana variasi pengaturan biaya atas suatu proyek.
Tool dan Teknik Estimasi Biaya
1. Pendekatan atas-bawah : menggunakan harga riil proyek sejenis
yang sebelumnya pernah dikerjakan untuk perkiraan biaya yang
baru.
2. Pendekatan bawah-atas : menaksir materi pekerjaan secara rinci dan
menjumlahkan secara keseluruhan untuk menentukan biaya total
proyek.
3. Pendeekatan parametrrik : membuat perkiraan biaya proyek dengan
menggunakan model matematika berdasarkan variabel atau
karakteristik proyek.
Contoh Tool :
COCOMO (Constructive Cost Model) yang dikembangkan oleh Barry
Boehm : software yang digunakan untuk menyusun estimasi biaya
proyek
Jenis-jenis Masalah Yang Berkaitan dengan Estimasi Biaya
 Menyusun estimasi untuk suatu proyek yang sangat besar adalah
tugas yang sangat kompleks dimana estimasi harus dilakukan pada
berbagai langkah-langkah atau aktivitas pekerjaan dalam proyek.
 Banyak orang yang melakukan estimasi hanya mempunyai sedikit
pengalaman sebelumnya. Untuk menghindari hal tersebut, mungkin
perlu dilakukan pelatihan dan pembimbingan penyusunan anggaran.
 Banyak orang cenderung meremehkan kegiatan estimasi ini
sehingga pada akhirnya banyak perkiraan yang bias/menyimpang.
Penyimpangan ini
dapat dihindari dengan melakukan
review/tinjauan/presentasi anggaran biaya atau dengan pendapat
untuk meyakinkan bahwa anggaran biaya tidak menyimpang.
 Pihak manajemen biasanya menginginkan informasi jumlah biaya
proyek dan bukan estimasi riil atas suatu proyek. Manajer proyek
harus melakukan negosiasi dengan pihak sponsor proyek untuk
menentukan biaya proyek yang realistis.
Penganggaran Biaya
 Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting
adalah suatu perkiraan anggaran biaya melibatkan alokasi perkiraan
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
17

biaya proyek ke item-item materi pekerjaan dan menyediakan suatu
pedoman pembiayaan.
Sebagai contoh : Pada proyek penggantian system bisnis di atas, total
anggaran biaya untuk pengadaan hardware dan maintenance pada tahun
97 (FY97) sebesar $270,000, pemeliharaan software sebesar $250,000
dan sebagainya.
Pengendalian Biaya
Pengendalian biaya proyek meliputi :
 Monitoring penggunaan biaya ;
 Memastikan bahwa perubahan biaya proyek sudah tercakup dalam
anggaran biaya yang direvisi dalam pedoman anggaran biaya ;
 Memberikan informasi kepada stakeholder proyek terhadap perubahanperubahan yang mempengaruhi biaya proyek
MANAJEMEN MUTU PROYEK
Menurut organisasi internasional untuk standarisasi, ISO, mutu didefinisikan
sebagai keseluruhan karakteristik dari suatu kesatuan yang membawa kepada
kemampuan pencapaian standar kebutuhan yang disyaratkan. Manajemen
mutu proyek merupakan suatu proses untuk memberikan jaminan bahwa
hasil-hasil dari suatu proyek sesuai dengan standar atau sasaran yang telah
ditetapkan.
Proses Manajemen Mutu
Proses dalam suatu manajemen mutu proyek terdiri atas :
 Perencanaan Mutu : mengidentifikasi standar mutu yang berkait dengan
proyek dan bagaimana cara pencapaiannya.
 Jaminan Mutu : mengevaluasi keseluruhan pencapaian proyek untuk
memastikan proyek tersebut sesuai dengan standar mutu yang telah
ditetapkan.
 Pengendalian mutu : monitoring proyek secara khusus untuk
memastikan bahwa pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu
serta uuntuk mengidentifikasi cara meningkatkan mutu secara
keseluruhan.
Manajemen Mutu Modern
 Menitikberatkan pada kepuasan pelanggan/stakeholder
 Menyukai pencegahan ke pemeriksaan
 Mengenali tanggung jawab manajemen untuk mutu
Beberapa konsep manajemen mutu modedrn dikembangkan oleh pakar-pakar
manajemen mutu seperti Deming, Juran, Crosby, Ishikawa, Taguchi, dan
Feigenbaum.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
18
Perencanaan Mutu
 Salah satu kegiatan penting dalam manajemen mutu adalah merancang
mutu dan mengkomunikasikan factor-faktor penting yang secara
langsung berperan untuk memenuhi kebutuhan kustomer/stakeholder.
 Perancangan berdasarkan eksperimen akan membantu mengidentifikasi
variabel yang mempunyai pengaruh pada keseluruhan hasil suatu proses
dalam suatu proyek.
 Banyak aspek yang mempengaruhi perancangan mutu seperti
kemampuan, corak, keluaran sistem, pencapaian, keandalan, dan
sebagainya.
Jaminan Mutu
 Jaminan mutu meliputi semua aktivitas yang berhubungan dengan
bagaimana standar mutu uuntuk suatu proyek dapat dicapai.
 Sasaran dari jaminan mutu ini adalah adanya peningkatan mutu yang
berkelanjutan.
 Benchmarking dapat digunakan untuk menghasilkan gagasan untuk
peningkatan berkwalitas.
 Audit mutu dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi
bagaimana cara meningkatkan pencapaian atas proyek pada masa depan
atau sekarang.
Pengendalian Mutu
Keluaran dari proses pengendalian mutu yang utama adalah :
 Pengambilan keputusan
 Pengerjaan ulang
 Penyesuaian proses
Beberapa tool dan teknik dalam pengendalian mutu antara lain :
 analisa pareto
 statistik sampling
 diagram kendali mutu (diagram : p, c, R, s, x dll)  Baca buku
statistika/manajemen mutu
 pengujian
Upaya Peningkatan Mutu Proyek IT
Beberapa usul untuk meningkatkan mutu proyek IT meliputi :
 Kepemimpinan yang memperhatikan/peduli akan mutu
 Pemahaman ongkos mutu
 Memusatkan pada faktor tempat kerja dan pengaruh organisatoris yang
mempengaruhi mutu
 Mengikuti perkembangan model-model untuk meningkatkan mutu
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
19
MANAJEMEN SDM PROYEK
Pentingnya MSDM
SDM menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek. Hasil
studi yang dilakukan oleh ITAA menemukan bahwa terdapat lebih dari
844.000 lowongan untuk pekerjaan IT pada tahun 2000. Dan dari hasil survei
dinyatakan bahwa 1 dari 14 orang pekerja di Amerika, bekerja di bidang IT.
Selain itu, dari 47% angakatan kerja wanita, 29% diantaranya bekerja di
bidang IT.
Beberapa permasalahan yang berkaitan dengan SDM IT :
Beberapa profesional IT bekerja dalam waktu yang panjang dan harus selalu
mengikuti perkembangan dan perubahan-perubahan yang terjadi dalam
bidang IT.
karena alasan yang klasik, banyak pekerja yang akhirnya meninggalkan
karirnya di bidang IT.
kebutuhan untuk meningkatkan manfaat, memperbaiki jam kerja dan insentif,
dan menyediakan sumber daya manusia yang lebih baik.
Apakah Manajemen SDM Proyek itu ??
Manajemen SDM proyek meliputi semua proses/kegiatan yang diperlukan
untuk mengefektifkan orang–orang yang terlibat dalam proyek. Proses
tersebut meliputi :
o Perencanaan organisasi
o Pengadaan staff
o Pembentukan tim
Pedoman untuk memanajemen orang/SDM :
Ilmu psikologi dan teori manajemen sudah banyak mengasilkan riset dan
pemikiran tentang bagaimana cara memanage orang saat bekerja.
Area penting yang berhubungan dengan manajemen proyek meliputi :
o motivasi
o pengaruh dan kekuasaan
o efektifitas
FAKTOR MOTIVASI
 Abraham Maslow mengembangkan hirarki dari kebutuhan untuk
menggambarkan teorinya bahwa perilaku masyarakat/orang berpedoman
pada suatu urutan atau hirarki kebutuhan. Hirarki Kebutuhan Maslow
meliputi :
 Kebutuhan Fisiologis ; bahwa orang akan bekerja dalam upaya untuk
memenuhi berbagai fisiologis seperti berbagai kebutuhan primer
(sandang, pangan, papan), kebutuhan biologis dan lainnya.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
20




Kebutuhan Rasa Aman ; bahwa dalam melakukan pekerjaan, orang
membutuhkan adanya rasa aman dan nyaman tanpa mempunyai beban
atau tekanan dari orang lain termasuk perasaan cemas, takut dan
sebagainya. Terpenuhinya kebutuhan ini akan meningkatkan kinerja dan
produktivitas seorang pekerja.
Kebutuhan Sosial ; bahwa setiap orang (khususnya sebagai makhluk
sosial) tidak akan terlepas dari interaksi dengan orang lain. Kerjasama
dengan orang lain atau tim work dalam sebuah lingkungan pekerjaan
merupakan salah satu wujud kebutuhan sosial dalam rangka untuk
memenuhi kebutuhan ini..
Kebutuhan Harga Diri ; Kebutuhan ini menyangkut penghargaan
seseorang, termasuk didalamnya unsur harga diri dan kekuasaan. Selain
itu perasaan untuk diperhatikan dan memperhatikan juga merupakan
salah satu kunci keberhasilan seseorang dalam melakukan pekerjaan.
Kebutuhan Aktualisasi Diri ; bahwa setiap orang pada dasarnya suatu
saat akan berusaha untuk menunjukkan jati dirinya. Biasanya orang akan
berusaha untuk meraih prestasi-prestasi terbaik dalam bidangnya.
Kebutuhan-kebutuhan tersebut di atas dapat dilihat secara hirarki dimana
kebutuhan fisiologis merupakan kebutuhan yang paling mendasar dan
menuntut untuk dipenuhi terlebih dahulu. Setelah kebutuhan ini terpenuhi,
kebutuhan orang akan meningkat ke jenjang kebutuhan yang lebih tinggi
yaitu kebutuhan akan rasa aman. Kemudian akan meningkat lagi pada
kebutuhan sosial dan kebutuhan harga diri. Dan akhirnya dengan
terpenuhinya kebutuhan tersebut maka orang akan lebih mudah melakukan
atau memenuhi kebutuhan aktualisasi diri. Kebutuhan ini akan memacu
seseorang untuk berprestasi. Maslow berpendapat bahwa manusia
mempunyai kualitias yang unik yang memungkinkannya untuk membuat
pilihan sendiri, dengan begitu memberikan pada mereka sebuah kendali
untuk tujuan mereka.
FAKTOR PENGARUH DAN KEKUASAAN
Unsur-unsur Keberhasilan dari Thamhain dan Wilemon
 Otoritas : adanya hirarki yang jelas dan pasti akan
 Penugasan : manajer proyek harus mampu untuk
 Anggaran : manajer proyek harus mampu untuk mengatur dan
memberikan hak penggunaan dana pada orang lain
 Promosi : Manajer harus mampu mempromosikan pekerja pada jenjang
posisi tertentu
 Uang : kemampuan untuk menaikkan upah pekerja
 Sanksi : Manajer harus mampu memberikan hukuman/sanksi atas
kesalahan pekerja
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
21



Tantangan Pekerjaan : Manajer harus mampu uuntuk menugaskan
pekerja dengan tantangan yang lebih besar pada pekerjaan tertentu
Keahlian : Manajer harus mampu mengenali kemampuan/keahlian orang
lain
Kebersamaan : Manajer harus mampu menjalin kebersamaan dan
hubungan personal dengan pekerja dalam lingkungan proyek
Proyek biasanya akan sukses apabila manajer proyek sangat memperhatikan
akan unsur keahlian dan tantangan pekerjaan. Sebaliknya akan cenderung
gagal apabila manajer proyek lebih berorientasi pada otoritas, uang dan
sanksi.
KEKUASAAN
Kekuasaan adalah kemampuan manajer untuk mempengaruhi lingkungan
agar pekerja betul-betul mengerjakan apa yang harus dikerjakan dan tidak
mengerjakan apa yang seharusnya tidak dikerjakan. Bentuk-bentuk
kekuasaan ini haruslah bersifat memaksa, resmi, sesuai keahlian,
mengandung imbal balik/penghargaan dan terdapat referensi.
EFEKTIVITAS
7 Upaya Covey untuk meningkatkan Efektivitas :
 Be proactive
 Begin with the end in mind
 Put first things first
 Think win/win
 Seek first to understand then to be uunderstood
 Synergize
 Sharpen the saw
Manajer proyek yang baik adalah pendengar yang serius dan tegas dalam
sebuah komunikasi. Mereka mendengarkan dengan seksama untuk
memahami sesuatu. Profesional IT hendaknya meningkatkan relasi baik
dengan pekerja maupun dengan stakeholder proyek.
PENGADAAN STAFF
 Perencanaan dan prosedur perekrutan staf merupakan hal yang sangat
penting.
 Beberapa perusahaan memberikan upah karyawan untuk tiap orang yang
membantu bekerja (dipekerjakan) dalam proyek.
 Beberapa organisasi juga mengijinkan orang-orang bekerja dari rumah,
tergantung jenis pekerjaannya.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
22

Faktor-faktor yang menyebabkan pekerja meninggalkan pekerjaannya
mungkin disebabkan oleh tidak adanya penghargaan yang jelas atas
bidang pekerjaannya, rendahnya upah, tidak dapat bekerja sama baik
dengan atasan atau rekan pekerja, kurangnya motivasi dan hanya sekedar
mencari uang dan lain-lain.
Pengaturan Sumber Daya
 Pengaturan Sumber Daya adalah suatu teknik untuk memecahkan
konflik sumber daya dengan melakukan penundaan tugas.
 Tujuan utama pengaturan sumber daya adalah untuk menciptakan suatu
distribusi/alokasi pemakaian sumber daya yang lebih fleksibel sesuai
beban pekerjaan dan mengurangi over alokasi.
PEMBENTUKAN TIM PROYEK
 Tim pelaksana proyek merupakan sekumpulan orang yang saling bekerja
sama untuk pencapaian keberhasilan proyek.
 Pelatihan dalam tim pelaksana proyek akan membantu pemahaman dan
rasa saling kerjasama antara satu dengan yang lain.
 Faktor yang erlu diperhatikan dalam pembentukan timproyek
diantaranya adalah perhatian terhadap berbagai tantangan fisik maupun
psikologis dalam bidang pekerjaan.
MANAJEMEN WAKTU PROYEK
Waktu proyek atau biasa disebut umur proyek merupakan salah satu atribut
proyek yang sangat penting dalam manajemen proyek. Kegagalan mengelola
waktu proyek akan berakibat pada penyelesaian proyek yang tidak tepat
waktu. Dari hasil studi pada tahun 1995, Standish Group CHAOS
menemukan bahwa rata-rata penyelesaian proyek-proyek IT molor hingga
222 persen dari waktu proyek yang direncanakan. Artinya bahwa satu proyek
yang semestinya selesai pada tahun ini, baru selesai 2.2 tahun mendatang.
Penyelesaian waktu proyek yang mundur dan kurangnya pengelolaan waktu
proyek tentunya akan berakibat pada membengkaknya berbagai sumber daya
proyek, khususnya biaya dan SDM proyek. Dengan demikian seorang
manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu proyek sebaik-baiknya
dalam rangka keberhasilan proyek. Dilihat dari fase proyek, penerapan
manajemen waktu proyek lebih banyak diterapkan pada fase Planning dan
selebihnya pada fase controlling. Kagiatan manajemen waktu proyek pada
fase planning meliputi : Mendefinisikan Aktivitas, Pengurutan Aktivitas,
Estimasi Lama Aktivitas, dan Penyusunan Jadwal Proyek. Sedangkan pada
fase controlling kegiatannya adaah Pengendalian Jadwal Proyek.
Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition)
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
23
Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas
atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas
ini dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah
disusun sebelumnya pada manajemen scope. Sebagaimana penyusunan
WBS, tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan
stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah
terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari
definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya
lain dapat disusun.
Pengurutan Aktivitas (Activity Sequencing)
Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat
urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk,
asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas.
Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan
bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan menentukan
urut-urutan aktvitas. Misalnya apakah mulainya satu aktivitas harus
menunggu aktivitas lain selesai ? Apakah beberapa aktivitas dapat berjalan
bersamaan ? apakah beberapa aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau
hubungan antar aktivitas merupakan bahan dasar dalam menyusun
penjadwalan proyek. Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan
aktivitas.
 Ketergantungan
Mandatori
(Mandatory
Dependencies);
ketergantungan
yang
tidak
dapat
dipisahkan
antar
aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat
dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
 Ketergantungan
Lepas
(Discretionary
Dependencies)
;
ketergantungan yang ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh,
dalam rangka mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek
mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama pekerjaan
analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya
desain sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan
analisis sistem diselesaikan semuanya.
 Ketergantungan
Eksternal
(External
Dependencies)
;
ketergantungan antara aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek.
Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem operasi dan program
aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware baru
yang dipasok oleh suplier.
Berdasarkan identifikasi (definisi) aktivitas, dan saling ketergantungannya
ini, maka akan memudahkan tim proyek dalam menyusun urutan pekerjaan
pada proyek yang pada akhirnya diwujudkan dalam bentuk penjadwalan
proyek. Alat bantu yang biasanya digunakan dalam menyusun urutan
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
24
aktivitas salah satunya adalah : Diagram Jaringan Proyek (Project Network
Diagrams) dan Precedence Diagramming Method (PDM).
Diagram Jaringan Proyek
Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan aktivitasaktivitas proyek menggunakan metode AOA (activity-on-arrow) atau ADM
(arrow diagramming mehod). Suatu aktivitas disimbolkan dengan anak
panah (arrow) sekaligus menunjukkan aliran kerja dan dihubungkan pada
suatu titik yang disebut node untuk menggambarkan urutan aktivitas. Node
ini sekaligus menunjukkan titik mulai dan titik selesainya suatu aktivitas.
Setiap node di beri nomor secara urut, nomor node pertama (no. 1)
menunjukkan awal proyek dan nomor node terakhir menunjukkan akhir
proyek.
Langkah-langkah membuat Diagram Jaringan Proyek :
 Tentukan semua aktivitas awal proyek dan tempatkan awal semua
aktivitas ini pada node 1. Buat node-node baru sebagai akhir
aktivitas dari node 1 dan hubungkan dengan anak panah masingmasing ke node 1. Beri nama atau simbol aktivitas pada anak panah.
Estimasi waktu juga dapat dituliskan pada anak panah. Misalnya A
= 3 artinya aktivitas A dengan alokasi waktu 3 hari (jika satuan
waktunya hari).
 Lanjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari kiri
ke kanan. Perhatikan apakah ada aktivitas yang mengumpul
(merger) atau menyebar (burst). Suatu node disebut burst jika dari
node ini menghasilkan satu atau lebih aktivitas (sekaligus node)
baru. Dan suatu node disebut merger jika dari beberapa aktivitas
yang berasal dari beberapa node mengumpul pada satu node sebagai
akhir aktivitas.
 Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh
aktivitas tergambarkan pada diagram.
 Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin
digambarkan mengalir ke depan atau ke arah kanan, dan hindari
anak panah yang saling menyilang antar node. Jika mendapatkan
gambar diagram jaringan dengan anak panah saling menyilang,
susun ulang gambar diagram jaringan sedemikian sehingga aliran
dan urutan pekerjaan mudah dibaca dan dipahami.
Contoh :
Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut :
Nama
Kode
Aktivitas
Aktivitas
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
Aktivitas
Yang
Mendahulu
i
Durasi
(hari)
25
Analisis Kebutuhan Software
Pemodelan Sistem
Analisis Kebutuhan Hardware
Pengadaan & Instalasi SO & DBMS
Desain Input, Output, Database
Persiapan & Pelatihan User
Pengadaan Hardware
Programming
Instalasi Hardware
Implementasi
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
A
B
B
C
D, E
G
F, H, I
1
2
3
4
5
4
6
6
2
3
Pengertian Proyek
Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha
melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan
manajemen proyek adalah sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia
yang berkompeten guna mengerjakan aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan
berusaha untuk menggunakan sumber daya secara efektif untuk
menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.Untuk memahami lebih
jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek:
 Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang
tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output
yang dihasilkan dari sebuah proyek harus didefinisikan secara jelas
tentang. Contohnya, proyek komputerisasi pemilu, memiliki tujuan
menyediakan sarana baik hardware, software jaringan untuk
perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara
otomatis.
 Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan
dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang
berkelanjutan. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu diatas,
perlu ditetapkan kapan proyek harus segera dimulai dan kapan
produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan sudah siap
dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.
 Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt
charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk
mengukur dan pengendalian.
 Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas
disiplin ilmu. Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area
atau bidang meliputi manusia, hardware, software dan aset-aset
lainnya yang bersifat sementara. TIM akan dinyatakan bubar setelah
proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar departemen atau
instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian
yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
26
komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain
bidang TI, hukum, politik dan sebagainya.
 Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat
pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya
ada yang sebagai sponsorship yang menyediakan arahan dan
mendanai dari proyek.
 Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki
karakteristik khusus, sering kali sulit mendefinisikan tujuan secara
jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek, berapa biaya yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut sering
sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan apalagi proyek
yang melibatkan teknologi yang relatif baru.
Kerangka Manajemen proyek
Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek,
yaitu :
1. Konteks Komponen proyek, yang merupakan deskripsi tentang
lingkungan internal dan eksternal dari proyek tersebut, yang
mencakup empat komponen seperti telah dibicarakan diatas yaitu
ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu.
2. Rangkaian proses manajemen proyek, yang mengacu pada fase-fase
dari pelaksanaan proyek : fase pendefinisian proyek, perencanaan
awal proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan
penyerahan proyek.
3. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge
area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat
delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup,
manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya,
manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia,
manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami
proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated
Project Management).
Komponen Proyek
Terdapat empat komponen penting dari sebuah proyek, yaitu ruang
lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang
menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria
yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi
kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan
kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:
1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan tepat waktu.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
27
2.
3.
4.
Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan
Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati
Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang kriteria yang
disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek
Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan
produk atau hasil akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan.
Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai
yang telah direncanakan. Penyelesaian yang terlambat akan berdampak
buruknya kredibelitas pelaksana proyek dimata user atau pemberi proyek,
karena bagi user proyek tersebut bisa mempengaruhi aktivitas organisasi.
Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat penting dari sebuah proyek.
Batasan Ruang lingkup :
Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu
diselesaikan dalam sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh
mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang
harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi proyek.
Batasan Biaya :
Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki
potensi resiko tinggi. Proyek dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati
oleh penyandang dana yang harus digunakan untuk mencover seluruh
pembiayaan proyek. Manajer proyek harus memperkirakan dan
mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana dan
mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang
telah direncanakan.
Batasan Kualitas.
Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi
dan penerima proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar
kualitas dari produk yang dihasilkan. Dengan standar kualitas pelaksana
proyek berusaha untuk menetapkan target-target yang harus dipenuhi dari
setiap tahap pelaksanaan proyek.
Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang
saling mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang
lebih tinggi maka perlu menaikkan biaya atau ruang lingkup yang dikurangi,
jika menginginkan waktu penyelesaian proyek dipercepat maka perlu biaya
yang lebih besar, dan sebagainya.
Rangkaian Proses Manajemen Proyek
Untuk merealisasikan agar komponen-komponen proyek dapat
tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang
terintegrasi, tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa fase:
1. Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran,
tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
28
2.
3.
4.
5.
Project Planning (perencanaan awal proyek): Segala sesuatu yang
diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian
pekerjaan dimulai.
Project
Executing
(Pelaksanaan
proyek):
Proses
mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan
sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk
sesuai yang ditargetkan.
Project Control (Pengendalian proyek) : Proses pengawasan setiap
aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak
menyimpang dari yang telah direncanakan.
Project Closing: proses persetujuan secara formal antara pelaksana
dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan
produk sesuai dengan kesepakatan.
Area Pengetahuan Manajemen Proyek
Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau
fasilitas. Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai
dengan kontek manajemen proyek yang meliputi : Manajemen ruang
lingkup, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan
fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai efisiensi dan efektivitas dalam
penyelesaian proyek. Fungsi pendukung meliputi manajemen sumber daya
manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko dan manajemen
pengadaan.
Dengan memahami proyek diatas yang meliputi komponen dan fase
dari proyek maka sangat diperlukan ilmu dan keahlian tertentu yang harus
dimiliki mereka yang terlibat dalam mengerjakan proyek khususnya manajer
proyek, agar produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan yang
diharapkan. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut disebut dengan
manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas penerapan
pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya
untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang
berkepentingan terhadap proyek tersebut. Harapan-harapan dari pihak-pihak
yang berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan
dengan komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara
lain:
1. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan
dengan keterbatasan biaya dan waktu,
2. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak
yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan
biasanya saling bertolak belakang,
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
29
3.
Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan
tegas sesuatu yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek,
baik yang nyata (tangible) maupun yang tidak nyata (intangible).
Manager proyek
Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab
terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek
adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal
sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah
:
1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown
proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola,
memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim
kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan
memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat
waktu
3. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder
tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.
4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan
meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek.
5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan,
karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang
direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area
kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah:
kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega),
komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan
masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola
sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatanhambatan yang mungkin terjadi adalah:
1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
2. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
3. kesalahpahaman (Misunderstandings)
4. suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
5. pemogokan kerja (Union strikes)
6. konflik pribadi (Personality conflicts)
7. manajemen yang tidak baik (Poor management)
8. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and
objectives)
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
30
Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi
menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko
yang mungkin terjadi seperti:
1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau
keingingan konsumen tidak terpenuhi.
2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer
proyek
3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya
4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi
proyek.
Tabel dibawah ini menampilkan faktor-faktor yang menyebakan kegagalan
sebuah proyek :
Faktor
Prosentase (%)
Kebutuhan yang tidak jelas
13,1
Kurangnya keterlibatan user
12,4
Kurangnya ketersediaan sumber
10,6
daya
Harapan yang tidak realistis
9,9
Kurangnya dukungan dari pimpinan 9,3
Perubahan kebutuhan dan
8,7
spesifikasi
Kurangnya kualitas proses
8,1
perencanaan
Kurangnya kebutuhan terhadap
7,5
hasil proyek
Kurangnya kemampuan mengelola
6,2
teknologi informasi
Rendahnya tingkat pemahaman
4,3
teknologi
Lain-lain
9,9
Proyek Sistem Informasi
Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki
fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user.
Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware,
Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi.
Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian
aktivitas rekayasa pembangunan sistem informasi.
Contoh-contoh proyek sistem informasi
 Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu
 Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
31
 Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship
Management) pada di PT Garuda.
 Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.
 Proyek pembangunan jaringan komputer kantor pusat dan cabang
pada PT. Jaya Angkasa.
 Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)
Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi
dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :
1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat
intangible seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit
untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena
perkembangan yang sangat cepat.
3. Membutuhkan beraagam sumber daya manusia dengan keahlian
dan kompetensi yang beragam
4. Ukuran yang dijadikan standard sulit dibakukan, karena sulit
mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.
MANAJEMEN PROYEK TERINTEGRASI
Mengintegrasikan manajemen proyek meliputi koordinasi semua area
pengetahuan proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau tahapan –
tahapan pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan proyek sesuai
dengan komponen proyek (kualitas, waktu, biaya, ruang lingkup).
Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai
dengan standart, dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan
ruang lingkup sesuai dengan kesepakatan membutuhkan siklus proses
pendefinisian, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan persetujuan.
Dan untuk masing-masing proses perlu pengelolaan ruang lingkup, kualitas,
biaya, waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan maanajemen
pengadaan.
Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran,
tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek yang merupakan komitmen
dari dari pihak-pihak yang berkepentingan. Definisi proyek meliputi :
Nama proyek. Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar dapat
dibedakan dengan proyek lain dan menghindari kebingungan antara proyekproyek yang berhubungan.
Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai.
Tujuan dari proyek harus didiskripsikan secara jelas secara tertulis dengan
memasukkan estimasi waktu dan biaya agar tidak hanya berupa jargon.
Stakeholder. Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang
atau unit organisasi yang secara aktif terlibat di dalam penyelenggaraan
sebuah proyek dan kepentingan mereka secara langsung maupun tidak
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
32
langsung mempengaruhi pengelolaan sebuah proyek (chan K.C. et al 2004).
Yang termasuk sebagai stakeholder dari sebuah proyek adalah :
1. Pimpinan proyek
2. User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi
informasi yang akan dibangun.
3. Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi yang
membiayai proyek dan bertanggung jawab terhadap pengalokasian
sejumlah sumber daya yang dibutuhkan proyek.
4. Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer,
konsultan proyek ), dan sebagainya sesuai dengan bidang keahlian
atau spesialisasinya.
Proyek harus memperhatikan dan berusaha memenuhi keinginan
dari stakeholder. Manajer proyek dan tim harus mengetahui betul tujuan yang
harus dicapai serta kinerja yang harus dipenuhi dari sebuah proyek.
Memenuhi harapan para stakeholder merupakan sesuatu yang sangat sulit
dan merupakan tantangan tersendiri bagi manajer proyek, karena masingmasing memiliki keinginan yang sering berlawanan menyangkut masalah
kualitas, waktu, biaya dan ruang lingkup, misalnya:
1. Pihak user (mis, Bagian Akuntansi) menginginkan software yang
dapat memonitor dan mengevaluasi arus uang sampai pada level
yang sangat rinci sehingga memerlukan sistem yang sangat komplek
dengan biaya yang besar. Sementara Direktur Keuangan hanya
mampu mengalokasikan dana untuk membangun sistem yang kecil.
2. Presiden Direktur menginginkan sistem informasi dapat dibangun
dalam waktu 2 bulan, sementara sumber daya yang dimiliki hanya
mampu menyelesaikan dalam waktu 4 bulan.
3. Bagian perencanaan pemasaran menginginkan sistem yang mampu
memprediksi perilaku pasar atau pelanngan, bagian penjualan
menginginkan sistem yang mengelola transaksi pembelian, dan
bagian sumber daya manusia menginginkan sistem yang
mandukung menilai kinerja customer service, dan lain sebagainya.
Nama manajer proyek dan anggota tim inti. Struktur dan anggota
tim proyek perlu dirancang agar proyek dapat dicapai lebih efektif. Setiap
individu yang terlibat di dalam proyek harus mengetahuai secara pasti
peranan, tugas dan tanggungjawabnya, terutama keterkaitan antara aktivitas
yang dilakukan dengan aktivitas lain yang dikerjakan anggota tim lainnya.
Penyerahan proyek. Gambaran yang jelas dari produk yang akan
dihasilkan proyek. Software, jenis hardware, laporan teknis, materi training
adalah contoh yang perlu diserahkan ke pihak pemberi tanggung jawab.
Perencanaan Proyek :
Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting)
proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai. Perencanaan berkaitan dengan
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
33
kebutuhan dan alokasi sumber daya yang diperlukan di dalam proyek yang
mencakup ruang lingkup proyek, waktu, biaya , kualitas, komunikasi, tenaga
dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek sangat tergantung pada akurasi
dari perencanaan proyek yang dilakukan.
Pelaksanaan proyek :
Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan
proyek dengan cara melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang
lain untuk mengerjakan proyek guna menghasilkan produk dan menyerahkan
hasil proyek atau hasil dari masing-masing phase proyek. Termasuk di
dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan tim proyek,
mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek,
menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan hasil kerja.
Pengendalian proyek :
Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar
setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer
proyek dan staf mengawasi dan mengukur dengan cara membandingkan
progress dengan rencana dan melakukan koreksi jika diperlukan. Jika
diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi, menganalisis dan
melakukan perubahan tersebut.
Proses penyerahan dan persetujuan :
Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana
dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk
sesuai dengan kesepakatan.
Manajemen Ruang Lingkup
Ruang lingkup adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam
penciptaan produk.Manajemen ruang lingkup terjadi atau diperlukan pada
tahan inisiasi, perencanaan dan pengendalian. Proses utama proyek yang
termasuk dalam manajemen ruang lingkup meliputi :
 Initiation. Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi
pada awal proyek atau kelanjutan fase berikutnya dari sebuah
proyek. Output dari proses initiation ini adalah project charter
(diagram proyek), dimana berupa dokumen formal yang
menunjukkan eksistensi dan memberikan overview menyeluruh dari
proyek.
 Perencanaan ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah
pengembangan dokumen guna memberikan dasar untuk keputusan
proyek ke depan, kriteria – kriteria dalam menetapkan bahwa
proyek atau suatu fase telah berhasil dengan lengkap. Tim proyek
membuat statemen ruang lingkup dan rencana manajemen ruang
lingkup sebagai hasil dari proses perencanaan ruang lingkup.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
34
 Pendefinisian ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah
mendekomposisikan proyek utama menjadi aktivitas – aktivitas
lebih kecil yang deliverable dan komponen yang manageable. Tim
proyek membuat Work Breadown Structure (WBS) dalam proses
ini.
 Verifikasi ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah
penerimaan dan persetujuan secara formal terhadap ruang lingkup
proyek. Stakeholder utama proyek seperti pengguna/pelanggan dan
sponsor secara formal menerima dan menyetujui hasil proyek atau
fase yang diserahkan.
 Pengendalian perubahan ruang lingkup. Termasuk di dalam proses
ini adalah perubahan ruang lingkup yang terjadi, koreksi yang perlu
dilakukan dan pelajaran yang bisa dipetik dari perubahan ini.
Manajemen Waktu
Manajemen waktu proyek adalah suatu proses yang menjamin
bahwa suatu proyek akan selesai dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang
ditetapkan. Manajemen waktu terjadi pada tahap perencanaan dan tahap
pengendalian. Kegiatan yang dilakukan dalam manajemen waktu adalah :
1. Mendefinisikan aktivitas, yaitu berdasarkan pada WBS dari proses
pendefinisian ruang linkup dibuat daftar pekerjaan yang
memerlukan waktu penyelesaian.
2. Membuat urutan aktivitas, yaitu berdasarkan definisi aktivitas
disusun daftar urutan aktivitas sesuai dengan persyaratan pengerjaan
atau penyelesaian setiap aktivitas.
3. Estimasi durasi waktu, yaitu berdasarkan definisi aktivitas dan
urutan aktivitas, diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap
aktivitas.
4. Mengembangkan jadwal, yaitu menyusun rencana alokasi waktu
pelaksanaan proyek dengan alat-alat seperti Network Planning,
diagram chart dan sebagainya.
5. Pengendalian jadwal, yaitu melakukan pemantauan terhadap
pelaksanaan setiap aktivitas proyek, apakah sesuai dengan jadwal
yang direncanakan dan mencari solusi jika terjadi perubahan jadwal
pada saat pelaksanaan proyek.
Manajemen Biaya
Manajemen Biaya adalah suatu proses yang menjamin bahwa
proyek dapat diseleaikan dengan dana yang tersedia. Manajemen biaya
diperlukan pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Aktivitas yang
tercakup dalam manajemen biaya adalah :
1. Perencanaan sumber daya, yaitu berdasarkan pada ruang lingkup,
aktivitas dan sebagainya dapat diidentifikasikan sumber daya yang
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
35
memerlukan dana atau biaya (tenaga kerja, alat administrasi dan
sebagainya)
2. Estimasi biaya, yaitu masing-masing sumber biaya dihitung
perkiraan besar dana yang diperlukan
3. Anggaran biaya, yaitu menghitung anggaran biaya yang
diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
4. Pengendalian biaya, yaitu proses pemantauan terhadap
pengeluaran selama pelaksanaan proyek untuk membandingkan
antara dana yang senyatanya dikeluarkan dengan yang
direncanakan. Dan dilakukan langkah-langkah pengendalian jika
terdapat perubahan anggaran.
Manajemen Kualitas
Manajemen kualitas adalah proses yang menjamin bahwa proyek
akan menghasilkan produk yang memenuhi kriteria-kriteria yang telah
ditetapkan. Manajemen kualitas diperlukan pada tahan perencanaan,
pelaksanaan maupun pada tahap pengendalian. Proses manajemen kualitas
meliputi:
1. Perencanaan kualitas, yaitu berdasarkan pada WBS pada tahap
pendefinisisan ruang lingkup, didiskripsikan produk dan kriteriakriteria kualitas yang harus dipenuhi
2. Jaminan kualitas, yaitu melakukan
3. Pengendalian kualitas, yaitu
Manajemen Sumber Daya Manusia
Adalah sustu proses yang menjamin tersedianya sumber daya
manusia yang memiliki kemampuan secara Tim untuk menyelesaikan
proyek. Manajemen sumber daya manusia diperlukan pada tahapan
perencanaan dan pelaksanaan proyek. Proses manajemen sumberdaya
manusia meliputi :
1. perencanaan organisasi, yaitu manajer proyek menyusun tim dengan
melakukan deskripsi
pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan
merencanakan rekruitmen.Output dari aktivitas ini adalah diagram
atau struktur organisasi proyek, dokumen definisi pekerjaan dan
proses penugasan, matrik pertanggungjawaban penugasan (RAM).
2. Penyususnan Staff, yaitu melakukan rekruitmen tenaga kerja dan
mengalokasikan sesuai dengan sturktur tim yang sudah disusun
3. Pengembangan Tim, yaitu proses pengembangan tim meliputi
evaluasi pengalokasian tenaga kerja dan realokasi tenaga kerja.
Manajemen Komunikasi
Manajemen komunikasi adalah proses yang menjamin kelancaran
arus informasi termasuk didalamnya adalah pengumpulan, penyebaran
informasi dan pelaporan. Manajemen komunikasi diperlukan pada proses
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
36
perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan proses penyerahan. Aktivitas
dari manajemen komunikasi meliputi:
1. Perencanaan komunikasi, yaitu menetapkan atau mengidentifikasi
kebutuhan informasi dan komunikasi bagi stakeholder, siapa dan
informasi apa yang dibutuhkan, kapan membutuhkannya dan
bagaimana informasi disampaikannya.
2. Distribusi informasi, yaitu mendistribusikan informasi agar sampai
yang pada stakeholder tepat waktu.
3. Pelaporan kinerja, yaitu mengkoleksi data, menyebarluaskan,
pelaporan status dan pengukuran kemajuan proyek.
4. Persetujuan administratif , yaitu mengumpulkan dan menyerahkan
laporan secara menyeluruh pada penyerahan proyek.
Manajemen Resiko
Manajemen resiko adalah suatu proses untuk meminimalkan potensi
terjadinya resiko dan memaksimalkan potensi kesempatan memperoleh
keuntungan. Manajemen resiko diperlukan pada proses perencanaan dan
proses pengendalian proyek. Yang tercakup dalam manjemen resiko adalah :
1. Perencanaan manajemen resiko, yaitu menetapkan pendekatan dan
rencana aktivitas manajemen resiko. Dengan mereview diagram
proyek, WBS, toleransi resiko stakeholder dan sebagainya akan
dapat menyususn rencana manajemen resiko.
2. Identifikasi resiko, yaitu mengidentifikasi resiko mana yang
diperkirakan
memiliki pengaruh terhadap
proyek dan
mendokumentasikannya.
3. Monitoring dan pengendalian resiko, yaitu memonitor resiko yang
diketahui, mengidentifikaasi resiko baru, mengurangi resiko dan
mengevaluasi sepanjang pelaksanaan proyek.
Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin
tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek.
Manajemen pengadaan diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan
dan proses penyerahan proyek. Aktivitas dari manajemen pengadaan ini
meliputi :
1. Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu
disediakan dan kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan
menetapkan kontrak kesepakatan kerja.
2. Solicitation planning (perencanaan permintaan) , yaitu
mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumbersumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk
Request for Proposal(RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
37
3.
4.
5.
Solititation (permintaan), yaitu proses melakukan permintaan
terhadak
kebutuhan-kebutuhan
yang
diperlukan
dalam
pelaksanaan proyek.
Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial,
mengevaluasi prospek suplier dan negosiasi kontrak.
Penyelesaian kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan audit
kontrak.
PERENCANAAN PROYEK
Perencanaan sering merupakan aktivitas yang sangat sulit dan
merupakan proses yang tidak dihargai dalam manajemen proyek. Banyak
orang memandang negatif terhadap perencanaan karena rencana dibuat
bukan fasilitas untuk action. Walaupun demikian rencana proyek adalah
memberi arahan untuk pelaksanaan proyek. Sebagai arahan, rencana proyek
harus realistis dan berdaya guna.
Perencanaan proyek membutuhkan setiap area pengetahuan yang
diperlukan dalam pengelolaan sebuah proyek. Keterkaitan antara Area
pengetahuan, proses perencanaan dan output yang dihasilkan terlihat seperti
pada tabel 4.1
4.1 Merencanakan ruang lingkup
Perencanaan ruang lingkup adalah proses pengembangan dokumen
hasil inisiasi guna memberikan dasar untuk melakukan penilaian terhadap
pelaksanaan proyek ke depan. Perencanaan ruang lingkup dilakukan dengan
langkah – langkah sebagai berikut:
1. Mendiskripsikan pekerjaan utama dari proyek untuk memberi
batasan yang jelas antara pekerjaan mana yang termasuk dan mana
yang tidak termasuk dalam proyek.
2. Mendiskripsikan
kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk
masing-masing pekerjaan dan rencana pengelolaan yang dilakukan
untuk menjamin tercapainya kriteria tersebut.
Output dari tahap perencanaan ruang lingkup ini adalah berupa
pernyataan yang berisi tentang tahap-tahap pekerjaan dengan kriterianya
serta rencana pengelolaan yang dilakukan.
Statemen Ruang Lingkup
Statemen ruang lingkup digunakan untuk mengembangkan dan
mengkonfirmasikan kesepahaman tentang ruang lingkup proyek. Statemen
ini berisi justifikasi proyek, diskripsi yang jelas produk yang dihasilkan,
ringkasan tentang penyerahan proyek dan statemen tentang apa yang
menunjukkan keberhasilan proyek.
 Justifikasi proyek menggambarkan kebutuhan bisnis yang diperoleh
dari proyek. Contoh :Proyek upgrade teknologi informasi digunakan
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
38
untuk mendukung aplikasi bisnis berbasis internet yang sedang
dikembangkan pada PT. KARYA MAKMUR.
Area
Perencanaan
Output
Ruang
Merencanaan
ruang Pernyataan ruang lingkup
lingkup
lingkup
Rincian dukungan
Rencana manajemen ruang
lingkup
Mendefinisikan
ruang WBS,
lingkup
Update pernyataan ruang
lingkup
Waktu
Mendefinisikan aktivitas
Daftar aktivitas
Detail dukungan
Pengurutan aktivitas
Diagram jaringan proyek
Update daftar aktivitas
Mengestimasi
durasi Estimasi durasi aktivitas
aktivitas
Mengembangkan jadwal
Jadwal proyek
Detail dukungan
Rencana pengelolaan jadwal
Update kebutuhan sumber
daya
Biaya
Merencanakan
sumber Kebutuhan sumber daya
daya
Mengestimasi biaya
Estimasi biaya
Detail dukungan
Rencana manajemen biaya
Penganggaran biaya
Acuan biaya
Kualitas
Perencanaan kualitas
Rencana
manajemen
kualitas
Definisi operasional
Cheklist
SDM
Perencanaan organisasi
Aturan
tugas
dan
pertanggungjawaban
Rencana
manajemen
penempatan
Struktur organisasi
Detail dukungan
Penyusunan staf
Susunan personel
Direktori tim proyek
Komunik Perencanaan komunikasi
Rencana
manajemen
asi
komunikasi
Resiko
Perencanaan manajemen
Rencana manajemen resiko
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
39
resiko
Identifikasi resiko
Analisa resiko kualitatif
Resiko, Pemicu resiko
Daftar rangking resiko
Daftar prioritas resiko
Daftar
resiko
untuk
manajemen dan analisis
tambahan
Kecenderungan hasil analisis
resiko kualitatif
Analisa resiko kuantitatif
Daftar
prioritas
resiko
kuantitatif
Analisis probabilistic proyek
Probabilitas
pencapaian
tujuan biaya dan waktu
Kecenderungan hasil analisis
resiko kuantitatif
Perencanaan respon resiko Rencana respon resiko
Resiko residual
Resiko sekunder
Pernyataan secara kontrak
Pengadaa Perencanaan pengadaan
Rencana
manajemen
n
pengadaan
Statemen kerja
\
Solicitation planning
Dokumen pengadaan
Kriteria evaluasi
Update statemen kerja
 Diskripsi produk proyek menjelaskan tentang karakteristik produk
atau jasa yang akan dihasilkan proyek. Contoh untuk proyek
upgrage teknologi informasi adalah: Sebuah aplikasi bisnis yang
mampu menangani pemesanan dan pembelian online dengan
internet.
 Ringkasan penyerahan proyek berisi daftar dokumen atau output
yang perlu diserahkan dari aktivitas proyek. Seperti rencana proyek
(diagram proyek), WBS, rincian estimasi biaya, rencana manajemen
komunikasi, laporan kinerja dan sebagainya. Dalam contoh upgrade
teknologi informasi di atas termasuk penyerahan persediaan semua
hardware dan software yang diupdate.
 Rencana manajemen ruang lingkup menggambarkan ketetapanketetatan atau kriteria keberhasilan proyek secara kuantitatif yang
digunakan acuan untuk mencapainya, seperti biaya, jadwal, ukuran
kualitas. Contoh proyek dikatakan sukses jika 90% pekerja yang
manggunakan komputer mampu menggunakan sistem internet yang
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
40
baru tidak lebih dalam sembilan bulan dan tidak lebih dari 15 juta
rupiah.
Mendefinisikan Aktivitas
Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya
sebuah proyek dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih
detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer proyek mengembangkan
statemen ruang lingkup danWBS
Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam
mengembangkan lebih detail dari WBS dengan penjelasan yang
mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah agar tim proyek memahami
secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai bagian dari
ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan yang
diukur kinerjanya karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber
daya yang diharapkan.
Pengurutan Aktivitas
Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS,
diskripsi produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan
keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasanalasan ketergantungan dan perbedaan tipe-tipe ketergantungan.
Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau
tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai?
Apakah bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel? Apakah bisa
beberapa aktivitas sebagian overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan
antar aktivitas memeliki pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan
pengelolaan jadwal proyek.
Mengestimasi Durasi Aktivitas
Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses
perencanaan dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi
dari setiap aktivitas. Hal ini sangat penting karena durasi merupakan waktu
riil yang diperlukan oleh sebuah aktivitas.
Mengembangkan Jadwal
Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan
tanggal mulai dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari
pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek yang realistis dan
sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi waktu.
Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses
mengembangkan jadwal:
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
41
 A Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk mendisplaykan
informasi jadwal proyek,
 Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal suatu
proyek,
 Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan dan
mengendalikan jadwal proyek,
 Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung batasan
sumberdaya
Gantt Charts
Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan informasi
jadwal proyek berupa daftar aktivitas proyek dan kaitannya dengan tanggal
mulai dan tanggal selesai dalam format kalender. Gambar 4.4 menunjukkan
gantt chart sederhana dari contoh proyek di atas.
Akt
Juni minggu ke1
30 Mei - 5 juni
S M T W T
F
S
Juni minggu ke 2
6 juni – 13 juni
S M T W T
F
S
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Gambar 4.4. Gantt Chart
TUJUH FASE PROYEK SOFTWARE
Ada 7 fase dari proyek software, yaitu :
1. DEFINITION
2. ANALYSIS
3. DESIGN
4. PROGRAMMING
5. SYSTEM TEST
6. ACCEPTANCE
7. OPERATION
Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik masalahErik Perdana Ibrahim, S.Kom
42
masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan biaya dan waktu
penyelesaian proyek.
Ada 3 aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi :
Pertama
Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh
user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut
(KEBUTUHAN).
Kedua
Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak.
Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat
menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat
menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam
penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa yang akan
ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko
yang mungkin terjadi).
Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada
akhir fase ini.
Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi
rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim
Proyek (Project Tem (PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang
dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek
tersebut.. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa
persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek.
Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project
Plan (PPP)). PPP merupakan langkah pertama dalam merencanakan langkahlangkah berikutnya yang harus diambil untuk mengembangkan produk dan
sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap langkahnya. Rencana
tersebut menggambarkan berapa lama sumber-sumber tersebut akan
diperlukan dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan.
Ketiga
Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk
PROPOSAL.
Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan ?
Ada dua alasan dalam hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam
memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraan-perkiraan tersebut dibuat pada saat
masih dalam tahap pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
43
sebagian kecil informasi yang kita peroleh dari masalah yang sedemikian
luas.
Jika anda tidak yakin dengan kebutuhan-kebutuhan yang telah digambarkan
secara akurat dalam dokumen RD, disarankan untuk membagi proyek
tersebut menjadi 2 tahap : Fase Analisis sebagai proyek pertama diikuti
dengan fase sebelumnya sebagai proyek kedua.
Pada saat pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi analisis saja, dan
ini disebut PROPOSAL ANALISIS. Setelah analisis akan ada PROPOSAL
PENGEMBANGAN (Lihat bab 3). Kedua hal ini disebut dengan dua fase
proposal. Kejadian penting yang terdapat disini adalah pembelian proposal
oleh user.
DOKUMEN KEBUTUHAN (REQUIREMENT DOCUMENT / RD)
RD menyatakan masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi umum yang
dibutuhkan. Bahasanya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user
sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Kadangkala dokumen RD
digunakan sebagai permohonan untuk sebuah proposal (Request for a
proposal (RFP)) ketika user menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar.
Tanya jawab dengan User
Proses tanya jawab dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dari
user untuk memperoleh RD yang baik. User akan memberikan semua
informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih. Tim proyek interviewer
berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis user, memahami teknologi
user, dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
Masalah terbesar berkaitan dengan pemakai akhir (end-user) yang
sesungguhnya petugas pemasukan data atau petugas pengirim barang yang
berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor mengatakan bahwa
pemakai akhir sangat sibuk dan tidak mampu untuk memberikan informasi
yang dapat dipercaya. Terkadang manajer merasa dilangkahi atau
diremehkan jika anda berhubungan langsung dengan pemakai akhir yang
berada di departemen mereka. Solusi dari masalah ini adalah mendidik para
wakil tim proyek tersebut bagaimana pentingnya komunikasi dengan para
pemakai akhir yang sebenarnya. Jika masukkan yang mereka kemukakan
tidak mendapat tanggapan pada awal pendefinisian, akan sangat mungkin
terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini berarti akan
membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk memperbaikinya. Mintalah
izin dari manajer yang berwenang pada saat akan mewawancarai orang-orang
mereka.
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
44
Siapkan rencana untuk melakukan wawancara. Pelajari tentang bisnis yang
mereka lakukan, dan tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan.
Berikut ini pertanyaan yang berhubungan dengan wawancara yang akan
dilakukan :
Pertama, cari tahu tentang aliran informasi yang ada dalam perusahaan
tersebut. Mulailah dengan pertanyaan-pertanyaan seperti : informasi apa saja
yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan ? Seberapa
penting aliran data, baik antara departemen maupun antar individual ?
Tentukan frekuensi, waktu dan keakuratannya.
Kedua, masukkan-masukkan yang diterima diikuti dengan pertanyaanpertanyaan sebagai berikut : Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk
menghasilkan masing-masing barang? Informasi apa yang tersedia, kapan,
dimana ? Informasi-informasi baru apa saja yang harus dikumpulkan ? Ingat
tentang 5 W (Who, What, Where, When, Why). Sediakan waktu untuk
pertanyaan-pertanyaan di atas selama membuat.
Hal-hal yang terdapat dalam RD
Berikut ini adalah bagian-bagian dari RD :
1. Pendahuluan. Identifikasi perusahaan (user) dan juga penjual dimana RD
tersebut ditujukan. Tentukan masalah yang perlu diselesaikan, latar belakang,
contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk
menanggulanginya, dll. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan potensi
penjual kepada perusahaan user atau departemen jika diperlukan, jelaskan
kultur, lingkungungan, dan bagaimana jalannya bisnis yang dilakukan.
Berikan pengertian kepada Tim Proyek tentang masalah yang dihadapi user.
2. Tujuan Proyek. Sebuah pernyataan singkat mengapa kita mengajukan
proposal untuk pengembangan proyek. Batasan-batasan utama dalam
penggunaan waktu dan keuangan dapat juga disebutkan.
3. Fungsi-fungsi Utama. Pernyataan singkat mengenai bagaimana sistem
berfungsi berdasarkan tujuan proyek yang telah ditetapkan.
4. Keluaran Umum. Penjelasan secara singkat tentang informasi yang
dibutuhkan dari sistem.
5. Informasi Input secara Umum. Input data apa yang diperlukan untuk
menghasilkan output. Ini adalah waktu yang tepat untuk memastikan bahwa
seluruh data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu yang tepat pula.
6. Kinerja (Performance). Berapa banyak transaksi yang akan diproses,
berapa banyak data yang akan disimpan, kapan laporan harus dihasilkan, dsb.
Jelaskan waktu rata-rata dan waktu maksimal proses (dalam hari atau jam).
7. Perkembangan (Growth). Hal ini mungkin sulit untuk diramalkan, tetapi
cobalah untuk menghitung kemajuan bisnis dan menetapkan berapa tahun
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
45
lagi sistem masih dapat diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam
bentuk persentase atau angka sebenarnya.
8. Pengoperasian dan Lingkungan. Dimana komputer akan ditempatkan,
dimana terminal-terminal yang interaktif ditempatkan, dan siapa yang akan
menggunakannya.
9. Kompatibilitas, Pengantarmukaan. Jelaskan jika fasilitas antar komputer
dibutuhkan, adakah alat-alat yang harus disatukan, atau jika pengiriman
akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat berjalan dengan komputer yang
ada, atau harus dapat diprogram dengan bahasa yang spesifik, semua
dokumen dinyatakan di dalam bagian ini.
10. Reliabilitas, Ketersediaan. Tulis penggambaran waktu diantara
kegagalan-kegagalan (Meantime between Failures / MTBF), waktu untuk
perbaikan (Meantime to Repair / MTTR) dan persentase tambahan yang
diperlukan. Semua manufaktur menyatakan penggambaran ini untuk
hardware mereka.
11. Pengantarmukaan dengan Pemakai. Rincikan pengalaman-pengalaman
yang dibutuhkan user dalam menggunakan komputer, jelaskan bagaimana
menangani sistem kapada user yang baru.
12. Pengaruh Organisasi. Departemen-departemen apa yang akan sangat
berpengaruh dan seberapa jauh cara kerja mereka harus berubah. Bagaimana
sistem yang baru dapat berkomunikasi dengan sistem manual yang ada.
13. Pemeliharaan dan Dukungan. Jaminan-jaminan yang dibutuhkan: berapa
lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman.
14. Dokumentasi dan Pelatihan. Rincikan semua dokumen-dokumen umum
dan / atau pelatihan yang dibutuhkan.
15. Keuntungan (hanya RFP). Jika RD adalah RFP dalam situasi yang
kompetitif, mintalah data dari penjual yang menjelaskan mengapa dokumen
tersebut harus dipilih. Minta data yang relevan dari penjual yang
berpengalaman, komitmen, metodologi proyek, contoh-contoh proyek yang
sukses, dan referensi dimana anda dapat menghubungi penjual tersebut.
16. Persyaratan dan Kondisi. Menyatakan syarat untuk seleksi, kapan dan
bagaimana akan dilakukan.
TANGGUNG JAWAB USER
Meskipun user tidak menulis RD, dia bertanggung jawab untuk menyediakan
pewawancara tim proyek yang dapat dipercaya, dan informasi tepat pada
waktunya. User harus dapat mengajukan orang yang mengetahui tentang
semua sistem yang ada dan apa saja yang dibutuhkan untuk sistem baru.
Keputusan melaksanakan / tidak melaksanakan proyek
Setelah kebutuhan-kebutuhan ditetapkan, langkah berikutnya adalah
memutuskan apakah proyek bernilai untuk dikerjakan atau tidak. Untuk
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
46
membantu membuat keputusan itu, suatu studi kelayakan dilakukan untuk
menjawab pertanyaan : “Dapatkah sistem ini dibangun secara teknik ?
Sayangnya, tidak semuanya mungkin secara teknik, sehingga pertanyaanpertanyaan untuk dijawab diubah menjadi, “Dengan biaya berapa sistem
dapat dibangun, dan apa keuntungannya ?
Dalam suatu studi kelayakan kita mempertimbangkan semua penyelesaian
masalah teknis yang mungkin, dan coba untuk memperkirakan biaya dari
masing-masing penyelesaian masalah. Untuk suatu proyek yang berukuran
besar, kita mempertimbangkan keputusan utama mengenai hardware apa
yang digunakan, dan apakah akan membuat atau membeli software. Untuk
proyek berukuran kecil sampai menengah studi kelayakan yang formal tidak
perlu ditulis. Biasanya cukup dengan mengangkat seseorang untuk
mempelajari penyelesaian masalah yang mungkin dan menilai keuntungankeuntungan.
Perkiraan keuntungan ini mungkin saja mudah, tetapi seharusnya tidak
dipergunakan. Manajer proyek tidak hanya harus menjawab “Apakah proyek
ini secara teknik dapat dikerjakan ?” tetapi juga menjawab pertanyaan yang
lebih penting : “Apakah proyek ini dapat dikerjakan oleh saya sekarang ?”
Manajer proyek harus bertanya pada diri sendiri apakah proyek yang ada
memiliki peluang untuk sukses, atau proyek tersebut akan mengalami
kegagalan disebabkan oleh terbatasnya sumber-sumber, pengetahuan, atau
risiko di luar kekuasaannya. Tidak terkira proyek-proyek telah gagal secara
keseluruhan maupun sebagian, karena orang mengabaikan tanda-tanda
penting dan nyata yang menunjukan kegagalan. Setiap rencana dipengaruhi
oleh risiko.
MANAJEMEN RISIKO
Menurut sejarah, industri pemrosesan data telah membuat reputasi yang
buruk sekali karena meremehkan proyek-proyek yang ada. Ketika ditanya
tentang alasannya, para ahli pemrosesan data membela diri dengan
meberikan pernyataan seperti : “Saya menilai dengan benar berdasarkan
fakta-fakta yang diberikan kepada saya.
Alasan yang menumpuk adalah bahwa :
(Pilih satu atau lebih : Si pemakai mengubah pikirannya ….. tidak pernah
memberitahukan saya tentang… dan departemen- departemen yang lain
menjanjikan ….. dan manajemen tingkat atas mendikte penilaian ….. dengan
kata lain, itu bukan kesalahan saya !)
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
47
Solusi standar industri untuk semua masalah-masalah ini adalah:
SOLUSI 1. Selidiki masalah-masalah yang ada
SOLUSI 2. Hukum yang tidak bersalah
SOLUSI 3. Promosikan yang tidak terlibat
SOLUSI 4. Kembali ke solusi 1 dan berputar sampai membosankan
EMPAT LANGKAH MANAJEMEN RISIKO
Setiap proyek akan tepat waktu dan sesuai anggaran jika tidak ada yang
salah. Penting sekali untuk berkosentrasi pada hal-hal yang akan
menyebabkan salah dan coba untuk menghindari kesalahan-kesalahan
tersebut. Hal ini disebut Manajemen Risiko.
Manajemen risiko terdiri dari empat langkah :
Langkah 1. Antisipasi risiko
Langkah 2. Singkirkan risiko yang mungkin terjadi
Langkah 3. Kurangi dampak risiko
Langkah 4. Tetap tenang ketika terjadi kesalahan
Erik Perdana Ibrahim, S.Kom
48