BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Riwayat Balai

BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Riwayat Balai Pengobatan
3.1.1. Sejarah Balai Pengobatan
Balai Pengobatan Jivaka Ekayana Buddhist Center didirikan pada tahun
1997 dan telah beroperasi sebagai Balai Pengobatan dengan memberikan dengan
harga terjangkau bagi masyarakat yang ada di sekitarnya. Balai pengobatan
Jivaka terletak di Jln. Mangga I No. 15-F Duri Kepa ( Tanjung Duren BaratGrenville ), Jakarta Barat.
Dokter yang ada di Balai Pengobatan Jivaka terdiri dari Dokter Umum
dan Dokter Gigi. Balai pengobatan Jivaka membuka praktek nya setiap hari,
Senin-Sabtu praktek di buka dari jam 15.00 - 18.00 dan khusus hari Minggu
praktek di buka dari jam 10.00 – 13.00.
Secara operasional, Balai Pengobatan Jivaka memberikan jasa pelayanan
kesehatan untuk masyarakat seperti pengobatan umum, pengobatan gigi dan
mulut, keluarga berencana (KB), kesehatan ibu dan anak, imunisasi,
laboratorium sederhana, tuberculosis (TBC), khitan dan operasi kecil. Selain
member pelayanan rutin Balai Pengobatan Jivaka juga sering melakukan bakti
sosial.
55
56
3.1.2. Visi dan Misi Balai Pengobatan Jivaka
Visi dan Misi Balai Pengobatan Jivaka adalah sebagai berikut :
Visi
Menjadi klinik kesehatan yang berkualitas dan menjadi
kepercayaan masyarakat khususnya masyarakat yang kurang mampu.
Misi

Memberikan pelayanan kesehatan yang professional kepada
seluruh lapisan masyarakat.

Menyediakan sarana dan pelayanan kesehatan tingkat sadar
yang berbasis kompetensi.

Meningkatkan
derajat
kesehatan
masyarakat
melalui
pelayanan yang bermutu dengan biaya terjangkau.

Mengembangkan kemitraan dan persaudaraan antara umat
beragama.
57
3.2. Struktur Organisasi
Kepala Yayasan
Direktur
Dokter
Penanggung
Jawab
Bendahara
Sub Bidang
Pelayanan
Admin
Sumber : Yayasan Ekayana Buddhist Centre
3.2.1. Tanggung Jawab dan Wewenang
Tanggung Jawab dan Wewenang bagian-bagian yang ada di Balai
Pengobatan Jivaka adalah sebagai berikut :
1. Kepala Yayasan
Tanggung Jawab :
Memonitori pengelolaan Balai Pengobatan Jivaka
Wewenang :
Mempunyai hak untuk mengevaluasi kinerja Balai Pengobatan Jivaka
2. Direktur
Tanggung Jawab :
Memimpin Balai Pengobatan Jivaka.
58
Menyediakan dana tambahan untuk Balai Pengobatan Jivaka.
Wewenang :
Melaporkan kegiatan pada suku dinas kesehatan Kota Jakarta Barat.
3. Bendahara
Tanggung Jawab :
Mengurus Cash Flow pada Balai Pengobatan Jivaka.
Membuat anggaran yang dibutuhkan Balai Pengobatan Jivaka.
Wewenang :
Mengaudit dan memeriksa keuangan pada Balai Pengobatan Jivaka.
Membuat laporan keuangan kepada Direktur.
4. Dokter Penanggung Jawab
Tanggung Jawab :
Memimpin Dokter-Dokter pada Balai Pengobatan Jivaka.
Mengawasi Kinerja Balai Pengobatan Jivaka secara menyeluruh.
Mengorder obat-obat yang sudah habis.
Wewenang :
Memeriksa laporan rawat jalan dan laporan obat pada balai pengobatan
Jivaka.
5. Sub Bidang Pelayanan
Tanggung Jawab :
Bertugas
untuk
mensosialisasikan Balai Pengobatan Jivaka kepada
masyarakat sekitar.
Wewenang :
Membuat acara bakti sosial kepada masyarakat yang kurang mampu.
59
6. Admin
Tanggung Jawab :
Mengawasi pasien yang mendaftar untuk pemeriksaan, termasuk pasien yang
sudah daftar atau belum mendaftar.
Mengawasi pembayaran untuk biaya obat dan biaya pemeriksaan pada
pasien.
Wewenang :
Menentukan pasien baru yang dapat mendaftar sebagai pasien sesuai dengan
ktp.
3.3. Prosedur yang sedang berjalan
Proses bisnis yang sedang berjalan pada Balai Pengobatan Jivaka adalah semua
proses bisnis yang dilakukaan saat ini masih bersifat manual dengan menggunakan tulis
tangan dan catatan pada buku. Selain itu laporan-laporan dibuat dengan pembukuan
tertulis pada buku catatan.
3.4. Tata Laksanan/Prosedur yang Sedang Berjalan
Berikut ini adalah penjelasan mengenai proses bisnis yang sedang berjalan di
Balai Pengobatan Jivaka :
3.4.1. Proses Pendaftaran Pasien
Prosedur untuk melakukan pendaftaran sebagai pasien di Balai
Pengobatan Jivaka, yaitu sebagai berikut :
60
1. Pasien melakukan registrasi pendaftaran, bagian administrasi akan
menverifikasi identitas pasien, jika belum ada identitas pasien maka calon
pasien akan mengisi form identitas pasien menggunakan KTP atau KK,
setelah selesai langsung diberikan kepada bagian administrasi untuk di
daftarkan sebagai pasien.
2. Setelelah melakukan pendaftaran, pasien akan memilih pemeriksaan umum
atau pemeriksaan gigi.
3. Setelah menentukannya, pasien akan mendapatkan nomor urut sesuai
dengan pemeriksaan yang akan dipilih.
4. Bagian administrasi akan mencarikan rekam medis pasien tersebut,
berdasarkan kartu pasien yang telah didaftar, jika pasien baru maka belum
ada form rekam medis, maka akan diisi identitas pasien baru di form rekam
medis yang baru. Setelah itu, rekam medis akan diberikan kepada perawat
berdasarkan pemeriksaan yang akan dilakukan.
61
Pasien
Menregistrasi Identitas
Mengisi Form Identitas
Admin
Perawat
Menverifikasi identitas
[Belum Terdaftar]
[Sudah Terdaftar]
Mendaftar Pasien
Memilih Pemeriksaan
Mencatat Jenis Pemeriksaan
Menerima Nomor Urut
Mencari Rekam Medis
[Sudah Terdaftar]
Menerima Rekam Medis
[Belum Terdaftar]
Mengisi Identitas Pada Rekam Medis
62
3.4.2. Prosedur Pemeriksaan
Prosedur layanan pemeriksaan bagi pasien di Balai Pengobatan Jivaka adalah :
1. Ketika pasien yang dipanggil berdasarkan nomor urut, maka pasien akan masuk
berdasarkan pemeriksaan umum atau gigi yang telah dipilih, sebelum masuk ke
kamar pemeriksaan, pasien akan memberikanr nomor urut kepada perawat untuk
di cek kembali.
2. Perawat akan memberikan rekam medis pasien kepada dokter yang
bersangkutan. Setelah itu pasien akan mengkonsultasikan masalah atau penyakit
yang diderita oleh pasien, setelah itu dokter akan melakukan pemeriksaan
terhadap pasien, setelah melakukan pemeriksaan dokter dapat memberikan
tindakan misalnya suntik jika diperlukan.
3. Setelah melakukan pemeriksaan atau melakukan tindakan, maka dokter akan
mencatat ke rekam medis. Setelah itu dokter akan menuliskan resep obat yang
mesti diminum oleh pasien.
4. Setelah pemeriksaan selesai, pasien akan menerima resep obat.
63
Pasien
Perawat
Memberikan Nomor Urut
Mengecek Nomor Urut
Dokter
Mencari Rekam Medis Pasien
Menerima Rekam Medis Pasien
Mengkonsultasikan Masalah
Memeriksa Pasien
[Ya]
Mengambil Tindakan
[Tidak]
Mencatat Hasil Pemeriksaan Ke Rekam Medis
Menerima Resep Obat
Memberikan Resep Obat
3.4.3. Prosedur Pembayaran
Prosedur Pembayaran bagi pasien di Balai Pengobatan Jivaka adalah :
1. Pasien yang sudah menerima resep obat dan selesai diperiksa langsung ke bagian
administrasi untuk membayar biaya pemeriksaan dan biaya obat.
2. Bagian Administrasi akan menerima resep obat, dan mengencek obat tersebut.
Setelah di cek maka bagian administrasi akan menginformasikan biaya
pemeriksaan dan biaya obat yang nantinya akan diberikan kepada pasien.
64
3. Pasien akan menerima total harga dari resep obat dan pemeriksaan, setelah itu
pasien akan membayar total harga dari resep obat dan biaya pemeriksaan. Jika
pasien tidak membayar maka bagian administrasi tidak akan memberikan resep
obat kebagian apoteker untuk di racik.
4. Setelah pasien membayar, bagian administrasi akan menerima pembayaran dan
langsung memberikan resep obat kebagian apoteker untuk dibuat obat sesuai
resep. Pada saat bagian apoteker meracik obat, bagian administrasi akan
membuat kwitansi pelunasan pembayaran biaya pemeriksaan dan biaya obat.
Setelah obat yang selesai di racik, obat tersebut akan langsung diberikan
kebagian administrasi, dan langsung diberikan kepada pasien.
5. Pasien akan menerima obat yang telah dibuat berdasarkan resep obat yang
diberikan dan menerima kwitansi pelunasan pembayaran biaya pemeriksaan dan
biaya obat.
65
Pasien
Bagian Administrasi
Memberikan Resep Obat
Mengecek Resep Obat
Menerima informasi total biaya
Membuat Total Harga Biaya Obat dan Pemeriksaan
Apoteker
[Belum Bayar]
[Sudah Bayar]
Membayar total biaya pemeriksaan dan obat
Menerima Pembayaran
Memberikan Resep Obat ke Bagian Apoteker
Menerima Resep Obat
Membuat Obat
Menerima Obat yang telah jadi
Membuat Kwitansi Pembayaran yang lunas
Menerima Obat dan Kwitansi Pembayaran yang lunas
Menyerahkan Obat dan Kwitansi Pembayaran yang lunas
Memberikan Obat
66
3.5. Masalah
1. Pelayanan balai pengobatan yang dimulai dari pelayanan pendaftaran pasien, rekam
medis dan
pembayaran dirasakan masih belum efektif dan efisien dikarenakan
pengolahan data pasien masih dilakukan secara manual dengan cara pencatatan dan
pembukuan sehingga menyulitkan dalam pencarian data pasien.
2. Dalam proses pendaftaran dan pencarian data rekam medis pasien membutuhkan
waktu yang relatif lama yang dapat mengakibatkan antrian terutama pada saat banyak
calon pasien yang baru ingin mendaftar.
3. Terjadi nya duplikasi data pada saat pasien lupa membawa kartu berobat, sehingga
admin harus mencatat ke dalam buku yang mengibatkan penumpukan data pasien.
3.6. Usulan Pemecahan Masalah
1. Balai pengobatan JIVAKA memerlukan sebuah sistem Informasi yang mampu
mengolah data dan menyimpan data serta menghasilkan informasi yang cepat dan
relevan.
2. Dengan Sistem Informasi yang telah terkomputerisasi dapat meningkatkan dan
mempermudah proses perekaman medis dan proses pencarian data pasien yang
berkunjung ke balai pengobatan JIVAKA.