1. PRINSIP-PRINSI PERKANTORAN MODERN

1
Diklat Prajabatan Departemen
Agama Prov. Jatim
Tahun 2010
Desained and Presented by: Abdul Main
1
Nama
: Abdul Main, M.Hum
Tempat, Tgl. Lahir : Lamongan, 25-4-1969
Pangkat/Gol
: Penata Tk. I (III/d)
Pendidikan :
1. Pendidikan Dasar s.d. Menengah di Lamongan
2. S-1 Fak. Dakwah IAIN Surabaya (1989-1993)
3. S-1 Fak Sastra UI Depok (1995-1998)
4. S-2 Magister Humaniora UI Depok (1999-2001)
5. S.3 ongoing
Diklat:
Sekitar 15 jenis diklat bidang Kewidyaiswaraan
Pengalalan Jabatan:
1. Kasubbag TU IAIN Sunan Ampel
2. Widyaiswara BDK Surabaya
Ket. Keluarga
: Sudah Menikah.
Desained and Presented by: Abdul Main
2
Diskusi, Praktik, Latihan, dsb
Peserta
Diklat
Prajab
Tujuan Pemb
Umum:
Setelah mengikuti
pembelajaran ini
peserta diharapkan
mampu manerapkan
manajemen
perkantoran modern
dengan baik dan
benar.
Peserta diharapkan mampu:
1.
Mendeskripsikan pengertian dan
prinsip-prinsip manajemen
perkantoran modern
2.
Menguraikan pelaksanaan
pekerjaan di perkantoran
modern
3.
Menerapkan teknik
korespondensi dengan baik dan
benar
4.
Menerapkan teknik pengarsipan
surat dengan baik dan benar
5.
Mempraktekkan tata cara
pembuatan laporan dengan baik
dan benar
6.
Menggunakan teknologi
informasi dalam kegiatan
perkantoran modern.
Sharing and Collaboration
Desained and Presented by: Abdul Main
Kompetensi
Baru
3
Statis
(Tempat)
Kegiatan
administratif:
• Pengumpulan
• Pencatatan
Kantor
Dinamis
(Proses)
Fungsional
(Sarana)
• Pengolahan
• Penyimpanan
DATA &
INFORMASI
• Pendistribusian
MANAJEMEN PERKANTORAN:
PELAKSANAAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN (POAC; POSDCoRB)
DALAM KEGIATAN PERKANTORAN SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN
Desained and Presented by: Abdul Main
4
KEGIATAN ADMINISTRATIF
Kegiatan administratif = kegiatan perkantoran (office
works):
1. Pengadministrasian:
-
-
2.
3.
4.
5.
6.
7.
-
Pengumpulan
Pencatatan
Pengolahan
Pemanfaatan
Pertukaran
Penyebar luasan
Data dan Informasi
Perencanaan, pengorganisasian, penggerakan
Pengendalian, pengawasan, pengarahan
Pelaksanaan yg efisien
Tata penyelengaraan
Laporan
Pencatatan
Desained and Presented by: Abdul Main
5
MANAJEMEN PERKANTORAN



Arthur Gregor : “Manajemen perkantoran adalah
fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat dari suatu organisasi”.
William Leffingwell & Edwin Robinson : Manajemen
perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari
seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,
bilamana dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
William Sprigel & Ernest Davies: “Office management
is the over-all direction of clerical activities as
distinguished such activities as transportation,
manufacturing, warehousing, and sales”.
Desained and Presented by: Abdul Main
6
KANTOR MODERN
KAMUS BESAR BAHASA INDONESIA :
Modern = terbaru, mutakhir, sikap dan cara berpikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
Hubungannya dgn perkantoran :
•
•
•
•
•
•
•
•
Punya bangunan dan tata ruang yg baik
Perlengkapan, alat/perabot yg tepat
Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akuntabel
Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis
Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai perk. jaman
Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien, produktif
Mendasarkan atas sistem informasi (information based organization)
Computer based ?
Desained and Presented by: Abdul Main
7
KANTOR MODERN
•
DARI SEGI FASILITAS :
MEMILIKI BANGUNAN YANG MEGAH DAN TATA
RUANG YANG BAIK ;
MENGGUNAKAN PERLENGKAPAN, ALAT DAN
MOBILER YANG TEPAT
MENGGUNAKAN PERALATAN YANG CANGGIH
DAN SERBA COMPUTERIZED ;
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DIDUKUNG
OLEH PROSESING DATA ELEKTRONIK DAN COMPUTER BASED SYSTEM ;
•
KOMPLEK DEPAG
DARI SEGI PENGELOLAAN :
PEGAWAI YANG DISIPLIN, PROFESIONAL,
BERFIKIR DAN BERTINDAK SESUAI
TUNTUTAN JAMAN ;
TATA LAKSANA YANG DEMOKRATIS,
EISIEN, PRODUKTIF, DAN MANUSIAWI ;
YANG DITANGANI ADALAH DATA DAN
INFORMASI
Desained and Presented by: Abdul Main
8
KEGIATAN KANTOR MODERN
SBG PENGENDALIAN DATA DAN INFORMASI

PEKERJAAN YG BERSIFAT KOMUNIKASI

PEKERJAAN YG BERSIFAT REGISTRASI

PEKERJAAN YG BERSIFAT KOMPUTERISASI

PEKERJAAN YG BERSIFAT INFORMASI





MENERIMA INFORMASI
MENCATAT INFORMASI
MENGOLAH INFORMASI
MENYAMPAIKAN INFORMASI
MENYIMPAN/MELINDUNGI INFORMASI
Desained and Presented by: Abdul Main
9
FASILITAS PERKANTORAN MODERN

TELETEXT
PELAYANAN DATA MELALUI TV

VIEW DATA
MENYAJIKAN DATA/REFERENSI YG UP-TO DATE

ELECTRONIC MAIL
MENYAMPAIKAN PESAN DENGAN ALAT ELECTRONIC

ALAT TRANSFER UANG/ATM

INTERNET
MANFAAT INTERNET
•
•
•
DAPAT SALING TUKAR MENUKAR INFORMASI JARAK JAUH
DAPAT MENGETAHUI PERKEMBANGAN TERKINI YG
BERHUBNGAN ERAT DENGAN MASALAH SUBSTANSI
ORGANISASI
DAPAT MENGAMBILDesained
LANGSUNG
INFORMASI
YG KITA BUTUHKAN10
and Presented by:
Abdul Main
UNSUR DAN FUNGSI MANAJEMEN

UNSUR-UNSUR MANAJEMEN








MAN (MANUSIA/TENAGA KERJA)
MONEY (UANG/BIAYA)
MACHINE (MESIN/ALAT)
METHODE (CARA KERJA)
MATERIAL (BAHAN/PERLENGKAPAN)
MARKET (PEMASARAN/PENYALURAN)
MILLIEW/ENVIRONMAN (LINGKUNGAN)
FUNGSI MANAJEMEN




PLANNING
ORGANIZING
ACTUATING
CONTROLING
Desained and Presented by: Abdul Main
11
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Menurut William H. Leffingwell
ada 5 (lima) prinsip kerja perkantoran yang efektif, yaitu :
1.
Perencanaan pekerjaan (apa, bagaimana, kapan,
2.
dimana, seberapa cepat dikerjakan)
Penjadwalan pekerjaan (tentukan, selaraskan dengan
kegiatan lain, laksanakan walau sulit, mungkinkan diselesaikan,
pelihara)
3.
Pelaksanaan pekerjaan (trampil, teliti, tepat tanpa
4.
5.
upaya yg tidak perlu tanpa keterlambatan)
Pengukuran pekerjaan (sesuai potensi, berdasar
catatan lalu, berdasar kuantitas dan kualitas)
Penggajian atau imbalan pekerjaan (kondisi kerja
yang baik, kesehatan, kebahagiaan, pengembangan diri dan
uang)
Desained and Presented by: Abdul Main
12
DELAPAN PRINSIP PELAKSANAAN
PEKERJAAN PERKANTORAN
1. Perencaan Pekerjaan ;
2. Pengorganisasian Pekerjaan ;
3. Pengoordinasian Pekerjaan ;
4. Pengendalian Pekerjaan ;
5. Pemberdayaan Pegawai ;
6. Komunikasi ;
7. Tatanan (pengorganisasian) kantor
8. Peningkatan Mutu Pelayanan.
Desained and Presented by: Abdul Main
13
LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF
LEFFINGWELL
1.
2.
3.
4.
5.
Perencanaan : merencanakan secara benar
Jadwal
: pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik
Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik
Ukuran
: harus diukur sesuai kemampuan dan standar
Imbalan
: Imbalan yg sesuai : kondisi kerja,kesehatan,
pengembangan diri, gaji
Desained and Presented by: Abdul Main
14
FUNGSI MANAJEMEN
MENURUT LUTHER GULLICK : POSDCORB
Organizing
Budgetting
Staffing
Planning
Directing
Reporting
Coordinating
Desained and Presented by: Abdul Main
15
1. PERENCANAAN


Penentuan serangkaian tindakan untuk
mencapai suatu hasil yang diinginkan. (Louis A.
Allen dalam Manullang, 1977).
Perencanaan dibuat untuk memberikan maksud
dan arah kpd organisasi dengan memutuskan
apa yang harus dilakukan, kapan dan
bagaimana itu harus dilakukan, dan siapa yang
harus melakukannya. (Stoner dan Freeman,
1992).
Desained and Presented by: Abdul Main
16
EMPAT LANGKAH PERENCANAAN
Menurut Stoner dan Freeman
Langkah 1:
Tetapkan tujuan
Langkah 2:
Tentukan situasi
sekarang
Langkah 3:
Identifikasi faktor
Pendukung dan
penghambat
Desained and Presented by: Abdul Main
Langkah 4:
Kembangkan
Seperangkat tindakan
17
HIRARKHI RENCANA ORGANISASIONAL
TUJUAN
RENSTRA
Rencana sekali jadi
Rencana tetap
Program
kebijaksanaan
Anggaran
Prosedur dan
Metode standard
proyek
peraturan
Desained and Presented by: Abdul Main
Sumber: Stoner dan Freeman, 1992: 210
18
2. PENGORGANISASIAN
Pngorganisasian berarti menyusun struktur kekuasaan
formal yang memungkinkan pembagian tugas-tugas dan
tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi.
Tujuannya :
 Mempermudah pelaksanaan tugas (siapa melakukan
apa)
 Mempermudah pengawasan
 Mempermudah pertanggungjawaban (siapa yang
bertanggung jawab)
Desained and Presented by: Abdul Main
19
3. STAFFING
Staf adalah petugas yang diangkat untuk
memberi layanan dan nasihat kepada
manajer dalam suatu organisasi mengenai
suatu bidang khusus yang menjadi
keahliannya (Manullang, 1977).
Staffing fungsi manajemen yang meliputi :
 Pengangkatan dan pelatihan karyawan
 Pengembangan lingkungan yang
memungkinkan pelaksanaan tugas
Desained and Presented by: Abdul Main
20
KEBIJAKAN STAFFING MELIPUTI :
Analisis pekerjaan, deskripsi dan
spesialisasi
 Kategori staf
 Klasifikasi tugas
 Posisi klasifikasi tugas
 Jumlah staf
 Kualifikasi staf

Desained and Presented by: Abdul Main
21
4. DIRECTING (PENGARAHAN)
Pengarahan merupakan tugas berkesinambungan
dari pengambilan keputusan dan
menyatukannya dalam perintah umum dan
khusus serta melaksanakan perintah itu.
(Sulistyo-Basuki, 1993)
Directing adalah : Pengarahan agar semua tugas
dilaksanakan dengan semestinya oleh semua
karyawan sesuai job-descripsinya masingmasing.
Desained and Presented by: Abdul Main
22
5. COORDINATING
Coordinating adalah pengaitan berbagai bagian organisasi
untuk mencapai pelaksanaan tugas yang harmonis.
Koordinasi bisa berupa:
 Kordinasi sektoral
 Koordinasi lintas sektoral
Contoh Koordinasi sektoral: bagian pengatalogan bekerja
sama dengan bagian referensi, bagian layanan, dsb
agar saling mengisi dalam rangka mencapai tujuan
perpustakaan.
Contoh koordinasi lintas sektoral: kerjasama antar
perpustakaan dalam bidang layanan perpustakaan;
pinjam antar perpustakaan; jaringan perpustakaan.
Dalam kerjasama tersebut diperlukan koordinasi.
Desained and Presented by: Abdul Main
23
6. REPORTING


Reporting atau pelaporan adalah
bentuk pertanggung jawaban kinerja
organisasi kepada siapa dan untuk
siapa organisasi tersebut perlu
mempertanggung jawabkan.
Pelaporan bisa dibuat perbidang
tugas untuk mengetahui efektivitas
dan efisiensinya, tingkat
keberhasilan dan kegagalannya, dan
untuk bahan masukan bagi
pelaksaan tugas selanjutnya.
Desained and Presented by: Abdul Main
24
BENTUK PELAPORAN
Tertulis : bisa berupa surat, memorandum,
laporan berkala (mingguan, bulanan,
triwulan, tahunan, dsb).
 Lisan : bisa melalui telepon, tatap muka,
pertemuan kelompok.

Desained and Presented by: Abdul Main
25
KESULITAN PELAPORAN







Penyajian fakta sengaja diputarbalikkan
Informasi tidak lengkap
Organisasi yang besar dan rumit
Kepala perpustakaan kurang menghargai
pendapat dan pandangan orang lain
Ambiguitas dalam bahasa yang digunakan
Bawahan menanggung beban psikologis dalam
melaporkan sesuatu kepada atasan.
Bawahan merasa takut bahwa laporannya akan
menambah beban dan tanggung jawabnya.
Desained and Presented by: Abdul Main
26
7. BUDGETTING
Budgetting adalah penentuan unit kegiatan
dengan pembiayaan/keuangan
Alokasi anggaran perpustakaan biasanya untuk :
 Pengadaan bahan pustaka
 Pengolahan
 Gaji pegawai
 Perawatan koleksi (penjilidan, dll)
 Alat-alat (ATK)
 Lain-lain
Desained and Presented by: Abdul Main
27
KETRAMPILAN MANAJER
MANAJEMEN
LINI PERTAMA
KONSEPTUAL
MANAJEMEN
MENENGAH
MANAJEMEN
PUNCAK
KONSEPTUAL
KONSEPTUAL
MANUSIAWI
MANUSIAWI
MANUSIAWI
TEKNIS
TEKNIS
Desained and Presented by: Abdul Main
TEKNIS
28
KETRAMPILAN MANAJER



Ketrampilan Teknis adalah kemampuan untuk
menggunakan alat-alat, prosedur dan teknik
suatu bidang yang khusus.
Ketrampilan Manusiawi adalah kemampuan
untuk bekerja dengan orang lain, memahami
orang lain dan memotivasi orang lain baik
sebagai perorangan maupun kelompok.
Ketrampilan konseptual adalah kemampuan
mental untk mengkoordinasi dan memadukan
semua kepentingan dan kegiatan organisasi.
Desained and Presented by: Abdul Main
29
GENERASI MANAJEMEN
Generasi Pertama : Pre-Personnel Management
Generasi Kedua : Personnel Management
Generasi Ketiga : Human Resources Management
Generasi Keempat : Strategic Human Resources Management
Generasi Kelima : Brainware Management
Desained and Presented by: Abdul Main
30