kas dan manajemen bank

MODUL 2
KAS DAN MANAJEMEN BANK
2.1 Pentingnya memiliki rekening bank
2.2 Rekening bank yang ditunjuk
2.3 Memilih bank yang handal
2.4 Informasi rinci tentang operasi perbankan dasar
2,5 Cek
2.6 Kas
TANDA PENERBIT
Penulis: Dukungan Pendanaan, Michael Schwerzel
CNV Internationaal
© Copyright CNV Internationaal 2015
Kotak Pos 2475
3500 GL Utrecht
Belanda
T: 00 31 751 1260
E: [email protected]
I: www.internationaal.nl
Semua hak dilindungi. Setiap bagian dari publikasi ini dapat
direproduksi oleh organisasi mitra serikat buruh CNV
Internationaal tanpa izin khusus, sepanjang sumber tersebut
dikutip sebagai berikut: “CNV Internationaal, 2015, Toolkit
Manajemen Keuangan untuk Serikat Buruh (PO Box 2475-3500
GL Utrecht, Belanda)“.
Jika organisasi mitra non serikat buruh CNV Internationaal
ingin mereproduksi bagian dari publikasi ini, izin tertulis dari
CNV Internationaal diperlukan.
MODUL 0
PENGANTAR DAN TINJAUAN
///////////////////////////////////||||||||||||||||||||||||||\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\
Tujuan Toolkit Keuangan
Toolkit Keuangan ini bertujuan untuk membantu penerima dana CNV Internationaal memperbaiki
kapasitas pengelolaan keuangan mereka. Hal ini bertujuan untuk membantu organisasi dalam mematuhi
standar keuangan yang ditetapkan dalam kontrak antara CNV Internationaal dan organisasi mitra di
seluruh dunia. Tujuan khususnya adalah:
•
Untuk meningkatkan penganggaran, akuntansi dan pelaporan keuangan organisasi mitra.
•
Untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas organisasi mitra.
•
Untuk meningkatkan pengetahuan tentang standar keuangan CNVI.
•
Untuk meningkatkan keterampilan staf keuangan, bekerja di organisasi mitra, untuk mematuhi
standar-standar keuangan ini.
•
Untuk menyediakan pengalaman praktek, alat dan template dan menjadi panduan praktis tentang
bagaimana menggunakan alat-alat dan template ini.
Apa yang bukan dari Toolkit ini
Toolkit ini:
•
bukan seperangkat aturan tambahan terhadap hukum, kerangka kerja dan panduan kontrak dan
peraturan yang ada.
•
bukan merupakan interpretasi dari peraturan kontrak yang ada.
•
bukan sebagai pengganti untuk pembacaan kondisi kontrak dan panduan serta instruksi yang ada.
Penggunaan Toolkit
Toolkit ini dikembangkan untuk penerima dana CNVI. Penerima dana CNVI bisa termasuk Konfederasi
(pendanaan langsung) atau Federasi (pendanaan tidak langsung). Penerima dana CNVI bisa:
•
Konfederasi Serikat Buruh Nasional yang telah terlibat dalam kontrak dengan CNVI;
•
Federasi Serikat Buruh yang menjadi anggota Konfederasi Serikat Buruh Nasional dan berpartisipasi
dalam Program Nasional yang utamanya didanai oleh CNVI.
Toolkit ini harus menjadi pedoman bagi organisasi, dan khususnya bagi staf keuangan, untuk membantu
mereka dengan tugas-tugas spesifik, seperti menyiapkan anggaran atau laporan keuangan. Ketika
bekerja spesifik pada area manajemen keuangan, organisasi dan staf keuangan dapat dengan lebih baik
mempersiapkan diri dengan mempelajari dahulu modul Toolkit yang sesuai.
Dengan mempelajari modul yang sesuai, organisasi akan lebih memahami bagaimana memenuhi standar
keuangan CNVI dan juga dapat bekerja dengan template yang disediakan.
Pada prinsipnya modul ini hanya perlu dipelajari dan digunakan ketika organisasi (atau staf keuangan)
bekerja pada area manajemen keuangan yang spesifik. Ini tidak dimaksudkan sebagai buku yang harus
dibaca dari awal sampai akhir, tetapi sebagai buku kerja: hanya pelajari modul ketika hal tersebut relevan.
3
Struktur dan isi Toolkit Keuangan
Toolkit keuangan mencakup 8 bidang manajemen keuangan dan disusun menjadi 8 modul. Isi dari Toolkit
Keuangan adalah:
Modul 2 - Kas dan Manajemen Bank
2.1 Pentingnya memiliki rekening bankP. 8
2.2 Rekening bank yang ditunjukP. 8
2.3 Memilih bank yang handalP. 9
2.4 Informasi rinci tentang operasi perbankan dasar
P. 9
2.5 CekP. 11
2.6 KasP. 13
4
Template ini disajikan dalam buku kerja yang terpisah dan dapat didownload di:
http://www.cnvinternationaal.nl
Toolkit ini tersedia dalam cetakan (A5 “buku saku”) dan bentuk MS PowerPoint.
•
cetakan salinan toolkit dapat diperoleh dari kantor CNVI pusat di Utrecht Belanda.
•
Toolkit ini juga dapat di-download dari situs CNVI, pada
http://www.cnvinternationaal.nl
5
6
MODUL 2
MANAJEMEN BANK DAN KAS
///////////////////////////////////||||||||||||||||||||||||||\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\
KISAH NYATA
Sekira 10 tahun yang lalu, ada sebuah penipuan perbankan besar di Belanda. Petugas
pembukuan dari Yayasan besar berhasil mentransfer jutaan Euro ke sebuah rekening bank
asing dan meninggalkan negara itu setelahnya.
Karena merupakan seorang pekerja keras dia kemudian mendapat kepercayaan dari manajer
pelaksana. Untuk memfasilitasi prosedur pembayaran, petugas pembukuan ini berhak untuk
mengeluarkan dan memberikan otorisasi pembayaran hingga € 50.000 per pembayaran.
Rupanya, manajer pelaksana tidak ingin diganggu oleh masalah keuangan terlalu banyak.
Petugas pembukuan memberitahu kepada manajer bank bahwa yayasannya akan melakukan
beberapa pembayaran yang cukup besar ke sebuah rekening bank asing karena perubahan
kebijakan. Manajer bank tidak curiga dan tidak ingin mengetahui tentang perubahan kebijakan ini.
Sementara itu, petugas pembukuan ini telah membuka beberapa rekening bank asing
atas namanya. Dalam satu pekan ia mentransfer 10 juta euro ke rekening tersebut, 200
transfer masing-masing € 50.000. Setelah itu ia melarikan diri ke luar negeri.
Pencurian itu ditemukan hanya setelah beberapa hari dan menyebabkan skandal
besar. Hanya setelah pekerjaan polisi intensif dan intervensi diplomatik,
Yayasan berhasil mengambil sebagian besar dari uang yang dicuri. Karena
rindu dengan rumah, petugas pembukuan kembali ke Belanda dan
sekarang di penjara.
Skandal ini bisa saja dengan mudah dicegah jika yayasan
telah menerapkan langkah-langkah pengendalian internal
yang sederhana seperti pemisahan pembayaran otoritas dan
prosedur perbankan yang lebih baik.
7
MODUL 2: Manajemen Bank Dan Kas
2.0 PENGANTAR
Modul ini adalah tentang penanganan uang. Modul ini menyajikan alat yang dapat Anda gunakan
untuk memenuhi standar yang dijelaskan dalam FPMF untuk operasi bank dan kas. Modul ini
menginformasikan kepada anda tentang:
•
Pentingnya memiliki sebuah rekening bank
•
Rekening bank khusus
•
Bagaimana memeriksa apakah sebuah bank dapat dipercaya?
•
Informasi rinci tentang operasi perbankan dasar
•
Informasi rinci tentang bekerja dengan cek
•
Informasi rinci tentang penanganan kas
2.1 PENTINGNYA MEMILIKI SEBUAH REKENING BANK
Kebanyakan organisasi memiliki sebuah rekening bank. Namun, beberapa federasi telah
mengindikasikan bahwa mereka masih belum memiliki sebuah rekening bank. Sebagai aturan dasar
semua federasi yang menerima pendanaan dari CNVI untuk rencana kerja, harus memiliki sebuah
rekening bank. Mengapa ini penting?
1. Menyimpan uang di bank jauh lebih aman daripada memiliki uang tunai di kantor
2. Melakukan pembayaran dari rekening bank ke rekening bank aman dan transparan
3. Laporan Bank adalah sumber informasi terpercaya tentang pembayaran yang dilakukan dan uang
yang diterima.
4. Bank menawarkan banyak fasilitas lain, bahwa klien dapat menggunakan, untuk meningkatkan
manajemen kas
Federasi yang belum memiliki rekening bank harus didorong oleh konfederasi, untuk membuka rekening
bank. Pada prinsipnya, konfederasi tidak boleh membayar angsuran kepada federasi secara tunai, tapi
harus selalu melalui transfer bank.
Federasi dapat memasukkan biaya perbankan dalam anggaran sebagai biaya yang memenuhi syarat.
Tidak ada argumen yang dapat diterima terkait tidak membuka rekening bank karena biaya, karena ini
akan diganti oleh dana CNVI.
2.2 REKENING BANK KHUSUS
CNVI lebih suka bahwa rekening bank yang digunakan untuk rencana kerja, adalah rekening bank yang
khusus. Hanya pembayaran untuk pengeluaran yang memenuhi syarat dari rencana kerja yang diizinkan
akan dibayar dari rekening bank ini. Pembayaran untuk proyek-proyek lainnya, atau biaya organisasi yang
tidak berhubungan dengan rencana kerja, tidak diperbolehkan.
Hanya dana secara langsung berkaitan dengan rencana kerja dapat ditransfer ke rekening bank ini. Hal
ini berlaku untuk:
8
•
Dana CNVI yang ditransfer oleh CNVI atau oleh Konfederasi dalam hal transfer ke federasi
•
Penyertaan pendanaan (Co-funding): ditransfer oleh pihak lain seperti Foundation (yayasan) atau
subsidi dari pemerintah
•
Penyertaan pendanaan (Co-funding): kontribusi kas dari sumberdayanya sendiri
MODUL 2: Manajemen Bank Dan Kas
2.3 MENYELEKSI BANK YANG DAPAT DIANDALKAN
Jika sebuah organisasi membuka rekening bank baru di sebuah bank baru, keandalan bank ini harus
diperiksa. Pertanyaannya adalah: bagaimana melakukan ini?
Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan meminta lisensi bank. Bank harus selalu memiliki
lisensi bank. Lisensi Bank dikeluarkan oleh bank sentral di suatu negara, yang memeriksa keandalan
dan solvabilitas bank. Tanpa lisensi seperti itu, bank tidak dapat dianggap handal. Ketika diminta untuk
menunjukkan izin mereka, bank tidak boleh ragu untuk menyajikan lisensi ini.
Organisasi harus mendapatkan informasi tentang reputasi bank. Mereka dapat bertanya kepada
organisasi-organisasi nirlaba serupa yang memiliki rekening bank dengan bank tertentu tentang
pengalaman mereka. Apakah mereka mendapatkan pelayanan yang baik, biayanya seperti apa, apakah
jika ada pertanyaan langsung ditangani dengan cepat dan benar dan apakah bank ini mengeluarkan
laporan bank secara teratur?
Jika bank menunjukkan izin dan bank memiliki reputasi yang baik, federasi dapat memutuskan untuk
melakukan bisnis dengan bank pilihan mereka. Mereka akan melakukan pertemuan resmi dengan
pejabat bank, menandatangani kontrak perbankan dan membuka rekening bank.
Setelah membuka rekening bank bendahara federasi menginformasikan bendahara Konfederasi
tentang rekening bank baru dan permintaan dana CNVI akan ditransfer ke rekening bank ini. Bendahara
berkomunikasi secara tertulis tentang rincian penyelidikan dan menetapkan alasan mengapa mereka
memilih bank ini.
Jika Konfederasi menyetujui, mereka dapat mulai mentransfer dana ke rekening bank khusus tersebut.
Prosedur yang sama berlaku ketika Konfederasi ingin membuka rekening bank baru dengan sebuah
bank baru. Mereka akan mengkomunikasikan hasil penyelidikan mereka kepada program officer CNVI.
2.4 INFORMASI RINCI TENTANG OPERASI PERBANKAN DASAR
FPMF menyajikan standar untuk operasi perbankan dasar. Standar ini adalah untuk melindungi dana dan
memastikan dana tidak dapat disalahgunakan. Standar ini dijelaskan di bawah.
Setiap rekening bank harus memiliki tiga penandatangan, yakni anggota Pimpinan.
Bank meminta penandatangan untuk rekening bank tersebut. Penandatangan adalah orang yang
berwenang untuk menandatangani cek atas nama organisasi. Pada saat pembukaan rekening bank para
penandatangan harus hadir langsgung dan memperlihatkan dokumen indetifikasi mereka. Bank akan
membuat salinan dari dokumen dan penandatangan harus menandatangani beberapa dokumen.
Jika bank menerima perintah pembayaran dari organisasi, setidaknya salah satu dari tanda tangan ini
harus ada pada voucher pembayaran. Bank harus dapat memverifikasi bahwa perintah pembayaran
diverifikasi oleh setidaknya satu orang yang memiliki wewenang untuk melakukannya. Seringkali bank
memberikan petunjuk tentang jumlah yang tepat dari orang-orang yang telah menandatangani perintah
pembayaran, tergantung pada jumlah yang ada dalam perintah. Setiap organisasi harus memiliki sebuah
panel penandatangan yang akan memilih sejumlah tanda tangan otorisasi yang diperlukan. Harus ada
orang yang cukup dinominasikan untuk memastikan administrasi yang efisien dari pembayaran bank.
Penandatangan perlu dikaji secara berkala dan daftar diperbarui ketika orang keluar dari organisasi.
Dua tanda tangan dibutuhkan untuk melakukan pembayaran dari rekening bank. Para
penandatangan untuk rekening bank harus ditentukan dan batas otorisasi ditetapkan untuk
pengeluaran.
9
MODUL 2: Manajemen Bank Dan Kas
Prinsip dasarnya adalah bahwa tidak ada yang dapat menandatangani sendirian untuk pembayaran. Hal
ini untuk membantu memerangi penipuan dan harus selalu ditegakkan, terlepas dari posisi mereka.
Bahkan manajer pelaksana atau ketua pimpinan tidak boleh memiliki kewenangan tersebut. Tiap
organisasi perlu memiliki prosedur untuk otorisasi pembayaran. Bagaimana melakukannya dijelaskan di
Modul 3 “Menertibkan Dokumen Pendukung”.
Saldo rekening bank harus selalu dalam kredit. Tidak boleh ada overdraft (cerukan) tanpa
persetujuan dari bendahara.
Mengingat jadwal pembayaran CNVI (yaitu untuk Konfederasi dan dari Konfederasi ke Federasi), tidak
boleh ada kekurangan likuiditas pada rekening bank yang khusus ini, karena semua organisasi menerima
pembayaran uang muka sampai dengan 100%.
Dalam kasus luar biasa di mana ada kekurangan likuiditas sementara, bendahara diperbolehkan untuk
mengizinkan cerukan pada rekening. Namun, untuk melakukan itu, organisasi harus mengatur fasilitas
kredit dengan bank. Dengan kata lain; bank bersedia untuk meminjamkan uang kepada organisasi.
Namun, ada beberapa kelemahan ini. Bank meminjamkan uang dengan tingkat bunga yang tinggi. Biaya
bunga tersebut tidak memenuhi syarat, sehingga ini ditanggung organisasi.
Biasanya, bank hanya bersedia meminjamkan uang jika klien memiliki agunan. Menyerahkan kolateral
sebagai jaminan untuk pinjaman bisa sangat berisiko bagi organisasi karena mereka dapat kehilangan
aset berharga. Terutama ketika sebuah organisasi tidak yakin apakah dapat melunasi pinjaman ke bank,
bank biasanya tidak memilih untuk meminjamkan uang terlebih dahulu.
Untuk alasan ini bendahara harus berhati-hati untuk mengizinkan cerukan apapun pada rekening
mereka. Mereka dapat membolehkan ini jika mereka yakin uang muka berikutnya datang dengan segera.
Pemantauan keuangan sangat membantu untuk mencegah situasi ini di awal. Jika departemen keuangan
memonitor saldo rekening bank secara teratur mereka akan melihat kekurangan tunai di waktu depan.
Mereka harus memperingatkan manajer pelaksana atau bendahara, yang harus memutuskan bagaimana
menangani masalah ini. Mereka mungkin memutuskan untuk menunda pembayaran atau mereka dapat
mendesak donor (yaitu CNVI atau Konfederasi) untuk mempercepat proses pembayaran.
Semua pembayaran, baik secara tunai, cek atau transfer bank, harus dilakukan hanya atas dasar
dokumentasi resmi. Pembayaran harus didokumentasikan pada voucher pembayaran, yang
harus melekat pada faktur yang sesuai. Orang yang memberikan otorisasi pengeluaran harus
menandatangani voucher pembayaran.
Modul 3 “Menertibkan dokumen pendukung” menyajikan informasi tentang penggunaan voucher
pembayaran, termasuk sebuah contoh.
Voucher pembayaran dapat digunakan untuk lebih dari satu item pengeluaran. Voucher harus
memiliki nomor referensi berurutan (sebaiknya di cetak). Voucher juga harus dikodekan dengan cost
center dan kode rekening yang sesuai dengan judul item anggaran sehingga informasi dapat dicatat
dengan benar dalam sistem akuntansi atau administrasi.
Modul 4 “Akunting/akuntansi” menyajikan informasi tentang pembukuan voucher pembayaran.
10
MODUL 2: Manajemen Bank Dan Kas
Semua pengeluaran harus didukung oleh invoice/kwitansi. Jika ini tidak dikeluarkan oleh pemasok,
tanda terima dapat dibuat oleh organisasi dan ditandatangani oleh pemasok.
Tidak selalu memungkinkan untuk mendapatkan invoice dari pemasok. Khususnya ketika melakukan
pembayaran kecil (mis. taksi, restauran), mungkin sulit untuk mendapatkan invoice. Namun, pembayaran
harus tetap didukung dan diverifikasi oleh dokumen pendukung. Jadi bagaimana menangani situasi ini ini?
Anggota staf yang melakukan pembayara sering untuk rencana kerja harus membawa buku kwitansi.
Ketika mereka harus melakukan transaksi dengan pemasok yang tidak dapat memberikan invoice,
anggota staf tersebut dapat membuat sebuah tanda terima. Isinya adalah:
•
Kwitansi/tanda terima ini menjelaskan jumlah, tanggal dan jasa yang diberikan atau barang yang dibeli.
•
Kwitansi/tanda terima harus selalu ditandatangani oleh anggota staf dan penerima pembayaran.
•
Kwitansi/tanda terima diserahkan ke Departemen Keuangan. Dalam kebanyakan situasi ini yang
dilakukan jika anggota staf mengisi pernyataan untuk penggantian pengeluaran yang dibuat.
•
Departemen keuangan memberkas kwitansi/tanda terima dan catatan pembayaran di buku bank atau
buku kas kecil.
Modul 4 menyajikan penjelasan lebih lanjut tentang penggunaan buku bank dan buku kas.
2.5 CEK
FPMF menyajikan beberapa
prinsip untuk bekerja dengan
cek, ketika cek digunakan untuk
rekening bank. Prinsip ini untuk
melindungi dana dan dijelaskan
lebih lanjut di bawah.
Buku cek harus ditempatkan
di lokasi yang aman untuk
menghindari penyalahgunaan
dan kemungkinan
penyelewangan dana.
Tiap organisasi, khususnya mereka yang memiliki dana kas yang besar di tempat, harus memiliki kotak
aman (atau tempat yang aman) untuk menyimpan tunai, buku cek dan dokumen resmi.
Karena buku cek bisa mewakili nilai yang sangat besar, harus diperlakukan sebagai kas, dan harus dijaga
di tempat yang aman juga.
Hanya beberapa orang terbatas yang dapat memiliki akses ke kotak pengaman.
Disarankan untuk menyimpan kotak pengaman di tempat yang tersembunyi dan terpasang kuat pada
dinding bata.
11
MODUL 2: Manajemen Bank Dan Kas
Penandatangan cek tidak boleh memiliki akses ke buku cek.
Ini adalah aturan dasar dari pengendalian internal. Buat agar orang lain yang memiliki akses terhadap
cek (mis. akses ke kotak pengaman) dan bukan orang yang memiliki wewenang untuk menandatangani
cek, ini penting untuk menghindari penyalahgunaan cek.
Lebih spesifik lagi, organisasi harus memiliki prosedur jelas yang menjelaskan:
1. Pengelolaan cek secara keseluruhan seperti tanggung jawab, administrasi cek, penanganan cek,
pengendalian internal dan keamanan
2. Buat tugas dan tanggung jawab spesifik terkait cek:
- Siapa yang dapat mengeluarkan cek dan kapan?
- Siapa yang dapat menuliskan cek?
- Siapa yang boleh menandatangani cek dan sampai berapa jumlahnya?
Jangan minta penandatangan untuk menandatangani cek kosong hanya untuk kenyamanan karena ini
meningkatkan risiko penyalahgunaan.
Setiap cek harus difotokopi sebelum diberikan kepada penerima. Fotokopi cek harus melekat pada
faktur dan diberkas.
Karena cek merupakan bukti penting pembayaran, cek yang dikeluarkan harus selalu difotokopi. Ini
adalah bagian dari membangun jejak audit. Dengan melampirkan fotokopi cek ke faktur, auditor dapat
mengikuti pembayaran aktual faktur. Nomor cek harus disajikan pada laporan bank. Auditor dapat
menghubungkan nomor cek ini ke faktur tertentu dan dapat meyakinkan bahwa faktur benar telah
dibayar. Tentu saja ini tidak hanya penting bagi auditor, tetapi juga untuk tujuan pengendalian internal.
Cek yang dibatalkan harus disimpan.
Cek diberi nomor urut. Organisasi harus tahu cek pembayaran yang dikeluarkan. Untuk melacak semua
cek yang telah dikeluarkan, sebuah organisasi harus menyimpan cek batal juga. Dengan melakukan hal
tersebut, organisasi dapat mengetahui tinjauan lengkap terkait cek yang dikeluarkan.
Untuk pengendalian internal adalah penting untuk melacak setiap cek yang dikeluarkan, untuk
mencegah cek yang hilang dan kemungkinan disalahgunakan. Cek yang dibatalkan harus disimpan dalam
berkas yang benar.
12
MODUL 2: Manajemen Bank Dan Kas
2.6 KAS/TUNAI
Konfederasi dan federasi sering harus membayar dalam tunai, ini berarti bahwa setiap organisasi harus
menyimpan tunai. Tiap orgnisasi harus memiliki aturan tertentu untuk pengelolaan kas mereka demi
meminimalisir peluang kehilangan uang tunai.
Aturan Penanganan Kas:
1. Simpan uang tunai dalam tempat yang aman
Uang tunai harus disimpan dalam tempat yang aman, sebaiknya dalam kotak pengaman. Merupakan hal
yang penting bahwa hanya anggota staf yang perlu yang memiliki akses ke kotak pengaman tersebut.
Setiap kotak pengaman memiliki kode untuk bisa membukanya, kode ini harus dirubah secara periodik.
sebaiknya bendahara organisasi harus mengubah kode ini dengan kehadiran Kepala Keuangan atau
petugas pembukuan.
Jika organisasi tidak memiliki kotak pengaman, maka organisasi tersebut harus mendapatkannya. Jika
hal ini tidak memungkinkan, setidaknya ada kaleng kecil di mana uang tunai bisa disimpan.
Biasanya “kaleng” ini dapat dikunci dengan sebuah kunci. Hanya jumlah orang terbatas yang dapat
memiliki kuncinya. Sembunyikan kaleng ini dari orang lain, misalnya dalam sebuah meja yang terkunci.
13
MODUL 2: Manajemen Bank Dan Kas
2. Ketika menangani kas, jauhkan dari pandangan orang lain
Prosedur penanganan kas, (mis. menghitung kas, memasukan atau mengeluarkan uang tunai dari
kaleng) harus dijauhkan dari pandangan orang. Khususnya ketika organisasi tidak memiliki sebuah kotak
pengaman. “Uang tunai di tempat terbuka” dapat menarik mata orang lain dan membuat orang menjadi
resah. Orang lain seharusnya tidak tahu bahwa organisasi menyimpan uang tunai di kantor dan kedua,
mereka juga seharusnya tidak mengetahui di mana organisasi menyimpan uang tunai mereka.
3. Buat jumlah kas serendah mungkin
Aturan umumnya adalah, coba lakukan pembayaran sebisa mungkin melalui bank atau cek, karena
metode ini selalu lebih aman daripada pembayaran tunai.
Karena tunai bisa dicuri atau hilang, akan lebih baik menyimpan jumlah tunai sesedikit mungkin di dalam
kaleng atau kotak pengaman. Ketika pembayaran tunai besar harus dilakukan (mis. ketika tim proyek
akan melakukan sebuah perjalanan lapangan), ambil tunai dari bank pada hari yang sama dibayarkan ke
tim proyek. Sehingga tidak perlu menginapkan uang tunai dalam jumlah besar semalam di kantor.
Aturan sebaliknya juga berlaku. Ketika organisasi menerima sejumlah besar uang tunai, sangat
disarankan untuk tidak menyimpan uang tunai jumlah besar di kantor. Uang ini harus didepositkan dalam
rekening bank sesegera mungkin, sebaiknya pada hari yang sama.
4. Simpan buku kas
Tiap transaksi tunai (kas masuk, kas keluar) harus dicatat dalam sebuah buku kas. Penting untuk
memeriksa catatan dan lakukan penghitungan kas. Ini harus dilakukan setidaknya sekali sebulan.
Namun, jika organisasi melakukan pembayaran tunai lebih sering, pemeriksaan dan penghitungan harus
dilakukan lebih sering.
Modul 4 “Akuntansi” menyajikan lebih banyak informasi tentang pembukuan kas kecil dan juga
menyajikan contoh buku kas kecil juga.
5. Menyimpan tanda terima
Tiap transaksi tunai harus divalidasi dengan tanda terima. Ketika kas keluar, harus ada tanda terima
sebagai gantinya. Tanpa sebuah tanda terima berarti tidak ada bukti aktual bahwa pembayaran tersebut
sah. Kadang sulit untuk menerima faktur (mis. taksi, restoran). Namun, pembayaran harus didukung dan
diverifikasi dengan dokumen pendukung. Jadi bagaimana menangani situasi ini?
Ketika anggota staf melakukan sebuah transaksi dengan pemasok yang tidak dapat menyerahkan sebuah
faktur, anggota staf tersebut harus menuliskan tanda terima. Tanda terima ini menjelaskan jumlah,
tanggal dan jenis layanan atau barang yang dibeli dan harus ditandatangani oleh anggota staf dan yang
menerima pembayaran. Tanda terima ini diserahkan ke departemen keuangan. Dalam kebanyakan
situasi ini akan terjadi ketika anggota staf menyerahkan pernyataan untuk penggantian pengeluaran yang
dilakukan.
6. Berikan tanda terima untuk uang yang diterima
Ketika uang tunai diterima, harus ada tanda terimanya juga. Orang yang menangani transaksi tunai ini
harus menuliskan sebuah tanda terima dan menyatakan bahwa uang tunai telah diterima. Pada tanda
terima ini, tanggal, jumlah dan alasan penerimaan uang harus dituliskan dan ditandatangani oleh baik
penerima maupun pemberi. Keduanya menyimpan salinan tanda terima tersebut. Tanda terima harus
selalu disimpan rapi dengan buku kas.
14
MODUL 2: Manajemen Bank Dan Kas
7. Tunjuk anggota staf yang diberikan wewenang untuk prosedur kas/ uang tunai
Organisasi harus menunjuk anggota staf tertentu yang diberikan wewenang untuk melakukan prosedur
kas. Sebaiknya orang ini adalah orang yang menangani kas (ke bank untuk mengambil atau membayar
tunai, membayar tunai ke pemasok atau anggota staf) harus bukan orang yang sama dengan orang yang
mencatat buku kas. Anggota staf yang memeriksa buku kas juga harus orang yang berbeda.
8. Susun dan implementasikan prosedur kas
Penanganan kas adalah hal sensitif dan harus dilakukan dengan hati-hati. Oleh sebab itu memiliki
prosedur yang jelas sangat disarankan. Prosedur ini harus menerjemahkan aturan tersebut,
sebagaimana dijelaskan di atas, pada situasi yang spesifik dari tiap organisasi. Disamping itu, organisasi
dapat menambahkan aturan lainnya juga, jika situasi organisasi tersebut menghendaki hal ini.
Petugas keuangan organisasi yang paling tinggi jabatannya (mis. bendahara, kepala keuangan) harus
memeriksa kinerja dari prosedur ini setiap tahun dan memutakhirkannya, jika perlu.
15