TUGAS INDIVIDU Sistem Informasi Manajemen PERBANDINGAN

TUGAS INDIVIDU
Sistem Informasi Manajemen
PERBANDINGAN IMPLEMENTASI OUT SOURCING, INSOURCING DAN COSOURCING DAN DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Oleh :
Luckhy Natalia Anastasye Lotte
P.056091571.44
MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
BAB I
PENDAHULUAN
Saat ini persaingan dalam dunia bisnis membuat setiap perusahaan harus menuntut
melakukan effisiensi biaya produksi (cost of production) dan meningkatkan produktivitas
produk dan jasa memiliki kualitas yang memiliki daya saing di pasaran. Salah satu cara yang
dilakukan perusahaan dalam melakukan efisiensi biaya dengan mempekerjakan tenaga kerja
seminimal mungkin agar dapat memberikan hasil maksimal sesuai sasaran perusahaan dan
dengan mengembangkan sistem informasi (hardware, software, network, data, produk
informasi). Maka, fokus perusahaan dalam menangani pekerjaan menjadi bisnis inti (core
business).
Perusahaan dalam menghemat pengeluaran dan pembiayaan Sumber Daya Manusia
(SDM) dan dilihat dari keterbatasan perusahaan dalam bidang pengetahuan, keterbatasan
informasi, keterbatasan peralatan maka dipandang perlu untuk melakukan sistem
outsourcing. Dengan sistem outsourcing ini perusahaan diharapkan dapat menghemat
pengeluaran dalam membiayai sumber daya manusia (SDM) yang bekerja di perusahaan
yang bersangkutan. implementasi outsourcing dapat diterapkan mulai dari hal-hal yang
sederhana seperti pengelolaan cleaning service sampai dengan level yang rumit, yaitu
pengelola perusahaan. Outsourcing saat ini harus dilihat dan direncanakan sebagai jangka
panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management fee
pada perusahaan outsourcing tersebut, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan,
efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya.
Selain alternatif perusahaan yang meminimalkan sumber daya manusianya maka
dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi yang merupakan sekumpulan
sumberdaya yang berguna untuk menghasilkan informasi dan fungsi organisasinya, berupa
hardware, software, network, data, produk informasi adalah dengan melakukan outsourcing,
ada beberapa pengembangan sistem informasi lainya yaitu dengan insourcing, dan cosourcing.
Pengembangan Sistem Informasi akan selalu menghadapi permasalahan dan
tantangan yaitu siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Dalam
menghadapi permasalahan tersebut perusahaan memiliki beberapa pilihan yang dapat
digunakan, yaitu (O,brien, 2005) :
1. Insourcing, yaitu proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan
induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk.
2. Cosourcing, yaitu penempatan tenaga outsourcing di bawah pengawasan dan di dalam
lingkungan perusahaan klien yang menggunakan jasa outsourcing.
3. Outsourcing, yaitu perusahaan menggunakan pihak ketiga atau vendor untuk
membangun dan mengembangkan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Ketiga-tiganya merupakan pilihan yang dapat digunakan organisasi dalam mengembangkan
Sistem Informasinya.
Maka, pembahasan ini mencoba membahas tentang alasan-alasan mengapa
perusahaan melakukan outsourcing, bagaimana keuntungan dan kelemahan pengembangan
sistem informasi secara outsourcing dibandingkan insourcing dan co sourcing serta hal-hal
apa yang harus diperhatikan dalam penerapan outsourcing.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 OUTSOURCING
Outsourcing atau contracting out merupakan penyerahan sebagian pekerjaan kepada
pihak ketiga yang dianggap kompeten, tetapi masih dalam lingkup organisasi. Tujuannya,
agar organisasi dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan
mepertimbangkan aspek investasi, resiko, dan efesiensi. Hal ini dilakukan untuk memperkecil
biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain.
Manfaat dari melakukan outsourcing, adalah penghematan biaya (cost saving), dan
akses pemanfaatan pada sumber daya (resources) waktu dan infrastruktur mereka dengan
lebih baik yang tidak dimiliki oleh perusahaan, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan
mengurangi biaya secara signifikan.
Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi berupa sotfware
yang telah tersedia, yang telah dikembangkan oleh perusahaan outsourcing. Perusahaan juga
dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada sesuai
dengan kebutuhan, kondisi perusahaan, dan pengembangan sistem informasinya yang benarbenar baru atau pengembangan dari dasar.
2.1.1 KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN MELAKUKAN OUTSOURCING
Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk
memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi
Sumberdaya Informasi diantaranya:
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang
diinginkan.
4. Faktor waktu/kecepatan.
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang
cukup lama.
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil
Atas pertimbangan itu, maka banyak perusahaan yang melakukan outsourcing yang
memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan yaitu :
1. Outsourcing pada bagian operasional atau bagian-bagian apapun yang dapat menghemat
biaya, dengan implementasi operasional yang baik karena dilakukan oleh pihak ketiga yang
bisnisnya terfokus pada sistem informasi.
2. Mengguna outsourcing dikarenakan meningkatnya persaingan bisnis, yang juga
meningkatnya kebutuhan teknologi informasi.
3. Dapat mempercepat keuntungan yang diperoleh dari proses re-engineering, sumber daya
pada perusahaan dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain.
4. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri
secara internal, outsourcer memang dispesialisasi dan ahli di bidang tersebut.
5. Memungkinkan tersedianya dana kapital dan dapat menciptakan dana segar.
6. Meningkatkan flexibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan sebuah investasi.
7. Mengurangi resiko kegagalan dalam investasi.
8. Teknologi yang maju, IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada perusahaan
klien dan pengalaman personil dan teknologi tersebut sangat tergantung kepada vendor
sebagai penyedia IT outsourcing.
9. Fleksibilitas dalam penggunaan Teknologi. Outsourcing dipertimbangkan sebagai langkah
manajemen resiko yang lebih baik dengan begitu segala resiko yang dihadapi dilimpahkan
kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi.
10. Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT
dalam satu perusahaan tersebut, vendor memiliki resources yang lebih besar maka
perusahaan yang menggunakan IT outsourcing staff berasal dari vendor.
Selain memberikan keuntungan, sistem outsourcing juga memberikan resiko terhadap
perusahaan, yaitu :
1. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu pada perusahaan pengembang sistem
informasi akan terbentuk.
2. Menyebabkan kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi untuk bisa
dikembangkan atau diinovasikan pada masa mendatang, karena yang mengembangkan
tekniknya adalah perusahaan outsource.
3. Terjadinya perubahan dalam gaya manajemen.
4. Proses seleksi kerja yang berbeda
5. Jika aplikasi yang dioutsorce adalah aplikasi staregik, maka dapat ditiru oleh pesaingnya
yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.
6. Jika pada tawar menawar kekuatan ada di outsourcer maka, perusahaan akan kehilangan
banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik.
7. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan
aplikasi yang disediakan outsource.
8. Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa mengakitkan beralihnya status
hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja
9. Dapat menyebabkan menurunnya produktivitas jika perusahaan outsourcing yang dipilih
tidak kompeten.
10. Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan noncore menjadi
belum jelas.
11. Biasanya karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan vendor akan mengalami
persoalan dalam penangannya lebih sulit dibandingkan dengan karyawan tetap, sehingga
terjadinya jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
12. Pada proses seleksi jika terjadi Wrong man on the wrong place dalam training dan
penempatan tidak dilakukan secara cermat oleh perusahaan outsourcing akan membuat
masalah bagi perusahaan vendor.
2.2 INSOURCING
Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan dalam pengembangan sistem informasi
yaitu pendekatan insourcing. Jika outsourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak
ketiga, insourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam
perusahaan tersebut. Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya
melibatkan sumber daya di dalam suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi
sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam
hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.
2.2.1 KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN MELAKUKAN INSOURCING
Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena
karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2. High Degree Of Control.
3. Memiliki kemampuan untuk melihat secara keseluruhan dari proses.
4. Lebih ekonomis dalam hal ruang lingkup dan ukuran, karena biaya pengembangannya
relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
5. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan
dokumentasi yang disertakan lebih lengkap, karena dibangun internal.
6. Mudah dalam melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem
informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
7. Mudah dalam melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin
tanpa adanya ikatan kontrak, karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya
intervensi dari pihak luar.
Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing adalah:
1. Membutuhkan investasi yang tinggi.
2. Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.
3. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi
karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi
kurang efektif dan efisien. Sehingga mengurangi fleksibilitas strategi.
4. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan
mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan
kurang canggih (tidak up to date).
5. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada
konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
6. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi
karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
7. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan
persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung
jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
8. Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri.
2.3 CO SOURCING
Metode baru outsourcing saat ini mendefinisikan ulang cara kerja. Salah satu cara
tersebut adalah co-sourcing yang merupakan hubungan investasi yang ditandai dengan tujuan
bersama, berbagi resiko dan manfaat bersama antara dua perusahaan, salah satunya adalah
penyedia layanan. Secara khusus, operator selular harus membantu restrukturisasi perusahaan
dan bersedia untuk melakukan investasi baru, saat mengemudi keluar biaya dari cara-cara
yang ada perusahaan co-sourcing kerja.
Aplikasi Co-Sourcing disampaikan melalui proses bisnis aligned komunitas virtual.
Dibangun di atas dasar pengembangan open source dan kolaborasi, komunitas-komunitas
virtual meningkatkan kolaborasi lintas-fungsional dan menumbuhkan "self-help" mentalitas
yang dapat membantu mengurangi waktu yang terbuang dan memungkinkan anggota tim
untuk mencapai hasil lebih cepat. Perusahaan memiliki akses ke dashboard manajemen realtime dan alat-alat yang memberikan keputusan secara cepat dan identifikasi cepat inovatif
strategi peningkatan kualitas.
2.3.1 KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN MELAKUKAN CO SOURCING
Keuntungan dalam menggunakan aplikasi co sourcing adalah
1. Co sourcing merupakan model sistem informasi yang fleksibel untuk pengembangan
aplikasi terdistribusi secara global dan pemeliharaan yang memungkinkan perusahaan untuk
bekerja sama dengan perusahaan lain dalam memberikan manfaat:

Mengurangi waktu dalam mencapai tujuan perusahaan

Mengurangi biaya pengembangan dan kegagalan sistem informasi

Peningkatan kualitas solusi bisnis

Meningkatkan produktivitas perusahaan

Menurunkan pengurangan staff
2. Perusahaan dapat melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan dari vendor ke
dalam perusahaan.
3. Sistem yang dibangun relatif sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena perencanaan
pengembangan yang lebih kompetitif.
4. Kegagalan yang timbul dalam pengembangan sistem informasi menjadi tanggug jawab
kedua belah pihak (risk sharing) dan penyelesaiannya dapat didiskusikan bersama.
5. Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat sharing cost yang
ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor.
6. Teknologi yang akan dikembangkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan
sumberdaya perusahaan.
Kelemahan dalam menerapkan sistem co sourcing adalah:
1. Relatif sulit dalam melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena
pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan hanya terlibat
sampai rancangan kebutuhan sistem.
2. Perlunya penyesuaian dari sisi budaya kerja perusahaan dalam pengembangan sistem
infomasi perusahaan.
3. Membutuhkan biaya yang relatif besar karena melibatkan banyak pihak dalam
pelaksanaanya.
4. Keuntungan perusahaan dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan tidak dapat
dirasakan langsung dalam waktu dekat.
BAB III
KESIMPULAN
Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga
metode yaitu out-sourcing, in-sourcing, dan co-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati
dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di
dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu
yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan
disadvantage dari ketiga alternatif tersebut.
Dalam membuat keputusan apakah perusahaan akan menggunakan outsourcing,
insourcing dan co aourcing tentunya tergantung dari kondisi perusahaan dilihat dari
keuntungan dan kerugian yang diterima bila perusahaan memilih salah satu dari tiga aplikasi
tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan
terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak
faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja
Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tetapi
pada perusahaan dalam memilih kebijakan tersebut tergantung pada situasi perusahaan. Ada
pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu sistem, namun dua sistem sekaligus
digunakan.
Namuan demikian, Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering
digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena
dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Penggunaan
outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi sistem informasi pada perusahaan
tersebut.
Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat
(choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga
penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari
pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial.
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12.
Salemba Empat. Jakarta.
O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed.,
McGraw-Hill/Irwin. New York.
Raharjo. B. 2002. Memahami Teknologi Informasi. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta.
http://arwankhoiruddin.blogspot.com/2007/10/melihat-kelebihan-dan-kekurangan-iklim.htm
www.malangnet.wordpress.com “Seputar Tentang Tenaga Outsourcing”
www.yuvenalia.blog.binusian.org/2009/11/27/outsourcing-an-overview/
http://en.wikipedia.org/wiki/Insourcing
http://www-935.ibm.com/services/us/gbs/applicationmanagement/applicationcosourcing.html
LAMPIRAN