Perencanaan

Tahap Proses PSSI
Komponen-Komponen Model
Perencanaan Strategis SI/TI
Masukan
– Lingkungan bisnis internal
• Strategi bisnis saat ini, tujuan bisnis, sumberdaya, proses
bisnis, budaya, serta nilai bisnis
– Lingkungan bisnis eksternal
• Iklim persaingan, industri, dan ekonomi
– Lingkungan SI/TI internal
• Kondisi SI/TI saat ini, kematangan, kontribusi dan cakupan
bisnis, ketrampilan, sumberdaya, infrastruktur teknologi.
– Lingkungan SI/TI eksternal
• Tren teknologi, dan peluang, serta pemanfaatan SI/TI oleh
organisasi lainnya.
Output (1)
– Strategi bisnis SI/TI
• Bagaimana setiap unit atau fungsi memanfaatkan SI/TI dalam
pencapaian tujuan bisnis
• Portofolio aplikasi yang dikembangkan untuk unit bisnis atau
model bisnis, termasuk di dalamnya arsitektur informasi untuk
setiap unit.
• Portofolio mungkin mencakup bagaimana SI/TI akan digunakan
pada waktu mendatang untuk membantu unit dalam mencapai
tujuannya.
– IT strategy
• Kebijakan dan strategi untuk manajemen sumberdaya teknologi
dan specialist.
Output (2)
– Strategi manajemen SI/TI
• Elemen-elemen umum dari strategi yang
diterapkan dalam organisasi, untuk
menyakinkan kebijakan yang konsisten
1. Tahap Awal Proses Perencanaan
• Maksud, tujuan, ruang lingkup, dan hasil dikonfirmasikan.
– Pendekatan ditentukan dan sumber daya diperoleh, seperti
alat bantu otomatis
• Partisipan dari bisnis diidentifikasi dan tim dibentuk dan dilatih
– Harapan, isu-isu dan masalah-masalah ditangani, dan usulan
manajemen risiko proposal diajuhkan
• Pengarah proses dan mekanisme manajemen dibentuk
– Bagaimana pekerjaan akan berhubungan dan disisipkan
kedalam perencanaan bisnis
• Orang-orang yang diinterview atau yang dibutuhkan untuk
berpartisipasi diidentifikasi
– Rencana untuk pekerjaan, tugas, waktu, peran dan tanggung
jawab, dan checkpoints ditetapkan.
2. Mengerti Situasi Saat ini dan
Kebutuhan Bisnis (1)
Analisis strategi bisnis, tujuan, faktor sukses
kritikal (CSF), permasalahan-permasalahan, dan
proses-proses untuk menentukan situasi saat
ini, kekuatan dan kelemahan, dan kebutuhan
informasi, serta investasi dalam sistem
informasi
2. Mengerti Situasi Saat ini dan
Kebutuhan Bisnis (2)
• Evaluasi dari operasi SI/TI saat ini –
sistem-sistem, informasi, sumberdaya,organisasi,
keahlihan dan layanan, untuk menentukan cakupan dan
konstribusi, dan perbaikan-perbaikan mana yang
bermanfaat.
• Analisis dari lingkungan bisnis eksternal dan internal
untuk mengidentifikasi aplikasi SI/TI yang potensial
3. Menentukan Strategi SI Bisnis
• Permintaan-permintaan SI bisnis diterjemah kan ke dalam
rekomendasi untuk penggunaan SI/TI seluruh organisasi dan
tingkat SBU
4. Menentukan Arsitektur
Informasi dan Sistem (1)
• Tahapan ini memerlukan hasil dari kebutuhan prosedur dan
informasi untuk membangun model bisnis yang diusulkan
untuk bisnis.
• Model bisnis ini mewakili bentuk ideal masa depan untuk
proses bisnis, informasi dan sistem, dan ini dibutuhkan untuk
menentukan arah jika rencana migrasi dikembangkan.
5. Memformulasikan Proposal
Penyediaan TI
• Strategi SI/TI dan proposal penyediaan TI dapat diberikan
kembali ke strategi bisnis, untuk pertimbangan dan
konsolidasi yang terjadi, dan manajemen bisnis senior
untuk menentukan calon yang mungkin untuk program
investasi bisnis.
• Untuk manajemen SI/TI, strategi dapat secara jelas
memberi kan petunjuk tujuan SI.
• Rencana garis besar yang bisa dibangun digunakan untuk
memberikan peta rute, dan tonggak (milestones) untuk
inisiatif utama.
Output: Strategi SI Bisnis
• Strategi ini menentukan bagaimana bisnis
memanfaatkan SI/TI untuk mencapai
tujuannya
• Menghubungkan SI/TI dengan strategi bisnis
• Menentukan kebutuhan aplikasi-aplikasi dan
layanan-layanan untuk SBU
Output: Strategi TI
• Untuk menentukan bagaimana sumberdaya dan teknologi
akan dikelola dan dikembangkan untuk memenuhi strategi
SI bisnis
• Strategi terdiri atas:
– Manajemen portofolio aplikasi
– Organisasi SI/TI
– Mengelola sumberdaya dan penyediaan layanan informasi
– Mengelola investasi, prioritas, dan keuntungan
– Mengelola pengembangan aplikasi
– Mengelola teknologi
Output: Strategi Manajemen SI/TI
• Berlaku menyeluruh di organisasi untuk memasti
kan kebijakan yang konsisten jika diperlukan Terdiri
atas:
– Ruang lingkup dan dasar
– Organisasi SI/TI
– Investasi dan kebijakan prioritas
– Kebijakan vendor
– Kebijakan dampak SDM
– Kebijakan akuntansi SI
Tahapan Proses Perencanaan Sistem
14
Tahap Pertama ( 7 tahap)
Menetapkan :
1. Tujuan, strategi, taktik perusahaan
Organisasi bisnis bertujuan mendapatkan laba,
maka perencanaan sistem harus mendukung untuk
meningkatkan laba, berbeda dengan organisasi
sosial
untuk mencapai tujuan,
perusahaan merencanakan strategi dan taktik
2. Identifikasi proyek
ex:
- SI pengendalian dan pemasaran
- SI distribusi
- SI produksi
Lanj..
3. Sasaran
 apa yang ingin dicapai oleh masing proyek sistem
ex:
- SI pengendalian dan pemasaran, sasarannya:
- Memberi pelayanan order kepada pelanggan lebih
baik
- Meningkatkan pangsa pasar
- SI pengendalian distribusi, sasarannya:
mengoptimalkan jalur distribusi sehingga dapat
mengurangi biaya distribusi
4. Kendala
- batasan dana
- batasan waktu
- batasan struktur organisasi
Lanj..
5. Menentukan prioritas proyek sistem
Ex:
alasan menentukan prioritas:
-kebutuhan mendesak
-penghematan biaya
6. Membuat laporan perencanaan sistem
7. Meminta persetujuan managemen
Tahap Kedua
• Menentukan proyek-proyek sistem yang akan
dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah
1. Menunjuk team analis
2. Mengumumkan proyek pengembangan sistem
Tahap Ketiga : Studi Kelayakan
•Melakukan studi kelayakan
untuk menentukan kemungkinan apakah
pengembangan siap dilaksanakan atau
dihentikan
langkahnya : mencari fakta dari sistem yang
sudah ada
•Teknik pengumpulan data:
• Wawancara
• Observasi
• Questioner
• Sampling  melihat sebagian dari seluruh sistem
Data yang dikumpulkan:
 Organisasi
 Personil
 Prosedur kerja
 Lingkungan kerja
Analisis Kelayakan Sistem
1. Nilai Sistem dapat diukur dengan :
• TELOS
: feasibility factors
• PDM : strategic factors
2. Analisis biaya
7/22/2017
FAKTOR KELAYAKAN TELOS
“Semakin tinggi nilai faktor kelayakan TELOS, semakin besar
pula peluang untuk suatu sistem dapat mencapai kesuksesan.”
7/22/2017
Faktor Strategi PDM
7/22/2017
Membuat usulan/proposal proyek sistem
• Dibuatnya proposal ini adalah untuk perencanaan
bisnis. User bekerja sama dengan tim perencanaan
membuat proposal proyek sistem.
• Selain itu juga untuk mengubah masalah menjadi
sebuah kesempatan dan mencari cara untuk
memanfaatkan teknologi informasi yang baru
22 Juli 2017
Sample footer
24
Beberapa Metode dalam Analisis Perencanaan
Strategis
• PEST
Berdasarkan Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi Umum.
• PLC (Product Life Cycle)
Analisis PLC ada beberapa tahapan seperti, tahap perkenalan
(Introduction), tahap pertumbuhan ( Growth),
tahap kedeasaan (Maturity), dan penurunan (Decline).
• Analisis SWOT
Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats,
22 Juli 2017
Sample footer
25
Contoh Paper
• Analisis Perencanaan Strategis Perusahaan Cargo
• Model Perencanaan Strategis Perusahaan Penyiaran
• Perencanaan Strategis PT xyz
• Abstraksi Studi kelayakan SI pad Pt jatis
• Kelayakan dgn ekonomi informasi
• Kelayakan dgn aspek manajeman
• Kelayakan TELOS Pada Penggajian
• Kelyakan telos
22 Juli 2017
26
Planning (Perencanaan)
1. Dalam proses perencanaan ini dijelaskan
mengenai keadaan atau situasi bisnis
yang ada saat ini.
2. Setelah didapatkan situasi dan tujuan
bisnis yang, maka selanjutnya
diperlukan empat tahap dalam
pembuatan perencanaan strategis ini.
4 Fase Proses PSSI
1.
Visioning/ Visi
Tahap pertama yang dilakukan yaitu proses analisis visi, misi,
tujuan dan juga sasaran pada objek. Input yang digunakan pada
fase-fase ini yaitu dokumen-dokumen perusahaan yang
berkaitan tentang proses bisnis, sedangkan tools yang digunakan
yaitu SWOT, proses ini mengidentifikasi faktor internal dan juga
eksternal yang terdapat pada objek.
Pada tahap ini, akan dibangun sebuah perencanaan proyek dan
prosesnya. Tahap ini juga mengidentifikasikan setiap individu
yang terlibat dalam proses perencanaan serta menentukan
peran dan tanggung jawab mereka. Yang terpenting pada tahap
ini yaitu memahami, menjelaskan mendokumentasikan arah
bisnis termasuk mendokumentasikan visi, misi, tujuan, sasaran,
dan prioritas bisnis.
1.
Visioning/ Visi( Lanjutan.....)
Dan untuk menganalisis kebutuhan proses bisnis tools yang digunakan
yaitu balanced scoreboard. Untuk mendapatkan data-data seperti ini
dapat dilakukan melalui wawancara dengan beberapa pegawai,
observasi langsung ke lapangan, atau bisa juga melalui survey. Kunci
dari tahap ini yaitu menginisiasi kegiatan, memahami kondisi bisnis
saat ini, dan melakukan konfirmasi atas hasil analisis kondisi bisnis
kepada pihak manajerial.
Rincian Fase Visioning
Review Proyek
Inisiasi dan Pengelolaan proyek
1. Menentukan tujuan dan ruang lingkup
2. Identifikasi sumber daya, aturan dan tanggung jawab,
melalui tahapan interview
Review Bisnis
Memahami Situasi dan Visi Bisnis
1. Review dokumentasi bisnis
2. Mengembangkan pertanyaan terkait bisnis
3. Menjadwalkan pertanyaan u/ interview
4. Mendokumentasikan dokumen hasil interview
Rincian Fase Visioning
Review Analisa
Dokumentasi dan konfirmasi Analisa Bisnis
1. Mendokumentasikan deskripsi bisnis saat ini, visi dan
tujuan
2. Mendokumentasikan kekuatan, kelemahan, peluang, dan
ancaman
3. Review dan mengkonfirmasi Pemahaman situasi Bisnis
2.
Analysis
Pada fase ini dijelaskan mengenai memahami
situasi teknologi informasi saat ini, analisa
situasi teknologi informasi dengan detail
review proses bisnis yang mencakup review
proses bisnis aplikasi dan infrastruktur
jaringan.
Pada review proses bisnis aplikasi dijelaskan
mengenai kondisi aplikasi yang ada saat ini.
2.
Analysis(Lanjutan....)
Sedangkan pada review infrastruktur jaringan dijelaskan mengenai kondisi
komputer, server, perangkat jaringan, koneksi internet dan teknologi
komunikasi yang ada saat ini.
Dalam fase ini juga diberikan analisa SWOT IT dan pengembangan
rekomendasi dan alternatif solusi.
3.
Direction/ arah
Selanjutnya pada fase ini akan dibangun sebuah pernyataan
tentang visi dan misi SI berdasarkan kondisi yang telah
dipahami pada dua fase sebelumnya. Setelah melewati 2
fase, baru dapat menentukan arahan sistem informasi
kedepannya. Pada saat merancang visi dan arahan dari
sistem informasi baru, seluruh pihak yang terlibat yang
terlibat harus dikomunikasikan agar seluruh pihak
mempunyai visi dan arahan yang sama dalam membangun
sistem informasi yang telah dikembangkan sehingga pada
akhirnya tujuan bisnis dan tujuan SI dapat diseleraskan.
Pada fase ini juga akan disusun rencana pengembangan SI
serta meng-identifikasi berbagai proyek potensial.
4.
Recommendation
Dalam fase rekomendasi ini akan dibuat sebuah dokumen detail dari roadmap,
dan pengembangan business case serta identifikasi resiko terhadap tempat yang
ada.(Fase ini akan dihasilkan sebuah roadmap secara detail tentang pelaksanaan
pengembangan SI beberapa tahun ke depan yang mencakup ringkasan biaya,
waktu pelaksanaan serta sumber daya yang dibutuhkan.)
Dalam tahap inilah dokumen final dari rencana strategis Objek akan didapat, yang
akan
dipresentasikan kepada steering committee(Panitia acara).