Tools Untuk Analisa Strategis Informasi

Era globalisasi ekonomi di abad ke 21 ditandai dengan
adanya proses kegiatan ekonomi dan perdagangan
dimana negara-negara di seluruh dunia bekerja dalam
satu sistem pasar yang semakin terintegrasi.
Hal ini turut memberikan pengaruh bagi Bangsa dan
masyarakat Indonesia
Untuk itu, organisasi bisnis baik bisnis korporasi
maupun sektor publik perlu meninjau ulang struktur
sistem dan strateginya untuk meningkatkan daya
saing.
Upaya peningkatan daya saing ini harus diperhatikan
oleh kalangan pelaku bisnis maupun aparat birokrasi.
Para pelaku bisnis harus mampu menciptakan inovasi
secara berkelanjutan agar mampu bersaing dan
mencapai tujuan bisnisnya.
Disisi lain, pada sistem birokrasi, dengan adanya
perbaikan dalam sistem manajemen, aparatur yang
profesional dan penggunaan teknologi secara umum
mampu meningkatkan daya saing.
Sumber Daya Yang Kompetitif
Untuk menjawab tuntutan bisnis yang modern dan
sangat dinamis, maka harus didukung oleh Sumber
Daya Manusia, Teknologi dan Finansial yang cukup
sehingga dapat dihasilkan jasa yg berkualitas dan
sesuai.
Selain sumber daya, penerapan Teknologi Informasi
yang tepat dan direncanakan dengan baik akan sangat
berguna bagi suatu organisasi.
Dalam suatu organisasi, perubahan secara komprehensif
dalam berbagai sistem manajemen perusahaan perlu
dilakukan dalam tahapan-tahapan yang meliputi :
 Proses perencanaan.
 Analisis internal dan eksternal.
 Menganalisis kebutuhan bisnis dan;
 Menentukan strategi bisnis Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi.
Melalui beberapa tahapan ini, akan dihasilkan suatu
Rencana Strategis Sistem Informasi yang berguna untuk
mendukung proses bisnis, mengatasi kendala yang ada,
memanfaatkan peluang dan menghadapi pendatang
baru dalam bisnis suatu organisasi perusahaan.
Dewasa ini Sistem Informasi di Indonesia tengah
berkembang pesat, hal ini dibuktikan dengan semakin
banyaknya
peran
Teknologi
Informasi
dalam
mendukung kegiatan-kegiatan baik perekonomian
maupun
strategi
dalam
penyelenggaraan
pembangunan yang lainnya.
Dengan Sistem Informasi maka kinerja akan meningkat
baik kualitas dan kuantitas sekaligus meningkatkan
efisiensi, efektivitas dan produktivitas bagi suatu
organisasi perusahaan.
Sistem Informasi digunakan untuk menunjang
perencanaan pembangunan daerah mengingat adanya
perubahan paradigma menuju desentralisasi (otonomi)
di berbagai aspek pembangunan.
Bahkan sekarang muncul istilah e-Government yang
merupakan bentuk pemanfaatan teknologi Informasi
yang dapat meningkatkan hubungan antara Pemerintah
dan pihak-pihak lain, baik masyarakat, kalangan bisnis
maupun sesama pemerintah.
Mengubah sistem kerja internal institusi
Mengubah sistem kerja internal institusi pemerintah
tidak semudah swasta yang lebih luwes dalam
mengadopsi teknologi dan melakukan penyesuaian.
Banyak
kendala
yang
dihadapi
khususnya
ketersediaan sumber daya manusia yang menguasai
teknologi informasi. Saat ini yang paling populer telah
diterapkan dalam impelementasi e-government yaitu
layanan website atau situs internet yang dikelola
secara sektoral oleh dinas-dinas tertentu.
Agar penerapan PSSI di Indonesia ini dapat dinilai layak
untuk diterapkan, maka kunci suksesnya tergantung atas
kepemimpinan atau e-leadership, kesiapan infrastruktur,
kesinambungan informasi, kualitas sumber daya manusia
serta dukungan dari masyarakat.
Pada kenyataannya, berbagai hal yang menjadi
prasyarat penerapan PSSI di dalam suatu organisasi
masih dinilai belum cukup, untuk itu diperlukan
beberapa alternatif solusi yang dapat dikembangkan
diantaranya :
Keinginan yang kuat dan benar-benar untuk
menerapkan PSSI, dalam arti PSSI digunakan bukan
sekadar mengikuti trend melainkan memang
dibutuhkan sebagai penunjang proses bisnis suatu
perusahaan.
Menyiapkan kemampuan dan kebutuhan yang terkait
dengan pengimplementasian PSSI yang meliputi
sumber daya finansial yang cukup.
1. Tersedianya infrastuktur yang memadai
2. Serta tersedianya SDM yang kompeten.
3. Komitmen untuk menjalankan proses bisnis yang
transparan dan jujur serta bertujuan untuk
meningkatkan pelayanan.
Tools Untuk Analisa Strategis Informasi
Analisis strategis menggunakan :
1. Metode analisis PEST (apakah memiliki pengaruh
signifikan trhadap produk, jasa, pasar dan
organisasi)
2. Lima Daya Porter (apakah menentukan intensitas
pesaingan dalam suatu industri yaitu; ancaman
produk pengganti, ancaman pesaing, ancaman
pendatang baru, daya tawar pemasok, daya tawar
konsumen).
3. SWOT (mengevaluasi
kekuatan
(strengths),
kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu
proyek atau suatu spekulasi bisnis).
3. Value Chain (rangkaian kegiatan yang dilakukan
suatu perusahan untuk menghasilkan produk atau
jasa).
4. CSF (Faktor sukses kritis).
5. KPI (Indikaor Kerja Utama)
6. Audit Gris (Evaluasi dengan pengamatan)
Adapun perencanaan strategis menggunakan Tahapan
Kerangka Kerja PSI versi John Ward.
Hasil yang dicapai dari penelitian adalah kerangka
perencanaan strategi yang terintegrasi sehingga
memudahkan manajemen mengelola sumberdaya untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan, akurat, dapat
digunakan secara bersama oleh semua pihak
Peranan Perancangan Strategis Sistem Informasi dapat
ditingkatkan dengan cara memberikan kesadaran
kepada perusahaan/organisasi akan pentingnya sebuah
Master Plan SI sebelum melakukan pengembangan
sistem informasi
Master Plan SI diperlukan untuk perencanaan jangka
panjang SI, berisi keinginan dari manajemen, ttg SI
organisasinya
Keterbatasan Pengetahuan Pihak Manajemen
Salah satu factor sebuah perusahaan tidak melakukan
pengembangan SI tanpa membuat Master Plan SI adalah
keterbatasan pengetahuan manajemen, untuk itu,
peningkatan dan pembekalan terhadap pihak manajemen
tentang SI sangat diperlukan sebelum melakukan
pengembangan SI.
Selain itu perlu dilakukan pendekatan bottom-up dan topdown. Dengan penggunaan pendekatan top-down, setiap
pemimpin mempunyai tanggung jawab terhadap strategi
yang akan dilaksanakan.
Hal lain yang perlu mendapat perhatian
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
pada
1. Mawas diri terhadap new enterprise risk structure,
termasuk regulasi baru
2. Pngembangan strategi dengan fokus berkelanjutan
terhadap penciptaan nilai dari suatu inovasi (value
innovation)
3. Transformasi tata laksana internal dicocokkan dengan
kebutuhan perubahan dari lingkungan eksternal dan
internal
4. Buat strategi melalui proses yang berkelanjutan.
Faktor Yang Dianalisis
Analisis kondisi lingkungan (eksternal dan internal)
yang mempengaruhi perusahaan. Lingkungan eksternal
akan dianalisa dengan menggunakan tools tertentu
misalnya analisa Lima Kekuatan Persaingan (Five
Forces Model) oleh Michael E.Porter. Lingkungan
internal akan dianalisa dengan melakukan SWOT,
analisa modal keuangan (financial capital) dan modal
intelektual (intelectual capital) yang dimiliki oleh
perusahaan.
Analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities,
Threats) akan digunakan untuk mengetahui strategi
bisnis perusahaan berdasarkan kekuatan dan
kelemahan internal organisasi serta ancaman dan
peluang ekstemal.
CSF (Critical Success Factor) dan Porto Folio Model
Mcfarlan akan digunakan untuk mengetahui
kontribusi serta kebutuhan IS/IT terhadap bisnis pada
saat mi dan kedepan berdasarkan dampak
industrinya (John Ward & Pat Griffiths et al, 1999).
Dalam melakukan proses perencanaan sistem
informasi, diperlukan kerangka kerja yang terdiri dari
1. Konfirmasi tujuan, objectives, critical success factors,
permasalahan, ruang lingkup, sumberdaya, dan
deliverables.
2. Mengetahui kondisi (pemetaan posisi) saat ini dan
menginterpretasikan kebutuhan bisnis saat ini yg
dipetakan ke dalam aplikasi portofolio serta
memprediksi kebutuhan potensial yang akan datang.
Lanjutan..
3. Mendefinisikan informasi dan sistem arsitektur yang
diperlukan untuk membuat usulan model bisnis
4. Memformulasikan usulan TI.
5. Menyiapkan outline rencana migrasi dan kasus bisnis
serta mendapatkan approval
ENTITAS
Pada E-R diagram (diagram hubungan entitas), entitas
digambarkan sebagai simbol berbentuk empat persegi
panjang.
Entitas adalah sesuatu, bisa apa saja, ada di dalam
sistem (nyata maupun abstrak), entitas menyimpan data.
Penamaan entitas dapat menggunakan kata benda dan
dikelompokkan dalam empat jenis : orang, benda, lokasi
dan kejadian (ada unsur waktu di dalamnya).
JENIS-JENIS ENTITAS
1. Didalam organisasi ada banyak entitas, setiap entitas
memiliki fungsi masing-masing.
2. Entitas yang berhubungan dengan perusahaan :
Unit organisasi, eksekutif, lokasi, goal, FSK, peluang,
problem
3. Entitas yang berhubungan dengan aktivitas atau aplikasi
Fungsi, proses, prosedur, program, mekanisme
4. Entitas yang berhubungan dengan arsitektur data :
Bidang tertentu, tipe entitas, relasi, atribut, simpanan
data
Matrik
Digunakan untuk mendapatkan hubungan antara masingmasing entitas pada perusahaan. Matrik memudahkan
pembacaan hubungan tersebut.
Diagram Hubungan Entitas
Diagram hubungan entitas digunakan untuk melihat
hubungan antara entitas yang dianalisa. Setiap proses
pada satu entitas akan memerlukan data, untuk itu
entitas memerlukan simpanan data.
Dalam teori basis data, simpanan data pada setiap
entitas atau setiap objek pada organisasi seharusnya
di-sharing, juga diperlukan pada simpanan data.
ELEMEN-ELEMEN DIAGRAM HUBUNGAN ENTITAS
RELATIONSHIP (E-R DIAGRAM)
Pada E-R diagram, hubungan entitas dapat digambarkan
dengan bentuk belah ketupat. Relationship adalah
hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada
umumnya penghubung (relationship) diberi nama
dengan kata kerja dasar sehingga memudahkan untuk
melakukan pembacaan relasinya (bisa dengan kalimat
aktif atau kalimat pasif). Penggambaran hubungan yang
terjadi adalah sebuah bentuk belah ketupat dihubungkan
dengan dua bentuk empat persegi panjang.
ENTITAS
MAHASISWA
ER
PINJAM
ENTITAS
BUKU
Contohnya, Entitas Mahasiswa dengan NPM =
“2011.21.534” dan Nama_Mhs = “udin” yang mempunyai
relasi dengan Entitas Buku dengan Kode_Buku = “BU140” dan Nama_Buku = “Basis Data”, sehingga struktur
data dari Relasi ini bahwa mahasiswa tersebut meminjam
buku kuliah pada satu perpustakaan perguruan tinggi.
Himpunan Relasi, yaitu kumpulan semua relasi di-antara
entitas-entitas yang terdapat dalam himpunan entitas,
pada umumnya himpunan relasi sering disebut dengan
Relasi saja.