MONITORING DAN EVALUASI PARTISIPATIF Oleh: Dr. H. A. Halim, M.Ag. Doktor Sosiologi Politik Program Studi Ilmu-ilmu Sosial Universitas Airlangga (UNAIR) Surabaya Direktur INDeS (Institute for Nation Development Studies) Yogyakarta Direktur INNUS (Institut for Nusantara Studies) Surabaya DosenTetap Fakultas Dakwah & Komunikasi, dan Pasca Sarjana UIN Sunan Ampel Surabaya Terminologi Umum (1) Monitoring & Evaluasi Monitoring ; merupakan fungsi berkelanjutan suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara pengumpulan data secara sistematis berdasarkan indikator (ukuran) yang telah ditetapkan untuk memberikan informasi pada manajemen dan stakeholder yang berhubungan dengan proses, progres atau hasil yang diraih dalam kurun waktu dan anggaran tertentu. Tujuan pokok monitoring adalah untuk memastikan suatu kegiatan berjalan sesuai dengan tahapan, perencanaan dan tujuan. Evaluasi ; merupakan penilaian secara sistematis dan obyektif yang berkaitan dengan pelaksanaan hasil kegiatan, porgam, proyek atau kebijakan berdasarkan perencanaan yang diimplementasikan dan hasil yang dicapai. Tujuan utama evaluasi adalah untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi hasil, dampak maupun keberlanjutannya. Terminologi (2) ; Pengendalian, Pemantauan & Evaluasi Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) RI Nomor 39 Tahun 2006 Berdasarkan Peraturan tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pemerintah Pelaksanaan Rencana Pembangunan ; RI Nomor 39 Tahun 2006, tentang 1. Pengendalian, adalah serangkaian kegiatan manajemen yang Tatauntuk Cara Pengendalian danyang dimaksudkan menjamin suatu program/kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Evaluasi Pelaksanaan Rencana 2. Pemantauan, adalah kegiatan mengamati perkembangan Pembangunan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang mungkin timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin. 3. Evaluasi, adalah rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar. Terminologi (3) : Perencanaan 4. Perencanaan, adalah suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan yang tepat, melalui urutan pilihan dengan memperhitungkan sumberdaya yang tersedia. 5. Rencana Pembangunan disusun selama kurun waktu 5 (lima) tahun, terdiri Rencana Jangka Menengah (RPJM), diikuti dengan Rencana Pembangunan Jangka Menengan Kementerian/Lembaga yang selanjutnya disebut Rencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra-KL). 6. Rencana Pembangunan Tahunan Nasional (RKP) adalah dokumen perencanaan Nasional untuk periode 1 (satu) tahun. 7. Perencanaan Pembangunan Nasional ditangani oleh Kementerian yang sekaligus sebagai Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS). Sedangkan perencanaan pembangunan di tingkat daerah, provinsi, kabupaten atau kota disebut BAPPEDA. Teknis pelaksanaan program ditangani oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Terminologi (4) : Efisiensi, Efektifitas dan Kemanfaatan Efisiensi, adalah derajat hubungan antara barang/jasa yang dihasilkan melalui suatu program/kegiatan dan sumberdaya yang diperlukan untuk menghasilkan barang/jasa tersebut yang diukur dengan biaya per unit keluaran (output). Efektivitas , adalah ukuran yang menunjukkan seberapa jauh program/kegiatan mencapai hasil dan manfaat yang diharapkan. Kemanfaatan, adalah kondisi yang diharapkan akan dicapai bila keluaran (output) dapat diselesaikan tepat waktu, tepat lokasi, dan tepat sasaran serta berfungsi dengan optimal. Keluaran (output), adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan. Hasil (outcome), adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran dari kegiatan-kegiatan satu program. Terminologi (4) : Pengawasan, Pencegahan dan Penindakan Pengawasan dan pemantauan, merupakan bentuk lain dari monitoring. Terminologi ini biasanya biasanya digunakan oleh para aparat penegak hukum, seperti kepolisian, kejaksaaan, KPK, dan intelejen. Sesuai dengan tupoksinya, maka pengawasan dan pemantauan yang dilakukan berkaitan dengan upaya menciptakan kondisi aman, tertib, dan terkendali dalam masyarakat. Selain institusi penegak hukum, pengasawan lazim dijumpai dalam institusi internal struktural yang bertugas melakukan inspeksi dan pengawasan, disebut dengan INSPEKTORAT. Pencegahan dan penindakan, adalah tugas lain dari para penegak hukum. Bila pencegahan bertujuan untuk menutup celah atau setidaknya mengurangi terjadinya penyelewengan dan penyimpangan, sedangkan penindakan adalah upaya lanjutan apabila terjadi penyimpangan atau penyelewengan, karenanya perlu diproses secara hukum. Terminologi (5) : Quality Control Quality Control adalah teknik dan aktivitas operasional yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan kualitas Quality Control meliputi evaluasi unjuk kerja, membandingkan tujuan dan tindakan, pengecekan produk. Sesuai ISO 9000, Quality Control didefinisikan sebagai "Sebuah bagian dari manajemen mutu difokuskan pada pemenuhan persyaratan mutu Terminologi (5) : Quality Control Quality Control lebih berfokus pada deteksi kegagalan. Ini terdiri dari berbagai metode, sistem, dan strategi untuk memutuskan daerah-daerah tertentu yang berada di bawah ekspektasi dan standar perusahaan untuk produk dan jasa. Terminologi lain Pengawasan Pengendalian Inspeksi Supervisi Verifikasi Advokasi Penindakan Reward dan Punishmant Tujuan Monitoring 1. Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan, 2. Memberikan masukan kepada penanggung jawab dan pelaksana tentang kesesuaian dan kebutuhan dalam melaksanakan program, 3. Mendapatkan gambaran ketercapaian tujuan setelah adanya kegiatan, 4. Memberikan informasi tentang metode dan pendekatan yang tepat, atau mungkin koreksi terhadap suatu metode dalam pencapaian tujuan, 5. Mendapatkan informasi tentang adanya kendala, hambatan dan kesulitan, terutama kendala/hambatan atau kesulitan baru di luar prediksi selama kegiatan berlangsung untuk kemudian dicaraikan solusinya, 6. Memberikan umpan balik kepada manajemen sebagai bagian dari sistem penilaian program, 7. Memberikan rekomendasi kepada para stakeholder tentang progres, fakta dan realitas suatu program. Prinsip Monitoring dan Evaluasi • Berpedoman pada aturan yang berlaku • Berorientasi proses, tujuan,motivasi dan prestasi • Menyeluruh dan berkesinambungan • Akurat dan konsisten dengan standar yang jelas • Kritis, obyektif dan transparan • Kegunaan dan manfaat Karakteristik dan Pendekatan 1. Terpusat pada output kebijakan dengan memperhatikan variabel yang mempengaruhi 2. Terpusat pada proses dan tujuan dg memperhatikan nilai ; sumberdaya, kebutuhan dan kepuasan 3. Berorientasi pada perubahan dengan memperhatikan berbagai faktor pendukung dan penghambat 4. Memungkinkan klasifikasi atau reorientasi program 5. Memperhatikan berbagai aspek-aspek teknis yg berkaitan dg pelaksanaan 1 3 2 PROYEKPROGRAM 5 4 Kerangka Kerja Logis Impact (Overall Goal) Hasil jangka panjang (positif/ negatif) baik yang disengaja ataupun tidak Outcomes Hasil jangka menengah dari hasil sebuah kegiatan Hasil Outputs Produk, barang atau layanan sebagai hasil dari kegiatan Activities Input Tindakan / kinerja yang dilakukan sehingga input digunakan untuk menghasilkan keluaran yang spesifik Keuangan, manusia, sumber daya material yang diperlukan untuk melakukan suatu kegiatan Siklus Manajemen Monitoring & Evaluasi PERENCANAAN MONITORING Angket, Wawancara, FGD, Observasi PENYESUAIAN, PERBAIKAN, PERUBAHAN PROGRAM PROJECT PLANNING PROSES EVALUASI TUJUAN Fungsi Monitoring : William N. Dunn 1. Ketaatan (compliance), monitoring berfungsi untuk menentukan apakah tindakan pelaksana, administrator, staf dan semua yang terlibat telah mengikuti standar dan prosedur yang telah ditetapkan. 2. Pemeriksaan (auditing), monitoring berfungsi untuk memastikan apakah sumberdaya dan target layanan-sasaran telah tercapai. 3. Laporan (accounting), monitoring berfungsi untuk mendapatkan informasi dalam membantu menghitung perubahan (hasil) yang dicapai sebagai konsekwensi implementasi suatu kebijakan, program, periode/waktu dan biaya yang telah dikeluarkan. 4. Penjelasan (explanation), monitoring berfungsi untuk mendapatkan informasi secara akurat dalam upaya membantu menjelaskan akibat suatu kebijakan serta korelasi dan kecocokan antara perencanaan dan pelaksanaan. BERAGAM BENTUK PENGAWASAN Struktural – Internal Institusional (Inspektorat) Struktural – Eksternal Institusional (KPK, DPR, MA, dll) Pers Partisipatif Advokatif OBYEK Lembaga Profesional Independen (ISO, Quality Control) NGO – Kultural Elemen Masyarakat Partisipatif, Advokatif Organisasi Profesi (IDI) Institusi Pengawas 1. Pengawasan internal struktural pemilik proyek/program, 2. Pengawasan eksternal fungsional; seperti Inspektorat, BPK, BPKP, 3. 4. Pengawasan eksternal konstitusional- fungsional: DPR RI, DPRD Kab/Kota. Pola ini disebut juga dg pengawasan perwakilan Pengawasan masyarakat atau lembaga sosial kemasyarakatan di sekitar lokasi proyek/program. pola ini disebut juga dengan pengawasan partisipatif langsung. 5. Pengawasan media massa 6. Pengawasan dan penindakan jika terjadi pelanggaran hukum, seperti kepolisian, kejaksaan, KPK 1 3 2 4 5 6 Lingkup dan Sasaran Pengawasan Pengawasan terhadap Institusi Pengawasan Kinerja (SDM) Pengawasan Output & impact Variabel dalam Monev Kebijakan (1) LINGKUNGAN (1) SISTEM POLITIK (2) KEBIJAKAN PUBLIK (3) Lembaga, Proses, dan Perilaku Politik A B E F C Kebijakan Publik Kekuatan dan Kondisi Lingkungan D Variabel dalam Monev Kebijakan (2) Meliputi (1) : Meliputi (2) : Meliputi (3) : Kesejahteraan Urbanisasi Sistem Ekonomi Tingkat Pendidikan Ketimpanganketimpangan Struktur Kelas Pola Kebudayaan Komposisi Rasial Keragaman agama Bentuk pemerintahan Tipe konstitusi Birokrasi Sistem kepartaian Struktur organisasi Pola partisipasi Sistem kelompok Kepentingan Derajat konflik Watak rezim Kebijakan hak-hak sipil Kebijakan redistribusi pendapatan Kebijakan pendidikan Kebijakan kesejahteraan Kebijakan kesehatan Kebijakan pertahanan Kebijakan perpajakan Kebijakan energi Kebijakan lingkungan Masyarakat Penerima Manfaat Kebijakan/Program/Kegiatan Variabel dalam Monev Kebijakan(3) A Dampak kekuatan-kekuatan dan kondisi lingkungan terhadap lembaga-lembaga politik dan pemerintahan, proses politik, dan perilaku B Dampak lembaga-lembaga politik dalam pemerintahan, proses-proses politik, dan perilaku politik terhadap kebijakan publik C Dampak kekuatan-kekuatan dan kondisi-kondisi lingkungan terhadap kebijakan publik D Dampak (umpan balik) kebijakan publik terhadap kekuatan-kekuatan dan kondisikondisi lingkungan E Dampak (umpan balik) lembaga-lembaga politik, lembaga-lembaga pemerintahan, proses-proses politik, dan perilaku politik terhadap kekuatankekuatan dan kondisi-kondisi lingkungan F Dampak (umpan balik) kebijakan publik terhadap lembaga-lembaga politik, lembaga-lembaga pemerintahan, proses-proses politik, dan perilaku politik Dimensi Pelayanan Publik Tangible, terdiri dari fasilitas fisik, peralatan, SDM dan komunikasi, Reliable; kemampuan unit pelayanan dalam menciptakan pelayanan yang dijanjikan tepat waktu, Responsivness; kemauan untuk membantu penerima jasa/relasi/mitra bertanggung jawab terhadap mutu pelayanan, Competence; tuntutan diimbangi dg pengetahuan dan keterampilan aparatur (SDM) dalam memberikan pelayanan, Courtesy; sikap dan perilaku ramah, bersahabat, tanggap dalam berkomunikasi saat memberikan pelayanan, Credibility; sikap jujur dalam setiap tindakan dalam menjaga keprcayaan, Scurity; jasa pelayanan yang diberikan harus dijamin aman, bebas dari resiko yang merugikan, Acces; memberikan kemudahan dalam proses pelayanan, Communication; kemamuan mendengarkan keinginan dan aspirasi, Understanding the relationship; melakukan upaya untuk mengetahui kebutuhan mitra/masyarakat. KONTRIBUSI TEORI DAN PRAKTIK MANAGEMEN PADA TQM Teori Baru Kepemimpinan Strategi Perencanaan Manajemen Ilmiah Dinamika Kelompok Budaya Perusahaan TOTAL QUALITY MANAGEMENT Pengembangan Organisasi Sistem Teknis Sosial Pelatihan & Pengembangan Teori Peningkatan Motivasi Menghubungkan Organisasi Melibatkan Karyawan TRILOGI KUALITAS Perencanaan Kualitas (Quality Planning) Trilogi Kualitas Pengendalian Kualitas (Quality Control) Perbaikan Kualitas (Quality Improvement) SIKLUS PDCA Perbaikan Bertindak Berdasarkan Hasil yang Teliti Merencanakan Perubahan atau Pengujian Act 4 Check 3 Mengamati Pengaruh Perubahan Plan 1 Do 2 Melaksanakan Perubahan MEKANISME PERUBAHAN BUDAYA No Fokus Dari Budaya Tradisional Menjadi Budaya Kualitas 1 Rencana Anggaran Jangka Pendek Isu-isu strategi masa depan 2 Organisasi Hierarkis—rantai komando Partisipasi/ empowerment 3 Pengendalian Laporan varians Ukuran dan informasi kualitas self-control 4 Komunikasi Top-down Top-down dan buttom-up 5 Keputusan Ad hoc/ manajemen krisis Perubahan yang terencana 6 Manajemen fungsional Parochial, kompetitif Cross-function, integratif 7 Managemen kualitas Preventif/ berkelanjutan, semua fungsi dan kualitas Fixing/ one-shot manufacturing
