P-SOP-K3-006 Prosedur Pengendalian Dokumen K3

Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 1/17
A. TUJUAN
Tujuan prosedur ini ialah untuk memberi panduan mengenai tata-cara pengendalian dokumen K3
Perusahaan.
B. RUANG LINGKUP
1. Prosedur ini berlaku di semua wilayah Perusahaan termasuk cabang.
2. Dokumen yang disimpan dalam bentuk digital/elektronik bukan termasuk dalam sistem dokumentasi
K3 Perusahaan kecuali dokumen video yang dimaksudkan untuk tujuan dokumentasi/bukti penerapan
K3 Perusahaan yang hanya bisa diakses oleh Sekretaris P2K3 yang diamankan dengan suatu sandi.
C. REFERENSI
OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.4.
D. DEFINISI
1. Catatan adalah formulir yang sudah terisi dan valid.
2. Dokumen adalah informasi dan media-media pendukungnya.
3. Formulir adalah lembaran yang berisi data isian informasi/keterangan.
4. Instruksi Kerja adalah urutan langkah-langkah terperinci dari suatu aktivitas yang melibatkan satu
fungsi organisasi Perusahaan.
5. Laporan adalah suatu bentuk penyajian informasi/keterangan/fakta/keadaan.
6. Prosedur adalah urutan tata-cara proses yang melibatkan beberapa fungsi organisasi Perusahaan.
E. TANGGUNG JAWAB
1. Sekretaris P2K3 bertanggung jawab sebagai pengelola seluruh dokumen K3 Perusahaan.
F. PROSEDUR
1. Sistem Dokumentasi K3 :
1.1. Dokumen Tingkat I : Panduan (Manual) Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
termasuk di dalamnya ialah Kebijakan K3, Target (Sasaran) dan Program K3 serta Susunan
Organisasi K3 Perusahaan..
1.2. Dokumen Tingkat II : Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
1.3. Dokumen Tingkat III : Instruksi Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
1.4. Dokumen Tingkat IV : Formulir, Catatan dan Laporan K3.
1.5. Dokumen Tingkat V : Pengumuman, Surat-menyurat dan sejenisnya.
1.6. Dokumen Tingkat VI : Peraturan Perundang-undangan dan Persyaratan K3 Lainnya dari
Pemerintah maupun Lembaga Standarisasi Penerapan K3.
1.7. Dokumen Tingkat VII : Izin-izin resmi terkait penerapan K3 Perusahaan.
1.8. Dokumen Tingkat VIII : Hasil Pengujian dan Pengukuran K3 dari Pihak Luar.
1.9. Dokumen Tingkat IX : Dokumen Internal Perusahaan (Denah, Proses, Daftar Mesin/Alat, Bahan
B3, Tenaga Kerja, dsj yang berkaitan dengan Penerapan K3 Perusahaan).
1.10. Dokumen Tingkat X : Kontrak Kerja dan Kerjasama berkaitan dengan Penerapan K3
Perusahaan.
1.11. Dokumen Tingkat XI : Laporan Kontraktor dan Pihak Ke-III Lainnya.
1.12. Dokumen Tingkat XII : Hasil Audit/Pemeriksaan Pihak Luar.
2.
Prosedur Umum.
Semua dokumen tingkat I s.d. tingkat IV yang disimpan wajib dicatat di formulir daftar dokumen induk
K3 (P/FRM/K3/000).
3.
Dokumen Tingkat I.
3.1. Penerbitan dan Pengesahan.
3.1.1. Penerbitan dan Pengesahan Pengesahan Pedoman (Manual) Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) dilaksanakan oleh Pimpinan Perusahaan.
3.1.2. Pengesahan Kebijakan K3, Sasaran dan Program K3 serta Susunan Organisasi K3
Perusahaan dilaksanakan oleh Direktur.
3.1.3. Dokumen Pedoman Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja termasuk di
dalamnya Kebijakan K3 serta Sasaran dan Program K3 yang telah disahkan kemudian
diberi stempel “ASLI” ukuran 7 cm x 1,5 cm seperti gambar di bawah setiap lembarnya.
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 2/17
ASLI
Contoh Stempel “ASLI”
3.2.
Format Dokumen.
3.2.1. Jenis Kertas HVS Warna Putih Ukuran A4 Orientasi Tegak.
3.2.2. Batas Tepi Halaman.
a. Atas, Bawah, Kanan : 2 cm.
b. Kiri : 3 cm.
3.2.3. Kaki Dokumen berisi nomor dokumen, tanggal terbit, nomor revisi, tanggal revisi dan
nomor halaman dengan format seperti gambar di bawah.
Contoh Format Kaki Halaman Pedoman Sistem Manajemen K3
3.2.4.
3.2.5.
Nomor Dokumen : P/P/K3/001.
Isi Dokumen.
a. Halaman Sampul : berisi logo Perusahaan, Nama Perusahaan dan Judul Dokumen.
Contoh Halaman Sampul Pedoman Sistem Manajemen K3
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Daftar Isi : daftar isi halaman.
Latar Belakang : latar belakang disusunnya Sistem Manajemen K3.
Profil Perusahaan.
Ruang Lingkup : ruang lingkup penerapan SMK3.
Dasar Hukum dan Referensi.
Istilah dan Definisi.
Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja : berisi gambaran Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja Perusahaan sesuai dengan klausulklausul yang terdapat pada standar OHSAS 18001:2007 termasuk di dalamnya
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
3.2.6.
3.3.
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 3/17
Kebijakan K3, Sasaran dan Program K3 serta Organisasi Fungsional K3 yang telah
disahkan oleh Direktur.
i. Penutup : kalimat penutup.
j. Pengesahan : Tempat dan Tanggal Pengesahan, Tanda Tangan Pimpinan Perusahaan,
Nama dan Jabatan Pimpinan Perusahaan serta Cap/Stempel Resmi Perusahaan.
Format penulisan isi dokumen diatur oleh Sekretaris P2K3 dengan tujuan penyeragaman
format penulisan keseluruhan dokumen K3.
Revisi dan Pengesahan.
3.3.1. Setiap revisi wajib mengisi formulir penerbitan/revisi dokumen K3 (P/FRM/K3/009)
yang diajukan oleh pemohon, diperiksa oleh Sekretaris P2K3, mengetahui Ketua P2K3
dan disetujui oleh Direktur.
3.3.2. Revisi dokumen yang sudah disahkan (lihat urutan prosedur nomor 3.1 di atas)
kemudian diberi stempel “ASLI” (lihat contoh stempel “ASLI” di urutan prosedur
nomor 3.1.3 di atas) setiap lembarnya.
3.3.3. Riwayat revisi dokumen K3 wajib dicatat di formulir daftar riwayat revisi dokumen K3
(P/FRM/K3/010).
3.3.4. Dokumen lama yang sudah tidak berlaku wajib ditarik dari peredaran dengan cara
melacak penyebaran dokumen K3 di formulir daftar penyebaran dokumen K3
(P/FRM/011) kemudian dokumen yang ditarik diberi stempel “KADALUARSA” ukuran
7 cm x 1,5 cm seperti gambar di bawah setiap lembarnya.
KADALUARS
A
Contoh Stempel “KADALUARSA”
3.3.5.
3.4.
Apabila pihak terkait dalam pelacakan dokumen telah kehilangan dokumen yang
dimaksud, maka pihak terkait tersebut wajib mengisi formulir berita acara kehilangan
dokumen K3 (P/FRM/K3/012).
Salinan dan Penyebaran.
3.4.1. Pedoman (Manual) Sistem Manajemen K3 yang sudah disahkan dan berstempel “ASLI”
disalin 1 (satu) kali dan diberi stempel “SALINAN” ukuran 7 cm x 2,5 cm seperti
gambar di bawah setiap lembarnya.
SALINAN
DOKUMEN SALINAN INI TERKENDALI
JIKA STEMPEL INI BERTINTA BASAH
(MERAH)
Contoh Stempel “SALINAN”
3.4.2.
3.4.3.
3.5.
Dokumen salinan yang berstempel basah “SALINAN” tersebut di atas kemudian dapat
disalin kembali (diperbanyak) tanpa diberi stempel “SALINAN” lagi untuk disebarkan
ke seluruh fungsi/bagian/unit organisasi Perusahaan ataupun pihak ke-III atau pihak luar
lainnya di luar Perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pemahaman penerapan
Sistem Manajemen K3 Perusahaan ataupun sebagai bahan pemeriksaan dari
badan/lembaga pemeriksa resmi.
Setiap penyebaran dokumen wajib dicatat di formulir penyebaran dokumen K3
(P/FRM/K3/011).
Penyimpanan.
3.5.1. Setiap dokumen Pedoman (Manual) Sistem Manajemen K3 yang memiliki stempel
basah baik itu “ASLI”, “SALINAN” maupun “KADALUARSA” disimpan oleh
Sekretaris Ahli K3 di lemari dokumen K3 yang diberi nomor/kode untuk memudahkan
pelacakan dokumen K3.
3.5.2. Format nomor lemari dokumen K3.
a. Format : K3-XXX.
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
3.5.3.
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 4/17
b. Contoh : K3-001, K3-002, K3-003, K3-001A, dst.
Penyimpanan dokumen disusun dalam bentuk jilid/buku dan disimpan di dalam suatu
ordner dengan format label 5 x 12 cm seperti pada gambar di bawah.
Contoh Format Label Ordner Pedoman (Manual) Sistem Manajemen K3
3.5.4.
3.5.5.
3.5.6.
3.6.
Penyimpanan dokumen dicatat di formulir daftar dokumen induk K3 (P/FRM/K3/000).
Masa simpan dokumen yang masih berlaku tidak terbatas.
Masa simpan dokumen yang tidak berlaku (“KADALUARSA”) maksimal 3 tahun.
Pemusnahan.
3.6.1. Dokumen Pedoman (Manual) Sistem Manajemen K3 yang dapat dimusnahkan hanyalah
dokumen yang tidak berlaku (dokumen yang berstempel “KADALUARSA”).
3.6.2. Pemusnahan dokumen wajib mengisi formulir permohonan pemusnahan dokumen K3
(P/FRM/K3/013) yang disetujui oleh Direktur.
3.6.3. Pelaksanaan pemusnahan dokumen wajib dicatat/didokumentasikan di formulir berita
acara pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
Contoh Stempel Dokumen “ASLI”
Contoh Stempel Dokumen “SALINAN”
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 5/17
Contoh Dokumen “SALINAN” yang disebarkan
Contoh Dokumen “ASLI” yang
“KADALUARSA”
Contoh Dokumen “SALINAN” yang
“KADALUARSA”
Contoh Dokumen “SALINAN” tersebar yang
“KADALUARSA”
Logo dan Nama
Perusahaan
4.
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 6/17
Dokumen Tingkat II.
4.1. Penerbitan dan Pengesahan.
4.1.1. Penerbitan dan Pengesahan Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja dilaksanakan
oleh Direktur.
4.1.2. Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang telah disahkan kemudian diberi
stempel “ASLI” (lihat contoh stempel “ASLI” di urutan prosedur nomor 3.1.3 di atas)
setiap lembarnya.
4.2.
Format Dokumen.
4.2.1. Jenis Kertas HVS Warna Putih Ukuran A4 Orientasi Tegak.
4.2.2. Batas Tepi Halaman.
a. Atas dan Bawah : 1 cm.
b. Kiri dan Kanan : 2 cm.
c. Garis Tepi Halaman : 2 (dua) garis penuh tebal 0,5 pt.
4.2.3. Kepala dokumen dibagi menjadi 3 kolom.
a. Kolom pertama.
- Lebar : 15%.
- Isi : Logo dan Nama Perusahaan.
b. Kolom ke dua.
- Lebar : 55%.
- Isi : Judul Prosedur K3.
c. Kolom ke tiga.
- Lebar : 30% berisi 5 (lima) baris identitas dokumen.
- Baris 1 : nomor dokumen.
- Baris 2 : tanggal terbit dokumen.
- Baris 3 : nomor revisi dokumen.
- Baris 4 : tanggal revisi dokumen.
- Baris 5 : nomor halaman dokumen.
Contoh Format Kepala Dokumen Prosedur K3
4.2.4.
4.2.5.
4.2.6.
Penomoran Dokumen.
a. Format : P/SOP/K3/XXX
b. Contoh : P/SOP/K3/001, P/SOP/K3/002, P/SOP/K3/003, P/SOP/K3/001-A, dst.
Isi Dokumen.
a. Tujuan : tujuan disusunnya Prosedur K3.
b. Ruang Lingkup : ruang lingkup pelaksanaan Prosedur K3.
c. Referensi : rujukan pembuatan Prosedur K3.
d. Definisi : daftar definisi suatu istilah.
e. Tanggung jawab : tanggung jawab masing-masing personil dalam pelaksanaan
Prosedur K3.
f. Prosedur : urutan tata-cara pelaksanaan suatu kegiatan (bisa berbentuk diagram alir,
teks, tabel atau kombinasi ketiganya).
g. Dokumen Terkait : daftar dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan Prosedur K3.
h. Lampiran : daftar lampiran Prosedur K3.
i. Pengesahan : Nama, Tanggal dan Tanda Tangan Penyusun, Sekretaris P2K3, Ketua
P2K3 dan Direktur serta cap stempel resmi Perusahaan.
Format penulisan isi dokumen diatur oleh Sekretaris P2K3 dengan tujuan penyeragaman
format penulisan keseluruhan dokumen K3.
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 7/17
Contoh Format Prosedur K3
4.3.
Revisi dan Pengesahan.
4.3.1. Setiap revisi wajib mengisi formulir penerbitan/revisi dokumen K3 (P/FRM/K3/009)
yang diajukan oleh pemohon, diperiksa oleh Sekretaris P2K3, mengetahui Ketua P2K3
dan disetujui oleh Direktur.
4.3.2. Revisi dokumen yang sudah disahkan (lihat urutan prosedur nomor 3.1 di atas)
kemudian diberi stempel “ASLI” (lihat contoh stempel “ASLI” di urutan prosedur
nomor 3.1.3 di atas) setiap lembarnya.
4.3.3. Riwayat revisi dokumen K3 wajib dicatat di formulir daftar riwayat revisi dokumen K3
(P/FRM/K3/010).
4.3.4. Dokumen lama yang sudah tidak berlaku wajib ditarik dari peredaran dengan cara
melacak penyebaran dokumen K3 di formulir daftar penyebaran dokumen K3
(P/FRM/011) kemudian dokumen yang ditarik diberi stempel “KADALUARSA” (lihat
contoh stempel “KADALUARSA” di urutan prosedur nomor 3.3.4 di atas) setiap
lembarnya.
4.3.5. Apabila pihak terkait dalam pelacakan dokumen telah kehilangan dokumen yang
dimaksud, maka pihak terkait tersebut wajib mengisi formulir berita acara kehilangan
dokumen K3 (P/FRM/K3/012).
4.4.
Salinan dan Penyebaran.
4.4.1. Prosedur K3 yang sudah disahkan dan berstempel “ASLI” disalin 1 (satu) kali dan diberi
stempel “SALINAN” (lihat contoh stempel “SALINAN” di urutan prosedur nomor 3.4.1
di atas) setiap lembarnya.
4.4.2. Dokumen salinan yang berstempel basah “SALINAN” tersebut di atas kemudian dapat
disalin kembali (diperbanyak) tanpa diberi stempel “SALINAN” lagi untuk disebarkan
ke seluruh fungsi/bagian/unit organisasi Perusahaan ataupun pihak ke-III atau pihak luar
lainnya di luar Perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pemahaman penerapan
Sistem Manajemen K3 Perusahaan ataupun sebagai bahan pemeriksaan dari
badan/lembaga pemeriksa resmi.
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
4.4.3.
4.5.
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 8/17
Setiap penyebaran dokumen wajib dicatat di formulir penyebaran dokumen K3
(P/FRM/K3/011).
Penyimpanan.
4.5.1. Setiap dokumen Prosedur K3 yang memiliki stempel basah disimpan oleh Sekretaris
Ahli K3 di lemari dokumen K3 yang diberi nomor/kode untuk memudahkan pelacakan
dokumen K3.
4.5.2. Format nomor lemari dokumen K3.
a. Format : K3-XXX.
b. Contoh : K3-001, K3-002, K3-003, K3-001A, dst.
4.5.3. Keseluruhan dokumen Prosedur K3 diurutkan berdasarkan nomornya dan disimpan
dalam ordner.
4.5.4. Ordner Prosedur K3 diberi label ukuran 5 cm x 12 cm dengan format seperti gambar di
bawah ini.
Contoh Format Label Ordner Prosedur K3
4.5.5.
4.5.6.
4.5.7.
4.6.
5.
Penyimpanan dokumen dicatat di formulir daftar dokumen induk K3 (P/FRM/K3/000).
Masa simpan dokumen yang masih berlaku tidak terbatas.
Masa simpan dokumen yang tidak berlaku (“KADALUARSA”) maksimal 3 tahun.
Pemusnahan.
4.6.1. Dokumen Prosedur K3 yang dapat dimusnahkan hanyalah dokumen yang tidak berlaku
(dokumen yang berstempel “KADALUARSA”).
4.6.2. Pemusnahan dokumen wajib mengisi formulir permohonan pemusnahan dokumen K3
(P/FRM/K3/013) yang disetujui oleh Direktur.
4.6.3. Pelaksanaan pemusnahan dokumen wajib dicatat/didokumentasikan di formulir berita
acara pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
Dokumen Tingkat III.
5.1. Penerbitan dan Pengesahan.
5.1.1. Penerbitan dan Pengesahan Instruksi Keselamatan dan Kesehatan Kerja dilaksanakan
oleh Direktur.
5.1.2. Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang telah disahkan kemudian diberi
stempel “ASLI” (lihat contoh stempel “ASLI” di urutan prosedur nomor 3.1.3 di atas)
setiap lembarnya.
5.2.
Format Dokumen.
5.2.1. Jenis Kertas HVS Warna Putih Ukuran A4 Orientasi Tegak.
5.2.2. Batas Tepi Halaman.
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
5.2.3.
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 9/17
a. Atas dan Bawah : 1 cm.
b. Kiri dan Kanan : 2 cm.
c. Garis Tepi Halaman : 2 (dua) garis penuh tebal 0,5 pt.
Kepala dokumen dibagi menjadi 3 kolom.
a. Kolom pertama.
- Lebar : 15%.
- Isi : Logo dan Nama Perusahaan.
b. Kolom ke dua.
- Lebar : 55%.
- Isi : Judul Instruksi K3.
c. Kolom ke tiga.
- Lebar : 30% berisi 5 (lima) baris identitas dokumen.
- Baris 1 : nomor dokumen.
- Baris 2 : tanggal terbit dokumen.
- Baris 3 : nomor revisi dokumen.
- Baris 4 : tanggal revisi dokumen.
- Baris 5 : nomor halaman dokumen.
Contoh Format Kepala Dokumen Instruksi K3
5.2.4.
5.2.5.
5.2.6.
5.2.7.
Penomoran Dokumen.
a. Format : P/IK/K3/XXX
b. Contoh : P/IK/K3/001, P/IK/K3/002, P/IK/K3/003, P/IK/K3/001-A, dst.
Isi Dokumen.
a. Peralatan : daftar alat/mesin yang digunakan termasuk alat pelindung diri (APD).
b. Bahan : daftar bahan/material yang digunakan.
c. Instruksi : rincian lankah-langkah kerja dalam suatu aktivitas (dapat berupa tabel,
teks ataupun kombinasi keduanya).
d. Dokumen Terkait : daftar dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan Instruksi K3.
Pengesahan : Nama, Tanggal dan Tanda Tangan Penyusun, Sekretaris P2K3, Ketua
P2K3 dan Direktur serta cap stempel resmi Perusahaan.
Format penulisan isi dokumen diatur oleh Sekretaris P2K3 dengan tujuan penyeragaman
format penulisan keseluruhan dokumen K3.
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 10/17
Contoh Format Instruksi K3
5.3.
Revisi dan Pengesahan.
5.3.1. Setiap revisi wajib mengisi formulir penerbitan/revisi dokumen K3 (P/FRM/K3/009)
yang diajukan oleh pemohon, diperiksa oleh Sekretaris P2K3, mengetahui Ketua P2K3
dan disetujui oleh Direktur.
5.3.2. Revisi dokumen yang sudah disahkan (lihat urutan prosedur nomor 3.1 di atas)
kemudian diberi stempel “ASLI” (lihat contoh stempel “ASLI” di urutan prosedur
nomor 3.1.3 di atas) setiap lembarnya.
5.3.3. Riwayat revisi dokumen K3 wajib dicatat di formulir daftar riwayat revisi dokumen K3
(P/FRM/K3/010).
5.3.4. Dokumen lama yang sudah tidak berlaku wajib ditarik dari peredaran dengan cara
melacak penyebaran dokumen K3 di formulir daftar penyebaran dokumen K3
(P/FRM/011) kemudian dokumen yang ditarik diberi stempel “KADALUARSA” (lihat
contoh stempel “KADALUARSA” di urutan prosedur nomor 3.3.4 di atas) setiap
lembarnya.
5.3.5. Apabila pihak terkait dalam pelacakan dokumen telah kehilangan dokumen yang
dimaksud, maka pihak terkait tersebut wajib mengisi formulir berita acara kehilangan
dokumen K3 (P/FRM/K3/012).
5.4.
Salinan dan Penyebaran.
5.4.1. Instruksi K3 yang sudah disahkan dan berstempel “ASLI” disalin 1 (satu) kali dan diberi
stempel “SALINAN” (lihat contoh stempel “SALINAN” di urutan prosedur nomor 3.4.1
di atas) setiap lembarnya.
5.4.2. Dokumen salinan yang berstempel basah “SALINAN” tersebut di atas kemudian dapat
disalin kembali (diperbanyak) tanpa diberi stempel “SALINAN” lagi untuk disebarkan
ke seluruh fungsi/bagian/unit organisasi Perusahaan ataupun pihak ke-III atau pihak luar
lainnya di luar Perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pemahaman penerapan
Sistem Manajemen K3 Perusahaan ataupun sebagai bahan pemeriksaan dari
badan/lembaga pemeriksa resmi.
5.4.3. Setiap penyebaran dokumen wajib dicatat di formulir penyebaran dokumen K3
(P/FRM/K3/011).
Logo dan Nama
Perusahaan
5.5.
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 11/17
Penyimpanan.
5.5.1. Setiap dokumen Instruksi K3 yang memiliki stempel basah disimpan oleh Sekretaris
Ahli K3 di lemari dokumen K3 yang diberi nomor/kode untuk memudahkan pelacakan
dokumen K3.
5.5.2. Format nomor lemari dokumen K3.
a. Format : K3-XXX.
b. Contoh : K3-001, K3-002, K3-003, K3-001A, dst.
5.5.3. Keseluruhan dokumen Instruksi K3 diurutkan berdasarkan nomornya dan disimpan
dalam ordner.
5.5.4. Ordner Instruksi K3 diberi label ukuran 5 cm x 12 cm dengan format seperti gambar di
bawah ini.
Contoh Format Label Ordner Instruksi K3
5.5.5.
5.5.6.
5.5.7.
5.6.
6.
Penyimpanan dokumen dicatat di formulir daftar dokumen induk K3 (P/FRM/K3/000).
Masa simpan dokumen yang masih berlaku tidak terbatas.
Masa simpan dokumen yang tidak berlaku (“KADALUARSA”) maksimal 3 tahun.
Pemusnahan.
5.6.1. Dokumen Instruksi K3 yang dapat dimusnahkan hanyalah dokumen yang tidak berlaku
(dokumen yang berstempel “KADALUARSA”).
5.6.2. Pemusnahan dokumen wajib mengisi formulir permohonan pemusnahan dokumen K3
(P/FRM/K3/013) yang disetujui oleh Direktur.
5.6.3. Pelaksanaan pemusnahan dokumen wajib dicatat/didokumentasikan di formulir berita
acara pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
Dokumen Tingkat IV.
6.1. Penerbitan dan Pengesahan Formulir K3.
6.1.1. Penerbitan dan Pengesahan Formulir K3 dilaksanakan oleh Direktur.
6.1.2. Setelah Formulir K3 disahkan oleh Direktur, maka Direktur akan membuat surat
pengumuman mengenai beredarnya formulir yang telah disahkan dalam aktivitas
manajemen organisasi Perusahaan (formulir yang dimaksud dalam surat pengumuman
juga dilampirkan).
6.2.
Format Formulir K3.
6.2.1. Jenis Kertas HVS Warna Putih Ukuran Maksimal A4 Orientasi disesuaikan kebutuhan.
6.2.2. Batas Tepi Halaman.
a. Atas, Bawah, Bawah, Kanan, Kiri : 1 cm.
b. Kiri dan Kanan : 2 cm.
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
6.2.3.
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 12/17
c. Garis Tepi Halaman : 2 (dua) garis penuh tebal 0,5 pt.
Kepala dokumen dibagi menjadi 3 kolom.
a. Kolom pertama.
- Lebar : 10% - 15%.
- Isi : Logo dan Nama Perusahaan.
b. Kolom ke dua.
- Lebar : 55% - 70%.
- Isi : Judul Formulir K3.
c. Kolom ke tiga.
- Lebar : 20% - 30% berisi 5 (lima) baris identitas dokumen.
- Baris 1 : nomor dokumen.
- Baris 2 : tanggal terbit dokumen.
- Baris 3 : nomor revisi dokumen.
- Baris 4 : tanggal revisi dokumen.
- Baris 5 : nomor halaman dokumen.
Contoh Format Kepala Dokumen Formulir K3
6.2.4.
Kaki dokumen berisi kalimat : “Dokumen terkendali jika disimpan di tempat
penyimpanan dokumen yang ditentukan dan divalidasi oleh Sekretaris P2K3”
Contoh Format Kaki Dokumen Formulir K3
6.2.5.
6.2.6.
6.2.7.
Penomoran Dokumen.
a. Format : P/FRM/K3/XXX
b. Contoh : P/FRM/K3/001, P/FRM/K3/002, P/FRM/K3/003, P/FRM/K3/001-A, dst.
Isi Dokumen.
a. Data isian.
b. Tanda-tangan validasi formulir (kolom nama, tanggal dan tanda-tangan serta cap
resmi Perusahaan bila diperlukan dalam validasi formulir).
Format penulisan isi dokumen diatur oleh Sekretaris P2K3 dengan tujuan penyeragaman
format penulisan keseluruhan dokumen K3.
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR
No Dok : P/SOP/K3/006
Terbit : 01 Februari 2013
PENGENDALIAN DOKUMEN K3 No Rev : 0
Tgl Rev : Hal
: 13/17
Contoh Format Formulir K3 Orientasi Tidur
Contoh Format Formulir K3 Orientasi Tegak
6.3.
Revisi dan Pengesahan Formulir K3.
6.3.1. Setiap revisi wajib mengisi formulir penerbitan/revisi dokumen K3 (P/FRM/K3/009)
yang diajukan oleh pemohon, diperiksa oleh Sekretaris P2K3, mengetahui Ketua P2K3
dan disetujui oleh Direktur.
6.3.2. Setelah revisi formulir K3 disahkan, maka Direktur membuat surat pengumuman yang
dilampiri formulir K3 versi terbaru dimana isi pengumuman tersebut memuat perihal
adanya revisi formulir K3 sehingga formulir K3 yang lama tidak berlaku dan tidak dapat
digunakan sejak diterbitkannya pengumuman tersebut.
6.3.3. Riwayat revisi formulir K3 yang sudah disahkan wajib dicatat di formulir daftar riwayat
revisi dokumen K3 (P/FRM/K3/010).
6.3.4. Formulir kosong yang sudah tidak berlaku dapat langsung dimusnahkan karena sudah
tidak berlaku.
6.3.5. Bagi pihak yang sudah terlanjur mengisi formulir dengan menggunakan format formulir
yang lama (tidak berlaku) setelah pengumuman, maka pihak tersebut diminta untuk
mengisi kembali formulir sesuai format formulir terbaru.
6.4.
Salinan dan Penyebaran Formulir K3.
6.4.1. Formulir K3 paling mutakhir dapat disalin dan disebarkan ke seluruh bagian organisasi
Perusahaan yang membutuhkan tanpa stempel apapun.
6.5.
Penyimpanan Sampel Formulir K3.
6.5.1. Formulir paling mutakhir yang sudah disahkan disimpan satu salinan untuk arsip
‘sampel formulir K3’ oleh Sekretaris Ahli K3 di lemari dokumen K3 yang diberi
nomor/kode untuk memudahkan pelacakan dokumen K3.
6.5.2. Format nomor lemari dokumen K3.
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
6.5.3.
6.5.4.
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 14/17
a. Format : K3-XXX.
b. Contoh : K3-001, K3-002, K3-003, K3-001A, dst.
Keseluruhan sampel formulir diurutkan berdasarkan nomornya dan disimpan dalam
ordner.
Ordner sampel formulir diberi label ukuran 5 cm x 12 cm dengan format seperti gambar
di bawah ini.
Contoh Format Label Ordner Sampel Formulir K3
6.5.5.
6.5.6.
6.5.7.
6.5.8.
Penyimpanan dokumen dicatat di formulir daftar dokumen induk K3 (P/FRM/K3/000) –
dicatat di kolom catatan.
Sampel formulir K3 yang sudah tidak berlaku (“KADALUARSA”) diberi stempel
“KADALUARSA” (lihat contoh stempel “KADALUARSA” di urutan prosedur nomor
3.3.4 di atas) setiap lembarmya.
Masa simpan sampel formulir K3 yang masih berlaku tidak terbatas.
Masa simpan sampel formulir K3 yang tidak berlaku (“KADALUARSA”) maksimal 3
tahun.
6.6.
Pemusnahan Sampel Formulir K3.
6.6.1. Sampel formulir K3 yang dapat dimusnahkan hanyalah sampel formulir K3 yang tidak
berlaku (dokumen yang berstempel “KADALUARSA”).
6.6.2. Pemusnahan dokumen wajib mengisi formulir permohonan pemusnahan dokumen K3
(P/FRM/K3/013) yang disetujui oleh Direktur.
6.6.3. Pelaksanaan pemusnahan dokumen wajib dicatat/didokumentasikan di formulir berita
acara pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
6.7.
Pengendalian Catatan K3 (Formulir K3 yang sudah terisi dan valid).
6.7.1. Sekretaris P2K3 memeriksa kelengkapan isian formulir (termasuk kelengkapan kolom
tanda-tangan yang harus dilengkapi) untuk divalidasi menjadi catatan K3.
6.7.2. Catatan K3 yang tidak valid dikembalikan kembali ke pengisi formulir K3.
6.7.3. Catatan K3 yang valid kemudian dikelompokkan menurut judul formulir K3-nya dan
tanggal pengisian formulir K3 tersebut.
6.7.4. Sekretaris P2K3 kemudian menyimpan catatan K3 di ordner sesuai ukuran formulir K3
dengan label ordner 5 x 12 cm seperti gambar di bawah :
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 15/17
Contoh Format Label Ordner Catatan K3
6.7.5.
6.7.6.
6.7.7.
6.8.
Penyimpanan catatan K3 dicatat di formulir daftar dokumen induk K3 (P/FRM/K3/000).
Masa simpan catatan K3 minimal 3 tahun.
Catatan K3 dapat dimusnahkan jika sudah melalui masa simpan minimal dengan
mengisi formulir permohonan pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/013) yang
disetujui Direktur. Pemusnahan dicatat di formulir berita acara pemusnahan dokumen
K3 (P/FRM/K3/014).
Pengendalian Laporan K3.
6.8.1. Laporan K3 dikelompokkan berdasarkan judul laporan baik laporan K3 untuk internal
Perusahaan maupun untuk pihak luar (Disnaker setempat, dsj).
6.8.2. Laporan dibedakan berdasarkan nomor laporan dengan format sebagai berikut :
a. Format :
[NOMOR_URUT_LAPORAN]/P/K3/[KODE_JENIS_LAPORAN]/[BULAN_RO
MAWI]/[TAHUN]
b. Contoh : 001/P/K3/LAT/IX/2015, 002/P/K3/LAT/IX/2015,
001/P/K3/NAKER/X/2015, dst.
6.8.3. Laporan K3 disimpan dalam ordner dan diurutkan menurut tanggal penyusunannya
kemudian diberi label ordner 5 x 12 cm seperti contoh di bawah
Logo dan Nama
Perusahaan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 16/17
Contoh Format Label Ordner Laporan K3
6.8.4.
6.8.5.
6.8.6.
7.
Penyimpanan laporan K3 dicatat di formulir daftar dokumen induk K3 (P/FRM/K3/000).
Masa simpan laporan K3 minimal 3 tahun.
Laporan K3 dapat dimusnahkan jika sudah melalui masa simpan minimal dengan
mengisi formulir permohonan pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/013) yang
disetujui Direktur. Pemusnahan dicatat di formulir berita acara pemusnahan dokumen
K3 (P/FRM/K3/014).
Dokumen Tingkat V.
7.1. Dokumen tingkat V dikelompokkan berdasarkan jenis dokumennya dan diurutkan sesuai tanggal
penerbitannya.
7.2. Jenis dokumen tingkat V :
7.2.1. Surat Masuk Internal (dari internal organisasi Perusahaan).
7.2.2. Surat Masuk Eksternal (dari pihak luar Perusahaan).
7.2.3. Surat Keluar Internal (untuk internal organisasi Perusahaan).
7.2.4. Surat Keluar Eksternal (untuk pihak luar Perusahaan).
7.2.5. Pengumuman K3.
Logo dan Nama
Perusahaan
7.3.
7.4.
7.5.
7.6.
8.
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN K3
No Dok
Terbit
No Rev
Tgl Rev
Hal
: P/SOP/K3/006
: 01 Februari 2013
:0
:: 17/17
Aturan Penomoran Surat dan Pengumuman :
7.3.1. Format :
[NOMOR_URUT]/P/K3/[KODE_JENIS_SURAT/PENGUMUMAN]/[BULAN_ROM
AWI]/[TAHUN]
7.3.2. Contoh : 001/P/K3/KET/IX/2015, 002/P/K3/KET/IX/2015, 001/P/K3/PMH/X/2015, dst.
Dokumen tingkat V disimpan ke dalam ordner sesuai dengan jenis dokumennya (lihat urutan
prosedur 7.2 di atas) masing-masing dan diberi label seperti contoh label ordner (lihat urutan
prosedur 6.7.4 di atas) dengan “Judul Ordner” sesuai jenis dokumen tingkat V (contoh : Surat
Masuk Internal, Surat Keluar Internal, dst).
Masa simpan dokumen tingkat V minimal 3 tahun atau ditentukan lain oleh Direktur sesuai jenis
dokumen tingkat V masing-masing.
Dokumen tingkat V dapat dimusnahkan jika sudah melalui masa simpan minimal dengan
mengisi formulir permohonan pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/013) yang disetujui
Direktur. Pemusnahan dicatat di formulir berita acara pemusnahan dokumen K3
(P/FRM/K3/014).
Dokumen Tingkat VI s.d Tingkat XII.
8.1. Dokumen dikelompokkan berdasarkan tingkat dan jenis dokumennya dan diurutkan sesuai
tanggal penerbitannya.
8.2. Dokumen disimpan ke dalam ordner sesuai dengan tingkat dan jenis dokumennya masingmasing dan diberi label seperti contoh label ordner (lihat urutan prosedur 6.7.4 di atas) dengan
“Judul Ordner” sesuai jenis dokmennya.
8.3. Masa simpan dokumen minimal 3 tahun atau jika masa berlaku dalam dokumen tersebut sudah
habis atau ditentukan lain oleh Direktur sesuai jenis dokumen masing-masing.
8.4. Dokumen dapat dimusnahkan jika sudah melalui masa simpan minimal dengan mengisi formulir
permohonan pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/013) yang disetujui Direktur. Pemusnahan
dicatat di formulir berita acara pemusnahan dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
G. DOKUMEN TERKAIT
1. Formulir Daftar Dokumen Induk K3 (P/FRM/K3/000).
2. Formulir Penerbitan/Revisi Dokumen K3 (P/FRM/K3/009).
3. Formulir Daftar Riwayat Revisi Dokumen K3 (P/FRM/K3/010).
4. Formulir Daftar Penyebaran Dokumen K3 (P/FRM/011).
5. Formulir Berita Acara Kehilangan Dokumen K3 (P/FRM/K3/012).
6. Formulir Permohonan Pemusnahan Dokumen K3 (P/FRM/K3/013).
7. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
H. LAMPIRAN
1. Formulir Daftar Dokumen Induk K3 (P/FRM/K3/000).
2. Formulir Penerbitan/Revisi Dokumen K3 (P/FRM/K3/009).
3. Formulir Daftar Riwayat Revisi Dokumen K3 (P/FRM/K3/010).
4. Formulir Daftar Penyebaran Dokumen K3 (P/FRM/011).
5. Formulir Berita Acara Kehilangan Dokumen K3 (P/FRM/K3/012).
6. Formulir Permohonan Pemusnahan Dokumen K3 (P/FRM/K3/013).
7. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen K3 (P/FRM/K3/014).
Disusun
Sekretaris P2K3
Nama :
Tanggal :
Disetujui
Ketua P2K3
Nama :
Tanggal :
Mengetahui
Direktur
Nama :
Tanggal :
Diperiksa
Sekretaris P2K3
Nama :
Tanggal :