ANALISA SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISW

ANALISA SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU
PADA BIMBINGAN BELAJAR
“GANESHA KNOWLEDGE”
CILEDUG
TUGAS
ANALISA & PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat UAS Mata Kuliah APSI
Oleh :
1. Bella Natasya Putri
12129771
2. Ira Setyarini
12129921
3. Muthia Tyas R.D
18110987
4. Hendra Prasetiawan
18120121
5. Happy Puspita N.
18121802
6. Rd. M. Nurul Ikhsan
18122050
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2014
ANALISA SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU
PADA BIMBINGAN BELAJAR
“GANESHA KNOWLEDGE”
CILEDUG
TUGAS
ANALISA & PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat UAS Mata Kuliah APSI
Oleh :
1. Bella Natasya Putri
12129771
2. Ira Setyarini
12129921
3. Muthia Tyas R.D
18110987
4. Hendra Prasetiawan
18120121
5. Happy Puspita N.
18121802
6. Rd. M. Nurul Ikhsan
18122050
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2014
PERSETUJUAN TUGAS ANALISA & PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI
Tugas Mata Kuliah Analisa & Perancangan Sistem Informasi ini
telah disetujui serta diizinkan untuk dinilai pada periode : Tahun
Akademik 2014/2015 di Semester 4.
DOSEN MATA KULIAH
KELAS 12.4C.12
Triningsih, S.Kom
PENILAI TUGAS ANALISA & PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI
Tugas Mata Kuliah Analisa & Perancangan Sistem Informasi ini
telah dinilai pada tanggal 16 Juni 2014.
PENILAI
Triningsih, S.Kom
Saran-saran dari Penilai :
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
...........................................
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah
melimpahkan nikmat dan karunia-Nya atas terselesaikannya tugas Analisa &
Perancangan Sistem Informasi ini dengan judul :
“Analisa Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru Pada Bimbingan Belajar Ganesha Knowledge Ciledug”,
yang merupakan salah satu syarat untuk mendapatka nilai UAS pada Mata Kuliah
Analisa & Perancangan Sistem Informasi.
Dalam menyelesaikan tugas ini, penulis telah banyak menerima
bimbingan, pengarahan, petunjuk, dan saran, serta fasilitas yang membantu
hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu penulis ingin menyampaikan
ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :
1.
Direktur Bina Sarana Informatika.
2.
Ketua Jurusan Manajemen Informatika AMIK BSI Jakarta.
3.
Ibu Triningsih, S.Kom selaku Dosen Mata Kuliah Analisa & Perancangan
Sistem Informasi.
4.
Bapak Denny Erica SE, MM Selaku Dosen Mata Kuliah Metode
Penelitian dan Dosen Pembimbing Akademik.
5.
Bara Prastama selaku Head Office Manager yang telah memberikan
kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan wawancara mengenai
sistem penerimaan siswa baru di Bimbingan dan Konsultasi Belajar
Ganesha Knowledge.
6.
Kedua orangtua penulis yang selalu memberikan dukungan kepada penulis
baik moral maupun material.
7.
Semua teman-teman yang sudah membantu dalam penyusunan makalah.
Akhirnya penulis berharap semoga tugas ini bermanfaat bagi semua pihak
yang membantu, meskipun dalam penyusunannya tugas ini masih memiliki
banyak kekurangan. Oleh karena penulis mengharapkan adanya kritik dan saran
yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan
mendatang.
Jakarta, 20 April 2014
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul. ................................................................................................... i
Lembar Persetujuan ......................................................................................... ii
Lembar Penilaian .............................................................................................. iii
Kata Pengantar. ................................................................................................ iv
Daftar Isi ............................................................................................................ vi
Daftar Simbol .................................................................................................... vii
Daftar Gambar .................................................................................................. viii
Daftar Tabel....................................................................................................... ix
Daftar Lampiran ............................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN. ............................................................................... 1
1.1 Umum................................................................................................ 1
1.2 Maksud dan Tujuan. .......................................................................... 2
1.3 Metode Penelitian.............................................................................. 2
1.4 Ruang Lingkup .................................................................................. 3
1.5 Sistematika Penulisan ....................................................................... 3
BAB II LANDASAN TEORI. .......................................................................... 5
2.1 Konsep Dasar Sistem ........................................................................ 5
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) ............................................... 12
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN. .................................................... 19
3.1 Umum................................................................................................ 19
3.2 Tinjauan Perusahaan ......................................................................... 19
3.2.1 Sejarah Perusahaan................................................................... 20
3.2.2 Visi dan Misi ............................................................................ 20
3.2.3 Struktur Organisasi dan Fungsi ................................................ 21
3.3 Prosedur Sistem Berjalan. ................................................................. 24
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ...................................... 25
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan. ........................................................... 27
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan. .............................................................. 32
3.7 Permasalahan..................................................................................... 34
3.8 Pemecahan Masalah .......................................................................... 34
BAB IV PENUTUP. .......................................................................................... 36
4.1 Kesimpulan........................................................................................ 36
4.2 Saran. ................................................................................................. 37
DAFTAR PUSTAKA
SURAT KETERANGAN RISET
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
LAMPIRAN- LAMPIRAN
DAFTAR SIMBOL
Simbol Data Flow Diagram (Diagram Alir Data)
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu
sumber atau tujan pada arus data.
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu
arus data.
PROSES
Digunakan untuk menggambarkan suatu
proses yang sedang berlangsung.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu
tempat untuk menyimpan atau mengambil
data yang diperlukan.
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1.
2.
3.
4.
Gambar III. 1 Struktur Organisasi................................................................
Gambar III. 2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ........................................
Gambar III. 3 Diagram Nol Sistem ..............................................................
Gambar III. 4 Diagram Detail Proses Pembayaran Sistem Berjalan ...........
DAFTAR TABEL
Halaman
1.
2.
Tabel II. 1 Notasi Tipe Data. .......................................................................
Tabel II. 2 Notasi Struktur Data ..............................................................................
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A.1
B.1
B.2
B.3
Formulir Pendaftaran. ................................................................................
Kwitansi Pembayaran ................................................................................
Data Siswa .................................................................................................
Laporan Data Siswa ...................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Umum
Sebuah
bimbingan
belajar
sebagai
organisasi
yang
memiliki
kecenderungan orientasi pada peningkatan kualitas dan kuantitas memang
membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam pendaftaran, penjadwalan, dan
absensi data untuk menghasilkan informasi yang efektif dan efisien.
Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, bimbingan belajar akan
menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu
dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan
secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi
dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya dan waktu.
Ganesha Knowledge merupakan sebuah lembaga bimbingan dan
konsultasi belajar yang membantu siswa-siswi SD, SMP, SMA untuk mencapai
prestasi gemilang di sekolah. Bimbingan belajar ini masih menggunakan sistem
manual pada sistem penerimaan siswanya, meskipun data memang diolah dalam
Microsoft Excel dan Microsoft Word, akan tetapi bimbingan belajar ini belum
menggunakan program aplikasi. Oleh karena itu, penulis memilih bimbingan
belajar Ganesha Knowledge sebagai objek penelitian.
Dari uraian diatas, penulis memilih judul “ANALISA SISTEM
INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA BIMBINGAN BELAJAR
GANESHA KNOWLEDGE CILEDUG”.
1.2
Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dari penulisan Tugas Analisa Dan Perancangan Sistem
Informasi (APSI) ini adalah :
a.
Sebagai wujud nyata penelitian yang dilakukan penulis.
b.
Untuk mengembangkan dan menerapkan ilmu yang telah dipelajari di
AMIK BSI .
c.
Memberi informasi kepada pembaca tentang sistem penerimaan siswa baru
pada Bimbingan Belajar Ganesha Knowledge.
d.
Sebagai nilai matakuliah Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi
(APSI) pada semester IV program studi Manajemen Informatika di AMIK
BSI.
1.3
Metode Penelitian
Dalam memperoleh data pada penulisan Tugas Analisa dan Perancangan
Sistem Informasi (APSI) ini, penulis menggunakan metode sebagai berikut :
a.
Observasi
Yaitu suatu cara pengumpulan data yang dilakukan penulis dengan
mengamati secara langsung mengenai sistem kegiatan pada Bimbingan dan
Konsultasi Belajar Ganesha Knowledge, Ciledug, yang ada kaitannya dengan
masalah yang akan dibahas oleh penulis.
b.
Wawancara/ Interview
Penelitian ini juga menggunakan teknik wawancara dalam pengumpulan
data, wawancara ini dilakukan pada Manager Marketing dan HRD Ganesha
Knowledge untuk memperoleh keterangan yang berkaitan dengan materi yang
dibahas.
c.
Studi pustaka
Metode ini untuk mendukung data yang telah didapat dari perusahaan
dengan referensi dari buku-buku yang mengacu pada bidang yang berkaitan
dengan penulisan tugas Analisa dan Perancangan Sistem Informasi (APSI) ini.
1.4
Ruang Lingkup
Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan tidak menyimpang
dari pokok permasalahan, maka penulis membuat batasan permasalahan yaitu
mengenai sistem penerimaan siswa baru dari proses pendaftaran, proses
pembayaran, dan proses pembuatan laporan. Alasan penulis mengambil tema
penerimaan siswa baru dikarenakan proses yang dilakukan masih secara manual.
1.5
Sistematika Penulisan
Sistematika Penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan
itu sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga dapat memberikan
gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan pada makalah ini
terdiri dari empat bab, yaitu sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini membahas gambaran umum, maksud dan tujuan penulisan
Laporan Kuliah Kerja Praktek ini, metode penelitian dalam pengumpulan data,
ruang lingkup dan sistematika penulisan yang di bahas dalam bab demi bab.
BAB II : LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi tentang uraian tentang konsep dasar sistem yang
dibahas pada ruang lingkup sistem dan memberikan penjelasan secara teoritis
tentang peralatan (tools) pendukung sistem.
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini membahas tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yaitu
sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem
berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data, spesifikasi bentuk
dokumen masukan, spesifikasi bentuk dokumen keluaran, spesifikasi file,
spesifikasi program, dan struktur kode, spesifikasi sistem komputer secara umum,
perangkat lunak, perangkat keras, konfigurasi sistem komputer, permasalan
pokok, dan alternatif pemecahan masalah.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan dari apa yang telah dibahas dari bab I
sampai dengan bab III serta saran yang bersifat membangun untuk kepentingan
perusahaan itu sendiri maupun untuk kepentingan umum.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1.
Konsep Dasar Sistem
Menurut Sutabri (2012:2) Terdapat dua kelompok pendekatan didalam
pendefinisian sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedure dan
kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang
menekankan kepada prosedur mendefinisikan sistem seba-gai suatu jaringan kerja
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua definisi ini adalah benar dan tidak
bertentangan. Yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pembahasan tentang
sistem sebenarnya bukanlah suatu hal yang baru. Memang diduania ini tidak ada
yang sama sekali baru. Kalau ada sesuatu yang baru, sebenarnya hal itupun
sebenarnya sudah lama ada. Dinilai baru karena baru ditemukan, baru
diungkapkan, baru diketahui oleh banyak orang.
Secara umum penjelasan tentang sistem yang akan dibahas ruang lingkup
penulisan tugas Analisa dan Perancangan Sistem Informasi ini terbagi menjadi
tiga bagian pembahasan teori yang sangat berkaitan satu dengan yang lainnya
meliputi pengertian dari sistem, pengertian tentang sistem informasi dan yang
terakhir pengertian tentang sistem informasi.
2.1.1. Definisi Sistem
Pengertian tentang sistem pertama kali dapat diperoleh dari definisi sistem
itu sendiri. Sudah banyak ahli yang mengungkapkan berbagai sistem yang bekerja
dalam diri manusia.
Mulyanto (2009:2) “Sistem diartikan sebagai kelompok komponen yang
saling berhubungan, bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan
menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang
teratur”.
Menurut Sutabri (2012:6) “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur
yang erat hubungannya satu dengan yang lain, Yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai suatu tujuan”.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses, dan output. Hal ini
merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem
dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah
sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Menurut Sutabri
(2012:13) karakteristik dari sistem terbagi atas 8 bagian diantaranya :
1.
Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.
2.
Batas sisetm (Boundary)
Ruang lingkup sistem meupakan daerah yang membatasi antara sistem
dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.
3.
Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang
yang memepengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan
luar sistem.
4.
Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut
dengan penghubung sistem atau interface.
5.
Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang
dapat berupa pemeliharaan (Maintenance Input) dan sinyal (Signal Input).
6.
Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
7.
Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan
menjadi keluaran.
8.
Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat
deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi
sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengerti
sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan
komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus
yang terjadi didalam sistem tersebut.
Adapun menurut Sutabri (2012:15) klasifikasi sistem terdiri dari :
1.
Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang
ada secara fisik.
2.
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat oleh manusia. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang
melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan Automatic
Machine.
3.
Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut
sistem deterministik. Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang kondisi
masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
4.
Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem terbuka merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
berpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem tertutup adalah sistem
yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, Yang menerima
masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
2.1.4. Daur Hidup Sistem
Siklus hidup sistem (System Life Cycle) adalah proses evolusioner yang
diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.
Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti langkahlangkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola-pola yang
teratur dan dilakukan secara top down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai
pendekatan air terjun (waterfull approach) bagi pembangunan dan pengembangan
sistem. Adapun menurut Sutabri (2012:20) ada beberapa face atau tahapan daur
hidup sistem sebagai berikut :
1.
Mengenali Adanya Kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, pastilah terebih dahulu timbul suatu
kebutuhan atau problema yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya.
2.
Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedure yang harus diikuti guna
menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk
memenuhi kebutuhan tersebut.
3.
Pemasangan Sistem
Setelah tahap pembangunan sistem selesai, kemudian sistem akan
dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur
hidup sistem, di mana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap
operasional adalah pemasangan sistem, yaitu merupakan langkah akhir dari suatu
pembangunan sistem.
4.
Pengoperasian Sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedure pengoperasian yang
membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi
yang ditunjang oleh sistem informasi selalu mengalami perubahan karena
pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan, dan kebijaksanaan, ataupun
kemajuan teknologi.
5.
Sistem Menjadi Usang
Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat
diatasi hanya dengan malakukan perbaikan pada sistem yang sedang berjalan.
2.1.5. Konsep Dasar Informasi
Menurut Rochaety dkk (2011:5) “Informasi merupakan kumpulan data
yang telah diolah baik bersifat kuantitatif maupun kualitatif dan memiliki arti
lebih luas.”
Sutabri (2012:22) “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau
diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan
keputusan.”
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki
nilai tambah. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu :
1.
Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangkau panjang,
yang mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan
sebagainya.
2.
Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangkau menengah,
seperti informasi tren penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun
rencana penjualan.
3.
Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti
informasi persediaan stok, return penjualan, dan laporan kas harian.
2.1.6. Konsep Dasar Sistem Informasi
Mulyanti (2009:29) “Sistem Informasi merupakan suatu komponen yang
terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses,
menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu
tujuan”.
Sutabri (2012:38) sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian
yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan srategis dari suatu organisasi untuk dapat menyelesaikan
laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.
2.1.6.1.
Komponen Sistem Informasi
Sutabri (2012:39) “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen
yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok
masukkan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok
kendali.” Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut saling berinteraksi satu
dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1.
Blok Masukkan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Yang
dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data
yang akan dimasukkan, yang dapat berupa komponen-komponen dasar.
2.
Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.
Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semau pemakai sistem.
4.
Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian sistem secara keseluruhan.
5.
Blok Basis Data (Database Block)
Basis data (Database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu denga yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan
dipergunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6.
Blok Kendali (Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya
bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalankegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan
lain sebagainya. Beberapa pegendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah dan bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.2.
Peralatan Pendukung (Tools System)
Dalam membuat suatu perancangan sistem, dibutuhkan peralatan yang
dapat membantu atau mendukung dalam membuat rancangan sistem yang baru,
agar sistem analis dapat mendesain model dari sistem informasi yang akan dibuat
adapun peralatan sistem yang dimaksud adalah Diagram Alir Data (DAD) dan
Kamus Data (Data Dictionary).
2.2.1. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram alir data adalah suatu jaringan yang menggambarkan suatu sistem
automatic atau komputerisasi, manual atau gabungan dari keduaya dalam susunan
berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan
mainnya.
Adapun Menurut Sutabri (2012:117) “Diagram alir data adalah suatu
network yang menggambarkan sautu sistem automat/komputerisasi, manualisasi,
atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk
kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan
mainnya.”
Adapun istilah-istilah simbol yang sering digunakan dalam Diagram Alir
Data (DAD) adalah :
1.
Kesatuan luar (Eksternal Entity)
Kesatuan Luar (Eksternal Entitiy) atau Batas Sistem (Boundary)
merupakan entity dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau
sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2.
Proses (Proccess)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin
atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk
menghasilkan arus data yang keluar dari proses.
3.
Simpanan Data (Data Store)
Simpanan dari data dapat berupa suatu file atau database di sistem
komputer, catatan manual, kotak tempat data dimeja seseorang, tabel acuan
manual dan agenda atau buku.
4.
Arus Data (Data Flow)
Arus Data menunjukan arus data dari data yang dapat berupa masukan
untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data dapat berbentuk formulir
atau dokumen yang digunakan, laporan tercetak, tampilan layer komputer,
masukan untuk komputer, komunikasi ucapan, surat-surat atau memo, data yang
dibaca dan direkamkan kesuatu file, suatu isian yang dicatat pada buku agenda,
transmisi data dari suatu komputer yang lain.
Beberapa langkah di dalam membuat DFD dibagi menjadi tiga , yaitu :
1.
Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber atau tujuan data yang
akan diproses atau untuk mengambarkan sistem secara umum atau global dari
keseluruhan sistem yang ada.
2.
Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di
dalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.
3.
Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus secara lebih mendetail lagi
dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol. Aturan main yang baku dan
berlaku dalam penggunaan DFD adalah :
a.
Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity
lainnya secara langsung.
b.
Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store lainnya
secara langsung.
c.
Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara
langsung.
d.
Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.
2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary)
Menurut Jogiyanto (2005:725) “Kamus data adalah katalog fakta tentang
data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem tertentu.”
Fungsinya untuk mendefiniskan data yang mengalir pada sistem dengan
lengkap danuntuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama. Kamus data
dibuat dan digunakan baik pada tahap analisa maupun pada tahap perancangan
sistem. Pada tahap analisa perancangan sistem digunakan sebagai alat komunikasi
antara sotem analis dengan pemakai (user) tentang data yang mengalir pada
sistem tersebut serta informasi yang dibutuhkan oleh pemakai (user). Sedangkan
pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input,
output/ laporan dan database.
Kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1.
Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Fungsinya untuk memudahkan mencari arus data di dalam Data Flow
Diagram (DFD).
2.
Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data
Flow Diagram (DFD), maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data.
3.
Tipe Data
Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil
cetakan komputer. Dengan demikan bentuk dari data yang mengalir dapat berupa
dokumen dasar atau formulir. Dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak,
tampilan layar monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data tersebut
disebut tipe data.
4.
Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang
terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
5.
Alias
Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
6.
Volume
Volume yang dicatat berupa volume rata-rata dan volume puncak dari arus
data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam
satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukan volume yang
terbanyak.
7.
Periode
Periode menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya untuk
mendefinisikan kapan output data harus dimasukan ke dalam sistem, kapan proses
program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan dihasilkan
8.
Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus
data. Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk
untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut
notasi.
Notasi yang digunakan dibagi dua macam yaitu :
1.
Notasi Tipe Data
Notasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi format input maupun output
dari suatu data. Notasi yang digunakan antara lain:
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi
Arti
X
Untuk setiap karakter
9
Angka numerik
A
Karakter alphabet
Z
Angka yang ditampilkandalam spasi kosong
.
Pemisah ribuan
,
Pemisah pecahan
_
Tanda penghubung
/
Pembagi
Sumber : Jogiyanto (2005:370)
2.
Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang
umum digunakan antara lain :
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi
Keterangan
=
Terdiri dari
+
Dan atau and
()
Pilihan optional
{}
Iterasi (perulangan proses)
[]
Pilih salah satu pilihan yang ada
|
Pemisah pilihan didalam tanda []
*
Keterangan atau catatan
@
Field kunci
Sumber : Jogiyanto (2005 : 730)
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1.
Umum
Didalam sebuah bimbingan dan konsultasi belajar tentunya terdapat
sebuah sistem informasi penerimaan siswa baru. Prosedur sistem berjalan yang
diterapkan pada tiap perusahaan juga berbeda-beda. Prosedur penerimaan siswa
baru yang diterapkan di Bimbingan dan Konsultasi Belajar Ganesha Knowledge
ini masih menggunakan sistem manual, meliputi 3 prosedur yaitu : Pendaftaran,
Pembayaran, dan Pembuatan Laporan.
3.2.
Tinjauan Perusahaan
Profil Lembaga
:
Nama Lembaga
: Bimbingan & Konsultasi Belajar Ganesha Knowledge
Motto
: Deliver a great knowledge to create the great champion.
Ijin Diknas
: 421.10/Kep. 06-LKP/BPPMPT/2013
Tanggal Berdiri
: 15 Mei 2011
Alamat Perusahaan : Jl. HOS Cokroaminoto (Ciledug Raya) No.71-E1 Kreo,
Tangerang.
Nomor Telepon
: 021-70740416
Badan Hukum
: PT. Permata Madani Edukasi
Ganesha Knowledge merupakan Lembaga bimbingan dan konsultasi
belajar yang membantu siswa-siswi SD, SMP, dan SMA untuk mencapai prestasi
gemilang di sekolah. Dengan metode 4T (Telaah Materi, Terapan Konsep,
Tantangan Soal dan Trik Champion) serta bimbingan tutor berkualitas, siswa akan
mudah memahami dan mengikuti pelajaran di sekolah. Konsultasi berkala
oleh tim pembimbing profesional dan berpengalaman di dunia pendidikan akan
mendorong siswa menjadi yang terbaik di sekolah.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
GANESHA KNOWLEDGE didirikan sebagai realisasi dari tuntutan para
orang tua dan siswa yang ingin mendapatkan bimbingan belajar yang berkualitas
secara metode dan pengajar, serta fasilitas dan tempat yang nyaman untuk belajar.
GANESHA KNOWLEDGE ini bernaung dalam sebuah perusahaan PT. P M E
(PERMATA MADANI EDUKASI) yang didirikan atas dasar persaudaraan,
profesionalitas dan entrepreneurship demi kemakmuran bersama. Ganesha
Knowledge berdiri pada tanggal 15 Mei 2011. Didirikan oleh 3 orang, yakni
Agus Ramdhani Manager IT Kompas Gramedia, Umiatin Dosen UNJ dan Bara
Prastama Alumus UNJ Prodi Pendidikan Sejarah yang diberikan mandat untuk
mengelola dan mengembangkan perusahaan.
3.2.2. Visi dan Misi
Visi
: “Menjadi Bimbingan Belajar yang membentuk anak dengan
konsep Champion “Challenging, Motivating, Pioneering”.
Adapun Misi yang dijalankan sebagai wahana implementasi dari visi
diatas adalah sebagai berikut :

Menyediakan tempat strategis juga menggunakan sarana dan prasarana,
yang dirancang untuk memberikan nuansa menyenangkan layaknya di rumah
sendiri (setelah siswa beraktivitas disekolah, selalu ingin pulang ke “rumah ke
2”_Bimbel Ganesha Knowledge ).

Selalu mengutamakan kepuasaan siswa, serta menjalin hubungan dan
komunikasi positif dengan siswa (membangun kedekatan emosional antara kakak
tutor dengan siswa) .

Selalu berinovasi dan bervariasi dalam pelayanan dan pembelajaran yang
dilakukan.
3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan suatu pola tetap yang menunjukkan
hubungan antara kedudukan peranan dalam suatu lingkungan kerjasama. Struktur
organisasi diperlukan untuk mengetahui secara jelas bagaimana hubungan antara
unit-unit yang terdapat dalam suatu organisasi, serta bagaimana tugas, wewenang
dan tanggungjawabnya.
Bentuk struktur organisasi yang dipakai pada Bimbingan dan Konsultasi
Belajar Ganesha Knowledge berbentuk lini atau baris yang merupakan bentuk
organisasi yang paling sederhana. Hal ini dapat dilihat dari adanya hubungan
pemilik perusahaan dengan karyawan yang masih relatif langsung melalui garis
wewenang. Hal ini dapat diwujudkan dalam wewenang dan tanggungjawab
sebagai karyawan kepada pemiliknya sebagaimana terlihat dalam struktur
organisasi.
Owner
Agus Ramdhani
Manager Akademik
Head Office Manager & HRD
Umiatin
Bara Prastama
Tutor Tetap
Customer Service
Office Boy
Niken
Kak Ayu
Kak Yani
Rajiv
Gambar III.1 Struktur Organisasi
Berikut ini fungsi dari masing-masing bagian yaitu sebagai berikut :
1.
Owner
a. Pemilik Lembaga Bimbingan dan Konsultasi Belajar Ganesha Knowledge.
b. Mengurusi dan menentukan gaji karyawan.
c. Membuat jobdesk semua karyawan.
d. Penanggung jawab program yang ada pada bimbingan dan konsultasi
belajar Ganesha Knowledge secara keseluruhan.
2.
Manager Akademik
a. Mengatur dan mengurus materi yang dipakai di Bimbingan Belajar
Ganesha Knowledge.
b. Membuat dan mengatur jadwal untuk siswa dan tutor bimbingan.
c. Penanggungjawab pembuatan modul Bimbingan Belajar.
d. Mengatur kurikulum yang dipakai dalam proses belajar dan mengajar.
3.
Head Office Manager dan Human Resource Development
a. Mengadakan sosialisasi dan memperkenalkan kesekolah-sekolah tentang
Bimbingan Belajar Ganesha Knowledge.
b. Penanggungjawab pengadaan event dan games.
c. Motivator dalam kegiatan seminar.
d. Mengkoordinasi staff.
4.
Customer Service
a. Menjalankan fungsi administrasi (Pembelajaran, Pelayanan, Pengarsipan,
Pembayaran).
b. Mengingatkan tentor jika ada jadwal agar terlaksananya kegiatan belajar
mengajar dengan lancar setiap harinya.
c. Mengkonfirmasikan komplain maupun permintaan siswa atau orangtua
siswa kepada manager.
5.
Tutor
a. Menyampaikan materi kepada siswa bimbingan.
6.
Office Boy
a. Membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer dan perlengkapan
lainnya.
b. Melayani permintaan fotokopi.
3.3.
Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan yang diambil pada Bimbingan dan Konsultasi
Belajar Ganesha Knowledge dalam Sistem Penerimaan Siswa Baru secara umum
melewati proses sebagai berikut :
1. Proses Pendaftaran
Calon siswa datang langsung ke Bimbingan dan Konsultasi Belajar
Ganesha Knowledge. Bagian Customer Service menjelaskan tentang
program bimbingan, biaya, jam belajar, dll. Setelah itu bagian Customer
Service memberikan formulir pendaftaran kosong kepada calon siswa,
calon siswa mengisi data pada formulir pendaftaran tersebut dengan benar.
Calon siswa juga menyerahkan pas foto 3x4 sebanyak 2 buah kepada
Customer Service. Setelah diisi, formulir pendaftaran dikembalikan
kebagian Customer Service. Customer Service akan menempel 1 pas foto
di formulir pendaftaran, memeriksa dan menandatangani formulir, setelah
ditandatangani formulir pendaftaran dan satu pas foto diarsip.
2. Proses Pembayaran
Setelah formulir ditandatangani, setiap calon siswa berkewajiban untuk
membayar biaya pendaftaran sebesar Rp 100.000,00 dan biaya angsuran
pertama atau bisa langsung lunas. Petugas menerima pembayaran dari
siswa dan membuat kwitansi sebanyak 2 rangkap (kwitansi warna putih
dan biru muda) sebagai bukti pembayaran biaya bimbel. Kwitansi warna
putih diberikan kepada calon siswa yang menjadi bukti bahwa calon siswa
itu telah resmi menjadi siswa di bimbel. Kwitansi warna biru muda (copy
kwitansi) disimpan untuk digunakan sebagai bukti pembayaran bimbel.
Selain menerima kwitansi warna putih siswa juga akan diberikan buku
modul bimbel. Petugas akan membuat data siswa dengan melihat arsip
formulir pendaftaran kemudian diarsip.
3. Proses Pembuatan Laporan
Petugas membuat laporan data siswa dengan melihat file data siswa dan
diserahkan kepada Head Office Manager untuk di Acc. Lalu dari manager
akan diserahkan kepada petugas untuk diserahkan kepada Owner agar
disahkan.
3.4.
Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Untuk mengetahui gambaran sistem pendaftaran siswa baru pada
Bimbingan Belajar Ganesha Knowledge dapat dijelaskan melalui diagram alir
data (DAD). Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang
menyusun suatu prosedur dari sebuah sistem dan menunjukan arus data atau
dokumen-dokumen masukan dan dokumen-dokumen keluaran.
Berikut ini adalah penggambaran Diagram Alir Data penerimaan siswa
baru pada Bimbingan Belajar Ganesha Knowledge.
0
Sistem Informasi
Penerimaan Siswa Baru
Bimbingan Belajar Ganesha
Lap_dtsswa_acc
Knowledge
FP
Lap_dtsswa
Head Office
Manager
Foto_2R
Calon Siswa
Kwitansi
Lap_dtsswa_acc
Owner
Gambar III. 2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
1.0
FP
Calon Siswa
Foto_2R
Foto
D1
Arsip_Foto
D2
Arsip_FP
D3
Arsip_kwitansi
Pendaftaran
FP
2.0
R_FP
Kwitansi
Pembayaran
D4
File_dtsiswa
Data_siswa
R_dtsswa
Head Office
Manager
Lap_dtsswa
Lap_dtsswa_acc
Copy_kwitansi
3.0
Pembuatan
Laporan
Lap_dtsswa_acc
Gambar III. 3 Diagram Nol Sistem Berjalan
Owner
2.1
Pembuatan
Kwitansi
R_FP
D2
Arsip_FP
D3
Arsip_kwitansi
D4
File_dtsiswa
Kwitansi_2R
2.2
3
Copy_kwitansi
Kwitansi_asli Pembuatan Data
Siswa
Data_siswa
Gambar III. 4 Diagram Detail Proses Pembayaran Sistem Berjalan
Keterangan :
FP
: Formulir Pendaftaran
R_FP : Record Formulir Pendftaran
3.5.
Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir
pada sistem secara lengkap. Adapun kamus data yang ada pada sistem berjalan
penerimaan siswa baru bimbel Ganesha Knoeledge akan dijelaskan sebagai
berikut :
1.
Kamus Data Formulir Pendaftaran
Nama Arus Data
: Formulir Pendaftaran
Alias
: FP
Bentuk Data
: Cetak Manual
Arus Data
: Calon Siswa – Proses 1.0
Proses 1.0 – Arsip FP
Penjelasan
: Untuk mengisi data-data siswa saat
melakukan pendaftaran.
Periode
: Setiap kali dilakukan pendaftaran
Volume
: Tidak tentu
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo + Nama_bimbel + Alamat_bimbel +
Telepon + Email
Keterangan :
Logo
*Gambar Lambang Bimbel*
Nama_bimbel
*Berisi Nama Bimbel*
Alamat_bimbel
*Berisi Alamat Bimbel*
Telepon
*Terdiri dari 12 digit*
Email
*Berisi Email Bimbel*
Isi
= Kelas + Start+ Jadwal + Judul + Pas Photo
+ Nama + Email_siswa + Jenis_Kelamin +
Tempat/tgl_lahir
Orangtua/wali
+
+
Asal_sekolah
+
Pilihan_program
+
Pilihan_hari
+
Darimana_anda_mengetahui_bimbel_GK
+
Keterangan_lain
Keterangan :
Judul
*Formulir Pendaftaran*
Jenis_kelamin
= [Laki-laki|Perempuan]
Asal_sekolah
= Nama_sekolah + Alamat_sekolah + Kelas
+ Nilai_ratarata
Orangtua/wali
= Nama + Alamat_rumah + Pekerjaan
Pilihan Program
=[Champion10|BeChampion11|
BeChampion12|BeChampion|BeChampion8|
BeChampion9|BeChampion4|BeChampion5|
BeChampion6]
Footer
= Petugas + Nama_ttdsiswa
Keterangan :
Petugas
2.
*Pengesahan petugas pendaftaran*
Kamus Data Kwitansi Pembayaran
Nama arus data
: Kwitansi Pembayaran
Alias
: -
Bentuk data
: Cetakan Manual
Arus data
: Proses 2.0 – Arsip_Kwitansi
Proses 2.0 – Calon Siswa
Penjelasan
: Sebagai Bukti Pembayaran Pendaftaran
Periode
: Setiap Terjadi Pembayaran Pendaftaran
Volume
: Tidak Tentu
Struktur data
: Header + Isi
Header
*Nama Lembaga*
Isi
=
Judul
+
Sudah_Terima_Dari
+
Uang_Sejumlah + Untuk_Pembayaran +
Keterangan_Diskon + Total_Biaya +
Pembayaran_Selanjutnya + Informasi_Siswa
+ Perhatian + Admin_Keuangan
Untuk Pembayaran
= [Pendaftaran|Cicilan_Ke|Pelunasan]
Pembayaran Selanjutnya
= [Cicilan1| Cicilan2| Cicilan3| Cicilan4|
Cicilan5| Cicilan6]
Informasi Siswa
= Program + Shift_belajar + Kelas + Hari +
Ruang_kelas
Keterangan :
Admin Keuangan
3.
*Pengesahan bagian keuangan*
Kamus Data Data Siswa
Nama arus data
: Data Siswa
Alias
: -
Bentuk data
: Cetakan Komputer
Arus data
: Proses 2.0 – File_datasiswa
Penjelasan
: Untuk Mengetahui Data Siswa Bimbingan
Periode
: Setiap Terjadi Pendataan Siswa Baru
Volume
: Tidak Tentu
Struktur data
: Header + Isi
Header
= Logo + Judul + Kelas/Program + Shift
Belajar
Keterangan :
Logo
*Gambar Lambang Bimbel*
Judul
* DATA SISWA GANESHA
KNOWLEDGE TAHUN AJARAN 2013/2014*
Isi
= 1{No + Nama + Asal_Sekolah +
Jenis_Kelamin + No_tlp + No_Tlp_Ortu +
Email} n
4.
Kamus Laporan Data Siswa
Nama arus data
: Laporan Data Siswa
Alias
: -
Bentuk data
: Cetakan Komputer
Arus data
: Proses 3.0 – Head Office Manager
Penjelasan
: Untuk Laporan Data Siswa Kepada Head
Office Manager dan Owner
Periode
: Setiap Terjadi Pembuatan Laporan
Volume
: Sebulan Sekali
Struktur data
: Header + Isi + Footer
Header
= Logo + Judul
Keterangan :
Logo
*Gambar Lambang Bimbel*
Judul
*LAPORAN
DATA SISWA GANESHA
KNOWLEDGE TAHUN AJARAN 2013/2014*
Isi
= 1{No + ID_Siswa + Nama + Tingkat +
L/P + Lahir + Alamat + Telepon + Email +
Asal_Sekolah
+
Orangtua/wali
+
Pilihan_Program + Shift} n
Keterangan
:
Lahir
= Tampat + Tanggal
Asal_sekolah
= Nama + Lokasi + Kelas + Ranking +
Nilai_terakhir
Orangtua/wali
= Nama + Alamat_rumah + pekerjaan + Tlp
Footer
=
Customer_Service
+
Head_Office_Manager + Owner
Keterangan :
Customer_Service
*Pengesahan Bagian admin CS*
Head_Office_Manager
*Pengesahan dan Acc dari Head Office
Manager*
Owner
3.6.
*Pengesahan Oleh Pemilik Usaha*
Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan penerimaan siswa baru di Bimbingan dan
Konsultasi Belajar Ganesha Knowledge terdiri dari spesifikasi dokumen masukan
dan spesifikasi dokumen keluaran.
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1.
Nama Dokumen
: Formulir Pendaftaran
Fungsi
: Sebagai bahan masukan data siswa.
Sumber
: Calon Siswa
Tujuan
: Customer Service
Frekuensi
: Setiap siswa baru yang mendaftar
Jumlah
: Satu Lembar
Media
: Kertas
Bentuk
: Lampiran A-1
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1.
2.
Nama Dokumen
: Kwitansi Pembayaran
Fungsi
: Sebagai Bukti Pembayaran
Sumber
: Customer Service
Tujuan
: Arsip Kwitansi dan Calon Siswa
Frekuensi
: Setiap siswa baru yang sudah mendaftar
Jumlah
: Satu lembar
Media
: Kertas
Bentuk
: Lampiran B-1
Nama Dokumen
: Data Siswa
Fungsi
: Untuk Mengetahui Data Siswa Bimbingan
Sumber
: Customer Service
Tujuan
: File Data Siswa
Frekuensi
: Setiap terjadi pendataan siswa
Jumlah
: Tidak Tentu
Media
: Soft Copy File
Bentuk
: Lampiran B-2
3.
Nama Dokumen
: Laporan Data Siswa
Fungsi
: Untuk Laporan Data Siswa Kepada Head Office
Manager dan Owner
3.7.
Sumber
: Customer Service
Tujuan
: Head Office Manager dan Owner
Frekuensi
: Sebulan Sekali
Jumlah
: Tidak Tentu
Media
: Kertas
Bentuk
: Lampiran B-3
Permasalahan
Setelah melihat prosedur penerimaan siswa baru yang dilakukan di
Bimbingan dan Konsultasi Belajar Ganesha Knowledge, ditemukan berbagai
macam hambatan yang mengurangi efisiensi Customer Service dalam melakukan
pekerjaanya. Adapun hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut :
1.
Belum bisa menangani pendaftaran calon siswa baru dalam jumlah besar
secara bersamaan.
2.
Belum efisiennya dalam pencatatan data karena masih dilakukan secara
manual. Selain itu juga sering terjadi kerusakan data.
3.
Hilangnya data calon siswa baru dikarenakan banyak arsip-arsip yang
tercampur.
4.
Keterlambatan dalam mengelola data karena masih menggunakan
Microsoft excel dan Microsoft Word.
3.8.
Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi hambatan-hambatan pada sistem berjalan penerimaan
siswa baru, penulis penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah dengan
cara menerapkan sistem baru yang berbasis komputerisasi. Alternatif pemecahan
masalah tersebut adalah sebagai berikut :
1.
Sebaiknya sistem manual yang dijalankan oleh Bimbingan dan Konsultasi
Belajar Ganesha Knowledge diubah menjadi sistem Komputerisasi.
2.
Perlu diadakannya duplikat data atau back up data.
Dengan alternatif pemecahan masalah diatas sehingga dapat diperoleh
keuntungan sebagai berikut :
1.
Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan efisien, sehingga
menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat tentang data-data
yang ada.
2.
Penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya suatu ketertiban
dalam hal pencatatan data.
3.
Meminimalkan resiko kehilangan data.
BAB IV
PENUTUP
4.1
Kesimpulan
Dari pembahasan mengenai sistem penerimaan siswa baru pada
Bimbingan dan Konsultasi Belajar Ganesha Knowledge dapat terlihat bagaimana
fungsi dan peranan komputer yang belum digunakan secara optimal. Yaitu hanya
digunakan pada pembuatan data siswa menggunakan Microsoft Office. Oleh
karena itu penulis menarik kesimpulan bahwa sistem penerimaan siswa baru pada
Bimbingan dan Konsultasi Belajar Ganesha Knowledge adalah :
a.
Penggunaan sistem penerimaan siswa baru di Ganesha Knowledge masih
secara manual sehingga banyak mengandung resiko kesalahan dalam hal
pencatatan data.
b.
Sistem Penerimaan Siswa Baru pada Bimbingan dan Konsultasi Belajar
Ganesha Knowledge belum efektif, karena masih menggunakan form
berupa lembaran sehingga data bisa tertukar .
c.
Sistem pengumpulan data yang digunakan memungkinkan hilangnya datadata penting karena pengolahan bukti tersebut dilakukan setelah semua
bukti terkumpul.
d.
Sering mengalami kerusakan perangkat komputer saat digunakan.
e.
Terdapat kerangkapan data atau redudancy.
Oleh sebab itu dengan memanfaatkan teknologi komputer untuk membuat
sistem komputerisasi penerimaan siswa baru sangatlah diperlukan. Hal tersebut
bertujuan agar mempermudah proses pendaftaran sampai pembuatan laporan.
4.2
Saran
Dari kesimpulan diatas penulis mencoba memberikan beberapa saran
dengan harapan dapat bermanfaat dengan menjalankan sistem penerimaan siswa
baru pada Bimbingan dan Konsultasi Belajar Ganesha Knowledge, yaitu :
a.
Sistem penerimaan siswa yang digunakan pada bimbingan belajar Ganesha
Knowledge sudah baik, tetapi akan lebih baik lagi jika memaksimalkan
penggunaan sistem yang terkomputerisasi dengan menggunakan program
aplikasi. Dengan penggunaan program aplikasi akan lebih efektif dan
efisien sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan mengurangi
resiko kerja yang tinggi.
b.
Mengadakan back-up atau duplikasi data dengan periode tertentu untuk
mengantisipasi dari kehilangan data yang disebabkan karena kerusakan
perangkat, kelalaian manusia, maupun bencana alam.
c.
Penggunan komputer yang tepat akan sangat membantu dalam melakukan
kegiatan yang berhubungan dengan pendataan dan pengarsipan.
d.
Segera memperbaiki perangkat komputer apabila mengalami error.
DAFTAR PUSTAKA
Rochaety Eti, Tupi Setyowati dan Faizal Ridwan. Z. 2011. Sistem Informasi
Manajemen. Jakarta : Mitra Wacana Media.
Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi Offset.
Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta:
Pustaka Pelajar.
SURAT KETERANGAN RISET
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A.
Biodata Mahasiswa
NIM
: 12129771
Nama Lengkap
: Bella Natasya Putri
Tempat & Tanggal Lahir
: Jakarta, 24 Januari 1995
Alamat
: Jl. Raden Fatah, Sudimara Selatan,
Ciledug, Tangerang.
Agama
B.
: Islam
Riwayat Pendidikan Formal dan Non Formal
1.
SD
:
SD N 06 Sudimara 06 Ciledug 2006
2.
SMP
:
SMP N 1 Pd Aren 2009
3.
SMA
:
SMK N 2 Tangerang Selatan 2012
Jakarta, 01 Maret 2014
(Bella Natasya P.)
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A.
Biodata Mahasiswa
NIM
: 12129921
Nama Lengkap
: Ira Setyarini
Tempat & Tanggal Lahir
: Sukoharjo, 09 September 1994
Alamat
: Nadipiro, Grajegan, Tawangsari,
Sukoharjo.
Agama
B.
: Islam
Riwayat Pendidikan Formal dan Non Formal
1.
SD
:
SDN 02 Tegalsari berijazah tahun 2006
2.
SMP N
:
SMP N 1 Cawas berijazah tahun 2009
3.
SMA
:
SMA N 1 Tawangsari berijazah tahun 2012
Jakarta, 01 Maret 2014
(Ira Setyarini)
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A.
Biodata Mahasiswa
NIM
: 18121802
Nama Lengkap
: Happy Puspita Ningrum
Tempat & Tanggal Lahir
: Cilacap, 24 Desember 1994
Alamat
: Jl. Kavling Rawa Bunga 8 No.53, Pondok
Aren, Tangerang Selatan-Banten
Agama
B.
: Islam
Riwayat Pendidikan Formal dan Non Formal
1.
SD
:
SDN 03 Sudimara berijazah tahun 2006
2.
SMP
:
SMP N 3 Ciledug berijazah tahun 2009
3.
SMA
:
MA Annajah berijazah tahun 2012
Jakarta, 01 Maret 2014
(Happy Puspita N.)
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A.
Biodata Mahasiswa
NIM
: 18120121
Nama Lengkap
: Hendra Prasetiawan
Tempat & Tanggal Lahir
: Jakarta, 27 Desember 1992
Alamat
: Jl. Komplek Gaga Satu, Ciledug,
Tangerang
Agama
B.
: Islam
Riwayat Pendidikan Formal dan Non Formal
1.
SD
:
SD Lab School berijazah tahun 2006
2.
SMP
:
SMP N 11 Jakarta berijazah tahun 2009
3.
SMA
:
SMA N Al-Azhar Jakarta berijazah tahun 2012
Jakarta, 01 Maret 2014
(Hendra Prasetiawan)
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A.
Biodata Mahasiswa
NIM
: 18122050
Nama Lengkap
: Rd. Muhamad Nurul Ikhsan
Tempat & Tanggal Lahir
: Denpasar, 24 Juli 1994
Alamat
: Jl. Kertaraharja Blok 2 No.9, Perum
Kertasari, Ciamis, Jawa Barat
Agama
B.
: Islam
Riwayat Pendidikan Formal dan Non Formal
1.
SD
:
SDN 4 Tuban berijazah tahun 2006
2.
SMP
:
SMP N 1 Ciamis berijazah tahun 2009
3.
SMA
:
SMK N 2 Ciamis berijazah tahun 2012
Jakarta, 01 Maret 2014
(Rd. Muhamad N.I)
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
NIM
: 18110947
Nama Lengkap
: Muthia Tyas Rhomadhita
Tempat & Tanggal Lahir
: Jakarta, 29 Maret 1991
Alamat
: Perumnas 2,Jl. Delima 5 No. 18, Parung
Panjang, Bogor
Agama
B.
: Islam
Riwayat Pendidikan Formal dan Non Formal
1.
SD
:
SDN Perumnas 2 berijazah tahun 2003
2.
SMP
:
SMP N 1 Parung Panjang berijazah tahun 2006
3.
SMA
:
SMA N 1 Legok Tangerang berijazah tahun 2009
Jakarta, 01 Maret 2014
(Mutia Tyas R.)
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran A1 Formulir Pendaftaran
Lampiran B1 Kwitansi Pembayaran
Lampiran B2 Data Siswa
Lampiran B3 Laporan Data Siswa