ANALYSIS & DESIGN PEKERJAAN, ANALYSIS SWOT, PERAN SISTEM INFORMASI SDM DALAM PENENTUAN KEBIJAKAN SDM dan TANTANG YANG DIHADAPI DALAM SISTEM SDM A. Analisa Jabatan (Job Analysis) Jabatan atau pekerjaan merupakan hal yang penting dalam organisasi untuk mencapai tujuannya. MSDM membutuhkan informasi tentang keseluruhan jabatan yang ada di perusahaan dan jabatan perlu didesain agar dapat memotivasi kinerja para anggotanya. Jabatan sering disebut juga sebagai pekerjaan disamping sebagai status dalam organisasi merupakan sekumpulan tugas-tugas yang harus dilakukan. Jabatan menjadi hal yang penting karena hal itu menunjukkan kompetensi yang harus dimiliki, dan menjadi alat untuk mencapai tujuan organisasi, dan menjadi obyek penting yang harus diperhatikan. Analisa jabatan atau job analysis merupakan pencarian informasi tentang jabatan yang ada. Tujuan analisa jabatan adalah untuk menentukan/memperbaharui informasi analisa jabatan (job description, job specification, job performance standard), untuk tujuan-tujuan khusus misalnya, untuk evaluasi kompensasi, perancangan ulang pekerjaan, dan lain-lain. Informasi analisis jabatan diantaranya : Job Description : pernyataan tertulis yang menjelaskan tugas-tugas, tanggung jawab, kondisi kerja, dan aspek yang lainnya. Job Specification : persyaratan atau karakteristik orang yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan (pendidikan, pengalaman, pelatihan, dan ciri fisik dan mental). Job Performance Standard : Bagaimana kinerja diukur (target yang harus dicapai, sikap, dan perilaku kerja). Ketiga dokumen ini menjadi elemen utama dari human resource information system. Aktivitas MSDM berdasarkan aktivitasnya pada informasi analisa jabatan : Merekrut pegawai yang potensial Mencocokka pelamar dengan jabatan yang kosong Menentukan kegiatan pelatihan Melakukan penilaian kinerja Penentuan kompensasi Perencanaan kebutuhan SDM masa depan Menentukan standar kerja yang realistik Penempatan yang tepat Mengevaluasi bagaimana tantangan lingkungan mempengaruhi pekerjaan seseorang Bimbingan dan pengawasan Menghindari persyaratan yang tidak dibutuhkan yang dapat menyebabkan diskriminasi Mengungkapkan elemen-elemen yang dapat membantu atau mengabaikan kualitas kehidupan kerja Perancangan jabatan Langkah-langkah analisa jabatan : Mengidentifikasi jabatan-jabatan yang akan dianalisa o Jabatan apa? o Identifikasi dapat melalui struktur organisasi, daftar gaji o Berapa orang pemegangnya? o Dalam perusahaan jumlah jabatan mungkin sangat banyak Menentukan jenis informasi yang akan dianalisa o Identiatas jabatan; Identitas jabatan/pekerjaan dalam struktur organisasi yang berlaku sekarang. Jabatan dibawah jabatan apa dan membawahi jabatan apa. o Tujuan utama dari pekerjaan; Apa tujuan utama atau hasil yang ingin dicapai atau tanggung jawab utama dari pekerjaan. o Rincian tugas (apa, bagaimana, dan hasilnya apa); Tugas-tugas penting atau tugas-tugas yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan dan apa hasil kerjanya. o Sumber daya yang dibutuhkan; Sumber daya yang dibutuhkan untuk dapat melakukan pekerjaan dengan baik misalnya komputer, atau peralatan tertentu. o Alur input output o Lingkup keputusan; Pada aspek apa pemegang jabatan diberi wewenang untuk mengambil keputusan. o Kompeleksitas pekerjaan o Hubungan-hubungan dalam pekerjaan o Persyaratan pekerjaan; Persyaratan seperti pengetahuan, keterampilan, kemampuan, sifat kepribadian, dan fisik yang harus dimiliki pemegang jabatan agar tugas-tugas dalam jabatan itu dapat dilakukan dengan baik. o Lingkungan dimana pekerjaan dilakukan; Didalam ruangan atau diluar ruangan, melakukan perjalanan keluar kota atau tidak, serta apakah berisiko atau tidak. Menentukan teknik pengumpulan informasi o Kuessioner o Observasi o Interview o Panel of expert o Employee logs Mengumpulkan dan menganalisa informasi; Sumber informasi analisis jabatan : o Pemegang jabatan o Mantan pemegang jabatan o Ahli/Expert Analisa jabatan dilakukan secara berkala dalam kurun waktu tertentu, misalnya 5 tahun sekali atau pada waktu pendirian perusahaan. B. Desain Pekerjaan (Job Design) Jabatan atau pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas organisasi, meningkatkan kepuasan kerja, memotivasi, mengurangi turn over, dan meningkatkan kemampuan. Oleh karena itu, pekerjaan harus didesain dengan baik agar menjadi sumber motivasi, kepuasan kerja, dan produktivitas. Desain pekerjaan adalah penentuan cakupan pekerjaan, wewenang, lingkungan kerja yang mendukung, spesialisasi dari sebuah proses atau organisasi. Elemen Organisasi; Desain pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas. Salah satu caranya dapat dilakukan melalui pendekatan mekanistik, procedural, dan ergonomic. Jika dilakukan terlalu mekanistik maka tidak akan memuaskan dan tidak akan meningkatkan kemampuan. Elemen Keperilakuan; Mempertimbangkan keinginan menusia dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang terdiri dari : Autonomy (Responsibility for work) Task Variety (use of different skill and ability) Task Identity (doing the whole piece of work) Task Siginificance (meaning of work to other) Feed Back (information on performance) Elemen Lingkungan; Mempertimbangkan keinginan masyarakat, budaya, kemampuan, dan ketersediaan pegawai. Aspek-aspek keperilakuan dan eficiency dapat menjadi dua hal yang bertentangan. Teknik dalam mendesain ulang pekerjaan : Job Enlargement (meningkatkan cakupan pekerjaan. Sama dengan meningkatkan job variety, job identity, dan job significance) Job Encrichment (Meningkatkan otonomi. sama dengan meningkatkan job significance) Job Rotation (Meningkatkan job variety, dan job significance) C. Analisis SWOT Analisis SWOT adalah suatu metode perencanaan strategis untuk mengevaluasi faktor-faktor yang berpengaruh dalam usaha mencapai tujuan, yaitu kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats), baik itu tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Istilah analisis SWOT seringkali kita temukan dalam ruang lingkup ekonomi dan bisnis. Metode analisis ini tujuannya adalah untuk menggambarkan situasi dan kondisi yang sedang dihadapi dan bukan merupakan alat analisis yang dapat memberikan solusi terhadap masalah yang tengah dihadapi. Analisis SWOT berperan penting dalam bisnis karena tujuannya untuk membuat kerangka situasi dan kondisi dalam suatu perusahaan dari sudut pandang SWOT (Strenght, Weaknesses, Opportunities, Threats). Dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap tentang pengertian analisis SWOT dan manfaatnya dalam bisnis. Unsur-Unsur Analisis SWOT SWOT merupakan sebuah metode yang digunakan untuk membuat evaluasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dalam bisnis. Umumnya SWOT digambarkan dengan tabel pada ukuran kertas yang besar untuk memudahkan analisis hubungan antar aspeknya. Pembuatan analisis SWOT melibatkan tujuan bisnis yang spesifik dan identifikasi faktor internaleksternal untuk mencapai tujuan tersebut. Seperti yang sudah disinggung diatas, analisis SWOT melibatkan empat unsur utamanya, yaitu Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (peluang) dan Threats (ancaman). Berikut penjelasan dari masing-masing unsur tersebut: 1. Kekuatan (Strenght) Analisis terhadap unsur kekuatan Analisis terhadap unsur kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan. Misalnya saja menganalisis tentang kelebihan apa saja yang dimiliki perusahaan seperti dari segi teknologi, kualitas hasil produksi, lokasi strategis, atau unsur kekuatan lainnya yang lebih menekankan pada keunggulan perusahaan. Biasanya dalam analisis SWOT perusahaan cenderung akan membuat sebanyak mungkin daftar kekuatan sebagai upaya kompetisi. 2. Kelemahan (Weakness) Analisis terhadap unsur kelemahan Selain melihat unsur kekuatan perusahaan, sangat penting untuk mengetahui apa kelemahan yang dimiliki perusahaan. Untuk mengetahui kelemahan perusahaan bisa dengan melakukan perbandingan dengan pesaing seperti apa yang dimiliki perusahaan lain namun tidak dimiliki perusahaan Anda. Jika ingin membuat daftar kelemahan perusahaan secara lebih obyektif bisa dengan testimoni konsumen yang umumnya lebih mengetahui apa yang kurang dari sebuah perusahan. 3. Peluang (Opportunity) Analisis terhadap unsur peluang Unsur peluang biasanya dibuat pada saat awal membangun bisnis. Ini karena bisnis dibentuk berdasarkan peluang atau kesempatan untuk menghasilkan keuntungan. Unsur peluang termasuk daftar apa saja yang memungkinkan bisnis mampu bertahan dan diterima di masyarakat, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. 4. Ancaman (Threats) Analisis terhadap unsur ancaman Analisis terhadap unsur ancaman sangat penting karena menentukan apakah bisnis dapat bertahan atau tidak di masa depan. Beberapa hal yang termasuk unsur ancaman misalnya banyaknya pesaing, ketersediaan sumber daya, jangka waktu minat konsumen, dan lain sebagainya. Membuat daftar ancaman perusahaan bisa untuk jangka pendek maupun jangka panjang serta bisa sewaktu-waktu bertambah atau berkurang. Manfaat Analisis SWOT Banyak sumber yang mengatakan bahwa analisis SWOT adalah metode analisis yang paling dasar. Analisis ini bermanfaat untuk mengetahui suatu permasalahan dari empat sisi yang berbeda, yaitu kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman, yang dimilki oleh sebuah perusahaan. Hasil dari analisis ini dapat memberikan rekomendasi untuk meningkatkan kekuatan dan mempertahankan peluang, serta pada saat yang bersamaan mengurangi kelemahan dan menghindari potensi ancaman. Analisis SWOT juga berperan sebagai instrumen yang bermanfaat dalam aktivitas analisis strategis. Dengan analisis ini, organisasi dapat meminimalisir kelemahan dan menekan dampak ancaman yang harus dihadapi. Jadi, secara umum manfaat analisis SWOT adalah sebagai berikut: Perusahaan menjadi lebih memahami kekuatannya dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkannya. Perusahaan dapat melihat suatu peluang dan dapat mempertahankan peluang. Perusahaan mengetahui kelemahan serta mencari solusi untuk mengurangi kelemahan tersebut. Perusahaan mengetahui potensi ancaman serta mencari solusi untuk menghindari ancaman tersebut. Faktor yang Mempengaruhi Analisis SWOT Secara garis besar terdapat 2 faktor utama yang mempengaruhi analisa SWOT, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Berikut penjelasan singkatnya: 1. Faktor Internal Faktor internal adalah faktor-faktor yang berasal dari dalam suatu perusahaan, yaitu kekuatan dan kelemahan dari perusahaan itu sendiri. Adapun beberapa hal yang merupakan bagian dari faktor internal adalah; Sumber daya keuangan yang memadai Sumber daya manusia yang kompeten Properti teknologi terkini Kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan Kemampuan pemasaran yang baik Kemampuan distribusi yang baik Dan lain-lain 2. Faktor Eksternal Faktor eksternal adalah semua faktor yang berasal dari luar perusahaan (ancamandan peluang) dan berpengaruh terhadap performa perusahaan tersebut. Adapun beberapa hal yang merupakan bagian faktor eksternal adalah; Tren bisnis Budaya masyarakat Sosial politik dan ideologi Kondisi perekonomian suatu negara Peraturan dan kebijakan pemerintah Perkembangan teknologi Dan lain-lain Contoh Analisis SWOT Analisis SWOT brand StarBucks bisa kita jadikan referensi untuk membuat analisis SWOT. Perhatikan gambar berikut ini, Analisis SWOT Starbucks Dari gambar di atas kita dapat mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman bagi bisnis Starbucks. Berikut penjelasan singkatnya: 1. Kekuatan Starbucks Memiliki produk dan layanan berkualitas tinggi Brand terkenal secara internasional, dan memiliki kekuatan branding Lokasi store berada di tempat yang strategis Memiliki hubungan yang baik dengan supplier Efektif dan efisien dalam rantai pasok 2. Kelemahan Starbucks Efek bagi kesehatan dari mengkonsumsi produk Starbucks Pertumbuhan masa depan semakin bergantung pada segmen internasional Bergantung pada segmen operasi di Amerika Bencana alam sangat mempengaruhi pasokan Bergantung pada hubungan dengan pemasok 3. Peluang Starbucks Memanfaatkan merek Starbucks lebih banyak lagi selain gerai Kelompok produk konsumen global Perluasan segmen operasi internasional Inovasi produk dan platform pertumbuhan baru Pertumbuhan masa depan semakin bergantung pada segmen internasional 4. Ancaman Bagi Starbucks Studi kesehatan terbaru tentang dampak gula Sejumlah besar pesaing dalam bisnis kopi spesial Suplai dan harga kopi tunduk pada volatilitas yang signifikan Kondisi ekonomi di Amerika bisa menurunkan belanja konsumen Lonjakan upah minimum menurunkan profitabilitas dan menurunkan pasokan Pentingnya Analisis SWOT dalam Bisnis Jika mengacu pada penjelasan di atas, analisis SWOT sangat penting untuk dilakukan, yaitu sebagai kerangka untuk menganalisis apa yang dimiliki dan tidak dimiliki perusahaan. Analisis ini bukan hanya penting untuk membangun sebuah bisnis saja, namun sangat penting untuk keberlangsungan bisnis. Analisa SWOT sudah dianggap sebagai metode analisis untuk mendeskripsikan perusahaan yang paling dasar. Melalui analisa SWOT dapat menjadi bahan untuk membuat perencanaan strategis dan mencapai tujuan perusahaan secara lebih sistematis. Analisis yang diterapkan dengan baik dan dijalankan dengan benar dalam sebuah perusahaan akan sangat membantu untuk melihat sisi-sisi perusahaan yang selama ini tidak terlihat. Tanpa melakukan analisis bisa jadi bisnis yang dibangun tidak berjalan secara efisien dan efektif. D. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah: 1. Timely (tepat waktu) 2. Accurate (akurat) 3. Concise (ringkas) 4. Relevant (relevan) 5. Complete (lengkap) Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making). Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia dan Penempatannya Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama yaitu: 1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai. 2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untukmeningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. 3. Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. 4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. E. TANTANGAN- TANTANGAN MSDM 1. Faktor Eksternal Organisasi • Tantangan-tantangan teknologi Dampak kemajuan teknologi pada manajemen personalia terjadi melalui dua cara. Cara pertama adalah melalui pengaruh teknologi yang mengubah industri secara keseluruhan. Sebagai contoh, kemajuan teknologi di bidang transpoortasi dan komunikasi telah meningkatkan mobilitas angkatan kerja. Lebih lanjut, departemen personalia perlu merancang kegiatan-kegiatan pengaturan dan pendayagunaan sumber daya manusia untuk mengikuti perkembangan operasi perusahaan akibat inovasi teknologi. • Angkatan Kerja Angkatan Kerja merupakan kelompok individu dari luar yang menjadi pekerja dalam organisasi. Kemampuan dari tenaga kerja organisasi menentukan seberapa besar dapat meraih misinya. Sejak tenaga kerja baru dipekerjakan dari luar organisasi , angkatan kerja dipertimbangkan sebagai factor lingkungan eksternal. Angkatan kerja selalu berubah dan pergantian ini menimbulkan perubahan angkatan kerja dalam organisasi. Perubahan ini meliputi ras, jenis kelamin/gender, usia, nilai, dan norma budaya. • Legal Consideration Masalah signifikan lain yang mempengaruhi SDM berhubungan dengan undang-undang local dan Negara bagian adalah tentang peluang kerja yang sama (equal employment opportunity). Untuk menghindari masalah ras, warna kulit, agama, jenis kelamin atau negeri asal maka dibentuk suatu badan/komisi untuk menangani masalah tersebut. Equal Employment Opportunity Comission merupakan komisi yang diberi kuasa unuk menyelidiki keluhan-keluhan diskriminasi pekerjaan dan menggugat atas nama pihak yang mengeluh. Masalah hukum, keputusan pengadilan dan tindakan afirmatif berakibat pad aaktivitas SDM. • Konsumen Konsumen menukarkan sumber daya yang pada umumnya berbentuk uang dengan produk dan jasa organisasi . Konsumen bisa terdiri dari lembaga seperti sekolah, rumah sakit, atau kantor pemerintah, atau organisasi lain seperti kontraktor, distributor, pabrik atau individual. Taktik menjual bervariasi menurut pelanggan dan situasi pasar. Biasanya dilakukan analisis pelanggan potensial dan kondisi pasar serta menentukan kampanye pemasaran berdasar analisis. • Tantangan-tantangan ekonomi Berbagai tantangan siklus bisnis mempengaruhi kegiatan-kegiatan personsalia. Sejalan latihan tumbuh dan berkembang. Perkembangan-perkembangan ini selanjutnya memberikan tekanan pada peningkatan upah, penawaran “benefits” yang lebih baik, dan perbaikan kondisi kerja. • Keadaan politik dan pemerintah Berbagai faktor politik telah menjadi pertimbangan yang semakin penting bagi pengambilan keputusan-keputusan dibidang personalia. Departemen personalia tidak mungkin mengabaikan konsekuensi-konsekuensi atau dampak berbagai kegiatan personalia terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan pemerintah. Faktor stabilitas politik dan kepatuhan terhadap peraturan-peraturan pemerintah merupakan pertimbangan utama bagi para manajer dalam pelaksanaan fungsi personalia. Sebagai contoh, keputusan tentang pemutusan hubungan kerja (PHK) tidak bisa diambil sewenang-wenang oleh perusahaan tanpa memperhatikan dampaknya terhadap stabilitas politik, program dan peraturan pemerintah. • Tantangan-tantangan demografis Kondisi demografis menggambarkan komposisi angkatan kerja, seperti tingkat pendidikan, umur, persentase penduduk yang termasuk angkatan kerja dan karakteristik-karakteristik populasi lainnya. mesikpun perubahan-perubahan demografis biasanya bisa diketahui sebelumnya, terjadi dengan lambat dan dapat diukur dengan baik, departemen personalia perlu mengantisipasi dampaknya terhadap organisasi. Sebagai contoh, distribusi umur penduduk mengharuskan perusahaan untuk menyesuaikan tipe-tipe “fringe benefits” yang ditawarkan. Perubahan- perubahan demografis juga bisa mencerminkan pergeseran-pergeseran berbagai nilai budaya. • Kondisi geografis Kondisi demografis menggambarkan komposisi angkatan kerja, seperti tingkat pendidikan, umur, persentase penduduk yang termasuk angkatan kerja dan karakteristik-karakteristik populasi lainnya. mesikpun perubahan-perubahan demografis biasanya bisa diketahui sebelumnya, terjadi dengan lambat dan dapat diukur dengan baik, departemen personalia perlu mengantisipasi dampaknya terhadap organisasi. Sebagai contoh, distribusi umur penduduk mengharuskan perusahaan untuk menyesuaikan tipe-tipe “fringe benefits” yang ditawarkan. Perubahan- perubahan demografis juga bisa mencerminkan pergeseran-pergeseran berbagai nilai budaya. • Kondisi sosial budaya Kondisi sosial budaya merupakan pertimbangan penting bagi pengambilan keputusan personalia. Kondisi ini berkenaan dengan kepercayaan, nilai-nilai, sikap, pandangan dan pola atau gaya kehidupan yang berkembang dan terbentuk dari dinamika kebudayaan, ekologi, demografis, geografis, religius, pendidikan dan faktor-faktor etnis lainnya. Perubahan-perubahan kondisi atau nilai- nilai sosial budaya merupakan tantangan-tantangan bagi manajemen personalia. Peningkatan partisifasi wanita dalam pasar tenaga kerja adalah contoh pertama perubahan sosial yang mempunyai berbagai implikasi demografis. Perubahan ini telah banyak mempengaruhi kebijaksanaan-kebijaksanaan pengupahan dan kompensasi lainnya serta program-program latihan dan pengembangan. • Pasar Tenaga Kerja Kemampuan menarik dan mempertahankan karyawan yang cakap merupakan kebutuhan prasyarat bagi sukses perusahaan. Ada tiga faktor yang paling mempengaruhi kegiatan pemenuhan kebutuhan personalia perusahaan, yaitu reputasi perusahaan di mata angkatan kerja, tingkat pertumbuhan angkatan kerja, dan tersedianya tenaga kerja dengan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan . ketiga kondisi ini sangat berpengaruh pada kegiatan-kegiatan penarikan, seleksi dan administrasi personalia lainnya. • Kegiatan-kegiatan para pesaing Kasus pembajakan para manajer, yang diungkap banyak media masa beberapa waktu yang lalu, adalah sebuah contoh yang gamblang mengenai pengaruh kegiatan pesaing terhadap manajemen personalia perusahaan. Bila suatu bank menetapkan kenaikan gaji untuk tahun yang akan datng, bank-bank lain dapat diperkirakan akan mengikutinya. Diberbagai industri, seragam, jam kerja dan aturan-aturan personalia adalah relatip standar dan perubahan-perubahan dalam hal-hal ini sering disesuaikan dengan kegiatan-kegiatan personalia para pesaing. Memang hampir untuk semua bisnis, berbagai kebijaksanaan personalia adalah faktor krusial untuk memelihara postur pengerjaan yang kompetitif, menarik dan mendapatkan para karyawan terbaik. Ungkapan seorang manajer personalia berikut memperjelas masalah ini, “bila kita tidak ingin kehilangan orang-orang terbaik perusahaan, kita harus secara konsisten mengikuti kebijaksanaan-kebijaksanaan pengupahan, fringe-benefits dan administrasi personalia para pesaing”. 2. Faktor Internal Organisasi • Karakter organisasi Setiap perusahaan adalah unik. Kemiripan di antara organisasi-organisasi memang dapat ditemukan pada bagian –bagiannya, tetapi masing-masing organisasi sebagai keseluruhan mempunyai karakter yang unik. Karakter organisasi merupakan produk semua ciri organisasi : Orang-orangnya, tujuan-tujuannya, struktur organisasi, teknologi dan peralatan yang digunakan, kebijkasanaan-kebijaksanaannya, ukurannya, umurnya, serikat karyawan, keberhasilannya, dan kegagalannya. Karakter organisasi mencerminkan masa lalu dan menentukan di waktu yang akan datang. • Misi Sesuatu yang menyangkut keberadaan organisasi. Di dalam masyarakat, setiap entitas mempunyai peranan sendiri. Peranan tersebut akan menentukan misi atau maksud keberadaan mereka dalam masyarakat tersebut. Jika mereka tidak mempunyai misi atau maksud keberadaan mereka maka entitas tersebut tidak akan mempunyai eksistensi. Misi entitas bisnis biasanya memproduksi atau mendistribusikan barang/jasa ekonomis. Misi keberadaan departemen SDM akan individu yang memiliki nilai potensial dan kompetitif. Dengan demikian, adanya misi yang jelas dan terarah akan membawa riset SDM pada focus strategis yaitu memenuhi kebutuhan penawaran dan permintaan barang yang sebenarnya dari organisasi. • Kebijakan Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan. Seringkali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis. Kebijakan membatasi pengambilan keputusan dalam wilayah tertentu dan memastikan agar keputusan tersebut konsisten dan mengarah pada tujuan organisasi. Kebijakan memberi ruang inisiatif dalam pengambilan keputusan. Kebijakan dapat ditemui pada jenjang yang palng bawah sampaiatas. Kebijakan juga dapat ditemui pada departemen organisasi, seperti pemasaran atau keuangan. Membuat kebijakan yang konsisiten dengan tujuan organisasi bukan merupakan pekerjaan mudah. Ada beberapa alas an. Pertama, beberapa kebijakan tidak tertulis. Dan yang Kedua, inisiatif otonomi dalam kebijakan dapat menghasilkan variasi yang cukup besar dalam pengambilan keputusan. • Pemegang Saham dan Dewan Direksi Pemilik persahaan disebut pemegang saham. Struktur organisasi public yang besar mempengaruhi organisasi dengan menggunakan hak suara. Secara tradisional, pemegang saham tertarik pada pendapatan investasi dan membiarkan kegiatan operasional organisasi dijalankan oleh manajer. Pemegang saham memberikan modal ke organisai dalam bentuk penyertaan. Dengan demikian. Hak dan kewajiban melekat pada kepemilikannya. Hak mereka adalah berbagi keuntungan dan berkewajiban menanggung risiko organisasi jika organisasi bangkrut. • Serikat karyawan Serikat karyawan menyajikan tantangan nyata dalam perusahaan-perusahaan yang mempunyai organisasi buruh , dan tantangan potensial bagi yang tidak mempunyai. Dalam perusahaan dengan serikat karyawan, manajemen dan serikat menandatangani perjanjian kerja yang mengatur berbagai prasyarat kerja seperti kopensasi, jam kerja dan kondisi kerja. Perjanjian ini membatasi kegiatankegiatan personalia. • Sistem informasi Kualitas kontribusi departemen personalia tergantung pada kualitas informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusa-keputusan personalia. Dalam kenyataannya, departemen personalia memerlukan sejumlah besar informasi yang terinci. Kemampuan untuk memperoleh, mengumpulkan, menyimpan, dan mendapatkan kembali informasi merupakan tantangan bagi departemen personalia. Untuk menghadapi tyantangan ini, perusahaan perlu mengembangkan sistem informasi sumberdaya manusia dengan komputer (computer-based) suatu sistem yang menyimpan informasi secara terincitentang karyawan , pekerjaan dan faktor-faktor lain sesuai kebutuhan. • Perbedaan-perbedaan individual karyawan Orang-orang berbeda satu dengan yang lain dalam banyak hal. Sebagai contoh, orang-orang berbeda dengan faktor-faktor kepribadian phisik, intelegensia, dan bakat. Karakteristik-karakteristik manusia yang berbeda-beda ini hendaknya diperhatikan manajemen personalia dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan perencanaan sumberdaya manusia, penilaian prestasi kerja karyawan, perencanaan karier dan administrasi sumberdaya manusia pada umumnya. • Sistem nilai manajer dan karyawan Berbagai sistem nilai ini dan norma dan dianut para manajer dan karyawan merupakan kendala-kendala tambahan yang dihadapi manajer personalia. Pengetahuan tentang nilai-nilai dan norma-norma kelompok kerja dapat membantu departemen personalia memecahkan berbagai bentuk konflik nilai yang biasa menyulitkan karyawan. Di samping itu, pemahaman akal hal itu juga dapat sangat berguna dalam perumusan berbagai kebijaksaan personalia (seperti, time-off benefits, scheduling kerja, atau dessin pekerjaan). Sistem-sistem nilai para manajer dan karyawan tidak dapat diabaikan dalam setiap pengambilan keputusasn-keputusan personalia.
