TATA CARA PEMBUATAN TERM OF REFERENCE (TOR) / KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) Penyusunan Program dan Rencana Kerja Anggaran Kan. Kemenag Kab. Karimun TA 2014 & Oleh : JOKO RISWANTO, ST 1 Hotel Aston Tanjung Balai Karimun 18 Juni 2014 PENGERTIAN Term Of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah suatu dokumen yang menginformasikan gambaran umum dan penjelasan mengenai keluaran kegiatan yang akan dicapai sesuai dengan tugas dan fungsi kementerian negara/lembaga yang memuat latar belakang, penerima manfaat, strategi pencapaian, waktu pencapaian, dan biaya yang diperlukan. PENGERTIAN Siapa yang bertanggungjawab melaksanakan pencapaian Output Perkiraan Biaya secara Global Kapan/jangka waktu kegiatan dimulai dan selesai dilaksanakan 3. WHO Mengapa Kegiatan dilaksanakan & apa hubungannya dg program yg hendak dicapai 2. WHY 4. WHEN Dimana kegiatan dilaksanakan 1. WHAT 5. WHERE Pengertian Kegiatan, Output 7. HOW MUCH Berapa biaya yang dibutuhkan 6. HOW Bagaimana kegiatan tersebut di laksanakan Fungsi TOR Alat bagi pimpinan untuk melakukan pengendalian kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya. Alat bagi para Perencana Anggaran untuk menilai urgensi pelaksanaan kegiatan tersebut dari sudut pandang keterkaitan dengan Tugas Pokok dan Fungsi. Alat bagi pihak-pihak pemeriksa untuk pemeriksaan realisasi kegiatan tersebut. melakukan Sebagai informasi bagaimana output kegiatan dilaksanakan/didukung oleh komponen input, serta apa saja input (tahapan-tahapan) yang dibutuhkan dan bagaimana pelaksanaannya untuk mencapai output. 4 JENIS TOR/ KAK 1. TOR UNTUK PENGUSULAN RENCANA ANGGARAN 2. TOR UNTUK ACUAN PELAKSANAAN KEGIATAN a. b. c. d. e. TOR SWAKELOLA TOR PENGADAAN BARANG TOR PENGADAAN JASA KONSTRUKSI TOR PENGADAAN JASA KONSULTANSI TOR PENGADAAN JASA LAINNYA TOR UNTUK USULAN RENCANA KERJA/ ANGGARAN KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE) KEMENTERIAN NEGARA/LEMBAGA UNIT ESELON I PROGRAM HASIL UNIT ESELON II/SATKER KEGIATAN INDIKATOR KINERJA KEGIATAN SATUAN UKUR DAN JENIS KELUARAN Volume A. : .................................................................................. : .................................................................................. : .................................................................................. : .................................................................................. : ……………………………………………………………………………… : ................................................................................. : ................................................................................ : …………………………………………………………………………. : ................................................................................. Latar Belakang 1. Dasar Hukum Tugas Fungsi/Kebijakan 2. Gambaran Umum B. Penerima Manfaat C. Strategi Pencapaian 1. Metoda Pelaksanaan 2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan D. Waktu Pencapaian Keluaran E. Biaya Yang Diperlukan 7 CARA PENGISIAN TOR TOR dibuat per Output. Tahapan aktifitas (komponen) untuk mencapai keluaran (output) harus diuraikan secara detail dalam TOR pada huruf C angka 2, yaitu Tahapan dan Waktu Pelaksanaan, termasuk jenis komponennya, apakah komponen utama atau komponen pendukung. Apabila dalam pencapaian output melalui suboutput, maka masingmasing suboutput beserta komponennya harus diuraikan detil dalam TOR. Jumlah dana yang dibutuhkan untuk pencapaian output harus dirinci dalam Rincian Anggaran Biaya (RAB). TOR ditandatangani oleh KPA/Eselon II. 8 CONTOH PENGISIAN TOR KEMENTERIAN NEGARA/LEMBAGA : (025) Kementerian Agama RI Unit Eselon I/II : (025.01) Sekretariat Jenderal Satker : (664784) Kanwil Kementerian Agama Provinsi Kepulauan Riau Program : (025.01.01) Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya Kementerian Agama Hasil(Outcome) : Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran dan RKA-KL tahun anggaran 2015 Kegiatan : (2102) Pembinaan Administrasi Perencanaan Indikator Kinerja Kegiatan : Renstra, RKT, RKA-KL Keluaran(Output) : (003) Dokumen Rencana Kerja dan Anggaran Volume : 72 (Dokumen) SatuanUkur : Dokumen POKOK BAHASAN A. Latar Belakang 1. Dasar Hukum Tugas Fungsi/Kebijakan Menjelaskan dasar hukum yang terkait dengan tugas pokok dan fungsi satker berupa UU, Kepres, Permen dan yang lainnya dan kebijakan Kementerian Negara/Lembaga yang merupakan dasar keberadaan kegiatan/aktifitas berkenaan berupa Peraturan Perundangan yang berlaku. 2. Gambaran Umum Menjelaskan secara singkat mengapa (why) kegiatan tersebut dilaksanakan dan alasan penting kegiatan tersebut dilaksanakan serta keterkaitan kegiatan yang dipilih dengan kegiatan keluaran (output) dalam mendukung pencapaian sasaran dan kinerja program, yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan kebijakan. 10 Cara Pengisian TOR B. Penerima Manfaat Menjelaskan siapa saja yang akan menerima manfaat atas tercapaianya keluaran (output) tersebut. Bisa unsur dari dalam satker/kementerian/lembaga atau masyarakat. C. Strategi Pencapaian 1. Metode Pelaksana Menjelaskan metode apa yang akan dilakukan (How) dalam rangka melaksanakan aktifitas untuk mencapai keluaran. Apakah dengan cara kontraktual atau dengan cara sewakelola. 2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan Menjelaskan tahapan-tahapan dalam pencapaian sasaran, berupa penjelasan dari masing-masing komponen input (What, How, Who, Where). Bagaimana komponen input tersebut dilaksanakan serta jadwal pelaksanaan (When) dari masing-masing komponen input berupa time table. Struktur penjelasan tahapan–tahapan sebagai berikut : 11 Cara Pengisian TOR Tahapan Pelaksanaan pencapaian Output melalui Suboutput Tahapan Pelaksanaan pencapaian Output tanpa Suboutput Output Output Suboutput 1 Komponen (Utama) Komponen (Utama) Komponen (Utama) Komponen (Utama) Komponen (Pendukung) Suboutput 2 Harus dijelaskan detail pada TOR Komponen (Utama) Komponen (Pendukung) Komponen (Pendukung) Komponen (Utama) Komponen (Pendukung) 12 CONTOH TAHAPAN WAKTU PELAKSANAAN JAN NO FEB MAR APR MEI JUN JUL AGT SEP OKT NOV DES NAMA KEGIATAN I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1 Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran 2 Penyusunan RKA-KL Anggaran 2015 3 Rapat Evaluasi Pelaksanaan Anggaran 2013 dan Konsultasi Pelaksanaan Anggaran 2014 4 Sosialisasi PP 90 Tahun 2010 Tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian / Lembaga 5 Pembinaan Tenaga Perencanaan 6 Survey Kebutuhan Anggaran pada Satker Madrasah dan Kankemenag Kab/Kota 7 Pelatihan dan Ujian Sertifikasi 8 Penyusunan Usulan Anggaran Tahun 2015 Satker Kanwil, Kemenag, dan Madrasah Cara Pengisian TOR D. Waktu Pencpaian Menjelaskan kapan keluaran (output) kegiatan tersebut akan dicapai (When), apakah selama beberapa bulan, selama tahun berjalan, atau terus menerus setiap tahun. E. Biaya yang diperlukan Menjelaskan berapa biaya yang dibutuhkan untuk mencapai keluaran tersebut (How Much) secara global. Biaya lebih rinci tercantum dalam RAB yang merupakan satu kesatuan dengan TOR. F. TOR ditandatangani oleh KPA/Eselon II dan dicap dinas 14 RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) Pengertian RAB Fungsi RAB Komponen RAB Jenis RAB Penuangan RAB dalam RKAKL 15 Pengertian Rincian Anggaran Biaya (RAB) Rincian Anggaran Biaya (RAB) adalah suatu dokumen yang berisi tahapan pelaksanaan, rincian komponen-komponen masukan dan besaran biaya dari setiap komponen suatu kegiatan. 16 FUNGSI RAB Alat untuk memberikan informasi rincian perkiraan komponen biaya yang dibutuhkan dalam TOR. Alat bantu untuk mengidentifikasi komponen biaya utama dan pendukung suatu output dalam TOR. Alat untuk menghitung total biaya yang diperlukan atas suatu output dalam TOR. 17 KOMPONEN RAB Komponen-komponen input dari kegiatan: Komponen Utama; Komponen Pendukung. Perhitungan biaya satuan, volume dan jumlah biaya masingmasing komponen. Jumlah total biaya yang menunjukkan biaya keluaran/output. RAB ditandatangani oleh KPA/Eselon II 18 JENIS RAB Pada umumnya, RAB yang dibuat sebagai lampiran TOR sebagai berikut : RAB swakelola. RAB pengadaan gedung/bangunan Harus ada perhitungan kebutuhan biaya pembangunan/renovasi bangunan atau yang sejenis dari Kementerian Pekerjaan Umum atau Dinas Pekerjaan Umum setempat. RAB pengadaan inventaris. Dilampiri dengan referensi harga/price list 19 CONTOH RAB SWAKELOLA Kode 2102.003 Jenis Uraian Volum Komponen Suboutput/Komponen/Subkomponen/Akun/De e Sub (Utama/ til Output Pendukung) Rincian Perhitungan Harga Satuan Jml Sistem dan Data Perencanaan 30 DK 2102.003.001 Penyusunan Program dan Rencana Penyusunan Program dan Rencana Kerja/ Teknis 011 / Program Penyusunan dan Penelahaan Rencana Kerja A dan Anggaran 521211 Belanja Bahan 521213 - ATK Kegiatan Honor Output Kegiatan > Honor Tim Penyusun dan Penelahan RKA-KL ke Jakarta Jumlah (Rupiah) ....................... .............. ......................... 71.700.000 10.000.000 2 KEG 5.000.000 10.000.000 11.700.000 - Honor Penanggung Jawab 1 org x 3 Keg 3 OK 400.000 1.200.000 - Honor Ketua 1 org x 3 Keg 3 OK 350.000 1.050.000 - Honor Sekretaris 1 org x 3 Keg 3 OK 300.000 900.000 1 org x 3 Keg 3 OK 300.000 900.000 1 org x 3 Bln 3 OB 400.000 1.200.000 20 - Honor Anggota >> Honor Tim Penyusun RKA-KL Satker / Daerah - Honor Penanggung Jawab Penuangan RAB Ke RKA-K/L TOR UNTUK ACUAN PELAKSANAAN KEGIATAN FORMAT Kementerian Negara/Lembaga :………………… Unit Organiasi : ………………… Program : ………………… Kegiatan : ………………… Sub Kegiatan : ………………… Detail Kegiatan : ………………… 1. Lata Belakang (why) a. Dasar Hukum b. Gambaran Umum c. Alasan Kegiatan Dilaksanakan 2. Kegiatan Yang Dilaksanakan (what) a. Uraian Kegiatan b. Batasan Kegiatan 3. Maksud dan Tujuan a. Maksud Kegiatan 4. Indikator Keluaran dan Keluaran a. Indikator Keluara (kualitatif) b. Keluaran (kuantitatif) 5. Cara Pelaksanaan Kegiatan (how) a. Metode Pelaksanaan b. Tahapan Kegiatan 6. Tempat Pelaksanaan Kegiatan (where) 7. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan (who) . a. Pelaksana Kegiatan b. Penangggung Jawab Kegiatan c. Penerima Manfaat Kegiatan 8. Jadwal Kegiatan a. Waktu Pelaksanaan Kegiatan (when) b. Matrik Pelaksanaan Kegiatan (time table) 9. Biaya (how much) : total biaya yg diperlukan dalam kegiatan ………….., ..............…………... Pejabat Penanggung Jawab ( …………………………………) PERBEDAAN • TOR UNTUK USULAN ANGGARAN DIBUAT UNTUK PENGAJUAN RENCANA KERJA DAN ANGGARAN (SEBELUM DIPA DI SETUJUI/ DISYAHKAN) • TOR ACUAN PELAKSANAAN DIBUAT SETELAH DIPA DISYAHKAN/ DI SETUJUI SEBELUM PEKERJAAN DILAKSANAKAN. Terima kasih 27
