138089977-Proyek-Perencanaan-Sistem-Informasi-Penjualan-Obat-Pada-Apotek-Sehati

PROYEK PERENCANAAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN OBAT PADA
APOTEX SEHATI
I. LATARBELAKANG
Perkembangan teknologi dan ilmu informatika yang pesat mendorong
masyarakat baik kelompok maupun perorangan, instansi baik pemerintah maupun
swasta untuk memanfaatkan perkembangan teknologi dan ilmu informatika tersebut.
Keunggulan komputer dalam memproses data akan meningkatkan efektivitas,
produktivitas, serta efisiensi suatu aplikasi. Pada sebuah apotek dapat digali berbagai
macam informasi dari data transaksi penjualan obat dan pembelian obat, Informasi ini
dapat digunakan pihak apotek dalam mengatur sistem penjualan obat, sehingga dapat
mempermudah pelayan apotek dalam memperhitungkan laba yang diperoleh. Selain
itu pihak apotek wajib memperhitungkan stok obat tertentu yang berada dalam apotek
tersebut.
Keputusan-keputusan ini pada akhirnya dapat membantu apotek untuk lebih
mengpotimalkan kinerjanya. Pada transaksi pembelian obat data tersebut harus
dimasukan kedalam komputer maka secara otomatis akan mempengaruhi data obat
yang ada akan bertambah. Sama halnya bila ada transaksi penjualan obat data tersebut
dimasukkan kedalam komputer maka secara otomatis data obat yang ada akan
berkurang.
Apotek X merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang
kesehatan yaitu penyediaan obat, dalam pengoperasiannya apotek ini memiliki banyak
supplier dan konsumen. Kegiatan yang ada di apotek ini yaitu transaksi penjualan
obat-obatan kepada konsumen dan transaksi pembelian obat dari supplier, penjualan
dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan menggunakan resep dokter dan juga tanpa
resep dokter. Selain menjaul obat yang sudah jadi, apotek juga menjual obat racikan
yang diracik berdasarkan resep dari dokter. Permasalahan yang sedang dihadapi oleh
Apotek X itu adalah pencatatan sistem informasi masih dilakukan secara manual
sehingga menimbulkan kemungkinan terjadinya human errors, dengan banyaknya
jenis obat-obatan, maka proses pendataan yang dilakukan secara manual akan
membutuhkan waktu yang lama. Oleh sebab itu, apotek ini perlu mengubah sistem
informasinya dari system manual menjadi system terkomputerisasi maka dibuatlah
suatu PROYEK PERENCANAAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN OBAT
1
PADA APOTEX SEHATI, yang diharapkan dapat membantu apotek dalam
penanganan fungsi administrasi dan pendataan transaksi-transaksi yang terjadi.
II. RUANG LINGKUP PROYEK SISTEM
Proyek sistem Informasi
penjualan obat
yang akan dikembangkan ini
mempunyai ruang lingkup yang harus dikerjakan sebagai berikut:
1. Menganalisis Operasi dan transaksi yang berhubungan dengan penjualan dan
pembelian obat.
2. Mengidentifikasi prosedur dan laporan-laporan yang berhubungan dengan
penjualan obat.
3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua
operasi
perencanaan penjualan.
4. Membuat program komputer untuk sistem informasi ini.
5. Menerapkan dan menguji sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan
dengan memuaskan.
III. SASARAN PROYEK SISTEM INFORMASI
Sasaran dari sistem informasi penjualan obat yang akan dikembangkan adalah
untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang timbul. Adapun rincian sasaran
yang akan dicapai ini adalah sebagai berikut:
1. Mengefektifkan waktu pada proses penjualan
2. Dapat memberikan pelayanan order kepada pembeli dengan lebih baik.
3. Menyediakan laporan-laporan penjualan tepat pada waktunya.
4. Mengurangi ruang untuk penyimpanan data.
5. Mengefektifkan waktu dalam proses pencarian data
IV. PERMASALAHAN-PERMASALAHAN
Dari beberapa permasalahan-permasalahan yang terjadi yang berhubungan
dengan proses penjualan obat ini, sehingga dibuat perencanaan sistem penjualan ini
adalah:
1. Langganan mengeluh karena pelayanan yang kurang baik dan lamanya proses
pelayanan .
2
2. Untuk mengetahui stok obat dilakukan dengan cara memeriksa ke gudang
sehingga akan memperlambat pekerjaan.
3. Memerlukan ruang yang luas untuk penyimpanan data.
4. Sumber daya manusia yang memungkinkan untuk mengoperasikan komputer.
5. Proses pencatatan data yang manual menyebabkan terjadinya human error.
6. Didalam transaksi penjualan dan pembelian obat masih terkesan manual karena
didalam menghitung harga obat yang menggunakan kalkulator dan tertulis
sehingga proses perhitungan menjadi kurang efektif dan kurang efisien.
V. KEBUTUHAN-KEBUTUHAN INFORMASI PEMAKAI SISTEM
Kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah
sebagai berikut :
Terdapat dua user yaitu : owner atau admin dan Asisten Apoteker/staf. Staf
hanya dapat melihat data barang dan juga untuk transaksi penjualan, menerima
faktur pembelian obat yang dipesan oleh admin, membuat laporan. sedangkan
untuk owner dapat mengoperasikan semuanya, mengelola data master, data obat,
dan data staf.
1. Data Master
Dalam data master ini berisi Data Konsumen, Data Supplier, Data Obat,
Stok obat, Jenis obat, Data Shift.
2. Master Transaksi
Dalam master transaksi ini berisi mengenai transaksi - transaksi yang
terjadi baik mengenai Pemesanan/Pembelian, Penjualan, Retur Pembelian,
dan Retur Penjualan
3. Katalog
Berisi informasi mengenai Obat
4. Laporan
Berisi Laporan Pembelian, Laporan Penjualan, Laporan Konsumen,
Laporan Obat, Laporan Supplier, Laporan Retur Pembelian & Retur
Penjualan
Yang dibutuhkan oleh manajer dalam proses pengambilan
keputusan.
VI. KEGIATAN PERENCANAAN AKAN DILAKUKAN
3
Sesuai dengan ruang lingkup dari proyek sistem informasi yang dijabarkan
dan telah disetujui bersama maka kegiatan - kegiatan yang akan dilakukan adalah
sebagai berikut :
1. Mengumpulkan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan dalam pembuatan
system
2. Menganalisis sistem.
3. Mendesain sistem, termasuk desain perangkat lunak aplikasi.
4. Menerapkan sistem.
VII. METODOLOGI PENGEMBANGAN YANG AKAN DIGUNAKAN
Sistem informasi ini akan dikembangkan dengan menggunakan metode
waterfall :
a. Rekayasa dan Pemodelan sistem
Pada tahap ini, rekayasa informasi mencakup pengumpulan sebagai
pendukung pembangunan sistem serta menentukan ke arah mana aplikasi ini
akan dibangun
b. Analisis Sistem
Kegiatan analisis perangkat lunak meliputi analisis spesifikasi perangkat
lunak, analisis ingkungan pengembangan, analisis struktural, dan diagram
relasi, Tahap ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan
desain yang lengkap.
c. Desain Sistem
Perancangan perangkat lunak dilakukan berdasarkan hasil analisis
kebutuhan perangkat lunak, yang mencakup perancangan arsitektur,
perancangan modul aplikasi, dan perancanga antarmuka.
d. Pengkodean sistem
Dalam proses ini, hasil analisis dan desain sistem pada proses sebelumnya
diterjemahkan kedalam bentuk mesin, jika desain dilakukan dengan cara ang
lengkap, pembuatan kode dapat dilakukan secara mekanis.
e. Pengujian sistem
Pengujian sistem ini akan dilakukan untuk menguji apakah sistem yang
telah dirancang dan diimplementasikan sudah sesuai dengan hasil analisis
yang telah dilakukan.
4
f. Pemeliharaan sistem
Pemeliharaan dilakukan terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi pada
prototipe perangkat, dokumen teknis perangkat lunak, maupun pemeliharaan
sistem, seperti perubahan atau penyesuaian terhadap situasi yang sebenarnya.
VIII. KENDALA-KENDALA PROYEK SISTEM INFORMASI
Kendala yang dihadapi selain dari faktor luar tapi juga datang dari SDM
sendiri dan perusahaan. Kendala ini meliputi :
a. Penggunaan/ketersediaan dana.
Ketersediaan dana yang sangat minim untuk pengembangan sistem yang tidak
boleh melebihi Rp. 10.000.000,b. Waktu.
Semua proyek-proyek pengembangan komputer yang direncanakan harus
telah selesai dan siap dioperasikan dengan baik paling lama awal tahun
2013,dengan waktu pengembangannya paling lama tahun 1 tahun sejak usulan ini
telah disetujui dan mempunyai umur ekonomi paling sedikit 3 tahun dan paling
lama 6 tahun.
IX. BIAYA PEMBUATAN PROYEK SISTEM INFORMASI
Besarnya biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
1. Pengadaan
No
Transaksi
Biaya
1
Pembelian perangkat keras
Rp. 1.000.000
2
Biaya perawatan
Rp. 500.000
Rp. 1.500.00
Total
2. Biaya Proyek
a. Konsultan
No
Transaksi
Biaya
1
Analis
Rp. 1.000.000
2
Programer
Rp. 2.000.000
3
Akomodasi
Rp. 2.000.000
Rp. 5.000.000
Total
5
b. Tahap Desain
No
Transaksi
Biaya
1
Pengumpulan data
Rp. 1.000.000
2
Rapat koordinasi
Rp. 500.000
3
Staff
Rp. 1.000.000
4
Pembelian kertas/ATK
Rp. 500.000
Rp. 3.000.000
Total
c. Tahap Penerapan System
No
Transaksi
Biaya
1
Biaya pembuatan formulir baru
Rp. 100.000
2
Konversi data
Rp. 200.000
3
Manajemen & staff
Rp. 200.000
Rp. 500.000
Total
3. Biaya Operasi dan Perawatan Sistem.
No
Transaksi
Biaya
1
Overhead(listrik,dll)
Rp. 1.300.000
2
Perawatan perangkat keras
Rp. 1.000.000
3
Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi
sistem
Total
Rp. 2.000.000
Rp. 4.300.000
X. MANFAAT PENGEMBANGAN PROYEK SISTEM INFORMASI
Besarnya manfaat yang akan dihasilkan oleh sistem adalah sebagai berikut :
a. Keuntungan Berwujud.
1
Pengurangan biaya operasi
Rp. 500.000
2
Pengurangan kesalahan – kesalahan proses
Rp. 500.000
3
Peningkatan penjualan
Rp. 1.000.000
6
b. Keuntungan Tak Berwujud :
XI.
1
Peningkatan pelayanan
Rp. 1.000.000
2
Peningkatan kepuasan pemakai
Rp. 1.000.000
3
Peningkatan keputusan management
Rp. 1.000.000
PENILAIAN KELAYAKAN SISTEM INFORMASI
A. Kelayakan Teknik.
Item penilaian
Keterangan
Ketersediaan teknologi di pasaran
Mudah/ada
Kemudahan pengoprasian
Mudah
B. Kelayakan Operasi.
Item penilain
Keterangan
Kemampuan personil
Mampu
Kemampuan sistem menghasilkan informasi
Baik
Efisiensi sistem
Baik
Kemampuan pengendalian sistem
Baik
C. Kelayakan Jadwal
Item penilain
Waktu Pengembangan
Kendala
Keterangan
1 tahun
10 – 15 minggu
Probabilitas selesai
90 %
D. Kelayakan ekonomi
Item penilain
Dana yang dikeluarkan
Probabilitas selesai
Kendala
Keterangan
Rp. 10.000.000
10 – 15 minggu
90 %
7
E. Kelayakan Hukum.
Pengembangan sistem informasi ini tidak melanggar kaidah-kaidah hukum yang
ada,baik yang di tetapkan oleh pemerintah maupun peraturan internal.
XII. KEBUTUHAN TENAGA KERJA
Banyaknya tenaga kerja yang akan melaksanakan proyek ini kami
sesuaikan dengan ruang-lingkup proyek yang akan dikerjakan. Lamanya
mereka terlibat dalam proyek ini didasarkan atas pada pekerjaan yang harus
ditangani di proyek ini.
No
Kode Nama
Jabatan
waktu(minggu)
1.
AK1
Ir. Dedi
Koordinator(analisis system senior) 12
2.
BS1
Dr. Herman
Analis system senior
6
3.
BS2
Ade
Analis system senior
6
4.
CS1
Salim
Analis system yunior
8
5.
CS2
Ir. Yanto
Analis system yunior
8
6.
DP1
Ir.wahyu
Programmer
8
7.
DP2
Sigit
Programmer
8
8.
DP3
Neni
Programmer
8
XIII. KEBUTUHAN PERANGKAT KERAS
Untuk masing-masing kegiatan maka dibutuhkan perangkat keras sebagai penunjang
dalam pembuatan system ini sebagai berikut:
a. Unit Sistem
- Chase + Power Supply : Ersys PS 450 w
- Motherboard : Mb G31-M9
- Processor : Core 2 Duo 7500
- RAM : DDR 2 1GB
- Optical Drive : DVD RW 24x sata
- Harddisk : Seagate 160 GB SATA
- VGA card : VGA Intel X3100
8
- Monitor flat 14 inch
- Dot matrix printer
XIV. JADWAL PELAKSANA
Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas
maka , waktu yang akan kami gunakan menggunakan tiga acuan: (ai) Waktu optimis,
(bi) Waktu tengah, (ci) Waktu pesimis.
Kode
Nama Kegiatan
kegiatan
waktu(minggu)
ai bi
ci
A
Analisis Sistem
9
6
5
B
Desain system
6
4
3
C
Pengadaan perangkat keras
5
4
3
D
Pemasangan perangkat keras
1
1
1
E
Pembuatan programmer computer
9
6
5
F
Mengetes program computer
1
1
1
G
Mengetes & mengoperasikan system 3
2
1
9