PENGERTIAN

PENGERTIAN, JENIS - JENIS, CIRI - CIRI, DAN CONTOH SURAT
Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah
pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.
Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman.
Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin
besar juga.
Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga
apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan
berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat
resmi, dan surat dinas.
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu:





Tidak menggunakan kop surat
Tidak ada nomor surat
Salam pembuka dan penutup bervariasi
Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
Format surat bebas
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi:






Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
Penggunaan ragam bahasa resmi
Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:
Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:












Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
Logo instansi/lembaga
Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
Hal, berupa garis besar isi surat
Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan
huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD)
haruslah menyesuaikan.
Penutup surat
Penutup surat, berisi:
1.
2.
3.
4.
salam penutup
jabatan
tanda tangan
nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya
suatu kegiatan
Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak
luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi,
dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah
satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari
surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat
keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri surat dinas:






Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
Format surat tertentu
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin
bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan
termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus
diperhatikan dalam penulisannya.
Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
Kepala surat







Tempat dan tanggal pembuatan surat
Nomor surat
Lampiran
Hal atau perihal
Alamat tujuan
Salam pembuka
Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup


Salam penutup
Tanda tangan dan nama terang
Pengertian Surat Dinas adalah: Fungsi, Syarat, Ciri, Contoh
Definisi Umum Surat Dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau sebuah lembaga yang
digunakan untuk keperluan kedinasan. Dalam surat dinas berisi tentang keperluan kerja yang
dikeluarkan oleh instansi pemerintah maupun instansi swasta.
Isi surat dinas biasanya berisi pengumuman, pemberian izin, pemberian tugas dan lain
sebagainya. Jadi apabila ada surat yang ditujukan ke pihak lain dari suatu instansi yang
berhubungan dengan kepentingan tugas maka surat itu dinamakan surat resmi. Surat dinas
disebut dengan surat resmi karena sistem penulisan surat dinas harus ditulis dengan format
dan bahasa yang resmi.
Fungsi Surat Dinas
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat dinas, diantaranya adalah :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sebagai alat bukti
Sebagai pedoman dalam sebuah pekerjaan
Sebagai alat pengikat
Sebagai bukti perkembangan suatu instansi
Sebagai arsip suatu instansi
Dan masih banyak lagi.
Syarat Surat Dinas
Berikut ini rangkaian syarat dalam penulisan surat dinas, diantaranya adalah :
1.
2.
3.
4.
Format penulisan harus baik dan sesuai dengan format surat dinas
Isinya tidak terlalu panjang dan harus langsung pada inti yang akan disampaikan.
Isinya harus menggambarkan citra dari instansi yang membuatnya
Bahasa yang digunakan menggunakan bahasa yang sopan, resmi dan mudah
dimengerti.
Karakteristik Surat Dinas
Berikut ini merupakan ciri surat dinas, diantaranya adalah :
1.
2.
3.
4.
5.
Terdapat kepala surat dan nama instansi
Terdapat nomor surat dan lampiran
Terdapat salam pembuka dan salam penutup
Menggunakan bahasa yang resmi
Terdapat cap intansi pada surat
Bagian Surat Dinas
1. Kepala surat
Kepala surat merupakan bagian yang paling atas dari surat dinas, kepala surat terdapat
nama instansi, alamat instansi, logo instansi.
2. Tanggal surat
Tanggal surat memuat tanggal surat dibuat dan tempat dibuat surat dinas tersebut.
3. Nomor
Nomor surat merupakan nomor surat yang digunakan sebagai kode identitas suatu
instansi dan tahun pembuatan.
4. Lampiran
Lampiran merupakan lembaran tambahan yang berupa dokumen yang mendukung
atau isi dari surat utama. Bila tidak ada biasanya dikasih tanda strip (-).
5. Perihal
Berisi tentang isi pokok surat dinas.
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Nama Pengirim
11. Tembusan
Contoh Surat Dinas