Makalah Pengantar Manajemen ‘merencanakan aktivitas kerja’ Dosen Pembimbing : Yanti Mayasari Ginting S.SOS, M.Sc Kelompok 2 : - Vincent Dhiselvia Giovani Jenny - Jesslyn 2019/2020 Bab 2 Pembahasan A. Arti dan alasan perencanaan 1. Pengertian Perencanaan(planning) merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penetapan tujuan organisasi , menentukan seluruh strategi untuk mencapai suatu tujuan dan mengengembangkan rencana untuk mengintergrasikan serta mengoordinasikan kegiatan kerja. 2. Alasan pentingnya perencanaan - - - - Terdapat 4 alasan : Perencanaan memberikan arah kepada para manajer dan non-manajer. ketika karyawan mengetahui apa yang berusaha dicapai oleh organisasi dan apa yang harus mereka konntribusikan untuk mencapai tujuan , mmereka dapat mengoodinasikan kegiatannya dan saling bekerja sama untuk menncapai tujuan tersebut. Perencanaan mengurangi ketidakpastian dengan mendorong para manajernya memandang kedepan , mengantisipasi perubahan . mempertimbangkan dampak perubahan dan mengembangkan respos yang tepat. Perencanaan juga meminimalkan pemborosan dan kesia-siaan apabila aktivitas kerja di koordinasikan sesuai rencana , ketidakefisienan akan menjadi jelas dan dpat diperbaiki atau di hilangkan. Perencanaan menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam pengendalian. Ketika mereka melakukan pengendalian , mereka melihat apakah rencana itu telah dilaksanakan dan tujuan terpenuhi B. Tujuan dan rencana Tujuan merupakan hasil yang diinginkan atau target.dan Rencana merupakan dokumen yang menetukan kerangka bagaimana tujuan itu akan terpenuhi. 1. Jenis-jenis tujuan - - Tujuan yang dinyaatakan (stateed goals) Pernyataan resmi tentang apa yang dikatakan organisasi dan yang ingin diyakini para pemangku kepetingan tentang tujuannya . meskipun demikian , tujuan yang dinyatakan – yang dapat ditemukan dalam piagam organisasi , laporan tahunan , atau pengumuman hubungan masyarakat atau di laporan publik yang dibuat oleh para manajer – sering bertentangan dan dipengaruhi oleh apa yang di anggap para pemangku kepentingan harus dilakukan oleh organisasi. Tujuan riil ( real goals) Tujuan yang secara aktual dikejar oleh organisasi , seperti yanng dideffinisikan oleh tindakan para anggotanya 2. Jenis –jenis rencana Rencana-rencana ini tidak bersifat independen yang artinya, rencana strategis biasanya bersifat jangka panjang , memberi arahan , dan digunakan 1 kali , sementara rencana operasional biasanya bersifat jangka pendek, spesifik , dan siaga . - - - Rencana strategis rencana yang ditetapkan pada organisasi secara keseluruhan dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi, dan rencana ini bersifat luas. Rencana operasional Rencana yang meliputi area operasional tertentu dari sebuah organisasi , sehingga rencana ini bersifat sempit. Rencana jangka panjang Rencana yang berjangka waktu hingga lebih dari 3 tahun Rencana jangka pendek Rencana yang berjangka waktu satu tahun atau kurang Rencana menengah Rencana yang jangka waktunya diantara rencana jarak panjang dan pendek - - - Rencana spesifik Rencana yang didefinisikann secara jelas dan tidak memberi ruang bagi interpretasi Rencana arahan Rencana fleksibel yang menentukan panduan umum. Rencana ini memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer pada tujuan spesifik atau serangkaian tindakan. Rencana sekali pakai Rencana satu kali yang secara spesifik didesain untuk memenuhi kebutuhan pada situasi yang unik. Rencana siaga Rencana berkelanjutan yang memberikian panduan untuk aktivitas yang dilaukan berulang kali . C. Menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana 1. Pendekatan penetapan tujuan - Penetapan tujuan tradisonal Pendekatan penetapan tujuan dimana manajer puncak menetapkan tujuan yang diteruskan ke tingkat bawah organisasi dan menjadi sub-tujuan bagi setiap area organisasi. - Manajemen berdasarkan sasaran (MBO) Proses penetapan tujuan yang di setujui bersama dan menggunakan tujuan , tersebut untuk mengevaluasi kinerja karyawan . dan MBO dapat meingkatkan kinerja karyawan dan produktivitas organisasi dan efektif untuk memotivasi karywan. 2. Karakteristik tujuan yang ditulis dengan baik Tujuan yanng ditulis dengan baik mempunyai 6 karakteristik : - Ditulis dalam konteks hasil Dapat diukur dan dikualifikasi Jelas jangka waktunya Menantang tapi dapat dicapai Ditulis Di komunikkasikan ke seluruh anggota organisasi yang perlu mengetahuinya 3. Langkah-langkah dalam penetapan tujuan Manajer harus mengikuti 5 langkah berikut saat menetapkan tujuan : - - - - - Mereview misi atau tujuan organisasi. Misi merupakan pernyataan yang luas memberikan panduan menyeluruh atas apa yang di anggap anggota organisasi itu penting . manajer harus mkereview misi sebelum menulis tujuan karena tujuan yang baik harus merefleksikan misi tersebut. Mengvaluasi sumber daya yang tersedia. Tidak mungkin menetapkan tujuan yanhg tidak mungkin dicapai berdasarkan sumber daya yang ada , walaupun tujuan harus menantang , tetapi tujuan tetap harus realistis. Jika sumber daya yang bekerja degan anda tidak memungkinkan anda untuk mencapai tujuan. Menetukan tujuan secara individu atau dengan masukan dari pihak lain Tujuan merefleksikan hasil yang diinginkan dan harus sejalan dengan misi organisasi serta dengan tujuan area organisasi lainnya . Menulis tujuan dan mengomunikasikannya kepada semua yang perlu tahu Menulis dan mengomunikasikan tujuan memaksa orang untuk memikirkannya secara mendalam . menulis tujuan juga menjadi bukti nyata dari pentingnya mengerjakan sesuatu Mereview hasil dan apakah tujuan telah tercapai Bila belum tercapai , gantilah billa diperlukan 4. Mengembangkan rencana - - - Proses pengembangan rencana di pengaruhi oleh tiga faktor kontijensi dan oleh pendekatan perencanaan yang mengikutinya. Tingkatan organisasi Tingkatan manajer dalam organisasi dan jenis perencanaan yang dilakukan, bagi hampir semua bagian , manajer tingkat yang lebih rendah melakukan perencanaan operasional , sementara manajer tingkat atas melakukan perencanaan strategis Ketidakpastian lingkungan Ketika ketidakpastian tinggi , rencana harus spesifik , tetapi fleksibel . manajer harus bersiap untuk mengubah atau menggati rencan setelah di implementasikan , kadang manajer harus melupakan rencana tersebut Lamanya komitmen masa depan Konsep komitmen (commitment concept) merupakan sebuah konsep yang mengatakan bahwa rencana harus di tarik cukup jauh agar memenuhi komitmen yang dibuat ketika rencana dikembangkan. Perenacanaan yang terlalu lama atau terlalu singkat tidak akan efisien dan efektif. D.Masalah-masalah kontemporer dalam perencanaan. Salah satu masalah perencanaan kontemporer adalah perencanaan dalam lingkungan yang dinamis , yang biasanya berarti mengembangkan rencana yang spesifik, tetapi fleksibel . selain itu , penting untuk terus merencanakan , bahkan ketika ingkungan sangat tidak pasti . terakhir karena hanya ada sedikit waktu dalam lingkungan yang dinamis bagi tujuan dan rencana untuk mengucur ke bawah dari atas , tingkat organisasi yang lebih rendah harus di berikan wewenang untuk menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana
