Husna Nurdina Manajemen Controlling |1 MANAJEMEN CONTROLLING Pengawas atau controller dapat diibaratkan dengan navigator kapal. Navigator kapal yang sudah terlatih itu membantu kapten kapal. Tanpa seorang navigator, kapal dapat terkandas pada batu karang atau kehilangan haluan, tetapi hak untuk memberi komando tetap berada di tangan kapten kapal. Navigator hanya memberi petunjuk dan memberitahukan kapten, bagaimana posisi kapal yang sedang dikemudikan itu. Jadi organisasi atau badan usaha juga bisa diibaratkan sebagai kapal, sehingga peran pengawas (controller) sangat penting dalam maju mundurnya suatu organisasi atau badan usaha. Pengawasan (Controlling) sendiri memiliki arti penemuan, penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya manajemen pengawasan (controlling) dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi pengawasan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana semestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui, tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian, dapat diusahakan untuk meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan. Pengertian Pengawasan (Controlling) Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan. Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan Husna Nurdina Manajemen Controlling |2 pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan. Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan, penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan. Adapun pengertian pengawasan menurut beberapa pakar ekonomi, antara lain : 1. Earl P Strong : Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. 2. Haroold Koontz : Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaah dapat terselenggara. 3. G. R. Terry : Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar. Tujuan dan Bidang-bidang Pengawasan Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan : 1. Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul. 2. Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada. 3. Mencegah penyimpangan 4. Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana, 5. Memperoleh efisiensi dan efektifitas. 6. Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab. Husna Nurdina Manajemen Controlling |3 Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat pengawasan dapat dilakukan pada bidang : Produksi Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta kuantitas produk. Pemasaran Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar. Keuangan Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan pengawasan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan. Personalia Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi. Administrasi (Perkantoran) Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas. Husna Nurdina Manajemen Controlling |4 Elemen-elemen Esensial dalam Manajemen Pengawasan Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan dengan hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan. Elemen-elemen esensial dalam tiap sistem kontrol adalah : 1. Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar, norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur. 2. Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara kuantitatif). 3. Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria. 4. Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil yang diinginkan. Elemen pertama dari suatu sistem melibatkan jawaban atas pertanyaan: kira-kira hasilnya akan bagaimana? Elemen ini menuntut perhatian akan masa yang akan datang atas apa yang diinginkan dan apa yang diharapkan. Usaha untuk meramalkan kejadian yang akan datang merupakan dasar untuk menafsirkan kejadian yang aktual sedang berjalan. Ramalan yang lemah sekalipun, merupakan kerangka kerja untuk lebih baik memahami pengalaman. Kriteria yang ditentukan sebelumnya dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa dinilai oleh orang lain, baik atau tidak baik. Suatu sistem kontrol yang berfaedah tidak dinilai dari baiknya tujuan. dia hanya menyajikan sarana yang mengarahkan aktifitas ke suatu tujuan aktual. Kriteria yang di tentukan sebelumnya harus dinyatakan secara eksplisit. Maka dari itu, pernyataan kuantitatif lebih diutamakan. Dalam manajemen produksi, unit-unit fisik, seperti angkutan per-ton, jarak, unit-unit per jam, kerja mesin, atau berat limbah per-unit keluaran atau out put, dapat memberikan tolok ukur yang sederhana dan langsung untuk operasi. Dalam manajemen financial, nilai uang atau dollar berlaku sebagai pernyataan khusus untuk norma-norma. Seringkali para manajer financial menggunakan keberhasilan yang lalu sebagai tolok ukur kasar untuk mengontrol operasi yang berjalan, contohnya, laporan 12 bulan yang lalu. Asumsinya adalah bahwa prestasi yang lalu tidak terlalu jelek dan bahwa apabila dapat disamakan atau dilewati, maka perusahaan tidak akan mundur. Para manajer pemasaran sebaliknya seringkali menggunakan data- data industry sebagai tolok ukur yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan hasil-hasil penjualannya sendiri. Mereka juga mengembangkan yang didasarkan pada potensi pasar untuk digunakan sebagai tujuan yang ditentukan sebelumnya. Husna Nurdina Manajemen Controlling |5 Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran prestasi aktual. Langkah ini pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena pencatatan dan laporanlaporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi dalam bentuk yang cocok untuk sistem kontrol. Pengukuran-pengukuran prestasi aktual harus dalam unit sama dengan yang ditentukan kriteria sebelumnya. Pelaporan prestasi aktual yang benar menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan- perbaikan dalam pemprosesan data yang baru ini meningkatkan kecepatan pelaporan data-data tersebut. Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan. Teknik tersebut seperti ratio, kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta-peta membantu mengartikan pengukuranpengukuran prestasi aktual dengan menunjukan hubungan antara pengalaman aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. Gunanya pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah tidak hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan tetapi juga untuk memungkinkan manajer meramalkan problem di masa datang. Suatu sistem kontrol yang baik akan memberikan informasi secepatnya sehingga hambatanhambatan dapat dicegah. Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen keempat ini melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun apabila prestasi “tidak terkontrol”. Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil tindakan korektif ialah : 1. Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan. 2. Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan. Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang membantu manajer mengestimasikan resiko-resikonya sehubungan dengan tipe-tipe kekeliruan di atas. Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah tindakan korektifnya jatuh pada waktu yang tepat. Fungsi Pengawasan Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-sama untuk Husna Nurdina Manajemen Controlling |6 mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain : 1. Menetapkan standar prestasi. 2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan. 3. Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan standar. Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses kegiatan yaitu : Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control’s) Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s) Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan. Husna Nurdina Manajemen Controlling |7 Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s) Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain : 1. Penetapan standard kegiatan 2. Penentuan pengukuran kegiatan 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata 4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan. 5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu Prinsip-prinsip Kontrol Beberapa ide dasar tertentu sangat berguna dalam pengembangan sistem kontrol. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari : Titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control) Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik-titik kritis, titik kunci, dan titik batas dapat diidentifisir dan perhatian khusus diarahkan pada penyesuaian titik-titik tersebut. Usaha mengontrol semua titik cenderung akan menambah usaha sia-sia saja dan mengurangi perhatian atas problem-problem penting. Kontrol yang baik tidak berarti kontrol yang maksimum, karena kontrol itu mahal. Umpan Balik (Feedback) Umpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan yang akan datang atas dasar informasi prestasi. Manajemen banyak menggunakan prinsip umpan balik di bidang-bidang yang pada permulaan nampaknya tidak berhubungan. Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control) Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap perubahan kondisi. Seringkali sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan perkembangan-perkembangan baru, termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu sendiri. Husna Nurdina Manajemen Controlling |8 Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability) Kontrol harus terpola untuk keperluan organisasi. Arus informasi mengenai prestasi yang sedang berjalan harus sesuai dengan struktur organisasi. Untuk dapatnya mengontrol keseluruhan kegiatan / operasi, seorang atasan harus menemukan suatu pola yang akan memberikan kontrol terhadap semua bagian. Kontrol Diri (Self Control) Unit-unit dapat direncanakan untuk mengontrol diri sendiri. Apabila suatu department dapat mempunyai tujuan masing-masing serta system kontrolnya, control yang mendetail dapat ditangani didalam department itu sendiri. Kontrol Langsung (Direct Control) Setiap sistem kontrol harus didesain untuk memelihara kontak langsung antara pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah tersedia sejumlah sistem kontrol yang dilaksanakan oleh spesialis-spesialis, supervisor pada tingkat pertama masih diperlukan karena mengenal langsung prestasinya. Faktor Manusia (Human Factor) Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan dengan cara-cara psikologis bagaimana orang itu memandang suatu sistem. Suatu sistem kontrol yang disusun dengan desain rapi kemungkinan akan gagal karena manusianya tidak menguntungkan untuk sistem itu. Macam dan Jenis – jenis Pengawasan Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi antara lain: Menurut Ruang Lingkupnya 1. Pengawasan Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh aktifitas organisasi atau perusahaan. 2. Pengawasan Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang berlaku hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja. Husna Nurdina Manajemen Controlling |9 Menurut Obyek Pengawasan 1. Pengawasan keuangan 2. Pengawasan kepegawaian 3. Pengawasan pemasarann 4. Pengawasan produksi 5. Pengawasan kualitas 6. Pengawasan persediaan Menurut Pihak yang Mengawasi a . Internal control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan yang ada dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri. b. External control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi atau perusahaan. c. Direct Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan yang bersangkutan ( pengawasan langsung ). d. Indirect Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh atasan langsung, misalnya pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian ( pengawasan tidak langsung). e. Formal Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat ( sosial control),misalnya oleh berbagai media. Menurut Waktu a. Preventif Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan sebelum terjadinya kesalahan atau penyimpangan. b. Reprensif Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya penyimpangan atau kesalahan. Selain macam pengawasan di atas, ada beberapa jenis dari pengawasan, diantaranya : a. Pengawasan Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan maju (feed forward control), pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum kegiatan selesai dikerjakan. Husna Nurdina M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 10 b. Pengawasan Skrening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau tidak (yes or no control). Tipe pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan dapat memberikan keamanan ekstra kepada manajer. c. Pengawasan Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan umpan balik (Feed Back Control), jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Pengawasan merupakan Aspek Penting dalam Manajemen Dalam hal ini, terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengawasan di dalam setiap organisasi : a. Adanya perubahan di lingkungan organisasi Menyebabkan fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari perubahan- perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu. Misalnya timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang muncul. b. Organisasi menjadi semakin kompleks Pada umumnya organisasi saat ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis, lebih luas dan kompleks. Demikian juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu system pengawasan yang lebih teliti. c. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja Untuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin diperbuat oleh pelaku organisasi, maka digunakan fungsi pengawasan, semakin jarang pekerja melakukan kesalahan, semakin sederhana manajemen melakukan fungsi pengawasan. d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang Mengimplementasikan sistem pengawasan merupakan cara yang tepat untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan. Namun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengawasan dengan kebebasan pribadi dari pekerja supaya tidak mematikan kreatifitas. Husna Nurdina M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 11 Asas – asas Pengawasan Harold Kontz dan Cyril O Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut: 1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective). Pengawasan harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan-penyimpangan / deviasi dari perencanaan. 2. Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindarkan deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan halhal lain di luar dugaan. 3. Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan rencana. 4. Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan perencanan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang. 5. Asas pengawasan langsung (Principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat demi pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan agar petugas memiliki kualitas yang baik. 6. Asas refleksi perencanaan (Principle of replection of plans). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan. 7. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi. 8. Asas pengawasan individual (Principle of individuality of control). Pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer, ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung tingkat dan tugas manajer. 9. Asas standar (Principle of standard). Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang berguna sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai. Husna Nurdina M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 12 10. Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control). Pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor- faktor yang strategis dalam perusahaan. 11. Asas kekecualian (The exception principle). Efisiensi dalam kontrol membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama. 12. Asas pengendalian pleksibel (Principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana. 13. Asas Peninjauan Kembali (Principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkalikali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan. 14. Asas tindakan (Principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuranukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing. Sifat dan Waktu Pengawasan. Sifat dan waktu pengawasan/ control dibedakan atas : a Preventif Control Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara, yaitu : a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib. b b. Membuat pedoman – pedoman kerja. c. Menetapkan sanksi – sanksi terhadap pembuat kesalahan. d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab. e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan. f. Menentukan system koordinasi pelaporan dan pemeriksaan. Represive Control Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan, agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut : Husna Nurdina M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 13 a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan. b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan dan mencari solusinya. c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggungjawabnya. d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan. e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat para petugas pelaksana. c Pengawasan yang dilakukan di tengah proses penyimpangan terjadi. Pengawasan ini dilakukan di tengah proses penyimpangan yang terjadi untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana. . d Pengawasan berkala Pengawasan berkala yaitu pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali. e Pengawasan mendadak Pengawasan mendadak ialah pengawasan yang dilakukan secara mendadak tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu. Karakteristik Sistem Pengawasan yang Efektif 1. Akurat ; setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan. 2. Tepat waktu ; informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan dievaluasi jika hendak diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan. 3. Obyektif dan Komprehensif ; informasi dalam sistem pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap obyektif oleh individu yang menggunakannya. 4. Dipusatkan pada titik pengawasan strategis ; sistem pengawasan sebaiknya dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari standar. 5. Ekonomis ; biaya untuk implementasi sistem sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan yang diperoleh dari sistem itu. Husna Nurdina M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 14 6. Fleksibel ; sistem harus fleksibel agar organisasi lebih mudah bertindak untuk mengatasi perubahan yang kurang menguntungkan atau memanfaatkan kesempatankesempatan baru. 7. Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi ; idealnya jika sistem tersebut dapat menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai tujuan. 8. Dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh: - Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi. - Informasi pengawasan harus sampai kepada orang yang memerlukannya. Cara – cara Pengawasan yang baik 1. Pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masingmasing kegiatan cara pengawasannya pun berbeda – beda, antara organisasi kecil dan besar juga berbeda. 2. Pengawasan harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada penyimpangan yang terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit tindakan korektif yang akan dilakukan. 3. Pengawasan harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat perkiraan situasi yang mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan. 4. Pengawasan harus akurat dan obyektif. Agar pengawasan menjadi obyektif, maka mutlak diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya. 5. Pengawasan harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatifalternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan. 6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan, maka hal itu harus diatasi bersama- sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan organisasi. Langkah-langkah dan Proses Pengawasan 1. Menetapkan standard and metode untuk mengukur prestasi. Misalkan beberapa target yang harus dicapai/ beberapa jumlah produksi yang harus dicapai. Husna Nurdina M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 15 2. Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang berkesinambungan dan berulang-ulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktiitasnya, sebaiknya dilakukan dengan segera agar waktunya tidak terlalu panjang. 3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar 4. Merupakan kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan antara langkah pertama dan langkah kedua. 5. Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan pada langkah pertama dan kedua maka manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa-apa. Tapi jika sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini dapat berupa perubahan aktifitas organisasi atau pada standar kerja yang telah ditetapkan semula. Husna Nurdina M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 16 KESIMPULAN Adapun kesimpulan yang telanh dirangkum dari bagian awal sampai akhir : 1. Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas). 2. Pengawasan memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan, mencegah penyimpangan, melakukan koreksi,memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung jawab dan dapat dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan administrasi. 3. Elemen-elemen esensial dalam sistem kontrol adalah sebagai alat ukur, pembanding, dan sarana koreksi kegiatan yang sedang berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan. 4. Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.dan meemiliki tiga tipe pengawasan berdasarkan proses kegiatan, yaitu ada tipe pengawasan pendahuluan, pengawasan berjalan, dan pengawasan umpan balik. 5. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control), Umpan Balik (Feedback), Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control), Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability), Kontrol Diri (SelfControl), Kontrol Langsung (Direct Control), Faktor Manusia (Human Factor). 6. Menurut tinjauan dari beberapa segi, ada beberapa macam dan jenis pengawasan, yaitu menurut ruang lingkupnya, obyek pengawasan, pihak yang mengawasi, dan waktu. 7. Pengawasan merupakan aspek penting dalam manajemen karena jika adanya perubahan di lingkungan organisasi, jika organisasi semakin kompleks, jika timbulnya kesalahankesalahan dalam bekerja, manajemen akan mampu menghadapi semua tantangan tersebut dan kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenangnya. 8. Harold Kontz dan Cryil O Donnell menetapkan asas pengawasan menjadi beberapa asas, diantaranya Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control), Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility), Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control), Asas pengawasan langsung (Principle of direct control), Asas refleksi perencanaan (Principle of reflection of plans), Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability), Asas pengawasan individual (Princple of individuality of control), Asas standar (Principle of standard),Asas pengawasan Husna Nurdina M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 17 terhadap strategis (Principle of strategic point control), Asas kekecualian (The exception principle), Asas pengawasan fleksibel (Principle of flexibility of control), Asas peninjauan kembali (Principle of review), Asas tindakan (Principle of action). 9. Sifat dan waktu pengawasan (control) dibedakan atas preventive control, represive control, pengawasan yang dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi, pengendalian berkala, dan pengendalian mendadak. 10. Karakteristik pengawasan yang efektif yaitu, akurat, tepat waktu, obyektif dan komprehensif, dipusatkan pada titik pengawasan strategis, ekonomis, fleksibel, dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi, dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. 11. Cara-cara pengawasan yang baik itu, diantaranya pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan, harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, harus berorientasi jauh kedepan, harus akurat dan obyektif, harus fleksibel, harus serasi dengan pola organisasi. 12. Langkah-langkah dan proses pengawasan terdiri dari, menetapkan standard and metode untuk mengukur prestasi, mengukur prestasi kerja, menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar, mengambil tindakan korektif.
