Muh. Khamdan MODUL DIKLAT e-LEARNING BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM RI 1 2014 ii Manajemen Perubahan Muh. Khamdan e-Learning Reformasi Birokrasi iii iv Manajemen Perubahan DAFTAR ISI Daftar Isi Kata Pengantar BAB I PENDAHULUAN v vii 1 A. Deskripsi Singkat B. Hasil Belajar C. Indikator Hasil Belajar D. Petunjuk Belajar E. Materi Pokok F. Manfaat 1 3 3 4 5 6 BAB II PENGERTIAN, FAKTOR PENGARUH DAN TUJUAN RUBAHAN 9 A. Melakukan Perubahan atau Punah B. Mengapa Harus Berubah 1. Faktor Eksternal 2. Faktor Internal C. Untuk Apa Perubahan D. Latihan E. Rangkuman 9 13 13 15 18 25 26 BAB III TAHAPAN PERUBAHAN DAN RANCANGAN PERUBAHAN 27 A. Tahapan Perubahan 27 e-Learning Reformasi Birokrasi v B. Merancang Proyek Perubahan 34 BAB IV PENUTUP 43 Daftar Pustaka vi Manajemen Perubahan KATA PENGANTAR Perubahan birokrasi merupakan fakta sosial yang akan terus berkembang di setiap periodesasi masyarakat Indonesia seiring dengan munculnya birokrasi kekuasaan itu sendiri. Perubahan birokrasi yang sedang berjalan dalam terminologi reformasi birokrasi di Indonesia sesungguhnya diarahkan pada upaya terciptanya goodgovernance dalam rangka membentuk “Indonesia Baru, Indonesia Hebat”. Hal mendasar dalam proses perubahan birokrasi adalah membangun keseluruhan komponen bangsa untuk memiliki posisi, peran, dan kemampuan yang diperlukan untuk suatu proses pembangunan yang dinamis dan berkelanjutan. Oleh karenanya, perubahan yang dilakukan komponen satu tentu akan berpotensi mempengaruhi perubahan komponen lain sehingga melahirkan adanya perubahan dalam kebudayaan masyarakat itu sendiri. Hal demikian setidaknya bersesuaian dengan pendapat sosiolog abad pertengahan yang dilahirkan pada 1332 M, Ibnu Khaldun, bahwa perubahan akan selalu beriringan dengan tingkat kemampuan berfikir masyarakat. e-Learning Reformasi Birokrasi vii Perubahan sosial demikian meliputi semua dimensi kehidupan masyarakat, baik perubahan cara berfikir dan interaksi masyarakat yang semakin rasional, perubahan sikap dan orientasi pelayanan yang semakin baik, perubahan tata cara kerja yang dilandasi pembagian kerja sesuai kompetensi yang jelas, serta adanya kelembagaan yang demokratis dengan adanya penghargaan prestasi yang terukur. Dalam konteks perubahan birokrasi, tentu sangat perlu adanya usaha-usaha serius agar reformasi birokrasi dan perubahan paradigma birokrasi menjadi berkelanjutan dalam transisi yang baik. Perubahan sosial sesungguhnya adalah catatan tentang masyarakat atau peradaban dunia, yang menjelaskan tentang perubahanperubahan lingkungan sosial yang terjadi, perihal watak manusia sebagaimana keramahtamahan dan solidaritas golongan maupun konflik-konflik dalam pembagian kekuasaan. Oleh karena itu, hakikat manajemen perubahan adalah bagaimana kemampuan untuk melakukan perubahan-perubahan yang sesuai dengan tuntutan zaman untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Dalam hal birokrasi, tentu adanya pelayanan yang lebih baik menuju Indonesia Baru. viii Manajemen Perubahan Depok, Agustus 2014 Penulis e-Learning Reformasi Birokrasi ix 1 1 Selamat Datang Para Agen Perubahan! Dalam Diklat e-Learning Reformasi Birokrasi, mata Diklat “Manajemen Perubahan”. Pastikan bahwa Anda adalah bagian dari perubahan itu sendiri. Jika siap untuk berubah dan melakukan perubahan, maka simak penjelasan di bawah ini secara cermat. A. Deskripsi Singkat Perubahan merupakan tuntutan kehidupan yang mau tidak mau harus dialami dan harus dilakukan oleh semua makhluk Tuhan. Kehidupan itu jugalah bentuk dari perubahan, diawali adanya sperma, janin alam kandungan, bayi yang terlahirkan, tumbuh kembang anak-anak, serta perkembangan remaja, masa tua, dan akhirnya mati. Manajemen Perubahan 2 Hal itu pulalah yang dihadapi suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Untuk menjaga keberlangsungan hidup, suatu organisasi harus siap menghadapi adanya perubahan kondisi lingkungan, perkembangan sosial masyarakat, dan perubahan struktur organisasi itu sendiri. Jika tidak dapat beradaptasi dan tidak melakukan perubahan, maka nasib kepunahan tentu dapat teralami sebagaimana Dinosaurus yang hilang dari zaman purba. Tepat tidaknya keputusan perubahan yang diambil tentu harus memperhatikan lingkungan strategis yang mempengaruhi harus dilakukannya perubahan itu dilakukan. Oleh sebab itu, pimpinan maupun sang pendobrak perubahan harus memiliki kemampuan khusus sekaligus berperan sebagai penganalisa keadaan sebelum, saat berlangsung, dan proyeksi masa depan dengan melakukan perubahan. Organisasi merupakan sistem dan bentuk hubungan antara wewenang dan tanggung jawab, antara atasan dan bawahan untuk tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling efisien. Hubungan antara atasan dan bawahan, antara unit kerja dalam organisasi tersebut terdapat kerja sama dan saling pengertian yang sebaik-baiknya. Mengingat pentingnya kerja sama dan saling pengertian dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka hubungan atau komunikasi e-Learning Reformasi Birokrasi 3 perlu diatur atau ditetapkan secara melembaga, sehingga mewujudkan suatu jaringan hubungan yang tetap dalam organisiasi. Dengan demikian, dilaksanakannya perubahan yang teratur dalam organisasi harus diiringi terbangunnya organisasi yang solid dan saling menguatkan dalam jalinan kerjasama yang baik. Dalam hal ini, kebutuhan adanya perubahan yang baik harus didukung adanya anggota organisasi yang memiliki kemampuan berfikir inovatif, kemampuan membangun jaringan tim kerja yang baik, sekaligus kemampuan menganalisa tantangan dalam alternatif pemecahan masalah yang tepat. B. Hasil Belajar Setelah mempelajari tentang mata Diklat “Manajemen Perubahan” ini, peserta Diklat diharapkan mampu menyusun rencana perubahan dengan sistematis dan terukur. C. Indikator Hasil Belajar Setelah mempelajari Mata Diklat Manajemen Perubahan ini, peserta diharapkan dapat: 1. 2. Memahami pengertian manajemen perubahan, faktor pengaruh dan tujuan perubahan. Mengidentifikasi tahapan-tahapan perubahan Manajemen Perubahan 4 3. Membuat format dan rencana perubahan. Dengan mempunyai kompetensi tersebut, peserta Diklat memperoleh manfaat bagaimana menyusun rancangan perubahan dan merencanakan tahapan-tahapan sesuai dengan ukuran keberhasilannya. D. Petunjuk Belajar Anda sebagai pembelajar sekaligus Calon Agen Perubahan, agar dalam proses pembelajaran mata Diklat Manajemen Perubahan dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai secara baik, Anda disarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab, karena indikator belajar memberikan tujuan dan arah. Indikator belajar menetapkan apa yang harus Anda capai. 2. Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari Pendahuluan sampai dengan Penutup, serta bangunlah semangat diskusi dalam forum elearning yang disediakan. 3. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab, maupun ujian- e-Learning Reformasi Birokrasi 5 ujian dalam proses pembelajaran e-learning yang berlangsung 4. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda. Untuk itu, belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama. Untuk belajar mandiri, Anda dapat berkomunikasi dengan pengajar maupun komunitas diklat e-learning itu sendiri. 5. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain, seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan segansegan bertanya maupun minta pendapat kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam melakukan perubahan. Baiklah, selamat belajar!, semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun perubahan di lingkungan Anda. E. Materi Pokok Materi pokok yang dibahas dalam modul ini adalah: 1. Pengertian Manajemen Perubahan 2. Faktor Pengaruh dan Tujuan Perubahan 3. Identifikasi Tahapan Perubahan 4. Rencana Membuat Perubahan Manajemen Perubahan 6 F. Manfaat Manfaat yang dapat diperoleh dengan mempelajari modul ini adalah: 1. Peserta diklat dapat lebih memahami pengertian, manajemen perubahan, faktor pengaruh dan tujuan perubahan 2. Peserta diklat dapat mengidentifikasi tahapantahapan perubahan 3. Peserta diklat dapat membuat format dan rencana perubahan. e-Learning Reformasi Birokrasi 9 2 Setelah membaca bab ini, peserta diharapkan dapat menjelaskan pengertian manajemen perubahan, faktor pengaruh dan tujuan perubahan “Hasil yang luar biasa hanya bisa didapatkan dengan cara yang tidak biasa” A. Melakukan Perubahan atau Punah Apa yang membuat suatu perusahaan maupun negara lebih maju daripada perusahaan atau negara lain? Tentu ini adalah pertanyaan yang sering ditanyakan namun sering juga ditanyakan. Sebagai ilustrasi, apa yang membuat Google menjadi besar dalam memainkan peran komunikasi? Manajemen Perubahan 10 GOOGLE, Bisnis Rahmatan Lil Alamin Google, memberi kemanfaatan yang luar biasa kepada umat manusia melalui mesin pencari Google Search, layanan surat elektronik (email) berupa Gmail, dan layanan video sharing tanpa batas berupa Youtube. Siapapun, dimanapun, dan kapanpun rasanya sudah sangat tergantung kepada mesin pencari Google. Capaian besar yang telah menciptakan budaya baru dalam kehidupan manusia ini secara otomatis wujud bahwa Google sudah memberikan excellent value kepada konsumen dengan menyediakan segala kebutuhan serta kemudahan bagi seluruh manusia untuk berkomunikasi dalam dunia internet. Inilah salah satu bentuk keunikan bisnis yang menjangkau seluruh umat manusia, dan memberikan kemudahan bagi seluruh umat manusia di muka bumi (rahmatan lil alamin). e-Learning Reformasi Birokrasi 11 Pada umumnya perubahan yang dilakukan seseorang atau perusahaan tertentu hanya terfokus pada pemenuhan selera konsumen. Lebih dari itu, perubahan harus dilakukan dengan kemampuan memprediksi kondisi di masa depan agar konsumen mengikuti dari hasil perubahan yang dilakukan. Dalam gambaran perkembangan bisnis Google, tentu tidak akan berkembang jika Google hanya terfokus pada segemen bisnis mesin pencarian data. Dalam segmen bidang tersebut, tentu akan dijumpai lawan-lawan mesin pencari lain yang sudah merajai, yaitu Yahoo. Oleh karena itu, terobosan-terobosan inovatif akhirnya dilahirkan ketika perusahaan Google menyediakan situs sharing video tanpa bayar berupa Youtube. Faktor kunci perubahan yang dilakukan ternyata bukan kekayaan finansial, bukan kekayaan alam, atau strategi pemasaran yang tiada henti. Tetapi karakter yang kuat untuk menghasilkan inovasi produk yang menjadi pemandu perjalanan bisnis Google. Dengan berkaca dari perusahaan internasional tersebut, jika ingin membangun suatu perubahan maka tidak ada kata lain adalah membangun karakter inovasi dengan menampilkan keunikan (unique differentiation) yang belum pernah dimiliki Manajemen Perubahan 12 atau dilakukan oleh orang lain. Jika suatu organisasi terbangun oleh anggota yang selalu berfikir kritis dan inovatif, maka akan menjadikan organisasi tersebut menemukan kinerja yang luar biasa. Manajemen Perubahan yaitu proses sistematis dengan menerapkan pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju ke arah kinerja yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari proses perubahan tersebut. Perubahan dalam Reformasi birokrasi di Indonesia tentu dimaksudkan untuk menjadikan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah agar bergerak dari kondisi saat ini menuju ke kondisi yang diharapkan. Karenanya, perubahan harus e-Learning Reformasi Birokrasi 13 dilakukan dan dikelola secara holistik, terstruktur dan berorientasi hasil peningkatan pelayanan. B. Mengapa Harus Berubah Secara umum, suatu organisasi atau seseorang akan melakukan perubahan karena adanya 2 (dua) faktor yang dikelompokkan sebagai faktor eksternal dan faktor internal. 1. Faktor Eksternal Faktor eksternal ialah penyebab perubahan yang berasal dari luar atau sering disebut lingkungan. Organisasi sebagai bagian dari sistem terbuka mau tidak mau harus responsif terhadap berbagai perubahan yang terjadi di lingkungannya. Dalam hal ini dapat berupa perkembangan teknologi, tuntutan pasar, maupun inovasi alternatif. Perkembangan teknologi informasi merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan pada hampir semua jenis organisasi. Berbagai temuan teknologi telah memaksa perusahaan-perusahaan raksasa di bidang telekomunikasi harus mengakhiri dengan meleburkan diri kepada pesaingnya ketika terhenti adanya proses inovasi. Penerapan berbagai temuan teknologi tentu akan menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya prosedur kerja yang dilakukan, jumlah, kompetensi, dan kualifikasi SDM yang diperlukan, Manajemen Perubahan 14 termasuk sistem penggajian yang diberlakukan, bahkan struktur organisasi yang digunakan juga harus berubah. Penggunaan peralatan baru juga dapat menyebabkan berkurangnya bagian-bagian yang ada atau berubahnya pola hubungan kerja antara pegawai. Persaingan Industri Komputer IBM merupakan raksasa komputer pada masa 1980-an yang menjadi pemain dominan di industri komputer global dengan menguasai semua perangkat komputer, dari perangkat keras, prosesor, sampai sistem operasinya. Namun pada awal 1990-an, pemainpemain industri komputer bermunculan. Intel muncul sebagai kekuatan baru yang menguasai prosesor, Microsoft muncul sebagai penguasa perangkat lunak dan sistem operasi, begitu juga Compaq, Toshiba, dan Acer yang melakukan persaingan dalam bisnis PC. Persaingan itu menjadikan IBM terancam hancur. e-Learning Reformasi Birokrasi 15 Sebagaimana organisasi yang lain, aparatur pemerintah merupakan lembaga pemberi pelayanan masyarakat yang keberadaannya dalam rangka memenuhi kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu pelayanan yang dihasilkan harus senantiasa menyesuaikan dengan tuntutan pasar. Menghadapi kondisi seperti itu mau tidak mau aparatur negara harus mengakomodasi perubahan jika ingin tetap mendapatkan kepercayaan masyarakat. 2. Faktor Internal Faktor internal adalah penyebab dilakukannya perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, antara lain: 1) Persoalan hubungan antar komponen organisasi. 2) Persoalan terkait dengan mekanisme kerja. 3) Persoalan sumber daya. Hubungan antar komponen organisasi yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim terjadi. Problem ini dapat dibedakan lagi menjadi dua, yaitu (1) problem yang menyangkut hubungan atasan-bawahan (bersifat vertikal), dan (2) problem yang menyangkut hubungan sesama anggota yang kedudukannya setingkat (bersifat horizontal). Problem atasan-bawahan yang sering timbul menyangkut pengambilan keputusan dan komunikasi. Manajemen Perubahan 16 Problem-problem yang bersumber dari keputusan pimpinan, dapat menyebabkan munculnya berbagai perilaku negatif pada bawahan yang kurang menguntungkan organisasi, misalnya sering terlambat datang, sering absen, mangkir, dan sejenisnya. Sampai pada titik tertentu, problem semacam itu dapat menyebabkan munculnya unjukrasa sehingga memaksa pimpinan untuk mengambil tindakan yaitu mengubah keputusan yang diambil atau justru menindak bawahan yang berunjukrasa. Komunikasi antara atasan dan bawahan juga sering menimbulkan problem. Keputusannya sendiri mungkin baik (dalam arti dapat diterima oleh bawahan) tetapi karena terjadi salah informasi (miscommunication), bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam kasus seperti itu perubahan yang dilakukan akan menyangkut sistem saluran komunikasi yang digunakan. Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesama anggota umumnya menyangkut masalah komunikasi kurang lancar atau macetnya komunikasi antar anggota. Hal tersebut juga dipengaruhi adanya masalah kepentingan masingmasing anggota. Persoalan seperti itu sering menimbulkan konflik antar anggota sehingga perlu dilakukan perubahan, misalnya dalam hal jalur e-Learning Reformasi Birokrasi 17 komunikasi atau bahkan struktur organisasi yang digunakan. Opsi Kabinet Jokowi Deputi Tim Transisi, Akbar Faizal, mengatakan secara keseluruhan ada tiga skenario yang terus dikordinasikan dengan berbagai pihak. Skenario pertama yaitu mempertahankan status quo untuk mempertahankan porsi kabinet yang ada di pemerintahan sekarang. Skenario kedua merupakan usulan baru dalam rencana susunan kabinet kedepannya yaitu skenario progresif. Skenario ini dipilih karena mengacu kepada konstitusi sehingga jumlah kabinet ke depan direncanakan diisi oleh 27 menteri. Skenario terakhir yang disebutkan oleh Akbar Faisal yaitu mengacu pada konsep Ideologi Trisakti. Konsep ini dipilih untuk mempercepat kedaulatan dibidang politik, kemandirian ekonomi, dan kemandirian di bidang budaya. Manajemen Perubahan 18 Di samping berbagai persoalan di atas, mekanisme kerja yang berlangsung dalam sebuah organisasi sering juga merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah sistemnya sendiri dan dapat pula terkait dengan perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Pola kerjasama yang terlalu birokratis atau sebaliknya terlalu bebas misalnya, dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. Sistem yang terlalu kaku menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mangakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya menurunkan produktivitas kerja. Demikian juga halnya jika sistem yang digunakan terlalu bebas. Perubahan yang harus dilakukan dalam hal ini akan menyangkut struktur organisasi yang digunakan. Dengan mengubah struktur, pola hubungan antar anggota akan mengalami perubahan. C. Untuk Apa Perubahan Manusia itu selamanya terbiasa menyukai pembaharuan, dan rasa bosan adalah hal yang lumrah selalu menyertai. Seseorang seringkali melihat tetangga mengganti kendaraannya setelah kendaraan lamanya setia menemani. Teman e-Learning Reformasi Birokrasi 19 mungkin sering mengganti pakaiannya, mengubah rumahnya, memperbaharui perabot di dalamnya atau mengaturnya kembali, memperbaharui ruangan yang ditempatinya, lalu mereka merencanakan untuk bepergian atau wisata. Bisa jadi itu bukan saja rekan kita, tetapi diri kita sendiri. Mari sama-sama kita merenung kembali. Demikianlah keadaan manusia normal dan bukan hal yang aneh. Mengapa harus ada perubahan? Mengapa tidak menerima apa adanya kondisi saat ini? Mengapa harus mengambil resiko dalam kehidupan? Pertanyaan ini tentu akan menjejali kepala seseorang yang biasa hidup di zona status quo di dunia akademis. Ada sebagian manusia yang menderita sedemikian rupa. Sebagian lagi justru menikmati jerih payah orang lain dengan cara yang tidak adil. Kenyataan di dunia ini, kelompok manusia pertama adalah kelompok mayoritas dan yang kedua adalah minoritas. Kondisi ini merupakan kondisi yang tidak seimbang. Inilah yang disebut situasi penindasan. Pada saat kita mengetahui adanya situasi penindasan tersebut apakah akan berdiam diri saja atau melakukan perubahan? Manajemen Perubahan 20 Jika Anda ingin melakukan perubahan untuk persiapan Anda menuju kehidupan yang lebih baik, keuangan yang lebih baik, serta keinginan-keinginan lainnya yang lebih baik lagi, Anda tidak hanya cukup melakukan perubahan seperti dilakukan oleh Superman atau Power Ranger yang hanya melakukan perubahan fisik, wujud penampilan, dan perubahan yang bersifat sementara yang terpaku pada konteks suasana. Namun Anda bisa lebih hebat dibanding Superman. Pernahkah melihat Superman melawan musuhnya saat sebagai manusia biasa? Iya, yang harus Anda lakukan adalah mencari cara bagaimana melakukan perubahan yang terus menerus tak terbatas (infinite). Berubah bukanlah seperti Superman yang dilakukan karena menyesuaikan konteks suasana dan waktu. Tapi perubahan adalah langkah inovasi secara terus menerus. Tak lama lagi, dengan kehadiran presiden baru, banyak orang berharap akan berlangsung perubahan ke arah yang positif. Namun, sebagian lainnya mungkin lebih suka dengan status quo. “Buat apa berubah? Apa keuntungannya bagi saya?” adalah contoh pertanyaan yang kerap dilontarkan ketika seseorang atau kelompok orang diajak untuk berubah. Sebagian lagi barangkali bersikap apatis, sebab mereka hanya dijadikan obyek dan tidak dilibatkan dalam perubahan. e-Learning Reformasi Birokrasi 21 Dalam skala organisasi atau perusahaan pun kondisinya nyaris serupa. Orang bertanya: “What is in it for me?” “Apakah karier saya bakal meningkat? Apakah pendapatan saya akan bertambah? Apakah beban pekerjaan saya jadi lebih banyak? Apakah fasilitas saya akan lebih bagus?” Orang kerap mengukur perubahan dari posisi masing-masing: menguntungkan atau tidak. Karena itu, tidak mengherankan bila banyak orang berpindah partai, berpindah dari mendukung Bapak Danu ke Bapak Janu, bahkan berpindah kawan dan lawan melalui perhitungan untung rugi, bukan idealisme atau citacita yang ingin diperjuangkan. Perubahan bagi suatu cita-cita tentu saja lebih sukar. Mengubah mindset atau cara berpikir adalah bagian yang paling sulit, sebelum melangkah ke mengubah cara kerja. Bila mindset sudah sesuai dengan tujuan perubahan, langkah berikutnya biasanya menjadi lebih mudah, sebab yang diajak berubah sudah mengerti mengapa harus berubah, apa tujuannya, dan mereka mau berubah. Mereka yang menjadi sponsor atau inisiator perubahan akan berhadapan dengan apa yang lazim terjadi dalam setiap inisiatif perubahan, yakni sindrom resisten terhadap perubahan. Contohnya ialah mereka yang cemas karena belum mengenal hal-hal baru yang dibawa oleh perubahan, mereka yang menolak karena merasa tidak memperoleh manfaat apapun dari perubahan, dan mereka yang Manajemen Perubahan 22 enggan berubah meskipun sudah mengetahui manfaatnya lantaran telah merasa nyaman berada di tempat atau situasi sekarang. Mengangkat kaki dari zona nyaman memang tidak mudah. Oleh karena itu, tujuan perubahan adalah kemampuan mengharmonisasikan gerak dan langkah menuju tujuan yang lebih baik. Sonnenberg, dalam bukunya Managing with a Conscience (1994), menyebutkan adanya alasanalasan mengapa orang atau organisasi resisten terhadap perubahan sehingga tujuan perubahan tidak tercapai. 1. procrastination atau kecenderungan menunda perubahan karena merasa masih mempunyai banyak waktu untuk melakukan perubahan. 2. Perubahan dianggap tidak memberikan manfaat sehingga enggan untuk berubah. Ketiadaan motivasi dapat menghambat proses perubahan dalam perusahaan. 3. Sebagian orang merasa takut tidak akan mampu menguasai hal-hal baru. Mereka takut gagal. 4. Kekhawatiran bahwa perubahan itu akan mengubah peran mereka di dalam organisasi. 5. Keraguan terhadap kemampuan inisiator perubahan, atau bahkan ketidaksukaan, dapat mengurangi penerimaan seseorang terhadap inisiatif perubahan. Kepemimpinan adalah sesuatu yang membuat orang lain memercayai. e-Learning Reformasi Birokrasi 23 6. Seringkali terjadi apa yang dibayangkan oleh orang lain mengenai perubahan berbeda dengan apa yang dipikirkan oleh pemimpin perubahan. 7. Tidak setiap orang siap atau berani memasuki wilayah baru atau mengenal sesuatu yang baru. Mereka lebih nyaman dengan apa yang sudah mereka tekuni selama ini. Kisah Perubahan Ubud Bali Di sebuah desa di Ubud, Bali, terdapat dua buah sungai yang bermuara di satu titik. Yang satu bernama Sungai Wadon (perempuan) dan satunya Sungai Lanang (Lelaki). Satu sungai hanya dipisahkan oleh satu bukit dengan titik pertemuannya diberi nama Tjampuhan. Titik itu dipercaya sebagai tempat orang suci nenek moyang orang-orang Bali, Maharesi Markandia yang sakti, berhasil menaklukkan dedemit yang sangat menguasai Bali. Maka di titik itu dibangun sebuah pura yang sangat suci: Pura Gunung Lebah. Konon, di desa-desa sepanjang sungai itu mengalirlah darah-darah seni orang Bali. Desa Penestanan, Pengosekan dan Sukawati yang terkenal sebagai desa lukis, Celuk (desa perak), batu Bulan (desa stone carving), dan sebagainya. Singkatnya, Ubud dikenal sebagai daerah yang kaya dengan seni. Manajemen Perubahan 24 Berkat keseniannya yang sangat istimewa, dan alam pegunungan yang dikelilingi persawahan yang indah, ubud dikenal sebagai daerah kunjungan wisata yang sangat digemari dan bernilai ekonomis sangat tinggi. Di sepanjang jalan di Ubud, anda akan bertemu dengan para selebriti dunia, guru-guru besar dari universitas terkenal, serta usahawan mancanegara. Mereka mengayuh sepeda mengunjungi museum yang satu dan museum yang lainnya. Memborong lukisan dan karya-karya seni. Sebagian orang yang tak mengerti menduga Ubud adalah warisan alam yang terjadi begitu saja, mungkin ini agak keliru. Ubud tidak akan pernah menjadi daerah kunjungan wisata kalau tak ada seseorang yang dengan sungguh-sungguh melakukan change. Itulah Tjokorda Gde Agung Sukawati, Raja Ubud. Semasa hidupnya, Raja Tjokorda berpikir bahwa rakyatnya tidak bisa hidup seperti ini terus menerus. Maka ia mulai mencari jalan agar warganya bisa membuat karya-karya seni secara lebih indah dan lebih bernilai. Maka setiap kali mendengar ada pelukis hebat ke Indonesia, ia ajak ke Ubud. Ia memburu nama-nama terkenal. Walter Spies dijemputnya di pelabuhan. Bahkan diberikan rumah di Bali. Syaratnya Cuma satu: tolong ajarkan anak-anak Ubud melukis. Sejak saat itu yang datang Rudolf Bonnet, Arie Schmidt dan Hanz Snell. Mereka adalah pelukis-pelukis besar yang memberikan pengaruh terhadap cara melukis di Bali. e-Learning Reformasi Birokrasi 25 Anda tidak bisa menaklukkan gunung dengan satu kali melangkah, tapi satu langkah demi satu langkah. Begitu juga, kebanyakan perubahan beserta masalah yang Anda hadapi, meski segunung, dapat diatasi dengan cara yang sama. D. Latihan 1. Berikan gambaran perubahan yang Anda ketahui dan rasakan di tempat kerja! 2. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi tingkat keberhasilan perubahan di tempat kerja? Manajemen Perubahan 26 E. Rangkuman 1. Manajemen Perubahan yaitu proses sistematis dengan menerapkan pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju ke arah kinerja yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari proses perubahan tersebut. 2. Faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan dapat dibedakan atas 2 (dua) faktor yaitu faktor eksternal yang dipengaruhi dari lingkungan dan faktor internal yang berasal dari diri sendiri. 3. Tujuan berlangsungnya perubahan adalah kemampuan mengharmonisasikan gerak dan langkah menuju tujuan yang lebih baik secara terus menerus. e-Learning Reformasi Birokrasi 27 3 Setelah membaca bab ini, peserta diharapkan dapat mengidentifikasi tahapantahapan perubahan dan merancang proyek perubahan “Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah apa yang terdapat pada (keadaan) satu kaum (masyarakat), sehingga mereka mengubah apa yang terdapat dalam diri (sikap mental) mereka” A. Tahapan-Tahapan Perubahan Sudahkah Anda bermetamorfosa? pertanyaan ini dimunculkan karena ketika membicarakan adanya perubahan, maka muncul jargon yang selalu didengungkan, “di dunia ini tidak ada sesuatu yang Manajemen Perubahan 28 pasti kecuali perubahan itu sendiri”. Pertanyaan berikutnya, kapan perubahan itu harus dilakukan? Perubahan lingkungan akan selalu ada dan setiap organisasi diharapkan mampu beradaptasi terhadap perubahan tersebut. Perubahan organisasi yang terjadi di Kementerian Hukum dan HAM misalnya, selama ini lebih banyak berupa remedial change, yaitu perubahan yang dilakukan sebagai solusi terhadap suatu permasalahan yang dihadapi, misalnya untuk memperbaiki kinerja yang buruk, mencegah defisit anggaran, mengatasi inefisiensi, dan sebagainya. Perubahan ini umumnya dilakukan sebagai reaksi atas perubahan yang terjadi di lingkungannya. Sebuah organisasi yang sudah semakin mapan, tentu perubahan yang akan dihadapi lebih kepada developmental change, yaitu perubahan yang dilakukan dalam rangka meningkatkan kesuksesan. Perubahan lingkungan yang terjadi pada kondisi ini bukan lagi sebuah perubahan besar, melainkan perubahan-perubahan yang bervariasi, kontinyu, cepat, dan bersifat menguatkan kesan. Perubahan organisasi yang baik adalah perubahan yang tidak hanya sukses dalam menghadapi tantangan di satu periode, tapi juga dapat mengantisipasi tantangan berikutnya. Hal ini sangat penting karena sebuah perubahan organisasi menuntut sumber daya yang tidak sedikit, terutama e-Learning Reformasi Birokrasi 29 apabila dilaksanakan secara reaksioner. Agar organisasi dapat beradaptasi dengan baik terhadap setiap perubahan tersebut, dibutuhkan suatu budaya perubahan yang berkelanjutan (continuous change). Continuous change sudah mulai memasyarakat sebagai bagian dari pengembangan berkelanjutan, yang lebih berfokus kepada menciptakan budaya dan perilaku organisasi yang adaptif terhadap perubahan. Fokus organisasi lebih diarahkan kepada peningkatan kesadaran akan inovasi, leadership, serta menantang status quo dalam rangka meningkatkan laju pertumbuhan. Untuk dapat mengelola continuous change, harus dipenuhi adanya inisiatif perubahan, kewenangan untuk melakukan perubahan, sistem pengelolaan perubahan secara rutin, dan terbangunnya budaya perubahan. Oleh karena itulah, pertanyaan kapan harus melakukan perubahan dapat difahami dari keadaan yang muncul dan langkah lanjutan untuk menyikapinya sebagai berikut: 1. Adanya ketertekanan dan keterdesakan ketika manajemen puncak merasa adanya kebutuhan atau tekanan. 2. Dilakukan intervensi sekaligus reorientasi tentang masalah organisasi yang muncul. 3. Diagnosa dan pengenalan pada masalah informasi dikumpulkan dan dikenali pada tataran mana yang penting dan tidak penting. Manajemen Perubahan 30 4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian perubahan dengan mencoba menyelesaikan masalah–masalah dengan menghindari cara lama yang sama”. 5. Percobaan dan pemahaman uji program yang berskala kecil. 6. Pengambilan keputusan secara bersama sesuai dengan konsekuensi dampak yang akan didapatkan. Keadaan perubahan di atas adalah perubahan yang direncanakan yaitu suatu usaha sistematik untuk mendesain ulang suatu organisasi dengan cara melakukan adaptasi pada perubahan yang terjadi dengan sasaran baru. Seseorang yang akan mengadakan suatu perubahan harus memiliki konsep tentang perubahan yang tercantum agar proses perubahan tersebut terarah dan mencapai tujuan yang ada. Ia berkesimpulan bahwa kekuatan tekanan (driving forces) akan berhadapan dengan penolakan (resistences) untuk berubah. (Kurt Lewin) e-Learning Reformasi Birokrasi 31 Apabila kebutuhan dan tujuan perubahan sudah jelas, maka perlu menyusun rencana perubahan untuk dapat diimplementasikan. Tahapan-tahapan perencanaan perubahan dapat dirinci sebagai berikut: 1. Perencanaan strategi perubahan Dalam perjalanan reformsi birokrasi, semua Kementerian/Lembaga dan Pemda harus menyusun rencana strategi perubahan dan implementasi manajemen perubahan. Rencana strategi perubahan disusun berdasarkan tujuan perubahan itu sendiri dan hasil perubahan yang diinginkan, sebagaimana Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025. Rencana strategi pada dasarnya mencakup areaarea perubahan yang diinginkan beserta indikator keberhasilan, tim pengelola perubahan, waktu yang dibutuhkan, serta rencana anggarannya. Sedangkan implementasi manajemen perubahan adalah tahap melaksanakan rencana strategi perubahan yang sudah disusun. 2. Membangun Instrumen Pengelolaan Pengaturan sistem pelaksanaan menjadi penting sebagai panduan sekaligus instrumen penilaian keberhasilan, seperti sistem komunikasi, sistem monitoring dan evaluasi, serta sistem pelaporan. Hal ini untuk memastikan proses perubahan berjalan sesuai dengan perencanaan. Manajemen Perubahan 32 3. Peningkatan kapabilitas pengelola Meningkatkan kapabilitas pengelola merupakan salah satu kunci dalam melaksanakan perubahan. Ada berbagai macam cara untuk meningkatkan kapabilitas, misalnya melalui pelatihan ketrampilan berkomunikasi, menjadi fasilitator maupun motivator, menjadi mediator pelatihan, sekaligus kemampuan perancangan suatu kegiatan. Ada 3 (tiga) strategi yang harus dibangun pada pengelola pengelola perubahan, yaitu: a. Mendorong keinginan berubah, dengan membangun kepedulian terhadap perubahan b. Mengajak lebih banyak orang terlibat dalam perubahan sehingga banyak yang merasa berkontribusi terhadap perubahan yang terjadi. e-Learning Reformasi Birokrasi 33 c. Memelihara momentum dengan terus menerus menumbuhkan perubahan. dan memelihara momentum Struktur Tahapan Perubahan Merumuskan Rencana Perubahan (Grand Design) Assessmen Perubahan, Indikator Keberhasilan, Strategi Perubahan dan Komunikasi Mengelola Pelaksanaan (Komunikasi dan Resolusi Konflik) Implementasi Strategi, Melaksanakan Indikator Keberhasilan dan Mengukurnya Memperkuat Hasil Perubahan (Monitoring) Mengumpulkan umpan balik, dan evaluasi keberhasilan Manajemen Perubahan 34 B. Merancang Proyek Perubahan Merancang proyek perubahan supaya dapat berjalan secara berkelanjutan pada dasarnya perlu mengakselerasi manfaat (benefit) yang telah didefinisikan sebelumnya, manfaat tersebut dapat dirasakan sepanjang atau selama mungkin walau kegiatan perubahan telah berakhir. Oleh karenanya, dalam merancang suatu perubahan perlu memahami beberapa pendekatanpendekatan berikut ini: a. Fokus pada manfaat yang didapat dari perubahan yang dilakukan, diiringi adanya monitoring dan pengukuran untuk memantau proses realisasi manfaat perubahan b. Mendorong partisipasi dan keterlibatan para semua anggota yang terkena perubahan sekaligus yang melaksanakan perubahan sehingga perlu adanya komunikasi yang efektif c. Menjaga keberlanjutan (sustainability) dengan memformalkan cara - cara atau mekasnisme baru ke dalam proses dan sistem manajemen kinerja yang mendukung perubahan dan perolehan dari manfaat perubahan e-Learning Reformasi Birokrasi 35 Perubahan seperti apa yang Anda inginkan? Rumus perubahan dalam dirangkum dari unsur-unsur yang mempengaruhi sebagai pilar perubahan, yaitu: Vission Open Mind Skills Incentives CHANGE Resources Alignment Action Plan Manajemen Perubahan 36 Model 1. Vission Open Mind Skills Incentives Resources KEKACAUAN Alignment Action Plan Model 2 Vission Open Mind Skills Incentives Resources Alignment Action Plan e-Learning Reformasi Birokrasi PENOLAKAN 37 Model 3. Vission Open Mind Skills Incentives KECEMASAN Resources Alignment Action Plan Model 4 Vission Open Mind Skills Incentives TIDAK PEDULI Resources Alignment Action Plan Manajemen Perubahan 38 Model 5. Vission Open Mind Skills Incentives FRUSTASI Resources Alignment Action Plan Model 6 Vission Open Mind Skills Incentives Resources Alignment Action Plan e-Learning Reformasi Birokrasi AROGAN & TIDAK EFESIEN 39 Model 7. Vission Open Mind Skills Incentives KEGAGALAN Resources Alignment Action Plan Setelah mengenali berbagai keterbatasan yang ada, tahapan merancang proyek perubahan adalah memilih strategi perubahan yang sesuai. Harold Levitt mengemukakan bahwa dalam melaksanakan perubahan organisasi ada empat macam strategi yang dapat dipilih, yaitu : a. Perubahan struktur organisasi. b. Perubahan teknologi. c. Perubahan tugas. d. Perubahan manusianya. Manajemen Perubahan 40 Perubahan struktur berkenaan dengan pola hubungan kerja antar anggota. Sebagai contoh perubahan dari pola sentralisasi ke dalam desentralisasi atau sebaliknya, perubahan dari bentuk fungsional ke bentuk matrik, perubahan dari struktur yang memiliki tingkat formalitas tinggi ke tingkat formalitas rendah, dan sebagainya. Hal ini tentu terkait dengan visi dan keterbukaan pikiran. Perubahan teknologi terutama berkaitan dengan proses dan metode kerja yang digunakan, misalnya penggantian sistem manual dengan mesin, penggunaan komputer, dan pemberdayaan sumber daya lain. Perubahan tugas berkaitan dengan perubahan jenis, macam, maupun jumlah satuan tugas yang dikerjakan anggota. Termasuk dalam katagori ini misalnya mutasi kerja, rotasi kerja, dan penambahan serta pengurangan tugas-tugas yang dibebankan kepada anggota berupa pengaturan. Perubahan manusianya ialah perubahan organisasi yang menyangkut faktor orang dalam kedudukannya sebagai komponen organisasi. Termasuk dalam katagori ini misalnya programprogram latihan, penataran, bimbingan dan konseling, serta pemecahan masalah (problem solving). Hal inilah yang terkait dengan keterampilan anggota. e-Learning Reformasi Birokrasi 41 Dalam pembuatan laporan proyek perubahan, dapat mengikuti outline laporan proyek sebagai berikut: PROYEK PERUBAHAN BAB I PENDAHULUAN a. Latar Belakang b. Area dan Fokus Proyek Perubahan c. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan d. Ruang Lingkup Proyek Perubahan Kriteria Keberhasilan Bab II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN a. Output Kunci Proyek Perubahan b. Pentahapan Proyek Perubahan c. Tata Kelola Proyek Perubahan d. Steakholder Proyek Perubahan e. Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan f. Target Capaian Kinerja (berisi target kuantitatif/ persentase pencapaian output sesuai kriteria keberhasilan) g. Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice. BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN a. Penyajian Pengalaman Memimpin Proyek Perubahan b. Hasil Capaian Proyek Perubahan c. Kendala Implementasi Proyek Perubahan (Internal dan Eksternal) d. Strategi Mengatasi Kendala BAB IV PENUTUP a. Kesimpulan b. Rekomendasi Manajemen Perubahan 42 C. Latihan 1. Rancanglah suatu rencana perubahan yang dapat Anda lakukan sesuai dengan kewenangan dan tugas dalam keseharian di tempat kerja! D. Rangkuman 1. Merancang suatu proyek perubahan harus berfokus pada hasil akhir atau manfaat yang telah dirumuskan sebelumnya, serta adanya kejelasan tahap serta tanggung jawab agar menjamin keberlanjutan perubahan yang berlangsung 2. Terdapat empat macam strategi yang dapat dipilih dalam bentuk perubahan yang akan dilakukan, yaitu perubahan struktur organisasi, perubahan teknologi, perubahan tugas, dan perubahan manusianya. e-Learning Reformasi Birokrasi 43 4 Perubahan memiliki efek psikologis yang sangat besar kepada pikiran manusia. Untuk mereka yang takut perubahan, perubahan tersebut terasa menjadi ancaman karena dengan perubahan ada kemungkinan segala hal menjadi lebih buruk lagi. Tetapi bagi mereka yang berani dan percaya diri, adanya suatu perubahan justru menyenangkan dan memberi inspirasi karena di dalamnya ada kesempatan untuk membuat segala sesuatu lebih baik lagi dari yang sekarang. Mari menuju perubahan! Manajemen Perubahan 44 DAFTAR PUSTAKA Chatab, Nevizond. Diagnostic Management. Jakarta: Serambi Ilmu, 2007. Dwiyanto, Agus. Mengembalikan Kepercayaan Publik Melalui Reformasi Birokrasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2011. Kasali, Rhenald. Change! Tak Peduli Berapa Jauh Jalan Salah yang Anda Jalani, Putar Arah Sekarang Juga. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2005. O’otole, James. Leadership A to Z. Jakarta: Erlangga, 2002. Thomsett, Rob. Manajemen Proyek Radikal. Jakarta: Erlangga, 2003. Tjahjono, Herry. The Six Says; Siapa Cepat Dia Dapat. Jakarta: Elex Media Komputindo, 2008. e-Learning Reformasi Birokrasi
