Modul Komunikasi Organisasi

MODUL PERKULIAHAN
Komunikasi
Organisasi
Aliran Informasi (bagian
pertama)
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Public Relations
Abstract
Tatap Muka
06
Kode MK
Disusun Oleh
42008
Ida Anggraeni Ananda
Kompetensi
mahasiswa akan dijperkenalkan Mahasiswa mampu menjelaskan
dengan masalah
utama dalam kembali tentang aliran informasi di
organisasi
komunikasi organisasi yaitu aliran
informasi.
Komunikasi Organisasi dan Aliran Informasi
Pendahuluan
Bagian ini dapat dikatakan sebagai inti dari komunikasi organisasi karena pada dasarnya
yang dibahas dalam komunikasi organisasi adalah menganai aliran informasi dalam
organisasi. Mengenai aliran infomasi ini erat kaitannya dengan manusia sebagai elemen
penting dalam organisasi. Manusia sebagai anggota organisasi melakukan pekerjaannya
tentusaja dengan menggunakan komunikasi. Dalam komunikasi tentu saja terjadi aliran
informasi, baik dari satu orang ke satu orang lainnya, atau satu ke banyak, dll.
Bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana
menerima informasi dari seluruh bagian organisasi menjadi hal besar dalam organisasi.
Proses aliran informasi merupakan hal yang rumit dan di dalam organisasi. Seperti telah
disebutkan terdahulu, aliran informasi sangat berpengaruh terhadap efisiensi organisasi,
berpengaruh juga terhadap iklim dan moral organisasi sedangkan biasanya informasi yang
seharusnya terjadi dalam struktur sering bukan seperti itu yang terjadi.
Kerumitan membahas aliran karena pembahasan informasi ada pada pembahasan
komunikasi. Pada komunikasi informasi hanyalah pesan, sebagai salah satu dari elemen
proses komunikasi yang ada. Meskipun ia hanya sebagai salah satu elemen tetapi tentusaja
aliran informasi erat kaitannya dengan elemen-elemen dalam proses komunikasi yang lain
seperti siapa bicara dengan siapa, apa pesan atau informasinya, disampaikan dengan
melalui apa, dengan cara apa, efek yang diharapkan apa serta dibahas juga hambatannya.
Aliran informasi ini dapat dilihat sebagai aliran informasi formal maupun informal. Pada sessi
ini akan dibahas aliran informasi formal dalam organisasi.
SIFAT ALIRAN INFORMASI
Informasi tidak mengalir begitu saja dan tidak bergerak melainkan yang bergerak adalah
prosesnya atau penyampaian pesan,interpretasi terhadap penyampaian tersebut dan
penciptaan penyampaian lainnya.
Guetzkow menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi secara
serentak; berurutan dan keduanya.
2016
2
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1. Penyebaran secara serentak
Penyebaran pesan yang sama harus tiba di beberapa tempat yang berbeda pada saat
yang bersamaan. Contohnya adalah menyampaikan pesan melalui memo, intranet, dll.
Penyampaian pesan secara serentak lebih melihat kepada bagaimana pesan tersebut
disampaikan, yaitu satu untuk semua. Dalam hal ini masalah penerima kapan menerima
pesan ini bukan menjadi masalah. Seperti contoh dalam millis, bagi yang aktif mengkases
maka ia akan selalu menerima pesan tepat waktu, tetapi bagi yang tidak aktif boleh jadi ia
baru akan menerima pesan tersebut di saat yang berbeda.
Penyebaran informasi tidak selalu bermedia. Tatap muka pun dapat dijadikan pilihan
untuk menyampaikan pesan secara serentak. Sebagai contoh adalah rapat, pertemuan
seluruh karyawan, dll.
2. Penyebaran secara berturutan
Penyebaran pesan berturutan memperlihatkan pola siapa berbicara kepada siapa.
Penyebaran tersebut mempunyai suatu pola yang berlangsung dalam waktu yang tidak
berturutan, informasi tiba pada waktu yang berbeda pula.
Jika orang yang harus diberi informasi berjumlah banyak proses ini membutuhkan waktu
yang lama dan kebenaran dari informasi akan terganggu akibat interpretasi terhadap
pesan dalam proses penyampaian pesan tersebut.
Penyebaran pesan seperti ini dalam organisasi dengan hirarkhi tinggi akan sering
dijumpai karena biasanya manajer puncak tidak mungkin atau jarang menjangkau
bawahannya secara langsung, maka ia menggunakan pihak lain untuk menjangkaunya.
(Lihat contoh Peniti penyambung Likert).
POLA ALIRAN INFORMASI
Pola roda dan pola lingkaran dibandingkan untuk menggambarkan pengaruh aliran
komunikasi yang dibatasi dalam organisasi. Sebetulnya mengenai pola ini akan dibahas lebih
mendalam pada jaringan komunikasi. Dan nantinya akan terlihat ada berbagai macam jenis
pola selain yang dua ini. Tetapi di sini hanya akan dibahas dua pola dengan pertimbangan
pola ini adalah pola dasar aliran informasi.
2016
3
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 2: Dua Pola Dasar Komunikasi
1. Pola roda
Pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi
sentral.Orang dalam posisi tersebut menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh
anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan
anggota lainnya.
Struktur dalam pola roda ini menggambarkan bahwa dalam pola ini ada pemimpin yang
jelas, yaitu yang posisinya di pusat. Orang ini adalah satu-satunya orang yang dapat
mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu jika seorang anggota
ingin berkomunikasi dengan anggota lain, maka pesannya harus disampaikan melalui
pemimpinnya.
2. Pola lingkaran
Pada pola lingkaran ini tidak ada pemimpin di dalamnya.Semua anggota posisinya sama.
Mereka cenderung memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi
kelompok. Setiap anggota dapat berkomunikasi dengan dua naggota lain di sisinya. Pada
pola ini memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan lainnya hanya melalui
sistem pengulangan pesan.
Masing-masing pola tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Jika
dalam hal prestasi kelompok dalam Rakhmat (2004) dinyatakan bahwa pola roda adalah
pola yang paling memusat, menghasilkan produk kelompok yang tercepat dan terorganisir.
Sedangkan pola lingkar memiliki kelemahan dalam hal kecepatan pemecahan masalah.
Lingkaran cenderung melahirkan sejumlah besar kesalahan. Hal ini akan terbalik apabila
masalah yang akan dipecahkan adalah masalah kompleks. Bila masalahnya kompleks maka
pola lingkar lebih cepat daripada pola roda. Pola roda hanya efektif bila mereka
memecahkan masalah yang mudah. Untuk lebih detailnya mengenai dalam hal apa sebuah
pola tepat atau dianggap paling efektif digunakan, lihat tabel berikut.
2016
4
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Tabel berikut adalah tabel mengenai pengaruh dua pola komunikasi atas sepuluh proses
komunikasi organisasi
Berikut ini yang akan dibahas selanjutnya adalah mengenai arah aliran informasi.
Sebetulnya mengenai arah aliran telah dikenalkan pada saat kita membahas mengenai
pendekatan. Masing-masing dari pendekatan membawa implikasi pada komunikasi
organisasi. Di sini kita akan melihat lebih detail apa saja dinamika yang ada pada arah aliran
informasi ini.
Implikasi dari adanya struktur organisasi adalah dalam organisasi ada atasan, ada bawahan,
ada posisi yang sejajar dalam satu divisi atau antar divisi. Berdasarkan hal inilah aliran
informasi akan dibahas.
ARAH ALIRAN INFORMASI
Ada 4 arah formal aliran komunikasi yaitu
1. Komunikasi ke bawah
2. Komunikasi ke atas
3. Komunikasi Horisontal
4. Komunikasi Lintas saluran
Berikut ini adalah penjelasan mengenai arah aliran tersebut
2016
5
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
KOMUNIKASI KE BAWAH
(DOWNWARD COMMUNICATION)
Komunikasi ke bawah, berarti informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada
mereka yang berotoritas lebih rendah.
Merujuk kembali kepada pendekatan yang telah dibahas sebelumnya, komunikasi ke
bawah/penekanan terhadap komunikasi ke bawah dalam organisasi hanya tepat digunakan
pada mashab klasik tetapi pada dasarnya jika kita membahas aliran ini sebagai implikasi
struktur maka komunikasi ke bawah ini akan selalu terjadi dimanapun.
Tujuan Komunikasi Ke Bawah
Biasanya komunikasi ke bawah bertujuan untuk
1. Menyediakan instruksi spesifik mengenai tugas atau pekerjaan dan bagaimana cara
melakukannya. Instruksi kerja ini berisi tentang apa yang diharapkan dari individu.
Apa kewenangan dan tanggungjawab yang dimiliki oleh seseorang. Apa yang
disepakati sebagai pekerjaan yang baik (standart pengerjaan). Instruksi kerja ini
meliputi berbagai bentuk seperti gambaran kerja (job description), supervisor
guidance, dan berbagai arahan dan perintah.
2. Menyediakan karyawan rasional untuk mengerjakan tugas atau pekerjaan tertentu
dan memahami bagaimana pekerjaan tersebut terkait dengan pekerjaan lainnya.
Melalui Job rational ini diharapkan pekerja dapat memahami peran mereka dalam
organisasi. Tanpa penjelasan mengenai pekerjaannya maka mungkin karyawan
akan bertanya-tanya tentang pentingnya instruksi kerja yang diterimanya. Jika
jawaban tidak di dapat maka hal ini dapat membuat karyawan demotivasi, karena
pekerja merasa bahwa pekerjaan yang diberikan padanya adalah tugas yang tidak
perlu dan tidak penting.
3. Untuk menyediakan data yang diperlukan seperti prosedur, kebijakan dan praktekpraktek yang dilakukan oleh organisasi. (Untuk mengetahui apa itu praktek
organisasi, lihat pada pendahuluan pada elemen organisasi). Mengenai prosedur,
kebijakan, dll perlu disosialisasikan karena ini erat kaitannya dengan iklim organisasi.
Dapat dibayangkan bagaimana jika sebuah kebijakan dalam melakukan seuatu tidak
jelas atau berubah-ubah, maka dapat dipastikan anggota organisasi akan merasa
tidak nyaman dan tidak percaya lagi kepada organisasi. Sebagai contoh misalnya
dalam perusahaan X, tidak ada peraturan karyawan, ataupun kalau ada peraturan
2016
6
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
tersebut hampir tidak pernah digunakan. Dalam pemecahan masalah atau
penerapan peraturan sangat bergantung kepada siapa yang akan dikenai peraturan
tersebut. Bagi beberapa orang peraturan itu berlaku tetapi tidak bagi orang
lain...maka dapat dibayangkan mereka yang berada pada posisi yang dirugikan atas
penerapan peraturan itu pasti akan kecewa dan merasa bahwa organisasi tidak
mendukung dirinya. Mengenai kaitannya secara detail nanti akan dibahas dalam
pembahasan materi iklim.
4. Menyediakan umpan balik kinerja untuk karyawan mengenai apa yang telah
merekaa lakukan. Dalam informasi, umpan balik dapat dikategorikan penting, apalagi
hal ini berkenaan dengan kemajuan karir seseorang. Bagaimana seseorang akan
mengukur standar kinerjanya mengenai apakah kerja yang dilakukan selama ini baik
atau tidak, tentu memerlukan umpan balik dari si pemberi kerja yaitu atasan. Umpan
balik juga diperlukan bagi karyawan untuk mengerti prediksi kesempatan karirnya
termasuk di dalamnya pelatihan atau pengembangan apa yang harus diikuti untuk
memenuhi hal tersebut.
5. Menyediakan informasi yang akan menimbulkan kepercayaan serta keyakinan pada
misis dan pemahaman terhadap tujuan organisasi.
Dari kelima hal tersebut dapat dikategorikan bahwa biasanya/pada dasarnya da 5 jenis
informasi yang biasanya dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, yaitu:
1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
3. Informasi mengenai kebijakan dan praktek organisasi
4. Informasi mengenai kinerja pegawai
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas
Persepsi karyawan mengenai komunikasi ke bawah
Jika dilihat dari kacamata karyawan, dalam penelitian yang dilakukannya, Gibson (1986)
menemukan gejala bahwa jika karyan merasa mereka tidak mendapatkan informasi yang
cukup maka ia akan merasa terasing dari organisasinya. Mereka merasa bahwa pekerjaan
yang mereka lakukan adalah serangkaian pekerjaan yang membosankan, tidak menantang
karena mereka merasa bahwa pekerjaan yang mereka lakukan tersebut tidak berarti atau
tidak penting. Sebaliknya jika mereka mendapatkan informasi yang cukup maka mereka
akan menjadi lebih produktif.
2016
7
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dari penelitian yang sama ditemukan bahwa banyak karyawan yang merasakan bahwa
organisasi kurang memberikan kecukupan informasi bagi mereka sehingga kepuasan
mereka terhadap komunikasi yang ada di organisasi rendah.
Masih dari penelitian Gibson, ditemukan bahwa ternyata karyawan lebih senang
mendapatkan informasi dari atasan langsung mereka atau melalui rapat dengan manajemen
tetapi kenyataannya, mereka merasa bahwa informasi yang seperti itu jarang didapat.
Mereka ternyata mendapatkan informasi bukan dari atasan melainkan dari media internal
yang ada dalam organisasi. Hal ini disebabkan karena organisasi berkembang cepat
sehingga atasan atau manajer tidak dapat membuat karyawan tetap mendapatkan informasi
dari mereka. Dan jika digali lebih dalam, ternyata karyawan paling menyukai informasi
mengenai perencanaan kedepan organisasi dan perbaikan produktifitas kerja.
Penelitian mengenai persepsi karyawan tentang komunikasi ke bawah sebetulnya dapat
diadopsi dan dijadikan topik penelitian. Penelitian dengan menggunakan audit komunikasi,
untuk melihat bagaimana komunikasi ke bawah berlangsung dalam sebuah organisasi dan
apakah komunikasi tersebut membawa dampak pada kepuasan komunikasi karyawan atau
tidak.
Metode Komunikasi
Pada dasarnya ada dua metode yang digunakan dalam komunikasi ke bawah yaitu
komunikasi tertulis dan lisan. Keduanya tentu saja memiliki kelebihan dan kelemahannya
masing-masing.
Lisan
Komunikasi lisan memliki kelebihan dalam hal kecepatan. Informasi dapat cepat dan
langusng tersedia melalui komunikasi lisan, apalagi dengan tatap muka. Komunikan dalam
hal ini bawahan akan merasa puas karena manajemen menyediakan waktu untuk berbicara
dengannya secara personal. Biasanya pesan yang disampaikan secara personal seperti ini
akan lebih diperhatikan
Selain keuntungan tentu ada kekurangan atau kelemahannya, salah satunya adalah distorsi
komunikasi. Distorsi dapat terjadi disengaja atau tidak sengaja. Distoris yang disengaja
dalam komunikasi ke bawah adalah karena dua hal besar yaitu karena atasan kurang
senang memberikan umpan balik dan yang kedua adalah karena atasan tidak tega dalam
menyampaikan pesan atau kabar buruk.
2016
8
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Distorsi yang tidak disengaja biasanya karena kebimbangan atasan untuk menyampaikan
atau tidak menyampaikan pesan. Dalam hal kebimbangan memberikan umpan balik
disebabkan karena dua hal yaitu status dan kompetisi. Status dalam arti atasan di satu sisi
adalah keharusan ia memberikan perintah karena ia adalah atasan tetapi di sisi lainnya ia
ingin merasa bahwa yang ada di bawahnya adalah kawan atau sesama karyawan.
Keengganan yang dipicu oleh kompetisi adalah rasa takut bersaing dengan bawahan,
karena persaingan merupakan hal yang biasa terjadi dalam organisasi.
Tetapi selain itu, Gordon Lippit dalam Gibson menunjukkan hal-hal yang membuat
komunikasi ke bawah kurang berhasil diantaranya adalah karena kurangnya komunikasi dua
arah, waktu yang kurang tepat, formalisasi yang berlebihan, atasan tidak sensistif atas isu
yang terjadi, atasan yang defensi, dll
Tulisan
Metode tulis daam komunikasi ke bawah adalah lebih formal, permanen/tetap dan yang
paling sering digunakan. Kekurangannya adalah terlalu banyaknya memo yang disampaikan
membuat karyawan bosan, bingung atau akan menjadi apatis terhadap pesan tertulis yang
sampai padanya. Tetapi pada dasarnya metode tulis ini dapat mengingatkan karyawan
tentang suatu pesan dan membuatnya mampu membacanya berulang-ulang untuk lebih
memahami pesan tersebut. Selain itu informasi yang disampaikan tertulis membuat
karyawan tahu bahwa ada sesuatu yang penting yang akan disampaikan atasan. Hal lain
lagi mengenai metode tulis ini adalah mengurangi distorsi atas ketidakpercayaan terhadap
informasi yang disampaikan secara lisan. Berikutnya, metode ini dapat digunakan sebagai
data rekam formal yang dapat digunakan di masa datang.
Berikut ini adalah gambaran mengenai pemanfaatan kedua metode dalam organisasi
2016
9
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Setelah dipahami pemanfaatan kedua metode maka berikut ini adalah pertimbangan dalam
pemilihan metode. Ada 6 kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian
informasi kepada para pegawai, yaitu:
1. Ketersediaan,
metode
yang
tersedia
cenderung
dipergunakan
dan
dapat
ditambahkan untuk suatu program keseluruhan yang lebih efektif.
2. Biaya, metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaaran
informasi yang dinilai rutin dan tidak mendesak
3. Pengaruh, metode yang tampaknya memberi pengaruh lebih sering dipilih dari pada
metode yang baku
4. Relevansi, metode yang tampak paling relevan dengan tujuan akan lebih dipilih
5. Respons, metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki
atau diperlukan respons khusus terhadap informasi
6. Keahlian, metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk
menggunakannya
dan
dengan kemampuan
penerima
untuk
memahaminya
cenderung dipilih.
Berdasarkan asumsi bahwa komunikasi ke bawah dapat memperbaiki kinerja maka
seharusnya atasan mau memperbaiki kemampuan komunikasinya. Misalnya dalam
menyajikan isi pesan, para manajer harus mampu menyajikan pesan yang akurat, spesifik,
memiliki kekuatan (forceful), mudah dipahami, dan tidak ada maksud atau arti yang
disembunyikan. Selain itu ia harus mampu mempertimbangkan serta memilih metode yang
tepat bagi penyampaian pesannya.
KOMUNIKASI KE ATAS (UPWARD COMMUNICATION)
Dengan munculnya pendekatan human relations, maka manajemen mulai mengubah
perhatiannya lebih kepada terpenuhinya kebutuhan sosial karyawan. Salah satu upayanya
adalah memperkenalkan satu bentuk aliran komunikasi dari bawah ke atas yang
sebelumnya tidak terlalu diperhatikan. Komunikasi ke atas berarti bahwa infomasi mengalir
dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Melalui komunikasi semacam ini
maka atasan dapat lebih mengetahui permasalahan yang ada di bawahnya.
Komunikasi ke atas penting karena alasan berikut:
1. Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang
mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.
2016
10
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan siap menerima informasi dan
seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka
3. Mendorong, memungkinkan, omelan dan keluh-kesah muncul ke permukaan
sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan
operasi-operasi sebenarnya
4. Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas dengan memberi kesempatan kepada
pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saransaran mengenai operasi organisasi
5. Mengijinkan
penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang
diharapkan dari aliran informasi ke bawah
6. Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat
keterlibatan dengan pekerjaan dan dengan organisasi tersebut
Berdasarkan hal di atas maka tampak bahwa hal-hal yang harus dikomunikasikan keatas
adalah:
1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan mengenai prestasi, kemajuan, dan
rencana masa depan
2. Menjelaskan persoalan kerja yang belum dipecahkan dan mungkin memerlukan
bantuan
3. Memberikan saran untuk perbaikan dalam unit-unit atau dalam keseluruhan
organisasi
4. Mengungkapkan perasaan pikiran tentang pekerjaan mereka, rekan kerja, dan
organisasi.
Pada kenyataannya komunikasi ke atas tidak mudah. Sharma mengemukakan alasan
mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
1. Kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dipat dihubungi dan tidak tanggap pada
apa yang disampaikan.
Untuk mengatasi hal tersebut maka setiap program komunikasi organisasi harus didasarkan
pada iklim
2016
11
kepercayaan.
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Bila ada
kepercayaan,
pegawai
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
mungkin lebih berani
mengemukakan gagasan dan perasaannya lebih bebas, dan penyelia dapat menafsirkan
apa yang dimaksud oleh pegawai dengan lebih cermat. Planty dan Machaver
mengemukakan prinsip pedoman program komunikasi ke atas sebagai berikut:
1. Harus direncanakan
2. Berlangsung secara berkesinambungan
3. Menggunakan saluran rutin
4. Menitik beratkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat
yang lebih rendah
5. Mencakup, mendengarkan secara objektif
6. Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah
7. Menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi
Mengenai distorsi komunikasi dalam aliran informasi ke atas ini sama dengan distori
komunikasi ke bawah yaitu distorsi yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Distorsi
yang disengaja ini biasanya pertama disebabkan karena pada prinsipnya orang ingin
tampak baik dimata orang lain apalagi dalam kasus ini adalah atasannya. Maka seperti yang
telah disebut di atas, biasanya bawahan cenderung menyampaikan hal-hal yang baik saja
kepada atasan atau menyampaikan hal sekiranya diinginkan oleh atasan, inilah penyebab
distorsi disengaja yang kedua.
Penyebab distorsi disengaja yang ketiga adalah bypassing. Hal ini berkaitan dengan level
hirarki yang ada di organisasi. Hal ini biasanya terjadi kalau bawahan melihat atasan
langsungnya kurang simpati kepada masalahnya, tidak memiliki kekuatan atau justru atasan
sebagai penyebab dari masalah. “Lompat jalur” seperti ini apapun alasannya biasanya dapat
menimbulkan salah paham, distorsi dan tentu saja gap komunikasi.
Lewis dalam Gibson (1984) melaporkan ada beberapa alasan mengapa seseorang
mempertimbangkan untuk melakukan bypassing yaitu pada saat perlu cepat, kondisi
darurat, ambisi karyawan yang berlebih, perbedaan pendapat antar supervisor, dll
Mengenai distorsi komunikasi yang tidak disengaja adalah karena kurangnya kepercayaan
terhadap atasan, kebutuhan untuk beraspirasi, tingkat keamanan karyawan dan jarak fisik
(kedekatan dengan pihak lain) yang disebabkan oleh struktur organisasi..
2016
12
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
KOMUNIKASI HORISONTAL/LATERAL
Komunikasi ini terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit
kerja yang sama. Tujuan komunikasi horizontal adalah:
1. Mengkoordinasikan penugasan kerja
2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
3. Untuk memecahkan masalah
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama
5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
6. Menumbuhkan dukungan antar personal
Adapun tipe dari komunikasi horisontal ini adalah biasanya kurang formal dibandingkan
komunikasi ke atas. Biasanya dalam komunikasi ini melibatkan komunikasi antar anggota
daripada dengan atasan. Biasanya komunikasi ini disampaikan melalui telepon, event sosial
seperti gathering, rapat dan pertemuan, kelompok kerja. Komunikasi seperti ini juga dapat
disampaikan secara tertulis melalui memo informal antar mereka dan dapat juga dibangun
melalui media productivity improvement group.
Meskipun dari berbagai penelitian disebutkan bahwa komunikasi semacam ini lebih efektif
dibanding komunikasi yang lain tetapi tetap saja ada kekurangannya yaitu menjadikan
struktur keatas lemah dan berkurangnya mekanisme filter.
Seperti halnya komunikasi yang lainnya, komunikasi horisontal ini juga memungkinkan
adanya distorsi. Distori yang disengaja muncul bersamaan dengan gosip atau rumor yang
biasanya memang muncul dalam komunikasi horisontal. Jika tidak ada data yang akurat
maka rumor atau gosip akan mengisi gap akibat kurangnya informasi (underload
information).
Hal lain adalah masalah kealamiahan dari spesialisasi kerja. Biasanya karyawan memiliki
banyak informasi yang menyangkut pekerjaannya tetapi tidak tahu kaitan pekerjaanya
dengan antar fungsi dalam organisasi sehingga mereka cenderung menyimpan sendiri
informasi tersebut dan kadang tampak “kurang empati” dengan fungsi yang lain. Misalnya
bagian penjualan sering menilai bagian produksi lambat dalam memproduksi barang
sementara pesanan sudah banyak. Hal ini diakibatkan oleh ketidaktahuan atau ketidamau
tahuan pihak penjualan tentang masalah yang dihadapi bagian produksi, misalnya masalah
kurangnya modal, bahan, dll.
Distorsi yang tidak disengaja ini terjadi karena karyawan cenderung menggantikan
komunikasi vertical dengan komunikasi horisontal. Ini terjadi karena karyawan lebih nyaman
2016
13
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
berkomunikasi dengan kawannya daripada dengan atasan. Seperti telah disebutkan di atas
hal ini menjadikan komunikasi yang kurang terkontrol.
Atasan memang tidak dapat sepenuhnya menghindari atau mematikan komunikasi
horisontal ini, tetapi yang dapat mereka lakukan adalah memperbaiki pengetahuan antar
departemen yang menekankan pada tujuan yang saling menguntungkan dan saling berkait.
Media yang dapat dipilih untuk melakukan ini misalnya adalah pertemuan antar anggota. Hal
lain yang dapat dilakukan adalah menggunakan penyatu yang profesional, mereka yang
dipilih dan ditempatkan sebagai penghubung. Hal lain yang juga dapat dilakukan adalah
mengembangkan sistem komunikasi hirarkhis yang terbuka.
KOMUNIKASI LINTAS SALURAN ATAU
SEGALA ARAH
Komunikasi ini yaitu informasi yang diberikan melewati batas-batas fungsional atau batasan
unit kerja dan diantara orang yang satu sama lainnya tidak saling menjadi atasan atau
bawahan. Komunikasi ini terjadi di antara orang-orang yang tidak memliki garis kewenangan
untuk mengatur orang yang berkomunikasi dengan mereka, mereka harus mempromosikan
gagasn mereka dan mereka memiliki mobilitas tinggi dalam organisasi. Biasanya para
spesialis staf ada dalam dinamika komunikasi ini. Mereka memiliki hubungan dengan
manajemen puncak yang memungkinkan mereka memperpendek rangkaian sistem otoritas.
Di satu siis komunikasi seperti ini baik karena dianggap menyempurnakan komunikasi ke
atas-bawah tetapi di sisi lain manajemen yang lebih sering galau karena sering dilewati dan
khawatir akan mendapat kritik tanpa memliki kesempatan menjawab. Kekhawatiran atau
kelemahan ini dapat dikurangi dengan menetapkan kebijakan organisasi untuk mengarahkn
komunikasi lintas saluran seperti ini. Selain itu para spesialis staf harus dilatih keahlian
berkomunikasi, mereka harus menyadaari pentingnya peranan komunikasi mereka dan
manajemen juga harus sadar atas peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi
memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.
Distorsi yang biasanya terjadi dalam komunikasi ni adalah disebabkan karena kepemilikan
informasi. Karyawan yang memiliki banyak informasi tentang pekerjaannya merasa bahwa
informasi yang dimilikinya sangat bernilai. Biasanya mereka enggan memberikan kepada
pihak lain atau departemen lain karena rasa ingin bersaing. Ini adalah bentuk dari distorsi
yang disengaja. Bentuk dari distorsi yang tidak disengaja adalah uncertainty absorption . Ini
merujuk pada bagaimana orang mengisi gap dan menambahkan interpretasi atas pesan
yang diterimanya.
2016
14
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Mengenai hal ini erat kaitannya dengan kemampuan individu untuk melakukan pengulangan
pesan. Ada empat fungsi dasar yang dilakukan oleh pengulang pesan adalah
1. menghubungkan, proses ini mneghubungkan atau memutuskan bagian-bagian
sistem organisasi
2. menyimpan, menyimpan pesan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan pengirim
dan penerima untuk menangani fluktuasi dalam apa yang ingin didengar penerima
dan apa yang ingin dikatakan oleh pengirim
3. merentangkan,
bentuk
perubahan
yang
meliputi
perluasan
atau
penjelasan/penambahan suatu pesandan
4. mengendalikan, menghubungkan, menyimpan dan merentangkan adalah dasar
mengendalikan. Dengan mengatur penyampaian, penyimpanan dan penafsiran
pesan seorang pengulang pesan melkaukan pengendalian atas sistem komunikasi
Untuk mengurangi distorsi maka kehati-hatian, kakurasian dan kelengkapan informasi harus
dijaga. Dalam hal ini para anggota harus mampu menjadi para pengulang pesan yang baik.
Jangan menyembunyikan informasi juga perlu dilakukan agar distorsi dapat dikurangi. Ini
bukan hanya untuk menghindari munculnya hambatan informasi dalam organisasi tetapi
juga untuk menghindari ketidakpastian informasi. Mengecek kembali sumber atau asal
informasi dapat juga dilakukan untuk mengurangi distorsi, dengan mengetahui darimana
asal atau sumber informasi kita dapat menilai keabsahan berita atau informasi yang beredar.
Hati-hati terhadap kesimpulan yang disampaikan orang lain. Jika perlu tanyakan apakah
kesimpulan yang disampaikan adalah opini pribadi atau fakta.
DAFTAR PUSTAKA
Cheney, George et al 2004, Organizational Communication in Age of Globalization: Issues,
Reflection, Practices, Waveland Press,USA
Conrad, Charles 1994, Strategic Organizational Communication, Harcourt Brace, USA,
Conrad, Charles & Marshall Scott Poole 2002, Strategic Organizational Communication In a
Global Economy, Harcourt Brace, USA
Daniels, T,D, Bary K,S & Michael J, P 1997, Perspectives on Organizational
Mc.Graw Hill, San Fransisco
Communication,
Gibson, Jane Whitney & Richard M Hodgetss 1986, Organizational Communication A Managerial
Perspective, Harcourt, USA
2016
15
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Myers, Michele Tolela & Gail E Myers 1982, Managing By Communication An Organizational
Approach, Mc Graw Hill, Japan
Pace,R.Wayne 1994, Organizational Communication, Prentice Hall,USA
Pace, Wayne, Deddy Mulyana (alih bahasa) 2000, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan
Kinerja Perusahaan , Rosdakarya, Bandung
Schenieder, Arnold E, et al 1975, Organizational Communication, Mc. Graw Hill, USA
2016
16
Komunikasi Organisasi
Ida Anggraeni Ananda
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id