STRATEGI KOMUNIKASI DALAM PERSENTASI ILMIAH

Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
STRATEGI KOMUNIKASI DALAM PERSENTASI
ILMIAH
MAKSUM
Pusat Perpustakaan Pertanian dan Komunikasi Penelitian, Jl . Ir. H. Juanda Bogor
RINGKASAN
Strategi komunikasi melalui presentasi ilmiah ialah suatu rencana yang
menyeluruh tentang manajemen penyampaian informasi ilmiah dengan menggunakan
metode dan teknik komunikasi secara langsung dan tatap muka dengan tujuan adanya
perubahan pada diri sasaran . Tujuan tersebut akan berhasil dengan baik apabila
presenter tersebut dapat terlaksana dengan sukses .
Sukses tidaknya suatu presentasi sangat dipengaruhi oleh : (1) kemampuan
pembicara menguasai subyek pengetahuan/materi ; (2) persiapan yang matang ; (3)
mampu berkomunikasi dan menggunakan alat/media komunikasi dengan baik, serta (4)
peran moderator yang memberikan dukungan .
PENDAHULUAN
Banyak eksekutif, konsultan, pelatih, dosen, bahkan peneliti takut dipermalukan
dan gagal di depan rekannya, koleganya, staf dan kelompok penting lainnya karena
kurangnya kemampuan menyampaikan presentasi . Dikatakan oleh Chancelor (dalam
Macnamara, 1998) bahwa dewasa ini seorang manajer belum bisa dikatakan baik tanpa
memiliki keterampilan berkomunikasi . Sebuah studi yang dilakukan APM Training
Institute di Sydney menemukan tiga keterampilan yang paling diinginkan eksekutif
pemasaran, semua berkaitan dengan keterampilan komunikasi . Nomor satu adalah
keterampilan presentasi sebanyak 80,70% (Morphew, 1994) .
Keterampilan ini tidak dengan sendiri meskipun banyak pembicara dengan bakat
alam . Dalam sebuah presentasi yang dibutuhkan adalah penampilan, bukan aktivitas
alami . Karena itu keterampilan dapat dipelajari dan dilatih .
Memberikan presentasi tanpa perencanaan yang memadai ibarat menembak
tanpa sasaran . Orang mungkin dapat mendengar yang sama (bunyi peluru), tetapi bunyi
peluru tersebut tidak bermakna baginya maupun khalayak sasaran . Oleh sebab itu
dengan persiapan yang matang, pembicara akan mampu menarik perhatian sasaran,
memberi gambaran keuntungan bagi audiens, serta menghilangkan kegugupan, serta
menghemat waktu .
MODERATOR
Pada umumnya presentasi berjalan dalam empat tahap, yaitu tahap
memperkenalkan pembicara, tahap penyajian materi, tahap diskusi atau tanya jawab,
1
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
dan tahap perumusan kesimpulan . Guna memperlancar jalannya tahapan-tahapan
tersebut perlu ditetapkan seorang pemimpin sidang atau moderator .
Moderator memperkenalkan pembicara, mengarahkan, dan mengatur jalannya
diskusi, serta merumuskan dan menyampaikan kesimpulan . Oleh karena tugas dan
tanggung jawab seorang moderator harus memiliki kemampuan berbicara, tegas, serta
mampu menangkap aspirasi dan tanggapan peserta, bersikap netral, dan mampu
menempatkan diri dan bertindak sebagai pengatur jalannya diskusi selama diskusi
berlangsung . Untuk meringankan tugas moderator dalam merumuskan kesimpulankesimpulan, sebaiknya ditunjuk seorang sekretaris yang berfungsi sebagai notulis .
a . Memperkenalkan Pembicara
Langkah pertama yang harus dilakukan Moderator adalah memasarkan . Pada
saat pemasaran upayakan agar peserta terkonsentrasi terhadap apa dan siapa pembicara
tersebut . Untuk menuntun peserta agar konsentrasi pada apa dan siapa pembicara dapat
menggunakan Formula TIS (Carnegi, 1958 :217) . Formula tersebut merupakan akronim
dari T untuk Topic, I untuk linportances, dan S untuk Speaker . Artinya bahwa dalam
memperkenalkan pembicara, sebaiknya diawali dengan topik terlebih dahulu, kemudian
segi keuntungan-keuntungan dari topik tersebut bagi peserta, dan diakhiri dengan biodata
pembicara . Cara memperoleh biodata pembicara, dapat dilakukan langsung bertanya
kepada pembicara atau kepada panitia pelaksana . Apapun biodata yang akan
disampaikan, sebaiknya dikonsultasikan dengan pembicara untuk mendapat persertujuan .
b . Mengorganisir diskusi
Sebelum acara diskusi dimulai, moderator dapat menyimpulkan hal-hal penting
yang telah disajikan pembicara . Hal ini perlu dilakukan untuk memberikan waktu pada
pembicara terutama untuk mengarahkan peserta agar tetap memasuki jalur materi
pembicara yang lebih terfokus .
Moderator bertindak sebagai pimpinan, dan berhak mengatur jalannya diskusi .
Tawarkan kepada peserta untuk memberikan saran, tanggapan atau pertanyaanpertanyaan . Jika respon peserta lebih dari 5 orang, moderator segera menentukan termin
diskusi . Sebaliknya jika respon peserta tidak ada sebaiknya moderator mengajukan
pertanyaan atau tanggapan dengan maksud merangsang peserta untuk bertanya atau
memberikan tanggapan .
Moderator harus mencatat setiap pertanyaan atau tanggapan peserta, hal ini
diperlukan untuk penegasan jika pembicara salah penafsiran, atau mungkin tidak
menangkap isi pembicaraan . Jika dianggap perlu, moderator dapat meminta peserta
untuk menyebutkan nama dan instansinya . Sebelum termin berikutnya di buka, ada
baiknya moderator menanyakan kembali kepada peserta mengenai jawaban dari
pembicara, jika masih dipandang kurang memuaskan, moderator dapat meminta
pembicara untuk memberikan jawaban yang lebih jelas lagi, atau moderator sendiri
dapat memberikan penjelasan tambahan yang sifatnya mendukung penjelasan
pembicara . Lakukan hal tersebut dengan bukti-bukti kuat, misalnya berdasarkan
pendapat, hasil penelitian, ketentuan-ketentuan, dll .
2
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
c . Merumusan Kesimpulan
Perumusan kesimpulan dapat dilakukan oleh Tim Perumus, jika penyajian
dilakukan oleh beberapa pembicara untuk materi yang sama . Tim Perumus terdiri dari
pembicara, moderator, wakil peserta dan sekretaris . Jika pembicara itu tunggal,
kesimpulan dapat dirumuskan langsung saat itu oleh moderator . Kesimpulan tersebut
masih bersifat sementara namun harus disampaikan kepada peserta .
Sebelum penyajian ditutup, suasana komunikasi tetap harus terpelihara dengan
baik dan akrab, moderator sebaiknya mengajak peserta untuk memberikan ucapan
selamat kepada pembicara, misalnya dengan memberikan aplus .
PEMBICARA
Sukses tidaknya penyajian, sangat ditentukan oleh pembicara dalam
mempersiapkan diri dengan baik . Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh pembicara
antara lain
a . Penulisan Makalah
Meskipun hanya menancapkan sebatang pohon singkong, seorang petani tidak
akan melakukan dengan cara terbalik . Demikian juga menulis naskah, pendeknya jangan
asal tulis, tetapi buatlah suatu rencana menyeluruh mengenai apa yang akan disajikan
dalam tulisan .
Tentukan judul yang jelas dan singkat, kemudian kerangka outline, jangan
terlalu banyak mengemukakan bahwa, karena waktu merupakan variabel yang harus
dipertimbangkan . Setelah kerangka outline dibuat, sebaiknya jangan langsung menulis,
penundaan akan lebih baik, karena secara pisiologis selama penundaan berlangsung,
otak kita terus menerus memproses dan memikirkan persoalan-persoalan tersebut, dan
pada saatnya dapat mengungkapkan materi dengan mudah .
Materi tulisan pada bagian latarbelakang sebaiknya mengungkapkan
permasalahan-permasalahan yang mengakibatkan timbulnya masalah baru, kemudian
berupaya memberikan alternatif pemecahannya . Pada bagian tinjauan pustaka harus
menyajikan konsep-konsep berupa teori, hasil penelitian atau rujukan lainnya yang
mengacu pada permasalahan-permasalahan dan pemecahan . Selanjutnya dalam bagian
metodologi harus menguraikan secara singkat tentang metode yang digunakan,
perlakuan, prosedur dan obyek dari penelitian . Pada bagian hasil dan pembahasan
mengemukakan analisis-analisis yang berkaitan dengan hasil penelitian, sehingga analisis
tersebut mengacu pada temuan-temuan baru .
Jika makalah sudah tersusun rapih, sebaiknya minta saran atau koreksi kepada
ahlinya atau teman terdekat yang dianggap memiliki kemampuan dalam melihat materi
dan teknik penulisan yang dikemukakan melalui makalah tersebut .
b . Persiapan Penyajian
Sukses tidaknya suatu penyajian sangat bergantung dari persiapan . Persiapan
yang harus dilakukan persentasenya jauh lebih tinggi (90%) dari pelaksanaan
3
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
penyajian/persentasi (10%) .Periiapan penyajian pada dasarnya merupakan strategi
komunikasi . Yaitu suatu rencana dan manajemen penyampaian pesan atau informasi dari
sumber kepada khalayak sasaran dengan maksud untuk memperoleh perubahan . Dengan
demikian dapat dikemukakan bahwa presentasi adalah model komunikasi yang dilakukan
terhadap kelompok (group of communication) .
Hal-hal yang perlu dipersiapkan dan dicek kesiapannya antara lain yiitu : (1)
berbagai fasilitas yang berhubungan dengan ruang presentasi, diantaranya tata ruang,
penerangan, akustik, ventilasi, toilet, dsb . ; (2) situasi dan kondisi yang berhubungan
dengan lingkungan diantaranya, meliputi kenyamanan, ketenangan dan keamanan ; (3)
alat bantu atau media yang dapat dimanfaatkan, meliputi OHP, Slide, computer, papan
tulis, papan elektronik, dll . ; (4) ketersediaan sound sistem ; (5) data peserta, meliputi
tingkat pendidikan, propesi, umur, pengalaman, dsb . ; (6) penampilan diri, meliputi cara
berpakaian, cara berbicara, kesiapan mental, dll . ; (7) pengolahan waktu, meliputi waktu
yang digunakan selama penyajian berlangsung .
Penggunaan alat bantu ditentukan sebelumnya serta mempertimbangkan tingkat
kesulitannya . Alat bantu hanya berfungsi sebagai penunjang agar presentasi lebih
terarah, jelas, tepat dan tidak membosankan . Apapun alat bantu yang akan dipilih,
informasi yang akan disajikan melalui alat bantu harus memenuhi unsur-unsur
VISUALS. Artinya dapat dilihat (V=visible), menarik perhatian (I= interesting),
terstruktur dengan baik (S=structured), berguna (U=useful), teliti (A=accurate),
mengikuti persyaratan tertentu (L=legitimate), dan sederhana (S=simple) .
c . Penyajian
Pada tahap penyajian, pembicara harus mampu menguraikan secara kronologis,
sistematis, hubungan kausal, argumentasi, teori-teori pendukung, keakuratan data,
pengujian-pengujian yang dilakukan, relevansi metodologi yang digunakan ; . dan
kesimpulan .
Agar sistematis penyajian tidak trrupakan, pembicara dapat membuat ringkasan
materi dari bagian-bagian yang ada, terutama untuk materi yang belum dikuasai benar .
Disamping itu agar dapat memperlancar sistimatika dan kronologis penyajian, karena
adakalanya pembicara yang sedang asyik menyajikan, tiba-tiba lupa urutannya maupun
isisnya . Cara lain misalnya dengan mempergunakan daftar isi (kerangka outline), atau
dapat juga menuliskan kata-kata kuncinya yang akan disajikan menurut urutannya .
Buatlah dalam kertas kecil yang dapat dimasukkan kedalam saku . Upayakan untuk tidak
membaca langsung dan terlalu lama, pembicara akan dan dapat dianggap tidak
menguasai materi . Penyajian suatu materi dengan cara membaca akan cepat
membosankan karena pembicara terus menerus membaca tanpa ada kontak wajah dan
mata dengan audien . Selain itu penyajian dengan membaca hampir tidak disarankan
oleh semua konsultan komunikasi dan pakar presentasi . Diakatakan oleh Dunkell (1955)
bahwa bicara itu untuk telinga, bukan untuk mata . Timbulnya keraguan dan negatif dari
peserta akan mengurangi arti positif pelaksanaan penyajian tersebut .
Pada saat menggunakan alat bantu, misalnya overhead proyektor (OHP), dan
overhead Transparansi (OHT) upayakan komunikasi tatap muka tetap terpelihara .
4
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
Materi yang dituangkan dalam transparansi sebaiknya mengikuti kaidah-kaidah penulisan
OHT yang benar, demikian juga dalam menggunakan OHP .
Buatlah catatan ringkas dari bagian-bagian yang disajikan, jangan menuliskan
sesuatu di luar penyajian, jangan menghapal kata demi kata, sampaikan informasi dalam
bentuk ilustrasi dan contoh-contoh, kuasai pengetahuan secara luas tentang materi yang
disajikan, jangan cemas waktu menyajikan, dan jangan meniru gaya orang lain, jadilah
diri sendiri .
DISKUSI
Tahap diskusi atau tanya jawab merupakan bagian dari pelaksanaan penyajian .
Untuk mendapatkan hasil positif, hendaknya pembicara menganggap positif dengan
banyak yang memberikan respon baik berupa tanggapan, saran, maupun pertanyaan .
Banyak pembicara pemula beranggapan bahwa forum tanya jawab merupakan forum
pembantaian terhadap pembicara, bahkan sering kali khawatir dan takut diserang,
dikritik, diuji, bahkan dijatuhkan, dan konotasi negatif lainnya yang tidak konstruktif .
Anggapan ini tentu tidak benar, walaupun tidak menutup kemungkinan ada saja peserta
yang memang sengaja ingin menunjukkan gigi dan pamer kepandaian, pembicara harus
tetap bersikap fair, tenang, dan berfikir positif bahwa semua pertanyaan dalam forum
itu memang mengandung kebenaran, terimalah sebagai kebenaran, tetapi apabila
pernyataan peserta bertolak belakang dengan pandangan dan pendapat pembicara,
kemukakan dan sampaikan penjelasan-penjelasan secara bijaksana dan argumentable
yang dapat diterima .
Agar tanggapan dan pertanyaan peserta dapat ditangkap dengan baik dan benar,
tuliskan tanggapan dan pertanyaan-pertanyaan tersebut dalam bentuk kata kunci agar
memudahkan penjelasan . Upayakan untuk tidak menuliskan dua pertanyaan yang sama .
Dan jangan memberikan jawaban atau penjelasan satu persatu terhadap tanggapan dan
pertanyaan masing-masing penanya .
KESIMPULAN
Berdasarkan tulisan di atas, dapat dikemukakan beberapa kesimpulan sebagai
berikut
1.
2.
3.
4.
Dalam suatu presentasi terutama ilmiah, Moderator merupakan bagian
penting dan sangat mebantu kelancaran pelaksanaan presentasi dan diskusi ;
Makalah yang disajikan sebaiknya ditulis sesuai dengan ketentuan penulisan
paper yang baik dan benar ;
Penguasaan subyek pengetahuan, serta persiapan yang matang dan terarah
merupakan langkah awal yang harus dilakukan sebelum presentasi
dilaksanakan ;
OHT/OHP, Slide, white board, dan media lainnya merupakan alat bantu
visual dalam penyajian, agar penyajian lebih terarah dan sistematis, dan
peserta dapat menggunakan lebih dari satu inderanya dalam menangkap
pernyataan-pernyataan disampaikan ;
5
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
5.
Tanggapan dan pertanyaan-pertanyaan yang disampaikan dalam tarap diskusi
merupakan bahan masukan yang berharga dan perlu ditanggapi secara positif
dan jangan grogi .
DAFTAR BACAAN
Carnegie, Dorothy . The Quick and Easy Way to Effective Speaking . Now York . Dale
Carnegie & Associates Inc ., 1985 .
Dunkel, Jacueline ., and Elizabeth Parnham . Effective Speaking for Business Success .
Nort Van couver, Canada, 1995 .
Effecdy, Onong Uhyana . Human Relation dan Public Relation dalam Manajemen .
Bandung . Alumni, 1989 .
Macnamara, Jim, The Modern Presenter's Handbook . Prentice Hall Australian Pty
Ltd ., 1996 .
Rudolf, Dochc . Public Relations . Jakarta Golden Trayon Press, 1993 .
Winkell, WS . Psikologi Pengajaran . Jakarta . PT Gramedia, 1989 .
6