Menerapkan manajemen dan administrasi di bidang Farmasi HILMA

STANDAR KOMPETENSI :
Menerapkan manajemen dan administrasi di
bidang Farmasi
HILMA HENDRAYANTI, S.Si., Apt.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT
Fungsi-fungsi manajemen dalam pengelolaan
perbekalan farmasi, alkes dan PKRT dijalankan
yaitu dalam kegiatan :
–
–
–
–
–
perencanaan
penyimpanan
distribusi
pengawasan
pelaporan
Kesehatan
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Perencanaan → peramalan kebutuhan akan perbekalan
farmasi, alkes dan PKRT di apotek maupun rumah sakit.
Rumah sakit
: berpedoman kepada daftar obat
essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan
jenis-jenis penyakit di rumah sakit yang bersangkutan.
Apotek
: didasarkan atas prediksi kebutuhan
dalam kurun waktu tertentu, pada umumnya juga
mempertimbangkan jenis penyakit yang sering terjadi dan
obat yang sering diresepkan oleh dokter sekitar apotek
 Penyimpanan → bagaimana menjaga persediaan yang
dimiliki agar tetap dalam kondisi yang baik dan bermutu
sampai tangan konsumen
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Pencatatan → kegiatan penyimpanan menyangkut
pencatatan keluar masuknya persediaan
 Distribusi → bertujuan untuk menyampaikan persediaan
kepada konsumen secara efektif dan efisien
 Pengawasan → berupa pengawasan di tempat ataupun
pengawasan terhadap dokumen atau pencatatan
 Pelaporan → laporan perbekalan farmasi termasuk
psikotropika dan narkotika
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Perencanaan
Pelaksanaan perencanaan harus memperhatikan ketentuan
- ketentuan di bawah ini:
- Doelmatig, artinya pengadaan persediaan berupa
perbekalan farmasi, alkes dan PKRT harus sesuai dengan
tujuan atau rencana yang sebelumnya.
- Rechtmatig, artinya pengadaan persediaan harus sesuai
dangan hak/kemampuan. Untuk persediaan obat, WHO
merekomendasikan sistem VEN (vital, essensial, nonessensial). Pengadaan diatur mulai dari obat-obat yang masuk
kategori vital, kemudian essensial, lalu bila ada dana yang belum
teralokasikan dapat diatur untuk obat-obat kategori non essensial.
- Wetmatig, artinya sistem atau cara pengadaannya harus sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Kesehatan
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Penyimpanan dan Penyaluran
Kegiatan penyimpanan dan penyaluran terdiri atas
pekerjaan sebagai berikut:
a. menerima barang dan dokumen – dokumen
pendukungnya, antara lain Surat Pesanan/Surat Kontrak, Surat
Kiriman, Faktur barang.
b. memeriksa barang dengan dokumen-dokumen yang
bersangkutan baik dari segi jumlah, mutu, tanggal kadaluarsa,
merk, harga dan spesifikasi lain bila diperlukan.
c. menyimpan barang sesuai ketentuan, harus
memperhatikan stabilitas obat dan tempat penyimpanan agar
mudah memperoleh dan mengaturnya. Tempat penyimpanan
barang/obat dapat berdasarkan khasiat/terapi obat atau sesuai
abjad.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
d. memeriksa secara berkala dan menjaga barang dari
kerusakan atau hilang.
e. memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan
pengiriman barang dan menyiapkan dokumennya.
f. mengirim barang dengan dokumen-dokumen
pendukungnya dan mengarsipkannya (surat permintaan barang,
surat pengiriman, faktur barang).
g. mengadministrasikan keluar masuknya barang dengan
tertib.
h. menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat
penyimpanan/gudang.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan di dalam fungsi
penyimpanan dan gudang adalah:
- masalah keamanan dan bahaya kebakaran
- tenaga manusia yang seefektif mungkin
- ruangan seefektif mungkin, baik dari segi besarnya
ruangan dan pembagian ruangan
- memelihara gedung dan peralatan dengan sebaik
mungkin
- menciptakan suatu sistem yang lebih efektif untuk lebih
memperlancar arus barang keluar-masuk.
Menggunakan metode FIFO = First In First Out dan
FEFO = First Expired First Out
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Gudang Farmasi
Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat
kabupaten atau kota dilakukan sebagai berikut:
1. Penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan
pendistribusian obat, alkes dan perbekalan farmasi.
2. Penyiapan penyusunan rencana pencatatan dan
pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat,
alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
3. Pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara
umum dan baik yang ada dalam persediaan maupun
yang akan didistribusikan.
4. Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian
dan urusan dalam.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) dan BP
(Balai Pengobatan)
1. Perencanaan
Didasarkan pada buku pedoman Pengobatan, Pedoman
pengelolaan Obat di Puskesmas, serta didasarkan pada Daftar
Obat Essensial (DOEN). Daftar kebutuhan obat puskesmas
dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, oleh Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota daftar ini menjadi masukan
penyusunan kebutuhan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
2. Pengadaan
Puskesmas tidak mengadakan obat sendiri tetapi menerima
obat-obatan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai
dengan pengajuan, frekuensi penerimaan disesuaikan dengan
kemampuan daerah
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
3. Penggunaan
Dalam memudahkan monitoring pelayanan obat dilakukan
melalui satu pintu (kamar obat) baik untuk penderita umum,
gigi, dan lain-lain. Pelayanan obat menggunakan resep sesuai
jenis obat yang akan diambil di kamar obat.
4. Pencatatan dan Pelaporan
Semua penggunaan obat dicatat sesuai dengan pedoman
pengelolaan obat pada akhir bulan penggunaan obat baik
jenisnya maupun jumlahnya dilaporkan ke Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kotamadya. Laporan harus dilampiri daftar resep,
nama obat, jumlah masing-masing obat serta nama dokter
yang menulis resep keluar.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Rumah Sakit
Pengelolaan obat di rumah sakit diwajibkan mengelola obat
dengan cara:
1. Instalasi farmasi rumah sakit diwajibkan mengelola obat
rumah sakit secara berdaya guna dan berhasil guna.
2. Instalasi farmasi rumah sakit diharuskan membuat
prosedur perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
pendistribusian dan pemantauan obat yang digunakan
rumah sakit.
3. Instalasi rumah sakit berkewajiban melaporkan kepada
direktur rumah sakit atas penyimpangan penulisan resep
yang dilakukan oleh dokter.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
Pengelolaan di rumah sakit dapat dilakukan dengan
beberapa cara, antara lain:
1. Peresepan Perorangan
Sistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit swasta.
Pasien memperoleh obat dengan membeli resepnya di
apotek/unit farmasi rumah sakit.
2. Persediaan Obat di Ruangan
Sistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit kecil.
Sistem penyaluran obat dengan persediaan obat di ruangan
ini dijalankan dengan memberikan kebutuhan obat kepada
konsumen/pasien menggunakan persediaan-persediaan
obat yang sudah disalurkan di ruangan-ruangan dalam
rumah sakit.
Rumah sakit umum biasanya menerapkan kombinasi dua sistem
diatas.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
3. Unit Dose Dispensing (UDD)
Sistem UDD adalah dengan menyalurkan obat ke pasien sebanyak
satu dosis pemakaian setiap kali waktu minum obatnya, sehingga
sistem ini diberlakukan di rumah sakit khususnya untuk pasien
rawat inap. Di negara-negara maju, sistem ini sudah sangat
berkembang.
Dengan sistem UDD, pelayanan kefarmasian akan lebih
mendekati penderita, sehingga waktu keperawatan tidak banyak
terbuang untuk pengurusan obat dan biaya menjadi lebih efisien,
komunikasi perawat - farmasi juga lebih baik.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Pengawasan
Pengawasan dalam pengelolaan persediaan dapat mencakup
pengawasan terhadap:
a. Harga barang persediaan yang dibeli.
b. Biaya-biaya yang dikeluarkan
c. Prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan
penyaluran
d. Kesesuaian barang menyangkut spesifikasi barang, kecocokan
kartu barang terhadap bukti-bukti pembukuan dan jumlah
barang
e. Kualitas barang, obat kadaluarsa, alur obat dengan metode
FIFO, penandaan terhadap barang-barang yang laku keras
ataupun laku lambat
f. Tertib pencatatan dan pelaporan
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
• Beberapa pencatatan dalam sistem pengawasan
persediaan di rumah sakit adalah:
- Permintaan pembelian.
- Surat pesanan/kontrak.
- Berita acara penerimaan barang dan laporan penerimaan
- Catatan persediaan, misalnya dalam bentuk
kartu stok, kartu kadaluarsa.
- Surat bukti pengeluaran barang, dapat berupa
berita acara penyerahan barang dan resep obat.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
• Beberapa pencatatan yang dilakukan di apotek
seperti di bawah ini:
1. Buku Penjualan Harian Obat Bebas
Digunakan untuk mencatat semua transaksi harian
meliputi penjualan obat bebas alkes, PKRT maupun barangbarang lain selain resep. Tujuan dari buku penjualan ini
adalah untuk mengetahui jumlah penjualan setiap harinya.
Tgl.
Jumlah
Nama Barang
Total Uang
Contoh Format Buku Penjualan Obat Bebas
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
2. Buku Penjualan Resep
Digunakan untuk mencatat semua resep yang masuk setiap
harinya, agar apotek mempunyai dokumentasi yang lengkap
mengenai resep yang sering masuk
No
Tgl
Nama obat
Jumlah
obat
Nama
pasien
Dokter Rupiah
Contoh Format Buku Pencatatan Resep
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
3. Buku Pembelian
Buku pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian
obat yang dilakukan di apotek melalui PBF. Pencatatan semua
pembelian obat dilakukan setiap harinya.
Tgl
No
PBF
No.
faktur
No.
Bacth
Nama
Obat
Jml
Harga
satuan
Contoh Format Buku Pembelian
Disc
%
Total
Jumlah
total
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
4. Buku Pembayaran
Buku pembayaran mempunyai fungsi untuk mencatat semua
pembayaran faktur-faktur dari Pedagang Besar Farmasi (PBF).
Sebelum dilakukan inkaso/pembayaran obat kredit dilakukan:
1. Pengumpulan faktur-faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo
2. Pencatatan dilakukan di buku inkaso/pembayaran, lalu ditotal
berapa jumlah pembayaran yang harus dilakukan.
No.
PBF
No. Faktur
Tanggal jatuh
tempo
Contoh Format Buku Pembayaran
Jumlah
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
5. Buku Setoran Harian
Buku setoran ini dibuat dengan tujuan untuk mencatat semua
jumlah pendapatan yang diperoleh setiap harinya
Tgl.
Jam kerja
Jumlah
Pendapatan
Contoh Format Buku Setoran Harian
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
6. Buku Stok Obat
Buku stok obat memuat tentang obat-obatan yang ada di
apotek dan memuat jumlah barang yang masih ada dalam
persediaan. Buku stok obat ini dapat digunakan untuk :
a. mengetahui obat-obat apa saja yang paling sering terjual
b. obat-obat apa saja yang tidak laku
c. mengetahui jumlah obat yang tersisa sebagai data untuk
pengadaan barang
No.
Nama Obat
Contoh Format Buku Stok Obat
Jumlah
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
Contoh Bentuk Kartu Stok di Apotek
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
7. Buku Defecta
Buku defecta digunakan untuk mencatat persediaan yang
akan dipesan pada PBF. Berisi tentang nama barang dan
jumlah yang akan dipesan
No.
Nama barang
Sisa stok
Contoh Format Buku Defecta
Kebutuhan
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
8. Buku Pengeluaran Narkotika dan Psikotropika
Buku pengeluaran obat narkotika/psikotropika dibuat untuk
mencatat pengeluaran obat psikotropika dan obat narkotika
agar dapat diketahui jumlah obat yang sering keluar dan
mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai pasien
tersebut.
Tgl
Nama dan
alamat
pasien
Nama
Obat
Jumlah
Dokter dan
alamat
Contoh Format Buku Pengeluaran Narkotika/ Psikotropika
Laporan Narkotika dan Psikotropika
LAPORAN PEMAKAIAN NARKOTIKA
Nama Apotek
No. Izin Apotek
Alamat
No. telpon
No
Nama
Sediaan
1
2
:
:
:
:
Sediaan
Awal
bulan
3
Bulan
Tahun
Penambahan
Pembelian
4
Pembuatan
5
Jumlah
(3+4+5)
6
Pengurangan
Pembuatan R/
7
Lain-lain
8
Jumlah
(7+8)
9
Tempat, tanggal, bulan, tahun
Apoteker Pengelola Apotek
Laporan Pemakaian Narkotika
Persediaan
Akhir Bulan
(6-9)
10
:
Ket
11