sistem informasi akuntansi dan pengendalian piutang

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA MENGGUNAKAN DATA MART
(Studi Kasus: PSDM STIKOM Surabaya)
Irma Adeline Prayogianto 1)
1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik
Komputer Surabaya, email : [email protected]
Abstract: To improve the quality of the exixting human resources, the PSDM division of
STIKOM Surabaya needs more information to help the employee performance. One of
them is heavily emphasized on the employee attendance. The data of the employees can
be processed to a useful information. It’s just in reality, the exiting information still
require manual process to make the information more structured and also rechecking
between manual data and data in the system. To ease the exiting reporting process, the
concept of executive information system using data mart to be used and applied.
Executive information system can help the executive to monitor the related data that
executive need. Data mart was made to support a certain analysis need from a department
exclusively. With the application of data mart concept in the STIKOM PSDM executive
information system, the executives from PSDM divison can have the acces to the
structured information, and this can help the analyzing process so that the employees
performance is increasing and well monitored.
Keyword: Executive Information System, Data Warehouse, Datamart
STIKOM
Surabaya
sebagai
yang mengatur tentang sumber daya
sebuah organisasi pendidikan, tentu saja
manusia,
ingin
membutuhkan
menjadi
pendidikan
sebuah
organisasi
yang berkualitas. Untuk
monitoring
bagian
PSDM
sangat
informasi
untuk
perkembangan
kinerja
mewujudkan hal tersebut, salah satu
karyawan dan sebagai acuan dalam
upaya dari STIKOM Surabaya adalah
pengambilan keputusan.
dengan meningkatkan kualitas sumber
Di
daya manusia yang ada. Sebagai bagian
dalam
proses
monitoring
kinerja karyawan sendiri, terdapat satu
1
point penting yang nantinya dapat
pemantauan
mendukung proses penilaian kinerja,
karyawan, hingga pendukung proses
yaitu kehadiran (absensi) karyawan.
pengambilan
Yang
berhubungan
informasi yang mencakup informasi
dengan banyaknya jam kerja yang sudah
historical dan bersifat analisis secara
di tempuh oleh karyawan.
luas ruang lingkupnya.
nantinya
Sistem
akan
Informasi
Eksekutif
dan
Melihat
penilaian
keputusan,
dibutuhkan
kebutuhan
tersebut,
adalah salah satu konsep teknologi
Sistem
informasi yang dapat memungkinkan
membutuhkan konsep data mart dalam
eksekutif
baik
pengolahan data. Data mart adalah versi
organisasi berjalan dalam hal tujuannya
kecil dari sebuah data warehouse yang
dan
penentu
terbatas ruang lingkupnya (Mallach,
keberhasilannya (Mcleod, 1996). Bagian
2000). Data mart sendiri dibuat untuk
PSDM STIKOM sudah menerapkan
mendukung kebutuhan analisa tertentu
konsep ini untuk mengolah data absensi
dari sebuah department secara khusus.
menjadi
Pada
Sehingga laporan itu sendiri sudah
digunakan
terarah fungsi dan tujuannya. Tidak
masih mengandalkan data transaksional
hanya itu, data mart juga memudahkan
yang diambil langsung dari database
pengguna untuk dapat melihat laporan
sistem informasi PSDM STIKOM dan
dari berbagai nilai yang diinginkan.
seberapa
faktor-faktor
prakteknya,
juga
memantau
sebuah
sistem
menghasilkan
informasi.
yang
informasi
Informasi
kinerja
Eksekutif
PSDM
yang
Dengan penerapan konsep data
mendukung proses transaksional harian,
mart dalam Sistem Informasi Eksekutif
bulanan, dan tahunan. Sedangkan untuk
PSDM
2
STIKOM,
diharapkan
dapat
membantu
bagian
PSDM
untuk
memiliki karakteristik yang khusus,
memperoleh informasi tentang kinerja
yaitu :
karyawan khususnya tentang absensi
1. Dirancang untuk eksekutif puncak
karyawan. Demikian pula untuk analisa
2. Menggunakan
data secara mendetil, sehingga dapat
data
internal
dan
eksternal
memantau dan menilai kinerja karyawan
3. Untuk pemecahan tidak terstruktur
dan dapat digunakan sebagai pendukung
4. Untuk membantu perencanaan dan
pengambilan keputusan.
perumusan stratejik
5. Digunakan
online
oleh
eksekutif
LANDASAN TEORI
1. Sistem Informasi Eksekutif
Menurut
secara
6. Mempunyai
kemampuan
untuk
Watson (2997: 3)
mengambil dan menyaring data
Sistem informasi eksekutif adalah sistem
7. Mempunyai
yang
mendukung
eksekutif
mengambil
kemudahan
untuk
kemampuan
untuk
dengan
mengakses
dan
menggali
data
data
samapai ke data terkecil (drill down)
internal dan external yang berhubungan
8. Harus mudah digunakan
dengan faktor penentu dari kesuksesan
9. Menggunakan teks, grafik dan tabel
mereka.
yang mudah dicerna
Menurut Jogiyanto (2003) sistem
Menurut
Inmon
(2005:
240)
informasi eksekutif merupakan sistem
proses SIE di desain untuk membantu
informasi yang digunakan oleh manajer
eksekutif untuk mengambil keputusan.
tingkat atas untuk membantu pemecahan
Ada beberapa kegunaan khusus dari
masalah tidak terstruktur (unstructured).
Sistem Informasi eksekutif, yaitu :
Sistem
informasi
eksekutif
juga
3
1. Analisa
dan
mendeteksi
arah
keputusan oleh para manajer di setiap
(kecenderungan)
jenjang (Nugroho, 2004).
2. Indikator pengukuran dan pelacakan
Data warehouse adalah database
3. Analisa Drill-down
relasional yang dirancang untuk query
4. Memantau masalah
dan analisis daripada untuk proses
5. Analisa persaingan
transaksi. itu biasanya berisi data historis
6. Memantau indikator keberhasilan
berasal dari data transaksi, tetapi bisa
termasuk data dari sumber lain (Lane,
2003).
2. Data Warehouse
Data warehouse adalah dasar
dari analisa yang kuat. Data warehouse
mendukung
pengambilan
3. Model Multidimensional
keputusan
Dalam perancangan sebuah data
dengan membantu manager dan analis
warehouse,
untuk menguji data dan menghasilkan
menggunakan model multidimensional
analisa yang kuat dengan mudah dan
sebagai model perancangan struktur
cepat (Bukhbinder, 2005)
database.
Menurut Simarmata (2007) data
warehouse
merupakan
masih
banyak
Fungsi
dari
yang
model
multidimensional itu sendiri Menurut
Inmon (2005: 175) “Multidimensional
penyimpanan
fisik di mana data relasional diatur
database
khusus untuk menyediakan data bersih
datamarts,
dalam format terstandarisasi. Data-data
system with the structure that allows an
yang tersimpan tersebut dapat digunakan
organization to have very flexible acces
dalam mendukung proses pengambilan
to data, to slice and dice data any
4
management
provide
an
system,
or
information
number of ways, and to explore the
dimensi
relationship
menunjukan struktur skema bintang.
between
summary
and
bersama-sama.
Gambar
1
detail data.” Menurut Ponniah (2007:
119) Data mart biasanya tersusun pada
multidimensional database.
Terdapat dua pendekatan model
dimensional yaitu, skema bintang atau
yang biasa dikenal juga dengan star join
Gambar 1 Skema Bintang
dan skema snowflake. Dimana pada
3.2 Skema Snowflake
setiap
model
dimensional
tersebut,
Menurut
terdapat
cube,
measure,
Inmon
(2005:
361)
dimension,
Skema Snowflake tersusun dari tabel
hierarchies, level, attributes.
fakta yang berjumlah lebih dari satu dan
dapat dikombinasikan dengan satu tabel
3.1 Skema Bintang
dimensi ataupun lebih.
Gambar 2
Menurut Lane (2003: 19-3) Star
menunjukan struktur skema snowflake.
skema merupakan skema yang paling
sederhana. Pusat dari skema ini adalah
tabel fakta yang dikielilingi oleh tabel
dimensi. Skema bintang juga bisa terdiri
dari
satu
atau
lebih
tabel
fakta.
Walaupun terdapat lebih dari satu tabel
fakta, mereka tetap menggunakan tabel
Gambar 2 Skema Snowflake
5
4. Cube dan Measure
Pada
(2008:
Oracle
Glossary-3),
5. Dimension
Documentation
Cube
Menurut
Tsai
(2007:
2-6),
adalah
Dimensi adalah sebuah struktur yang
sekumpulan measure dengan dimensi
terbuat dari satu hirarki maupun lebih
yang identik dan karakteristik yang
dan digunakan untuk mengkategorikan
berbeda. Menurut Tsai (2007: 2-6),
data.
Sebuah Cube biasanya berkaitan dengan
dikumpulkan di tingkat terendah dan
satu fakta. Dimana tabel fakta itu sendiri
kemudian dikumpulkan ke tingkat yang
memiliki sebuah kolom yang berisi
lebih tinggi. Proses rollup pada tabel
measurement (biasanya berupa data
dimensi ini kita sebut dengan hirarki.
numeric) dan juga kolom-kolom lain
Data
Dimensi
biasanya
Tabel dimensi sendiri berarti
yang memiliki relasi terhadap tabel-tabel
sebuah
tabel
relasional
yang
dimensi.
mengumpulkan semua nilai dari dimensi
Measure mengisi cube dengan
dalam skema bintang atau snowflake.
fakta bisnis yang berjalan. Nilai dari
Tabel Dimensi biasanya berisi kolom-
measurement dipengaruhi oleh tabel
kolom untuk level dan attributes. (Oracle
dimensi, yang biasanya melibatkan tabel
Documentation, 2008: Glossary-4).
dimensi waktu. Measure bersifat statik
dan
konsisten,
sehingga
analis
5.1 Hirarki
menggunakan measure untuk pendukung
keputusan.
(Oracle
Hirarki
Documentation,
adalah
cara
untuk
mengatur data pada tingkatan yang
2008: 1-6)
berbeda. Analis menggunakan hirarki
untuk melihat data pada satu level
6
tertentu, kemudian dapat melakukan
tampilan. Setiap attributes biasanya
drill-down untuk level yang lebih detil
berkaitan dengan suatu kolom dalam
serta dapat melakukan roll-up untuk
tabel dimensi.
melihat tingkatan yang lebih tinggi.
(Oracle Documentation, 2008: 1-7).
6. Data Mart
Menurut Mallach (2000: 469)
5.2 Level
Data mart adalah versi kecil dari data
Level
memperlihatkan
posisi
warehouse,
yang
terbatas
ruang
dalam hirarki. Cakupan level dimulai
lingkupnya. Isi dari data mart adalah
dari umum hingga ke hal yang lebih
data-data terpilih dari data warehouse.
spesifik. Setiap level mengandung nilai-
Setiap data mart disesuaikan dengan
nilai agregat untuk tingkat di bawahnya.
aplikasi
Hirarki dan level memiliki hubungan
keputusan
many to many. Sebuah hierarki biasanya
organisasi mungkin memiliki berbagai
mengandung beberapa level, dan single
macam data mart, sebagai contoh : data
level dapat dimasukkan dalam lebih dari
mart sumber daya manusia, data mart
satu hirarki. (Oracle Documentation,
keuangan, dan data mart akademik.
2008: 1-8)
(Humphries, 1999: 41).
pendukung
tertentu.
pengambilan
Jadi
sebuah
Data mart biasa dibangun dan
5.3 Attributes
Attributes
informasi
tambahan
dikendalikan pada sebuah department
berisi
tentang
tentang
tertentu pada perusahaan. Mengingat
data.
fokus dari pembuatannya, maka data
Beberapa attribute digunakan untuk
7
mart biasanya hanya mengambil data
6. Menciptakan inti dari program yang
dari beberapa sumber saja (Tsai, 2007).
berjalan.
Menurut Mallach (2000: 479)
ada beberapa karakteristik SIE yang
7. Hubungan Data Warehouse dan
SIE
berhubungan dengan data warehouse.
Menurut Inmon (2007: 247),
Yaitu :
Data
warehouse
dibuat
untuk
1. Datababase yang digunakan disebut
memudahkan kinerja dari analis Sistem
data cube : informasi historikal yang
Informasi Eksekutif. Karena dengan
dapat di jelaskan lebih detil oleh
data warehouse ada beberapa faktor
variable tertentu, waktu atau periode,
yang tidak perlu diragukan oleh analis
dan
berbagai
macam
yang
tersebut. Antara lain :
berhubungan dengan proses bisnis.
1. Mencari sumber data yang pasti
2. Graphical user interface : GUI
2. Berkompromi dengan datayang tidak
membantu eksekutif untuk memilih
terintegrasi
area yang ingin di lihat. Data
3. Menjalankan dan menghubungkan
warehouse juga menghasilkan GUI.
detil dan ringkasan data bahkan
3. Drill
down
:
Pengguna
dapat
menghubungkan keduanya.
melakukan
4. Menemukan
data
yang
drill
down
untuk
bersifat
menambah informasi detil dari data.
historikal
4. Exceptions are highlited by the use
5. Manajemen dapat dengan konstan
of color : Sistem Informasi Eksekutif
mengganti
pemikiran
tentang
memperbolehkan
desainer
untuk
kebutuhan apa yang akan dilihat
menentukan
selanjutnya.
8
tingkatan
toleransi
untuk kasus tertentu. Hal ini bisa
Sistem informasi eksekutif PSDM
Masukan
Sistem informasi
PSDM
Laporan bulanan
absensi
Data absensi
karyawan
Cube absensi
Laporan sistem
informasi eksekutif
absensi
Permintaan
laporan ijin
karyawan
Data ijin karyawan
Cube ijin dan cuti
Laporan sistem
informasi eksekutif
ijin karyawan
Permintaan
laporan cuti
karyawan
Data cuti
karyawan
Permintaan
laporan
pelanggaran
karyawan
Data pelanggaran
karyawan
Cube pelanggaran
Laporan sistem
informasi eksekutif
pelanggaran
karyawan
Permintaan
laporan kegiatan
internal karyawan
Data kegiatan
internal karyawan
Cube kegiatan
internal
Laporan sistem
informasi eksekutif
absensi kegiatan
internal karyawan
Proses pembuatan laporan
Hasil
ditandai dengan warna, blinking, dan
sebagainya.
Di dalam hubungan SIE dan data
Laporan sistem
informasi eksekutif
cuti karyawan
Proses
pengolahan (ETL)
warehouse ini menurut Malaach (2000:
481), terdapat dua informasi yang sangat
tidak terstruktur dan biasanya tidak
Gambar 3 Block Diagram Sistem
Informasi Eksekutif PSDM
ditemukan cara untuk pengaplikasian ke
dalam data warehouse. Yaitu :
2. Struktur Tabel Dimensi
1. “Soft”
komentar,
information,
prediksi,
dan
seperti
Tabel-tabel
opini.
digunakan
yaitu,
dimensi
dimensi
yang
bagian,
Informasi ini mendukung pengguna
dimensi
untuk mengetahui informasi apa
pelanggaran, dimensi kegiatan internal,
yang ada didalam angka-angka pada
dimensi kota, dimensi status, dimensi
laporan SIE.
karyawan, dimensi waktu.
jabatan,
dimensi
jenis
2. External information, informasi ini
tidak terdapat pada database internal
2.1 Dimensi Bagian
organisasi.
Dimensi bagian digunakan untuk
PERANCANGAN SISTEM
melihat
bagian
dimana
karyawan
1. Block Diagram Sistem Informasi
tersebut bekerja.
Eksekutif PSDM
Blok diagram langkah-langkah
pembuatan laporan SIE PSDM
dapat
Gambar 4 Tabel Dim_Bagian
dilihat pada gambar 3.
9
pada setiap kegiatan internal yang
dilaksanakan
2.2 Dimensi Jabatan
Dimensi
Jabatan
digunakan
untuk melihat jabatan dari karyawan
Gambar 7 Dim_Keg_Internal
tersebut.
2.5 Dimensi Kota
Dimensi
mengetahui
Kota
Kota
dibuat
dimana
untuk
karyawan
berasal maupun tinggal.
Gambar 5 Tabel Dim_Jabatan
2.3 Dimensi Jenis Pelanggaran
Dimensi
digunakan
untuk
Jenis
Pelanggaran
mengetahui
Gambar 8 Dim_Kota
dan
2.6 Dimensi Status
memisahkan pelanggaran berdasarkan
Dimensi Status dibuat untuk
jenisnya.
mengetahui status keterlambatan, ijin,
cuti dan keterangan piket.
Gambar 6 Dim_Jenis_Pelanggaran
2.4 Dimensi Kegiatan Internal
Gambar 9 Dim_status
Dimensi Kegiatan Internal dibuat
untuk mengetahui kehadiran karyawan
10
2.7 Dimensi Karyawan
3. Struktur Data Mart
Dimensi karyawan dibuat untuk
Data mart ini terdiri dari beberapa
menampung semua data-data karyawan.
cube yang mengandung tabel fakta, tabel
dimensi
serta
measurement.
Pada
datamart PSDM ini, terdapat 4 cube,
yaitu : Cube Absen, Cube Internal, Cube
Pelanggaran, Cube Ijin.
Gambar 10 Dim_karyawan
A. Cube Absen
2.8 Dimensi Waktu
Cube Absen digunakan untuk
Dimensi waktu digunakan pada
menampung seluruh informasi tentang
seluruh kubus.
absensi karyawan.
Gambar 12 Cube Absen
B. Cube Internal
Gambar 11 Dim_Time
Cube Internal digunakan untuk
menampung data absensi karyawan pada
setiap kegiatan internal.
11
D. Cube Ijin
Ijin dibuat untuk menampung
semua data ijin karyawan. Seperti, type
ijin, cuti, serta waktu mulai dan waktu
berakhir ijin maupun cuti tersebut.
Gambar 13 Cube Internal
C. Cube Pelanggaran
Cube
untuk
pelanggaran
menampung
digunakan
setiap
data
pelanggaran karyawan, seperti jenis
Gambar 15 Cube Ijin
pelanggaran apa yang dilakukan dan
termasuk golongan apa pelanggaran
HASIL DAN PEMBAHASAN
tersebut.
Setelah
dilakukan
uji
coba
terhadap aplikasi yang telah dibuat,
laporan yang dapat dihasilkan adalah
laporan absensi (kehadiran), laporan jam
kerja, laporan keterlambatan, laporan
ijin,
laporan
pelanggaran.
Gambar 14 Cube Pelanggaran
12
cuti,
dan
laporan
Form
menunjukan
laporan
absensi
perbandingan
Form
data
laporan
menggambarkan
kehadiran karyawan berdasarkan kriteria
data
keterlambatan
perbandingan
keterlambatan karyawan.
tertentu.
Gambar 18 Form Laporan
Keterlambatan
Gambar 16 Form Laporan Absensi
Form laporan ijin
Form
laporan
jam
dan cuti
kerja
menunjukan
perbandingan
jumlah
menunjukan perbandingan jumlah jam
karyawan yang melakukan ijin dan cuti.
kerja karyawan berdasarkan kriteria
tertentu.
Gambar 19 Form Laporan Ijin dan Cuti
Gambar 17 Form Laporan Jam Kerja
Form
menunjukan
laporan
pelanggaran
perbandingan
jumlah
karyawan yang melakukan pelanggaran.
13
2. Sistem dapat dikembangkan dengan
mencakup
informasi
yang
berhubungan dengan PSDM secara
keseluruhan. Tidak hanya informasi
absensi
namun
juga
pencapaian karyawan dalam bekerja,
Gambar 20 Form Pelanggaran
maupun
KESIMPULAN
Sistem
karyawan
informasi
historical
karyawan yang dibutuhkan oleh
Informasi
Eksekutif
eksekutif PSDM.
PSDM menggunakan konsep data mart
pada PSDM berhasil dibangun dan
menghasilkan
informasi
DAFTAR PUSTAKA
absensi,
Akib, Faisal. 2009. Sistem Informasi
keterlambatan, jam kerja, ijin, cuti,
pelanggaran,
internal
digunakan
dan
absensi
karyawan.
oleh
Eksekutif, 01 Juli 2011. URL :
kegiatan
Yang
dapat
eksekutif
untuk
http://teknikinformatika.com/sisteminformasi-eksekutif
membantu proses penilaian kinerja dan
Bukhbinder, George., Et. Al , 2005,
pengambilan keputusan.
Insurance
Industry
Decision
Support : Data Marts, OLAP
SARAN
and Predictive Analytics. 20
1. Sistem dapat dikembangkan berbasis
web
sehingga
Desember
memungkinkan
2012.
URL
www.casact.org/pubs/forum/05
eksekutif untuk melihat informasi
wforum/05wf171.pdf
tersebut dimanapun dan kapanpun.
14
:
Hanifah, Ardijan Abu. 2009. Apakah
McLeod,
Raymond.
1997.
Sistem
datamart. 5 Januari 2013. URL
Informasi Manajemen Jilid I
:
Edisi ke Tujuh. Jakarta: PT.
http://yoyonb.wordpress.com/2
Prenhallindo.
009/12/17/apakah-data-mart/
Humphries,
Et
al.
1999.
Nugroho,
Data
Adi.
2004.
Konsep
Pengembangan Sistem Basis
Warehousing Architecture and
Data. Bandung: Informatika.
implementation. New Jersey:
Oracle Documentation. 2008. Oracle
Prentice Hall.
Olap User Guide 11g realease
Inmon, William H. 2005. Building The
1 (11.1) B28124-03. 5 Januari
Datawarehouse Fourth Edition.
2013.
Canada : Wiley Publishing, Inc.
http://docs.oracle.com/cd/B283
Lane, Paul. 2003. Data Warehousing
59_01/olap.111/b28124/overvie
Guide 10g Release 1 (10.1)
URL
:
w.htm
B10736-01, 01 Agustus 2011.
Ponniah,
Paulraj.
2001.
Data
URL:
Warehousing
Fundamental.
http://download.oracle.com/../b
Canada : John Wiley & Sons,
14223.pdf
Inc.
Mallach, Efrem G. 2000. Decision
Simarmata, Janner. 2007. Perancangan
Support and Data Warehouse
Basis Data. Yogyakarta: Andi
System. Singapore: McGraw-
Offset.
Hill Book.
Subhan, Muhammad. 2003 Pengantar
Datawarehouse.. 26 Desember
15
2012.
URL
:
www.scribb.com/doc/38739010
/subhan-pengertiandatawarehouse
Tsai, Jenny. 2007. Oracle Business
Intelligent Standart Edition One
Tutorial
Realease
(10.1.2.3.1)
E
Januari
10312-01.
2013.
10g
5
URL
:
http://docs.oracle.com/html/E10
312_01/dm_concepts.htm
Watson, Hugh J., Et al. 1997. Building
Executive Information System
and other Decision Support
Applications. Canada : John
Wiley & Sons, Inc.
Zulfikar, Achmad. 2010. ETL Data
Warehouse. 5 Januari 2013.
URL
:
http://www.gudangmateri.com/
2010/04/etl-datawarehouse.html.
16