eJournal - Jurnal Administrasi Bisnis

advertisement
eJournal Administrasi Bisnis, 2016, 4 (3): 868-881
ISSN 2355-5408 , ejournal.adbisnis.fisip-unmul.ac.id
© Copyright 2016
ANALISIS JABATAN PEKERJAAN PADA PT. POS
INDONESIA CABANG SAMARINDA
Nora Diana1
Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan menggambarkan
jabatan pekerjaan pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda. Dalam
penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriftif yaitu penelitian yang
berusaha menggambarkan obyek yang diteliti berdasarkan fakta yang ada
dilapangan. Dengan menggunakan key informan dan informan sebagai sumber
data, data-data yang disajikan menggunakan data primer dan data sekunder
melalui observasi, dokumentasi studi pustaka, dan wawancara. Kemudian
teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian adalah analisis data
kualitatif dengan model interaktif menurut Miles Hubernman, Jhonny, dan
Saldana. Dari hasil Penelitian ini menunjukan bahwa PT. Pos Indonesia
Cabang Samarinda sudah menerapakan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan
yang dibutuhkan. Hal ini ditunjukan sebagai wadah dalam memulai dan
menjalankan tugas pekerjaan/jabatan yang diterima pada setiap departemen
disebuah organisasi atau perusahaan. Sehingga setiap karyawan tidak bisa
berpindah posisi jabatan dan pekerjaan jika tidak sesuai dengan prosedur yang
tealh ditetapkan oleh perusahaan dan jika jabatan tersebut diposisikan oleh
karyawan yang disesuikan denga prosedur yang telah ditetapkan dan dibentuk
oleh pihak msdm yang berfungsi sebagai pelaksana SDM(sumber daya
manusia) sesuai dengan jabatan yang akan diterima dan dijalankan dengan
sebaik-baiknya.
Kata kunci: Jabatan pekerjaan, Spesifikasi Dekerjaan, dan Deskrips Pekerjaan
Pendahuluan
Perusahaan di era sekarang mengutamakan sumber daya manusia yang
memiliki kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan profesi atau jabatan yang
dimiliki sesorang. Pendidikan merupakan salah satu unsur pendukung dalam
menetapkan atau menetukan posisi jabatan. Manajemen sumber daya manusia
berfungsi sebagai wadah untuk mengatur semua hal yang berkaitan dengan
sumber daya manusia.
Jabatan merupakan salah satu dasar pengembangan sumber daya
manusia berbasis kompetensi. Melalui analisis jabatan yang tepat maka
pegawai atau karyawan yang memiliki kompetensi akan ditempatkan sesuai
dengan kompetensinya. Prinsip “the right man on the rught place” sebagai
filosopi atau rujukan bagi analisis jabatan yang baik. Hasil analisis jabatan yang
1
Mahasiswa Program S1 Administrasi Bisnis, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Mulawarman. Email: [email protected]
Analisis Jabatan Pekerjaan pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda (Nora)
dilakukan menjadi sumber informasi pentin bagi organisasi untuk melalukan
pengembangan pegawai.
Setiap perusahaan agar dapat sukses dalam persaingan dituntut mampu
menempatkan jabatan dan menjalankan profesi strategis., suksesnya suatu
perusahaan terlepasa dari rancangan dan usaha karyawan dalam melakukan
suatu pekerjaan. Perusahaan memerlukan tenaga kerja trampil dan berkompeten
untuk mendukung usaha perusahaan dalam melaksanakan berbagai tugas
sehingga memudahkan tecapainya tujuan perusahaan. Pengelolaan jabatan
pekerjaan yang baik dan professional merupakan suatu hal yang menjadi bagian
dari siklus hidup perusahaan dalam mencapai tujuannya. Dalam mencapi ujuan
tersebut seluruh sumber daya yang ada dalam perusahaan harus dimanfaatkan
sebaik mungkin termasuk sumber daya manusia sebagai alat utamanya.
Pada penelitian ini peneliti melakukan penelitian pada PT. Pos
Indonesia (Persero) kantor pos cabang Kota Samarinda. Pos Indonesia
merupakan sebuah badan usaha milik Negara (BUMN) Indonesia yang
bergerak dibidang layanan pos. Saat ini, bentuk badan usaha Pos Indonesia
merupakan perseroan terbatas dan sering disebut dengan PT. Pos Indonesia.
Bentuk usaha Pos Indonesia ini berdaasarkan Peraturan Republik Indonesia
Nomor 5 Tahun 1995. Peraturan Pemerintahan tersebut berisis tentang
pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa perusahaan umum (Perum)
menjadi sebuah perusahaan (Persero). Perusahaan perseoran ini berbasis di
Kota Samarinda tepatnya di Jl. Gajah Mada No. 15 Samarinda, Kalimantan
Timur. PT. Pos Indonesia memiliki sejarah panjang keunggulan dalam
tanggung jawab sosial perusahaan.
Rumusan Masalah
a. Bagaimana analisis jabatan pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda?
b. Apa saja proses dalam proses menempatkan jabatan pekerjaan pada PT. Pos
Indonesia Cabang Samarinda?
Tujuan Peneitian
a. Untuk mengetahui proses analisis jabatan pekerjaan pada PT. Pos Indonesia
Cabang Samarinda
b. Untuk memahami proses menempatkan jabatan pekerjaan pada PT. Pos
Indonesia
Manfaat Penelitian
a. Manfaat Teoritis
Sebagai sumbangsih bagi penelitian jurusan Ilmu Administrasi dan
program studi Administrasi Bisnis, dan bahan informasi dan tambahan
pengetahuan untuk kemajuan akademis. Induk penelitian ini terdapat pada
kajian SDM (Sumber Daya Manusia) khususnya rancangan pekerjaan, dan
diharapkan dapat memberikan landasan empiris bagi peneliti dimasa yang akan
mendatang.
869
eJournal Administrasi Bisnis, Volume 4, Nomor 3, 2016: 868-881
b. Manfaat Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan wacana positif dan
tambahan informasi sebagai bahan pertimbangan dan sumbangan pemikiran
bagi perusahaan didalam pengambilan keputusan khususnya yang berkaitan
dengan jabatan pekerjaan yang jelas dan efektif.
Kerangka Dasar Teori
Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia menurut Hasibuan (2011:10)
manajemen sumber daya manusia adalah ilmu seni mengatur hubungan dan
peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan
perusahaan, karyawan, dan masyarakat.Selain itu ada pun pengertian
manajemen sumber daya manusia menurut Priansa (2014:5) manajaemen
sumber daya manusia merupakan ilmu seni mengelola sumber daya manusia
dalam rangka mendukung kesuksesan organisasi.Adapun pengertian
manajemen sumber daya manusia menurut Suwanto (2011:4 ) manajemen
sumber daya manusia adalah suatu bidang manajemen yang khusus
mempelajari hubugan dan peranan manusia dalam organisasi publik dan bisnis.
Dari beberapa defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber
daya manusia adalah masalah tenaga kerja manusia yang diatur menurut urutan
fungsi-fungsinya, agar efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan
perusahaan, karyawan, dan masyarakat.
Menurut Hasibuan (2009:12) Manajemen sumber daya manusia
mempunyai tenaga kerja yang dibedakan atas pengusaha, karyawan dan
pemimpin.
a. Pengusaha
b. Karyawan
c. Pemimpin atau manajer
Analisis Jabatan
Menurut Priansa (2014:87) analisis jabatan merupakan proses
pengumpulan, penganalisisan, dan penyusunan informasi tetang isi pekerjaaan
dalam rangka memberikan dasar bagi sebuah deskripsi jabatan dan data untuk
prekrutan, pelatihan, eveluasi kerja, dan manajemen kinerja. Selain itu adapun
pengertian analisis jabatan menurut Armstrong (2009:444) Analisis pekerjaan
merupakan proses pengumpulan, penganalisisan, dan penyususan informasi
tentang isi perkerjaan dalam rangka memberikan dasar bagi sebuah deskripsi
jabatan dan data untuk perekrutan, pelatihan, evaluasi kerja, dan manajemen
kinerja.
Tujuan dan Manfaat Anlisis Jabatan
a. Untuk mengetahui apa yang dilakukan pegawai tetap dalam pekerjaan
mereka. Pendekatan ini membutuhkan untuk melihat realitas pekerjaan lebih
dekat.
870
Analisis Jabatan Pekerjaan pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda (Nora)
b. Untuk mengetahui apa yang dipikirkan dan dilakukan pegawai tetap dalam
pekerjaan mereka. Pendekatan ini berusaha untuk mengumpulkan persepsi
tentang pekerjaan.
c. Untuk memastikan supervisor dan para pegawai mempercayai pegawai tetap
tentang pekerjaan apa yang harus mereka lakukan. Pendekatan ini
menetukan norma-norma kerja.
d. Untuk menetukan kepercayaan supervisor dan para pegawai bahwa pegawai
tetap mempesiapkan apa yang harus dilakukan dalam pekerjaan mereka
dimasa mendatang, dan perubahan apa yang akan terjadi di tempat mereka.
Jenis – jenis Analisis Jabatan
Jenis-jenis Analisis Jabatan
No
Jenis
Penjelasan
1
Spesifikasi
Analisi jabatan ini dilakukan terkait dengan speifikas
Jabatan
yang dimiliki oleh pegawai. Spesifikasi tersebut
meliputi syarat pendidikan, pengalaman , pelatihan,
fisik, serta mental yang dimiliki oleh pegawai
sehingga ia mampu mengemban jabatan.
2
Proses
Analisis jabatan ini dilakukan untuk menetukan
Pelaksanaan
langkah-langkah yang harus ditempuh oleh
jabatan
pegawai/karyawan dalam rangka mengajarkan
pekerjaan kepada pegawai/karyawan yang ada
didalam organisasi.
3
Kompensasi
Analisa jabatan ini dilakukan untuk menilai masingmasing jabatan yang ada didalm organisasi serta
kelayakan kompensasi yang diberikan oleh
organisasi
bagi
pegawai/karyawan
yang
melaksanakan jabatan tersebut.
4
Peningkatan
Analisis jabatan ini dilakukan untuk meningkatkan
kinerja pegawai mampu mengemban tugas dengan
lebih
efektif,
efisien,
serta
menghasilkan
produktivitas kerja yang tinggi.
Sumber: Priansa (2014:73)
Metode Analisis Jabatan
Beberapa metode dalam analisis jabatan yang dipergunakan sebagai
bahan informasi bagi organisasi menurut Priansa (2014:74) antara lain:
1. Metode Kuesioner
2. Metode Deskriktif Naratif.
3. Metode Wawancara
4. Metode Observasi
Deskripsi Jabatan
Pengertian deskripsi jabatan menerut Armstrong (2009:444) menyatakan
bahwa deskripsi jabatan mendefenisikan apa yang diperlukan pimpinan untuk
melaksanakan kegiatan, tugas, atau pekerjaannya.Adapaun pengertian deskripsi
871
eJournal Administrasi Bisnis, Volume 4, Nomor 3, 2016: 868-881
jabatan menurut Pynes (2004:80) menyatakana bahwa deskripsi jabatan
merupakan ringkasan dari fitur yang paling penting dari pekerjaan.Selain itu
Dessler (2003:8) menyatakan bahwa deskripsi jabatan adalah pernyataan
tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pegawai, bagaimana pegawai
melakukannya, serta bagaimana kondisi kerjanya. Menurut Priansa (2014:88)
deskripsi jabatan adalah ringkasan dari fitur yang paling penting dari pekerjaan.
Dari beberapa defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa deskripsi jabatan adalah
hasil analisis yang jabatan sebagai rangkaian kegiatan yang dilakukan pegawai,
mulai dari awal pekerjaan,sampai proses melakukan pekerjaan, serta bagaimana
kondisi hasil kerjanya.
Spesifikasi Jabatan
Spesifikasi dalam analisis jabatan dapat mampu membantu para analisa
menunukan efek kinerja. Seperti yang diungkapkan oleh Priansa (2014:84)
Spesifikasi jabatan merupakan terkait dengan pengetahuan, keterampilam, dan
kemampuan yang dibutuhkan pegawai untuk menunjukan kinerja serta
kepuasan kerjannya.
Tujuan-tujuan Spesifikasi Jabatan
No
Tujuan
Penjelasan
1 Menemukan
Pegawaiatau Spesifikasi jabatan penting dalam hal
KaryawanProspektif.
mendapatkan calon pegawai untuk
pekerjaan tertentu seseuai rumusan
spesifikasi jabatan yang sudah ada.
2 Menggambarkan
Spesifikasi jabatan yang ada dalam
Calon Pegawai
program
rekrutmn
dan
seleksi
atau Karyawan
merupakan gambaran tentang calon
peagawai atai karyawan yang akan
bekerja didalam organisasi
3 Manfaat Kompetensi
Organisasi harus mampu menetapkan
Inti Organisasi
kompetensi inti organisasi serta
spesifikasi jabatan yang dibutuhkan
untuk membantu organisasi dalam
melaksanakan kompetensi intinya.
4 Menggambarkan
Speseifikasi jabatan penting dalam
Kompetensi Pegawai atau mengidentifikasi kompetensi yang
Karyawan.
dimiliki pegawai atau karyawan.
5 Orientasi
Calon pegawai dapat menetukan
bagi Calon Pegawai atau apakah dirinya berkualifikasi sesuai
Karyawan
dengan spesifikasi jabatan yang
tersedia atau tidak.
Sumber: Priansa (2014:85)
Isi Spesifikasi Jabatan
Isi spesifikasi jabatan terdiri dari berbagai hal yang saling berkaitan dan
menunjang. Isi spesifikasi jabatan Priansa (2014: 87) meliputi:
872
Analisis Jabatan Pekerjaan pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda (Nora)
a. Keterampilan
Setiap jabatan memerlukan keterampilan yang berbeda-beda dalam
menyelesaikannya. Oleh sebab itu, pegawai harus memiliki
keterampilan tertentu agar mampu berkerja secara optimal.
b. Pengetahuan
Pengetahuan yang dimiliki pegawai hendaknya disesuaikan dengan
jabatan yang diembannya sehingga ia akan mampu untuk
melaksanakan jabatan dengan baik.
c. Kemampuan
Kemampuan meupakan sekumpulan pencapaian pegawai yang
meliputi keterampilan, pemahami, dan atribut individual yang lebih
memungkinkan pegawai atau karyawan menghasilkan kinerja yang
optimal bagi organisasi.
d. Kepribadian
Pegawai atau karyawan harus mampu memahami kepribadiannya
sendiri dan berusaha untuk menimbulkan kekuatan atau sisi positif
dari kepribadiannya tersebut.
e. Minat
Minat hubungan dengan kecenderungan terkait dengan apa yang
disukai pegawai.
Definisi Konsepsional
Analisis berfokus pada apa yang diharapkan dari kinerja pegawai. Hasil
analisa jabatan dinyatakan dalam bentuk uraian tertulis. Pernyataan tersebut
merupakan data penting yang dapat di gunakan sebagai bahan informasi dalam
analisis jabatan. Jabatan pekerjaan berperan penting terhadap efektivitas
organisasi atau perusahan. Jabatan pekerjaan yang dirancang dengan baik akan
meningkatkan kualitas yang merupakan faktor penentu produktivitas seorang
karyawan maupun perusahaan tersebut.
Metode Penelitian
Jenis Penelitian.
Jenis penelitian yang digunkan dalam penulisan ini adalah penelitian
yang bersifat deskriktif kualitatif. Menurut Sugiyono (2002:6) penelitian
deskriktif kualitatif adalah peneltian yang dilakukan terhadap variable mandiri
yaitu tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variable
lainnya.
Fokus Penelitian
a. Tahapan Pengumpulan Data dan Informasi.
Pada tahap ini digunakan untuk menjaring data dan informasi mengenai
jabatan. Data dan informasi yang diperoleh dari tahapan ini dilakukan
melalui kegiatan wawancara, dan daftar pertanyaan.
873
eJournal Administrasi Bisnis, Volume 4, Nomor 3, 2016: 868-881
b. Tahapan Pengolahan Data.
Data yang telah dikumpul diolah dan dibuat daftar awalnya tentang
deskripsi jabatan. Proses pengolahan data mengacu pada struktur
organisasi dan deskripsi tugas organisasi.
c. Tahapan Diskusi Hasil Pengelolaan Data.
Penyususnan daft deskripsi jabatan yang telah dilakukan oleh
penganalisis dikonsultasikan kepada pimpinana unit kerja dalam suatu
forum yang bersifat formal.
Data Yang Diperlukan
Data yang diperlukan dalam penyajian data dan pembahasan dalam
penelitian ini terdiri dari data umum dan khusus. Data-data tersebut adalah:
1. Data umum meliputi
a. Visi dan misi PT. Pos Indonesia Cabang Kota Samarinda
b. Struktur organisasi PT. Pos Indonesia Cabang Kota Samarinda
2. Data khusus yang diperlukan meliputi:
a. Jumlah pegawai atau Karyawan
b. Susunan organisasi sesuai dengan jabatan pegawai atau karyawan
c. Hasil wawancara.
d. Sistem Manajemen Karir
Jenis dan Sumber Data
Menurut Lofland (Moleong:2007) mengemukana sumber data utama
dalam penelitian kulitatif adalah kata-kata, dan tindakan, selebihnya adalah
data tambahan seperti dokumen-dokumen.
1. Data Primer.
Data primer adalah data yang di peroleh melalui nara sumber dengan
cara melalukan wawancara secara langsung dan dipandu melalui
pertanyaan-pertanyaan yang sesuai dengan fokus penelitian.
2. Data Sekunder.
Data sekunder adalah data yang berupa dokumen yang berbentuk
tulisan baik itu dokumen yang bersifat resmi seperti Undang-undang,
atau peraturan kebijakan, arsip, maupun dari penelitian kepustakaan,
yang digunakan sebagi saran untuk mengumpulkan teori dan literatur
yang berkaitan dengan penelitian ini.
Teknik Pengumpulan Data
1. Penelitian Kepustakaan ( Library Research )
2. Penelitian Lapangan
a. Observasi
b. Dokumentasi
c. Wawancara
Teknik Analisis Data
Miles, Huberman, dan Saldana (2014:31-33). Qualitative Data
Analysis, A Methods Sourcebook. Edisi Ketiga. Sage Publications, Inc.
874
Analisis Jabatan Pekerjaan pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda (Nora)
Menyatakan bahwa di dalam analisis data kualitatif terdapat tiga jalur yang
terjadi secara bersamaan terdiri dari beberapa komponen, yaitu :
1. Pengumpulan Data ( Data Collection)
2. Kondensasi Data ( Data Condensation)
3. Penyajian Data ( Data Display)
4. Penyimpulan / Verifikasi (Drawing and Verifying Conclusions)
Hasil Penelitian
Adapun hasil pengamatan serta data yang diperoleh selama dalam
penelitian, adalah sebagai berikut:
Pada perusahaan ini didalamnya hubungan antara satu sama lain sebagai
wahana manajemen, manajemen dan organisasi dapat dikatakan sangat penting
karena jabatan pekerjaan merupakan suatu kesatuan yang utuh, dimana yang
satu tidak bisa dipisahkan dengan yang lainnya. Contoh, departemen satu
dengan departemen lainnya, dan karyawan satu dengan karyawan lainnya dapat
mempunyai beberapa makna yang sama, yakni bahwa organisasi dan MSDM
(manajemen sumber daya manusia) melibatkan orang-orang yang bekerja sama,
bahwa sistem itu hendak mancapai tujuan bersama dalam melaksanakan
pekerjaan di dalam organisasi atau perusahaan.
MSDM adalah pelaksana dan bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan
SDM (sumber daya manusia) mulai penerimaan, penempataan, pengembangan
samapai pemisahan tenaga kerja. Proses ini merupakan hal yang sangat penting
karena sebagai penentu dalam mencapai tujuan-tujuan strategis dalam
penempatan bagian sesuai dengan kemampuannya. Fungsi-fungsi manajemen
sumber daya manusia dilaksanakan sesuai dengan arahan dan visi organisasi
untuk kepentingan para anggoa organisasi. Pengorganisasian adalah kegiatan
membagi-bagi tugas kepada komponen-komponen aktivitas diantara para
anggota kelompok maupun personal. Dialam pengorganisasian terdapat
penepatan posisi jabatan yang dirancang sesuai pekerjaan, departemen,
mengkoordinasikan, dan perbedaan antara posisi. Ketentuan persyaratan atas
pekerjaan atas jabatan merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Karyawan yang memenuhi persyaratan akan menjalankan jabatan sesuai
dengan harapan pemberi kerja dalam organisasi atau perusahaan. Didalamnya
terdapat POAC adalah singkatan dari perencanaan (planinning),
pengorganisasian (organizing), penggiatan (actualing), dan pengawasan
(controlling). Sehingga tahapannya pada suatau organisasi atau perusahaan
terkait erat dengan jabatan yang harus dijalankan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan oleh perusahaan. Sebagai bagian dari aktivitas organisasi atau
perusahaan, manajemen tidak terlepas dari tinjauan yang bersifat formal dalam
jabatan pekerjaan.
Dengan mempelejari dan mengimplementasikan aspek-aspek yang
terkait dengan manajemen, para manajer akan mampu bekerja lebih sistematis
karena didukung dengan prosdur tahapan yang ada diperusahaan meskipun
875
eJournal Administrasi Bisnis, Volume 4, Nomor 3, 2016: 868-881
lebih mengutamakan karyawan dari perusahaan pusat akan terencana dengan
baik karena adanya kerjasama antara departemen yang satu dengan departemen
yang lain. Strategi merupakan salah satu hal yang penting karena ialah
memberikan landasan untuk mencapai tujuan dalam berbagai bentuk pada
sebuah pekerjaan/jabatan. Sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya,
struktur organisasi sebagai penunjang upaya penerapan strategi dalam
memberikan kontribusi pengaruh efektivitas pelaksanaan alternative strategi
yang digarikan di PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda. Bentuk atau struktur
organisasi
yang tepatt antara kelompok atau individu serta
mengkoordinasikannya dalam satu kesatuan integrasi diantara jabatan, atau
tugas yang harus dilaksanakan, orang yang berkewajiban melaksanakan tugas
tersebut, dan bagaimana cara memastikan agar pihak yang menjabat adalah
orang yang tepat sesuai dengan background pendidikannya, kemampuan skill,
dan pengalamannya dalam melaksanakan jabatan yang diterima di PT. Pos
Indonesia Cabang Samarinda. Hal ini sesuai dengan teori Priansa (2014:88)
deskripsi jabatan adalah ringkasan dari fitur yang paling penting dari pekerjaan.
Yakni dimana semua alur pada deskripsi jabatan atau tugas yang diberikan
jabatan sesuai dengan teori tersebut yaitu diawal diamana posisi jabatan
disesuaikan dengan jobdisk yang diberikan kepada karyawan sehingga proses
penempatan dan pemberian posisis jabatan dapat dilaksaanakan sesuai dengan
waktu yang ditetapkan dan disesuaikan dengan sistem majemen karir yang
diterapkan oleh perusahaan.
Pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda memiliki sistem manajemen
karir, hal jabatan terdapat dalam pada Pasal 9 dan Pasal 10 Keputusan Direksi
PT. Pos Indonesia No:KD. 50/DIRUT/0612 tentang Penetapan Kelompok
Jabatan, Grade, dan Personal Value. Semua hal tersebut baik struktur, maupun
penempatan jabatan terlampir dalam pasal yang dikeluarkan DIRUT.
Berbagai bentuk struktur organisasi tersebut memiliki ciri khusus
maupun memiliki kelebihan serta kekurangan. Dalam desain pekerjaan analisis
jabatan merupakan satu langkah penting yang harus dilakukan oleh pelaksana
fungsi SDM, karena merupakan muara dari beragam tugas dan informasi yang
dapat digunakan untuk melaksanakan fungsi-fungsi SDM, seperti perekrutan,
seleksi, pelatihan, konpensasi, dan evaluasi kerja setiap departemen. Analisis
jabatan memiliki beragam fungsi dalam melaksanakanpekerjaan untuk
perekrutan dan seleksi, pelatihan, kompensasi, dan evaluasi kerja. Keselururhan
karyawan pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda jabatan salain berkaitan
dengan penetuan struktur hubungan tugas, dan hubungan antara pribadi dari
satu jabatan dengan menentukan keberanekaragaman, tanggung jawab,
signifikasi, dan otonomi karyawan yang diberikan oleh karyawannya. Jabatan
pekerjaan berpengaruh besar terhadap efektivitas organisasi atau perusahaan.
Perkerjaan yang dirancanga dengan baik akan meningkatkan motivasi terhadap
setiap karyawan agar melaksanakan pekerjaannya dan merupakan faktor
penentu produktivitas karyawan maupun organisasi.
876
Analisis Jabatan Pekerjaan pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda (Nora)
Adapun Proses analisis jabatan yang diterapkan oleh PT. Pos Indonesia
Cabang Samarinda bagi karyawan daerah ialah dimulai dari perekrutan yang
awalnya dilihat dari latar belakang pendidikan, curriculum vitae, dan tes
wawancara. Selanjutnya diseleksi berkas tersebut sebagai bahan pertimbangan
dalam penerimaan karyawan. Tahap berikutnya yaitu bagi karyawan yang
diingin meningkatkan pengakatan jabatan akan melalu beberapa tahapan seperti
lamanya menjadi karyawan yang dilihat dari great yang dimiliki karyawan,
selain itu adanya dilihat juga dari seleksi berkas yang dimiliki oleh perusahaan
sebagai bahan pertimbangan dalam menaikan jabatan seseorang. Adapun pun
proses pelatiha yang dilakukan oleh PT. Pos Inodenesia Cabang Samarinda
ialah dengan cara menepatkan karyawan tersebut kesetiap departemen yang ada
dalam jangka waktu tertentu diperusahaan sebagai pelatihan bagi karyawan dan
pengetahuan bagi karyawan tersebut. Selain proses tersebut dilakukan adapun
pihak MSDM melakukan pemeriksaan terhadap karyawan tersebut bahwa bagi
karyawan menduduki jabatan yang tidak sedang dalam proses penjatuhan
hukuman. Kemudian hasil dari proses tersebut dilakukan laporan kepada kepala
pimpinan sebagai informasi dan keputusan pimpinan dalam memberikan
jabatan tersebut kepada karyawan yang melakukan proses peningkatan jabatan.
Adapun untuk karyawan pusat semua alur penerimaan dan penyeleksian
dilakukan oleh pihak pusat lalu menempatkan diberbagai POS cabang yang ada
diindonesia, adapun penempatan jabatan lebih didahulukan karena karyawan
tersebut sudah melalkui proses pelatihan dan evaluasi kerja yang dilakukan
oleh perusahaan pusat.
Pembahasan
Di lingkungan organisasi atau perusahaan yang baik/sehat, yang memiliki
analisis jabatan/pekerjaan secara efektif dan efisien. Dalam hubungan
pengembangan kegiatan di PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda analisis
jabatan yang hasilnya disebut deskripsi jabatan (job description).
Berdasarkan pengalaman, bila beberapa tahapan dipilih secara tepat dan
struktur organisasi dirancang secara benar, proses penempatan posisi jabatan
akan berlangsung secara lebih baik biasanya. Berikut adalah beberapa tahapan
proses analisis jabatan yang ada di dalam jabatan pekerjaan oleh PT. Pos
Indonesia Cabang Samarinda :
a) Tahap pengumpulan data dan informasi, pada PT. Pos Indonesia
Cabang Samarinda dilakukan dengan tahapan wawancara diharapkan dari
hasil proses wawancara pada saat proses penempatan posisi jabatan dapat
mempermudah dalam memberi penilaian terhadap seseorang. Selain itu
pula daftar pertanyaan diberikan sesuai dengan posisi jabatan yang akan
ditempati hal ini dilakukan agar mempermudah pada proses
pengumpulan data. Adapun tahapan yang menilai dari pengamatan yang
dilakukan oleh pihak-pihak tertentu yang memebrikan nilai terhadap
seorang yang ini diposisikan pada jabatan pekerjaan. Selain itu ada juga
hal penilaian dari catatan buku harian ini hanya dilakukan pada program
877
eJournal Administrasi Bisnis, Volume 4, Nomor 3, 2016: 868-881
tertentu yakni diman melihat hasil catatan harian yang dimiliki karyawan.
Semua kegiatan ini dilakukan oleh pihak MSDM yang ditunjuk oleh
kepala unit untuk memberikan wewenang kepada departemen sumber
daya manusia dan departemen lainnya dapat memberikan masukan atau
saran terhadap proses atau tahapan pengumpulan data dan informasi
karyawan. Hal ini diharapkan dapat mempermudah terdahap karyawan
dalam melaksanakan analsis jabatan yang ada pada perusahaan.
Adapun hasil wawancara dari Kepala Kantor PT. Pos Indonesia Bapak
Aulia Pribadai Yaitu:
“Setiap proses analisis jabatan dilakukan memlalui tahap tertentu, dan
tahap wawancara adalah proses yang dilalukan dalam pengumpulan
data dari karyawan karena dari proses tersebut dapat diketahui watak
dan sikap yang diambil dalam setiap hal baik itu pekerjaan atau
organisasi”(Hasil Wawancara : 18 Juli 2016)
Hal ini dijelaskan oleh Ibu Shofi hasil wawancara penelitian Ibu Shofi,
selaku kepala manager SDM, untuk proses analisis jabatan dilakukan
wawancara wajib bagi karyawan daerah sedangakan bagi karyawan dari
pusat itu proses pengumpulan datanya dilakukan oleh pos pusat.
Selanjutnya hal ini juga dipaparkan oleh Bapak Abad selaku manajer
pelayanan dan jasa keuangan hasil wawancara peneliti yaitu:
“Saya melalui proses wawancara pada saat penganalisis atau
pemindahan jabatan mau pun saat ingin menjadi karyawan dipos, dan
selaku karyawan daerah biasanya dilakukan proses wawancara”(Hasil
wawancara, 18 Juli 2016)
Selaku manajer senior Pak Bowo selaku manajer pelayanan giro dan
keuangan sudah melalui wawancara beberapa kali untuk menempatkan
posisi jabatan, berikut hasil pemaparannya:
“Untuk proses wawancara saya pada saat pengumpulan informasi
dilakukan oleh perusahaan pusat melalui beberapa tahapan wawancara
sehingga menghasilkan posisi jabatan dan juga dilihat dari biodata
atau data yang dimiliki karyawan”(Hasil wawancara, 18 Juli 2016)
Adapun pernyataan Bapak Ricky selaku manajer teknologi dan sarana
ialah sebagai berikut:
“Untuk wawancara pada pengumpulan ata informasi pegawai
biasanya hanya dilakukan untuk penerimaan atau pemindahan posisi
jabatan saja”(Hasil wawancara, 20 Juli 2016)
Berdasarkan hasil wawancara proses wawancara hanya dilakukan jika
ada pemidahan posisi jabatan baik itu manajer atau pun karyawan, dan
untuk karyawan daerah diwawancara oleh MSDM PT. Pos Indonesia
Cabang Samarinda sedangkan untuk manajer atau karyawan pusat
merupakan wewenang dari pusat untuk proses pengumpulan data dan
informasi.
878
Analisis Jabatan Pekerjaan pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda (Nora)
b) Tahapan pengolahan data, pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda
pengolahan data merupakan hasil dari tahapan pengumpulan data dimana
pada tahapan ini melakukan beberapa pengolahan yang mengacu pada
struktur perusahaan agar dapat memepermudah pada penempatan jabatan
pekerjaan karyawan. Deskripsi tugas yang diberikan kepada karyawan
berpengaruh pada saat menjalankan pekerjaan hal ini diterapkan
perusahaan agar mengacu pada struktur organisasi perusahaan. Dengan
adanya deskripsi tugas perusahaan diharapkan mampu memenuhi
persyaratan untuk menempatka posisi jabatan karyawan, dalam tahapan
ini pengolahan data dilakukan oleh pihak MSDM dan dibantuk oleh
pihak yang berwenang terhadap penepatan posisi jabatan seperti kepala
departemen yang diketahui oleh kepala unit dan hasilnya diharapakan
sesuai dengan kebutuha perusahaan agar dapat memberikan nilai positif
bagi perusahaan.
Berikut beberapa manajer yang memeiliki pemikiran dan hasil
wawancara yang hampir sama hanya saja berbeda pada proses kewajiban.
Adapun pemaparan Ibu Retno selaku manajer pengawasan unit
pelayanan unit luar ialah sebagai berikut:
“Deskripsi jabatan biasanya disesuaikan dengan tugas dan kewajiban
yang sesuai dengan struktur organisasi kemudian disesuaikan dengan
deskripsi” (Hasil wawancara, 19 Juli 2016)
Lebih lanjut lagi dipaparkan oleh Bapak Wahdini selaku manajer proses
dan transportasi dengan hasil wawancara sebagai berikut:
“Untuk pengolahan data biasanya disesuikan dengan jobdisk masingmasing depatemen namun disesuaikan dengan deskripsi atau
tugas”(Hasil wawancara, 19 Juli 2016)
Selanjutnya adalah hasil dari wawancara kepada Bapak Ricky selaku
manajer teknologi dan sarana ialah:
“Untuk pengolahan data itu sendiri wewenang setiap departemen serta
karyawan untuk melaksanakan sesuai deskripsi organisasi”(Hasil
wawancara, 20 Juli 2016)
Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa setiap
pengolahan data jabatan karyawan itu dikelola terlebih dahulu agar dapat
mengacu pada deskripsi jabatan sehingga dapat terlaksana sesuai struktur
organisasi yang ada diperusahaan.
c) Tahapan diskusi hasil penelitian, pada PT. Pos Indonesia Cabang
tahapan ini merupakan hasil akhir dar proses analisis jabatan, deskripsi
jabatan yang dilakukan oleh pihak yang berwenang dalam hal proses
analisis jabatan. Dari hasil tahapan proses analisis jabatan ini dilaporkan
kepada pimpinan dan diadakan rapat yang dilaksanakan oleh pihak
manejemen sumber daya manusia dan pihak kepala departemen
diharapkan partisipasinya sehingga hanya pihak tertentu yang
mengetahui hasil dari tahapan ini. Pada tahapan ini kepala unit berhak
879
eJournal Administrasi Bisnis, Volume 4, Nomor 3, 2016: 868-881
memberikan persetujuan dalam hasil yang sudah dilakukan oleh pihak
manejemen sumber daya manusia terlaksanannya proses ini
menghasilkan jabatan yang sesuai pada setiap karyawan dan hasilnya
diumumkan dan di beritahukan kepada karyawan kurang lebih dalam
waktu sebulan, tetapi berbeda dengan karyawan pusat keputusan tersebut
langsung ditangani oleh perusahan pusat.
Hasil wawancara pada Bapak Aulia Pribadi selaku kepala kantor
yaitu: “Untuk daftar deskripsi jabatan diberitaukan kepada forum
tertentu yaitu dengan cara membuat rapat dengan setiap kepala
departemen dan dilakukan secara tertutup”(Hasil wawancara : 18 Juli
2016)
Berikut hasil pemaparan Ibu Shofi pada saat diwawancara:
“Setiap Hasil pengolahan data selalu dikonsultasikan keforum atau ke
perusahaan, biasanya dilakukan oleh orang-orang tertentu atau kadep
yang berwenang dan kepala unit dan tim pengolah data sendiri dari
pihak manajemen sumber daya manusia, dan biasanya dilakukan
secara tertutup”(Wawancara, 13 Juni 2016)
Selanjutnya hal ini juga dipaparkan oleh Bapak Abad selaku manajer
pelayanan dan jasa keuangan hasil wawancara peneliti yaitu:
“Dikonsultasikan keforum rapat yang biasanya diadakan oleh pihak
msdm dengan secara tertutup dan hanya bagian tertentu dari
perusahan yang mengetahui”(Hasil wawancara, 18 Juli 2016)
Adapun pemaparan dari Ibu Retno selaku manajer pengawasan
pelayanan unit luar ialah:
“Untuk diskusi dalam hal daftr atau hasil pengolahan data itu
dilaksanakan rapat oleh pihak msdm dan kadep agar dapat mengetahui
hasil dari proses analisis jabatan atau pekerjaan”(Hasil wawancara, 19
Juli 2016)
Adapun pernyataan dari beberapa manajer yang berbeda karena proses
penetapan yang berbeda-beda menurut beberapa manajer. Berikut
pemaparan tersebut. Berikut adalah hasil wawancara Bapak Wahdini
selaku manajer proses dan transportasi yaitu:
“Setiap program atau hal-hal yang berkaitan terhadap jabatan,
pekerjaan, termaksud pengolah data setiap karyawan selalu
dikonsultasikan tetapi tidak terbuka kesetiap karyawan hanya bagian
tertentu”(Wawancara, 19 Juli 2016)
Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpilkan bahwa setiap darf
yang dihasilkan dalam proses analisis jabatan dikonsultasikan keforum
organisasi namun hanya pihak tertentu yang menegtahui dan
dilaksanakan secara tertututp serta hanya pihak tertentu yang mengetahui.
880
Analisis Jabatan Pekerjaan pada PT. Pos Indonesia Cabang Samarinda (Nora)
Penutup
Analisis jabatan menunjukan sebagai fungsi penempatan jabatan dan
pekerjaan seorang individu atau kelompok secara organisasi dalam
merealisasikan seluruh penempatan dan pekerjaan di perusahaan. Berdasarkan
hasil penelitian semua tahapan tersebut sudah berjalan dengan alurnya namun
kekurangan pada perusahaan ini yaitu lamanya proses penempatan jabatan
berjalan terlalu lama dari karyawan sampai menjadi manajer dikarenakan PT.
Pos Indonesia Cabang Samarinda lebih mengutamakan karyawan pusat
dibandingkan karyawan berdomisili daerah. Kelebihan dari perusahaan ini
bagusnya adanya kerja sama antara departemen satu dengan yang lain sehingga
setiap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan dikelolah dan manajer sebagai
penanggung jawab.
Adapun proses yang dilakukan oleh perusahaan dilakukan dengan
mengutamakan karyawan yang berlatar belakang pendidikan yang tinggi dan
karyawan yang rendah melalui proses penempatan jabatan yang terbilang lama
dan perbedaan tersebut terlihat dengan struktur organisasi yang tertera
diperusahaan.
Sebaiknya pihak manajemen sumber daya manusia memberikan
peluang yang sama kepada setiap karyawan terutama memprioritaskan
karyawan yang memiliki loyal dan masa bakti kepada peruasahan PT. Pos
Indonesia Cabang Samarinda.
Sebaiknya penyaringan posisi jabatan yang masih kosong diberikan
keapa karyawan local dengan catatan memiliki skill dan kemampuan daya
saing yang sama.
Daftar Pustaka
Armstrong, Michael. 2009. Armstrong’s Handbook of Human Resource
Manageent Practice 11 year Edition, United Kingdom : Kogan Page
B,Milies, Mtahew dan Huberman. 2014. Analisis data Deskriftif Kualitatif,
Universitas Indonesia : Jakarta
Bangun, Wilson. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Erlangga :
Jakarta.
Desseler, Gary. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi kesepuluh,
Jilid kedua. Penerbit PT. INDEKS: Jakarta
____________. 2003. Human Resource Manajement. New Jersy: Prenntice
Hall/
Hasibuan, Melayu S.P . 2009. Manajemen Sumber daya Manusia.Edisi Revisi.
Penerbit Bumi Aksara: Jakarta
Moleong, lexy J. 2007. Metodelogi Penelitian Kulaitatif.Penerbit PT. Remaja
Rosdakarya: Bandung.
PIDI.2005. Pedoman Analisis Jabatan.Penerbit.Penerbit Pusat Info Data
Indonesia.
881
Download