MODUL PERKULIAHAN Aplikasi Komputer Microsoft Excel Bagian 2 Fakultas Program Studi Ilmu Komputer Sistem Informasi Tatap Muka 10 Kode MK Disusun Oleh 90001 Ariyani Wardhana.,S.T., S.Kom., MM Abstract Kompetensi Teori dan dasar-dasar pengoperasian Mahasiswa lebih terampil dan lebih excel 2010 mampu berkreativitas dengan menggunakan berbagai fungsi excel. 2012 2 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Microsoft EXCEL 2010 1. Membangun Rumus dan Fungsi Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum Anda membangun sebuah rumus dan fungsi pada Ms.Excel. Beberapa hal dasar tersebut akan sangat menentukan hasil yang didapat dalam penulisan rumus Ms.Excel. hal ini dikarenakan penulisan rumus diperlukan ketelitian yang cukup besar. Sebagai contoh, setiap awal penulisan rumus dalam Ms.Excel harus dimulai dengan tanda sama dengan ( = ) ataupun plus ( + ). Contoh lain penulisan tanda kutip/petik ganda ( “ ), yang digunakan untuk mengapit data yang bertipe teks. Apabila terdapat kesalahan dalam penulisan tanda ini, maka kemungkinan hasil perhitungan yang didapat tidak akan muncul. Berikut adalah hal-hal yang harus Anda perhatikan dalam penulisan rumus: Setiap rumus harus dawali dengan tanda sama dengan (=) atau tanda plus (+) Antara sel data dengan syarat yang diitentukan harus menggunakan operator pembanding. Berikut adalah tabel daftar operator matematika dan operator pembanding. Tanda kurung pengapit berupa kurung buka dan kurung tutup sebagai pembatas argumen harus berjumlah sama Argumen selalu diapit dengan tanda kurung Pemisahan argumen berupa tanda baca koma (,) atau titik koma (;), tergantung pada setting yang diterapkan dalam komputer Anda, dalam buku ini menggunakan bahasa Indonesia, sehingga menggunakan titik dua (;). Penulisan fungsi maksimal 1.024 karakter, termasuk tanda sama dengan (=), nama fungsi, tanda kurung, operator, argumen dan pemisah argumen. Perhatikan tanda baca yang digunakan pada rumus, karena tanda baca ini sangat menentukan benar atau salahnya penulisan sebuah rumus. Penulisan Rumus dan Fungsi Secara Manual Dalam penulisan rumus dan fungsi manual disini adalah penulisan semua rumus dan fungsi yang dilakukan secara manual atau satu per satu. Sebagai contoh, ketika 2012 3 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Anda akan menuliskan rumus yang menggunakan fungsi logical IF, maka Anda langsung mengetikkan =IF(pada sel tempat rumus) Penulisan Rumus dan Fungsi Menggunakan Wizard Ms.Excel menyediakan fasilitas penulisan fungsi dan rumus menggunakan langkah Wizard, berbeda dengan langkah manual, langkah ini dilakukan dengan menggunakan tombol perintah Insert Function pada tab Formulas. Array Array merupakan alat bantu perhitungan untuk menghasilkan beberapa nilai keluaran atau bekerja dalam sekelompok nilai. Formula array bekerja pada dua kumpulan nilai atau lebih yang disebut argument array untuk menghasilkan nilai keluaran. Argument adalah sebuah unit informasi atau input yang digunakan pada fungsi. Argumen dapat berupa tabel, nilai, alamat sel, formula, nama sel, atau fungsi lain yang diwakili dan diakhiri oleh tanda kurung yang dipisah tanda baca koma atau titik koma. Istilah lain dalam array adalah range array berupa blok sel yang memakai satu formula array yang sama, dan constant array berupa daftar nilai konstanta yang ditata secara khusus sebagai argumen dalam formula array. Penyelesaian kolom E dapat dilakukan menggunakan formula array dengan langkah sebagai berikut: 1. Sorot range E2:E5 2. Ketik tanda “=” (sama dengan) 3. Sorot range D2:D5 4. Sorot range C2:C5 5. Tekan tombol Ctrl+Shift+Enter Excel akan memasukkan formula array {=D2:D5*C2:C5} kemasing-masing sel pada range E2:E5. Formula array memerintahkan Ms.Excel menempatkan hasil D2 dikalikan sel C2 ke sel E2 dan seterusnya. Jika Anda perhatikan tanda { } yang tidak 2012 4 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Anda ketik secara manual tetapi Ms.Excel menambahkan secara otomatis pada saat menekan Ctrl+Shift+Enter. 2. Membaca Data Sel Untuk membaca data pada Ms.Excel, digunakan cara untuk mengacu pada alamat sel dari data tersebut. Penulisan alamat sel dari data dapat dilakukan dengan 2 langkah, yaitu Menuliskan alamat sel secara manual Dengan langkah ini Anda dapat mengetikkan secara langsung dari keyboard. Contoh: apabila Anda ingin menjumlahkan 2 data yang berada di sel A1 dan B1 dan hasilnya akan diletakkan di sel C1, maka pilih sel C1 dan ketikkan =A1+A2. Tekan Enter. Menuliskan alamat sel dengan bantuan mouse Langkah ini sangat efektif apabila alamat sel memiliki jarah berdekatan. Hal ini karena Anda tidak perlu menggulung lembar kerja terlalu jauh. Untuk melakukan langkah ini adalah: o Pilih sel C1, kemudian ketik sama dengan (=) o Klik sel A1 dengan menggunakan mouse, untuk mengambil alamat sel A1, kemudian ketik tanda plus (+) o Klik kembali sel B2 dengan mouse sehingga hasilnya akan tampak. o Kemudian Tekan Enter Pesan Kesalahan Penulisan formula atau fungsi terkadang kurang lengkap atau salah, sehingga Ms.Excel tidak mengenalnya. Jika demikian Ms.Excel akan menampilkan beberapa pesan sesuai dengan jenis kemungkinan kesalahannya. Tabel berikut berisi daftar pesan yang ditampilkan jika terdapat kesalahan pada formula atau fungsi. 2012 5 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 3. Kategori Fungsi Berikut ini adalah kategori dan jenis fungsi yang paling sering digunakan serta penjelasan singkaat dari masing-masing fungsi tersebut Fungsi Logika, kategori fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertentu atau menguji kebenaran suatu kondisi berdasarkan syarat-syarat yang harus dipenuhi. Fungsi Pengolahan Data Teks. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data dengan tipe teks Fungsi Matematika dan Trigonometri. Kategori fungsi ini digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan perhitungan matematika dan trigonometri Fungsi Statistika. Kategori fungsi ini digunakan untuk mengolah data statistic Fungsi pembacaan Tabel dan Acuan. Fungsi ini digunakan untuk mengisi data berdasarkan tabel lain atau membaca data dari sederetan data dengan acuan tertentu Fungsi Tanggal dan Waktu. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan data bertipe Tanggal dan Waktu Fungsi Keuangan. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan keuangan 2012 6 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Fungsi Informasi. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data dengan memanfaatkan atau membaca informasi dari data itu sendiri Fungsi Engineering. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan pekerjaan teknik Fungsi Database. Fungsi ini digunakan untuk mengolah database atau datadata yang Cukup besar Fungsi Getpivotdata. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data dalam bentuk laporan PivotTable. 4. Fungsi Logika Fungsi logika adalah fungsi yang biasa digunakan untuk menguji kebenaran suatu data berdasarkan suatu syrat tertentu. Fungsi ini paling sering digunakan karanakan merupakan salah satu fungsi dasar Ms.Excel. dengan menggunakan fungsi logika ini Anda dapat mengisikan data dengan syarat atau kondisi tertentu dimana jumlah item data tersebut cukup besar sehingga diperlukan suatu cara cepat dalam pengisian data tersebut. Fungsi AND Fungsi ini digunakan untuk menghasilkan nilai TRUE jika semua argumen yang terpasang bernilai benar, dan menghasilkan nilai FALSE jika ada satu atau lebih argumen bernilai salah Bentuk: AND(logika1, logika2, logika3, …..) logika1, logika2, logika3, ….. adalah 1 sampai 255 argumen berisi kondisi yang akan diuji yang dapat menghasilkan nilai TRUE dan FALSE Fungsi IF Fungsi ini digunakan untuk menguji syarat tertentu, apakah syarat tersebut terpenuhi (kondisi benar) atau apakah syarat tersebut tidak terpenuhi (kondisi tidak benar). Dalam fungsi IF, dibagi atas 2 bentuk yaitu: 1. Fungsi IF Tunggal 2012 7 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id IF tunggal memiliki 2 kondisi dengan dua nilai hasil yang dapat diselesaikan dengan menggunakan satu fungsi IF. Bentuk: IF(Logika;nilai jika syarat benar;nilai jika syarat salah) o Logika, diisi dengan nilai yang dapat diuji untuk menghasilkan nilai TRUE atau FALSE. Dalam pengisian logika ini antara kondisi dan syarat harus menggunakan operator pembanding. o Nilai jika syarat benar, syarat yang dihasilkan jika nilai yang dihasilkan bernilai benar (TRUE). Untuk nilai benar bertipe teks, diapit dengan tanda petik ganda (“ ”), sedangkan untuk yang bertipe angka tidak demikian. o Nilai jika syarat salah, diisi dengan nilai yang dihasilkan jika logika bernilai salah (FALSE). 2. Fungsi IF Lebih dari 2 Syarat Fungsi IF dapat juga digunakan untuk menyelesaikan soal yang memiliki kondisi dan syarat yang lebih dari 2. Ms.Excel 2010 memungkinkan anda untuk menggunakan sampai 64 fungsi IF Bentuk: IF(logika1;nilai jika logika1 benar;IF(logika2;nilai logika2 benar;…;nilai jika semua syarat salah))) o Logika1,logika2,logika3,…… diisi nilai yang dapat diuji untuk menghasilkan nilai TRUE atau FALSE o Nilai jika syarat1 benar, nilai jika syarat2 benar,…… argumen berisi nilai yang akan dihasilkan bila logika yang diuji bernilai benar, jika nilai yang diuji bernilai benar dan argumen ini dihilangkan, nilai TRUE yang akan ditampilkan. o Nilai jika syarat1 salah, nilai jika syarat2 salah,….. adalah argumenberisi nilai yang akan dihasilkan bila logika yang diuji bernilai salah. Jika logika yang diuji bernilai FALSE dan argumen ini dihilangkan, nilai FALSE yang akan ditampilkan. Fungsi NOT Fungsi ini digunakan untuk menghasilkan nilai logika kebalikan dari kondisi logika yang diuji. Bentuk: NOT(logika) Fungsi OR Fungsi ini digunakan untuk menyebutkan beberapa argumen, menghasilkan TRUE jika beberapa argumen bernilai benar (true), dan akan menghasilkan FALSE jika semua argumen bernilai salah. 2012 8 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Bentuk: OR(logika1,logika2,logika3,……) Logika1,logika2,logika3,….. adalah 1 sampai 255 argumen berisi kondisi yang akan diuji yang dapat menghasilkan nilai TRUE atau FALSE. 5. Fungsi Teks dan Data Ms.Excel mengenal beberapa tipe data yang dalam pengolahannya menggunakan fungsi yang berbeda. Fungsi CHAR Fungsi ini digunakan untuk menghasilkan nilai karakter sebuah angka Bentuk: =CHAR(angka) Angka adalah data yang terdiri antara 1 sampai 255 yang mewakili penulisan karakter yang Anda inginkan. Fungsi CONCATENATE Fungsi ini digunakan untuk menggabungkan beberapa data teks. Bentuk: =CONCATENATE(teks1;teks;2….) o Teks1, teks2…, merupakan teks yang akan disatukan, teks ini dapat berupa angka, string atau alamat sel o Anda juga dapat menggunakan tanda macro & untuk mengabung beberapa teks tersebut. Sebagai contoh, =A2&A3, memiliki nilai yang sama dengan =CONCATENATE(A2;A3). Fungsi FIND Fungsi ini digunakan untuk mencari lokasi suatu teks pertama dalam suatu teks kedua dan menghasilkan nilai yang merupakan urutan teks pertama di dalam teks kedua. Misal sel A2 berisi kata Tinggi, rumus =FIND("T";A2), artinya mencari karakter T dari kata Tinggi yang hasilnya 1 Fungsi LEFT Fungsi ini digunakan untuk mengambil beberapa huruf dari suatu data teks dari posisi sebelah kiri Bentuk: LEFT(teks;jumlah_karakter) o Teks, adalah teks atau alamat sel yang akan diambil karakternya. Jika berupa data teks maka harus siapit tanda petik dua (“ “). 2012 9 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id o Jumlah karakter, adalah jumlah digit karakter yang akan diambil dari teks. Fungsi LEN Fungsi ini digunakan untuk menghasilkan jumlah karakter dalam sebuah teks. Bentuk penulisan: =LEN(teks) Fungsi LOWER Fungsi ini digunakan untuk mengubah karakter dalam suatu teks kedalam bentuk penulisan huruf kecil Bentuk: LOWER(teks) Fungsi MID Fungsi ini digunakan untuk mengambil beberapa huruf dari suatu data teks dari posisi tertentu. Bentuk penulisannya : =MID(text,start_num,num_chars) Fungsi RIGHT Fungsi ini digunakan untuk mengambil beberapa huruf dari suatu data teks dari posisi sebelah kanan Bentuk penulisannya : =RIGHT(text,num_chars) 6. Fungsi Matematika dan Trigonometri Fungsi yang berhubungan dengan perhitungan matematika, sangat banyak digunakan dalam mengolah data pada Ms.Excel. berikut akan dibahas beberapa fungsi yang berhubungan dengan matematika dan trigonometri. Fungsi Sub Total Fungsi ini digunakan untuk menghasilkan jumlah subtotal dalam sebuah daftar atau database. Bentuk: SUBTOTAL(X,Y1,Y2,Y3,…….) X adalah nilai Numerik 1 sampai 11 yang merupakan kode fungsi untuk menentukan jenis fungsi nilai subtotal, dengan pilihan tipe berikut: 2012 10 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Pada tabel diatas tampak bahwa kolom kode berisi data angka 1 sampai 11, dimana masing-masing nilai kode tersebut mengandung fungsi-fungsi yang berbeda. Nilai kode yang diimputkan di argumen X merupakan nilai kode yang mewakili penggunaan fungsi-fungsi tersebut. Y1,Y2,Y3,….. , adalah nilai numerik yang akan dicari nilai subtotalnya. Argumen ini hanya dibatasi sampai dengan 254 alamat range. Fungsi SUM Fungsi ini digunakan untuk menjumlahkan data numerik Bentuk: SUM(angka1;angka2;angka3;…….) Angka1,angka2,angka3….. merupakan nilai-nilai data yang akan dicari nilai totalnya. Fungsi SUMIF Fungsi ini digunakan untuk menjumlahkan data dengan nilai numerik yang memenuhi kriteria tertentu. Bentuk: SUMIF(range;kriteria;sum_range) Range adalah alamat range data yang akan diuji 2012 11 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Kriteria berisi kriteria yang akan dicari Sum_range adalah alamat range data yang akan dijumlahkan Fungsi SUMIFS Fungsi ini digunakan untuk menjumlahkan data numerik yang memenuhi lebih dari satu kriteria Bentuk: SUMIFS(sum_range;range_kriteria1;kriteria1;range_kriteria2;kriteria2,…. ) o Sum_range adalah alamat range, data range, array, atau refrensi berisi angka yang akan dijumlahkan. Jika berisi teks atau 0 maka diabaikan o Range_kriteria1, range_kreteria2,…… adalah alamat range data yang akan diuji denga kriteria yang dimasukkan o Kriteria1, kriteria2,…… adalahberisi kriteria yang akan diuji, rumus, alamat sel atau teks yang mengekspresikan kreteria yang akan diuji. o Masing-masing sel di dalam sum_range dijumlahkan, hanya jika semua kriteria yang dibuat menghasilkan nilai benar o Sel di dam sum_range yang berisi nilai TRUE dibaca sebagai nilai 1, sedangkan yang berisi nilai FALSE dibaca sebagai nilai 0 (nol) o Pada fungs ini tidak sama dengan argumen range dan kriteria di dalam fungsi SUMIF. Masing-masing argumen kriteria di dalam SUMIFS harus memiliki bentuk dan ukuran yang sama dengan sum_range o Anda dapat menggunakan karakter seperti tanda tanya (?) dan tanda bintang (*) di dalam kriteria. Tanda tanya mewakili karakter tunggal dan tanda bintang mewakili beberapa karakter. Jika ingin menemukan tanda bintang atau tanda tanya yang nyata, tambahkan tilde (-) didepan karakter kriteria. Fungsi SUMPRODUCT Fungsi ini digunakan untuk mengalikan bilangan dalam array, kemudian menjumlahkan hasil perkaliannya. Bentuk: SUMPRODUCT(array1;array2;array3;….) o Aray1, array2, array3…. Adalah nilai-nilai data yang akan dikalikan dan kemudian dijumlahkan 2012 12 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id o Jika di dalam array terdapat data non-numerik maka data tersebut dianggap nol (0). Masing-masing array harus memiliki dimensi yang sama, jika tidak maka akan muncul nilai kesalahan #VALUE!. 7. Fungsi Statistik Fungsi AVERAGE Fungsi ini digunakan untuk menghasilkan nilai rata-rata dari sederetan argumen Bentuk: AVERAGE(angka1;angka2;…….) Angka1,angka2…… adalah data numerik yang akan dicari nilai rata-ratanya. Argumen ini dibatasi dari 1 sampai 255. Fungsi COUNT Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah sel yang berisi data numerik dari sebuah daftar. Bentuk: COUNT(Value1;Value2;….) Value1;Value2;…., adalah data yang berisi beberapa variasi tipe data, tetapi hanya tipe numerik yang dihitung. Fungsi COUNTA Fungsi ini menghitung jumlah sel-sel yang berisi data (tidak kosong) tanpa memperhatikan tipe datanya. Bentuk: COUNTA(Value1;Value2;…….) Value1;value2;…… adalah data yang berisi beberapa variasi tipe data, dan seluruhnya dihitung. Fungsi COUNTIF Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah sel dalam suatu range yang berisi data dengan kriteria tertentu. Bentuk: COUNTIF(range;kriteria) o Range adalah satu atau lebih dari sel yang akan dihitung dan berisi data numerik, nama range, array, atau rumus yang berisi data. Sel kosong akan diabaikan o Kriteria adalah argumen yang berisi kriteria yang akan diuji, berisi rumus, alamat sel, atau teks yang menjelasskan kriteria 2012 13 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Fungsi MAX Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi atau terbesar dari sederetan bilangan. Bentuk: MAX(angka1;angka2;angka3;……..) angka1;angka2;angka3;…….. adalah argumen berisi data numeric. Fungsi MEDIAN Fungsi ini digunakan untuk menghitung nilai tengah dari sekelompok bilangan. Jika kimpulan bilangan memiliki jumlah genap, nilai median yang dihasilkan adalah nilai rata-rata dari dua bilangan yang terletak di tengahtengah kumpulan bilangan. Bentuk: MEDIAN(angka1;angka2;angka3;…..) angka1;angka2;angka3;….. argumen berisi data numerik, jika dalam kumpulan bilangan tersebut terdapat nilai yang bukan numerik Ms.Excel akan mengabaikannya. Fungsi MIN Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai terkecil dari sederetan bilangan Bentuk: MIN(angka1;angka2;angka3;……) angka1;angka2;angka3;…… adalah argumen berisi data numerik, alamat sel, atau range data. 8. Fungsi Pembacaan Tabel dan Referensi Fungsi HLOOKUP Fungsi Hlookup digunakan untuk mengambil data sel dari suatu kolom table secara horizontal dengan menggunakan nilai kunci pembanding, serta offset baris (nomor urut baris) yang menunjukkan posisi yang akan dibaca pada baris-baris table horizontal. Bentuk: HLOOKUP(sel_kunci;Range;offset_baris) o Sel_range adalah alamat sel yang digunakan sebagai kunci pembacaan tabel. Jika pada saat membaca data kunci yang diisi, ternyata tidak sesuai dengan tabel yang dibaca, maka Ms.Excel akan menyampaikan komentar kesalahan #NA. o Range adalah nama range tabel yang akan dibaca, dimana baris pertama dalam nama range tabel tersebut harus berisi nilai kunci pembanding yang akan dibandingkan dengan nilai kunci pada tabel induk. 2012 14 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Fungsi VLOOKUP Fungsi ini hampir sama seperti fungsi HLOOKUP, pada fungsi ini cara pengambilan datanya dari suatu kolom secara Vertikal atau data tabel range nya berbentuk vertical. Bentuk: VLOOKUP(Kunci;range;offset_kolom) Daftar Pustaka Prawirosumarto, s., Elmande, Y., & Nugraha, N. (2012). Aplikasi Komputer (3rd ed.). (E. Setiadi, Ed.) Mitra Wacana Media. 2012 15 Aplikasi Komputer Ariyani Wwardhana., S.T., S.Kom., MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id