pengembangan model inkubator bisnis perguruan tinggi

FORMAT DAN PENJELASAN
BUSINESS PLAN
(Materi dari DIKTI)
MODUL III
PENGEMBANGAN RENCANA BISNIS
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
JAKARTA
2006
0
KATA PENGANTAR
Seiring dengan peralihan status Perguruan Tinggi Negeri (PTN) menjadi
perguruan tinggi otonom, beberapa perguruan tinggi sudah mulai berupaya
mengembangkan self generating revenue mengembangkan suatu badan yang
menjalankan fungsi sebagai INBIS perguruan tinggi. Upaya ini hanya bisa ditempuh
apabila segala potensi akademik maupun non akademik disinergikan melalui
komersialisasi hasil IPTEKS untuk pembiayaan pengembangan pendidikan.
Buku Pedoman Pengembangan Rencana Bisnis ini disusun berdasarkan
kerjasama Universitas Brawijaya Malang dengan Badan Litbang Departemen
Pendidikan Nasional. Buku Ini dimaksudkan untuk melengkapi pengembangan
Inkubator Bisnis Perguruan Tinggi, yang nantinya berperan untuk mengembangkan
bisnis di Perguruan Tinggi.
Penulis berharap mudah-mudahan buku pedoman ini dapat memberikan
manfaat sebagaimana diharapkan. Kritik dan saran untuk kesempurnaan buku sangat
penulis harapkan.
Penyusun
1
I. PENDAHULUAN
Latar Belakang
Paradigma perguruan tinggi di masa datang dituntut berubah menjadi
perguruan tinggi yang mandiri dan otonom serta tidak selalu tergantung pada anggaran
pemerintah. Kunci keberhasilannya adalah menjadikan perguruan tinggi di Indonesia
dari Teaching University menjadi Research University sekaligus Entrepreneurial
University seperti yang telah berkembang di negara-negara maju. Perguruan tinggi
dinamakan entrepreneurial university bila telah mampu mengembangkan keunggulan
akademik yang sinergi dengan upaya pengembangan pendapatan sendiri (self
generating revenue). Upaya tersebut dapat terlaksana apabila segala potensi akademik
maupun non akademik yang ada di perguruan tinggi dapat dikembangkan menjadi unit
bisnis melalui berbagai cara antara lain kerjasama dengan dunia usaha. Kerjasama
harus menghasilkan IPTEKS yang berguna bagi masyarakat dan negara, dalam rangka
memenuhi kebutuhan pembiayaan penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan.
Model yang sesuai untuk mewujudkan research university sekaligus sebagai
entrepreneurial university adalah Inkubator Bisnis (INBIS) perguruan tinggi. INBIS
diharapkan mampu mensinergikan potensi bisnis non-akademik maupun akademik,
misalnya hasil-hasil riset dengan bisnis. INBIS perguruan tinggi telah berkembang di
negara-negara antara lain Amerika Serikat, China, Inggris, Australia, Korea Selatan.
INBIS Perguruan Tinggi (PT) ini berfungsi menyiapkan dan mengembangkan potensi
bisnis di perguruan tinggi agar menjadi unit-unit bisnis yang mandiri dan mampu
menjadi sumber pendapatan untuk mendukung kegiatan Tri Dharma perguruan tinggi.
Jaminan keberhasilan setiap bisnis sangat memerlukan perencanaan yang
cermat dan harus dituangkan dalam rencana bisnis (Bisnis Plan). Bisnis memerlukan
pemahaman secara komprehensif pelanggannya, kekuatan internalnya, lingkungan
kompetitornya, dan visi tentang bagaimana rencana strategis untuk memenangkan
kompetisi dimasa depan. Bisnis juga membutuhkan uang (modal) untuk mulai,
operasional dan pertumbuhan. Melalui penyusunan rencana bisnis yang komprehensif
maka perusahaan akan memiliki suatu pegangan operasional usaha yang kuat.
Rencana bisnis adalah peta petunjuk (Roadmap) bagaimana perusahaan seharusnya
dijalankan. Melalui rencana bisnis akan dapat secara jelas diketahui status bisnis,
bagaimana sampai pada status tersebut, dan bagaimana rencana kedepannya.
2
Maksud
Modul Pengembangan Rencana Bisnis ini merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari Pedoman Operasional Pengembangan INBIS Perguruan Tinggi.
Modul ini diharapkan dapat dijadikan pegangan untuk mengembangkan INBIS di
Perguruan Tinggi. Selain itu modul ini dimaksudkan untuk dapat dijadikan sebagai peta
petunjuk (Roadmap) bagaimana perusahaan seharusnya dijalankan khususnya oleh
unit bisnis di Perguruan Tinggi di Indonesia dalam rangka mengkomersialisasikan
hasil-hasil IPTEKS.
Tujuan
Tujuan modul Rencana Bisnis ini disusun adalah agar dapat digunakan sebagai
pedoman dalam menyusun dan mengembangkan rencana bisnis yang komprehensif
khususnya untuk pengembangan bisnis di perguruan tinggi
3
II. MENGAPA PERLU RENCANA BISNIS
(BUSINESS PLAN)?
Pengertian Rencana Bisnis
Rencana
bisnis
adalah
dokumen
yang
harus
dipersiapkan
sebelum
melaksanakan kegiatan bisnis Walaupun bisnis mungkin beragam dalam aspek produk
atau jasa yang diberikan, namun setiap rencana bisnis punya beberapa elemen.
Elemen pokok tersebut antara lain diskripsi bisnis, produk/barang dan jasa, analisis
daya saing, rencana pemasaran, rencana pengelolaan (management plan), dan
rencana pembiayaan (financial plan). Dokumen tersebut menjadi sangat mendasar bila
bisnis menjual seluruh atau sebagian dari hasil usahanya ke masyarakat. Kenyataan
di lapangan menunjukkan bahwa bank tidak akan mengucurkan dana tanpa adanya
dokumen rencana bisnis.
Rencana Bisnis
Diskripsi
rencana
finansial
bisnis
Analisis pasar
dan strategi
pemasaran
Diskripsi
Produk/
Jasa
organisasi
implementasi
usaha
pengelolaan
Gambar 1. Elemen dari Rencana Bisnis (Business Plan )
4
Bagi kreditor atau investor, dokumen rencana bisnis tidak hanya menyediakan
informasi yang mengungkap evaluasi fisibilitas perusahaan, tetapi juga mencerminkan
kemampuan manajemen. Kreditor, dengan melihat dan menganalisis secara kritis
tujuan dalam rencana bisnis, akan merasa yakin bahwa pengusaha mampu dan tertata
usahanya. Bila rencana bisnis tidak didukung oleh data dan asumsi yang baik maka
akan mengindikasikan bahwa pengusaha tidak berpengalaman, bahkan menurut
pandangan kreditor dapat dikategorikan ceroboh. Hal ini berarti bahwa dokumen
rencana bisnis harus berfungsi sebagai alat promosi awal yang dapat memberikan
kesan baik karena hanya memiliki waktu sedikit untuk dievaluasi. Oleh karena itu,
buatlah rencana bisnis terbaik yang dapat dibuat karena dokumen tersebut
menunjukkan bahwa anda adalah seorang wirausahawan (interpreneur) yang memiliki
kompetensi dan kemampuan untuk mengelolanya.
Fungsi Rencana Bisnis
Menyiapkan rencana bisnis yang baik membutuhkan waktu, namun dalam
jangka panjang akan sangat bermanfaat. Manfaat tersebut bukan hanya bagi investor
atau kreditor saja namun yang lebih penting adalah akan menjadi kerangka dasar
jalannya perusahaan atau cetak biru (blue print) keseluruhan operasional usaha dalam
mencapai tujuannya. Rencana bisnis yang baik adalah berbasis kewirausahaan,
komprehensif dalam seluruh bagian dokumen, akurat dan didukung oleh data serta
fakta.
Fungsi rencana bisnis
Peta Jalan
(Road Map )
Sebagai
rencana
aksi
(Action
Plan )
Fungsi
rencana
bisnis
Alat
promosi
dini (Sales
Tool )
Misi dan
dan tujuan
tujuan bisnis
bisnis
Misi
(Business
Mission and Goals)
Gambar 2. Fungsi dari rencana bisnis
5
1. Sebagai rencana aksi (Action Plan)
Rencana bisnis membantu dalam menjalankan dan mengambil tindakan bisnis.
Jika Anda akan memulai sebuah usaha, tetapi prosesnya terlalu kompleks,
maka. rencana bisnis membantu dalam mengambil tindakan bisnis dengan
membagi masalah besar ke dalam masalah-masalah kecil yang mudah
diterapkan.
2. Peta Jalan (Road Map).
Rencana bisnis menjadi alat yang sangat berguna agar bisnis tetap pada arah
yang diinginkan. Rencana bisnis akan membantu pihak lain untuk memahami
visi usaha Anda, termasuk supplier, pekerja, mitra bisnis, teman dan keluarga.
3. Sebagai promosi dini (Sales Tool).
Rencana bisnis juga dapat digunakan sebagai alat bantu penjualan. Rencana
Bisnis merupakan alat yang bisa dipergunakan untuk meyakinkan investor
untuk menempatkan uangnya di usaha tersebut, disamping itu dapat
meningkatkan kepercayaan dari supplier dan pelanggan.
4. Misi dan tujuan bisnis (Business Mision and Goals)
Misi akan memperjelas arah dan sasaran bisnis yang hendak dicapai.
Tujuan Pembuatan Rencana Bisnis
Penyusunan atau penulisan rencana bisnis memiliki dua tujuan.
1. Memberikan pegangan dalam menjalankan usaha agar tetap berada dalam alur
yang diinginkan. Agar tetap bermanfaat, rencana usaha ini senantiasa
diperbaharui sesuai dengan perubahan dan permasalahan yang dihadapi.
2. Rencana usaha dapat digunakan untuk meyakinkan pihak-pihak yang akan
memberikan dukungan pendanaan. Untuk tujuan ini, rencana usaha hendaknya
memberikan informasi rinci tentang berbagai aspek di masa lalu, kondisi
operasi saat ini dan rencana atau proyeksi ke masa depan.
Investor
dan/atau
pemberi
pinjaman
modal
(lenders/creditors)
tertarik
perhatiannya hanya pada rencana bisnis yang jelas dan mudah difahami tujuan,
strategi serta kelayakan pembiayaannya (financial viability). Jadi suatu rencana bisnis
adalah suatu rencana yang komprehensif dan akan memiliki banyak perbedaan
analisis tergantung pada jenis barang atau jasa yang dihasilkan. Modul ini akan
membahas hal-hal pokok yang umumnya dibutuhkan dalam setiap rencana bisnis.
6
Tip untuk menyusun rencana bisnis
Berikut ini adalah beberapa poin pertimbangan sebelum menyusun rencana
bisnis yang baik:
1. Persiapkan dan sediakan waktu (dalam hitungan minggu atau bulan) untuk
menyelesaikan rencana bisnis. Karena kegiatan ini memerlukan kerja keras dan
konsentrasi penuh.
2. Walaupun akan sangat rumit diawalnya jangan patah semangat, caranya yaitu
bagi proyek ini menjadi beberapa bagian yang dapat dengan mudah dikelola
dan masing-masing bagian tetap berorientasi pada tujuan akhir.
3. Sertakan semua hal penting atau isu pokok yang mendukung bisnis secara
ringkas kedalam dokumen. Sebuah proposal rencana bisnis yang ideal cukup
10-15 halaman yang diketik dalam dua spasi. Tinggalkan pendukung lain yang
lebih rinci untuk bahan diskusi pada pertemuan pembahasan berikutnya.
4. Investor atau kreditor hanya tertarik pada aspek yang dapat meyakinkan apakah
anda mampu mencapai tujuan usaha. Oleh karena itu, tulis segala cara dan
berbagai upaya yang mendasar untuk mencapai tujuan usaha serta fokus
hanya pada apa yang diharapkan pembaca.
5. Hindarkan terminologi yang sangat teknis dalam operasional usaha (proses
produksi dan produk). Upayakan gunakan terminologi yang umum.
6. Rencana bisnis adalah dokumen yang fleksibel, oleh karena itu menjadi subyek
untuk senantiasa di perbaharui sejalan dengan perkembangan pengetahuan
sehingga strategi yang dipilih akan semakin jelas.
7. Rencana bisnis harus realistis dan berdasar pada hasil analisis data serta jujur
dalam mengungkapkan temuan-temuan positif maupun negatif.
8. Jelaskan resiko bisnis yang mungkin terjadi. Kredibilitas anda akan berkurang
bila yang menemukan adanya risiko dan permasalahan usaha anda adalah
calon kreditor atau investor.
9. Jangan membuat pernyataan yang tidak jelas atau tidak berhubungan dengan
substansi. Misalnya jangan hanya menyatakan bahwa penjualan akan berlipat
ganda pada tahun mendatang atau jika kita dapat menambah unit produksi
baru. Pernyataan tersebut harus didukung oleh data dan informasi pasar.
10. Rencana bisnis internal dan eksternal dapat disusun secara terpisah agar lebih
efektif. Rencana bisnis internal biasanya disusun lebih rinci agar dapat menjadi
alat manajemen yang lebih efisien.
7
Siapakah yang harus menulis rencana bisnis?
Jawaban yang paling tepat adalah – ANDA – sebagai calon pengusaha. Anda
dapat dibantu oleh konsultan atau profesional agar rencana bisnis efektif. Namun,
sejujurnya bahwa anda yang akan mengerjakan sebagian besar pekerjaan dengan
atau tanpa bantuan konsultan. Substansi sebuah rencana bisnis akan memuat 75%
hasil penelitian dan 25% format. Konsultan umumnya hanya dapat membantu dalam
bentuk format untuk mewujutkan informasi atau ide menjadi calon pengusaha dalam
bentuk rencana tertulis. Sedangkan pengusaha tetap harus menyediakan data hasil
penelitian yang akan mengisi substansi rencana. Kegiatan ini adalah awal investasi
penting yang menjamin keberhasilan bisnis anda.
Apakah yang dicari pemberi pinjaman (creditors/investors)
Investors dan creditors akan mencari jawaban dari beberapa pertanyaan
berikut dan hendaknya senantiasa diingat jika menulis rencana bisnis.
1. Apakah terdapat kecukupan permintaan atas produk barang atau jasa yang
akan dihasilkan?
Untuk ini dibutuhkan fakta-fakta bahwa terdapat basis
pelanggan produk barang atau jasa yang akan dijual. Bila produk telah ada
saat ini, sediakan potensi data pasar, pembagian pasar (market share
breakdown), sejarah dan proyeksi penjualan untuk barang/jasa. Bila ini konsep
baru maka harus dilakukan penelitian/kajian pasar pasar saat ini dan hasil
survey yang telah dibahas dalam kelompok diskusi (focus groups).
2. Punyakah produk keunggulan daya saing yang sustainable?
Produk atau
proses pembuatan produk mungkin unik serta dapat dipatenkan sehingga
memberi perlindungan maksimum selama misalnya 17 tahun. Kemungkinan
lain misalnya usaha berada dilokasi yang tidak memberi peluang adanya
kompetisi atau memberikan jasa layanan yang membuat usaha anda menjadi
“cost leader”.
3. Apakah anda realistis? Walaupun investor dan kreditor suka mendukung bisnis
yang memiliki potensi laju pertumbuhan tinggi, mereka juga skeptis bila
proyeksi terlihat terlalu bagus dari kenyataan umum. Bila hal tersebut terjadi
maka dokumen itu dinilai terlalu optimistik, naif, atau buruk (worse) dan
menduga terdapat kebohongan. Oleh karena itu pastikan untuk mendukung
proyeksi dokumen dengan data yang cukup.
8
III. PROSES PEMBUATAN RENCANA BISNIS
Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah pembuatan rencana bisnis. Bab ini
juga akan menjelaskan tentang informasi dasar yang dibutuhkan oleh investor atau
kreditor dan kebutuhan minimum agar operasional bisnis efektif. Oleh karena itu,
modul ini hendaknya dibaca dan difahami setiap langkahnya sebaik mungkin dan
setiap tugas diselesaikan sesuai dengan urutannya. Berikut ini 9 langkah untuk
menyusun rencana bisnis. Semua informasi tidak harus ada dalam rencana bisnis
anda. Anda boleh menambah atau mengurangi informasi sesuai dengan jenis bisnis
yang akan dilakukan sepanjang hal tersebut dapat lebih meyakinkan calon investor
atau kreditor.
5. Organisasi
pengelola
6. Implementa
si usaha
4. Deskripsi
produk
7. Perencanaan
finansial
3. Analisis
pasar dan
strategi
pemasaran
8. Outline
perencanaan
kedepan
2. Deskripsi
bisnis
1. Rencana
Bisnis
9. Pertimbangan
lain
Gambar 3. Sembilan langkah untuk menyusun rencana bisnis
Informasi apakah yang ada harus disesuaikan dengan karakter spesifik bisnis
dan apa yang dibutuhkan oleh investor atau kreditor.
Bila diperlukan anda dapat
berkonsultasi dengan calon potensial investor atau kreditor sebelum dokumen
diserahkan untuk mengecek apakah prasyarat yang dibutuhkan telah cukup.
9
Langkah 1.
Mulailah membuat rencana bisnis dengan ringkasan
Sebagian besar investor dan kreditor dibanjiri dengan proposal yang berpotensi
dan berpeluang, sehingga hendaknya dibuat satu atau dua halaman ringkasan yang
fokus dan jelas. Ringkasan akan memberi kesan awal apakah bisnis yang diusulkan
meyakinkan untuk diteliti lebih jauh. Rencana bisnis anda harus dapat menunjukkan
keunikan usaha.
____ Halaman Sampul: Termasuk disini nama perusahaan, nama pemilik,
alamat bisnis dan nomor telepon/fax/e-mail
____ Diskripsi Bisnis: Secara ringkas jelaskan apakah jenis bisnisnya.
Misalnya bisnis dibidang komputer, teknologi informasi, pembibitan
tanaman, perbenihan udang, jasa travel, penerbitan, dan sebagainya. Bila
perusahaan telah berdiri maka jelaskan sejarah perusahaan dengan
menggaris bawahi sejarah keberhasilan/pencapaiannya. Juga sertakan
tujuan jangka pendek dan jangka panjang serta tujuan akhirnya. Diantara
tujuan tunjukkan mana yang telah mampu dicapai.
____ Jelaskan Maksud dibuatnya Rencana Bisnis. Apakah rencana
bisnis dibuat untuk mencari bantuan finansial dari kreditor dan investor atau
untuk menarik minat manajer potensial guna mengelola usaha?
____ Jelaskan tentang produk/jasa usaha seseorang yang telah familiar
dengan teknologi atau industri akan dengan mudah memahami dalam fase
atau status perkembangan produk apakah masih konsep, prototipe, atau
sudah siap dipasarkan. Jelaskan perkembangan selanjutnya yang masih
dibutuhkan untuk keberhasilan komersialisasi produk/jasa. Garisbawahi
faktor kunci keberhasilan dalam pengembangan bisnis yang sama.
Jelaskan mengapa produk/jasa anda lebih baik daripada produk/jasa
sejenis yang telah ada. Jangan lupa menjelaskan adanya keunggulan
kompetitif yang berlanjut (sustainable). Misalnya apakah anda memiliki
paten? Apakah lokasi bisnis anda membatasi masuknya pesaing usaha?
____ Uraikan lima atau enam faktor utama yang akan menjamin
keberhasilan usaha anda. Juga jelaskan titik kelemahan bisnis anda dan
apakah upaya anda bila situasi tersebut terjadi serta bagaimana
mengatasinya. Misalnya, apakah usaha anda sangat tergantung pada
potensi kemampuan personel yang bekerja di R & D dan tenaga kerja
terampil? Maka jalan keluarnya adalah menjalin kerjasama strategis
dengan lembaga pendidikan teknologi yang terakreditasi.
____ Pelanggan: Daftar pelanggan utama saat ini berikut pelanggan
potensial dimasa depan. Pada aspek ini tekankan pada hasil analisis pasar
yang telah dilakukan.
____ Gambaran Finansial: Jelaskan prakiraan finansial kedepan dan
bagaimana cara menentukannya. Sertakan pula berbagai asumsi yang
relevan misalnya pembagian pasar (market share), potensi pasar, penetrasi
pasar dll. Tuliskan keadaan finansial yang anda inginkan dan bagaimana
dana akan dialokasikan. Tunjukkan kapan dan bagaimana uang akan
dibayarkan kembali.
10
Langkah 2.
Deskripsikan bisnis saudara-Jenis bisnis, Sasaran dan Tujuan
akhir
Pada bagian ini gambarkan kondisi bisnis anda saat ini terutama tentang tujuan
utama dan sasarannya.
____ Deskripsi bisnis. Jelaskan bergerak dibidang apa perusahaan yang
anda akan atau sedang jalankan. Misalnya apakah dibidang produksi
barang atau jasa sebab semua itu memberikan konsekuwensi terhadap
layanan yang diberikan, target pasar, juga kompetitor yang akan anda
hadapi.
Uraikan pula sejarah perusahaan, kondisi bisnis saat ini, tren bisnis, dan
apa yang unik dari usaha tersebut. Untuk membantu penulisan pada bab
ini cobalah menjawab pertanyaan berikut:
Kapan dan mengapa perusahaan dibentuk?
Apakah basis bisnis yang dihasilkan, produksi barang/jasa?
Adakah keberhasilan yang pernah dicapai selama ini?
Apakah keunggulan kompetitif bisnis yang anda?
Deskripsikan tujuan (objectives) dan tujuan akhir (goals) dalam jangka
pendek dan jangka panjang?.
Dimanakah posisi bisnis perusahaan pada akhir tahun ini, tiga tahun
mendatang, dan lima tahun mendatang?
Apakah visi anda terhadap masa depan perusahaan ini?
Tunjukkan kapan dan bagaimana dana akan dialokasikan serta uang akan
dibayarkan kembali?.
Langkah 3.
Analisis pasar dan tentukan strategi pemasaran
Memahami kondisi pasar adalah kunci penting bagi keberhasilan bisnis anda.
Produk yang baik belum cukup untuk menjamin keberhasilan pemasaran. Misalnya,
anda menghasilkan suatu produk yang bagus sekali tetapi tidak ada orang yang
membelinya.
Bila ini terjadi maka disinilah perlunya analisis pasar yang khusus
ditujukan pada peningkatan kepercayaan pelanggan. Mungkin dalam hal ini diperlukan
satu halaman ringkasan tentang rencana pemasaran yang berbasis pada analisis
pasar dan bila dibutuhkan beberapa dokumen pendukung dapat dilampirkan. Berikut
petunjuk praktis untuk memahami analisis pasar:
11
____Potensi Pasar: Pada bagian ini anda menggambarkan keadaan pelanggan.
Sampaikan pemahaman anda yang komprehensif dan luas serta dipisahkan
berdasar tentang demografi pelanggan, perilaku pembeli, minatnya, kebutuhan
khusus, dan sebaran geografisnya. Jelaskan bagaimana anda melakukan penelitian
pasar, sumberdaya yang digunakan, metode studi yang digunakan, kelompok kunci
yang menjadi indikator. Informasi ini dapat pula saudara peroleh dari berbagai
dokumen yang dikeluarkan oleh departemen terkait atau biro pusat statistik.
Sebagai petunjuk praktis untuk mengetahui potensi pasar beberapa pertanyaan
dibawah ini dapat dijadikan pedoman:
Identifikasilah: apa keluhan, problem, dan komplain2 pelanggan dari produk/jasa
anda maupun pesaing!
Apakah yang dibutuhkan oleh pelanggan?
Bagaimana cara memenuhi kebutuhan tersebut?
Temukan ide kreatif ttg barang/jasa apa yang dapat mengatasi keluhan, problem,
dan komplain2 tersebut!
Tentukan segmen pasar, lalu target pasar dari produk/jasa usaha anda!
Siapakah calon pelanggan anda? Berapa banyak dan dimana calon pelanggan
anda!
Apakah kharakter yang membuat mereka mirip? Apakah yang membedakannya?
Bagaimana perilaku mereka dalam membeli?
Berapakah prakiraan volume pasar produk barang atau jasa anda?
Dimanakah produk akan dijual? Dimanakan pelanggan berada?
Berapa besarkah bagian pasar (pangsa pasar) yang ingin dikuasai?
____ Penjualan: Sertakan prakiraan volume penjualan, berapakah yang akan dapat
dicapai dalam waktu tiga tahun kedepan?. Pastikan dalam bentuk nilai uang
(rupiah) walaupun telah disertakan dalam bentuk unit barang/jasa. Bila terdapat
pengaruh musiman dalam penjualan atau faktor unik lain yang mempengaruhi
penjualan maka harus dapat anda jelaskan.
Karena biaya penjualan biasanya merupakan pengeluaran yang terbesar dalam
perusahaan maka prakiraannya harus disusun sesesuai mungkin dengan
kenyataan. Pisahkan pengeluaran untuk tenaga kerja dengan biaya tambahan
(overhead cost) yang nyata-nyata akan mempengaruhi komponen pembiayaan.
Misalnya, pada perusahaan HiTek maka komponen peralatan dan tenaga kerja
biasanya memerlukan biaya tinggi. Berikut beberapa pertanyaan yang dapat
digunakan sebagai petunjuk dalam penulisan:
Apakah/berapakah bahan baku, tenaga kerja dan biaya tambahan (overhead cost)?
Bagaimanakah biaya penjualannya dibandingkan dengan keadaan industri yang
sama?
12
____ Analisis daya saing/kompetitif: Sekarang anda harus
mempertimbangkan dan mempelajari kompetitor produk barang/jasa yang
akan/sudah dihasilkan. Bagaimana mereka memasarkan produknya dan
mengapa masyarakat membeli produknya.
Tentukan kekuatan dan
kelemahannya, posisi dan status tawarnya di pasar (artinya apakah
berkembang, stabil atau melemah). Investor akan merasakan adanya suatu
yang tidak benar bila wirausahawan menyatakan bahwa tidak ada pesaing
pada produk barang atau jasa yang dihasilkan. Sebab pada kenyataannya
terdapat dua pesaing yang harus diwaspadai yaitu yang secara langsung
dan tidak langsung. Pesaing langsung menghasilkan barang atau jasa yang
sama dan memiliki pasar yang sama. Pesaing tidak langsung memiliki hasil
barang atau jasa yang sama namun pasarnya berbeda. Didalam bab ini
anda harus membahas keduanya. Dalam analisis pesaing informasi berikut
ini hendaknya dapat disertakan. Informasi tersebut adalah:
a. Nama pesaing usaha
b. Lokasi pesaing
c. Produk barang atau jasa yang diberikan
d. Bagian pasarnya dan nilai nominal penjualannya
e. Performen perusahaan saat ini
f.
Kekuatan dan Kelemahannya
g. Sembutkan kompetitor lain yang saat ini sudah tidak menjadi
pesaing lagi dan apakah alasan penyebabnya?
Tabel 1.
Form beberapa pertanyaan untuk Menganilis Daya saing Bisnis
Pelanggan mencari:
Kualitas
Ekslusivitas
Harga rendah
Lini produk
Pelayanan produk
Keandalan
Delivery
Lokasi
Informasi
Kesediaan
Jaminan
Saran terhadap
pelanggan
Assesoris
Pengetahuan
Kesopanan pelayanan
Kompetitor Menawarkan:
Anda Menawarkan:
13
____ Kelayakan Pasar: Jelaskan mengapa pasar akan mendukung bisnis
anda. Berikut tren bisnis anda, analisis ekonomi apakah berbasis pada
skenario optimistik atau pesimistik. Sekalilagi referensi berbagai pustaka
yang melakukan bisnis sejenis adalah sangat diperlukan, terutama yang
membahas berbagai sejarah keberhasilannya. Dalam analisis ini juga
diantisipasi dampaknya terhadap hukum dan peraturan yang ada dan terkait
dengan pemasaran barang atau jasa yang anda hasilkan.
____ Strategi Pemasaran: Jelaskan bagaimana anda akan menjual produk
yang anda hasilkan dan bagaimana anda akan memasuki pasar yang baru.
Tentukan cara teknik memasarkan yang rencananya akan digunakan.
Misalnya sebagaimana dapat dilihat pada serangkaian pertanyaan dibawah
ini yaitu:
Bagaimana rencana untuk mengidentifikasi, menghubungi dan menjual
kepada pelanggan potensial?
Bagaimana cara anda mendistribusikan produk barang/jasa? Apakah akan
menjualnya secara langsung, melalui agen, perantara atau yang lain?
Bagaimana anda memberikan harga pada produk barang/jasa yang
dihasilkan? Punyakah struktur pemberian harga yang berbeda pada
pemasaran yang berbeda misalnya pada pengecer, kulakan (grocer) dan
katalog? Bila akan menentukan harga hendaknya mempertimbangkan
tentang material bahan baku dan penyediannya, tenaga kerja dan proses
operasional produksi, Kompetisi dan keuntungan yang direncanakan.
Sertakan daftar harga yang direncanakan dalam dokumen.
Bilakah rencana pengenalan (launching) produk barang/jasa akan
dilakukan? Sertakan kalender sementara pengenalan produk barang/jasa
serta target pasarnya.
Sertakan rencana promosi termasuk anggaran yang dibutuhkan. Pastikan
apakah akan menggunakan media elektronik, cetak, atau secara langsung
dan menggunakan public relation. Lampirkan laporan atau brosur
pemasaran dalam dokumen ini.
14
Langkah 4.
Jelaskan tentang produk barang/jasa dan bagaimana produk
dihasilkan
Jelaskan produk barang/jasa dengan terminologi yang mudah difahami.
Uraikan lingkungan yang anda miliki dan keunggulan kompetitif mengapa orang lebih
memilih produk yang anda hasilkan dari pada pesaing anda, keuntungan memilih
barang/jasa, dan bagaimana cara untuk melanggengkan penjualannya.
____ Keunggulan Produk: Uraikan secara rinci manfaat produk barang dan
jasa yang anda hasilkan. Harus diingat pula bahwa gambaran dan
karakteristik produk barang/jasa akan secara otomatis mengikutinya.
Manfaat yang paling medekati kebenaran adalah pelanggan anda merasa
puas dengan produk barang/jasa yang anda hasilkan. Sebagai contoh
sebuah perusahan telepon menghasilkan telepon otomatis yang dapat
memindahkan saluran kelokasi saluran lain bila ada panggilan masuk atau
bila ada kegagalan saluran. Manfaat semacam ini akan memuaskan
pelanggan potensial dan berdampak tidak akan menurunkan pada volume
penjualan.
Oleh karena itu agar dokumen meyakinkan, jelaskan bagaimana anda
menemukan produk, menghasilkan dan mengembangkannya. Apakah
merakit sendiri keseluruhannya atau membeli sebagian pada penjual lain
(vendors)? Apakah anda menggunakan kontrak perakitan? Apakah produk
barang/jasa dihasilkan oleh tenaga kerja sendiri atau sebagian oleh tenaga
kerja kontrak? Bila usaha anda manufaktur/retail maka sebutkan rata-rata
biaya pemasok dan waktu pemasokan.
____ Keunikan barang/jasa: Jelaskan keuntungan kompetitif produk yang
dihasilkan. Apakah yang membuat produk barang/jasa yang anda hasilkan
lebih baik, lebih tahan lama dsb. Sertakan setiap gambaran keunggulan
yang ada pada produk. Apakah memiliki hak paten, copyrights, merek
dagang, juga bagaimana akan tahan dalam kompetisi persaingan.
15
Langkah 5.
Jelaskan organisasi pengelolaannya
Dibagian ini harus anda jelaskan bagaimana struktur organisasi berikut sistem
pengelolaannya. Sebutkan nama-nama staf, manajer, pemilik dan tim manajemen
yang bertanggung jawab serta kualifikasinya. Untuk menulis bagian ini mungkin modulmodul yang lain dapat membantu anda, misalnya bagaimana menentukan struktur
yang tepat dalam bisnis anda. Pastikan pula bahwa anda telah menyertakan bahasan:
____ Struktur Organisasi: Jika bisnis anda sudah eksis maka jelaskan
struktur organisasinya. Jika baru mulai jelaskan apakah pilihan organisasi
anda, apakah bentuk korporate, perusahaan terbatas, joint venture atau
yang lainnya maka ada baiknya berkonsultasi dengan Inkubator Bisnis
apakah bentuk secara hukum yang paling sesuai.
____ Tim Manajemen: Dalam aspek ini tunjukkan bahwa anda memiliki tim
yang cocok dan sesuai tempatnya untuk mendukung produksi barang/jasa,
memasarkan dan menjual, dan mengelola finansialnya. Jelaskan pula
bagaimana cara merekrut termasuk kriteria penjaringannya, pelatihan dan
rencana penggajian dan manfaat didalam struktur serta sistem evaluasi dan
penjaminan mutu. Investor dan kreditor akan melihat dengan teliti siapakah
orang-orang yang duduk mengelola usaha tersebut. Oleh karena itu, tim
bisnis terutama dibidang yang berfungsi penting haruslah memiliki cukup
pengalaman dan ahli dibidangnya. Misalnya bagian-bagian R & D,
pemasaran dan penjualan, produksi atau keuangan (finance). Gambar
struktur organisasi dapat pula disertakan untuk memperjelas fungsi dan
interaksi antar bagian.
____Ringkasan/CV: Lampirkan ringkasan lengkap biografi/CV (Curricullum
Vitae) semua personal inti di dalam bagian lampiran.
____Dewan Direktur/Komisaris (Board of Directors): Jika memiliki/ada
dewan direktur/komisaris maka sertakan nama dan CV nya dan
kedudukannya. Bila memiliki konsultan maka sertakan pula mereka kedalam
lampiran.
16
Langkah 6.
Jelaskan implementasi usaha
Dibagian ini harus dijelaskan secara ringkas bagaimana perusahaan dijalankan
atau operasional usaha. Jelaskan secara lebih rinci tentang lokasi usaha, fasilitas,
peralatan, bahan baku dan ketersediaannya, serikat pekerja, jam kerja dan metode
pencatatannya. Oleh karena itu pastikan untuk memuat hal-hal berikut:
____ Manufaktur atau proses produksi: Sebutkan secara berurutan
proses dasar untuk menghasilkan barang/jasa. Bilamana dianggap perlu
dapat disajikan dalam bentuk diagram alur proses produksi dan
penjelasannya.
____ Lokasi dan Fasilitas: Jelaskan keuntungan dan kekurangannya.
Lokasi dan fasilitas dalam mambangun kesan bisnis dimasa depan.
Terutama dalam rangka meningkatkan keunggulan kompetitif. Bila perlu
dipersiapkan rancang bangun eksterior dan interior untuk mengantisipasi
jika pelanggan ingin mengunjungi lokasi dan fasilitas perusahaan.
____ Peralatan: Sebutkan dalam daftar peralatan penting untuk
memproduksi produk barang atau jasa. Dalam hal ini juga sertakan sistem
sewa peralatan, layanan dan garansinya.
____ Bahan baku dan pemasok: Daftar bahan/materials yang termasuk
dalam proses produksi hasil barang/jasa dan siapa yang akan
memasoknya. Kredibilitas pemasok dan sistem pergudangan (Storages)
bila dibutuhkan adalah hal penting yang menjadi perhatian investor atau
kreditor.
____ Analisa Staf: Serikat pekerja dan proyeksi masa depan harus
tercermin dalam fungsi atau departemen atau bagian di kurun waktu
tertentu. Dalam analisa ini tidak hanya menunjukkan rencana yang baik
dalam pengangkatan tenaga kerja tetapi juga membuktikan kepada investor
ataqu kreditor akan sensitifitas analisis anda. Terutama terhadap peronal
kunci dan job diskripsinya akan menjadi lebih jela bila dapat terlampirkan
kedalam lampiran dokumen ini.
Langkah 7.
Prakiraan finansial (modal)
Semua bentuk bisnis membutuhkan prakiraan pembiayaan. Prakiraan ini akan
menunjukkan tidak hanya berapa dana yang dibutuhkan namun juga potensi nilai
investasi atau kemampuan membayaran kredit dimasa depan. Penyusunan prakiraan
finansial yang baik adalah modal pertama yang penting dalam bisnis anda. Hal ini bagi
investor atau kreditor juga akan merupakan tingkat kelayakan bisnis anda. Oleh karena
itu, rencana kerja membutuhkan:
1) Tentukan kebutuhan dana dalam jumlah yang diminta
2) Tunjukkan kemampuan anda untuk mewujutkan investasi atau pembayaran
17
pinjaman
3) Tunjukkan pemahaman anda terhadap aspek finansial dan pengaruhnya
terhadap rencana pertumbuhan bisnis anda
Prakiraan dibuat paling tidak untuk tiga tahun kedepan, karena merupakan
periode realistis untuk asumsi dan menghindari spekulasi. Prakiraan tersebut harus
dapat di pecah dalam siklus bulanan paling tidak sampai dengan menunjukkan neraca
positif. Hal ini penting karena siklus tahunan dapat menyembunyikan beberapa
permasalahan yang seharusnya dapat diperlihatkan dalam rencana bisnis.
Langkah 8. Outline perencanaan untuk masa depan
Hal penting yang senantiasa harus diingat, apakah rencana bisnis untuk usaha
yang baru atau memperluas usaha yang telah ada, yaitu anda dapatkah menunjukkan
laba yang terus berlanjut. Oleh karena itu pastikan untuk menyertakan dalam penulisan
dokumen:
____ Rencana awal usaha: Apakah pekerjaan-pekerjaan yang terkait,
prioritas pekerjaan, berapa lama waktu dibutuhkan untuk menyelesaikan
setiap pekerjaan, dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap pekerjaan.
Uraikan hal ini paling tidak untuk periode setahun pertama.
____ Rencana bisnis untuk tiga tahun: Begitu pula dijelaskan bagaimana
proyeksi bisnis anda akan bersaing selama tiga sampai lima tahun
mendatang. Hampir semua rencana biasanya menyangkut soal finansial
namun semua itu harus didukung oleh penjelasan yang mudah difahami.
Langkah 9.
Pertimbangan lain
Daftar isi–Pastikan dokumen rencana bisnis memiliki daftar isi, terutama bila
dokumen melebihi 10 halaman. Daftar isi harus langsung setelah lembar
ringkasan dan sebelum deskripsi perusahaan.
Adendum pendukung dokumen–Pendukung dokumen ini tidak selalu
termasuk dalam tubuh rencana bisnis, namun cukup penting dalam
mendukung kuwalitas dokumen.
Beberapa dokumen yang layak
dipertimbangkan sebagai lampiran adalah:
18
1) Resume/CV pemilik dan para staf penting
2) Pernyataan finansial pemilik usaha yang dapat meliputi aset, kelayakan, dan
relasi.
3) Surat jaminan kredit termasuk letters of credit dari pemasok dan riwayat
personal kredit.
4) Surat-surat bukti sewa fasilitas, peralatan dan kekayaan lain.
5) Surat referensi
6) Kontrak bisnis yang telah terselesaikan dan yang ada.
7) Dokumen legal dalam bisnis yaitu termasuk sertifikat usaha, jaminan asuransi,
kontrak kerjasama, hak paten dll.
8) Surat-surat lain yang diperkirakan akan mendukung usaha.
Penilaian Kelayakan Rencana Bisnis (Business Plan)
Indikator yang digunakan untuk menilai kelayakan rencana bisnis khususnya
yang digunakan oleh pihak investor/kreditor maupun inkubator bisnis disajikan pada
Tabel 2.
Tabel 2.
No
1
2
3
4
5
Indikator Penilaian Kelayakan Rencana Bisnis
Indikator umum
Ringkasan eksekutif
Diskripsi produk
Analisis pasar
Perencanaan keuangan
Organisasi
Total
Indikator spesifik
Skore
Tujuan bisnis
5
Gambaran umum bisnis
5
Keunikan
5
Teknologi
5
Daya saing
10
Segmen pasar
10
Target pasar
10
Harga
10
Analisis BEP
10
Cash Flow
10
Balance sheet
5
Bisnis ratio
5
Struktur organisasi
5
Diskripsi tugas
5
100
Semua indikator harus terpenuhi dan total skore > 70,00 layak didukung
19
IV. PENUTUP
Banyak terjadi rencana bisnis ditolak oleh penyandang dana ataupun inkubator
bisnis yang akan membimbing anda untuk bisnis. Ingatlah kelemahan yang terjadi
adalah sebagai berikut:
Rencana bisnis untuk kebutuhan internal harus ditempatkan dalam three-ring
notebook, sebab dokumen ini harus senantiasa di perbaharui sehingga format
demikian akan lebih mudah dilakukan.
Sedangkan untuk investor dan kreditor
hendaknya di cetak sehingga terlihat profesional.
Persiapkan pula dalam bentuk
komputer presentasi sebab ada kemungkinan anda harus mempresentasikan rencana
bisnis tersebut dihadapan investor atau kreditor.
Bila perlu rencana bisnis dapat dimintakan untuk direview oleh reviewer yang
berkompeten.
Namun yang terpenting jangan sampai rencana bisnis anda jatuh
ditangan orang yang salah mereka bisa mengambil manfaat pemikiran anda. Catat
semua rencana bisnis yang telah diberikan kepada investor dan kreditor serta mintalah
kembali bila mereka berbeda dengan anda.
20
DAFTAR PUSTAKA
Anonymous, 2003.
Business Services Directory: Office of Business Liaison, U.S.
Department of Commerce, Washington, D.C. 20230
Hailes, Jr., W. D and R. T. Hubbard. 1983. Small Business Management: Planning
and Operation. New York: Van Nostrand Reinhold.
Pinson, L. and J. Jinnett. 1993. Anatomy of a Business Plan. Dearborn Publishing Co.
Poteet, G. H. 1991. Starting Up Your Own Business--Expert Advice from the U.S.
Small Business Administration. Blue Ridge Summit, PA, The Liberty Hall Pres.
21