BAB II LANDASAN TEORI II.1 Pengendalian Internal II.1.1

BAB II
LANDASAN TEORI
II.1
Pengendalian Internal
II.1.1 Pengertian Pengendalian Internal
Menurut Amin Widjaja Tunggal (2007:75) pengendalian internal yaitu :
Suatu proses yang dipengaruhi oleh Board of Director, manajemen dan
personil yang lain, yang didesain untuk mendapatkan keyakinan
memadai (reasonably assurance) tentang pencapaian dalam hal-hal
berikut :
a. Kesudahan laporan keuangan (realibility of financial reporting).
b. Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku
(compliance with appliacable laws and regulations)
c. Efektivitas dan efisiensi operasi
Menurut Dasaratha V. Rama, Fredrick L. Jones yang diterjemahkan oleh M.
Slamet Wibowo (2008:132) pengendalian internal yaitu :
Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan
personil lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang
beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut :
efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan
ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
II.1.2 Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal menurut Alvin A. Arens, Randal J. Elder, dan
Mark E. Beasley (2003:4) adalah sebagai berikut :
1. Adanya transaksi yang dicatat (keberadaan)
Struktur pengendalian internal tidak boleh memungkinkan dimasukannya
transaksi fiktif atau transaksi yang tidak ada dalam jurnal atas catatan
akuntansi lain.
8
2. Transaksi yang terjadi telah dicatat (kelengkapan)
Prosedur yang ada harus dapat mencegah penghilangan transaksi ke dalam
catatan.
3. Transaksi yang dicatat dinyatakan pada jumlah yang benar (akurasi)
4. Transaksi digolongkan dengan benar (klasifikasi)
Klasifikasi perkiraan yang sesuai dengan bagaimana perkiraan yang dibuat
dalam jurnal, jika laporan keuangan ingin dikatakan wajar, klasifikasi juga
mencakup kategori seperti divisi dan produk.
5. Transaksi yang dicatat pada tanggal yang benar (tepat waktu)
Pencatatan transaksi baik sebelum atau sesudah waktu terjadinya,
memperbesar kemungkinan transaksi yang belum dicatat dalam jumlah
tidak pantas. Jika terjadi pencatatan terlebih dahulu atau terlambat pada
akhir periode laporan keuangan akan menjadi salah saji.
6. Transaksi yang dicatat kemudian disertakan dengan benar dalam berkas
induk dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran)
II.1.3 Komponen Pengendalian Internal
Menurut COSO (The Committe of Sponsoring Organization of the Treadway
Committee) terdapat 5 (lima) komponen pengendalian internal, yaitu :
1. Lingkungan pengendalian (Control environment)
Menurut Amin Widjaja Tunggal (2012:79) :
Lingkungan pengendalian yaitu menetapkan corak suatu organisasi,
mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan
pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian
internal, menyediakan dispilin dan struktur.
Adapun unsur-unsur lingkungan pengendalian menurut Amin Widjaja Tunggal
(2012:79), yaitu:
9
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Integritas dan nilai etika
Komitmen terhadap kompetensi
Partisipasi dewan komisaris atau komite audit
Filosofi dan gaya operasi manajemen
Struktur organisasi
Pemberian wewenang dan tanggung jawab
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
2. Risk assessment (Penaksiran Risiko)
Menurut Arens, Elder dan Beasley (2006:277) tentang penaksiran resiko yaitu:
Risk assessment for financial reporting is managements
identifications, and analysis, of risk relevant to the preparation of
financial statements in conformity with GAAP. (Penetapan atau
perkiraan risiko untuk pelaporan keuangan adalah pengidentifikasian,
penganalisisan dan pengelolaan risiko-risiko yang relevan terhadap
penyiapan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi
yang berlaku umum dalam pencapaian tujuannya)
Unsur-unsur penilaian risiko menurut Arens, Elder dan Beasley (2006:278),
yaitu:
2.1 Perubahan dalam lingkungan operasi
Perubahan dilingkungan eksternal organisasi, antara lain perubahan
situasi politik, ekonomi, sosial serta lingkungan dalam persaingan yang
sangat ketat. Perubahan situasi internal organisasi meliputi visi, misi,
strategi, struktur organisasi dan teknologi. Oleh karena itu, perlu adanya
penilaian resiko atas hal ini agar organisasi harus mengetahui bagianbagian organisasi yang harus diubah agar tetap dapat bertahan dalam
lingkungan yang terus berubah.
2.2 Personel baru
Adanya personel baru dalam perusahaan dapat merubah kinerja
perusahaan, perubahan positif ataupun perubahan negatif. Perubahan
positif tercapai apabila personel baru tersebut bekerja dengan baik dan
sesuai dengan acuan yang ada, dan sebaliknya perubahan negatif terjadi
apabila personel baru tersebut tidak dapat bekerja sesuai standar yang
telah ditetapkan.
10
2.3 Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki
Dalam perusahaan dibutuhkan sistem informasi untuk membantu
kinerja manajemen dalam proses bisnis yang diterapkan maupun dalam
proses pembukuan. Apabila terjadi pembaharuan sistem ataupun ada
sistem yang rusak, maka perusahaan perlu melakukan persiapan yang
memadai agar tidak mengganggu kegiatan perusahaan.
2.4 Restrukturisasi korporasi
Perubahan yang terjadi dalam restrukturisasi korporasi dapat
berpengaruh pada kinerja manajemen karena kebijakan yang akan
diterapkan dalam strukturisasi baru dengan strukturisasi yang lama.
Oleh karena itu hal ini perlu diperhatikan untuk penilaian risiko
selanjutnya.
3. Information and Communication (Informasi dan Komunikasi)
Informasi dan komunikasi menurut Amin Widjaja Tunggal (2012:81) adalah
Untuk memulai, merekam, memproses dan melaporkan transaksi
entitas dan untuk memelihara akuntabilitas untuk aktiva yang
bersangkutan.
Informasi dan komunikasi menurut Amin Widjaja Tunggal (2012:81) yaitu
mencakup:
a. Pengidentifikasian
b. Perangkapan
c. Pertukaran
4. Control activities (Aktivitas pengendalian)
Menurut Sunarto (2003: 148):
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu
meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan.
11
Kebijakan dan prosedur ini memberi keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan
telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas.Aktivitas
pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat
dan fungsi organisasi. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan
keuangan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok
Salah satu cara penggolongannya menurut Sunarto (2003:148), yaitu:
Pengendalian pengolahan informasi, meliputi :
a. Pengendalian umum
b. Pengendalian aplikasi :
b.1 Otorisasi yang memadai
Di dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui
terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, di dalam
organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian
wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
b.2 Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan memadai
Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam
penggunaan
wewenang untuk
memberikan
otorisasi
terlaksananya transaksi di dalam organisasi. Oleh karena itu,
penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna
mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir
merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk
pencatatan transaksi di dalam catatan akuntansi. Prosedur
pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam di
dalam formulir dicatat di dalam catatan akuntansi dengan
tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi.
b.3 Pemisahan fungsi yang memadai
Tujuan pokok pemisahan fungsi ini adalah untuk mencegah dan
untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan
12
ketidaksesuaian dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan
kepada seseorang.
Pembagian tugas di dalam organisasi ini didasarkan pada
prinsip-prinsip berikut:
1. Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi
2. Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan
aktiva yang bersangkutan
3. Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi akuntansi
b.4 Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan
Cara yang paling baik dalam perlindungan kekayaan dan catatan
adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik.
Perlindungan fisik juga diperlukan untuk catatan dan
dokumentasi.
5.Monitoring (Pemantauan)
Sebagian lembaga mengemukakan pendapat mengenai pengertian monitoring
(pemantauan), salah satunya adalah BPKP (Badan Pengawasan Keuangan dan
Pembangunan). Lembaga milik negara yang memiliki tugas mengawasi pengelolaan
perusahaan negara dibawah thesauri jenderal pada Kementrian Keuangan ini
mengemukakan (2007:78) :
Monitoring adalah pengawasan oleh manajemen dan pegawai lain yang
ditunjuk atas pelaksanaan tugas sebagai penilaian terhadap kualitas dan
efektivitas sistem pengendalian manajemen. Monitoring terhadap
sistem pengendalian manajemen bertujuan untuk meyakinkan bahwa
pengendalian telah berjalan sebagaimana yang diharapkan dan
diperbaiki sesuai dengan kebutuhan.
Unsur-unsur monitoring menurut BPKP (2007:79) yaitu :
5.1 Monitoring kegiatan yang sedang berjalan
Monitoring atas pengendalian manajemen yang sedang berjalan
menyatu pada kegiatan rutin dan berulang. Monitoring ini mencakup
setiap komponen sistem pengendalian manajemen dan kegiatan untuk
13
mencegah terjadinya sesuai yang tidak lazim, tidak etis, tidak
ekonomis, tidak efisien dan tidak efektif dalam pelaksanaan kegiatan.
5.2 Evaluasi yang terpisah
Evaluasi terpisah adalah penilaian secara periodik atas kinerja
organisasi dibandingkan dengan standar pengukuran yang ada atau
yang telah disepakati. Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi yang
terpisah bergantung pada penilaian risiko dan efektivitas prosedur
monitoring ang sedang diterapkan. Evaluasi ini bermanfaat untuk
memusatkan secara langsung kepada efektivitas pengendalian pada
suatu waktu tertentu dan dapat berbentuk penilaian mandiri (self
assessment).
5.3 Tindak lanjut atas temuan audit
Tindak lanjut atas temuan audit dilakukan untuk memastikan bahwa
temuan audit dan reviu lainnya segera diselesaikan.
II.1.4 Keterbatasan Pengendalian Internal
Menurut Alvin A. Arens, Elder, R. J., Mark S. Besley (2008:291) adalah sebagai
berikut:
Internal controls can never be completely effective, regardless of the
care followed in their design and implementation. Even if systems
personel can design an ideal system, its effectiveness depends on the
competency and dependability of the people using it. Even if the count
is correct, management might override the procedure and instruct an
employee to increase the count to improve reported earnings. (Struktur
pengendalian intern yang efektif harus memperhatikan rancangan dan
implementasi. Namun hal itu saja belum cukup, karena sistem ideal
juga bergantung pada kompetensi dan tanggung jawab dari manusia
yang menjalankan pengendalian tersebut).
Menurut Boynton, Johnson, dan Kell (2005:376) ada lima keterbatasan
pengendalian internal yaitu:
14
1. Poor Judgement (Kesalahan dalam Pertimbangan)
Kadang-kadang, manajemen dan personel lainnya dapat melakukan
pertimbangan yang buruk dalam membuat keputusan bisnis atau dalam
melaksanakan tugas rutin karena informasi yang tidak mencukupi.
2. Breakdowns (Gangguan)
Gangguan dalam melaksanakan pengendalian dapat terjadi ketika personal
salah memahami instruksi atau membuat kekeliruan akibat kecerobohan,
kebingungan, atau kelelahan.Perubahan sementara atau permanen dalam
personel atau dalam sistem atau prosedur juga dapat berkontribusi pada
terjadinya gangguan.
3. Management override (Pengabaian oleh Manajemen)
Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur tertulis untuk
tujuan tidak sah seperti keuntungan pribadi atau presentasi mengenai
kondisi keuangan suatu entitas yang dinaikkan atau status ketaatan
(misalnya, menaikkan laba yang dilaporkan untuk menaikkan pembayaran
bonus atau nilai pasar dari saham entitas, atau menyembunyikan
pelanggaran dari perjanjian hutang atau ketidaktaatan hukum dan
peraturan). Praktik pengabaian (override) termasuk membuat penyajian
yang salah dengan sengaja kepada auditor dan lainnya, seperti menerbitkan
dokumen palsu untuk mendukung pencatatan transaksi penjualan fiktif.
4. Collusion (Kolusi)
Individu yang bertindak bersama, seperti karyawan yang melaksanakan
suatu pengendalian penting bertindak bersama dengan karyawan yang lain,
konsumen atau pemasok, dapat melakukan sekaligus menutupi kecurangan
sehingga tidak dideteksi oleh pengendalian internal (misalnya, kolusi antar
tiga karyawan mulai dari departemen personel, manufaktur dan penggajian
untuk membuat pembayaran kepada karyawan fiktif, atau jadwal
pembayaran kembali kepada seorang karyawan dalam departemen
pembelian dan pemasok atau antara seorang karyawan di departemen
penjualan dengan pelanggan).
5. Cost versus Benefit (Biaya Lawan Manfaat)
Biaya pengendalian internal suatu entitas seharusnya tidak melebihi
manfaat yang diharapkan untuk diperoleh. Pengukuran yang tepat baik dari
biaya dan manfaat biasanya tidak memungkinkan, manajemen harus
15
membuat sendiri estimasi kuantitatif maupun
mengevaluasi hubungan antara biaya dan manfaat.
kualitatif
dalam
Beberapa saran Sukrisno Agus (2004:229) untuk mencegah terjadinya
kecurangan :
1. Tingkatkan pengendalian internal
2. Lakukan seleksi pegawai secara ketat
3. Tingkatkan keandalan internal audit departemen
4. Pemberian imbalan untuk para pegawai
5. Lakukan rotasi jabatan
6. Lakukan pembinaan rohani
7. Berikan sanksi yang tegas
8. Tumbuhkan iklim keterbukaan di dalam perusahaan
9. Pemberian contoh yang baik oleh manajemen
10. Buatlah kebijakan tertulis mengenai fair deadling
II.2
Sistem Akuntansi
II.2.1 Pengertian Sistem
Definisi sistem menurut Mulyadi (2008:2) :
Sistem adalah sekelompok unsure yang erat berhubungan satu dengan
yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu.
Menurut Anthony dan Govindarajan (2005:7) sistem adalah
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitive
untuk melakukan suatu atau sekelompok aktivitas.
Dapat diambil kesimpulan dari pendapat beberapa ahli bahwa sistem adalah
suatu komponen yang terdiri dari dua atau lebih yang saling berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan yang sama.
16
II.2.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Definisi sistem akuntansi menurut Mulyadi (2008:3) adalah
Organisasi, formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemiki
an rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan
oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan
suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama
yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan.
Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan
untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh
manajemen
II.2.3 Tujuan Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2008:19), tujuan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
1) Untuk penyediaan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
2) Untuk memperbaiki yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi
3) Untuk memperbaiki akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk
memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk
menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban perlindungan
kekayaan perusahaan
4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi
17
II.3
Penggajian
II.3.1 Pengertian Penggajian
Menurut Sembiring (2008:23) :
Setiap karyawan berhak atas imbalan (remunerasi) sebagai imbalan jasa
atas pekerjaan yang dilakukan perusahaan. Atas jasa yang telah
dilakukan oleh karyawan perusahaan memberikan imbalan yang
biasanya berupa gaji atau upah.
Pengertian gaji menurut Weygandt, Kieso, dan Kimmel (2010:494), adalah
Salaries are often expressed in terms of spesific amount per year or per
month rather than an hourly rate. (Gaji merupakan bayaran yang
diberikan kepada karyawan, yang digolongkan dalam aturan
kepegawaian dan biasanya tidak menerima overtime pay, per bulan atau
per tahun)
Gaji merupakan komponen yang sangat penting dalam suatu perusahaan untuk
mendorong karyawan agar termotivasi guna meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan
perusahaan
II.3.2 Arus Sistem Transaksi Penggajian
Menurut William C. Boynton, Raymond N. Johnson, dan Walter G. Kell
(2003:182), pemrosesan transaksi penggajian melibatkan fungsi-fungsi penggajian
sebagai berikut:
1. Memulai transaksi penggajian, yang mencakup:
Mengangkat karyawan dan melakukan otorisasi perubahan gaji dan upah.
2. Penerimaan jasa, yang mencakup:
Menyiapkan data kehadian dan pencatatan waktu.
3. Pencatatan transaksi penggajian, yang mencakup:
Menyiapkan daftar serta mencatat gaji dan upah.
18
4. Pembayaran gaji dan upah, yang mencakup:
Membayar gaji dan upah serta menjaga upah yang belum diambil serta
menyerahkan SPT pajak gaji dan upah.
II.3.3 Aktivitas Dasar Penggajian
Sistem penggajian terdiri dari berbagai aktivitas. Aktivitas-aktivitas terkait
penggajian diantaranya menurut Romney dan Steinbart (2009:523):
a. Update Payroll Master File
Aktivitas pertama dalam penggajian yakni memperbaharui Payroll Master
File karena adanya perubahan-perubahan seperti penerimaan karyawan
baru, penghentian karyawan, perubahan tingkat gaji dan perubahan
pengurang gaji yang bersifat discretionary, misalnya absensi karyawan.
Bagian Personel atau bagian Personalia yang menyediakan informasi
perubahan-perubahan tersebut dan memiliki akses untuk memperbaharui
Payroll Master File saat perubahan terjadi meski pembayaran gaji
dilakukan secara batch agar perubahan tersebut tercermin dalam periode
pembayaran gaji yang sesuai.
b. Update tax rates and deductions
Bagian Payroll memperbaharui informasi terkait tarif pajak dan pengurang
gaji lain, misalnya tarif asuransi, karena menerima notifikasi perubahan
kebijakan dari pemerintah dan atau instansi terkait. Bagian Payroll harus
memperhatikan perubahan-perubahan peraturan atau kebijakan pajak dan
pengurang gaji lain dan memperbaharui tarif terkait, meski perubahan pada
tarif pajak dan pengurang gaji lainnya jarang terjadi.
c. Validate time and attendance data
Data kehadiran bagi karyawan yang memperoleh gaji tetap umumnya
berguna untuk menentukan apakah karyawan tersebut berhak untuk
menerima gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadirannya.
Supervisor biasanya mengawasi kehadiran karyawan tersebut dan
pengesahan Supervisor atas keabsahan data kehadiran dibutuhkan untuk
memulai persiapan dan penghitungan gaji karyawan. Bagian Time keeping
mencocokkan antara Clock Card dengan daftar hadir untuk memeriksa
akurasi kehadiran karyawan. Bila Clock Card melebihi jam kerja, maka
perlu diperiksa apakah ada data pendukung berupa Surat Perintah Lembur
yang berguna sebagai verifikasi untuk menambah gaji karena lembur.
19
d. Prepare payroll
Bagian Payroll menerima Clock Card dan daftar hadir yang telah melalui
verifikasi, serta informasi tarif gaji dari Payroll Master File. Persiapan gaji
karyawan dimulai dengan memasukkan data sesuai dalam daftar hadir yang
telah disahkan ke dalam database sesuai urutan dalam Payroll Master File.
Setelah memasukkan data kehadiran karyawan pada periode tersebut,
dilakukan perhitungan gaji kotor karyawan. Komisi, bonus, lembur, dan
atau insentif lainnya termasuk dalam gaji kotor karyawan. Perhitungan
pengurang gaji dilakukan setelah menghitung gaji kotor. Pengurang gaji
terbagi menjadi dua kategori, yakni pajak penghasilan dan voluntary
deductions. Contoh voluntary deductions adalah asuransi jiwa, asuransi
kesehatan, iuran dana pensiun, dan lain-lain. Jumlah gaji bersih diperoleh
dari hasil pengurangan antara gaji kotor dengan pengurang gaji. Ketiga
komponen tersebut akan digunakan untuk memperbaharui Payroll Master
File. Setelah Payroll Master File diperbaharui kembali, aktivitas yang
dilakukan selanjutnya adalah mencetak Cek/Slip Gaji dan Payroll Register.
Payroll Register merupakan laporan yang berisi gaji kotor, pengurang gaji,
dan gaji bersih setiap karyawan di perusahaan. Payroll Register umumnya
dilengkapi dengan Deduction Register yang merupakan laporan yang berisi
rincian voluntary deductions setiap karyawan.
Selama pengolahan transaksi gaji karyawan, alokasi biaya dilakukan hingga
seluruh transaksi yang berkaitan dengan gaji karyawan pada suatu periode
selesai diolah sistem. Total di setiap kolom pada payroll register akan dicatat
dalam General Ledger setelah Cek/Slip Gaji dicetak.
e. Disburse payroll
Aktivitas yang selanjutnya dilakukan setelah mempersiapkan Cek/Slip Gaji
yaitu mengirim Payroll Register ke bagian AccountsPayable untuk
diperiksa kembali dan disetujui. Bagian Accounts Payable kemudian
membuat Disbursement Voucher untuk mengesahkan pengiriman dana dari
rekening umum perusahaan ke rekening khusus yang menyimpan dana
untuk pembayaran gaji di bank. Disbursement Voucher dan Payroll
Register kemudian diberikan ke bagian Keuangan yang bertugas
memeriksa kembali Payroll Register dan Disbursement Voucher, kemudian
mempersiapkan, menandatangani cek pemindahan dana ke rekening khusus
pembayaran gaji dan menyetorkan cek ke bank. Bagian Keuangan pun
memeriksa kembali kesesuaian Payroll Register dengan Slip Gaji,
menandatangani, dan membagikan Slip Gaji kepada karyawan.
Payroll Register kemudian dikembalikan ke bagian Payroll yang akan
mengarsipkan dokumen tersebut bersama dengan Time Cards berdasarkan
tanggal. Disbursement Voucher diberikan ke bagian Akuntansi yang akan
menggunakannya untuk memperbaharui General Ledger.
20
f. Calculate employer-paid benefits and taxes
Perusahaan umumnya membayar pajak penghasilan, iuran pensiun,
asuransi, dan tunjangan lain untuk karyawan sesuai dengan jabatannya
secara langsung kepada instansi yang bersangkutan. Saat penggajian
dilaksanakan, perusahaan akan menghitung berapa jumlah uang yang harus
dibayar kemudian memperbaharui General Ledger dan Payroll Master
File. Sejumlah dana yang dikeluarkan harus sesuai dengan peraturan atau
kebijakan pemerintah yang berlaku serta kesepakatan dengan instansi yang
bersangkutan. Hasil perhitungan akan dilaporkan pada departemendepartemen lain dan departemen Sumber Daya Manusia. Bagian Personnel
di departemen Sumber Daya Manusia akan memperbaharui Payroll Master
File karena laporan tunjangan dan pajak penghasilan karyawan pada
periode tersebut.
g. Disburse payroll taxes and miscellaneous deductions
Aktivitas terakhir dalam penggajian adalah membayar pajak penghasilan
dan voluntary deductions lain setiap karyawan. Setiap perusahaan
umumnya secara periodik membayar kewajibannya tersebut melalui cek
atau transfer dana secara elektronik, sesuai dengan ketentuan pemerintah
dan atau kesepakatan dengan instansi lain seperti pihak asuransi, dana
pensiun, dan lain-lain. Bukti pembayaran perlu dilaporkan pula kepada
instansi terkait atas pembayaran yang telah dilakukan perusahaan untuk
memenuhi kewajibannya.
II.3.4 Risiko dalam Proses Penggajian
Kegiatan perusahaan tidak terlepas dari risiko yang dapat menghambat
pencapaian tujuan perusahaan. Beberapa ancaman dalam siklus penggajian yang
dikemukakan Romney dan Steinbart (2009:533), dalam terjemahan bebas, diantaranya:
a. Perubahan Payroll Master File oleh pihak yang tidak berwenang
Apabila gaji, upah, dan atau komisi dasar pada Payroll Master File yang
digunakan untuk menentukan kompensasi karyawan dipalsukan, beban gaji
akan meningkat. Pembebanan gaji yang tidak sesuai dengan kenyataan
akan menghasilkan laporan labor cost yang tidak akurat sehingga
mendorong pengambilan keputusan yang salah.
21
b. Data jam kerja dan kehadiran yang tidak akurat
Data kerja dan kehadiran yang tidak akurat dapat mempengaruhi
perusahaan. Apabila data jam kerja dan kehadiran yang tercatat lebih besar
dari kenyataan, maka beban gaji terlalu besar dan laporan gaji tidak sesuai
dengan keadaan yang sebenarnya.
c. Pengolahan gaji yang tidak akurat
Pengurang gaji kotor biasanya merupakan pajak dan iuran atau premi
kepada instansi lain diluar perusahaan. Perubahan peraturan atau
kebijakan-kebijakan terkait pengurang gaji yang tidak diikuti dengan
pembaharuan tarif dapat menyebabkan kesalahan perhitungan gaji.
Kesalahan dalam perhitungan gaji menyebabkan bagian Payroll harus
memperbaiki sistem pengolahan gaji dan melakukan perhitungan ulang
gaji. Apabila perhitungan ulang tidak dapat diselesaikan secepatnya, maka
pembagian gaji karyawan menjadi terhambat. Keterlambatan pembagian
gaji atau pembayaran gaji yang tidak sesuai dengan yang seharusnya dapat
mempengaruhi moral dan motivasi kerja karyawan. Kesalahan perhitungan
pengurang gaji, misalnya pajak, dapat menimbulkan denda bagi perusahaan
karena perusahaan gagal melaporkan dan membayar pajak dengan jumlah
yang tepat.
d. Pencurian atau penipuan saat pembagian cek gaji
Ancaman lain yang dapat terjadi dalam siklus penggajian adalah
mengeluarkan Cek Gaji pada seseorang yang tidak bekerja diperusahaan
atau pembayaran gaji yang masih berlanjut pada karyawan yang telah
diberhentikan. Hal ini biasanya terjadi bila karyawan yang telah
diberhentikan tidak dilaporkan kepada bagian HRD.
Siklus penggajian merupakan aktivitas yang memiliki nilai transaksi yang
signifikan dalam laporan laba rugi. Gaji yang diterima oleh karyawan harus akurat dan
tepat waktu karena dapat mempengaruhi motivasi karyawan dalam bekerja, sehingga
diperlukan pengendalian dalam siklus penggajian.
22
Romney dan Steinbart (2009:532) menyatakan bahwa pengendalian intern yang
memadai dalam siklus penggajian dan kepegawaian harus mencapai tujuan-tujuan
berikut ini :
a.
b.
c.
d.
e.
Otorisasi yang tepat pada semua transaksi penggajian.
Semua transaksi yang tercatat sah.
Semua transaksi penggajian yang sah telah dicatat.
Semua transaksi penggajian telah dicatat secara akurat.
Mematuhi dan melaksanakan peraturan pemerintah yang berlaku mengenai
penyetoran pajak dan pelaporan gaji.
f. Aset-aset telah dilindungi dari pencurian.
g. Aktivitas siklus penggajian dan kepegawaian telah dilakukan secara efektif
dan efisien.
II.3.5 Komposisi Perhitungan Gaji
Gaji pada dasarnya merupakan bentuk imbalan atau kompensasi dari perusahaan
kepada karyawan atas partisipasinya dalam kegiatan perusahaan.Achmad S. Ruky
(2006:10) mengelompokkan imbalan menjadi dua kelompok besar, yaitu:
a. Imbalan langsung yang diterima secara langsung dan rutin oleh karyawan.
Imbalan ini dapat berupa gaji/ upah pokok, tunjangan tunai sebagai
suplemen yang diterima setiap bulan, tunjangan hari keagamaan, bonus
yang dikaitkan dengan prestasi kerja, insentif sebagai penghargaan untuk
prestasi, dan segala jenis pembagian yang diterima secara rutin.
b.
I
mbalan tidak langsung yang tidak diterima secara rutin, yang diterima
“nanti” atau “bila terjadi sesuatu” pada karyawan. Imbalan jenis ini dapat
berupa lembur, fasilitas dan kemudahan transportasi serta pemeliharaan
kesehatan, gaji/ upah yang tetap diterima karyawan selama cuti dan izin
meninggalkan pekerjaan, bantan dan santunan untuk musibah, bantuan
biaya pendidikan cuma-cuma, iuran JAMSOSTEK yang dibayarkan
perusahaan, iuran dana pensiun yang dibayarkan perusahaan, dan premi
asuransi jiwa.
23
II.3.6 Peran Siklus Penggajian dalam Perusahaan
Arens, Elder, Beasley (2010:660), menyatakan bahwa siklus penggajian
merupakan aktivitas yang penting dalam organisasi karena:
a. Gaji merupakan beban yang berjumlah besar di semua perusahaan,
b.
Kesalahan perhitungan, pembayaran, dan alokasi gaji
menyebabkan kesalahan material pada laba bersih perusahaan
dapat
c. Penggajian merupakan area yang rentan pemborosan sumber daya yang
disebabkan inefisiensi atau pencurian melalui fraud.
Kesalahan perhitungan, pembayaran, dan alokasi gaji karyawan dapat
mempengaruhi moral karyawan. Pengeluaran terkait gaji juga harus tunduk pada
regulasi pemerintah dan berhubungan dengan pembayaran pajak penghasilan karyawan
sehingga berdampak signifikan pada laba bersih hampir di seluruh perusahaan.
II.3.7 Prosedur Penggajian
Menurut Mulyadi (2008:382) dalam prosedur penggajian ada beberapa fungsi
yang terkait, yaitu :
a) Fungsi kepegawaian
b) Fungsi pencatat waktu
c) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
d) Fungsi akuntansi
e) Fungsi keuangan
Mulyadi menambahkan, prosedur pembayaran gaji terbagi dalam beberapa cara,
yaitu :
a) Gaji dibayar dengan uang tunai
24
Jika gaji dibayar dengan uang tunai maka daftar gaji serta catatan untuk
karyawan diserahkan kepada kasir. Kasir harus meneliti dan memastikan
bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan. Kemudian kasir akan
mengambil uang dari rekening khusus gaji di bank, dan mengalokasikan
uang tersebut sesuai daftar gaji dan catatan pada karyawan. Kasir
memasukkan uang gaji ke amplop dan melekatkan masing-masing catatan
ke amplop terkait dan kemudian membagikannya kepada masing-masing
karyawan dan meminta tanda tangan masing pada kolom yang telah
disediakan.
b) Gaji dibayar dengan cek atas nama karyawan yang bersangkutan
Jika gaji dibayar dengan cek maka bagian Pengolahan Data Elektronik
akan menyediakan cek untuk setiap karyawan. Cek dikeluarkan oleh bagian
Pengolahan Data Elektronik bersama-sama dengan pencetakan daftar gaji
catatan untuk karyawan. Nilai harus sama dengan nilai neto gaji untuk
masing-masing karyawan. Daftar gaji, kumpulan cek dan kumpulan catatan
karyawan akan diserahkan ke kasir, kemudian kasir akan membandingkan
daftar gaji dengan kumpulan cek. Jika tidak terdapat kekeliruan maka kasir
akan menandatangani daftar gaji dan membagikan cek kepada karyawan.
c)
G
aji disetorkan langsung ke rekening pegawai
Dalam hal gaji disetorkan langsung kepada karyawan, bagian Pengolahan
Data Elektronik dapat membuat satu lembar dokumen permintaan
pemindah bukuan berikut daftar gaji tambahan yang akan diserahkan ke
bank. Kasir akan menyampaikan slip gaji untuk masing-masing karyawan
sebagai bukti bahwa gaji karyawan yang bersangkutan sudah tersimpan di
rekening yang diinginkan. Kemudian kasir akan menandatangani daftar gaji
dan membagikan slip gaji yang berarti bahwa uang karyawan yang terdapat
di rekening tabungan telah bertambah secara otomatis. Bank akan
menyampaikan slip setoran ke satuan Pengawas Intern dan bank juga akan
menyerahkan rekening koran periodic atas rekening khusus gaji sebagai
bahan untuk menyusun rekonsiliasi. Setoran langsung ini adalah cara untuk
meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan.
II.4
Audit Internal
II.4.1 Pengertian Audit Internal
25
Menurut Konsorsium organisasi profesi Auditor Internal di Indonesia dalam
Amin Widjaja Tunggal (2012:1) :
Audit Internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang
independen dan obyektif, yang dirancang untuk memberikan nilai
tambah dan meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit internal
membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu
pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan
meningkatkan efektivitas pengelolaan risiko, pengendalian dan proses
governance.
Profesor Gerald Vinten yang dikutip oleh Amin Widjaja Tunggal (2012:2) :
“Internal auditing is the recurrent comprehensive investigation into
apparently healthy organizations with the objective of achieving an
insight into the state of the organization and also its environment with
the objective of achieving better control over its future operations”.
(Audit internal adalah investigasi komprehensif berulang menjadi
organisasi yang tampak sehat dengan tujuan untuk mencapai wawasan
tentang keadaan organisasi dan juga lingkungannya dengan tujuan
untuk mencapai kontrol lebih baik atas operasi masa depan).
Amin Widjaja Tunggal (2012:1) menambahkan, fungsi audit internal adalah
Fungsi audit internal mencakup departemen audit internal dan setiap
departemen yang lain, aktivitas atau outsource jasa yang memenuhi
peranan audit internal.
II.4.2 Jenis-Jenis Audit Internal
Menurut Sukrisno Agus (2004:9-11) jenis-jenis audit internal dibagi 3 macam
yaitu :
1. Audit Operasional
Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk
kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh
manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah
dilakukan secara efisien, efektif dan ekonomis.
2. Audit Ketaatan
26
Pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan sudah
mentaati peraturan-peraturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku baik
yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan (manajemen, dewan
komisaris) maupun pihak ekstern (Pemerintah, Bapepam LK, Bank
Indonesia, Direktorat Jenderal Pajak dan lain-lain)
3. Audit Keuangan
Pemeriksaan yang dilakukan bagian internal perusahaan terhadap laporan
keuangan dan catatan akuntansi perusahaan
II.4.3 Contoh Laporan Audit Internal
Dari
Kepala Bagian Internal Audit
Kepada
Direksi PT RENIKU
Perihal
Temuan Pemeriksaan Mengenai Uang
Muka Perjalanan
Tahun 2002
Periode
Kondisi
Kriteria
Penyebab
Terdapat uang muka perjalanan yang
jumlahnya melampaui batas yang
diperbolehkan. Kami menemukan 133
uang muka perjalanan dari 175 uang
muka yang kami periksa, jumlahnya
melampaui
jumlah
yang
diperbolehkan, yaitu Rp 2.500.000,-.
Jumlah tersebut berkisar antara Rp
2.640.000,- s/d Rp 4.750.000,- dengan
total kelebihan kurang lebih Rp
300.000.000,Kebijakan tertulis dari direktur
keuangan dinyatakan bahwa uang
muka perjalanan dinas maksimum
sebesar Rp. 2.500.000,Kepala bagian keuangan memberikan
uang muka berdasarkan formulir
permintaan uang muka yang sudah
diotorisasi oleh marketing atau sales
supervisor.
Otorisasi
supervisor
biasanya diberikan dengan mudah
tanpa memperhatikan batas maksimum
yang biasa diberikan
27
Akibat
Komentar Manajemen
Banyak salesman yang meminta uang
muka perjalanan melebihi jumlah yang
dibutuhkan
dan
pertanggungjawabannya
terlambat.
Bahkan ada salesman yang sudah
berhenti,
tetapi
masih
belum
mempertanggungjawabkan
uang
mukanya
Bagian akuntansi akan menindak
lanjuti masalah uang muka perjalanan
yang melampaui batas maksimum dan
yang
lama
belum
dipertanggungjawabkan.
Supervisor
akan diinstruksikan untuk lebih ketat
dalam mengotorisasi uang muka
perjalanan
Sumber : Sukrisno Agus (2004:242) contoh laporan internal auditor
II.5
Keterkaitan Pengendalian Internal dengan Audit Internal
Audit Internal merupakan salah satu bentuk pengawasan yang ada di perusahaan,
yang dapat membantu dalam proses pencapaian tujuan. Fungsi ini membantu pihak
manajemen dalam proses pengendalian internal operasional perusahaan yang sangat
rentan terhadap berbagai risiko tertentu. Bagi perusahaan, audit internal merupakan
proses yang sangat penting dan tidak dapat dipisahkan dengan pengendalian internal
pengelolaan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena perusahaan mempunyai tujuan
agar risiko dalam pengoperasiaan kinerja dapat diminamalisir dengan melakukan audit
operasional.
II.6
Penelitian Terdahulu
Pada penelitian yang penulis lakukan, proses penggajian dalam suatu perusahaan
merupakan komponen penting, ini dikarenakan menyangkut kinerja karyawan dan
28
berakibat pada operasional perusahaan tersebut. Sebelum melakukan penelitian ini,
penulis mencoba mengacu pada penelitian sebelumnya, yang ditulis oleh Bimo (2011).
Penelitian Bimo mengangkat judul “Evaluasi Pengendalian Internal Atas Siklus
Penggajian Pada PT Asuransi Purna Artanugraha”. Penelitian tersebut menggunakan
salah satu komponen COSO, yaitu Control Environment (Lingkungan Pengendalian).
Perbedaan penelitian penulis dengan penelitian Bimo, penulis menggunakan TOC (Test
Of Control) yang merupakan penilaian atas control pada sebuah perusahaan apakah
sudah efektif dan efisien terhadap risiko-risiko yang ada, serta mengevaluasi
pengendalian internalnya berdasarkan lima komponen COSO.
29