pertemuan 6-Subsistem Penggajian.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-6
Subsistem Penggajian/Tunjangan
Subsistem Penggajian/Tunjangan merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus,
analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
Fungsi Subsistem Penggajian/Tunjangan adalah:
Mengotomatiskan proses membayar dengan mengumpulkan data tentang waktu dan
kehadiran karyawan, menghitung berbagai potongan dan pajak, dan menghasilkan cek
pembayaran berkala dan laporan pajak karyawan.
Data umumnya disuplai dari sumber daya manusia dan waktu tetap modul untuk
menghitung deposit otomatis dan manual cek kemampuan menulis. Modul ini dapat
mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan karyawan serta
mengintegrasikan dengan sistem manajemen keuangan yang ada.
Contoh Payroll Management System
Sistem Pengolahan Data
Sistem yang melakukan tugas pengolahan data adalah sistem pengolahan data. Dalam
pandangan kita, sistem pengolahan data adalah sama dengan sistem akuntansi.
Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya komputer hanya
diterapkan untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data
elektronik atau EDP.
Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :
 Sistem manual. Sistem pertama ini hanya terdiri atas orang pulpen, pensil, dan
buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari
 operasi perusahaan. 
 Mesin keydriven, penemuan mesin ini seperti cash register, mesin ketik dan
kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar. 
1
Noor Vika Hizviani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-6



Mesin punched card, dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar
mencatat transaksi mereka dalam benituk punched card (kartu berlubang) dan
menggunakan mesin punched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting. 
Komputer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi
yang lebih kecil mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan
data mereka. 
Era permulaan database ditandai dengan :
 Pengulangan data 
 Ketergantungan data 
 Kepemilikan data yang tersebar 
Konsep Database
 Yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file. Tujuan dari konsep database adalah
 meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. 
 Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur
 data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. 
 Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam tabel dan
 kamus yang terpisah secara fisik dari program. 
 Program mengacu pada tabel untuk mengakses data. 
Saat mengadopsi konsep database, Struktur Database menjadi :
 Database 
 File 
 Catatan 
 Elemen data 
TUJUAN PENGOLAHAN DATA
Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record
perusahaan yang akurat dan up to date.
TUGAS PENGOLAHAN DATA
Tanpa memandang apakah sistem pengolahan data perupa manual, key driven
computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan, yaitu:
 pengumpulan data 
sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa kepada lingkungannya, tiap
tindakanya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan
elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi. 

 pengubahan data 
diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang
dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup : 
o pengklasifikasian. Elemen data dimasukan ke dalam record untuk
digunakansebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record. 

o Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode
atauelemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun
sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan
satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal. 
2
Noor Vika Hizviani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-6
o
o



Pengkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data
yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam sistem
penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk ,menghasilkan
pendapatan kotor.
Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disinteesis atau dipersingkat
menjadi bentuk total dan subtotal.
penyimpanan data 
pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan
diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya,
menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang
atau menginstal komputer atau printer Epson. 
pembuatan dokumen 
Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan
atau kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan. 
Sifat pengolahan data
Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi
komputer lain. Sistem pengolahan data :
a. Menjalankan tugas penting
b. Mengikuti prosedur standar secara relative
c. Mendapatkan data yang lengkap.
d. Mempunyai focus historisa yang paling utama
e. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.
Masalah Gaji/Pendapatan/Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan
berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu.
Bagi Perusahaan, sistem gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk
memenuhi Peraturan Pemerintah dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional
(UMR), tetapi yang lebih penting lagi yaitu untuk menciptakan “keseimbangan/
fairnesses” antara apa yang diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa
yang diberikan Perusahaan untuk Karyawannya. Hal ini tampaknya sederhana, tetapi
dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem
Gaji yang mengacu pada “obyektivitas” beban kerja (work load) bagi para karyawannya.
Apabila Perusahaan telah memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu
yang bersifat kuantitatif, akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan
SDM. Namun pada kenyataannya banyak metode kuantitatif yang ditawarkan dan
setelah diterapkan tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan.
Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut kurang sesuai dengan karakteristika
lingkungan Perusahaan yang ada di Indonesia dimana faktor-faktor yang berkaitan
dengan masa kerja dan pengakuan terhadap pengalaman kurang dipertimbangkan.
Selain itu aspek perlindungan dan kesejahteraan seperti pemberian asuransi,
program pensiun yang umumnya diberikan Perusahaan dan dikelola oleh Instansi lain,
memiliki kaidah-kaidah yang telah diatur oleh Perundangan Ketenagakerjaan tetapi
tidak selaras dengan sistem gaji yang dianut oleh Perusahaan. Untuk itu adalah sangat
bermanfaat bila Perusahaan menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif, baik dari sisi
aturan Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan kewajaran/fairnesses
bagi Karyawannya serta setara untuk jenis dan skala Perusahaan yang serupa.
3
Noor Vika Hizviani, ST., MMSI
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-6
Sistem Gaji dengan pendekatan “kuantitatif” pada umumnya akan lebih mudah diterima
dan difahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil pembobotan. Skor
tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi individu yang memangku pekerjaan
tersebut.
Manfaat Sistem Penggajian
Manfaat sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan
Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain:
a. Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.
b. Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.
c. Merupakan “imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi yang telah
diberikan Karyawan.
d. Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran
imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing
kontribusinya pada Perusahaan.
e. Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
f. Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif
bagi perusahaan sejenis
Sedangkan manfaat khusus dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada
“beban kerja” (work load) dan dilakukan pembobotan secara kuantitatif, maka akan
diperoleh manfaat antara lain :
 Terukur bagi setiap pekerjaan, karena masing-masing memiliki nilai/skor yang
ditentukan atau disepakati secara bersama-sama. 

 Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi
terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan. 

 Fair yaitu karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk
tempat kerjanya. 
Ruang lingkup penyusunan Sistem Gaji mencakup :
1. Penelitian Pendahuluan (Preliminary Survey) :
 Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku saat ini. 

 Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan
dan Spesifikasi Jabatan telah dimiliki). 

 Penelahaan berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on the
spot). 

2. Pembuatan Disain Sistem Penggjian :
 Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan. 

 Penyusunan Skala Faktor Jabatan. 

 Penyusunan Skala Gaji Pokok 

3. Pembobotan Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person
(Counter-part).
4. Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan
Latar Belakang Keakhlian.
5. Penghitungan final Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.
6. Pembuatan Laporan Akhir
7. Sosialisasi (memperkenalkan) Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada
Karyawan bersama-sama Key Person masing-masing Unit Kerja.
4
Noor Vika Hizviani, ST., MMSI