penerapan perencanaan penjualan yang efektif pada pt. setiawan

1
PENERAPAN PERENCANAAN PENJUALAN YANG EFEKTIF
PADA PT. SETIAWAN SEDJATI
TUGAS AKHIR
Oleh:
DASEP AFRYANDI JUANNA
NPM : 012010006
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN PEMASARAN
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI KESATUAN
BOGOR
2013
2
ABSTRAK
Dasep Afryandi Juanna. NPM : 012010006. Penerapan Perencanaan
Penjualan Yang Efektif. Studi Kasus pada PT. Setiawan Sedjati CibinongBogor. Dibawah Bimbingan Bapak Adil Fadillah, SE.,MM.
Setiap perusahaan pasti menginginkan perusahaannya tumbuh dan
berkembang, oleh karena itu perusahaan harus melakukan suatu tindakan
yang dapat memberikan kemajuan bagi perusahaan dimasa kini dan dimasa
yang akan datang dengan melakukan kegiatan penerapan perencanaan
penjualan yang efektif untuk menghasilkan suatu tujuan perusahaan.
Tujuan pengambilan judul penerapan perencanaan penjualan yang
efektif adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan perencanaan
penjualan pada PT. Setiawan Sedjati Cibinong-Bogor.
Peninjauan dilakukan pada PT. Setiawan Sedjati Cibinong-Bogor yang
beralamat di Kompleks Nirwana Estate, Blok G No.5 Cikaret Cibinong-Bogor.
Sebagai depo cabang untuk menjangkau masyarakat lebih luas dan
terorganisir dengan baik.
Peninjauan yang penulis lakukan pada PT. Setiawan Sedjati CibinongBogor yang bergerak pada penjualan mesin penggandaan atau mesin
fotocopy Riso, Gestetner, Ricoh dan mesin Weehai Hamada peninjauan yang
dilakukan adalah dengan mengumpulkan data-data dari perusahaan itu
sendiri, serta melakukan wawancara dengan para pakar internal perusahaan
yang terdiri dari supervisor marketing dan para rekan tenaga penjual.
Dengan melakukan peninjauan maka didapatkan Hasil dari penerapan
perencanaan penjualan yang efektif yaitu dengan pemasaran yang berfokus
pada konsumen dapat menghasilkan sebuah keunggulan bersaing melalui :
1. Harga yang lebih rendah dibandingkan dengan para pesaing untuk
manfaat yang sama atau
2. Keunikan manfaat yang dapat menutupi harga tinggi
Analisis keunggulan bersaing menunjukan perbedaan dan
keunikannya diantara para pesaing. Bagi perusahaan yang ingin menikamati
keunggulan bersaing dipasar, antara produknya ,dan produk pesaing harus
dapat dirasakan dipasaran. Keunggulan bersaing diperoleh dengan mencari
aspek-aspek diferensiasi yang akan dinilai superior oleh konsumen sasaran
dan yang tidak mudah diduplikasikan oleh pesaingnya.
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada
setiap
perusahaan
tentunya
ada
perbedaan
dalam
mempersiapkan dan menggunakan suatu perencanaan penjualan sesuai
dengan standarisasi perusahaan untuk mencapai suatu tujuan perusahaan
secara efektif, dalam pemasaran produk mengalami perkembangan yang
sangat pesat baik dalam segi kualitas, kuantitas dan strategi perencanaan
penjualan dalam mengedukasikan produk untuk menghasilkan suatu tujuan
perusahaan yang maksimal dan efektif
Dalam persaingan yang sangat ketat untuk memasarkan produk mesin
penggandaan. Masing-masing perusahaan sejenis saling berlomba-lomba
mengatur berbagai macam perencanaan penjualan secara efektif guna
mendapatkan peluang dan manfaat situasi, sehingga perusahaan harus
memiliki suatu perencanaan penjualan yang paling tepat dan juga efektif.
Hal
ini
guna
memenuhi
kebutuhan
dan
keinginan
konsumen,
perusahaan juga harus mampu menciptakan dan mengkoreksi apakah
penerapan perencanaan penjualan tersebut sudah tepat dan efektif.
Perusahaan tentunya harus memiliki perencanaan dan menentukan tujuantujuan yang dikehendaki dan apa saja yang harus diperbuat.
Hal ini guna mengetahui apa yang menjadi kebutuhan dan keinginan
konsumen, perusahaan juga harus mampu menciptakan serta mengoreksi
apakah strategi tersebut sudah tepat dan efektif. Perusahaan harus memiliki
perencanaan dan tujuan-tujuan yang dikehendaki dan apa saja yang harus
diperbuat, dan juga harus melakukan pengawasan dengan mengukur
pelaksanaan atau proses-proses operasional dapat berjalan dengan baik.
4
Oleh karena itu dalam hal ini tentu saja diperlukannya bauran
pemasaran yang efektif dengan saluran distribusi yang dilakukan oleh
salesman dalam personal selling, mass selling, public relation, direct
marketing, sales promotion yang dapat memotivasi dalam meraih tujuan dari
penjualan
perusahaan.,
karena
banyaknya
saluran
distribusi
maka
perusahaan harus jeli dalam melaksanakan penerapan perencanaan
penjualan secara efektif
Oleh sebab itu penulis ingin membahas lebih dalam lagi tentang
penerapan perencanaan penjualan yang dilaksanakan oleh PT. Setiawan
Sedjati
dengan
mengambil
judul
“PENERAPAN
PERENCANAAN
PENJUALAN YANG EFEKTIF PADA PT.SETIAWAN SEDJATI”
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan pembahasan diatas, maka penulis
mengidentifikasi
permasalahan tersebut sebagai berikut :
1. Bagaimana Penerapan Perencanaan Penjualan Yang Efektif Pada PT.
Setiawan Sedjati ?
2. Apa Saja Faktor-faktor Pendukung dan Penghambat dalam pelaksanaan
Penerapan Perencanaan Penjualan Pada PT.Setiawan Sedjati?
3. Bagaimana PT.Setiawan Sedjati Mengatasi Faktor-faktor Penghambat
dalam Pelaksanaan Penerapan Perencanaan Pada PT.Setiawan Sedjati
4. Analisis SWOT Terhadap PT. Setiawan Sedjati
5
1.3 Maksud Tujuan Pembahasan
A. Maksud Pembahasan
1. Untuk Mengetahui Penerapan Perencanaan Penjualan Secara
Efektif Yang Dilakukan PT. Setiawan Sejati
2. Untuk Mengetahui Perbandingan Teori Dan Peraktek Penerapan
Perencanaan Penjualan Pada PT.Setiawan Sedjati
3. Untuk Mengetahui Bagaimana PT.Setiawan Sedjati Mengatasi
Faktor-faktor
Penghambat
dalam
Pelaksanaan
Penerapan
Perencanaan Pada PT.Setiawan Sedjati
4. Untuk mengetahui bagaimana Analisis SWOT Terhadap PT.
Setiawan Sedjati
B. Tujuan Pembahasan
Tujuan
pengerjaan
Tugas
Akhir
ini
adalah
untuk
menambah
pengetahuan tentang dunia pemasaran dan penjualan secara nyata dan
berbeda-beda pada dunia kerja yang sebenarnya, serta untuk
mengetahui sejauh mana ilmu yang didapat dibangku kuliah untuk
diterapkan pada dunia kerja. Tugas akhir ini bisa memberikan wawasan
pengetahuan dan keterampilan pada pekerjaan.
Serta untuk mengetahui lebih dalam tentang penerapan perencanaan
penjualan yang dianggap efektif pada PT.Setiawan Sejati
6
1.4 Tempat Dan Waktu Pelaksanaan Kerja Peraktek
Tempat pelaksaan kerja untuk mengerjakan Tugas Akhir ini mengambil
tempat di PT.Setiawan Sedjati ,yang beralamat di Kompleks Nirwana Estate,
Blok G No.5 Cikaret Cibinong-Bogor.
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Definisi Terminologi
2.1 Pengertian Manajemen Pemasaran
Beberapa ahli pemasaran menyatakan arti dari manajemen pemasaran
adalah sebagai berikut: “Marketing management is a process of a scanning
the environment, analyzing market opportunities, designing marketing
strategies, and then effektivel
implementing and controlling marketing
practices. (Cravens, Hills, woodruff, 2003, 14).
Selanjutnya
definisi
maupun
pengertian
manajemen
pemasaran
menurut Phillip khotler yang dialih bahasakan oleh Benyamin Molan (2005):
Manajemen pemasaran adalah proses perencanaan dan
pelaksanaan pemikiran, penetapan harga, promosi, serta
penyaluran gagasan, barang dan jasa untuk menciptakan
pertukaran yang memenuhi sasaran-sasaran individu dan
organisasi.
Adapun definisi yang ditulis oleh penulis buku manajemen pemasaran
Djaslim Saladin (2003, 4) adalah sebagai berikut:
Manajemen pemasaran adalah analisis perencanaan, penerapan
dan pengendalian terhadap program yang dirancang untuk
menciptakan, membangun dan mempertahankan pertukaran dan
hubungan yang menguntungkan dengan pasar sasaran dengan
maksud untuk mencapai tujuian-tujuan organisasi.
Kesimpulan dari beberapa definisi tentang manjemen pemasaran
adalah sebagai berikut; Manajemen pemasaran didefinisikan sebagai suatu
proses yang saling terkait antara perencanaan dan pelaksanaan apa yang
8
telah dipikirkan dan telah ditetapkan dalam penyaluran suatu gagasan barang
dan jasa untuk dapat mencapai tujuan antara pihak-pihak yang saling
membutuhkan didalamnya.
Manajemen pemasaran dapat diterapkan pada semua bidang usaha.
Dalam
manajemen
terdapat
fungsi
penganalisaan,
perencanaan,
pelaksanaan atau penerapan serta pengawasan. Tahap perencanaan
merupakan tahap yang menentukan terhadap kelangsungan dan kesuksesan
suatu organisasi pemasaran.
Proses perencanaan merupakan suatu proses yang selalu memandang
kedepan atau pada kemungkinan masa akan datang termasuk dalam
pengembangan program, kebijakan dan prosedur untuk mencapai tujuan
pemasaran.
2.1.1 Pengertian Pemasaran
Pemasaran merupakan mencocokan kemampuan perusahaan dengan
kebutuhan dan keinginan konsumen untuk mencapai hubungan yang
mutualisme yang saling menguntungkan. Adapun pengertian pemasaran
menurut beberapa ahli yaitu sebagai berikut :
Menurut kotler & Armstrong (2003,6) :
“A social and managerial process whereby individuals and groups
obtain what they need and want trough creating and exchanging
products and value with others”
Sebuah proses sosial dan pengaturan untuk individu dan group
memperoleh apa yang mereka butuhkan dan ingin melewati penciptaan dan
pertukaran produk dan nilai dengan lainnya.
9
Menurut philip Kotler (2002,9) ialah :
“Marketing is a social and managerial process and by which
individuals and group obtain what they need and want through
creating,offering, and freely exchanging product and service of
value with other”
Pemasaran adalah suatu proses sosial yang didalamnya individu
dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan
inginkan dengan menciptakan, menawarkan, dan secara bebas
mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain.
Sedangkan definisi pemasaran menurut Djaslim Saladin (2003,1)
Pemasaran merupakan suatu sistem total dari kegiatan bisnis
yang dirancang untuk merencanakan,menentukan harga, promosi
dan mendistribusikan barang-barang yang dapat memuaskan
keinginan mencapai pasar sasaran serta tujuan perusahaan.
Adapun menurut Cravens, Hills, Woodruff (2003,90) pemasaran adalah
sebagai berikut :
“Marceting is the process and planning and excuting the
conception, pricing, promotion and distribution of ideas, goods and
service
to
create
exchanges
that
satisfy
individual
and
organizational objective”.
“Pemasaran merupakan peroses perencanaan dan pelaksanaan
konsep, harga, promosi dan distribusi dari ide-ide, barang-barang
dan jasa untuk menciptakan pertukaran yang memuaskan objek
individu dan organisasi”
10
Berdasarkan
menyimpulkan
pendapat-pendapat
bahwa
pemasaran
diatas,
adalah
maka
proses
penulis
yang
dapat
dirancang
mengaplikasikan perencanaan yang disusun untuk memenuhi kebutuhan
dengan menciptakan pertukaran yang bernilai dan menguntungkan bagi
semua pihak.
2.1.2 Pengertian Bauran Pemasaran
Perencanaan dalam pemasaran mencakup penentuan strategi yang
akan dipakai agar produk dapat dijual ketangan konsumen. Hal ini berarti
bahwa tugas manajemen pemasaran adalah bagaimana mengkomunikasikan
keberadaan produk kepada pasar sehingga dalam pikiran konsumen muncul
perhatian akan produk tersebut, merasa tertarik dan kemudian konsumen
memutuskan untuk membelinya.
Pemasaran (Inggris:Marketing) adalah proses penyusunan komunikasi
terpadu yang bertujuan untuk memberikan informasi mengenai barang atau
jasa dalam kaitannya dengan memuaskan kebutuhan dan keinginan
manusia. Pemasaran dimulai dengan pemenuhan kebutuhan manusia yang
kemudian bertumbuh menjadi keinginan manusia.
Proses dalam pemenuhan kebutuhan dan keinginan manusia inilah
yang menjadi konsep pemasaran. Mulai dari pemenuhan produk (product),
penetapan harga (price), pengiriman barang (place), dan mempromosikan
barang (promotion). Seseorang yang bekerja dibidang pemasaran disebut
pemasar.
Pemasar ini sebaiknya memiliki pengetahuan dalam konsep dan prinsip
pemasaran agar kegiatan pemasaran dapat tercapai sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan manusia terutama pihak konsumen yang dituju.
11
Manajemen Pemasaran adalah salah satu kegiatan-kegiatan pokok
yang dilakukan oleh perusahaan untuk mempertahankan kelangsungan
perusahaannya, untuk berkembang, dan untuk mendapatkan laba. Proses
pemasaran itu dimulai jauh sejak sebelum barang-barang diproduksi, dan
tidak berakhir dengan penjualan.
Menurut Dharmmesta & Handoko Kegiatan pemasaran perusahaan
harus juga memberikan kepuasan kepada konsumen jika menginginkan
usahanya berjalan terus, atau konsumen mempunyai pandangan yang lebih
baik terhadap perusahaan.
Secara definisi, Kotler menyebutkan bahwa Manajemen Pemasaran
adalah
penganalisisan,
perencanaan,
pelaksanaan,
dan
pengawasan
programprogram yang bertujuan menimbulkan pertukaran dengan pasar
yang dituju dengan maksud untuk mencapai tujuan perusahaan.
Perusahaan yang sudah mulai mengenal bahwa pemasaran merupakan
faktor penting untuk mencapai sukses usahanya, akan mengetahui adanya
cara dan falsafah baru yang terlibat di dalamnya. Cara dan falsafah baru ini
disebut "Konsep Pemasaran".
Dalam
menghadapi
pasar
sasarannya
perusahaan
memiliki
seperangkat alat-alat pemasaran yang sangat berperan untuk memperoleh
dampak maximum terhadap pasar. Alat-alat pemasaran tersebut terangkum
dalam bauran pemasaran perusahaan. Secara definitif dikatakan oleh Philip
Kotler bahwa Bauran pemasaran adalah seperangkat alat pemasaran yang
digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan pemasarannya dalam pasar
sasaran.
Alat pemasaran tersebut dapat dikelompokan menjadi empat kelompok
variabel yang dikenal sebagai 4P yaitu: produk (product), harga (price),
distribusi (place), dan promosi (promotion). Keempat variabel tersebut dapat
dikombinasikan dan saling berkaitan satu sama lain sehingga keputusan
disatu bagian akan mempengaruhi tindakan dibagian lain, sebagaimana
halnya konsep sistem.
12
2.1.3 Memahami proses pemasaran
American Marketing Association mendefinisikan pemasaran sebagai :
Suatu peroses perencanaan dan eksekusi, mulai dari tahap
konsepsi, penetapan harga, promosi, hingga distribusi barangbarang, ide-ide, dan jasa-jasa, untuk melakukan pertukaran yang
memuaskan individu dan lembaga-lembaganya.
Philip Kotler dalam bukunya Manajemen Pemasaran Edisi milenium 1
menjelaskan bahwa proses pemasaran terdiri dari 4 langkah proses
perencanaan
diantaranya
adalah:
analisis
peluang
pemasaran,
pengembangan strategi pemasaran, perencanaan program pemasaran, dan
pengelolaan usaha pemasaran.
1. Menganalisis peluang pasar
Analisis pemasaran merupakan alat pemasaran yang penting untuk
menilai perilaku dan keinginan pembeli serta menilai ukuran pasar. Orangorang pemasaran dapat meriset sumber-sumber sekunder, menjalankan
kelompok fokus , serta mengadakan survei melalui telepon, surat, dan
wawancara pribadi. Dengan menganalisis data yang dikumpulkan, akan
memperoleh suatu gambaran yang paling baik tentang ukuran peluang
pasar.
2. Mengembangkan strategi pemasaran
Untuk memenangkan pasar pengembangan strategi pemasaran harus
memusatkan perhatian dan berorientasi pada pasar konsumen dan
mengembangkan
strategi
penentuan
posisi
(positioning).
Setelah
memutuskan posisi produknya maka harus memulai pengembangan
produk baru.
Setelah peluncuran, strategi produk harus dimodifikasi pada tahap-tahap
siklus hidup produk yang berbeda : pengenalan, pertumbuhan,
13
kematangan, dan penurunan dari produk. Selanjutnya, pilihan strategi
akan tergantung pada apakah perusahaan memainkan peranan sebagai
pemimpin pasar, penantang, pengikut, atau pencari relung pasar.
Akhirnya, strategi harus diselaraskan dengan peluang dan tantangan
global yang selalu berubah-ubah.
3. Merencanakan program pemasaran
Untuk merubah strategi pemasaran menjadi program pemasaran,
manajer pemasaran harus membuat keputusan mendasar mengenai
pengeluaran pemasaran, bauran pemasaran, dan alokasi pemasaran.
5. Mengelola usaha pemasaran
Langkah terakhir dalam proses pemasaran adalah meng organisasikan
sumber daya pemasaran kemudian menerapkan serta mengendalikan
rencana pemasaran. Perusahaan harus membuat suatu organisasi
pemasaran yang mampu menerapkan rencana pemasaran
2.1.4 Konsep Pemasaran
Konsep pemasaran adalah dasar pemikiran bagaimana cara aktivitas
pemasaran dapat dilaksanakan berdasarkan suatu filsafat yang mantap, yang
mengungkapkan pemasaran yang tanggap dan bertanggung jawab.
Dalam study pemasaran menunjukan adanya perkembangan konsep
pemasaran. Philip kotler dalam bukunya Marketing Management: Analysis,
Planning, Implementationa, And Control, mengemukakan 5 konsep bisnis
yang berkembang dan berpengaruh dalam kegiatan pemasaran.
1. Konsep Produksi (The product concept)
Konsep atau tahap ini berorientasi pada produksi, dimana para manajer
perusahaan memusatkan perhatian untuk mencapai efisiensi yang tinggi
14
dan distribusi yang luas. Pada konsep ini permintaan lebih banyak dari
pada penawaran.
2. Konsep Produk (The product concept)
Pada konsep produk perusahaan berupaya memproduksi produk yang
berkualitas tinggi. Tugas manajemen adalah membuat produk yang
berkualitas.
3. Konsep penjualan (The selling concept)
Pada konsep ini manajer berorientasi pada produk dengan volume
penjualan yang tinggi. Tugas manajemen adalah meningkatkan volume
penjualan
karena
manajemen
beranggapan
perusahaan
perlu
mengadakan kegiatan penjualan dan promosi yang gencar.
Konsep ini mengandung tiga unsur pokok, yaitu :
a. Perencanaan dan operasi berorientasi kepada produk dengan volume
penjualan yang tinggi.
b. Alat yang dipergunakan untuk meningkatkan penjualan adalah promosi
yang gencar.
c. Tujuan akhir adalah memenuhi atau mencapai tujuan perusahaan
(laba) dengan mengusahakan volume penjualan semaksimal mungkin.
4. Konsep pemasaran (The marketing concept)
Konsep ini mengandung tiga dasar pokok, tetapi berlainan dengan
konsep penjualan ,yaitu :
a. Perencanaan dan operasi berorientasi kepada kebutuhan dan
keinginan konsumen.
b. Semua aktivitas pemasaran dilaksanakan dengan pemasaran terpadu
(integrated marketing).
15
c. Tujuan akhir adalah memenuhi atau mencapai tujuan perusahaan
(laba) dan berusaha memberikan kepuasan semaksimal mungkin
kepada konsumen.
6. Konsep pemasaran sosial (The sosiail marketing concept)
Pada konsep ini manajer eksekutif tidak hanya berupaya memenuhi
kepuasan pelanggan atau konsumen dan tercapainya tujuan perusahaan
(laba) tetapi juga dapat memberikan jaminan sosial bagi sumber daya
manusia yang terlibat dalam perusahaan itu, seperti kesejahteraan
karyawan (gaji yang layak) dan pencemaran lingkungan.
Dapatlah disimpulkan bahwa konsep produksi, produk, dan penjualan
merupakan filsafat bisnis yang tidak berorientasi pada konsumen atau
permintaan. Sedangkan konsep pemasaran dan konsep pemasaran
sosial berorientasi kepada konsumen (buyers market).
Selanjutnya Wareen J. Keegan dalam bukunya Global Marketing
Management (1999) mengemukakan perlunya konsep yang ke enam , yaitu :
7. Konsep Pemasaran Strategis (The strategic marketing concept)
Konsep pemasaran strategis merupakan suatu evolusi dari
pemasaran, yaitu pemasaran global (The global marketing). Dalam
konsep ini fokus pemasaran beralih dari kebutuhan konsumen atau
produk kelingkungan eksternal perusahaan (environment).
Dengan
demikian
alat
yang
dipergunakan
pun
berubah
yaitu
management strategic. Sasaran yang dicapai atau tujuan akhir berubah dari
laba menjadi stakeholder benefit.
16
Bagan 2.2.2
Proses Pemasaran – Gabungan Kotler & Neil
Keadaan lingkungan
Tingkat korporat/Divisi: Proses Perencanaan Strategis
Ojektif &
Misi
Saran
Rencana
Portofolio
Bisnis
Strategi
Pertumbuhan
perusahaan
Lingkungan
Makro
Public
Persaingan
Saluran
Pemasaran
Pasar
Analisis
Peluang
Penyeleksian
Sasaran Pasar
Strategi
Bauran
Pemasaran
Pengemban
gan System
Pemasaran
Pasar Sasaran
Konsumen
pasar
Tingkat Pasar & Produk : Proses Pemasaran
informasi
Segmentasi Pasar
Positioning Produk
Optimisasi Produk
Peramalan Pasar
Kepuasan Pelanggan
Sumber: Neil, W.D. (1997), Market Segmentation: beyond the Basics (tutorial
paper,dipresentasikan dalam Applied Research Methods Marketing
Research Conference). Oak Brook, Illinois: American Marketing
Association.
17
2.2 Pengertian Manajemen Penjualan
Istilah
manajemen
penjualan
telah
mengalami
perubahan-
perubahan selama beberapa tahun. Pada mulanya, para pengusaha
menggunakan istilah tersebut untuk menunjukan pengarahan tenaga
penjual, atau disebut juga manajemen personal seling. Kemudian, istilah
tersebut diartikan secara lebih luas lagi dengan manjemen dari seluruh
kegiatan pemasaran, distribusi fisik, penetapan harga, dan perencanaan
produk tetapi sekarang, kedua istilah tersebut telah dibedakan dengan
menunjukan bahwa manajemen pemasaran mempunyai pengertian
yang lebih luas dari pada manjemen penjualan.
Kemudian, apa yang dimaksud dengan manajemen penjualan?
Berikut ini adalah definisi yang dikemukakan oleh Komite Definisi dari
Asosiasi Pemasaran Amerika (The Definition Jommittec Of The
American Marketing Association).
Manajemen
penjualan
adalah
suatu
perencanaan,
pengorganisasian, implementasi, pengendalian terhadap aktifitas
kegiatan menjual yang dilakukan oleh perusahaan oleh tenaga
penjualan. Manajemen penjualan termasuk kegiatan penarikan,
pemilihan, perlengkapan, penugasan, penentuan rute, supervise,
pembayaran dan pemotivasian serta pengembangan kemampuan
yang diberikan kepada tenaga penjual.
Setiap adanya proses penjualan mempunyai strategi penjualan
yang ditetapkan, untuk selanjutnya maka manajemen tentu harus
melaksanakannya dan mengelola pelaksanaan penjualan yang meliputi
pengenalan pasar dan peran mendesain organisasi dan struktur
organisasi penjual, meramalkan penjualan, menentukan objektive
penjualan dan manajemen waktu dan didalam penentuan tujuan harus
diturunkan dari tujuan perusahaan pada tingkat manajemen yang lebih
tinggi, tingkatan tujuan penjualan terdiri dari tujuan korporasi unit bisnis,
pemasaran dan penjualan yang beberapa tingkatan sampai ketujuan
individu tenaga penjual.
18
Dari definisi tentang manjemen penjualan tersebut dapat diketahui
bahwa manajemen penjualan cukup luas. Dapat dikatakan pula bahwa
tugas manajemen penjualan itu adalah sebagai administrator dalam
kegiatan personal seling, sehingga tugas utamanya banyak berkaitan
dengan personalia penjualan.
Bagian lain dari tugas manajemen penjualan adalah berkaitan
dengan pengorganisasian kegiatan penjualan baik didalam perusahaan
maupun diluar perusahaan. Didalam perusahaan ia harus menyusun
struktur organisasi yang dapat menciptakan kominikasi secara efektif
tidak hanya didalam departemen penjualan itu sendiri, tetapi juga
dengan departemen-departemen lainnya.
Juga
merupakan
penghubung
yang
paling
penting
antara
perusahaan dengan pembeli dan masyarakat lain, serta bertanggung
jawab untuk menciptakan dan mempertahankan jaringan distribusi yang
efektif.
Selain
tugas-tugas
tersebut
manjemen
penjualan
masih
mempunyai tugas yang lain, yaitu menggunakan dan berpartisipasi
dalam
mempersiapkan
imformasi
untuk
mengambil
keputusan-
keputusan pemasaran, seperti penentuan anggaran, kuota, dan daerah
penjualan. Juga berpartisipasi dalam pengambil keputusan tentang
produk, saluran pemasaran dan politik distribusi, promosi, serta
penetapan harga.
Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen penjualan itu selain
sebagai
administrator
kegiatan
personal
seling,
manajemen yang ikut mengambil keputusan pemasaran.
juga
sebagai
19
2.2.1 Pengertian Penjualan
Terkadang orang banyak yang mempunyai persepsi yang salah
terhadap pengertian penjualan yang dianggap sama dengan pemasaran,
padahal keduanya jelaslah berbeda . pemasaran meliputi kegiatan yang luas,
sedangkan penjualan merupakan salah satu kegiatan didalam bidang
pemasaran, dalam melakukan penjualan, sebagai penjual dituntut untuk
memiliki bakat dan seni serta keahlian untuk mempengaruhi orang lain.
Tidaklah mudah untuk mengarahkan kemauan calon pembeli dengan
cara mengemukakan dengan berbagai alasan dan pendapat.
Menurut winardi dalam Usman (2004, 26) mengenai pengertian
penjualan yaitu;
Penjualan adalah proses dimana sang penjual memastikan,
mengaktivasikan, dan memuaskan kebutuhan atau keinginan
pembeli agar dicapai manfaat, baik bagi sang penjual atau pembeli
yang berkelanjutan dan yang menguntungkan kedua belah pihak.
Pengertian penjualan menurut Basu Swasta, (2003,8) adalah:
“Ilmu dan seni yang mempengaruhi pribadi yang dilaksanakan oleh
penjual
mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa
yang ditawarkan.”
Penjualan menurut Stewart (2005,64) adalah:
salah satu profesi paling tua didunia. Orang yang menjual
mendapatkan berbagai julukan, diantaranya adalah wiraniaga,
armada penjual, account executive, konsultan penjualan, agen,
dan perwakilan pemasaran, dan lainnya.
20
Konsep penjualan menurut Stewart adalah pendekatan yang lazim
lainnya yang diambil oleh perusahaan terhadap pasar. Konsep penjualan
mengatakan
sebagai berikut:
Konsep
penjualan mengatakan
bahwa
konsumen apabila dibiarkan sendiri, biasanya tidak akan membeli banyak
produk organisasi itu. Oleh karena itu harus dilakukannya usaha penjualan
dan promosi yang gencar.
Kegiatan perlu dilakukan untuk mengeindentifikasi kebutuhan pembeli
sampai terlaksananya penjualan dan terbinanya hubungan antara pasca
penjualan (post-purchase) antara penjual dan pembeli. Proses yang terjadi
mungkin sederhana, hanya dengan melakukan sejumlah tindakan rutin yang
mengarah kepenjualan lalu setelah itu menutup penjualan. Namun proses
dari awal sampai penutupan penjualan bisa juga terentang sampai pada satu
periode yang panjang, dengan banyak kontak dan interaksi antara pembeli,
dengan orang yang mempengaruhi pembelian, wiraniaga yang ditugasi
melakukan perhitungan, dan para spesialis teknis dalam organisasi penjual.
Tujuan manajemen penjualan menurut Stewart (2006,69) adalah
mencapai hasil pengembangan usaha yang direncanakan dengan cara
memotivasi para anggota kelompok penjualan untuk melakukan tugasnya
ampai batas kemampuan terbaiknya.
Tugas-tugas manjemen penjualan yang standar menurut Stewart
(2005,72) yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengendalian
4. Rekrutmen/penarikan pegawai baru
5. Pelatihan
6. Pemberian motivasi
21
Dalam kegiatan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :
1.
Faktor Internal yaitu:
a. Kemampuan penjual
Yaitu kemampuan dari segi fisik, maupun keterampilan dalam
melakukan
tugasnya,
oleh
karena
itu
tenaga
penjual
harus
berkomunikasi dengan baik.
b. Modal
Untuk membiayai produk baru, promosi dan sebagainya.
c. Organisasi perusahaan
Perusahaan
besar
lebih
kompleks
karena
masalah
penjualan
ditangani oleh bagian penjualan, sedangkan perusahaan kecil lebih
sederhana karena masalah penjualan ditangani oleh perusahaan.
2.
Faktor Eksternal yaitu:
a. Faktor teknologi
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat,
mengakibatkan perusahaan harus benar-benar cermat mengikuti
perkembangan teknologi yang ada sekarang ini untuk mempromosikan
barang atau produk yang ditawarkan, sehingga tidak tertinggal dengan
perusahaan lainnya.
b. Faktor ekonomi
Dengan keadaan ekonomi yang serba sulit seperti sekarang ini
menuntut masyarakat untuk lebih selektif dalam memilih barang yang
22
mereka anggap lebih penting atau lebih primer dibandingkan dengan
barang-barang lainnya.
c. Faktor pesaing
Banyaknya perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang
usaha yang sejenis, menyebabkan masyarakat memiliki pilihan untuk
membeli produk sesuai dengan keinginan mereka.
d. Faktor demografi,budaya dan lingkungan.
Faktor demografi, budaya dan lingkungan perlu diperhatikan oleh
penjual adalah jenis pasarnya, kelompok pembeli, atau pemakainya,
keinginan serta kebutuhan.
2.2.2 Pengertian Tenaga Penjual
Setiap tenaga penjualan harus memiliki factor-faktor penting dalam
memenuhi keberhasilan yang di inginkan, berikut ini merupakan factor-faktor
yang mempengaruhi keberhasilan personal selling menurut kotler (2004,65)
yaitu:
1. Pengorganisasian tenaga penjual
2. Jumlah tenaga penjual
3. Latihan tenaga penjual
4. Pengawasan terhadap tenaga penjual
5. Kompensasi tenaga penjual
6. Evaluasi tenaga penjual
Beberapa ahli menyatakan mengenai pengertian personal seling
dalam beberapa pendapat. Personal seling menurut fandy tjiptono (2007,224)
adalah :
23
Komunikasi langsung (tatap muka) antara penjual dengan calon
pelanggan untuk memperkenalkan suatu produk kepada calon
pelanggan dan membentuk pemahaman pelanggan terhadap produk
sehingga mereka kemudian akan mencoba dan membelinya.
Selanjutnya pengertian personal selling menurut Kotler, yaitu:
“face to face interaction with one, more prospective purchase for
the purpose of making presentation,answering question, and
procuring ordersales”
Definisi menurut sutisna, (2004,311) menyatakan personal selling
adalah sebagai berikut:
Personal selling merupakan aktivitas komunikasi antara produsen
yang diwakili oleh tenaga penjual dengan konsumen potensial yang
melibatkan pemikiran dan emosi serta berhadapan langsung.
2.2.3 Rencana komunikasi penjualan
Rencana atau bauran komunikasi pemasaran, menurut Kotler
(2005,249) merupakan penggabungan dari lima model komunikasi dalam
pemasaran, yaitu:
1. Iklan
Setiap bentuk presentasi yang bukan dilakukan dan promosi
gagasan,barang, atau jasa oleh sponsor yang telah ditentukan.
2. Promosi penjualan
Berbagai jenis insentif jangka pendek untuk mendorong orang
mencoba atau membeli produk atau jasa.
3. Hubungan masyarakat dan pemberitaan :
Berbagai macam program yang dirancang untuk mempromosikan
atau melindungi citra perusahaan atau masing-masing produknya.
4. Penjualan pribadi :
Interaksi tatap muka dengan satu atau beberapa calon pembeli
dengan maksud untuk melakukan presentasi, menjawab
pertanyaan, dan memperoleh pemesanan.
24
5. Pemasaran langsung dan interaktif :
Penggunaan surat, telepon, faksimili, e-mail, atau internet untuk
berkomunikasi langsung atau meminta tanggapan atau berdialog
dengan pelanggan tertentu dan calon pelanggan.
Bauran komunikasi pemasaran ini selalu dikaitkan dengan
penyampaian sejumlah pesan dan penggunaan visual yang tepat
sebagai syarat utama keberhasilan dari sebuah program promosi.
Tahap-tahapan komunikasi dan strategi pesan disusun berdasarkan
pencapaian kesadaran atas keberadaan sebuah produk atau jasa
(awareness), menumbuhkan sebuah keinginan untuk memiliki atau
mendapatkan produk (interest), sampai dengan mempertahankan
loyalitas pelanggan. Dalam kajian komunikasi tahapan tersebut
dikenal dengan rumusan AIDDA (Attention, Interest, Desire,
Decision, And Action).
Menurut soemanagara (2006,3) :
Tujuan komunikasi secara umum adalah untuk mencapai sebuah
perubahan seperti :
1. Perubahan Pengetahuan (Knowledge Change)
2. Perubahan Sikap (Attitude Change)
3. Perubahan Prilaku (Behaviour Change)
4. Perubahan Masyarakat (Social Change)
2.3 Perencanaan Penjualan
perencanaan pada hakikatnya adalah proses pengambilan keputusan
dari sejumlah alternatif (pilihan) mengenai sasaran dan cara-cara yang akan
dilaksanakan di masa yang akan datang guna mencapai tujuan yang
dikehendaki serta pemantauan dan penilaiannya atas hasil pelaksanaannya
yang dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan.
25
Para ahli manajemen mendefinisikan perencanaan dalam beberapa
pengertian, berikut beberapa definisi-definisi Perencanaan.
Menurut prof. Dr. Husaini usman (2013,19) dalam buku Manajemen
mendefinisikan perencanaan yaitu :
“Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya
untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka
mencapai tujuan yang ditetapkan.
Menurut Bintoro Tjokroaminoto
(2013,19) yang mendefinisikan
perencanaan dalam buku Manajemen :
“Perencanaan ialah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara
sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.”
Prajudi Atmosudirdjo (2013,19) yang mendefinisikan perancanaan
dalam buku Manajemen :
“Perencanaan ialah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang
akan dijalankan dalam rangka untuk mencapai tujuan tertentu, siapa
yang
melakukan,bilamana,
dimana,
dan
bagaimana
cara
melakukannya.”
Tindakan pertama yang harus dilakukan sebelum perencanaan
penjualan disusun, terlebih dahulu dilakukan ramalan penjualan
(sales
forecast) untuk periode yang akan datang. Ramalan penjualan akan dijadikan
dasar dalam penyusunan rencana penjualan, dengan mempertimbangkan
sumber daya yang ada dan strategi penjualan untuk mencapai tujuan
perusahaan.
Ramalan penjualan merupakan suatu taksiran penjualan untuk periode
yang akan datang yang dilakukan dan merupakan tugas dari bagian
26
penjualan, tetapi penyiapan ramalan penjualan tersebut bukan semata-mata
tangguang jawab kepala bagian penjualan saja, melainkan dibantu oleh
bagian-bagian lain seperti bagian akuntansi.
Ramalan penjualan dengan tingkat keandalan yang tinggi dapat
terbentuk apabila mempertimbangkan berbagai data ekonomi seperti
pendapatan nasional, produksi nasional, jumlah penduduk, jumlah uang yang
beredar, tingkat harga, exspor impor, kebijaksanaan pemerintah mengenai
keuangan dan perdagangan.
Ada beberapa cara untuk membuat ramalan penjualan menurut
(J.Supranto M.A.,2005:245) diantaranya :
A. Meramal penjualan berdasarkan pendapatan para eksekutif.
B. Metode meramal dengan menggunakan beberapa tenaga penjual.
C. Dengan melakukan riset atau survey langsung kepada para pembeli.
D. Meramal dengan metode statistik.
Dari
pengertian
diatas,
penulis
dapat
menyimpulkan
bahwa,
Perencanaan merupakan suatu proses yang kontinyu untuk menetapkan
kejadian dan kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan-tujuan yang
telah ditetapkan. Atau dengan kata lain yaitu menetapkan dan memelihara
suatu rencana operasi yang terintegrasi sejalan dengan sasaran dan tujuan
perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, menganalisa,
merevisi, mengkomunikasikan kepada semua tingkat manajemen serta
menggunakan sistem-sistem dan prosedur-prosedur yang cocok.
27
2.4 Teori Analisis SWOT
Menurut Kurtz (2008,45), SWOT analisis adalah :
Suatu alat perencanaan strategik yang penting untuk membantu
perencana untuk membandingkan kekuatan dan kelemahan internal
organisasi dengan kesempatan dan ancaman dari external.
Menurut Robert W.Duncan (2007, 142), :
Menganalisa lingkungan internal dan eksternal merupakan hal penting
dalam proses perencanaan strategi. Faktor-faktor lingkungan internal di
dalam perusahaan biasanya dapat digolongkan sebagai Strength(S)
atau Weakness (W), dan lingkungan eksternal perusahaan dapat
diklasifikasikan sebagai Opportunities (O) atau Threat (T). Analisis
lingkungan strategi ini disebut sebagai analisis SWOT.
Menurut Thompson (2008,97), :
Analisa SWOT adalah simpel tetapi merupakan alat bantu yang sangat
kuat untuk memperbesar kapabilitas serta mengetahui ketidakefisienan
sumber daya perusahaan, kesempatan dari pasar dan ancaman
eksternal untuk masa depan agar lebih baik lagi.
Analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk menggambarkan
kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang
berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths,
Weakness, Opportunities dan Threats. Metode ini paling sering digunakan
dalam metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan.
Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai
pemecah masalah.
SWOT merupakan alat untuk menentukan tujuan usaha yang realistis,
sesuai dengan kondisi perusahaan dan oleh karenanya diharapkan lebih
mudah tercapai. SWOT adalah singkatan dari kata-kata Strength (kekuatan
28
perusahaan) Weaknesses (kelemahan perusahaan), Opportunities (peluang
bisnis) dan Threats (hambatan untuk mencapai tujuan).
Sedangkan Kotler (2008) mengemukakan bahwa :
Analisis SWOT adalah evaluasi terhadap keseluruhan kekuatan,
kelemahan, peluang dan ancaman disebut analisis SWOT. Analisis
SWOT merupakan perangkat pencocokan
yang penting yang
membantu manajer mengembangkan empat tipe strategi: strategi SO
(Strengths-Opportunities), strategi WO (Weaknesses-Opportunities),
strategi ST (Strengths-Threats), dan strategi WT (WeaknessesThreats).
Menurut Rangkuti (2006) analisis SWOT adalah identifikasi berbagai
faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis
didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths)
dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan
kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).
Strengths (Kekuatan) adalah segala hal yang dibutuhkan pada kondisi
yang sifatnya internal organisasi agar kegiatan-kegiatan organisasi berjalan
maksimal. Misalnya : kekuatan keuangan, motivasi anggota yang kuat, nama
baik organisasi , memiliki pengetahuan dan keterampilan yang lebih, anggota
yang pekerja keras, memiliki jaringan organisasi yang luas, dan lainnya.
Weaknesses (Kelemahan) adalah terdapatnya kekurangan pada
kondisi internal organisasi, akibatnya kegiatan-kegiatan organisasi belum
maksimal terlaksana. Misalnya ; kekurangan dana, memiliki orang-orang baru
yang belum terampil, belum memiliki pengetahuan yang cukup mengenai
organisasi, anggota kurang kreatif dan malas, tidak adanya teknologi dan
sebagainya.
29
Opportunities (Peluang) adalah faktor-faktor lingkungan luar yang
positif, yang dapat dan mampu mengarahkan kegiatan organisasi kearahnya,
misalnya kebutuhan lingkungan sesuai dengan tujuan organisasi, masyarakat
yang membutuhkan perubahan, tingkat kepercayaan masyarakat terhadap
organisasi sangat baik, belum adanya organisasi lain yang melihat peluang
tersebut, banyak pemberi dana yang berkaitan dengan isu yang dibawa oleh
organisasi dan lainnya.
Threats (Ancaman) adalah faktor-faktor lingkungan luar yang mampu
menghambat pergerakan organisasi. Misalnya masyarakat sedang dalam
kondisi apatis dan pesimis terhadap organisasi tersebut, kegiatan organisasi
seperti itu juga banyak dilakukan oleh organisasi lainnya sehingga ada
banyak competitor atau pesaing.
Organisasi akan lebih mudah memetakan berbagai potensi internal
dan eksternal, serta menemukan strategi yang tepat untuk pengembangan
selanjutnya atau pencapaian tujuan tertentu. Dengan SWOT organisasi akan
mengembangkan kekuatan potensial dengan memanfaatkan peluang, serta
menekan pengaruh dari kelemahan yang dapat menjadi ancaman bagi
organisasi.
30
Sumber: Rangkuti, Freddy (2006).
Gambar 2 Analisis SWOT
1.
Kuadran 1 :
Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan
tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan
peluang yang ada. Strategi yang harus ditetapkan dalam kondisi ini adalah
mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif.
2.
Kuadran 2 :
Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih
memilki kekuatan dari segi internal. Strategi yang haras diterapkan adalah
menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang
dengan cara strategi diversifikasi produk.
31
3.
Kuadran 3 :
Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi
dilain pihak, perusahaan menghadapi beberapa kendala/kelemahan internal.
Kondisi bisnis pada kuadran ini mirip dengan Question Mark pada BCG
matriks. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalahmasalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang
lebih baik.
4.
Kuadran 4 :
Ini merupukan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan
tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
2.4.1 Matriks
Menurut Rangkuti (2006) alat yang dipakai untuk menyusun faktorfaktor strategis perusahaan adalah matriks SWOT. Matriks ini dapat
menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal
yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan
kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set
kemungkinan alternatif strategis.
Berdasarkan matriks SWOT tersebut dapat disusun empat strategi
utama, yaitu startegi “SO, WO, ST, dan WT”. Masing-masing strategi memiliki
ciri khas tersendiri dan dalam penerapannya dilaksanakan secara simultan.
Matriks SWOT dapat dilihat pada tabel 1.
32
Tabel 1 Analisis Matriks SWOT
Internal
STRENGTHS (S)
Tentukan Faktor-faktor kekuatan internal
WEAKNESSES (W)
Tentukan Faktor-faktor kelemahan
internal
Eksternal
OPPORTUNITIES (O)
STRATEGI SO
STRATEGI WO
Tentukan Faktor peluang
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk
Ciptakan strategi yang meminimalkan
eksternal
memanfaatkan peluang
kelemahan untuk memanfaatkan
peluang
THREATS (T)
STRATEGI ST
STRATEGI WT
Tentukan Faktor ancaman
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk
Ciptakan strategi yang meminimalkan
eksternal
mengatasi ancaman
kelemahan dan mehghindari ancaman
Sumber: Rangkuti, Freddy (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis, Jakarta:
PT. Gramedia Pustaka Utama
2.4.2 Penentuan Rekomendasi Strategi
1. Strategi SO
Strategi SO adalah strategi yang ditetapkan berdasarkan jalan pikiran
organisasi yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut
dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. Inilah yang merupakan
strategi agresif positif yaitu menyerang penuh inisiatif dan terencana,
sehingga tujuan organisasi akan tercapai secara terencana dan terukur.
Dalam strategi SO, organisasi mengejar peluang-peluang dari luar
dengan mempertimbangkan kekuatan organisasi.
2. Strategi WO
Strategi WO adalah strategi yang ditetapkan berdasarkan pemanfaatan
peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan dalam
33
organisasi. Dalam hal ini perlu dirancang strategi turn around yaitu
strategi merubah haluan. Maksudnya adalah terkadang harus mundur
satu atau dua langkah ke belakang untuk maju melangkah jauh ke
depan. Peluang eksternal yang besar penting untuk diraih, namun
permasalahan internal atau kelemahan yang ada pada internal organisasi
lebih utama untuk dicarikan solusi, sehingga capaian peluang yang besar
perlu diturunkan skalanya sedikit. Dalam hal ini kelemahan-kelemahan
organisasi perlu diperbaiki dan dicari solusinya untuk memperoleh
peluang tersebut.
3. Strategi ST
Strategi ST adalah strategi yang ditetapkan berdasarkan kekuatan yang
dimiliki organisasi untuk mengatasi ancaman yang terdeteksi. Strategi ini
dikenal dengan istilah strategi diversifikasi atau strategi perbedaan.
Maksudnya, seberapa besar pun ancaman yang ada, kepanikan dan
ketergesa-gesaan hanya memperburuk suasana, untuk itu organisasi
perlu memiliki kekuatan yang besar yang bersifat independen dan dapat
digunakan sebagai senjata untuk mengatasi ancaman tersebut. Maka
perlu
mengidentifikasi
kekuatan
dan
menggunankannya
untuk
mengurangi ancaman dari luar.
4. Strategi WT
Strategi WT adalah strategi yang diterapkan kedalam bentuk kegiatan
yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada
serta menghindari ancaman. Karena dalam kondisi ini, organisasi sedang
dalam
bahaya,
kelemahan menimpa
kondisi internal sedangkan
ancaman dari luar juga menyerang. Bila tidak mengambil strategi yang
tepat, maka kondisi ini bisa berdampak buruk bagi citra dan eksistensi
34
organisasi kedepan, yang perlu dilakukan adalah bersama seluruh
elemen organisasi merencanakan suatu kegiatan untuk mengurangi
kelemahan organisasi, dan menghindar dari ancaman eksternal.
Secara garis besar dalam penentuan strategi, yakni jika kelemahan
organisasi besar, walaupun ada peluang ataupun ancaman, maka yang perlu
dilakukan adalah mengadakan konsolidasi internal. Konsolidasi internal
bertujuan untuk menguatkan kembali kelemahan-kelemahan organisasi,
seperti SDM, infrastruktur, pendanaan dan lainnya, sehingga mampu
menghadapi ancaman serta menangkap peluang dari eksternal.
Sedangkan jika yang terjadi adalah organisasi memiliki kekuatan yang
besar, maka organisasi dapat membuat strategi dengan perencanaan yang
matang, sistematis dan terukur dengan memanfaatkan sumber daya
potensial organisasi, untuk bergerak menuju tujuan organisasi. Hal ini
dilakukan agar dapat menekan ancaman dari luar, serta menangkap peluang
yang ada.
35
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Dalam penulisan tugas akhir ini penulis melakukan kegiatan kerja
praktek pada PT. Setiawan Sedjati cibinong-bogor yang beralamat di
Komplek Nirwana Estate, blok G No.5 Cikaret Cibinong – Bogor. Sebagai
depo cabang perusahaan yang berpusat di Mugi Griya Building Lt.8 Jl. MT
Haryono Kav.10 Jakarta, merupakan perusahaan pengadaan mesin foto copy
dan mesin cetak dengan merk gestetner, risograph, ricoh, dan wehai
hamada.
PT. Setiawan Sedjati didirikan pada tahun 1963 di jakarta dengan
bentuk badan usaha Perseroan Terbatas, dengan group perusahaan Mugi
Group tepatnya beralamatkan di Mugi Griya Building Jl. MT Haryono Kav 10
jakarta yang awalnya bergerak di bidang bisnis distributor peralatan kantor
dan percetakan dengan produk Copier & Multi Fungsi Gestetner, Gels &
Laser Printer Ricoh, Production Printing Ricoh, Digital Printer Riso, Offset
Weihai Hamada
Dengan applikasi Solusi : Sistem manajemen aliran kerja dokumen,
Proses
digital
data
formulir,
Sistem
informasi
manajemen-database,
Manajemen rekam medis elektronik, Sistem kontrol & otomatisasi aliran
cetak.
Dalam persaingannya yang ketat dengan perusahaan yang bergerak
dibidang yang sama, PT. Setiawan Sedjati selalu berusaha untuk
menerapkan suatu perencanaan penjualan yang efektif demi tercapainya
36
suatu tujuan perusahaan. Dengan memotivasi dengan visi dan misi
perusahaan.
Dalam menjalankan usahanya PT. setiawan Sedjati telah menetapkan
visi dan misi, perusahaan untuk kelangsungan hidup perusahaan dan
keefektifan dalam menghadapi persaingan khususnya pada persaingan
perusahaan sejenis atau perusahaan mesin penggandaan aliran dokumen.
Adapun visi dan misi perusahaan PT. Setiawan Sedjati yaitu :
Visi dan misi PT. Setiawan Sedjati
Visi dari PT. Setiawan Sedjati adalah “ Menjadi Perusahaan yang
memberikan pelayanan yang terbaik, jaminan mutu produk, pelaksanaan
pelayanan yang tepat waktu serta penyediaan produk-produk yang
berkualitas” sejalan dengan Visi yang telah dibuat maka PT. Setiawan Sedjati
memiliki Misi yaitu :
” Berusaha meningkatkan kualitas pelayanan sesuai dengan kebutuhan
Customer dan mendistribusikan produk yang berkualitas dan harga yang
bersaing”.
Sejalan dengan Visi, Misi dan tujuan tersebut
maka PT. Setiawan
Sedjati memiliki strategi yaitu dengan mengoptimalisasikan kualitas dan
kuantitas sumber daya manusia yang unggul, menawarkan produk-produk
yang inovatif, untuk mendapatkan nilai tambah dan produk yang berkualitas
dengan harga yang terjangkau serta membangun kemitraan yang saling
menguntungkan dan saling mendukung secara sinergis.
Fokus bisnis
1.
Menjual mesin penggandaan
2.
Service mesin
3.
Menjual suku cadang mesin penggandaan atau duplikator
37
3.1.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Dalam sebuah perusahaan diperlukan sebuah struktur organisasi
perusahaan sebagai kelengkapan manajemen, dan dapat mengkoordinasi
kegiatan perusahaan sehingga dapat berjalan dengan baik. Struktur
organisasi merupakan gambaran skematis tentang hubungan kerjasama
antara orang-orang yang ada diperusahaan dalam rangka mencapai tujuan
perusahaanyaitu melakukan peningkatan penjualan produk perusahaan.
Struktur organisasi yang baik haruslah menunjukan secara jelas tugas,
wewenang, dan tanggung jawab serta adanya pemisahan fungsi. Struktur
organisasi harus fleksible sesuai dengan tujuan perusahaan, artinya apabila
perusahaan semakin berkembang, maka struktur organisasinya dapat diubah
sesuai dengan kebutuhan dan keadaan perusahaan tersebut.
PT. Setiawan Sedjati dipimpin oleh seorang Director dan mempunyai
bawahan seorang GM (General Manager) yang membawahi beberapa Divisi
Manajer. Struktur organisasi PT. Setiawan Sedjati secara lebih jelas dapat
dilihat pada Lampiran sebagai berikut :
38
Berikut Gambaran Singkat Bagan/Divisi Tempat Kerja Praktek
General Manager /
Operation Centre
Manager Depo /
Manager Cabang
Supervisor Sales
Ka. Finance &
Ka. Teknik
Accounting
Sales
Staff F&A
Teknisi
Respresentatif
Driver /
Pengiriman
Customer Service
Office Boy
Gambar 3.1
Struktur organisasi : PT. Setiawan Sedjati Cabang Cibinong-Bogor
Adapun uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap jabatan
adalah sebagai berikut :
1. Tugas dan tanggung jawab General Manager / Operation Center,
antara lain :
a. Mempunyai tanggung jawab kepada direksi
b. Mempunyai kewajiban dalam pengembangan sistem penjualan
dalam perusahaan
c. Mempunyai kewajiban dalam mengawasi kinerja para pegawai
d. Sebagai pembuat keputusan kredit
39
2. Tugas dan tanggung jawab Manager Depo / Manager Cabang,
antara lain :
a. Bertanggung jawab atas operasional perusahaan
b. Sebagai pembuat keputusan dan kebijaksanaan di dalam
kegiatan operasional perusahaan terutama bertanggung jawab
atas kelancaran seluruh pelaksanaan administrasi di bagian
F&A (termasuk pengiriman laporan-laporan ke pusat)
c. Membina dan mengawasi kegiatan operasional PT Setiawan
Sedjati agar sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah
ditetapkan
guna
kepentingan
pelanggan
dengan
tetap
memperhatikan kesejahteraan karyawan.
d. Membina dan mengkoordinasikan untuk mencapai target yang
telah ditetapkan.
e. Bertanggung jawab dalam hal penagihan piutang yang macet.
f. Bertanggung jawab atas semua harta cabang/depo
g. Melakukan pembinaan secara aktif dalam meningkatkan
sumber daya manusia pada PT Setiawan Sedjati.
h. Verifikasi atas pengeluaran biaya operasional cabang/depo dan
pembayaran pajak-pajak cabang/depo
3. Tugas dan tanggung jawab Sales Supervisor, antara lain :
a. Mengajukan perencanaan anggaran tahunan penjualan dan
biaya bersama kepada manager cabang/depo.
b. Bertanggung jawab terhadap target penjualan.
c. Bertanggung jawab dalam menangani piutang dagang mesin
dan aksesoris (target collection)
4. Tugas dan tanggung jawab sales representatif, antara lain :
a. Bertugas memasarkan produk melalui direct sales
b. Bertanggung jawab atas target penjualan
c. Bertanggung jawab atas pembuatan surat pesanan khususnya
penjualan mesin.
40
d. Bertanggung jawab dalam penagihan piutang cabang/depo
khususnya penjualan mesin kredit bersama Ka. F&A
5. Tugas dan tanggung jawab Ka. F&A, antara lain :
a. Merencanakan penyusunan anggaran penjualan dan biaya
cabang/depo bersama dengan manager depo
b. Merencanakan pengaturan arus kas dan posisi liquiditas
cabang/depo.
c. Merencanakan dan melakukan cash opname, faktur opname,
dan stock opname.
d. Pendelegasian job descripion F&A cabang/depo untuk staff
F&A, admin. Logistic, dan kasir.
e. Bertanggung jawab dalam pengiriman data ke pusat untuk data
yang tercantum dalam surat pengantar kiriman dokumen
(SPKD) dan general ledger (LG) cabang/depo sesuai jadwal
dan tepat waktu
f. Mengontrol dan mengatur semua transaksi yang berhubungan
dengan F&A cabang/depo
g. Mengurus bagian kepersonaliaan di cabang/depo (absensi,
jamsostek, karyawan)
h. Bertanggung jawab mengamankan dan menjaga kerahasiaan
dokumentasi F&A cabang/depo.
i.
Bertugas menerima setoran, baik pembayaran penjualan tunai
maupun pembayaran hasil tagihan
j.
Bertugas membuat laporan keuangan harian
k. Bertugas melakukan penagihan rutin kepada pelanggan
6. Tugas dan tanggung jawab Staff F&A, antara lain :
a. Bertugas membuat surat penyerahan barang (SPB)
b. Bertugas membuat faktur penagihan
c. Bertugas mencetak faktur pajak sebagai dokumen kelengkapan
penagihan atas barang yang dikirim.
41
d. Bertugas membuat kwitansi penjualan
e. Bertanggung jawab memeriksa kebenaran jumlah barang dan
harga barang
f. Bertugas melakukan penginputan data penjualan kedalam
program
g. Bertanggung jawab atas pengiriman data ke pusat bersama
dengan Ka. F&A
h. Bertugas menyiapkan barang sesuai surat penyerahan barang.
i.
Bertugas melakukan stok opname bersama Ka. F&A
j.
Bertugas melakukan penginputan barang keluar atau masuk ke
dalam kartu stok
k. Bertanggung jawab atas barang di dalam gudang
l.
Membuat laporan barang keluar
m. Bertugas
melakukan
pembuatan
dan
pengarsipan
surat
menyurat
7. Tugas dan tanggung jawab driver / bagian pengiriman, antara lain:
a. Melakukan pengecekan terhadap barang yang akan dikirim,
apakah sesuai dengan surat penyerahan barang dan surat
pesanan
b. Melakukan pengiriman ke alamat yang tertera pada surat
penyerahan barang
c. Memberikan kembali surat penyerahan barang, surat perjanjian
sewa beli, dan kwitansi copy yang sudah ditandatangi oleh
pelanggan ke bagian staff f&a, logistik dan memberikan setoran
uang muka ke bagian kasir
8. Tugas dan tanggung jawab Office Boy, antara lain :
a. Bertanggung jawab menjaga kebersihan kantor dan keraphian
kantor
b. Memelihara dan menjaga inventaris kantor
c. Mematuhi peraturan yang ditetapkan perusahaan.
42
9. Tugas dan tanggung jawab Ka. Teknik cabang/depo, antara lain :
a. Bertugas dan bertanggung jawab dalam memeriksa dan
menandatangani laporan kerja teknisi (LKT) serta menyerahkan
LKT yang telah disetujui oleh teknisi dan pelanggan kepada Ka.
F&A cabang/depo tepat pada waktunya.
b. Bertanggung
jawab
dalam
pemeriksaan
kondisi
mesin,
aksesoris, sparepart dan supplies sebelum dikembalikan ke
gudang dan menandatangani formulir pengecekan kondisi
(berita acara).
c. Memberikan laporan pelanggan yang bersedia kontrak service
untuk dibuatkan formulir kontrak service
d. Bertanggung jawab dalam menangani piutang dagang jasa dan
sparepart.
10. Tugas dan tanggung jawab Teknisi, antara lain :
a. Memenuhi panggilan service dari langganan yang diperintahkan
atau dijadwalkan oleh Ka. Teknik
b. Melaporkan hasil service kepada Ka. Teknisi
c. Membuat lembar kerja teknisi dan memberikannya kepada ka
f&a untuk diperiksa, selanjutnya customer service akan
melakukan penginputan.
11. Tugas dan tanggung jawab customer service, antara lain :
a. Bertugas menerima pesanan baik barang maupun service dan
menerima keluhan dari pelanggan
b. Bertanggung
jawab
terhadap
pesanan
pelanggan
yang
sparepart
dan
diterimanya
c. Membuat
penawaran
kontrak
service,
menindaklanjuti pelanggan yang kontrak service atau masa
garansinya telah habis.
d. Menginput Lembar Kerja Teknisi (LKT), kontrak service dan
kartu garansi
43
e. Bertugas menyajikan laporan bulanan hasil penjualan jasa
service dan sparepart
44
3.1.3
Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang ada pada PT Setiawan Sedjati
cabang bogor adalah sebagai berikut :
Tabel 3.1.3
SDM Berdasarkan Jenis Kelamin
Jenis Kelamin
Jumlah
Laki-Laki
12
Perempuan
1
Tabel 3.1.3
SDM Berdasarkan Pendidikan
Pendidikan
Jumlah
Jabatan
S1
3
a. Kepala Cabang
b. Supervisor
c. Kepala F&A
D 111
5
SMU
5
a.
b.
c.
d.
e.
a.
b.
c.
d.
Sales Presentatif
Kepala Teknisi
Teknisi
Customer Service
Staf Administration
Sales Presentatif
Teknisi
Driver
Officeboy
45
3.1.4 Sarana Dan Prasarana
Sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan PT Setiawan
Sedjati antara lain sebagai berikut :
1. Mobil pengantar barang (1 unit)
2. Komputer (5 unit)
3. AC (2 unit)
4. Telepon (3 unit)
5. Mesin Fax (1 unit)
6. Meja (11 unit)
7. Kursi (20 unit)
8. Kursi tunggu (1 unit)
9. Lemari (8 unit)
10. Printer (4 unit)
11. Cash box (1 unit)
12. Dispenser (1 unit)
13. Brangkas (1 unit)
3.5 Uraian Singkat Kegiatan Kerja Praktek
Dasar dari tugas salesman presentatif PT setiawan sedjati adalah
kegiatan penjualan mencari prospek dari target pasar dan meningkatkan
presentase untuk menutup penjualan melalui daftar peringkat order dimana
daftar peringkat order pada intinya untuk menentukan peringkat tersebut
dengan melihat dari sudut pandang pelanggan.
46
Berikut adalah tabel peringkat prospek order:
Steps
(Semua
Sudut
customer
Customer )
Definisi
pandang Poin-poin
kegiatan
(Pikiran utama untuk naik ke
peringkat berikutnya
・Daftar MIF , Daftar Pesaing, (termasuk Pelanggan yang belum
dipahami), Pelanggan tersembunyi dll, Pelanggan yang mungkin
menjadi pelanggan kita
・Telah
dicatat ・Belum
dikenali
memenuhi kondisi sebagai pedagang
/ kriteria
· Kumpulkan informasi
pelanggan ,segmennya ,
informasi pelanggan dari
Home
Page
dll
·
Membuat
rencana
Kunjungan, . Gunakan
kuesioner
・Menentuk
an Target
・Informasi
・Dikenali
minimum
pedagang
dikumpulkan dan
berpeluang
menjadi prospek.
sebagai
・Membuat
pelanggan
tertarik
dengan
menunjukkan
kisah
sukses
dll
· Membuat hubungan
·
Mendengar
latar
belakang dan keadaan
pelanggan sekarang
( usahanya)
・Pendekat
an
Pertama
dan
kontak
personnya
(Perjelas
Tidak ada
Relasi)
.Pelanggan tahap
ini belum memiliki
pikiran
membeli
secara
jelas.
.Memiliki hubungan
dengan perusahaan
kita.
・Mendapat
informasi
Masalah dan Tantangan
dengan
mendengar
"Ingin
menjadi"
dll
·
Periksa
dan
menghubungi
orang
Pembelian
· Memeriksa anggaran
・Masalah
dan
Tantangan
(Perjelas
Belum
Butuh)
・Mengetahui
Kebutuhan (buying
dan motives)
・Belum
putuskan
Beli
dari
mana/siapa
・Kirim Proposal
・Demonstrasi
untuk
membedakan
dengan
Pesaing
・Proposal
dan Surat
penawaran
(Perjelas
belum Pas)
Target
D
Ｃ
Ｂ
Kemajuan
Penjualan
・Telah membuat
hubungan
dan
dapat
membuat
cerita
bisnis
(hypothesis)
・Telah
membahas
masalah
tantangan
47
・Masalah
telah ・Keputusan
diselesaikan dan membeli
sudah
menunggu
jelas
keputusan
・Telah
terdaftar,
terakhir.
Perusahaan
kita
sebagai
Supplier
no.1
Ａ
・Bantu
keputusan
・Closing
membuat
（Order)
・Periksa
dan
Tunggu
Pembelian
（Perjelas
tdak
tergesagesa)
・Memperol
eh Order
dan
pengiriman
Rencana penjualan
1. Mempersiapkan apa saja yang harus dibawa sebagai alat penunjang
penjualan seperti:
a. Company Profile
b. Brosur
c. Success Story (kisah sukses)
d. Undangan Pameran
e. Contoh Cetakan
f. DVD tentang Mesin
g. Alat-alat pendekatan /Approach tools
h. Kartu nama
i. Kenang-kenangan kecil
j. Selebaran
2. Membuat janji terlebih dahulu melalui kontak telepon dengan konsumen
48
3. Mengisi program kerja harian
4. Kunjungi pelanggan saat tidak sibuk.
5. Kumpulkan informasi pelanggan sebelum kunjungan
6. Periksa bisnis pelanggan sebelum kunjungan
7. Pastikan tujuan kunjungan
8. Bawalah informasi yang berguna (Info apa saja yang berguna) untuk
pelanggan
9. Menuangkan hasil kunjungan pada form laporan kunjungan
10. Menyalin pada kartu prospek untuk langkah selanjutnya
11. Selebaran / “Flyer” untuk Dibagikan
Cara kerja salesman
Cara kerja salesman terbagi menjadi beberapa kegiatan untuk meraih
suatu prospek dari kebutuhan konsumen melalui riset dan kunjungan ke
konsumen, pendekatan tersebut melalui beberapa kegiatan antara lain:
1.
Pertemuan kelompok
Pada setiap organisasi pemerintahan maupun swasta pasti akan ada
suatu pertemuan antara tiap bagian maupun rapat tahunan dan
bulanan. Maka dari kesempatan tersebut dimana orang penting
berkumpul dalam suatu pertemuan kelompok dapat dimanfaatkan
sebagai sarana untuk mempresentasikan serta mengedukasikan produk
melalui demonstrasi produk PT.Setiawan sedjati, tentu saja kegiatan
tersebut perlu kita riset terlebih dahulu untuk waktu dan ijin kepada
ketua atau dewan rapat sebelumnya.
49
Kegiatan tersebut dapat memberikan tingkat peluang penjualan yang
lebih besar dibandingkan dengan prospek secara personal atau tunggal.
2.
Demo campaign
Demo campaign adalah suatu demontrasi mesin secara kanvaser
dimana marketing PT. setiawan sedjati melaksanakan suatu kegiatan
promosi kepada setiap copy center sesuai dengan jalur kunjungan yang
sudah dipastikan, demontrasi ini bertujuan untuk mempromosikan
produk dan pengenalan produk secara langsung dan konsumen dapat
merasakan pengalaman secara langsung akan fungsi,manfaat dan juga
keunggulan mesin yang didemonstrasikan.
3.
Mailling
Mailing adalah suatu kegiatan surat menyurat baik secara media
tekhnologi seperti mengirim e-mail maupun melalui jalur pos. mailing
yang sering dijalankan oleh marketing PT.Setiawan Sedjati kepada
konsumen. Yaitu Kegiatan mailling secara langsung oleh tenaga penjual
kepada perusahaan maupun dinas, Karena penerapan perencanaan
mailling secara langsung dianggap lebih efektif. Mengapa demikian?
Karena
ketika
mailling
dilaksanakan
secara
langsung
dapat
menghasilkan suatu respon yang lebih
3.2
Perbandingan Antara Teori Dan Praktek
3.2.1 Penerapan Perencanaan Penjualan Pada PT.Setiawan
Sedjati
Kegiatan penjualan harus menghasilkan Win-Win solution
artinya pelanggan ingin membeli produk kalau produk tersebut sesuai
dengan keinginannya. Sebaliknya perusahaan dapat memperoleh
profit dari produk yang dihasilkannya kalau produk tersebut terjual.
50
Berdasarkan profit tersebut,perusahaan dapat melanjutkan bisnisnya
hingga ia dapat memenuhi keinginan pelanggan lebih besar dimasa yang
akan datang dengan kata lain
perusahaan selalu berpedoman atau berfokus kepada nilai-nilai yang
terdapat dalam diri pelanggan, sehingga kegiatan penjualan tersebut dapat
berhasil dengan baik.
Oleh karena itu untuk dapat mencapai semua itu membutuhkan yang
namanya perencanaan penjualan, agar apa yang akan dilakukan sesuai
dengan tujuan perencanaan pemasaran merupakan persyaratan inti bagi
pemasar atau tenaga penjual. Manfaat penerapan sebuah perencanaan
penjualan antara lain :
1. Mencapai koordinasi aktivitas yang lebih baik
2. Mengidentifikasi perkembangan yang diharapkan
3. Meningkatkan kemampuan manajemen penjual untuk menangani
perubahan
4. Meningkatkan kemampuan untuk mengidentifikasi peluang pasar
5. Meminimalkan respon tak rasional sampai respon yang tak diharapkan
6. Mengurangi konflik tentang kemana seharusnya bergerak
7. Meningkatkan komunikasi
8. Mendesak manajemen untuk berfikir kedepan secara sistematis.
9. Memperluas
penyesuaian
sumber
daya
yang
tersedia
untuk
mendapatkan peluang pilihan
Melalui penerapan perencanaan yang efektif perusahaan bertujuan
untuk menjadikan
suatu
perencanaan
merupakan
urutan
logis
dan
serangkaian aktivitas ke arah penetapan tujuan pemasaran dan perumusan
51
rencana
untuk
mencapai
tujuannya.
Dengan
demikian
penerapan
perencanaan penjualan pada Perusahaan bertujuan untuk mencapai
tujuannya.
Penerapan
perencanaan
penjualan
secara
efektif
yang
sudah
direncanakan dari sumber daya manajemen penjualan untuk mencapai
tujuan penjualan. Dengan demikian juga perencanaan penjualan merupakan
sebuah proses sistematis dalam merancang dan mengkoordinasi keputusan
manajemen pemasaran.
Penerapan
perencanaan
penjualan
ini
memberikan
fokus
bagi
pengumpulan informasi, format bagi penyebar luasan informasi , dan struktur
bagi pengembangan dan pengkoordinasikan respon strategik dan taktikal
perusahaan,
Dalam hal ini penerapan perencanaan penjualan juga bertujuan untuk
meminimalisir masalah-masalah yang muncul akibat kurangnya perencanaan
penjualan seperti :
1
Peluang-peluang yang hilang untuk mendapatkan laba
2
Angka-angka yang tak berarti dalam rencana jangka panjang
3 Tujuan yang tidak realistis
4 Kurangnya informasi pasar yang dapat dilakukan
5 Perselisihan antar fungsional
6 Frustasi manajemen
penerapan perencanaan pemasaran yang efektif adalah cara yang
paling tepat dan sangat sesuai untuk diterapkan kepada perusahaan. Dimana
langkah-langkah pokok dalam penerapan perencanaan pemasaran meliputi:
52
1) Melakukan analisis situasi
analisis yang dilakukan perusahaan dalam tahap ini adalah analisis
SWOT (strenght, weakneasses,opportunities,and threats). Analisis ini
mencakup peluang dan masalah yang ditimbulkan oleh keinginan dan
harapan pembeli serta situasi yang ditmbulkan oleh pesaing,biaya dan
regulasi. Selain itu,termasuk pula didalamnya adalah kekuatan dan
kelemahan yang dimiliki perusahaan.
2) Menetapkan tujuan /sasaran
Tujuan dirumuskan secara spesifik dan mengidentifikasi tingkat kinerja
yang diharapkan untuk dicapai oleh organisasi perusahaan pada waktu
tertentu dimasa kini dan dimasa datang, dengan mempertimbangkan
realitas
masalah
dan
peluang
lingkungan
serta
kekuatan
dan
kelemahan perusahaan.
3) Menyusun strategi dan program
Berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan,pengambialn keputusan
kemudian merancang strategi (tindakan jangka panjang untuk mencapai
tujuan ) dan program (tindakan jangka pendek spesifik untuk
mengimplentasikan strategi.
Berikut tercantum pada bagan prospek aktivitas rutin kerja penjual atau
salesman seperti dibawah ini :
53
PT. SETIAWAN SEDJATI
BAGAN AKTIVITAS RUTIN SALES REP. DAN ANALISA KRITERIA HOT PROSPECT
AKTIVITAS RUTIN SR
( STEPS OF SELLING )
A
PROSPECTING ( INTRODUCING + CARA2 MENCARI PROSPECT ) :
COLD & BLOCK CANVASSING, EXHIBITION,DIRECT MAIL, LEAD, REFERALS
PUBLIC INFORMATION, DEM.CAMPIGN, INTERN DATA, DLL.
B RESEARCH ( SELAIN KOLOM PROSPECT CARD ) TANYAKAN JUGA MISALKAN SEGMAN :
ED : BERAPA JUMLAH MURID DAN MATA PELAJARAN MASING2 KELAS ?,
BERAPA LBR MASING2 SOAL, MAKALAH GURU YANG DICETAK BRP LBR+ SET, DLL.
HASIL YANG
HARUS
DIDAPAT
1,2,5
1
MAU ( MET AUTHORITY )
TELAH BERTEMU DENGAN DECIDER
(YANG BERKUASA MEMERINTAHKAN BELI)
1,2,6,5
2
KEA ( KNOW EXACTLY APPLICATION )
MENGETAHUI DENGAN PASTI APLIKASI
PENGGANDAAN DI TEMPAT CUSTOMER
3
PRM ( PRESENTATION MADE )
TELAH MEMBUAT PRESENTASI
CONTOH MELAKUKAN PRESENTASI :
* ANALISA DATA RESEARCH
* PROPOSAL & SOLUSI MESIN MESIN
* PENAWARAN HARGA
* TAWARKAN DEMO MESIN
4
DMM ( DEMONSTRATION MACHINE MADE )
TELAH MELAKUKAN DEMO MESIN
5
SQU ( SUBMIT QUOTATION )
MENYAMPAIKAN PENAWARAN HARGA
6
BAV ( BUDGET AVAILABLE )
MENDETEKSI TERSEDIANYA DANA YANG
SIAP DITUKARKAN DENGAN MESIN YANG
DITAWARKAN, TUNAI ATAU KREDIT ( DP ? +
ANGSURAN BERAPA BULAN )
COM: BRP. P/C YANG DIMILIKI, BRP.PRINTER YANG DIMILIKI DAN MEREKNYA APA SAJA,
HARGA TINTA TANYA DITOKO, APA ADA JARINGAN ( LAN ), OS.SOFTWARE-NYA APA,
APA ADA SCANNER, FAX SUDAH DIGITAL APA BELUM, DLL.
C APPROACH ( YANG PERLU DILAKUKAN ):
*
ANALISA DATA DARI HASIL RESEARCH
*
PROPOSAL ( MENYANGKUT PERHITUNGAN BIAYA ) & SOLUSI MESIN-MESINNYA,
*
PENAWARAN HARGA DARI SOLUSI MESIN2
*
TAWARKAN DEMO MESIN BILA DIPERLUKAN ( DEMO APPOINTMENT ),
BILA SUDAH PERNAH MELIHAT MAKA TIDAK DIPERLUKAN LAGI
D DEMONSTRATION MACHINE
*
DEMO APPOINTMENT ( TUNJUKKAN KEBUTUHAN YANG BELUM TERPENUHI )
*
DEMO EXH/DEMO CAMPAIGN - SPEED, RESULT QUALITY
E CLOSING :
EVERYTHING HAVE DONE, ENJOY YOUR COMMISSION
ANALISA
KRITERIA HOT PROSPECT
1,3,2,5,6
1,4,2,3,5,6
Step Of Selling Pt Setiawan Sedjati
Philosophy Perusahaan:
“We Offer The Right Solution For Your Printing & Document
Workflow Demand”
“(Kami menawarkan solusi yang tepat pada keinginan mengenai
penggandaan dan pengolahan dokumen di tempat Pelanggan)”.
Definisi Menjual Pada Perusahaan:
Proses Pemberian “Benefit” (Keuntungan / Manfaat) Kepada
Pelanggan Untuk Kebutuhannya Yang Belum Terpenuhi Melalui
Produk Kita
Misi
Membantu Pelanggan Untuk Memilihkan Produk Yang Paling
Menguntungkan Bagi Pelanggan
54
Langkah Menjual Konsep Baru – Versi Baru
1.
Prospecting (Menemukan Prospek)
a. Mengumpulkan Informasi Target Pasar
1). Internal data
a) Data Langganan
b) Kartu prospek
c) Data yang diketahui
2). External data
a) Buku telephone (yellow page)
b) Referensi
c) Instansi pemerintah
d) Asosiasi
e) Industrial estate management
f) Building management
Data
tersebut
harus
sesuai
dengan
daftar
pasar
yang
umumnya
membutuhkan mesin kita

Internal adalah dari data yang ada di perusahaan (ptss), kartu
langganan teknik, kartu prospek sebelumnya dan dari karyawan lainnya

External dari buku telepon, teman, internet, instansi pemerintah, kantor
pusat asosiasi, kantor industrial estate, majalah, kantor pengelola
gedung perkantoran, calon pelanggan, bertanya langsung dll.
b. Mengadakan Kontak
55
1). Mengadakan komunikasi tulisan
a) Mengirim surat berbalas
b) Mengirim surat dan selebaran berbalas
 Surat berbalas
1. Kalimat pembuka berisi perkenalan nama anda, perusahaan dan
bisnis yang dikelola
2. Isi surat terdiri dari 3 bagian yakni penawaran “benefit”, alasan
mengapa “benefit” tersebut akan dapat diperoleh dan permintaan
untuk segera bereaksi
3. Penutup surat berisi permintaan untuk balasan
4. Lampirkan atau sisakan sebagian dari halaman surat untuk digunting
dan dikirim kepada PT Setiawan Sedjati (via fax, surat, kurir)
5. Lakukan follow-up melalui telepon atau kunjungan langsung
 Selebaran
1. Rancang bentuk dan lay-out (perwajahan) dari selebaran agar terlihat
menarik. Buatlah dengan berwarna
2. Urutan pesan dalam selebaran harus menunjukkan citra tentang apa
yang bisa dibuat dengan produk anda
3. Pesan inti bergantung kepada segmen mana tujuan dari selebaran
tersebut :
4. Penyelesaian masalah print atau copy, tulis masalah yang umum
dihadapi dan apa solusinya
5. Penghematan biaya, berikan pembanding antara biaya print diluar
dengan memiliki sendiri (gunakan tco)
56
6. Tambahan keuntungan, berikan gambaran tentang keuntungan yang
dapat diperoleh berikut nilainya ( dalam 5 tahun)
d. Mengadakan komunikasi lisan
1). Telephone
 Syarat menelpon
1. Ramah
2. Sopan
3. Bersemangat
4. Tatakrama bisnis
5. Menghargai orang yang di telepon
 Contoh pembicaraan 1
 Selamat ….(pagi/siang) ….(pak/bu) …..(namanya), saya ………(nama
anda) dari pt setiawan sedjati, perusahaan kami bergerak dalam
bidang pengolahan dan penggandaan dokumen.
 Kami ingin membicarakan kepada …..(bapak/ibu) mengenai langkah
baru / cara baru / ide baru / produk baru dalam hal ……. (sebutkan
benefit untuk segmen pasar yang ditelpon)
 Jenis benefit :
 Peningkatan mutu sekolah, melalui sarana pendukung yang tepat
 Peningkatan keuntungan, melalui pengembangan bisnis
 Penghematan biaya operasional perusahaan
 Peningkatan kualitas pelayanan terhadap pasien
 Contoh pembicaraan 2
57
 Apakah kiranya bapak / ibu bisa memberikan waktu beberapa menit
pada hari …………. Atau hari ……..
 Biasakan untuk selalu memberi pilihan dalam permintaan anda, tetapi
maksimal 2 pilihan saja.
 Jika telah mendapat persetujuan hari pertemuan, tanya lagi : apakah
jam …… atau jam ……. Merupakan jam terbaik untuk pertemuan kita ?
 Jika sudah mendapat kepastian jamnya, maka ucapkan terima kasih
atas kesediaan waktu yang diberikan untuk bisa ketemu hari ……..
Jam……… (ulangi untuk memperkuat)
 Saya akan mencatat di agenda saya dan mohon bapak / ibu juga
dapat mencatatnya
 Ucapkan salam dan tutup telepon setelah lawan bicara menutup
telepon
2). Bertemu bertatap muka langsung
 Berlaku sopan dan ucapkan salam ketimuran
 Perkenalkan diri anda, perusahaan anda dan tujuan kunjungan anda
 Lakukan pembicaraan awal mengenai diri pemakai / pengguna produk
(operator)
 Lanjutkan dengan berbincang tentang informasi penggunaan produk
dan mencari informasi tentang kebutuhan, keinginan atau keluhannya
 Lakukan pengamatan secara cermat situasi yang terlihat
 Buat catatan
 Akhiri kunjungan dengan permisi dan janji untuk datang kembali
58
Mengadakan kunjungan dan melihat langsung situasi dan kondisi
ditempat calon pembeli
 Manfaatkan pertemuan dengan orang-orang di gugus depan untuk
mencari informasi tentang pemilik, direktur, manager, sekretaris dll.
 Mencari informasi awal dari penjaga toko, operator mengenai nama
pemilik dan informasi tentang produk yang ada atau digunakan
 Pertemuan dengan gugus depan hanya untuk mendapatkan informasi,
bukan menjual atau menawarkan produk. Anda harus menjalin
persahabatan untuk memperoleh informasi yang bermanfaat.
3). Mengirim undangan pameran
 Mengirim undangan pameran, harus bertemu langsung dengan yang
diundang
 Siapkan kalimat yang menarik agar orang yang diundang tertarik untuk
datang
 Minta tanggal dan jam yang akan dipilih bila bersedia datang ke
pameran
 Tanyakan siapa yang akan mewakili jika ia berhalangan atau tidak jadi
datang
 Catat informasi tersebut
4) Berkenalan dalam acara tak resmi
 Jika anda ingin berkenalan dengan seseorang, maka anda harus
dalam kondisi bersama dengan orang yang akan anda kenal
 Dalam kendaraan umum seperti bus, kereta api, pesawat
59
 Di tempat umum seperti masjid, gereja, sekolah anak, kantin
(perkantoran, rumah sakit, sekolah, universitas), restoran, warung,
tempat hiburan, mall dll.
 Tempat pesta atau perkumpulan (pesta kawin, pesta kampung, rapat
warga, reuni dll)
e. Melakukan Riset

Melalui teknik bertanya, kumpulkan semua data yang berhubungan
dengan kebutuhan mesin kita :

Jumlah form, jumlah soal ujian, jumlah flyers, jumlah copy, print dll.

Sistem pengolahan data dan aliran dokumen

Keluhan dan impian akan mesin yang sejenis serta pelayanan

Sumber dana untuk membeli mesin

5 orang penentu pembelian
 Perkantoran
1.
Purchaser : pemesan / pencari produk
2.
User : pengguna produk
3.
Decision maker : pembuat keputusan
4.
Influencer : pemberi pengaruh pada pembuat keputusan
5.
Payer : pembayar
(Kelima jabatan tersebut bisa saling rangkap pada satu atau beberapa orang)
 Copy center
1.
Purchaser : suami / istri / anak / keluarga lainnya
2.
User : operator / anggota keluarga
60
3.
Decision maker : istri / suami
4. Influencer : sesama copy center, teman, pesaing, suami, istri,
anggota keluarga lainnya
5.
Payer : suami / istri
 Data mengenai pesaing
 Struktur organisasi dan aliran dokumen
 Arah pengembangan bisnis calon prospek ke depan
f. Mengungkapkan Kebutuhan
 Mengidentifikasi calon pembeli
 Ada kebutuhan memproses dokumen
 Mampu membayar
 Mengetahui 5 penentu pembelian : pengambil keputusan, pembayar,
pemberi pengaruh, pemakai, penentu pembelian
 Syarat dan kondisi yang diharapkan calon pembeli
 Dapat kita penuhi
 Bisa di kompromikan
 Ada kebutuhan yang dapat diungkap
 Kebutuhan dalam waktu dekat
 Keterbatasan wawasan calon pembeli
 Konsep baru
 Ada pembeli maka ada penjual (market driven concept)
61
g. Menentukan Model Mesin Yang Dibutuhkan
 Fitur-fitur yang dibutuhkan
 Buatlah untuk semua produk dalam bentuk kolom-kolom , berisi fitur,
manfaat dari fitur, “benefit” dari manfaat bagi pemilik, segmen pasar
yang dapat menikmati “benefit” tersebut dan cara membuktikannya
bagaimana.
 Kelompokkan lagi berdasarkan segmen pasar, supaya mendapat
data yang mudah dimanfaatkan
 Kapasitas yang cocok
 Mesin yang akan digantikan
 Mengalahkan pesaing
 Kegunaan dan keuntungannya bagi calon pembeli (menjual dengan
metode solusi)
 Tentukan model mesin yang cocok
h. Memberi Gagasan
 Menarik minat calon pembeli
 Salesman harus dapat menarik simpati dengan ber “emphaty”
 Menawarkan “benefit” dan manfaat yang sesuai dengan sebuah
paket produk
 Menawarkan solusi
 Menawarkan keuntungan dengan dasar fitur dan penjelasan
kinerjanya
62
 Menawarkan keuntungan dari sisi keuangan dan waktu
dengan
dasar perhitungan diatas kertas jumlah keuntungan secara global
(gunakan Total Cost Of Ownership)
Tco (Total Cost Of Ownership) adalah biaya total yang dikeluarkan
oleh prospek untuk mendapatkan “benefit” dari produk yang akan
dimiliki dengan rincian :
 Harga produk
 Biaya perlembar copy
 Kapasitas produk memproduksi hasil (copy, print, fax)
 Tco = total biaya (harga produk + biaya perlembar x kapasitas
produksi seumur produk) / kapasitas produksi seumur produk
 Umur produk ditentukan 5 tahun
 Buat Tco semua model produk
 Mendapatkan masukan atas gagasan kita
i.

Klasifikasi Prospek
Hot (panas) : transaksi akan terjadi dalam bulan yang sama atau
mundur 1 bulan sejak persetujuan pembelian

Warm (hangat) : transaksi akan terjadi antara 1 sampai 3 bulan sejak
prospek menyatakan minat membeli

Cold (dingin) : transaksi akan terjadi lebih dari 3 bulan atau lebih sejak
prospek menyatakan minat membeli atau menyatakan bahwa produk
tersebut cocok dengan kebutuhannya termasuk mereka yang memiliki
kebutuhan terhadap produk kita walaupun belum memiliki minat
membeli
63
j.
Demonstration / Presentation (Demonstrasi / Pemaparan Atau
Pembuktian

Persiapan
 Menjalankan tata krama adat ketimuran
 “apetizer” = kata pemanis
 Inti dari demo mesin
 Menunjukkan fitur
 Tunjukkan fitur sesuai kebutuhannya
 Jelaskan fungsinya dan benefitnya
 Demontrasikan fitur tersebut
 Mencoba closing
 Apalagi yang diinginkan dari mesin tersebut ?
 Jika tidak ada, mintalah order
 Momentum demo adalah momentum dimana prospek dapat melihat,
merasakan dan menikmati (memperoleh pengalaman) produk kita
 Puaskan prospek dalam pengalaman ini agar mereka merasa
“kehilangan” saat mesin dibawa pergi

Melakukan demo
 Memiliki keyakinan bahwa produk yang didemokan akan bekerja
baik
 Pergunakan original yang sesuai dan dapat dimengerti oleh pemirsa
demo
64
 Posisi pendemo tidak boleh menutupi pemirsa demo sehingga
pemirsa demo tidak bisa melihat apa yang sedang dilakukan oleh
pendemo
 Mempersilahkan pemirsa demo untuk merasakan sebagai pemilik
mesin dengan mencoba menjalankan beberapa fungsi
 Jika pemirsa demo telah merasa puas dan mengerti, jangan
memperpanjang waktu demo
 Jangan menambah penjelasan dengan fitur-fitur lain yang tidak
dibutuhkan oleh prospek

Menutup demo
 Kesimpulan demo
 Simpulkan demo tersebut menurut versi anda secara urut mulai
dari demo fitur yang kurang diminati (biasa) sampai yang
mengundang “wah” (emosi pemirsa terangkat)
 Tanyakan demo tersebut menurut versi prospek
 Meminta pesanan
 Apabila prospek memiliki kesan positive, mintalah pesanan
 Apabila prospek kurang antusias / menyatakan tidak, mintalah
masukan mengenai apa yang diragukan atau dicari oleh prospek
 Meminta = kemungkinan besar mendapatkan
k. Proposal (Mengajukan Penawaran)

Intisari

Menawarkan benefit yang dinyatakan sebagai kebutuhan prospek
65


Mengumpulkan informasi

Hasil riset & dialog sebelumnya

Kesimpulan demo / presentasi
Membuat penawaran

Buatlah pengantar mengenai intisari pembuatan penawaran

Atur tata letak penawaran yang mengandung harga agar terlihat
menonjol pada angka yang terkesan murah (harga tco yang di
print tebal ?.)

Cantumkan kalimat yang seolah memperingati bahwa kesempatan
bisa hilang kalau tidak bertindak cepat

Menganalisa ulang

Baca ulang penawaran dan bersikap emphaty (andai anda
prospek, tertarikkah dengan penawaran tersebut?)


Menyempurnakan



Mintalah orang lain menilai
Sempurnakan sebelum final
Lengkapi surat penawaran dengan lampiran yang diperlukan

Brosur

Bukti perhitungan

Daftar referensi pemakai dari segmen yang sama
Menyerahkan penawaran

Serahkan pada yang berkepentingan dan hindari menitipkan

Berikan sekilas penjelasan dari penawaran tersebut (penjelasan
harus mengandung benefit)
66

Tindak lanjut

Secara periodik, tanyakan perkembangan dari penawaran anda

Kalau menitip, maka tanyakan apakah telah diterima oleh yang
berkepentingan

Komunikasi yang terputus, berarti “tamat”
l.

Negotiation (Negosiasi)
Persiapan

Sejarah prospek
 Mempelajari dulu sejarah dari prospek
 Catat hal-hal penting (hal yang dibutuhkan, pendanaan dan
alternatifnya, pengaruh yang kuat dll.)

Cara menangani keberatan yang mungkin timbul
 Catat semua kemungkinan keberatan dari prospek
 Cari dan tentukan cara menanganinya
 Melakukan test dengan sparring partner

Proses negosiasi
 Tarik-ulur
 Utarakan masalah harga secara hati-hati
 Jika prospek menarik, kita mengulur (mengalah)
 Jika prospek mengalah, kita menarik
 Solusi menang-menang
 Cari solusi menang-menang
67
 Biarkan prospek merasa menang asalkan kita juga menang
(tanda tangani dulu surat pesanan, persetujuan belakangan

Disiplin negosiasi
 Memiliki keyakinan bahwa proses negosiasi akan berjalan mulus
sampai akhir
 Berpikir positif
 Hargai pendapat prospek
 Tatap mata prospek dan dengarkan pembicaraannya
 Jaga bahasa tubuh agar tidak terkesan lesu, emosional ataupun
kuatir
 Tularkan emosi anda untuk mendapatkan transaksi
 Jangan menggunakan kata-kata negatif yang membuat prospek
tersinggung
 Cerna baik-baik pesan atau maksud prospek sebelum menjawab

Menutup negosiasi
 Kesimpulan terakhir

Simpulkan hasil negosiasi

Minta persetujuan prospek atas kesimpulan terakhir
 Meminta surat pesanan
 Tanda tangani dulu surat pesanan, persetujuannya kemudian
(langkah taktis)
 Apabila menolak, mintalah alasan penolakan
m. Closing (Penutupan Penjualan)
68

Persiapan
 Pelajari “closing technique”

Langsung menanyakan

Memberi alternatif pilihan

Menyodorkan surat pesanan

Mengisi surat pesanan dengan bertanya

Membuat kolom “ya” dan “tidak”

Membuat pembeli takut kehabisan

Pembeli mengatakan tidak, artinya beli

Ringkasan bahwa pembeli harus beli

Sanggahan terakhir, lalu beli

Kecewa yang mengundang kasihan
 Berlatih

Menghadapi prospek
 Menuntaskan negosiasi
 Gunakan closing technique untuk menuntaskan negosiasi
 Kilas balik hasil negosiasi
 Lakukan kilas balik negosiasi yang telah dilakukan dan simpulkan
 Mintalah kesimpulan dari prospek

Menutup penjualan
 Berjabat tangan
 Jabat tangan dan ucapkan terima kasih atas hubungan selama ini
 Menentukan tanggal pembayaran dan instalasi mesin
69
 Jika close, tentukan tanggal pembayaran dan instalasi mesin.
Uraikan apa saja yang menjadi hak dari pembeli (garansi,
pelayanan perawatan mesin dll)
 Jika tidak, mintalah referensi dan tentukan rencana menyambung
komunikasi dengan topik baru
Kata Bijak
1.
Saat Terjadi Kontak Antara Penjual Dan Prospek, Adalah
“Moment Of Truth” Atau Saat Genting Yang Menentukan Transaksi
Terjadi Atau Tidak
2.
Manusia Dikendalikan Oleh Emosi Dan Emosi Itu Menular
3.
Manusia Membeli Dengan Emosi Dan Barulah Kemudian
Membuat Pertimbangan Dengan Logika
4.
Tidak Ada Seorangpun Yang Pada Saat Membeli, Mereka
Menggunakan Logika
5.
Manusia Hanya Akan Membelanjakan Uangnya Yang Diperoleh
Dengan Susah Payah Untuk 2 Hal : Rasa Senang Dan
Pemecahan Atas Masalahnya
6.
Manusia Senang Membeli Tapi Benci Dijual
Pada sistem penjualan di PT.SETIAWAN SEDJATI, perusahaan
memiliki sistem penjualan dengan metode solusi, sesuai dengan philosopi
yang di canangkan oleh perusahaan “ We Offer The Right Solution For Your
Printing Problem” (Kami menawarkan solusi yang tepat pada masalah
penggandaan di kantor Bapak).
Serta Devinisi menjual yang diterapkan oleh perusahaan yaitu “Proses
Pemenuhan Kebutuhan Pelanggan Yang Belum Terpenuhi Melalui Produk
70
Kami”,yaitu metode sistem penjualan produk yang kami sediakan secara
terpisah sesuai dengan tingkat kebutuhan aflikasi produk yang diinginkan.
Dengan aflikasi atau program yang konsumen atau pelanggan butuhkan
secara keseluruhan demi efisiensi dan efektifitas tingkat kebutuhan
pelanggan pada satu jenis produk.
Seperti pada segmen pendidikan dan perkantoran dimana banyak
permasalahan yang sering dialami oleh para pengguna seperti sistem
absensi manual, sistem pelaporan data siswa , keuangan, perpustakaan, dan
pembuatan rancangan pembelajaran serta aliran dokumen yang masih
manual. Dengan adanya kebutuhan tersebut maka PT.SETIAWAN SEDJATI
memberikan solusi dengan cara menawarkan suatu solusi program atau
aplikasi demi terciptanya suatu efektifitas prodak dan efisiensi waktu dalam
mengatasi masalah tersebut dengan solusi mesin.
Di bulan Mei 2008, PT. Setiawan Sedjati memberikan solusi untuk
kalangan pendidikan. Disamping Risograph sebagai solusi memenuhi
kebutuhan penggandaan naskah/ dok yang mudah, cepat dan ekonomis,
juga sebuah alat multifungsi, Gestetner MP series.
Dengan dukungan software Lembar Jawaban Komputer (LJK) Reader,
yang selanjutnya PT. Setiawan Sedjati sebut Gest LJK Reader, PT. Setiawan
Sedjati menawarkan sistem pengelolaan data akademik siswa, sehingga
proses penilaian/ analisa lembar jawab komputer, hingga solusi pengelolaan
database, termasuk sistem pelaporan menjadi lebih mudah, cepat dan
akurat. Otomatis tanpa perlu ketik ulang. Bahkan termasuk sistem
pengelolaan perpustakaan digital, aplikasi berbasis web.
PT. Setiawan Sedjati menawarkan solusi terpadu yang tentunya akan
banyak membantu institusi pendidikan dalam memberikan pelayanan kepada
siswanya dengan cepat dan akurat, sehingga kartu identitas siswa yang bisa
dicetak sendiri sekaligus berfungsi sebagai kartu anggota perpustakaan dan
menggunakan sistem barcode untuk akses data.
71
PT. Setiawan Sedjati merupakan distributor mesin penggandaan yang
ramah terhadap lingkungan. Bahan dasar untuk membuat Tinta Riso adalah
kedelai (PT.Setiawan Sedjati menyebutnya dengan soy ink), adalah bahan
yang tidak lazim dipergunakan sebagai bahan dasar pembuatan tinta oleh
pabrik manapun didunia. Dan Master Riso terbuat dari bahan serat fiber
dilapisi dengan plastik yang elastis dan tahan untuk dipakai mencetak ribuan
lembar dengan hasil yang stabil sampai tinta terakhir Suatu proses mencetak
yang bersih tidak mengotorkan serta tidak mencemarkan lingkungan / ramah
lingkungan.
Dari penjelasan diatas penerapan perencanan pemasaran yang
dianggap efektif oleh perusahaan PT.setiawan sejati berasal dari suatu
perencanaan yang diperoleh dari komunikasi dan indentifikasi permasalahan
yang ada di lingkungan pelanggan akan pemenuhan kebutuhannya akan
mesin penggandaan melalui komunikasi yang berkala.
Dimana perusahaan harus dapat memahami bahwa kegiatan penjualan
harus menghasilkan Win-Win solution artinya pelanggan ingin membeli
produk kalau produk tersebut sesuai dengan keinginan dan harapan serta
memberikan suatu rasa aman akan produk yang akan dipergunakannya.
Sehingga memberikan suatu sinergi yg baik juga bagi perusahaan, yang
dapat memperoleh profit dari produk yang dihasilkannya kalau produk
tersebut terjual.
3.2.2 Faktor Penghambat Dalam Pelaksanaan Penerapan Perencanaan
Penjualan Pada PT.Setiawan Sedjati
perusahaan
perlu untuk memahami lingkungan
eksternal dan
lingkungan internalnya. Hasil identifikasi perusahaan tentang lingkungan
eksternalnya disesuaikan dengan lingkungan internal. Berikut faktor-faktor
72
penghambat dalam pelaksanaan penerapan perencanaan penjualan PT.
Setiawan Sedjati
a.
Hambatan internal, yaitu kendala yang diakibatkan dan timbul dari
perusahaan itu sendiri diantaranya antara lain :
1)
Apabila terdapat sebagian kecil karyawan yang tidak mematuhi
standart perencanaan penjualan yang tidak sesuai dengan
penerapan perencanaan yang sudah direncanakan.
2)
Terdapat kepentingan yang berbeda antara beberapa bagian yang
masih terkotak-kotak dalam hal pencapaian tujuan perusahaan.
3)
Adanya kurang pemahaman tenaga penjual akan produk knowlige
4)
Kurangnya komunikasi antara tiap bagian dalam penerapan
perencanaan kerja.
b.
Hambatan eksternal :
1)
Adanya fluktuasi harga dengan melemahnya nilai rupiah terhadap
dolar akibat kondisi melemahnya perekonomian di indonesia
2)
Harga produk yang lebih mahal dari para pesaing, sering kali tidak
sesuai dengan harga pasar lokal sehingga keuntungan yang
diperoleh tidak stabil.
3.2.3 Langkah Yang Dilakukan Oleh PT.Setiawan Sedjati Untuk
Mengatasi Faktor-faktor Penghambat
Untuk mengatasi faktor-faktor penghambat dalam pelaksanaan
penerapan perencanaan penjualan, PT. Setiawan Sedjati melakukan
langkah-langkah sbb:
73
a.
Memberikan training secara terus menerus bagi seluruh karyawan atas
target perusahaan & action plan dalam mencapai tujuan dari
perusahaan.
b.
Memberikan insentif beserta bonus dan reward atas setiap pencapaian
yang diraih oleh para jajaran divisi.
c.
Mengadakan team building event secara berkala, untuk mempererat
kerja sama antar bagian dalam perusahaan.
d.
Meningkatkan
hubungan
baik
sales
presentatif
sebagai
duta
perusahaan dengan para konsumen secara intens.
e.
Menciptakan suatu lingkungan kerja dengan asas kekeluargaan
didalam lingkungan eksternal maupun internal.
74
3.2.4 Analisis SWOT Terhadap PT. Setiawan Sedjati
Tabel 1 Analisis Matriks SWOT
Internal
STRENGTHS (S)
WEAKNESSES (W)
Memiliki kantor cabang hampir disetiap kota di indonesia Harga yang lebih tinggi dibandingkan
,produk baru bukan rekondisi, memiliki garansi, adanya pesaing, merk yang dikenal hanya
kontrak servis, purna jual, pemesanan antar yang tidak
Eksternal
secara khusus tidak umum, sarana
dikenakan biaya, dan fitur mesin yang bertekhnologi dan prasarana kantor kurang memadai
memiliki bermacam alternatif pilihan serta alternatif
harga.
OPPORTUNITIES (O)
STRATEGI SO
STRATEGI WO
Kebutuhan akan penggandaan
Menyadarkan konsumen akan segi tekhnologi produk,
Melaksanakan demonstrasi mesin dan
soal dinas pendidikan ,
menyadarkan konsumen akan tingkat pemenuhan
menjelaskan fitur atau tekhnologi serta
kerahasiaan dokumen penting,
kebutuhan aliran dokumen, efisiensi tempat dan waktu,
edukasi terlebih dahulu sebelum
aktifitas yang padat, pendidikan edukasi konsumen akan pelayanan yang prima,
menyerahkan proposal penawaran
menjadi suatu bentuk usaha
menawarkan solusi yang terbaik dengan program
dengan harga yang dirasa tinggi,
yang menjanjikan sehingga
penerapan perencanaan penjualan yang sudah dianggap
sehingga menyadarkan konsumen bahwa
semakin banyak sekolah yang
paling efektif oleh PT.Setiawan Sedjati.
walaupun harga tinggi akan dianggap
berdiri sehingga semakin besar Membuat pelanggan tertarik dengan menunjukan cerita
wajar dengan tekhnologi dan fitur yang
peluang terhadap volume
sukses pelanggan yang sudah menggunakan produk dari akan mereka miliki.
penjualan,
PT.Setiawan Sedjati.
THREATS (T)
STRATEGI ST
STRATEGI WT
Pesaing, persaingan harga,
Menjalin suatu hubungan baik sebagai pengikat secara
Memberikan kredit atau angsuran
inflasi nilai tukar ruiah,
emosional, melakukan penetrasi pasar, melaksanakan
pembayaran mesin selama satu tahun
perekonomian indonesia yg
kegiatan demo campagn sehingga konsumen bisa
kepada konsumen dengan angsuran yang
blum stabil, kredit macet dan
mengetahui fisik dan keunggulan untuk menunjang
disesuaikan dengan termin pembayaran
semakin banyaknya masuk
kebutuhan dan keinginannya, menciptakan suatu
yang fleksible selama masa angsuran
produk luar karena perdagangan kepercayaan bahwa kita hadir sebagai teman untuk
maksimal satu tahun serta adanya suatu
bebas, penyedian pengadaan
menawarkan solusi akan pengandaan dokumen ditempat program traid in bagi pelanggan yang
peralatan pada dinas dengan
usahanya.
satu kebijakan.
memiliki umur mesin lebih dari 5 tahun
dengan perhitungan penyusutan umur
mesin.
Untuk mengevaluasi kesempatan dan tangtangan dilingkungan bisnis
pada lingkungan internal perusahaan, dilakukan analisis SWOT (stength,
weakness, opportunities, threat).
75
Analisis SWOT dengan Matrik SWOT menghasilkan berbagai strategi
yang perlu dilakukan perusahaan. Alternatif strategi yang diambil harus
diarahkan pada usaha untuk menggunakan kekuatan dan memperbaiki
kelemahan, memanfaatkan peluang-peluang dan mengantisipasi ancaman.
Empat alternatif strategi hasil SWOT : strategi SO, strategi WO, strategi ST
dan strategi WT.
Jika :

Faktor kekuatan lebih besar pengaruhnya (dominan) dibandingkan
faktor kelemahan, maka suatu aspek internal dinilai kuat & sebaliknya.

Faktor kekuatan relatif seimbang dengan kelemahan, maka suatu
aspek internal dinilai sedang.

Faktor peluang suatu aspek eksternal lebih besar pengaruhnya dari
faktor ancaman, maka aspek tersebut dinilai menarik & sebaliknya.
Kelemahan analisis matrik SWOT :

Kekuatan tidak selalu menjadi keunggulan

Analisis SWOT terhadap lingkungan eksternal terlalu sempit

SWOT memberikan analisis pada keadaan statis dan tidak dinamis

SWOT tidak menekankan pada strategi satu dimensi
76
BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
4.1
Simpulan
Berdasarkan hasil tinjauan terhadap PT. Setiawan Sedjati Cabang
Bogor maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1.
Melalui penerapan perencanaan penjualan yang efektif perusahaan
dapat berkesempatan untuk menemukan secara pasti sasaran mereka
secara lebih efektif. Salah satu bentuk kegiatan dari penerapan
perencanaan pada PT. Setiawan Sedjati – Bogor, yaitu :
a. Prospecting (Menemukan Prospek) / Mengumpulkan Informasi
Target Pasar
b. Pertemuan kelompok
c. Demo campaign
d. Mailling
e. Kanvas
Melalui penerapan perencanaan penjualan yang efektif perusahaan
bertujuan untuk menjadikan suatu perencanaan merupakan urutan logis dan
serangkaian aktivitas ke arah penetapan tujuan pemasaran dan perumusan
rencana
untuk
mencapai
tujuannya.
Dengan
demikian
penerapan
perencanaan penjualan pada Perusahaan bertujuan untuk mencapai
tujuannya.
77
Penerapan perencanaan penjualan secara efektif yang sudah
direncanakan dari sumber daya manajemen penjualan untuk mencapai
tujuan penjualan.
Dengan demikian juga perencanaan penjualan merupakan sebuah
proses sistematis dalam merancang dan mengkoordinasi keputusan
manajemen pemasaran.
Penerapan perencanaan penjualan ini memberikan fokus bagi
pengumpulan informasi, format bagi penyebarluasan informasi , dan struktur
bagi pengembangan dan pengkoordinasikan respon strategik dan taktikal
perusahaan.
Manfaat penerapan sebuah perencanaan penjualan antara lain :
a. Mencapai koordinasi aktivitas yang lebih baik
b. Mengidentifikasi perkembangan yang diharapkan
c. Meningkatkan kemampuan manajemen penjual untuk menangani
perubahan
d. Meningkatkan kemampuan untuk mengidentifikasi peluang pasar
e. Meminimalkan respon tak rasional sampai respon yang tak
diharapkan
f.
Mengurangi konflik tentang kemana seharusnya bergerak
g. Meningkatkan komunikasi
h. Mendesak manajemen untuk berfikir kedepan secara sistematis.
i.
Memperluas penyesuaian sumber daya yang tersedia untuk
mendapatkan peluang pilihan
Dalam hal ini penerapan perencanaan penjualan juga bertujuan untuk
meminimalisir masalah-masalah yang muncul akibat kurangnya perencanaan
penjualan seperti :
78
a. Peluang-peluang yang hilang untuk mendapatkan laba
b. Angka-angka yang tak berarti dalam rencana jangka panjang
c. Tujuan yang tidak realistis
d. Kurangnya informasi pasar yang dapat dilakukan
e. Perselisihan antar fungsional
f.
Frustasi manajemen
penerapan perencanaan penjualan yang efektif adalah cara yang
paling tepat dan sangat sesuai untuk diterapkan kepada perusahaan.
2.
Langkah Yang Dilakukan Oleh PT.Setiawan Sedjati Untuk Mengatasi
Hambatan-hambatan dalam pelaksanaan penjualan produknya.
a. Memberikan training secara terus menerus bagi seluruh karyawan
atas target perusahaan & action plan dalam mencapai tujuan dari
perusahaan.
b. Memberikan insentif beserta bonus dan reward atas setiap
pencapaian yang diraih oleh para jajaran divisi.
c. Mengadakan
team
building
event
secara
berkala,
untuk
mempererat kerja sama antar bagian dalam perusahaan.
c. Meningkatkan hubungan baik sales presentatif sebagai duta
perusahaan dengan para konsumen secara intens.
d. Menciptakan suatu lingkungan kerja dengan asas kekeluargaan
didalam lingkungan eksternal maupun internal.
79
4.2
Saran
Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan pada bab-bab sebelumnya
juga pengamatan yang penulis lakukan, berikut ini beberapa saran yang
dapat penulis sampaikan, semoga saran ini dapat berguna dan memberikan
masukan bagi pihak manajemen perusahaan, yaitu sebagai berikut:
Penerapan perencanaan penjualan yang dilakukan oleh PT. Setiawan
Sedjati harus lebih ditingkatkan lagi pada proses bauran pemasarannya
dimana promosi atau komunikasi penjualan, misalnya pada periklanan media
cetak maupun media elektronik. sehingga konsumen dapat mengenal serta
akan lebih menguatkan brand dan image dari suatu merk produk mesin yang
PT.Setiawan Sedjati pasarkan sehingga lebih menumbuhkan
tingkat
kepercayaan konsumen akan persaingan dengan produk yang sejenis.
Kedekatan dengan pelanggan harus tetap dijaga dengan baik
khususnya konsumen yang sudah memiliki tingkat kepercayaan dengan
produk PT.Setiawan Sedjati dimana perusahaan harus tetap melihat suatu
prospek jangka panjang bukan hanya sekedar berfokus pada penjualan,
karena konsumen lama bisa berdampak pada volume penjualan dimasa yang
akan datang dengan memberikan suatu rekomendasi atau promosi world of
mouth kepada konsumen lainnya akan kepuasan produk yang telah
digunakannya atau dibelinya.
Jika perusahaan ingin mendapatkan sebuah keunggulan yang mampu
membuatnya berbeda dari pesaing dan sesuai dengan keinginan dan
kebutuhan pelanggan, perusahaan sebaiknya mampu untuk lebih melakukan
pendekatan assertif
yang mampu menciptakan image positif bagi
perusahaan.
Daftar pustaka
80
Fandy Tjiptono, 2005. Pemasaran Jasa. Penerbit Bayu Media Publising.
Freddy Rangkuti, 2002. Creating Effective Marketing Plan, Penerbit
PT.Gramedia Pustaka Utama,jakarta
Kotler, Philip, 2003 “Marketing Management”, 11th Edition / International
Edition, Prentice Hall, NewJersey
Kotler, Philip, 2005 Manajemen Pemasaran Jilid 1 Edisi Kesebelas, Index,
Jakarta.
Kotler, Philip, 2005, Manajemen Pemasaran, Edisi Milenium, New Jersey,
Prentice Hall Inc, AlihBahasa : Benyamin Molan, Indeks Kelompok
Gramedia, Jakarta.
Malcolm H. B. McDonald-Warren J. Keegan, 2003. Marketing Plans That
Work. Penerbit Erlangga, jakarta
McDonald , malcom, H.B,Warmen J, Keegan,1997, Marketing Plan That
Work : Kiat Mencapai Pertumbuhan Dan Profitabilitasmelalui
Perencanaan Yang Efektif, Alih Bahasa : Damos Sihombing, Erlangga,
Jakarta.
Mubarak, M.M., 2012. Pengaruh Private Brand Strategy Terhadap Brand
Equity dan Implikasinya pada Shopping Preference Konsumen Giant
Supermarket Sindangbarang Bogor. Jurnal Ilmiah Ranggagading (JIR),
12(1), pp.halaman-55.
Mulyana, M. and Maulana, M., 2013. Pengaruh Pelayanan Terhadap
Kepuasan Pelanggan dan Implikasinya Terhadap Citra Perusahaan.
Jurnal Ilmiah Manajemen Kesatuan, 1(2).
Philip Kotler, dan Keller, 2007. Manajemen Pemasaran, Edisi Kedua Belas,
Jilid Pertama, Penerbit PT. Indeks, Jakarta.
Philip Kotler & Amstrong G., 2004 “Principle Of Marketing”, 10th Edition /
International Edition, Prentice Hall, New Jersey
Philip Kotler, Hermawan Kartajaya dan Iwan Setiawan, 2010. Marketing 3.0
Penerbit Erlangga, Jakarta.
Saladin, Djaslim., 2003 “Manajemen Strategi Dan Kebijakan Perusahaan”,
Departemen Pendidikan Nasional
81
Saladin, Djaslim Dan Oesman , Yevismarti. 2004. Intisari Manajemen
Pemasaran, Edisipertama,Media Iptek, Bandung.
Stewart, Grant. 2003, Manajemen Penjualan, Erlangga, Jakarta.
Winardi, 2004, Pengantar Manajemen Penjualan, PT Citra Aditya, Bandung
Winardi, 2004, Manajemen Perilaku Konsumen, Penada Media, Jakarta.