Tugas E-Business Hero Group

Mata Kuliah
Dosen
Batas Penyerahan
: Sistem Informasi Manajemen
: Prof. Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, MSc
: 26 Agustus 2013
PENERAPAN E-BUSINESS PADA PT HERO SUPERMARKET Tbk.
OLEH KELOMPOK 5:
HERU PRATAMA
P056121841.50
JAUHAR SAMUDERA N.
P056121891.50
NINA ARIDHONA
P056121941.50
RINALDI SYAHRAN
P056121961.50
SALLY WIEDJARNARKO
P056121971.50
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2013
1
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI …………………………………………………………………
i
DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………... iii
DAFTAR TABEL …………………………………………………………...
iv
PENDAHULUAN ……………………………………………………….
1
1.1. Latar Belakang ………………………………………………………
1
1.2. Tujuan Penulisan ……………………………………………………
1
II. TINJAUAN PUSTAKA ………………………………………………...
2
2.1. Electronic Business Systems ………………………………………...
2
2.2. Penerapan e-Business Systems Pada Fungsi Bisnis Perusahaan ……
4
2.2.1. Customer Relation Management (CRM) …………………...
4
2.2.2. Supply Chain Management (SCM) ………………………….
5
2.2.3. Enterprise Resource Planning (ERP) ………………………
8
I.
2.2.4. Transaction Processing System (TPS) …………………….. 11
2.2.5. Marketing Information System ……………………………... 11
2.2.6. Human Resource Management (HRM) …………………….. 12
2.2.7. Finance & Accounting ……………………………………… 13
2.3. Keuntungan dan Kelemahan Penerapan e-Business Systems ………
15
2.4. Faktor-Faktor Kegagalan dan Kiat Penerapan e-Business Systems ..
16
2.5. Grudin’s Time Space Matrix ……………………………………….. 16
III. PEMBAHASAN ………………………………………………………... 18
3.1. Profil Perusahaan …………………………………………………… 18
3.2. Penerapan e-Business Systems Pada Perusahaan …………………… 19
3.2.1. Customer Relation Management (CRM) …………………… 19
3.2.2. Supply Chain Management (SCM) …………………………. 20
3.2.3. Enterprise Resource Planning (ERP) ………………………. 21
3.2.4. Transaction Processing System (TPS) ……………………... 22
3.2.5. Marketing Information System ……………………………... 22
3.2.6. Human Resource Management (HRM) …………………….. 24
3.2.7. Finance & Accounting ……………………………………… 24
3.3. Network Topology Perusahaan ……………………………………... 24
i
3.4. Identifikasi Grudin's Time-Space Matrix …………………………... 25
3.5. Future Development e-Business Systems …………………………... 25
IV. PENUTUP ………………………………………………………………. 27
4.1. Kesimpulan …………………………………………………………. 27
4.2. Saran ………………………………………………………………... 27
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………….. 28
ii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Perkembangan MRP – SCM …………………………………….
Gambar 2. Konsep Dasar ERP ………………………………………………
Gambar 3. Integrasi Informasi Melalui Sistem ERP ………………………..
Gambar 4. Transaction Processing Systems …………………………………
Gambar 5. Sistem Informasi Marketing ……………………………………..
Gambar 6. Sistem Informasi Sumberdaya Manusia …………………………
Gambar 7. Sistem Informasi Pada Fungsi Finansial ………………………...
Gambar 8. Sistem Informasi Pada Fungsi Akutansi …………………………
Gambar 9. Matrix Distribution Over Space, Time and Community ………...
Gambar 10. Aplikasi Utama dari CRM ……………………………………..
Gambar 11. Alur Informasi PT. Hero Supermarket Tbk. ……………………
Gambar 12. Network Topology PT. Hero Supermarket Tbk. ……………….
8
9
9
11
12
13
14
15
17
19
23
25
iii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1. Grudin’s Time Space Matrix ……………………………………….
Tabel 2. Identifikasi Grudin's Time-Space Matrix Pada
PT. Hero Supermarket Tbk. ………………………………………..
17
25
iv
I. PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Dewasa ini persaingan dunia usaha semakin ketat, persyaratan konsumen
terhadap kualitas produk, harga, serta ketersediaan produk di pasaran semakin
tinggi. Perusahaan dituntut untuk melakukan berbagai hal yang berkaitan dengan
hal ini, seperti enterprice resources planning, customer relationship management,
enterprise application integration, supply chain management dan enterprice
collaboration systems. Fungsi berbagai hal tersebut menjadi semakin penting
ketika perusahaan dituntut untuk menyediakan produk atau jasa yang tepat, pada
tempat yang tepat, waktu yang tepat, dan kondisi yang diinginkan. Kemajuan
teknologi informasi yang begitu cepat telah merubah paradigma bisnis perusahaan
dari bisnis secara fisik menjadi electronic business yang biasa disebut dengan eBusiness Systems.
Seperti halnya bisnis pada umumnya, perusahaan retail berkembang sangat
pesat dewasa ini di Indonesia. Perkembangan ini sejalan dengan semakin
bertambahnya jumlah penduduk, meningkatnya taraf hidup masyarakat sebagai
akibat dari pertumbuhan ekonomi dan semakin tingginya budaya masyarakat.
Masyarakat Indonesia yang konsumtif cenderung lebih memilih berbelanja di
perusahaan retail besar seperti Hero, Carrefour, ataupun perusahaan retail modern
lainnya dibandingkan pasar tradisional. Selain karena faktor gaya hidup dan
kenyamanan, ternyata perusahaan retail tersebut dapat bersaing ddalam harga
dengan pasar tradisional. Hal ini tidak lepas dari efisiensi yang dapat mereka
terapkan melalui teknologi informasinya.
Salah satu perusahaan retail terkemuka di Indonesia adalah PT Hero
Supermarket Tbk. Untuk dapat terus bersaing dalam era globalisasi ini, maka
sudah seharusnya perusahaan-perusahaan retail memanfaatkan sistem informasi
dan IT dalam usahanya. Hal tersebut tidaklah dilupakan oleh manajemen PT Hero
Supermarket Tbk. yang telah lama menerapkan sistem informasi dan teknologi
informasi dalam usahanya yang terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
usaha. Pada kesempatan kali ini tim penulis mencoba mengkaji penerapan eBusiness Systems yang terdapat pada PT Hero Supermarket Tbk..
1.2.
Tujuan Penulisan
Adapun maksud dan tujuan dilakukannya penulisan makalah ini adalah
selain sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen juga
dilakukan untuk mengkaji penerapan e-Business Systems yang terdapat pada PT
Hero Supermarket Tbk..
1
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Electronic Business Systems
Sistem bisnis elektronik, atau yang biasanya disebut sebagai "eBusiness"
atau "e-bisnis", dapat didefinisikan sebagai penerapan teknologi informasi dan
komunikasi (TIK) dalam mendukung sebuah kegiatan bisnis. Commerce
merupakan pertukaran produk dan jasa antar perusahaan, kelompok dan individu
dan dapat dilihat sebagai salah satu kegiatan penting dari bisnis apapun.
Electronic commerce berfokus pada penggunaan TIK untuk mengaktifkan
kegiatan eksternal dan hubungan bisnis dengan individu, kelompok dan usaha
lainnya (Beynon-Davies 2004).
E-Business merupakan kegiatan berbisnis yang menggunakan basis
jaringan yang tidak saja meliputi pembelian, penjualan dan jasa, tapi juga meliputi
pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis, baik individual maupun
instansi. Dibandingkan dengan model bisnis tradisional yang bersifat sekuensial,
kurang integrasi, berbasis kertas, mahal, dan tidak efisien, serta berbasis waktu
dengan banyak kegiatan yang bersifat serial, E-Business merupakan sebuah model
berkelanjutan dan terintegrasi, yang memungkinkan beberapa pihak untuk
bergabung dan berkolaborasi. E-business memberi kemungkinan untuk pertukaran
data di antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, baik lewat web, Internet,
intranet, extranet atau kombinasi di antaranya. Hal ini didorong oleh informasi
yang mengarah kepada efisiensi yang lebih baik dan penghematan biaya.
Sementara itu, e-commerce lebih merupakan sub bagian dari e-business,
sementara e-business meliputi segala macam fungsi dan kegiatan bisnis
menggunakan data elektronik, termasuk pemasaran internet (e-marketing).
Sebagai bagian dari e-business, e-commerce lebih berfokus pada kegiatan
transaksi bisnis lewat www atau Internet. Dengan menggunakan sistem
manajemen pengetahuan, e-commerce mempunyai tujuan untuk menambah
revenue dari perusahaan.
Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian e-business, cara
yang kerap dipakai adalah dengan menggunakan prinsip 4W (What, Who, Where,
dan Why).
1. Dimensi WHAT
Banyak orang mempertukarkan istilah e-business dengan e-commerce.
Secara prinsip, pengertian e-business jauh lebih luas dibandingkan dengan
e-commerce; bahkan secara filosofis, e-commerce merupakan bagian dari
e-business. Jika e-commerce hanya memfokuskan diri pada aktivitas atau
mekanisme transaksi yang dilakukan secara elektronik/digital, e-business
memiliki wilayah yang jauh lebih luas, termasuk di dalamnya aktivitas
relasi antara dua entiti perusahaan, interaksi antara perusahaan dengan
pelanggannya, kolaborasi antara perusahaan dengan para mitra bisnisnya,
pertukaran informasi antara perusahaan dengan para pesaing usahanya,
dan lain sebagainya. Adanya internet telah memungkinkan perusahaan
untuk menjalin komunikasi langsung maupun tidak langsung dengan
berjuta-juta bahkan bermilyar-milyar entiti (pelanggan, mitra, pesaing,
pemerintah, dsb.) yang ada di dunia maya; karena sifat komunikasi
2
tersebut merupakan bagian dari sebuah sistem bisnis, maka dapat
dimengerti luasnya pengertian dari e-business.
2. Dimensi WHO
Siapa saja yang terlibat di dalam e-business? Seperti yang tersirat dalam
definisinya, semua pihak atau entiti yang melakukan interaksi dalam
sebuah sistem bisnis atau serangkaian proses bisnis (business process)
merupakan pihak-pihak yang berkepentingan dalam ruang lingkup ebusiness. Paling tidak ada tujuh (A sampai G) klasifikasi entiti yang kerap
dipergunakan dalam mengilustrasikan e-business, masing-masing: Agent,
Business, Consumer, Device, Employee, Family, dan Government.
Contohnya adalah sebuah aplikasi tipe e-commerce B-to-C yang
merupakan mekanisme hubungan perdagangan antara sebuah perusahaan
dengan para pelanggannya (end consumersnya); atau tipe G-to-G yang
menghubungkan dua buah negara untuk permasalahan eksport dan import;
atau D-to-D yang menghubungkan antara dua peralatan canggih teknologi
informasi seperti antara PDA dengan Handphone; atau B-to-F yang
menghubungkan sebuah perusahaan penjual barang-barang kebutuhan
rumah tangga dengan berbagai keluarga; dan lain sebagainya.
3. Dimensi WHERE
Tidak sedikit awam yang mempertanyakan dimana sebenarnya kegiatan
bisnis dapat dilakukan dalam e-business. Jawabannya sangat singkat dan
mudah, yaitu dimana saja, sejauh pihak yang berkepentingan memiliki
fasilitas elektronik/digital sebagai kanal akses (access channel). Berbeda
dengan bisnis konvensional dimana transaksi biasa dilakukan secara fisik
di sekitar perusahaan yang bersangkutan, maka di dalam e-business,
interaksi dapat dilakukan melalui berbagai kanal akses. Di rumah, seorang
Ibu dapat menggunakan telepon atau webTV untuk berkomunikasi dengan
perusahaan penjual produk atau jasa; di kantor, seorang karyawan dapat
menggunakan perlengkapan komputer atau fax; di mobil, seorang
mahasiswa dapat menggunakan handphone atau PDA-nya; di lokasi
keramaian seperti mall, toko-toko, atau pasar, masyarakat dapat
memanfaatkan ATM, Warnet, atau Kios-Kios Telekomunikasi (Wartel)
untuk melakukan hal yang sama. Dengan kata lain, istilah dimana saja
untuk melakukan hubungan dengan siapa saja bukanlah sekedar semboyan
yang muluk, tetapi telah menjadi kenyataan di dalam implementasi ebusiness.
4. Dimensi WHY
Pertanyaan terakhir yang kerap menghantui para pelaku bisnis tradisional
adalah mengapa para praktisi bisnis di seluruh dunia sepakat untuk
mengimplementasikan e-business sesegera mungkin sebagai model bisnis
di masa mendatang. Penerapan konsep e-business secara efektif tidak saja
menguntungkan perusahaan karena banyaknya komponen biaya tinggi
yanga dapat dihemat (cost cutting), tetapi justru memberikan kesempatan
perusahaan untuk meningkatkan level pendapatannya (revenue generation)
secara langsung maupun tidak langsung. Dengan mengimplementasikan ebusiness, perusahaan dapat melihat berbagai peluang dan celah bisnis baru
yang selama ini belum pernah ditawarkan kepada masyarakat. Disamping
itu, terbukti telah banyak perusahaan yang melakukan transformasi bisnis
3
(perubahan bisnis inti) setelah melihat besarnya peluang bisnis baru di
dalam menerapkan konsep e-business. Yang tidak kalah menariknya
adalah, bahwa dengan menerapkan konsep jejaring (internetworking),
sebuah perusahaan berskala kecil dan menengah dapat dengan mudah
bekerja sama dengan perusahaan raksasa untuk menawarkan berbagai
produk dan jasa kepada pelanggan. Dan tidak jarang pula teradapat sebuah
perusahaan berskala kecil (dilihat dari jumlah karyawannya) yang
pendapatannya dapat melebihi perusahaan menengah maupun besar karena
strategi efektif mereka dalam menerapkan e-business.
2.2.
Penerapan e-Business Systems Pada Fungsi Bisnis Perusahaan
e-Business melibatkan proses bisnis yang mencakup seluruh rantai nilai
yaitu dari pembelian dan manajemen rantai pasok, pemrosesan pesanan,
penanganan pelayanan pelanggan, dan bekerja sama dengan mitra bisnis. Standar
teknis khusus untuk e-Business memfasilitasi pertukaran data antar perusahaan.
Solusi perangkat lunak e-Business memungkinkan integrasi proses bisnis intra dan
inter perusahaan. e-Business dapat dilakukan dengan menggunakan web, internet,
intranet, ekstranet, dan bantuan perangkat seperti e-mail, telepon, sms, fax atau
beberapa kombinasi dari hal tersebut.
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) Terdapat beberapa aplikasi eBusiness yang dapat diterapkan dalam perusahaan, antara lain:
1. ERP (Enterprise Resource Planning)
Merupakan tulang punggung e-business, dengan kata lain ini merupakan
sistem operasi dari sebuah bisnis, setara dengan sistem operasi windows
untuk operasi back-office.
2. CRM (Customer Relationship Management)
Hal ini memungkinkan kustomisasi dan personalisasi produk-produk serta
jasa secara real-time sesuai dengan keinginan, kebutuhan dan daya
kebiasaan membeli pelanggan.
3. EAI (Enterprise Application Integration)
Dapat mengintegrasikan berbagai kelompok aplikasi perusahaan dengan
memperbolehkan pertukaran data sesuai dengan aturan yang berasal dari
model proses bisnis yang dikembangkan oleh para pengguna.
4. SCM (Supply Chain Management)
Perekayasaan kembali dan otomatisasi banyak proses rantai pasok
tradisional.
5. ECS (Enterprise Collaboration Systems)
Mendukung dan meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antar tim dan
kelompok kerja dalam sebuah organisasi. Pada dasarnya, perdagangan
elektronik (EC) adalah proses pembelian, mentransfer, atau bertukar
produk, jasa, dan atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk
internet. ECS juga dapat bermanfaat dari berbagai perspektif termasuk
proses bisnis, layanan, belajar, kolaboratif, masyarakat.
2.2.1. Customer Relation Management (CRM)
Customer Relationship Management (CRM) merupakan fungsi yang harus
membina hubungan dengan para pelanggan, antara lain selalu mengingatkan
kepada pelanggan akan produk yang disediakan atau diproduksi oleh perusahaan.
4
Pemeliharaan hubungan dapat di bangun melalui hubungan korespondensi (surat
berwakat, e-mail, atau melalui situs internet), atau melalui acara jamuan makan
dengan para pelanggan utama perusahaan, pameran, dan kegiatan hubungan
masyarakat (Haming dan Nurnajamuddin 2007). Shaw (1991) mengungkapkan
bahwa manajemen hubungan pelanggan (CRM) merupakan sebuah strategi yang
secara luas diterapkan untuk mengelola interaksi perusahaan dengan pelanggan,
klien dan prospek penjualan. Hal ini melibatkan penggunaan teknologi untuk
mengatur, mengotomatisasi, dan mensinkronisasi proses bisnis seperti kegiatan
bisnis penjualan, namun juga untuk mendukung pemasaran, layanan pelanggan,
dan teknis. Tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik, dan
memperoleh klien baru, memelihara dan mempertahankan orang-orang yang
sudah dimiliki perusahaan, menarik mantan klien kembali serta dan mengurangi
biaya pemasaran dan pelayanan klien.
Manajemen hubungan pelanggan juga menggambarkan strategi luas
perusahaan yang meliputi customer-interface department dan departemen lainnya
(Shaw 1991). Pengukuran dan penilaian hubungan pelanggan merupakan hal
penting untuk menerapkan strategi ini. Adapun beberapa keunggulan dari CRM
antara lain:
1. Kualitas dan efisiensi
2. Penurunan biaya keseluruhan
3. Dukungan keputusan
4. Ketangkasan perusahaan
5. Perhatian Pelanggan
Dalam pemasaran, sistem CRM membantu perusahaan mengidentifikasi
dan menargetkan klien potensial serta memberikan tempat pertama bagi tim
penjualan. Kemampuan pemasaran utama adalah menelusuri dan mengukur setiap
channel yang meliputi e-mail, pencarian, media sosial, telepon dan direct mail.
Metrik yang dipantau mencakup klik, tanggapan, transaksi, dan pendapatan.
Dalam solusi CRM pemasaran berfokus web, organisasi menciptakan dan
menelusuri aktivitas web tertentu yang dapat membantu mengembangkan
hubungan klien. Aktivitas-aktivitas ini meliputi download gratis, online video
content dan online web presentation.
2.2.2. Supply Chain Management (SCM)
Manajemen rantai pasok (SCM) adalah proses perencanaan, penerapan,
dan pengendalian operasi dari rantai pasok dengan tujuan untuk mencukupi
kebutuhan kebutuhan pelanggan efisien mungkin. Manajemen Rantai Pasok
mencangkup semua pergerakan dan gudang penyimpanan dari bahan baku,
persediaan barang dalam pengolahan, dan barang sejak jadi dari titik produksi ke
titik konsumsi. Menurut Dewan Profesional Manajemen Rantai Pasok (CSCMP) suatu asosiasi professional yang mengembangkan definisi pada tahun 2004 bahwa Manajemen Rantai Pasok meliputi perencanaan dan manajemen dari semua
aktivitas yang dilibatkan dalam sumber dan pengadaan, konversi, dan semua
aktivitas manajemen logistik. Hal penting ialah SCM juga meliputi kolaborasi dan
koordinasi dengan mitra saluran, dapat berupa penyalur, para perantara, pihak
ketiga selaku penyedia jasa.
Adapun area kompetitif dan strategis berikut ini dapat digunakan sebagai
penyumbang manfaat yang sempurna bagi penerapan sistem manajemen rantai
5
pasok dengan baik. Dalam bukunya, Haming dan Nurnajamuddin (2007)
menuliskan beberapa faktor kompetitif dan strategis seperti yang dimaksud adalah
sebagai berikut:
1. Fulfillment (Pemenuhan kebutuhan)
Aktivitas yang berhubungan dengan kepastian kecukupan kuantitas dari
komponen yang diperlukan dalam menjalankan produksi atau produk yang
akan dijual, dan tiba pada waktu yang tepat sesuai jadwal. Hal itu
dimungkinkan melalui adanya komunikasi efisien, yang memastikan
bahwa pesanan ditetapkan pada sejumla hjadwal yang sesuai dan siap
untuk dipenuhi. Sistem manajemen rantai pasok juga memungkinkan suatu
perusahaan untuk secara tetap melihat apa yang ada di gudang persediaan
dan meyakinkan bahwa jumlah yang dipesan sesuai dengan kebutuhan
yang dimaksud dalam order dan jadwal untun menggantikan sediaan yang
sudah dipakai.
2. Logistics (Logistik)
Aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan sediaan bahan atau
komponen yang diperlukan. Aktivitas tersebut perlu dijaga agar biaya
angkutan material serendah mungkin, konsisten dengan waktu penyerahan
yang dijanjikan, dan dilakukan secara tepat dan aman. Disini, sistem
manajemen rantai pasok memungkinkan suatu perusahaan untuk
mempunyai kontak tetap dengan tim distribusinya, dapat terdiri atas truk,
kereta api, atau jenis transportasi lain. Sistem dapat mengizinkan
perusahaan untuk menjajaki material yang diperlukan secara terusmenerus. Mungkin juga dapat menghemat biaya untuk berbagi beban
biaya transportasi dengan perusahaan mitra jika pengirim tidak cukup
besar penuh sebuah truk, dan sekali lagi, SCM mengizinkan perusahaan
untuk membuat keputusan sedemikian rupa.
3. Production (Produksi)
Aktivitas tersebut berhubungan dengan kegiatan mengolah bahan menjadi
keluaran yang direncanakan. Aktivitas itu harus mampu menjamin bahwa
lini produksi atau lini perakitan berfungsi dengan baik. Fasilitas dapat
berfungsi memuaskan jika didukung oleh ketersediaan komponen yang
bermutu tinggi dan tersedia ketika diperlukan. Produksi dapat berlangsung
secara teratur jika ditunjang oleh manajemen logistik dan pemenuhan atas
order bahan atau komponen yang memuaskan,yaitu sesuai volume
kebutuhan dan penyerahannya tepat sesuai jadwal. Jika jumlah yang
disediakan tidak sesuai dengan yang dipesan serta dikirimkan pada tepat
waktu yang tidak tepat seperti yang diminta maka produksi akan berhenti,
paling tidak terganggu. Akan tetapi,dengan manajemen rantai pasok yang
andal maka keberlangsungan kegiatan produksi dapat berjalan dengan
mulus dan sasaran keluaran akan dapat diwujudkan.
4. Revenue and profit (Pendapatan dan laba)
Aktivitas tersebut berhubungan dengan aktivitas pemasaran dan penjualan,
yaitu memberikan layanan penyampaian produk atau jasa kepada
pelanggan yang membutuhkan secara tepat jumlah, tepat waktu, dan tepat
mutu. Kegiatan itu harus mampu memberikan jaminan bahwa tidak ada
penjualan yang akan hilang karena persediaan tidak ada atau kosong.
Mengelola rantai pasok dengan baik akan meningkatkan fleksibilitas
6
perusahaan dalam bereaksi terhadap perubahan tidak terduga yang terjadi
atas permintaan dan penawaran. Sehubungan dengan hal tersebut, suatu
perusahaan mempunyai kemampuan untuk menghasilkan barang pada
harga yang lebih rendah dan mendistribusikannya ke konsumen dalam
waktu yang lebih cepat dibandingkan jika perusahaan tidak menerapkan
manajemen rantai pasok, sehingga SCM berperan untuk meningkatkan
laba total perusahaan.
5. Costs (Biaya-Biaya)
Kemampuan berproduksi secara efektif dan efisien,pada gilirannya akan
memampukan perusahaan memiliki keunggulan atas aspek biaya. Faktor
biaya produksi atau penyiapan produk merupakan salah satu dari empat
faktor keunggulan kompetitif perusahaan. Kegiatan tersebut harus mampu
memelihara biaya atas produk dan komponen yang dibuat atau dibeli,
berada pada tingkatan biaya atau harga yang layak diterima. Manajemen
rantai pasok mampu mengurangi biaya mealui peningkatan rasio
perputaran sediaan (inventory turn over) di lantai pengerjaan dan di dalam
gudang, mengendalikan mutu proses dan mengurangi biaya kegagalan
internal dan eksternal, dan bekerja sama dengan penyalur agar dapat
menghasilkan keluaran melalui pemanfaatan alat-alat pabrikasi secara
efisien.
6. Cooperation (Kerja Sama)
Antara mitra rantai pasok memastikan bahwa semua pihak akan
memperoleh manfaat timbal balik. Perencanaan kolaboratif, pengisian
kembali, dan peramalan merupakan suatu komitmen jangka panjang, kerja
sama atas mutu, dan mendukungnya dengan pembeli dari manajerial
penyalur, teknologi, dan pengembangan kapasitas. Hubungan tersebut
memungkinkan perusahaan mempunyai akses terhadap informasi sekarang
yang dapat dipercaya, menghasilkan tingkat perssediaan yang lebih
rendah, memotong lead-time, meningkatkan kualitas produk,
meningkatkan kecermatan ramalan, dan akhirnya meningkatkan layanan
kepada pelanggan dan perolehan laba yang memuaskan. Para penyalur
juga menerima manfaat dari hubungan kerja sama melalui peningkatan
pembeli masukan, penigkatan mutu, dan penurunan biaya. Semuanya itu
akan menghasilkan penghematan.konsumen juga dapat menerima manfaat
melalui tersedianya produk dengan mutu lebih tinggi atas biaya atau harga
yang lebih murah.
Russell dan Taylor (2000) serta Chase et al., (2001) menyatakan bahwa
suatu rantai pasok terdiri atas organisasi yang saling berhubungan, sumber daya,
dan proses yang menciptakan dan menyerahkan produk dan jasa kepada
pelanggan akhir. Suatu rantai pasok meliputi semua fasilitas, fungsi, dan aktivitas
yang terlibat dalam kegiatan produksi dan mengirimkan produk atau jasa yang
bersangkutan dari para penyalur (dan para pembekal mereka) ke pelanggan (dan
para pelanggan mereka). Kegiatan itu meliputi perencanaan dan pengelolaan atas
permintaan dan penawaran, mengadakan material, memproduksi dan
menjadwalkan produk atau jasa, pergudangan, pengendalian persediaan,
distribusi, layanan pelanggan, serta penyerahan. Manajemen rantai pasok
mengkoordinir semua aktivitas sehingga pelanggan dapat dilengkapi dengan jasa
7
dan produk secara segera dengan mutu tinggi atau andal, dengan harga yang lebih
murah. Keberhasilan manajemen rantai pasok pada akhirnya dapat menyediakan
perusahaan manfaat yang lebih kompetitif.
2.2.3. Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Fan et al. dalam Yusuf et al. (2006), ERP pada dasarnya
merupakan sebuah terminologi yang secara de facto merupakan aplikasi yang
dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan
pengelolaan sumberdaya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku
cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa subsistem yaitu:
1. Sistem Finansial
2. Sistem Distribusi
3. Sistem Manufaktur
4. Sistem Maintenance
5. Sistem Human Resource
Dapat dilihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu
fungsi/bagian sering dimanfaatkan oleh fungsi/bagian yang lain. Oleh karena itu,
unsur integrasi itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor
sistem ERP. Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa ERP mempunyai
keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan
dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang
lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas,
penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan
kemampuan pembuatan keputusan.
Bagi perusahaan yang akan memasuki pasar internasional, ERP
merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan agar
diterapkan secara menyeluruh di perusahaan tersebut. Indonesia merupakan
negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di
bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam
setiap perusahaan. Perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa
pabrikasi (manufacturing) itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses
pabrikasi juga semakin banyak yang akan berguna bagi setiap pelaku dari
pabrikasi baik pelaksanan maupun pengambil keputusan. Sistem ERP dalam
perkembangannya melalui tahapan yang sangat panjang, dengan mengembangkan
dari sistem yang ada sebelumnya, hal tersebut terlihat pada gambar berikut.
Gambar 1. Perkembangan MRP – SCM
Sumber: Leon (2005)
8
Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap
lini dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas
yang cukup tinggi.
Gambar 2. Konsep Dasar ERP
Sumber: Leon (2005)
Manfaat lain dari sistem ERP ini adalah integrasi bisnis secara
keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan
meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas
yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. Pada ERP sendiri terjadi
perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah
penggunaan information technology yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran
informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental.
Gambar 3. Integrasi Informasi Melalui Sistem ERP
Sumber: Leon (2005)
9
Peranan informasi sangat diperlukan, beberapa karakteristik fundamental
informasi adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan avalabilitas
(ketersediaan). Namun, beberapa penelitian mencatat beberapa permasalahan
dengan sistem informasi manajemen konvensional, yaitu hanya menyediakan
source data yang sudah ditentukan sehingga kerapkali terjadi miss-information
antar departemen dan keterbatasan analisa data. Implementasi ERP ini sendiri
memiliki beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi
teknologinya, struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Adapun beberapa
biaya yang mungkin termasuk adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang
baru, biaya training dan peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak
terlihat seperti biaya depresi akibat pergantian sistem. Namun secara keseluruhan
ERP memberikan manfaat yang pasti bila dalam penerapannya di dukung oleh
komitmen yang tinggi dari perusahaan pengrajin bambu dan meningkatkan
sumberdaya manusia yang memiliki kemampuan untuk mengoperasikannya.
Penerapan ERP akan mendatangkan keutungan berupa perencanaan
produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun
keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan
bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara
oleh DBMS. Menjadikan perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam
persaingan bisnis yang semakin ketat. Pengambilan keputusan dalam penggunaan
ERP sebagai solusi IT dan Internetworking memiliki beberapa alasan yaitu:
1. ERP dapat menyelesaikan permasalahan perencanaan produksi baik proses
maupun ketersediaan bahan baku, perencanaan pesanan, di berbagai
lokasi.
2. ERP dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi perusahaan karena dapat
mengintegrasikan kegiatan usaha.
3. Dengan ERP dapat menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan
hardware, software, serta karyawan pendukung IT
4. ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat cepat
sehungga mempermudah dalam pengambilan keputusan
5. Mengimplementasikan ERP memberikan manfaat untuk lebih mudah
dalam memanfaatkan berbagai peluang baru
Penerapan sistem ERP pada perusahaan di sesuaikan dengan keadaan
perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat
dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP
sebagai alat tetapi yang didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu
humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat
komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor
sebagai berikut :
1. Management atau organisasi; yang meliputi pelatihan yang berkelanjutan,
keterlibatan, pemilihan tim, komitmen stakeholder, serta peran dan
tanggung jawab.
2. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
3. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
4. Data; yang meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan
maintenance dan integrasi data.
10
5. Personel; yang meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan
pengembangan pengetahuan.
2.2.4. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing Systems (TPS) merupakan sistem informasi
komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah
besar untuk transaksi bisnis rutin (Budi 2010). TPS berkembang dari sistem
informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem
proses data elektronik (electronic data processing systems). Biasanya juga
digunakan untuk mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis seperti
penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Sistem ini
menghasilkan berbagai informasi untuk penggunaan internal maupun eksternal
(Zacha 2010). TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan
untuk diproses lebih lanjut. Beberapa jenis subsistem yang ada pada TPS adalah
seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 4. Transaction Processing Systems
2.2.5. Marketing Information System
Pemasaran adalah proses dimana perusahaan menentukan produk atau jasa
apa yang mungkin menarik untuk pelanggan, serta strategi yang digunakan dalam
penjualan, komunikasi dan pengembangan bisnis. Hal ini menghasilkan strategi
yang mendasari teknik penjualan, komunikasi bisnis, dan pengembangan bisnis.
Pemasaran merupakan proses yang terintegrasi dimana perusahaan membangun
hubungan yang kuat dengan pelanggan serta menciptakan nilai bagi pelanggannya
dan bagi dirinya sendiri (Kottler et. al. 2008). Dalam penerapannya, manajemen
pemasaran juga dapat mengandalkan berbagai teknologi dalam lingkup upaya
pemasaran. Komputer berbasis sistem informasi dapat digunakan, membantu
dalam pemrosesan yang lebih baik dan penyimpanan data.
Dalam prakteknya, Marketing Information System mendukung proses dan
manajemen tradisional serta e-commerce dari fungsi marketing. Beberapa tipe
11
penting dari sistem informasi pemasaran ini antara lain pemasaran interaktif di
website e-commerce, manajemen hubungan pelanggan, manajemen penjualan,
manajemen produk, pemasaran bertarget, iklan dan promosi, dan riset pasar. Pada
Gambar 5 menjelaskan tentang bagaimana sistem informasi pemasaran memberi
teknologi informasi yang mendukung berbagai komponen utama dari fungsi
pemasaran. Misalnya situs web dan layanan internet/intranet membuat proses
pemasaran interaktif dapat dilakukan dengan para pelanggan yang menjadi mitra
dalam membuat, memasarkan, membeli serta meningkatkan berbagai produk dan
jasa. Sistem otomatisasi penjualan menggunakan komputasi bergerak dan
teknologi internet untuk mengotomatisasi berbagai aktivitas pemrosesan informasi
untuk pendukung dan manajemen penjualan. Sistem informasi pemasaran
membantu para manajer pemasaran dalam manajemen hubungan dengan
pelanggan, perencanaan produk, penetapan harga, dan keputusan manajemen
pemasaran lainnya.
Gambar 5. Sistem Informasi Marketing
2.2.6. Human Resource Management (HRM)
Kegiatan perekrutan, penempatan, evaluasi, kompensasi, dan
pengembangan tenaga kerja dilibatkan dalam fungsi manajemen sumberdaya di
suatu organisasi. Pada dasarnya, bisnis menggunakan sisitem informasi berbasis
komputer untuk kepentingan HR dimulai dari perencanaan tenaga kerja,
perekrutan, wawancara, perencanaan pelatihan dan pengembnangan, penilaian dan
evaluasi kinerja, program kompensasi, pengganjian dan database pegawai.
Sehingga, sistem informasi sumberdaya manusia didesain untuk mendukung (1)
perekrutan, pemilihan, dan pemberian pekerjaan; (2) penempatan kerja; (3)
penilaian kinerja; (4) analisis manfaat karyawan; (5) pelatihan dan
pengembangan; (6) kesehatan, keselamatan dan keamanan. Ilustrasi penerapan ebusiness dalam manajemen sumber daya manusia dapat dilihat pada gambar
berikut.
12
Gambar 6. Sistem Informasi Sumberdaya Manusia
2.2.7. Finance & Accounting
Sistem informasi keuangan berbasis komputer mendukung perushaan
dalam mengambil keputusan yang berkenaan dengan keuangan bisnis dan
pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan (Leon, 2005). Kategori
utama dari sistem informasi yang berhubungan dengan finance antara lain
meliputi:
1. Cash Management
Informasi
penerimaan
kas
(defisit/surplus)
memungkinkan
penginvestasian dana dilakukan dengan cepat. Informasi ini membantu
manajer keuangan untuk melakukan pembelian, penjualan, dan
pengambilan keputusan sehingga dapat meminimumkan resiko dan
memaksimalkan pendapatan investasi.
2. Capital Budgeting
Proses anggaran biaya ini meliputi keuangan dalam hal pengeluaran biaya
untuk pabrik dan peralatan yang dapat dianalisa dengan menggunakan
teknik analisa nilai dan analisa kemungkinan risiko.
3. Financial Forecasting
Berbagai peramalan dengan metode statistik memberikan teknik analisa
dalam peramalan kondisi keuangan dan ekonomi nasional, tingkat gaji,
tingkat harga, dan tingkat rata-rata suku bunga.
4. Financial Planning
Sistem perencanaan keuangan digunakan untuk mengevaluasi dan
menganalisa alternatif metode keuangan perusahaan. Informasi yang
dibutuhkan untuk mengembangkan rencana keuangan yang optimal antara
lain kondisi keuangan, ekonomi, tingkat harga, dan suku bunga.
13
Gambar 7. Sistem Informasi Pada Fungsi Finansial
Selain menudukung fungsi finance, TIK juga menopang fungsi
Accounting suatu perusahaan yang berhubungan dengan sales transaction
processing, purchase transaction processing, cash transaction processing, payroll
transaction processing dan general ledger and reporting processing.
1. Order processing
Memproses data untuk menghasilkan perubahan dalam item inventory dan
membantu
menyediakan
layanan
berkualitas
tinggi
dengan
memaksimalkan investasi pada inventori dan biaya angkut inventori
2. Accounts Receivable
Menyimpan record sejumlah customer yang dihasilkan dari pembelian dan
pembayaran customer
3. Accounts Payable
Meyimpan data yang berhubungan dengan data pembelian dan
pembayaran pada supplier.
4. Payroll
Menerima dan memelihara data dari waktu masuk karyawan dan pekerjaan
lainnya.
5. General Ledger
Konsolidasi penerimaan data dari accounts receivable, accounts payable,
payroll, dan sistem informasi akuntansi lainnya, yang dijadikan sebuah
laporan bagi manajemen perusahaan.
14
Gambar 8. Sistem Informasi Pada Fungsi Akutansi
2.3.
Keuntungan dan Kelemahan Penerapan e-Business Systems
Menurut Slideshare (2011), beberapa keuntungan yang dapat diperoleh
dengan penerapan e-business adalah sebagai berikut :
1. Peningkatan efisiensi.
Penelitian menunjukkan bahwa perusahaan dapat melakukan efisiensi
sebesar 40% dari total biaya operasional perusahaan yang ditujukan untuk
penciptaan dan pendistribusian informasi ke berbagai divisi terkait.
Penerapan e-business dapat meningkatkan efisiensi, ditunjukkan dengan
email dapat mengurangi biaya komunikasi, call center dapat mengurangi
biaya pelayanan pelanggan, web-site dapat mengurangi biaya marketing,
decission support system dapat mengurangi biaya rapat.
2. Peningkatan efektivitas.
Perusahaan dapat melakukan aktivitas operasional perusahaan sehari-hari
berhubungan dengan pelanggannya non stop 24 jam, 7 hari dalam
seminggu dengan adanya penerapan e-business
3. Perluasan jangkauan dan ruang gerak perusahaan.
Perusahaan secara tidak langsung berhubungan dengan ratusan juta calon
pelanggan yang tersebar di seluruh dunia dengan adanya penerapan ebusiness.
4. Terciptanya produk dan jasa baru.
Penerapan e-business membuka kesempatan perusahaan untuk
menawarkan produk-produk baru akibat berkonvergensinya berbagai
sektor industri dan produk-produk sesuai dengan keinginan konsumen.
5. Terciptanya peluang-peluang bisnis baru.
Perusahaan akan dapat menciptakan produk atau jasa baru dari setiap
penemuan e-technology baru.
15
1.
2.
3.
4.
5.
2.4.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Kelemahan e-Business menurut Slideshare (2011):
Pencurian informasi rahasia yang berharga.
Kehilangan kesempatan bisnis karena gangguan pelayanan biasanya
Kesalahan ini bersifat kesalahan non-teknis seperti aliran listrik tiba-tiba
padam atau jaringan yang tidak berfungsi
Kehilangan kepercayaan dari para konsumen. Ini karena berbagai macam
faktor seperti usaha yang dilakukan dengan sengaja oleh pihak lain yang
berusaha menjatuhkan reputasi perusahaan tersebut.
Penggunaan akses ke sumber oleh pihak yang tidak berhak. Misalkan
pembobolan sebuah sistem perbankan oleh hacker, kemudian
memindahkan sejumlah rekening orang lain ke rekeningnya sendiri.
Kerugian yang tidak terduga disebabkan oleh gangguan yang dilakukan
dengan sengaja, ketidakjujuran, praktek bisnis yang tidak benar, dan
kesalahan faktor manusia atau kesalahan sistem elektronik.
Faktor-Faktor Kegagalan dan Kiat Penerapan e-Business Systems
Beberapa faktor penyebab kegagalan e-business menurut Hafiz (2010):
Tidak ada komitmen yang utuh dari manajemen.
Penerapan e-business tidak diikuti proses change management.
Tidak profesionalnya vendor teknologi informasi yang menjadi mitra
bisnis.
Buruknya infrastruktur komunikasi.
Tidak selarasnya strategi TI dengan strategi perusahaan.
Adanya masalah keamanan dalam bertransaksi.
Kurangnya dukungan financial.
Belum adanya peraturan yang mendukung dan melindungi pihak-pihak
yang bertransaksi (cyberlaw).
Menggunakan target jangka pendek sebagai pijakan investasi e-business.
Sedangkan kiat-kiat membangun e-business adalah sebagai berikut:
1. Membenahi terlebih dahulu sistem pengelolaan sumberdaya perusahaan
secara terpadu.
2. Membuat perencanaan investasi teknologi secara mendetail dan
komprehensif.
3. Menentukan arah investasi teknologi untuk menjawab kebutuhan jangka
panjang.
4. Membentuk struktur organisasi yang fleksibel dan adaptif terhadap
perubahan.
5. Melakukan kerjasama kondusif dengan berbagai mitra bisnis (vendor,
pemasok barang, lembaga keuangan).
Grudin’s Time Space Matrix
CSCW (Computer Supported Cooperative Work) sebuah istilah generik,
yang menggabungkan pemahaman cara orang bekerja dalam kelompok dengan
teknologi yang memungkinkan jaringan komputer, dan terkait perangkat keras,
perangkat lunak, layanan dan teknik (Braun 2004). Lebih lanjut dijelaskan bahwa
salah satu bentuk umum konseptualisasi sistem CSCW adalah dengan mengamati
konteks dari penggunaan sistem tersebut. Contohnya adalah matriks Grudin’s
2.5.
16
Time Space Matrix. Matriks yang dimaksud membagi konteks sebuah "work" ke
dalam dua dimensi yakni waktu dan lokasi. Dimensi waktu dibagi menjadi
kolaborasi yang dilakukan pada waktu yang bersamaan (sinkron), atau berbeda
(asinkron) yang dibagi menjadi predictable dan unpredictable. Dimensi lokasi
dibagi menjadi kolaborasi yang dilakukan pada tempat yang sama, atau tempat
yang terdistribusi. Untuk tempat yang berbeda dibagi pula menjadi predictable
place dan unpredictable place.
Tabel 1. Grudin’s Time Space Matrix
Gambar 9. Matrix Distribution Over Space, Time and Community
17
III. PEMBAHASAN
3.1.
Profil Perusahaan
PT Hero Supermarket Tbk adalah perusahaan ritel yang memiliki banyak
cabang di Indonesia. Hero Supermarket Group adalah perusahaan ritel modern
pertama di Indonesia, didirikan tahun 1971 oleh almarhum Muhammad Saleh
Kurnia di Jalan Falatehan. Saat ini Hero membidik dasar menengah ke atas. Saat
ini, Hero Supermarket Group merupakan suatu grup ritel yang memiliki berbagai
format sebagai berikut:
1. Hero (supermarket)
2. Giant (hypermarket & supermarket)
3. Guardian (drug store)
4. Starmart (convenience)
Pada tanggal 30 Juni 1989 PT. Hero Supermarket Go Public meramaikan
pasar modal dan merupakan ritel pasar swalayan pertama di Indonesia yang
memperoleh kepercayaan untuk menjual sahamnya kepada masyarakat luas.
Penjualan saham pertama 1.795.000 lembar saham dengan nilai nominal Rp. 1000
dan ditawarkan dengan harga perdana Rp 7.200 per lembar saham dan dari hasil
penjualan Tahun 1989 mencapai 159,9 miliar rupiah. Tahun 1992 PT. Hero
Supermarket Tbk. Menawarkan 29.412.500 lembar saham di Bursa Efek Jakarta
dengan harga penawaran Rp 1.500 per lembar saham. Tahun 1991 PT. Hero
Supermarket membuka toko swalayan kecil dengan konsep convenience store dan
diberi nama Star Mart, yang melayani kebutuhan rumah tangga secara cepat,
dengan lokasi yang strategis seperti Hotel, Apartemen, Komplek Ruko dan lainlain. Selain itu Hero Group juga mendirikan semacam toko perkulakan pertama di
Indonesia dengan nama Mega Super Grosir, target pasarnya adalah toko eceran
kecil, koperasi, perhotelan, perkantoran, Instasi pemerintah.
Bulan Februari 1998 PT. Hero Supermarket mengadakan aliansi strategis
dengan Dairy Farm Hongkong, anggota Jardine Matheson. Dairy Farm memiliki
penyertaan saham langsung pada Perseroan sebesar 7,6 % dan melalui obligasi
tukar yang dapat ditukarkan dengan saham Perseroan sebesar 24,55 %. Jalinan
kerjasama ini juga diwujudkan dengan bergabungnya eksekutif Dairy Farm dalam
jajaran Direksi dan Komisaris PT. Hero Supermarket Tbk. Pada tahun 1998 inilah
restrukturisasi perusahaan dan kepemilikannya diperjelas dan beberapa usaha
yang tergabung dalam Hero group dipersatukan dalam PT. Hero Supermarket
Tbk. yang meliputi PT. Hero Supermarket (Hero Supermarket), PT. Wiramaju
Karismajaya (Mitra Toko Discount), PT. Catur Abadi Jayasakti (Shop In), Star
Mart, dan Guardian (ex Dairy Farm) dan yang lainnya di jual.
Pada tanggal 26 Juli 2002, Giant hypermarket yang pertama di buka yang
berlokasi Villa Melati Mas, Serpong-Tangerang. Giant Hypermarket dengan
mottonya “Banyak Pilihan Harga Lebih Murah” dengan menyediakan jumlah
barang yang besar antara 35.000-50.000 item yang yang mana 90%nya berasal
dari produk lokal dan etnik. Giant ingin dikenal sebagai brand yang murah
terjangkau dan dapat dipercaya..
18
Visi dari PT. Hero Supermarket Tbk. adalah “menjadi pengecer terkemuka
di Indonesia dari segi penjualan dan penciptaan nilai jangka panjang bagi
pemangku kepentingan.
Misi dari PT. Hero Supermarket Tbk. adalah
1. Kami memiliki 5 MEREK TOKO (Hero Supermarket, Guardian, Starmart,
Giant Hypermarket dan Giant Supermarket) yang dapat memuaskan semua
segmen pelanggan dan kami akan mengembangkannya secara
menguntungkan di seluruh Indonesia, dengan memperkuat penawaran
masing-masing merek toko.
2. Kami meningkatkan dan memotivasi talenta lokal terbaik dalam Perseroan.
3. Kami berusaha keras menjadi yang terbaik bagi pelanggan, lebih
sederhana bagi karyawan, dan lebih murah bagi Perseroan.
4. Kami, sebagai PELOPOR ritel di Indonesia akan melanjutkan bekerja
sama untuk tumbuh seiring dengan perkembangan negara kami,
memajukan Perseroan kami dan meningkatkan kesejahteraan para
pemangku kepentingan.
3.2.
Penerapan e-Business Systems Pada Perusahaan
PT. Hero Supermarket Tbk. telah menerapkan beberapa e-Business
Systems untuk mendukung bisnis yang dijalankannya.
3.2.1. Customer Relation Management (CRM)
Saat ini PT. Hero Supermarket Tbk. memiliki customer database dan
customer retention and loyalty program yang terintegrasi dalam software Axapta,
SAP dan Pro-Int, yang hanya bisa diakses melalui desktop yang menggunakan
intranet. CRM bisa dibangun oleh PT. Hero Supermarket Tbk. dikarenakan telah
memiliki 605 gerai di Indonesia dengan 185.000 pemegang kartu kredit Permata
HERO. CRM meliputi semua aspek yang berkenaan dengan interaksi PT. Hero
Supermarket Tbk. dengan pelanggannya. Hal ini berupa penjualan barang.
Semuanya berawal dari kegiatan marketing terhadap pelanggan. Kegiatan
marketing mengelola seluruh aspek dari daur hidup pelanggan, mulai dari sales,
acquisition, fulfillment, hingga retention. CRM adalah strategi bisnis yang fokus
pada pelanggan yang didesain untuk mengoptimasi profitability, revenue, dan
customer satisfaction.
Gambar 10. Aplikasi Utama dari CRM
19
Selain itu, untuk meningkatkan customer loyalty PT. Hero Supermarket
Tbk. aktif berkecimpung dalam tiga bidang kemasyarakatan: masyarakat dan
perekonomian, pendidikan anak, kesejahteraan warga, kesehatan dan bantuan
kemasyarakatan; pelestarian alam; dan penanggulangan bencana.
Melalui berbagai kegiatan di bidang tersebut, PT. Hero Supermarket Tbk.
melebur dengan berbagai lapisan masyarakat Indonesia di seluruh pelosok dengan
menggalang karyawan, pelanggan dan pemasok. Perseroan tetap memandang
penting program kemasyarakatan untuk membantu masyarakat di sekitar lokasi
usahanya. Terkait dengan ini, Perseroan melaksanakan berbagai kegiatan sebagai
wujud pertanggungjawabannya kepada masyarakat dan program yang
diselenggarakan sepanjang tahun 2012 antara lain:
1. Mengembangkan sekolah gratis yang diharapkan dapat berkesinambungan
bagi anak-anak di Indonesia dari keluarga tidak mampu;
2. Menyelenggarakan program penunjang pendidikan. Untuk ini masingmasing lokasi memilih satu sekolah terdekat dan memberikan sumbangan
untuk sekolah yang terpilih, sedangkan bantuan yang diberikan beragam,
mulai bantuan keuangan hingga renovasi kelas maupun penyediaan
perangkat komputer;
3. Bekerja sama dengan petani di daerah dan mengajak mereka untuk rutin
memasok bahan pangan segar ke supermarket maupun hypermarket yang
dikelola Perseroan;
4. Menyediakan sarana mudik Lebaran untuk pelanggan setia pada tahun
2012, tiket pesawat menuju Yogyakarta, Semarang, Solo dan Surabaya,
dan bus untuk berbagai kota tujuan di Jawa Barat, Jawa Tengah dan Jawa
Timur;
5. Menyelenggarakan kegiatan senam pagi dan perawatan kesehatan untuk
ibu-ibu warga sekitar;
6. Menggunakan kantong plastik ramah lingkungan yang mudah terurai di
semua lokasi.
3.2.2. Supply Chain Management (SCM)
PT. Hero Supermarket Tbk. menerapkan aplikasi e-SCM untuk
meningkatkan kelancaran pasokan bahan baku, pengiriman dan hubungan dengan
antar bagian dalam perusahaan, serta hubungan dengan distributor dan pemasok,
oleh karena itu PT. Hero Supermarket Tbk. menggunakan aplikasi e-SCM agar
dapat mencapai efisiensi dan efektivitas dalam proses bisnisnya. Dengan
menggunakan e-SCM ini, aliran informasi antar perusahaan dengan pemasok dan
distributor maupun aliran informasi di dalam perusahaan menjadi lebih cepat
karena internet dapat menyediakan akses informasi kapan saja ketika informasi
tersebut dibutuhkan. Aplikasi ini dirancang untuk menyajikan informasi bagi
distributor, pihak internal perusahaan dan pemasok berbasis web.
Supply chain management adalah metode atau pendekatan terintegrasi
untuk mengelola aliran produk, informasi dan uang secara terintegrasi yang
melibatkan berbagai pihak. Sedangkan e-Supply Chain Management adalah suatu
konsep manajemen dimana perusahaan berusaha memanfaatkan teknologi internet
untuk mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan, terutama yang
20
berhubungan dengan sistem pemasokan barang. eSCM juga mengintegrasikan
perusahaan secara virtual dengan para vendor, pelanggan dan mitra bisnisnya.
Software yang digunakan oleh PT. Hero Supermarket Tbk. dalam rangka
meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayan kepada konsumennya
menggunakan customer-driven supply chain management (SCM) yang merupakan
bagian dari SAP. Software ini membantu PT. Hero Supermarket Tbk. untuk bisa
mengakses dynamic market information dan real-time insight into demand.
Keunggulan dari program SAP ini adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan akurasi peramalan dan mengoptimalisasi inventori sehingga
kepuasan konsumen bisa meningkat
2. Meningkatkan service levels, hone brand strategy, and mengurangi
batasan vendor
3. Mengirimkan produk tepat waktu – bagaimana, kapan dan dimana
konsumen menginginkannya
4. Mengurangi biaya operasional dan meminimalisir biaya transportasi.
3.2.3. Enterprise Resource Planning (ERP)
Salah satu aplikasi e-business yang diterapkan oleh PT. Hero Supermarket
Tbk. adalah ERP (Enterprise Resource Planning) atau perencanaan sumberdaya
perusahaan. ERP adalah salah satu aplikasi yang paling banyak diterapkan dan
dianggap mendorong berbagai kegiatan bisnis, terutama operasional menjadi lebih
efisien, cepat dan mampu membuat prediksi ke depan. Pengambilan keputusan
strategis pun dapat dilakukan, karena tersedianya dukungan data dan informasi
yang lebih baru dan terbarukan. ERP bersifat lintas fungsional dan bertindak
mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus
terpenuhi di dalam suatu perusahaan seperti kegiatan pabrikasi, logistik, distribusi,
akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber daya manusia.
Program ERP yang digunakan oleh PT. Hero Supermarket Tbk. terdiri dari
Axapta, SAP dan Pro-Int. Dengan menggunakan bantuan program ini, perusahaan
dapat memantau business process-nya secara cross-functional dan real-time,
mulai dari ketersediaan order processing, inventory management, purchase order
ke supplier, available cash on hand/bank, dan collection account receivable.
Dengan ERP diharapkan dapat mengintegrasikan semua divisi dan fungsi di
dalam perusahaan karena akan menjadi suatu sistem informasi yang terpusat dan
terkomputerisasi dengan suatu database dan menjadikan beberapa departemen
bisa lebih mudah dalam berbagi informasi dan juga mudah dalam melakukan
komunikasi. Sistem inilah yang harus dapat memenuhi semua kebutuhan divisi
tadi dan mereduksi pekerjaan-pekerjaan yang ada. ERP mengintegrasikan sistem
komputer yang tadinya saling berdiri sendiri pada divisi-divisi yang ada. Tentunya
setiap departemen akan masih memiliki sistem sendiri tapi bedanya sekarang
semua sudah terhubung satu sama lain dan bisa memecahkan masalah pelacakan
status order tadi.
Sistem ERP yang diterapkan masih mempunyai kelemahan di antara
kelebihan – kelebihan yang dimilikinya, antara lain :
1. Kelebihan
a. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan
komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
b. Rancangan Perekayasaan
21
c. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
d. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang
kompleks
e. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian,
penerimaan inventori, dan pembiayaan
f. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan
keuntungan pada level inti
2. Kekurangan
a. Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
b. Sistem ERP sangat mahal
c. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan
standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat
menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
d. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja
dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
e. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan
dari pelanggan
f. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya :
pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko
kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem
keamanan
3.2.4. Transaction Processing System (TPS)
Proses dalam jual beli antara konsumen dan PT. Hero Supermarket Tbk.
merupakan proses transaksi yang terjadi di PT. Hero Supermarket Tbk.. Barangbarang yang dibeli oleh konsumen dibayar melalui Point Of Sale atau kasir dan
pada saat itulah dilakukan pencatatan atas transaksi yang sedang terjadi dengan
menggunakan Axapta dan SAP, dimana data yang diinput langsung disimpan dan
langsung diproses dalam server.
3.2.5. Marketing Information System
Sebagai perusahaan ritel, PT. Hero Supermarket Tbk. melakukan
pembelian dengan membeli barang-barang dari pemasok untuk menunjang
kegiatan usahanya. Kegiatan pembelian tersebut dilakukan melalui beberapa
tahapan yaitu menentukan kebutuhan, mencari penjual yang memiliki barang yang
sesuai dengan kebutuhan pembeli, penyelesaian harga dan syarat-syarat lainnya.
Berutu (2008) menyebutkan bahwa penentuan kebutuhan penjualan dilakukan
dengan melihat informasi pasar tentang produk-produk yang akan dijual.
Kemudian PT. Hero Supermarket Tbk. melakukan kegiatan penjualan dengan
menjual produk-produk yang ada di gerainya. Produk yang dijual harus memenuhi
ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Menjual barang komplit menurut lingkungan
2. Menjual barang yang dijual di toko pesaing dengan melihat informasi
pasar.
3. Mengutamakan 20 jenis barang yang laku
4. Menjual barang penting yang tidak disediakan di toko pesaing
22
Konsolidasi dan sentralisasi atas kebutuhan logistik berada di pusat
distribusi PT. Hero Supermarket Tbk. yang berlokasi di Cibitung-Bekasi. Pusat
distribusi ini berdiri sejak tahun 2006. Produk-produk segar yang berada di pusat
distribusi ke masing-masing gerai PT. Hero Supermarket Tbk. Proses interaksi
tukar-menukar informasi antara gerai cabang dengan kantor pusat melalui internet
dan telepon dalam pelaporan keluar masuknya barang serta pemesanan barang
seperti yang tampak pada gambar di bawah ini:
Kantor Pusat
Gerai Cabang
Gudang
Supplier
Gambar 11. Alur Informasi PT. Hero Supermarket Tbk.
Alur interaksi Kantor Pusat, Gerai Cabang, Gudang dan Supplier
selengkapnya dijelaskan sebagai berikut:
1. Gerai Cabang berinteraksi dengan Giant Pusat di Jalan Gatot Subroto
Jakarta Pusat setiap saat. Transfer data dilakukan setelah toko tutup
(malam hari) untuk memberi dan menerima informasi mengenai jumlah
penjualan, unit yang terjual, jenis barang yang terjual, jenis barang yang
perlu dibeli dan perubahan harga barang. Data yang terkumpul dan
tersimpan dalam basis data bank kemudian diakses dari komputer server
yang selanjutnya dikirim ke Kantor Pusat dengan internet menggunakan
telephone line. Sistem informasi terjadi dalam dua arah yaitu Gerai
Cabang ke Kantor Pusat dan Kantor Pusat ke Gerai Cabang. Informasi
yang disampaikan berupa perubahan-perubahan harga yang terjadi ataupun
informasi lainnya yang dibutuhkan oleh Gerai Cabang.
2. Kantor Pusat berinteraksi dengan Pusat Gudang, untuk memberi dan
menerima informasi mengenai jenis barang yang perlu dikirim ke tiap
gerai di seluruh Indonesia, jumlah tiap jenis barang yang masih tersedia di
gudang dan jenis barang yang perlu dipesan/ beli.
3. Gerai Cabang berinteraksi timbal balik dengan Pusat Gudang untuk
memberi dan menerima informasi mengenai jenis dan jumlah barang yang
perlu dikirim ke Gerai Cabang.
4. Gerai Cabang berinteraksi dengan pihak supplier, dengan memberikan
daftar barang yang akan dibeli (purchase order)
5. Kantor Pusat mendapatkan informasi tagihan dari supplier atas pengiriman
barang yang diperlukan atau dibeli oleh Gerai Cabang.
23
6. Supplier mengkomunikasikan perihal pemesanan barang oleh Gerai
Cabang dengan memberikan informasi jadwal pengiriman barang ke
gudang milik PT. Hero Supermarket Tbk.
Sistem informasi yang terjadi antara Gerai Cabang dan Kantor Pusat serta
Gudang menggunakan jaringan internet sedangkan sistem informasi yang terjadi
antara Kantor Pusat dengan Supplier, Gerai Cabang dengan Supplier dan Gudang
dengan Supplier menggunakan telepon.
3.2.6. Human Resource Management (HRM)
PT. Hero Supermarket Tbk. telah menggunakan internet untuk recruitment
process dengan alamat http://www.hero.co.id/corporate/id/Career sedangkan
untuk compensation administration menggunakan program yang diberi nama
dengan HRIS, dimana dalam program ini terdapat program penggajian dan datadata yang berhubungan dengan karyawan, misalnya tanggal masuk kerja, saldo
cuti, golongan, lama bekerja, jabatan dan lain-lain. Program HRIS ini masih
belum terintegrasi dengan GL program di Accounting, dan cash management di
Finance sehingga ketika dilakukan pencatatan di Accounting dilakukan dengan
input manual. HRIS masing-masing gerai sudah tersentralisasi dengan HRIS di
kantor pusat.
3.2.7. Finance & Accounting
Dalam menjalankan fungsi Finance dan Accounting, PT. Hero
Supermarket Tbk. menggunakan software antara lain Microsoft Axapta dan SAP.
Untuk fungsi Accounting, kedua software ini memiliki fitur untuk: order
processing, account receivable, account payable, inventory control, taxation dan
general ledger. Sedangkan untuk payroll, PT. Hero Supermarket Tbk.
menggunakaan software tersendiri dengan sebutan HRIS. Untuk fungsi Finance
software yang digunakan telah memiliki fitur untuk: credit management dan cash
management. Financial forecasting masih dikerjakan manual menggunakan
bantuan Microsoft Excel.
3.3.
Network Topology Perusahaan
PT. Hero Supermarket Tbk. memiliki network topology yang sebenarnya
dapat digunakan semaksimal mungkin untuk penerapan e-Business System untuk
menunjang aktivitas bisnisnya. Network yang dimiliki menggunakan Telkom
VPNIP dan internet cloud. Dimana mengubungkan semua gerai ke dalam satu
jaringan dan server.
24
Gambar 12. Network Topology PT. Hero Supermarket Tbk.
3.4.
Identifikasi Grudin's Time-Space Matrix
Identifikasi yang dilakukan atas time-space matrix dengan metode Grudin
di PT. Hero Supermarket Tbk., mendapatkan hasil sebagai berikut:
Tabel 2. Identifikasi Grudin's Time-Space Matrix pada PT. Hero Supermarket
Tbk.
3.5.
Future Development e-Business Systems
Beberapa pengembangan ke depan yang dapat dilakukan perusahaan
dalam penerapan e-Business Systems adalah:
1. Mengembangkan online shopping
PT. Hero Supermarket Tbk. sampai saat ini belum menggunakan
internet untuk bertransaksi langsung. Mungkin alasan teknologi dan alasan
keamanan yang mejadi faktor pembatas kenapa PT. Hero Supermarket
Tbk. belum menggunakan internet sebagai media transaksi langsung
(pembelian dan pembayaran barang). Di lain pihak banyak perusahaan25
perusahaan luar negeri yang telah memanfaatkan internet sebagai media
transaksi langsung menyangkut pembelian dan pembayaran barang.
Teknologi kemaanan menyangkut rekening pelanggan sudah mereka
temukan dan manfaatkan sehingga perusahaan-perusahaan dapat
menanggulangi para hacker yang nakal yang berusaha untuk berbuat
curang dan licik. Seiring tuntutan zaman yang serba internet, PT. Hero
Supermarket Tbk. harus menyediakan sarana untuk proses transaksi
langsung via internet, dengan terlebih dahulu menemukan teknologi yang
dapat melindungi pelanggan dari orang yang berniat jahat
2. Integrasi Finance and Accounting System.
Selama ini kantor pusat memiliki kendala dalam konsolidasi dan
monitoring harian cash management. Konsolidasi dilakukan secara manual
dikarenakan penggunaan program yang berbeda-beda, demikian pula cash
management setiap harinya harus dikirimkan melalui e-mail.
Ketergantungan akan personel gerai yang mengerjakan secara manual
seringkali membuat laporan cash management terlambat, sehingga
pengambilan keputusan kadang kala menjadi tidak efektif karena waktu
yang tidak tepat lagi.
Alternatif solusi yang dapat dilakukan adalah dengan topologi
jaringan yang sudah dimiliki menggunakan program interface yang dapat
menarik database atau menjalankan query per masing-masing program,
kemudian dijadikan satu dalam program yang dimiliki oleh kantor pusat
dan tentunya hasil akhirnya adalah laporan cash management. Sistem ini
dijalankan menggunakan timer, yaitu program secara otomatis akan
dijalankan pada jam tertentu, misalnya jam 23.00, sehingga treasury
memiliki waktu untuk melakukan alokasi penggunaan dana yang tersedia
Sama seperti program yang dikembangkan untuk cash management,
konsolidasi juga dapat dilakukan secara otomatis melalui bantuan software
komputer. Beberapa langkah yang harus dilakukan adalah:
a. Menyamakan nomer chart of account dengan melakukan
standarisasi semua gerai.
b. Memodifikasi masing-masing program yang dimiliki oleh masingmasing gerai, yaitu ketika telah melakukan closing bulanan, secara
otomatis akan terkirim ke kantor pusat untuk dilakukan
konsolidasi.
c. Tentunya program untuk melakukan konsolidasi memerlukan
interface dan koding tambahan, sehingga data dari masing-masing
gerai dapat dieliminasi secara otomatis dan dibuat sebuah laporan
keuangan.
26
IV. PENUTUP
4.1.
Kesimpulan
PT. Hero Supermarket Tbk. dengan bisnis utamanya yang meliputi retail
telah memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam kiatannya dengan
e-Business System yang mendukung keseluruhan aktivitasnya. Adapun beberapa
pemanfaatan e-Business Systems yang telah diterapkan dalam perusahaan saat ini
diantaranya customer database; ERP berbasis software Axapta dan SAP;
conferencing tools seperti email, teleconference, voice converence, dan remote
desktop sebagai data conferencing. Tidak ketinggalan fungsi human resources
juga telah merasakan manfaat e-Business Systems dengan penggunaan web-based
recruitment process serta program HRIS sebagai database karyawan. Pada
akhirnya penerapan e-Business System pada perusahaan digunakan untuk
menciptakan dayasaing yang mengedepankan better, faster and cheaper.
4.2.
Saran
Terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk pengembangan
e-Business Systems di PT. Hero Supermarket Tbk., antara lain:
1. Mengembangkan online shopping
2. Integrasi Finance and Accounting System
Diharapkan dengan pengembangan ke depan yang berbasis pada kemajuan
teknologi informasi dapat membuat perusahan mampu untuk bersaing di pasar
yang mengglobal ini.
27
DAFTAR PUSTAKA
Berutu T. 2008. Analisis Manajemen Strategi Giant (PT. Hero Supermarket, Tbk.)
Dalam Menghadapi Persaingan Ritel Di Kota Bogor. (Studi Kasus di Giant
PT. Hero Supermarket, Tbk. Botani Square. [Skripsi]. Bogor : Fakultas
Pertanian, Institut Pertanian Bogor.
Beynon-Davies P. 2004. E-Business. Basingstoke: Palgrave.
Budi. 2010. Fungsi dan Pengguna Transaction Processing System. Dalam
http://budiinformatics.blogspot.com [Diakses pada 23 Agustus 2013].
Chase RB, Aquilano NJ, Jacobs FR. 2001. Operation Management for
Competitive Advantage. 9th ed. Boston: McGraw Hill.
Hafiz. 2009. e-Business dalam http://hafizonline.blogspot.com [Diakses pada 23
Agustus 2013].
Haming M, Nurnajamuddin M. 2007. Manajemen Produksi Modern: Operasi
Manufaktur dan Jasa. Buku 2. Jakarta: PT Bumi Aksara.
[Hero
Group]. 2012. Laporan Tahunan Hero Group
http://www.hero.co.id [Diakses pada 23 Agustus 2013]
2012
dalam
Kotler P. Amstrong G. Da Silva G. 2008. Principles of Marketing. 5th ed. Prentice
Hall.
Leon A. 2005. Enterprise Resources Planning. New Delhi: McGraw Hill.
O’Brien JA, Marakas GM. 2010. Introduction to Information Systems. McGraw
Hill.
Russell RS, Taylor BW. 2000. Operation Management: Multimedia Version. New
Jersey: The Prentice Hall Inc.
Shaw R. 1991. Computer Aided Marketing and Selling. Butterworth Heinemann.
Yusuf Y, Gunasekaran A. Wu C. 2006. Implementation of Enterprise Resources
Planning in China dalam http://www.sciencedirect.com/ [Diakses pada 23
Agustus 2013].
Zacha. 2010. Transaction Processing Systems dalam http://zacha.blog.ugm.ac.id/
[Diakses pada 23 Agustus 2013].
28