PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
advertisement
PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI BAB I PENDAHULUAN Teknologi Informasi (TI) sudah menjadi spektrum dalam kegiatan bisnis dunia. Investasi untuk pengembangan teknologi informasi merupakan sebuah fenomena yang diyakini para pelaku bisnis akan menambah nilai bisnis mereka. Fenomena ini mendorong meningkatnya permintaan terhadap pekerjaan-pekerjaan dibidang TI. Perkembangan di bidang TI pun menjadi tuntutan untuk memenuhi kebutuhan pasar. Pendidikan bidang TI dengan berbagai jenjang pendidikan semakin banyak, produsen TI baik hardware maupun software semakin inovatif dalam mengembangankan produkproduknya. Pekerjaan bidang TI memiliki karakteristik khusus dibandingkan dengan pekerjaan non-TI. Hal ini karena karakteristik TI yang tidak bisa dipisahkan antara aktivitas organisasi secara menyeluruh. TI dikembangkan harus bersinergi dengan seluruh aktivitas bisnis secara keseluruhan. Dengan semakin banyaknya pekerjaan-pekerjaan bidang TI dan karakteristik TI itu sendiri akan menciptakan adanya proyek-proyek secara khusus menangani pekerjaanpekerjaan pembangunan dan pengembangan TI. Sehingga diperlukan bidang kajian khusus yaitu pengelolaan (manajemen) proyek teknologi informasi. Untuk memahami lebih lanjut tentang manajemen proyek teknologi informasi maka perlu diperkenalkan lebih dahulu tentang proyek, manajemen proyek versus manajemen konvensional, proyek TI versus proyek non TI. 1.1. Pengertian Proyek Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan manajemen proyek adalah sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia yang berkompeten guna mengerjakan aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan berusaha untuk menggunakan sumber daya secara efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.Untuk memahami lebih jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek: PPSI -1 Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output yang dihasilkan dari sebuah proyek harus didefinisikan secara jelas tentang. Contohnya, proyek komputerisasi pemilu, memiliki tujuan menyediakan sarana baik hardware, software jaringan untuk perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara otomatis. Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu diatas, perlu ditetapkan kapan proyek harus segera dimulai dan kapan produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan sudah siap dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan. Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian. Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas disiplin ilmu. Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area atau bidang meliputi manusia, hardware, software dan aset-aset lainnya yang bersifat sementara. TIM akan dinyatakan bubar setelah proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar departemen atau instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain bidang TI, hukum, politik dan sebagainya. Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship yang menyediakan arahan dan mendanai dari proyek. Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki karakteristik khusus, sering kali sulit mendefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut sering sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang relatif baru. 1.2. Kerangka Manajemen proyek Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu : PPSI -2 1. Konteks Komponen proyek, yang merupakan deskripsi tentang lingkungan internal dan eksternal dari proyek tersebut, yang mencakup empat komponen seperti telah dibicarakan diatas yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. 2. Rangkaian proses manajemen proyek, yang mengacu pada fase-fase dari pelaksanaan proyek : fase pendefinisian proyek, perencanaan awal proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek. 3. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan. Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management). 1.3. Komponen Proyek Terdapat empat komponen penting dari sebuah proyek, yaitu ruang lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu: 1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan tepat waktu. 2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan 3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati 4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek Keempat komponen tersebut saling mempengaruhi satu sama lain dan dapat digambarkan dalam prisma segitiga. PPSI -3 Biaya Kualitas Ruang lingkup Gambar 1.1. Empat komponen proyek yang saling berpengaruh Waktu Batasan waktu: Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Penyelesaian yang terlambat akan berdampak buruknya kredibelitas pelaksana proyek dimata user atau pemberi proyek, karena bagi user proyek tersebut bisa mempengaruhi aktivitas organisasi. Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat penting dari sebuah proyek. Batasan Ruang lingkup : Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi proyek. Batasan Biaya : Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko tinggi. Proyek dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang harus digunakan untuk mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus memperkirakan dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang telah direncanakan. Batasan Kualitas. PPSI -4 Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang dihasilkan. Dengan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan targettarget yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek. Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang saling mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang lebih tinggi maka perlu menaikkan biaya atau ruang lingkup yang dikurangi, jika menginginkan waktu penyelesaian proyek dipercepat maka perlu biaya yang lebih besar, dan sebagainya. 1.4. Rangkaian Proses Manajemen Proyek Untuk merealisasikan agar komponen-komponen proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi, tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa fase: 1. Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek. 2. Project Planning (perencanaan awal proyek): Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai. 3. Project Executing (Pelaksanaan proyek): Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan. 4. Project Control (Pengendalian proyek) : Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. 5. Project Closing: proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan. 1.5. Area Pengetahuan Manajemen Proyek Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas. Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek manajemen proyek yang meliputi : Manajemen ruang lingkup, manajemen waktu, PPSI -5 manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi pendukung meliputi manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko dan manajemen pengadaan. Fungsi pendukung Manajemen komunikasi Manajemen SDM Manajemen scope Manajemen waktu Fungsi Utama Manajemen biaya Manajemen resiko Manajemen kualitas Manajemen pengadaan Fungsi pendukung Gambar 1.2. Area Pengetahuan Manajemen Proyek 1.6 Manajemen Proyek Dengan memahami proyek diatas yang meliputi komponen dan fase dari proyek maka sangat diperlukan ilmu dan keahlian tertentu yang harus dimiliki mereka yang terlibat dalam mengerjakan proyek khususnya manajer proyek, agar produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek tersebut. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara lain: PPSI -6 1. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan keterbatasan biaya dan waktu, 2. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan biasanya saling bertolak belakang, 3. Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan tegas sesuatu yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang nyata (tangible) maupun yang tidak nyata (intangible). 1.7. Manager proyek Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah : 1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. 2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu 3. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik. 4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek. 5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah: PPSI -7 1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication) 2. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement) 3. kesalahpahaman (Misunderstandings) 4. suasana yang tidak mendukung (Bad weather) 5. pemogokan kerja (Union strikes) 6. konflik pribadi (Personality conflicts) 7. manajemen yang tidak baik (Poor management) 8. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives) Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti: 1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak terpenuhi. 2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek 3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya 4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek. Tabel dibawah ini menampilkan faktor-faktor yang menyebakan kegagalan sebuah proyek : PPSI -8 Faktor Prosentase (%) Kebutuhan yang tidak jelas 13,1 Kurangnya keterlibatan user 12,4 Kurangnya ketersediaan sumber daya 10,6 Harapan yang tidak realistis 9,9 Kurangnya dukungan dari pimpinan 9,3 Perubahan kebutuhan dan spesifikasi 8,7 Kurangnya kualitas proses perencanaan 8,1 Kurangnya kebutuhan terhadap hasil proyek 7,5 Kurangnya kemampuan mengelola teknologi informasi Rendahnya tingkat pemahaman teknologi 6,2 Lain-lain 9,9 4,3 1.8 Proyek Sistem Informasi Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem informasi. Contoh-contoh proyek sistem informasi Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT Garuda. Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya. Proyek pembangunan jaringan komputer kantor pusat dan cabang pada PT. Jaya Angkasa. Proyek penjualan elektronik (E-Commerce) Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut : 1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut. 2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat. 3. Membutuhkan beraagam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam 4. Ukuran yang dijadikan standard sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam. PPSI -9 BAB II MANAJEMEN PROYEK TERINTEGRASI Mengintegrasikan manajemen proyek meliputi koordinasi semua area pengetahuan proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau tahapan – tahapan pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan proyek sesuai dengan komponen proyek (kualitas, waktu, biaya, ruang lingkup). Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standart, dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan ruang lingkup sesuai dengan kesepakatan membutuhkan siklus proses pendefinisian, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan persetujuan. Dan untuk masing-masing proses perlu pengelolaan ruang lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan maanajemen pengadaan. Manajemen Ruang Lingkup Manajemen Biaya Kualitas Waktu Biaya Ruang Lingkup Manajemen Kualitas Manajemen Waktu Manajemen SDM Manaj. Komunikasi Manaj. Resikoi Manaj. Pengadaani Definisi Perencanaan Pelaksanaan Pengendalian Persetujuan Gambar 2.1. Manajemen proyek terintegrasi Mendefinisikan proyek Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek yang merupakan komitmen dari dari pihak-pihak yang berkepentingan. Definisi proyek meliputi : PPSI -10 Nama proyek. Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar dapat dibedakan dengan proyek lain dan menghindari kebingungan antara proyek-proyek yang berhubungan. Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai. Tujuan dari proyek harus didiskripsikan secara jelas secara tertulis dengan memasukkan estimasi waktu dan biaya agar tidak hanya berupa jargon. Stakeholder. Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang atau unit organisasi yang secara aktif terlibat di dalam penyelenggaraan sebuah proyek dan kepentingan mereka secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pengelolaan sebuah proyek (chan K.C. et al 2004). Yang termasuk sebagai stakeholder dari sebuah proyek adalah : 1. Pimpinan proyek 2. User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi informasi yang akan dibangun. 3. Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi yang membiayai proyek dan bertanggung jawab terhadap pengalokasian sejumlah sumber daya yang dibutuhkan proyek. 4. Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer, konsultan proyek ), dan sebagainya sesuai dengan bidang keahlian atau spesialisasinya. Proyek harus memperhatikan dan berusaha memenuhi keinginan dari stakeholder. Manajer proyek dan tim harus mengetahui betul tujuan yang harus dicapai serta kinerja yang harus dipenuhi dari sebuah proyek. Memenuhi harapan para stakeholder merupakan sesuatu yang sangat sulit dan merupakan tantangan tersendiri bagi manajer proyek, karena masing-masing memiliki keinginan yang sering berlawanan menyangkut masalah kualitas, waktu, biaya dan ruang lingkup, misalnya: 1. Pihak user (mis, Bagian Akuntansi) menginginkan software yang dapat memonitor dan mengevaluasi arus uang sampai pada level yang sangat rinci sehingga memerlukan sistem yang sangat komplek dengan biaya yang besar. Sementara Direktur Keuangan hanya mampu mengalokasikan dana untuk membangun sistem yang kecil. PPSI -11 2. Presiden Direktur menginginkan sistem informasi dapat dibangun dalam waktu 2 bulan, sementara sumber daya yang dimiliki hanya mampu menyelesaikan dalam waktu 4 bulan. 3. Bagian perencanaan pemasaran menginginkan sistem yang mampu memprediksi perilaku pasar atau pelanngan, bagian penjualan menginginkan sistem yang mengelola transaksi pembelian, dan bagian sumber daya manusia menginginkan sistem yang mandukung menilai kinerja customer service, dan lain sebagainya. Nama manajer proyek dan anggota tim inti. Struktur dan anggota tim proyek perlu dirancang agar proyek dapat dicapai lebih efektif. Setiap individu yang terlibat di dalam proyek harus mengetahuai secara pasti peranan, tugas dan tanggungjawabnya, terutama keterkaitan antara aktivitas yang dilakukan dengan aktivitas lain yang dikerjakan anggota tim lainnya. Penyerahan proyek. Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek. Software, jenis hardware, laporan teknis, materi training adalah contoh yang perlu diserahkan ke pihak pemberi tanggung jawab. Perencanaan Proyek : Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai. Perencanaan berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi sumber daya yang diperlukan di dalam proyek yang mencakup ruang lingkup proyek, waktu, biaya , kualitas, komunikasi, tenaga dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek sangat tergantung pada akurasi dari perencanaan proyek yang dilakukan. Pelaksanaan proyek : Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan proyek dengan cara melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang lain untuk mengerjakan proyek guna menghasilkan produk dan menyerahkan hasil proyek atau hasil dari masingmasing phase proyek. Termasuk di dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan tim proyek, mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek, menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan hasil kerja. Pengendalian proyek : Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer proyek dan staf mengawasi dan PPSI -12 mengukur dengan cara membandingkan progress dengan rencana dan melakukan koreksi jika diperlukan. Jika diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi, menganalisis dan melakukan perubahan tersebut. Proses penyerahan dan persetujuan : Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan. Kelima proses siklus proyek tersebut di atas digambarkan seperti pada gambar 2.1 Proses pelaksanaan Level Proses perencanaan Aktivitas Proses inisialisai Proses persetujuan Proses pengendalian Tahap mulai Waktu Tahap akhir Gambar 2.2. Siklus proses manajemen proyek Gambar 2.2 menunjukkan kelompok proses manajemen proyek dan bagaimana keterkaitan masing-masing proses dalam level aktivitas, kerangka waktu dan overlapping dari proses-proses tersebut. Level aktivitas, waktu dan panjang masing-masing proses berbeda-beda tergantung pada jenis proyeknya. Secara umum proses pelaksanaan memerlukan sumber daya dan waktu paling lama kemudian diikuti proses perencanaan. Proses inisiasi dan persetujuan biasanya paling sedikit memerlukan sumber daya dan waktu. Sedangkan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan untuk setiap tahap dari sebuah proyek berkaitan dengan area manajemen proyek terlihat seperti pada tabel 2.1 PPSI -13 Area Pengetahuan Ruang lingkup Proses Proyek Inisiasi Perencanaan Inisiasi ruang lingkup Perencanaan lingkup Pelaksanaan ruang Persetujuan Verifikasi ruang lingkup Definisi ruang lingkup Waktu Pengendalian Pengendalian perubahan ruang lingkup Pengendalian jadwal Definisi aktivitas Urutan aktivitas Estimasi durasi aktivitas Pengembangan jadwal Biaya Kualitas Perencanaan sumber daya Estimasi biaya Anggaran biaya Perencanaan kualitas SDM Perencanaan organisasi Komunikasi Penyususnan staf Perencanaan komunikasi Resiko Pengendalian biaya Jaminan kualitas Pengembang an tim Distribusi informasi Perencanaan manajemen resiko Pengadaan Pengendalian kualitas Pelaporan kinerja Persetujuan administratif Monitoring dan pengendalian resiko Identifikasi resiko Analisa resiko kualitatif Analisa resiko kuantitatif Perencanaan respon resiko Perencanaan pengadaan Permintaan Perencanaan permintaan Seleksi sumber daya Penyelesaia n kontrak Manajemen Ruang Lingkup Ruang lingkup adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam penciptaan produk.Manajemen ruang lingkup terjadi atau diperlukan pada tahan inisiasi, perencanaan dan pengendalian. Proses utama proyek yang termasuk dalam manajemen ruang lingkup meliputi : PPSI -14 Initiation. Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi pada awal proyek atau kelanjutan fase berikutnya dari sebuah proyek. Output dari proses initiation ini adalah project charter (diagram proyek), dimana berupa dokumen formal yang menunjukkan eksistensi dan memberikan overview menyeluruh dari proyek. Perencanaan ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah pengembangan dokumen guna memberikan dasar untuk keputusan proyek ke depan, kriteria – kriteria dalam menetapkan bahwa proyek atau suatu fase telah berhasil dengan lengkap. Tim proyek membuat statemen ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil dari proses perencanaan ruang lingkup. Pendefinisian ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah mendekomposisikan proyek utama menjadi aktivitas – aktivitas lebih kecil yang deliverable dan komponen yang manageable. Tim proyek membuat Work Breadown Structure (WBS) dalam proses ini. Verifikasi ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah penerimaan dan persetujuan secara formal terhadap ruang lingkup proyek. Stakeholder utama proyek seperti pengguna/pelanggan dan sponsor secara formal menerima dan menyetujui hasil proyek atau fase yang diserahkan. Pengendalian perubahan ruang lingkup. Termasuk di dalam proses ini adalah perubahan ruang lingkup yang terjadi, koreksi yang perlu dilakukan dan pelajaran yang bisa dipetik dari perubahan ini. Manajemen Waktu Manajemen waktu proyek adalah suatu proses yang menjamin bahwa suatu proyek akan selesai dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang ditetapkan. Manajemen waktu terjadi pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Kegiatan yang dilakukan dalam manajemen waktu adalah : 1. Mendefinisikan aktivitas, yaitu berdasarkan pada WBS dari proses pendefinisian ruang linkup dibuat daftar pekerjaan yang memerlukan waktu penyelesaian. 2. Membuat urutan aktivitas, yaitu berdasarkan definisi aktivitas disusun daftar urutan aktivitas sesuai dengan persyaratan pengerjaan atau penyelesaian setiap aktivitas. PPSI -15 3. Estimasi durasi waktu, yaitu berdasarkan definisi aktivitas dan urutan aktivitas, diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas. 4. Mengembangkan jadwal, yaitu menyusun rencana alokasi waktu pelaksanaan proyek dengan alat-alat seperti Network Planning, diagram chart dan sebagainya. 5. Pengendalian jadwal, yaitu melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan setiap aktivitas proyek, apakah sesuai dengan jadwal yang direncanakan dan mencari solusi jika terjadi perubahan jadwal pada saat pelaksanaan proyek. Manajemen Biaya Manajemen Biaya adalah suatu proses yang menjamin bahwa proyek dapat diseleaikan dengan dana yang tersedia. Manajemen biaya diperlukan pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Aktivitas yang tercakup dalam manajemen biaya adalah : 1. Perencanaan sumber daya, yaitu berdasarkan pada ruang lingkup, aktivitas dan sebagainya dapat diidentifikasikan sumber daya yang memerlukan dana atau biaya (tenaga kerja, alat administrasi dan sebagainya) 2. Estimasi biaya, yaitu masing-masing sumber biaya dihitung perkiraan besar dana yang diperlukan 3. Anggaran biaya, yaitu menghitung anggaran biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 4. Pengendalian biaya, yaitu proses pemantauan terhadap pengeluaran selama pelaksanaan proyek untuk membandingkan antara dana yang senyatanya dikeluarkan dengan yang direncanakan. Dan dilakukan langkah-langkah pengendalian jika terdapat perubahan anggaran. Manajemen Kualitas Manajemen kualitas adalah proses yang menjamin bahwa proyek akan menghasilkan produk yang memenuhi kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Manajemen kualitas diperlukan pada tahan perencanaan, pelaksanaan maupun pada tahap pengendalian. Proses manajemen kualitas meliputi: 1. Perencanaan kualitas, yaitu berdasarkan pada WBS pada tahap pendefinisisan ruang lingkup, didiskripsikan produk dan kriteria-kriteria kualitas yang harus dipenuhi PPSI -16 2. Jaminan kualitas, yaitu melakukan 3. Pengendalian kualitas, yaitu Manajemen Sumber Daya Manusia Adalah sustu proses yang menjamin tersedianya sumber daya manusia yang memiliki kemampuan secara Tim untuk menyelesaikan proyek. Manajemen sumber daya manusia diperlukan pada tahapan perencanaan dan pelaksanaan proyek. Proses manajemen sumberdaya manusia meliputi : 1. perencanaan organisasi, yaitu manajer proyek menyusun tim dengan melakukan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan merencanakan rekruitmen.Output dari aktivitas ini adalah diagram atau struktur organisasi proyek, dokumen definisi pekerjaan dan proses penugasan, matrik pertanggungjawaban penugasan (RAM). 2. Penyususnan Staff, yaitu melakukan rekruitmen tenaga kerja dan mengalokasikan sesuai dengan sturktur tim yang sudah disusun 3. Pengembangan Tim, yaitu proses pengembangan tim meliputi evaluasi pengalokasian tenaga kerja dan realokasi tenaga kerja. Manajemen Komunikasi Manajemen komunikasi adalah proses yang menjamin kelancaran arus informasi termasuk didalamnya adalah pengumpulan, penyebaran informasi dan pelaporan. Manajemen komunikasi diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan proses penyerahan. Aktivitas dari manajemen komunikasi meliputi: 1. Perencanaan komunikasi, yaitu menetapkan atau mengidentifikasi kebutuhan informasi dan komunikasi bagi stakeholder, siapa dan informasi apa yang dibutuhkan, kapan membutuhkannya dan bagaimana informasi disampaikannya. 2. Distribusi informasi, yaitu mendistribusikan informasi agar sampai yang pada stakeholder tepat waktu. 3. Pelaporan kinerja, yaitu mengkoleksi data, menyebarluaskan, pelaporan status dan pengukuran kemajuan proyek. 4. Persetujuan administratif , yaitu mengumpulkan dan menyerahkan laporan secara menyeluruh pada penyerahan proyek. Manajemen Resiko PPSI -17 Manajemen resiko adalah suatu proses untuk meminimalkan potensi terjadinya resiko dan memaksimalkan potensi kesempatan memperoleh keuntungan. Manajemen resiko diperlukan pada proses perencanaan dan proses pengendalian proyek. Yang tercakup dalam manjemen resiko adalah : 1. Perencanaan manajemen resiko, yaitu menetapkan pendekatan dan rencana aktivitas manajemen resiko. Dengan mereview diagram proyek, WBS, toleransi resiko stakeholder dan sebagainya akan dapat menyususn rencana manajemen resiko. 2. Identifikasi resiko, yaitu mengidentifikasi resiko mana yang diperkirakan memiliki pengaruh terhadap proyek dan mendokumentasikannya. 3. Monitoring dan pengendalian resiko, yaitu memonitor resiko yang diketahui, mengidentifikaasi resiko baru, mengurangi resiko dan mengevaluasi sepanjang pelaksanaan proyek. Manajemen Pengadaan Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan proyek. Aktivitas dari manajemen pengadaan ini meliputi : 1. Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu disediakan dan kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan menetapkan kontrak kesepakatan kerja. 2. Solicitation planning (perencanaan permintaan) , yaitu mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for Proposal(RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi. 3. Solititation (permintaan), yaitu proses melakukan permintaan terhadak kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek. 4. Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek suplier dan negosiasi kontrak. 5. Penyelesaian kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan audit kontrak. PPSI -18 BAB III INISIASI PROYEK Rencana strategi organisasi yang diwujudkan dalam visi, misi, tujuan dan sasaran dan strategi. Rencana strategi ini sebagai dasar untuk perencanaan strategi teknologi informasi khususnya untuk mensuport fungsi-fungsi dalam organisasi, sehingga sangat penting memunculkan inisiatif proyek teknologi informasi yang memahami bagaimana proyek berkaitan dengan kebutuhan saat ini dan mendatang bagi organisasi. Manajer proyek yang berhasil mampu melihat rencana strategi organisasi untuk menetapkan seperti apa tipe proyek yang akan dikerjakan dalam menyumbangkan nilai bagi organisasi. Dalam proses inisiasi mencakup identifikasi proyek potensial, menyeleksi proyek, mendokumentasikan secara formal hasil inisiasi ke dalam diagram proyek. Area pengetahuan yang terlibat dalam proses inisiasi proyek ini adalah manajemen ruang lingkup. Hubungan proses, area pengetahuan dan ouput yang dihasilkan pada proses inisiasi proyek terlihat seperti pada tabel 3.1. Area Pengetahuan Manajemen ruang lingkup Proses Inisiasi Output Diagram proyek Dokumen kesepakatan Hambatan-hambatan Asumsi Identifikasi Proyek Potensial Tahap pertama dalam manajemen ruang lingkup adalah menentukan proyek teknologi informasi mana yang pertama dilakukan. Langkah pertama adalah mengenali perencanaan teknologi informasi yang didasarkan pada rencana strategi organisasi secara menyeluruh. Termasuk dalam rencana strategi adalah tujuan jangka panjang dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan organisasi, mempelajari kesempatan dan hambatan lingkungan bisnis, prediksi kecenderungan ke depan, dam memprediksi kebutuhankebutuhan produk dan jasa baru. Sangat penting para manajer di luar departemen teknologi informasi untuk membantu dalam proses perencanaan strategi teknologi informasi sehingga personel teknologi informasi mengetahui strategi organisasi dan mengidentifikasi area bisnis yang mendukungnya. PPSI -19 Setelah mengenali area bisnis langkah selanjutnya dalam proses perencanaan teknologi informasi adalah sebuah analisis bisnis area tersebut. Analisis area bisnis berisi dokumen tentang proses bisnis dimana teknologi informasi dapat memberikan benefit. Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan proyek potensial teknologi informasi, ruang lingkup , benefit dan kendala-kendalanya. Dan langkah terakhir adalah memilih proyek yang akan dikerjakan dan mengalokasikan sumber daya untuk mengerjakan proyek tersebut. Hubungan proses perencanaan teknologi informasi dan identifikasi proyek potensial terlihat pada gambar 2.2 Tahap Perencanaan Teknologi Informasi Perencanaan Strategi TI Analisis Area Bisnis Perencanaan Proyek Alokasi Sumber daya Yang Dihasilkan Strategi teknologi informasi dalam mendukung visi dan misi perusahaan Dokumen tentang proses bisnis dan dimana teknologi informasi memberi benefit Mendefinisikan proyek potensial, ruang lingkup, benefit dan kendala Seleksi proyek teknologi informasi dan pengalokasian sumber daya Gambar 2.2. Hubungan proses perencanaan teknologi informasi dan identifikasi proyek potensial Metode Menyeleksi Proyek Teknik dan pertimbangan yang dipakai dalam menyeleksi proyek antara lain: 1. Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas. Hal ini menunjukkan apakah proyek memiliki tiga kriteria penting yaitu kebutuhan, keuangan dan keinginan. Apakah orang-orang dalam organisasi setuju bahwa proyek perlu dikerjakan? PPSI -20 apakah organisasi memiliki kemauan yang kuat untuk mendanai proyek? apakah ada keinginan yang kuat agar proyek berhasil? 2. Mengkategorikan proyek teknologi informasi. Salah satu pertimbangan suatu proyek untuk dilaksanakan adalah apakah proyek memberikan respon terhadap masalah, kesempatan atau menunjukkan arah organisasi. (i) Masalah adalah situasi yang tidak dikehendaki dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Masalah ini perlu diantisipasi , misalnya masalah ketersediaan dan kecepatan penyediaan informasi. Perusahaan dapat memilih proyek untuk meningkatkan sistem saat ini dengan mengupgrade hardware, menambah memori dan sebagainya. (ii) Kesempatan adalah sebuah perubahan untuk meningkatkan kinerja organisasi. Misalnya, organisasi meyakini bahwa untuk meningkatkan penjualan dapat dilakukan dengan penjualan langsung ke pelanggan melalui internet. Organisasi bisa memilih proyek pembuatan sistem penjualan langsung berupa Web site. (iii) Arah organisasi mendukung manajemen berkaitan dengan proses bisnis organisasi secara menyeluruh seperti hubungan antara relasi bisnis pemasok, konsumen dan lainnya secara efisien. Organisasi bisa memilih proyek implementasi EDI (Electronic Data Interchange) 3. Menunjukkan net present value atau analisis finansial lainnya. Masing-masing proyek potensial dibuat aliran kas (aliran benefit yang diperoleh - biaya yang dikeluarkan) semua diukur dalam nilai finansial pada tingkat bunga tertentu, kemudian dihitung NPV dari masing-masing proyek. NPV yang paling besar merupakan proyek yang paling fisibel untuk dikerjakan. Selain analisis NPV juga bisa dilakukan analisis Return on Investmen (ROI) atau Payback Periode. 4. Menggunakan model penilaian tertimbang (weighted scoring). Teknik ini dilakukan dengan cara mengidentifikasi kriteria untuk melakukan penilaian sebuah proyek. Menurut Schwalbe (2002:94) kriteria ini meliputi : Dukungan terhadap tujuan bisnis Kekuatan sponsor internal Kekuatan dukungan pelanggan Tingkat pemakaian teknologi yang realistis Kecepatan waktu implementasi PPSI -21 Nilai Net Present Value Resiko pencapaian ruang lingkup, waktu dan biaya Masing – masing kriteria diberi bobot dan masing-masing proyek diberi nilai untuk setiap kriteria di atas. Nilai tertimbang dari sebuah proyek adalah jumlahan dari perkalian nilai dengan bobot dari setiap kriteria. Proyek yang memiliki nilai tertimbang tertinggi adalah proyek yang paling fisibel Diagram Proyek Output dari proses inisiasi adalah diagram proyek (Project charter). Diagram proyek berisi : Judul proyek Tanggal persetujuan dimulainya dan berakhirnya proyek Nama manajer proyek dan informasi kontak yang bisa dihubungi Statemen ruang lingkup secara jelas Ringkasan pendekatan yang dipakai untuk mengelola proyek. Matrik personel , jabatan dan tanggungjawab Persetujuan Stakeholder utama Catatan komentar penting dari stakeholder yang berkaitan dengan proyek PPSI -22 Contoh diagram proyek: Judul Proyek Proyek dimuali Manajer Proyek Tujuan Proyek : Proyek upgrade teknologi informasi : 4 Maret 2002 Proyek selesai : 4 desember 2002 : Risang Aji Prayitno , (024)-7476859, [email protected] : Mengupgrade hardware dan software untuk semua bagian (sekitar 350 unit) dalam waktu 9 bulan berdasarkan standard perusahaan yang baru. Upgrade akan mempengaruhi komputer server dan jaringan yang ada. Anggaran yang diperlukan adalah 1 milyard untuk biaya hardware dan software, dan 500 juta biaya tenaga kerja. Pendekatan : Update database inventori teknologi informasi untuk menetapkan kebutuhan upgrade Mengembangkan estimasi biaya proyek secara detail dan melaporkan ke CIO Merencanakan pengadaan hardware dan software Menggunakan internal staff sebanyak mungkin untuk merencanakan, analisis dan instalasi Nama personel, jabatan dan Pertanggungjawaban Nama Jabatan Tanggung jawab PT. Karya Usaha (Kardi) Sponsor proyek Memonitor proyek Bambang Sutejo CIO Memonitor proyek, menyiapkan staff Risang Aji P. Manajer proyek Merencanakan dan melaksanakan proyek Eko Sunaryo Direktur operasi teknologi Mewakili Manjer proyek informasi Eri Lestari Manajer SDM Menyiapkan staff, mensosialisasikan proyek kepada semua karyawan Joko Lukito Direktur pengadaan Menyediakan sarana untuk keperluan proyek Tanda tangan semua stakeholder di atas. Komentar : (komentar tulisan tangan dari stakeholder di atas) PPSI -23 BAB IV PERENCANAAN PROYEK Perencanaan sering merupakan aktivitas yang sangat sulit dan merupakan proses yang tidak dihargai dalam manajemen proyek. Banyak orang memandang negatif terhadap perencanaan karena rencana dibuat bukan fasilitas untuk action. Walaupun demikian rencana proyek adalah memberi arahan untuk pelaksanaan proyek. Sebagai arahan, rencana proyek harus realistis dan berdaya guna. Perencanaan proyek membutuhkan setiap area pengetahuan yang diperlukan dalam pengelolaan sebuah proyek. Keterkaitan antara Area pengetahuan, proses perencanaan dan output yang dihasilkan terlihat seperti pada tabel 4.1 4.1 Merencanakan ruang lingkup Perencanaan ruang lingkup adalah proses pengembangan dokumen hasil inisiasi guna memberikan dasar untuk melakukan penilaian terhadap pelaksanaan proyek ke depan. Perencanaan ruang lingkup dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut: 1. Mendiskripsikan pekerjaan utama dari proyek untuk memberi batasan yang jelas antara pekerjaan mana yang termasuk dan mana yang tidak termasuk dalam proyek. 2. Mendiskripsikan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk masing-masing pekerjaan dan rencana pengelolaan yang dilakukan untuk menjamin tercapainya kriteria tersebut. Output dari tahap perencanaan ruang lingkup ini adalah berupa pernyataan yang berisi tentang tahap-tahap pekerjaan dengan kriterianya serta rencana pengelolaan yang dilakukan. Statemen Ruang Lingkup Statemen ruang lingkup digunakan untuk mengembangkan dan mengkonfirmasikan kesepahaman tentang ruang lingkup proyek. Statemen ini berisi justifikasi proyek, diskripsi yang jelas produk yang dihasilkan, ringkasan tentang penyerahan proyek dan statemen tentang apa yang menunjukkan keberhasilan proyek. Justifikasi proyek menggambarkan kebutuhan bisnis yang diperoleh dari proyek. Contoh :Proyek upgrade teknologi informasi digunakan untuk mendukung PPSI -24 aplikasi bisnis berbasis internet yang sedang dikembangkan pada PT. KARYA MAKMUR. Area Perencanaan Output Ruang lingkup Merencanaan ruang lingkup Pernyataan ruang lingkup Rincian dukungan Rencana manajemen ruang lingkup WBS, Update pernyataan ruang lingkup Daftar aktivitas Detail dukungan Diagram jaringan proyek Update daftar aktivitas Estimasi durasi aktivitas Jadwal proyek Detail dukungan Rencana pengelolaan jadwal Update kebutuhan sumber daya Kebutuhan sumber daya Estimasi biaya Detail dukungan Rencana manajemen biaya Acuan biaya Rencana manajemen kualitas Definisi operasional Cheklist Aturan tugas dan pertanggungjawaban Rencana manajemen penempatan Struktur organisasi Detail dukungan Susunan personel Direktori tim proyek Rencana manajemen komunikasi Rencana manajemen resiko Resiko, Pemicu resiko Daftar rangking resiko Daftar prioritas resiko Daftar resiko untuk manajemen dan analisis tambahan Kecenderungan hasil analisis resiko kualitatif Daftar prioritas resiko kuantitatif Analisis probabilistic proyek Probabilitas pencapaian tujuan biaya dan waktu Kecenderungan hasil analisis resiko kuantitatif Rencana respon resiko Resiko residual Resiko sekunder Pernyataan secara kontrak Rencana manajemen pengadaan Statemen kerja Dokumen pengadaan Kriteria evaluasi Update statemen kerja Mendefinisikan ruang lingkup Waktu Mendefinisikan aktivitas Pengurutan aktivitas Mengestimasi durasi aktivitas Mengembangkan jadwal Biaya Merencanakan sumber daya Mengestimasi biaya Kualitas Penganggaran biaya Perencanaan kualitas SDM Perencanaan organisasi Penyusunan staf Komunikasi Resiko Perencanaan komunikasi Perencanaan manajemen resiko Identifikasi resiko Analisa resiko kualitatif Analisa resiko kuantitatif Perencanaan respon resiko Pengadaan Perencanaan pengadaan Solicitation planning PPSI -25 Diskripsi produk proyek menjelaskan tentang karakteristik produk atau jasa yang akan dihasilkan proyek. Contoh untuk proyek upgrage teknologi informasi adalah: Sebuah aplikasi bisnis yang mampu menangani pemesanan dan pembelian online dengan internet. Ringkasan penyerahan proyek berisi daftar dokumen atau output yang perlu diserahkan dari aktivitas proyek. Seperti rencana proyek (diagram proyek), WBS, rincian estimasi biaya, rencana manajemen komunikasi, laporan kinerja dan sebagainya. Dalam contoh upgrade teknologi informasi di atas termasuk penyerahan persediaan semua hardware dan software yang diupdate. Rencana manajemen ruang lingkup menggambarkan ketetapan-ketetatan atau kriteria keberhasilan proyek secara kuantitatif yang digunakan acuan untuk mencapainya, seperti biaya, jadwal, ukuran kualitas. Contoh proyek dikatakan sukses jika 90% pekerja yang manggunakan komputer mampu menggunakan sistem internet yang baru tidak lebih dalam sembilan bulan dan tidak lebih dari 15 juta rupiah. Pernyataan ruang lingkup bervariasi tergantung tipe proyek, semakin komplek sebuah proyek maka semakin panjang pernyataan ruang lingkupnya. 4.2 Mendefinisikan Ruang Lingkup dan Work Breakdown Structure (WBS) Setelah selesai merencanakan ruang lingkup, tahap berikutnya dalam perencanaan proyek adalah mendefinisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecahmecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup. Definisi ruang lingkup yang baik sangat penting untuk suksesnnya sebuah proyek karena membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran kinerja dan pengendalian proyek, dan memperjelas dalam pertanggujawaban kerja. Output dari prose definisi ruang lingkup adalah Work Breakdown Structure(WBS) proyek. Work Breakdown Structure Work Breakdown Structure adalah analisis berorientasi hasil dari pekerjaan yang tercakup dalam proyek yang disebut dengan total ruang lingkup proyek. WBS ini PPSI -26 merupakan dokumen fundamnetal dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan mengelola jadawal, biaya dan perubahan-perubahan yang terjadi. WBS sering diwujudkan dalam bentuk diagram pohon aktivitas yang berorientasi tugas dan diorganisasi berdasarkan phase pekerjaan atau produk proyek. Jika diorganisasi berdasarkan produk disebut juga dengan Product Breakdown Structure. Contoh WBS proyek Pembangunan Intranet: Proyek Intranet Perencanaan konsep kelayakan Merancan g web-site Mengembangkan web-site kebutuhan user Implementasi Evaluasi sistem saat ini Mendefinisikan kebutuhan Mendefinisikan fungsifungsi yang diperlukan Mendefinisika nkebutuhan user Mendefinisikan kebutuhan konten Mendefinisika n kebutuhan sistem Penerapan dan evaluasi Mengembangkan rencana proyek Koordinasi tim proyek Mendefinisikan kebutuhan server Gambar 4.1. Work Breakdown Struktur Pendekatan Dalam Pengembangan WBS Terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan WBS, antara lain: Penggunaan Panduan. Untuk membreakdown proyek menjadi pekerjaanpekerjaan yang lebih kecil berdasarkan pada standar baku yang telah banyak dipakai dan diakui secara umum. Pendekatan analogi. Pekerjaan-pekerjaan proyek disusun berdasarkan pengalaman atau dokumen-dokumen dari proyek-proyek sebelumnya. Pendekatan top-down. PPSI -27 Mendefinisikan Aktivitas Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya sebuah proyek dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih detail. Berdasarkan diagram proyek, manajer proyek mengembangkan statemen ruang lingkup danWBS Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam mengembangkan lebih detail dari WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah agar tim proyek memahami secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan sebagai bagian dari ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan yang diukur kinerjanya karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber daya yang diharapkan. Pengurutan Aktivitas Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS, diskripsi produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan keterkaitan antar aktivitas. Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipetipe ketergantungan. Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas atau tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel? Apakah bisa beberapa aktivitas sebagian overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas memeliki pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan pengelolaan jadwal proyek. Alat bantu untuk menggambarkan urutan aktivitas adalah Diagram Jaringan Kerja Proyek (Project Network Diagrams). Diagram jaringan kerja proyek menampilkan secara skematik dan logik hubungan dan urutan aktivitas proyek. Contoh dari diagram jaringan kerja proyek ditunjukkan pada gambar 4.2 D=4 2 A=1 5 E=5 B=2 F=4 J=3 3 1 H=6 C=3 6 G=6 4 7 I=2 Gambar 4.2. Diagram jaringan kerja proyek PPSI -28 8 Huruf A, B, C, D, E, F, G, H, I, dan J mewakili aktivitas dengan ketergantungan lengkap dari proyek. Aktivitas ini diperoleh dari WBS dan definisi aktivitas yang dibicarakan sebelumnya. Anak panah mewakili urutan atau keterkaitan aktivitas. Sebagai contoh, aktivitas A harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas D, aktivitas D harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas H dan sebagainya. Format dari diagram jaringan kerja menggunakan activity-on-arrow (AOA) atau arrow diagramming method (ADM). Dalam teknik diagram jaringan, aktivitas diwakili dengan anak panah dan dihubungkan pada titik yang disebut dengan node yang menggambarkan urutan aktivitas. Sebuah node sebagai tanda awal atau akhir dari sebuah aktivitas. Node pertama menunjukkan awal dari proyek dan node terakhir menunjukkan akhir proyek. Sangat penting untuk dicatat bahwa tidak setiap item pada WBS perlu dimasukknan pada diagram jaringan proyek. Sebuah item yang tidak memiliki kaitan sama sekali dengan aktivitas lainnya tidak perlu dimasukkan dalam diagram jaringan. Apabila diasumsikan terdapat daftar aktivitas proyek, langkah-langkah untuk membuat diagram jaringan AOA adalah: Cari aktivitas yang harus dimulai dari node 1. Gambar node selesai dari aktivitasaktivitas tersebut dan anak panah dari node 1 ke node selesai tersebut. Gunakan huruf untuk menamai aktivitas dan beri nilai yang menunjukkan estimasi durasi penyelesaian aktivitas.Contoh B=2, berarti durasi aktivitas B adalah 2 hari atau minggu atau satuan waktu lainnya. Lanjutkan menggambar diagram jaringan dari kiri ke kanan. Cari pecahan (bursts) atau gabungan (merge). Pecahan jika satu node diikuti dua atau lebih aktivitas. Gabungan jika dua atau lebih node mendahului sau node. Contoh node 1 memecah karena menuju node 2, 3, dan 4. Node 5 sebuah gabungan oleh node 2 dan 3. Lanjutkan menggambar sampai semua aktivitas masuk dalam diagram Hindari adanya anak panah yang saling berpotongan dengan menggambar ulang dan merubah letak node. Walaupun network diagram AOA atau ADM mudah dipahami dan dibuat, metode lain yang lebih banyak digunakan adalah precedence diagramming method (PDM). PDM PPSI -29 adalah teknik diagram jaringan dimana aktivitas diwakili dengan kotak. Teknik ini lebih memperlihatkan hubungan waktu. Terdapat 4 tipe ketergantungan aktivitas dalam proyek : Finish-to-Start : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas berikutnya dapat dimulai. Contoh aktivitas pelatihan tidak bisa dilaksanakan sampai aktivitas sistem baru selesai. Dan teknik AOA hanya mengenal tipe ketergantungan ini. Start-to-start : hubungan dimana suatu aktivitas tidak bisa dimulai sampai aktivitas lain dimulai. Contoh Finish-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain selesai. Start-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus dimulai sebelum aktivitas lain selesai. Pada gambar 4.3 mengilustrasikan sebuah proyek menggunakan metode PDM. Aktivitas ditempatkan dalam kotak sekalikus mewakili node. Garis panah menunjukkan relasi antar aktivitas. Masing-masing kotak aktivitas memuat:tanggal mulai dan tanggal selesai, nomor ID aktivitas, lama aktivitas, dan nama sumber daya yang digunakan. A Start 2/6/05 ID:1 Finish: 2/6/05 Dur: 1 day Res : B Start 2/6/05 ID:2 Finish: 3/6/05 Dur: 2 day Res : C Start 2/6/05 ID:3 Finish: 4/6/05 Dur: 3 day Res : Gambar.4.3 PPSI -30 D Start 3/6/05 ID: 4 Finish: 6/6/05 Dur: 4 day Res : E Start 4/6/05 ID: 5 Finish: 10/6/05 Dur: 5 day Res : F Start 4/6/05 ID: 6 Finish: 9/6/05 Dur: 4 day Res : H Start: 11/6/05 ID:8 Finish: 18/6/05 Dur: 6 day Res : J Start 19/6/05 ID:10 Finish: 2/3/05 Dur: 3 day Res : I Start 13/6/05 ID:9 Finish: 16/6/05 Dur: 2 day Res : G Start 2/6/05 ID: 7 Finish: 2/6/05 Dur: 6 day Res : : Contoh Precedence Diagramming Method (PDM) 4.5. Mengestimasi Durasi Aktivitas Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses perencanaan dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi dari setiap aktivitas. Hal ini sangat penting karena durasi merupakan waktu riil yang diperlukan oleh sebuah aktivitas. Mengembangkan Jadwal Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan tanggal mulai dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari pengembangan jadwal adalah menemukan jadwal proyek yang realistis dan sebagai dasar monitoring kemajuan proyek dipandang dari dimensi waktu. Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses mengembangkan jadwal: A Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk mendisplaykan informasi jadwal proyek, Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal suatu proyek, Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan dan mengendalikan jadwal proyek, Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung batasan sumberdaya Gantt Charts Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan informasi jadwal proyek berupa daftar aktivitas proyek dan kaitannya dengan tanggal mulai dan tanggal selesai dalam format kalender. Gambar 4.4 menunjukkan gantt chart sederhana dari contoh proyek di atas. PPSI -31 Akt Juni minggu ke1 Juni minggu ke 2 Juni minggu ke 3 30 Mei - 5 juni 6 juni – 13 juni 14 juni – 21 juni S M T W T F S S M T W T F A B C D E F G H I J Gambar 4.4. Gantt Chart PPSI -32 S S M T W T F S
