Manajemen Public Relations

Manajemen Public Relations
Penyusunan Anggaran
Alasan-alasan penyusunan anggaran
Penyusunan
anggaran
atau
penganggaran
(budgeting) sangat dianjurkan dengan alasan sbb:
Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang
diperlukan
Untuk mengetahui program-program PR apa saja
yang bisa dilaksanakan dengan jumlah dana yang
tersedia
Anggaran dapat berfungsi sebagai suatu pedoman
atau daftar kerja yang harus dipenuhi
Anggaran memaksa disiplin atau pengeluaran dana
sehingga mencegah terjadinya pemborosan atau
pengeluaran yang berlebihan
Setelah suatu kampanye atau program PR
diselesaikan,
maka
hasil-hasilnya
dapat
dibandingkan
dengan
anggaran
tadi
guna
mengetahui apakah dana yang disediakan sudah
memadai
•
•
•
•
•
Empat elemen anggaran PR
•
•
•
•
Pada umumnya, suatu anggaran PR
memiliki pos-pos pengeluaran atau
elemen-elemen pokok sbb:
Tenaga kerja
Biaya kantor
Materi atau peralatan
Biaya lain-lain
Perhitungan beban biaya
•
•
•
•
Ketika
konsultan
PR
menghitung
tarif
pembayaran perjam atau perhari, biasanya ia
menggabungkan pos pengeluaran umum untuk
upan dan gaji dengan biaya-biaya operasi dan
laba, namun estimasi material dan beban lain-lain
dipisahkan karena pos-pos ini dibebankan tanpa
keuntungan.
Tidak sepeti biro iklan, sumber penghasilannya
semata-mata hanya waktu dan keahlian mereka.
Oleh sebab itu tidak mengherankan jika ada
konsultasi yang tidak meminta imbalan perhari,
tetapi perjam.
Biaya perjam untuk setiap praktisi, meskipun
mereka bernaung dibawah lembaga konsultan
yang sama, bisa jadi bervariasi karena tingkat
keahlian mereka berbeda-beda.
Alokasi
• Anggaran tsb dapat diperinci lebih jauh
•
menjadi sub-sub anggaran yang lebih
kecil atau yang lazim disebut sebagai
alokasi. Yang akan muncul dalam
anggaran induk hanyalah jumlah dari
setiap alokasi.
Total biaya penyelenggaraan acara
peresmian gedung baru dapat ditentukan
berdasarkan biaya pencarian dan sewa
lokasi, biaya akomodasi (hidangan dan
penginapan, kalau memang perlu) untuk
para tamu yang hadir, biaya transportasi
dsb
Kalkulasi anggaran departemen PR
• Banyak yang salah duga bahwa anggaran
•
•
untuk departemen PR hanya terdiri dari
biaya gaji para stafnya.
Selain
gaji,
masih
banyak
pos
pengeluaran
lainnya
yang
harus
diperhitungkan dan disediakan dananya.
Bahkan depresiasi peralatan dan mebel
juga harus diperhitungkan
Sepintas
lalu,
anggaran
untuk
departemen PR nampak lebih kecil
daripada anggaran untuk konsultan
karena kita hanya membandingkan gaji
staf PR dengan honor konsultan tetapi
melupakan kalau departemen PR juga
memerlukan peralatan, akomodasi dan
pelayanan dari perusahaan untuk staf
• Dengan demikian, akan dipastikan bahwa
•
•
pembentukan
suatu
unit
atau
departemen
PR
internal
disebuah
perusahaan/organisasi akan lebih mahal
dibandingkan
dengan
perekrutan
konsultan internal
Dalam
mempresentasikan
suatu
anggaran dan proposal untuk satu tahun
perlu melampirkan kalkulasi tertentu
yang memunculkan anggaran-anggaran
tambahan
Anggaran
tsb
juga
secara
jelas
menunjukkan
betapa
kompleksnya
kegiatan-kegiatan
PR
yang
harus
dilaksanakan
oleh
departemen
PR
internal
Kegunaan anggaran bagi manajemen
• Berdasarkan
rencana-rencana
pengeluaran yang termuat dalam
suatu anggaran, pihak manajemen
dapat
menilai
sejauh
mana
kesesuaian antara perencanaan
kerja manajer PR-nya dengan
rencana-rencana perusahaan kerja
secara keseluruhan, serta seberapa
banyak biaya yang disediakan
dengan mempertimbangkan nilainilai produktifnya.
• Dengan anggaran tsb, pihak manajemen
•
juga dapat mengetahui apa saja yang
bisa dikerjakan dan yang tidak bisa
dikerjakan sesuai dengan personel dan
sumberdaya yang dimiliki
Perhitungan
gaji
dalam
anggaran
departemen PR internal harus realistis
agar jam kerja yang disediakan benarbenar cukup untuk melangsungkan
berbagai tugas yang telah direncanakan
Prioritas dan batasan pada anggaran
• Logika
•
•
yang diuraikan diatas agaknya
bertentangan
dengan
sikap
khas
pimpinan perusahaan yang seringkali
menuntut hasil maksimal tanpa memberi
perhatian kepada beban kerja manajer
PR-nya yang terkadang berlebihan
Dengan anggaran yang rapi, akan
diketahui
tugas-tugas
yang
dapat
ditunda atau bahkan ditiadakan sama
sekali
Dengan anggaran, kita juga bisa
mengukur baik tidaknya hasil yang
diperoleh