SIM Perhotelan Grand Wijaya Hotel

1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Bali merupakan destinasi wisata utama yang dikunjungi oleh wisatawan,
baik itu wisatawan asing maupun domestik. Sebagai destinasi, hotel-hotel yang
ada di Bali menjadi target utama dalam penunjang objek wisata yang
berkembang saat ini. Hotel merupakan suatu akomodasi yang bergerak di
bidang barang dan jasa yang menyediakan tempat menginap dan tempat makan
diperuntukan bagi khalayak umum serta bersifat komersial. Kini hotel yang ada
di Bali sudah berkembang yang dulunya hanya sebagai tempat menginap dan
makan saja, namun sekarang ini hotel telah difungsikan sebagai tempat
melakukan bisnis. Demi memenuhi kebutuhan dari wisatawan yang memiliki
tujuan yang berbeda-beda, hotel di Bali telah menyediakan ruang untuk
keperluan tersebut, misalnya hotel untuk melakukan meeting, conference,
wedding, birthday party, dan masih banyak lagi kegiatan yang bisa dilakukan
di dalam hotel.
Hotel yang menyediakan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan wisatawan
telah dirancang agar kenyamanan wisatawan yang menginap di hotel dapat
dirasakan. Untuk menjalankan segala fasilitas serta kebutuhan wisatawan akan
digunakan beberapa sistem untuk menjalankan perintah atau data yang harus
dikelola. Sistem tersebut nantinya akan mempermudah bagi petugas hotel
dalam menjalankan pekerjaannya dan dalam pelaksanaannya akan lebih efesien
dan konkret karena akan diatur dalam sebuah sistem. Sistem juga akan
membantu untuk mempromosikan hotel atau objek wisata ke media social yang
nantinya akan menarik wisatawan untuk berkunjung ke hotel tersebut.
Hal-hal diatas telah mennjelaskan bahwa sebuah sistem akan sangat
membantu hotel untuk menjalankan tugasnya, namun dalam kenyataan di
lapangan ada beberapa hotel yang belum memanfaatkan sebuah sistem dalam
hotelnya. Salah satu hotel tersebut yaitu Hotel Grand Wijaya. Dalam
pelaksanaan tugasnya dilakukan dengan manual menggunakan tulis tangan
2
dalam proses check in serta proses check out. Jika menggunakan sistem akan
lebih cepat dan efesien serta data yang disimpan lebih akurat. Hotel ini juga
belum mempunyai web untuk media promosi hotel namun sudah dilakukan
melalui facebook. Jika hotel memanfaatkan web akan lebih baik karena selain
lebih mudah didapatkan oleh wisatawan, melalui web wisatawan dapat melihat
secara detail mengenai informasi hotel tersebut. Dari permasalahan ini, penulis
berharap agar hotel Grand Wijaya dapat menggunakan sistem untuk
mempermudah dalam prosedur kerja serta penyimpanan data yang baik.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas penulis memiliki beberapa rumusan masalah sebagai
berikut ini:
1. Bagaimana prosedur pemesanan kamar di dalam hotel?
2. Bagaimana proses check in dan check out di Hotel Grand Wijaya
3. Apa jenis-jenis kamar yang disediakan oleh Hotel Grand Wijaya?
4. Apa ada fasilitas penunjang lainnya untuk wiasatawan yang menginap?
5. Bagaimana cara hotel untuk mempromosikan kamar serta fasilitas lainnya
yang ada di hotel?
1.3 Tujuan
Tujuan pembuatan makalah ini yaitu:
1. Agar dapat mengetahui prosedur pemesanan kamar di Hotel Grand Wijaya.
2. Agar dapat mengetahui proses check in dan check out di Hotel Gran Wijaya.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis kamar yang tersedia di Hotel Grand Wijaya.
4. Untuk mengetahui fasilitas penunjang untuk wisatawan yang menginap di
Hotel Grand Wijaya.
5. Untuk mengetahui sistem untuk mempromosikan Hotel Grand Wijaya.
1.4 Manfaaat
Manfaat pembuatan makalah ini yaitu dapat mengetahui mengenai sistem
informasi manajemen yang digunakan di dalam sebuah hotel serta bagaimana
penggunaannya.
3
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Prosedur Pemesanan Kamar di Hotel Grand Wijaya
Di hotel Grand Wijaya dalam prosedur check in bisa dilakukan dengan dua
cara yaitu melalui media sosial dan datang langsung ke Hotel Grand Wijaya.
Jika menggunakan media sosial dapat diakses melalui 3 halaman sebagai
berikut, www.traveloka.com, www.agoda.com, dan www.booking.com. Jika
menggunakan web traveloka dan agoda dalam proses booking atau pemesanan
dalam proses pembayaran langsung disana namun jika menggunkan web
booking.com dalam pembayaraanya dilayani di hotel langsung. Berikut adalah
contoh pemesanan melalui www.travelloka.com:
Gambar 1.
Pada gambar 1, proses pemesanan carilah halaman traveloka terlebih
dahulu. Pada halaman ini akan muncul tujuan hotel yang akan dicari, isilah
tujuan dari hotel tersebut kemudian klik “Cari Hotel”, kemudian tetapkan
tanggal menginap di hotel tersebut.
4
Gambar 2
Pada gambar 2, setelah searching akan muncul beranda Grand Wijaya yang
ditampilkan oleh traveloka. Ketika muncul halaman ini klik “Pesan Sekarang”.
Gambar 3
Dibawah tampilan beranda Grand Wijaya terdapat menu pilihan kamar yang
tersedia saat itu, pilihlah jenis kamar yang diinginkan kemudian klik “Pesan
5
Kamar”.
Gambar 4
Jika telah memilih jenis kamar yang akan dipesan nanti akan terlihat data
pemesanan yang harus diisi oleh si pemesan hotel tersebut. Jika sudah selesai
akan muncul tampilan seperti berikut:
Gambar 5
Setelah data pemesan sudah disimpan akan muncul halaman ini, jika data sudah
benar klik “Lanjut ke pembayaran”.
6
Gambar 6
Pada gambar 6 di metode pembayaran, ada beberapa metode pembayarannya.
Salah satunya adalah kartu kredit. Jika memilih metode ini akan muncul
tampilan untuk penagihan data di kartu kredit seperti nomor kartu kredit,
berlaku hingga, dan nama di kartu.
Jika data sudah valid serta proses pembayaran sudah selesai, tamu akan
mendapatkan bukti pemesanan kamar tersebut yang nantinya akan dibutuhkan
pada saat check in di Hotel Grand Wijaya.
7
2.2 Proses Check In dan Check Out di Hotel Grand Wijaya
Di Hotel Grand Wijaya untuk proses check in ada dua jenis yaitu dengan
reservasi dan tanpa reservasi. Untuk tamu yang sudah reservasi, tamu akan
menunjukkan bukti pemesanan serta bukti pembayaran yang telah dilakukan
sebulumnya. Setelah data sudah ada tamu tersebut akan diantar oleh petugas ke
kamar sesuai dengan pemesanannya. Untuk tamu yang belum membawa
reservasi akan ditanyai beberapa pertanyaan seperti, nama tamu yang akan
menginap, untuk berapa orang, jenis kamar yang diinginkan serta tanggal
check out tamu tersebut. Berikut contoh struk pembayaran tamu yang sedang
check in:
Gambar 7
8
Untuk proses check out, tamu akan menghubungi petugas kantor depan
terlebih dahulu. Sebelum check out, petugas room akan mengecek jika ada
tamu yang menggunakan mini bar yang terdapat di kamar. Jika ada yang
dikonsumsi akan dilaporkan langsung ke bagian receptionist. Jika sudah
terakumulasi, pembayaran dapat dilakukan saat check out jika menkonsumsi
makanan atau minuman yang ada di mini bar. Jika tidak tamu bisa
meningggalkan hotel tersebut. Untuk pembayaran kamar dilakukan saat check
in di Hotel Grand Wijaya dengan penuh. Jika ada penggunaan lainnya akan
dibayar saat check out.
2.3 Jenis-jenis Kamar di Hotel Grand Wijaya
Hotel Grand Wijaya memilki empat jenis kamar yaitu:
1. Deluxe Room
Terdapat 2 kamar Deluxe Room yaitu untuk bed single dan double. Untuk
Bed Single harganya yaitu Rp.330.000,- dan untuk double bed harganya
Rp.370.000,-. Fasilitas yang disediakan yaitu sebagai berikut: Air
Conditioner, Telephone, Refrigerator/Mini Bar, Hot & Cold Shower, dan
Colour TV.
9
2. Superior Room
Untuk kamar Superior tersedia 13 kamar yang terdiri dari Single Bed dan
Double Bed, untuk harga 1 malam single bed adalah Rp. 270.000,- dan
Double bed adalah Rp.310.000,-. Fasilitas yang disediakan berupa: Air
conditioner, Telephone, Colour TV, Hot & Cold Shower.
3. AC Standar
Untuk kamar AC Standar tersedia 8 kamar yang terdiri dari Single Bed dan
Double Bed, untuk harga 1 malam single bed adalah Rp. 230.000,- dan
Double bed adalah Rp.310.000,-. Fasilitas yang disediakan berupa: Air
conditioner, Telephone, Colour TV, Hot & Cold Shower.
10
4. Economy
Untuk kamar Economy tersedia 5 kamar yang terdiri dari Single Bed dan
Double Bed, untuk harga 1 malam single bed adalah Rp. 135.000,- dan
Double bed adalah Rp.155.000,-. Fasilitas yang disediakan berupa: Fan,
Airphone, Colour TV, Cold Shower.
11
2.4 Fasilitas penunjang untuk Wisatawan
Hotel Grand Wijaya memiliki fasilitas penunjang lainnya bagi wisatawan yang
menginap lainnya disana seperti:
1. Restoran
2. Meeting Room
3. Transportasi
4. Rent Car
12
5. Laundry
2.5 Sistem untuk mempromosikan Hotel Grand Wijaya
Untuk
mempromosikan
Hotel
Grand
Wijaya
dilakukan
melalui
www.traveloka.com, www.agoda.com. www.booking.com, serta melalui
facebook yaitu Hotel Grand Wijaya. Media promosi yang dilakukan
seharusnya juga melalui halaman web yang dimiliki sendiri oleh hotel tersebut,
namun karena belum mempunyai web sendiri Hotel Grand Wijaya
menggunakan keempat media tersebut.
13
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Dari pembahasan diatas dapat penulis simpulkan bahwa di Hotel Grand
Wijaya belum menggunakan sistem informasi dalam hotelnya dilihat dari
proses pemesanan kamar, penerimaan tamu atau check in serta dalam
pembayarannya masih manual. Dapat dilihat juga dalam mempromosikan hotel
belum menggunakan web sendiri.
3.2 SARAN
Penulis menyarankan agar Hotel Grand Wijaya dapat menggunakan sistem
di hotelnya guna meningkatkan efektivitas kinerja karyawan hotel serta
memudahkan dalam mempromosikan hotelnya di media sosial yang telah ada
saat ini.