SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2* The - elista:.


Otomatisasi dimulai di pabrik

Otomatisasi kantor (Office automation= OA)
dimulai oleh IBM di tahun 1960-an
◦
◦
◦
◦
Numerical control (NC)
Direct numerical control (DNC)
CAD/CAM
Robotics
◦ Word processing
◦ Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MST) - 1964


Sistem otomatisasi kantor dicirikan oleh
komunikasi
Awalnya OA dimaksudkan untuk membantu
pekerja sekretarial dan administratif, kemudian
meningkat pada tingkat manajer dan profesional
sebagai pemakai untuk meningkatkan
produktifitas merek
OA meliputi:
 Sistem elektronik formal dan informal
 Komunikasi informasi
 Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan
 Digunakan oleh manager, professional,
sekretaris, dan karyawan administratif
◦ manager dan profesional sering disebut knowledge
workers

Yang membedakan OA dengan CBIS lain adalah
komunikasi. OA dimaksudkan untuk
memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan
maupun tertulis



Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan
berbagai komponen dalam menangani
informasi; mulai dari input hingga distribusi
dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara
optimal dan campur tangan manusia secara
minimal.
Membuat informasi menjadi lebih mudah dan
murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk
integrasi informasi sehingga perusahaan mampu
berkompetisi lebih baik (competitive advantage)




Membuat informasi menjadi lebih mudah
dan murah digunakan, dipindahkan, dan
dirawat, efektif dan Efisien
Membuat pemakai informasi lebih efektif dan
“accountable”
Meletakkan landasan yang kuat untuk
integrasi informasi
Perusahaan mampu berkompetisi lebih baik
(competitive advantage)


Penggunaan komputer dimaksudkan sebagai
cara untuk menghindari biaya (cost avoidance).
Komputer tidak bisa menggantikan pegawai,
tapi untuk menunda penambahan pegawai yang
diperlukan untuk menangani beban kerja yang
bertambah
OA tidak akan mampu menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional –
percakapan tatap muka, percakapan telepon,
dan sejenisnya. OA bertujuan untuk melengkapi
komunikasi tradisional sehingga menghasilkan
komunikasi yang penuh daya (powerful)




Executive Management; sebagai pembuat
keputusan, memerlukan informasi yang tepat dan
akurat pada saat dibutuhkan
Middle and First-Line Management; Sebagai bagian
EDP (Electronic Data Processing), menyediakan
informasi bagi level di atas dan di bawahnya
Professional and Technical Personnel; Menggunakan
komputer untuk menggantikan peran pensil dan
kertas, menggunakan komputer untuk membuat
gambar disain , atau menyusun presentasi,
Menggunakan piranti komunikasi elektronik untuk
berbagi informasi dengan pegawai lainnya
Secretarial and Clerical personnel; Word processing,
Electronic Mail, Calendars, Scheduling, Intelligent
copier



Inovasi TI memungkinkan banyak aktivitas
perusahaan dikendalikan dari lokasi yang
berbeda → virtual organization, muncul
sebagai akibat OA
Harus dihubungkan oleh komunikasi
elektronik
Dampak
◦ Emerged with the appearance of low cost
microprocessors
◦ Teleprocessing
◦ Telecommuting





Mengurangi biaya fasilitas
Mengurangi biaya peralatan
Jaringan komunikasi formal
Mengurangi work stoppages
Kontribusi sosial
◦ Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah
dapat tetap bekerja dengan cara baru.




Kurangnya rasa memiliki
Ketakutan kehilangan pekerjaan
Moral rendah
Tekanan keluarga
These are disadvantages to the employee!







Menyediakan sumberdaya komputer
Menyediakan akses ke sumberdaya
informasi
Menyediakan perlengkapan nonkomputer
Mengatur penerusan panggilan telepon
Menggunakan konferensi telepon
Menjadwalkan pertemuan reguler
Mengikuti pekerjaan rutin



Pengembangan ide dari kantor virtual
menjadi organisasi virtual secara
keseluruhan
Tidak terikat pada lokasi fisik
Tiga “I” ekonomi
◦ Informasi
◦ Ide
◦ Inteligensi

Informasi dan komunikasi
◦ Tidak ada data


Aplikasi komputer dan nonkomputer
"Other problem solvers"
◦ Internal
◦ Environmental
An OA Model
The firm
Communications
Environment
Information
Office Automation System
Noncomputer
Apps
Other
Problem Solvers
Problem Solver
ComputerApps
Database
Input
physical resources
Transform
Output
physical resources
Environment




OA mula-mula digunakan untuk mendukung
kerja sekretariat dan administrasi
Litarasi komputer manajer dan profesional
meningkat maka mulai menggunakan
aplikasi komputer untuk memecahkan
masalah
Mulai memakai e-mail untuk komunikasi,
kalender elektronik untuk menjadwalkan
rapat, video conferencing untuk
menghubungkan para problem solvers dari
berbagai area geographi yang berbeda, dsb
Aplikasi OA diperluas dengan teknologi,
seperti komputer yang makin kecil dan PDA










Word processing
Electronic and voice mail
Computer calendaring
Audio conferencing
Video conferencing
Computer conferencing
FAX
Videotex
Imaging
Desktop publishing






Kecenderungan bekerja dari rumah (cyber
office & telecommuting)
HA – Home Appliances Automation; belanja
dari rumah
Serba “e” – elektronik
◦ E-office, mobile office, virtual office
Paperless office (atau less paper ??)
Jaringan komputer lokal dan global (intranet,
internet, extranet)
Mobile application on wireless platform and
mobile devices (PDA, XDA, Handphone, dll)
I’m sorry for any mistakes I made during this class…
and…
Thank you for the lively conversations.
Thank you for letting me drive you around.
I want you to …
call me when you need something;
find me when you need someone to talk on;
I write this so I can just remember how pleasant our
class was.
Email : [email protected]
Mobile : 081 668 6130
BB
: 280E7ADA


Menggunakan komputer untuk
melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan
dalam penyiapan dokumen yang ditik atau
dicetak
Kontribasi untuk manager adalah peyiapan
komunikasi yang lebih efektif
Secretary or manager
CPU
Document storage
Typed documents



Menggunakan jaringan komputer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim,
menyimpan, dan menerima pesan
menggunakan terminal dan media
penyimpan
Bagus jika percakapan dua arah tidak
diperlukan
Eliminates phone tag
Mail display and entry
Mail display
and entry
User 2
Mail display
and entry
User 1
User n
CPU
Mail storage




Seperti email kecuali bahwa pesan dikirim
dan diterima melalui sistem telepon dalam
bentuk audio
Membutuhkan komputer dengan
kemampuan menyimpan pesan audio secara
digital dan mengubahnya kembali menjadi
bentu audio saat diterima
Manager tidak perlu mengetik
Peralatan dan infrastruktur lebih sedikit
daripada e-mail
Computer
User 1
Sistem
Voice
Mail
User 2
Message
coding and
decoding unit
Secondary
storage




Menggunakan jaringan komputer untuk
menyimpan dan melihat kalender kegiatan
manager (appointment)
Memungkinkan untuk mengakses kalender
kegiatan manager lain
Fasilitas penjadwalan
Tidak mengkomunikasikan informasi
pemecahan masalah
Calendar display and entry
Calendar display
and entry
Manager 2
Calendar display
and entry
Manager 1
Manager n
CPU
Calendar storage


Menggunakan perlengkapan komunikasi
suara untuk membuat hubungan audio di
antara orang-orang yang terpisah secara
geografis
Telepon konferensi adalah sistem audio
conferencing pertama






Ada moderator
Jumlah partisipan dapat dikendalikan
Kirim agenda terlebih dulu
Perkenalkan diri saat bicara
Rekam pembicaraan
Distribusikan transkrip percakapan atau
minute rapat
Location 1
Location
n
Audio
Channel


Menggunakan peralatan televisi untuk
menghubungkan partisipan konverensi yang
terpisah-pisah secara geografis
Tiga konfigurasi umum
◦ One-way video and audio
◦ One-way video and two-way audio
◦ Two-way video and audio
Location 1
Location n
Video
channel
A. One-way video transmission
Video
channel
B. Two-way video transmission


Peralatan video dan audio ditambahkan pada
setiap workstation dalam jaringan untuk
memungkinkan komunikasi dua arah melalui
gambar dan suara
Hal teknis yang harus diperhatikan
◦ Banyak komputer desktop yang cukup powerful
tersedia
◦ Membutuhkan jaringan komunikasi dengan
kecepatan tinggi


Menggunakan jaringan komputer yang
memungkin partisipan dengan beberapa
karakteristik saling bertukar informasi
tentang topik tertentu
Salah satu yang terbesar adalah konferensi
IBM PC computer
◦ Lebih dari 4,000 topik
◦ Lebih dari 40,000 anggota

Komputer harus terhubung dalam jaringan


Gabungan semua teknik konferensi
Meliputi:
◦
◦
◦
audio
video
computer conferencing
Uses special equipment that can read a
document at one end of a communication
channel and make a copy at the other end
Original
document
Facsimile
machine
Analog
channel
Facsimile
machine
Document
copy


Menggunakan komputer untuk menyimpan
dan menayangkan materi naratif dan grafik
yang tersimpan pada layar CRT
Dapat dibuat dengan komputer dalam
perusahaan sendiri
◦ Dapat dimiliki dan diakses oleh perusahaan
(contoh: the Dow Jones News / Retrieval Service)
◦ Dapat dimiliki oleh perusahaan lain



Menggunakan optical character recognition
(OCR) untuk mengubah data di kertas
kedalam format digital untuk disimpan
dalam media penyimpanan sekunder
Dikerjakan oleh sistem document
management (DM)
Konservasi tempat karena dokumen tidak
disimpan dalam bentuk kertas
Documents
to be read
Workstation
OCR
Reader
Workstation
Network server
DBMS
Workstation
Laser
printer
Optical
disk
storage
unit
Workstation



Menggunakan komputer untuk menyiapkan
output yang kualitasnya mendekati output
yang dihasilkan mesin cetak
Membutuhkan monitor dan printer dengan
resolusi tinggi
Tiga area aplikasi
◦ administrative
◦ technical
◦ corporate
High-resolution
screen
Keyboard
Microcomputer
Document
storage
Laser printer
output

Bertujuan langsung pada jantung pemecahan
masalah bisnis
◦ Pelengkap komunikasi interpersonal
◦ Membuka peluang untuk komunikasi yang lebih
baik