AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN PERBEKALAN OBAT

advertisement
AUDIT OPERASIONAL ATAS
PENGELOLAAN PERBEKALAN OBATOBATAN
DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT
INCO SOROAKO
Stephani Gloria Datu Sampetoding
Dosen Pembimbing : Tjhin Tjiap Lung, SE.,MM.,AK.
Universitas Bina Nusantara, Jakarta, [email protected]
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk melakukan penilaian atas pengelolaan perbekalan obat-obatan,
mengetahui penerapan pengendalian internal terhadap pengelolaan perbekalan obat-obatan
jika dibandingkan dengan teori dan memberikan rekomendasi sistem pengendalian yang sesuai
untuk diterapkan dalam pengelolaan perbekalan obat-obatan di intalasi farmasi Rumah Sakit
INCO Soroako. Metode penelitian yang digunakan ialah pendekatan kualitatif deskriptif, yaitu
dengan melakukan pengamatan dan wawancara secara mendalam mengenai kegiatan dan
prosedur pengelolaan perbekalan obat-obatan di instalasi farmasi Rumah Sakit Inco Soroako.
Hasil dari penelitian ini adalah masih terdapat beberapa kelemahan dari pengendalian internal
yang berpotensi menghambat aktivitas operasional dari pengelolaan perbekalan obat-obatan di
instalasi farmasi Rumah Sakit Inco Soroako.
Kata kunci : audit operasional; pengendalian internal; obat-obatan; instalasi farmasi
ABSTRACT
This study aims to conduct an assessment on the medicine supplies management , determine the
application of internal controls for the management of medicine supplies in comparison with the
theory and provide recommendations of appropriate operational procedures to be applied in the
management of supplies, drugs in the pharmaceutical installation of Sorowako Inco Soroako
Hospital. The method used is descriptive qualitative approach, namely by making in depth
observations and interviews about the activities and procedures for the management of medicine
supplies in the pharmacy of Inco Soroako Hospital. Results from this study is there are still some
weaknesses of internal controls that could potentially hinder the operational activities of the
management of medicine supplies in the in the pharmacy of Inco Soroako Hospital. (SGDS)
Keywords: operational audit; internal control; medicines; pharmacy
Pendahuluan
Rumah sakit sebagai suatu organisasi jenis nirlaba tentunya tetap membutuhkan pemasukan untuk
menunjang operasional pelayanannya kepada masyarakat dengan menerapkan disiplin dan standar yang
baik dalam mengelola sumber daya yang ada secara optimal. Sumber pendapatan rumah sakit ialah :
pendapatan dari jasa perawatan, pendapatan dari penjualan obat, pendapatan dari pelayanan medis,
pendapatan dari penunjang medis, pendapatan lainnya. Obat dan perbekalan kesehatan merupakan salah
satu komponen penting dalam instalasi farmasi dari suatu pelayanan kesehatan dan merupakan kebutuhan
pokok masyarakat di Indonesia. Karena memperoleh obat dan perbekalan kesehatan merupakan hak azasi
manusia, maka pemerintah dan rumah sakit berkewajiban untuk memberikan pelayanan obat maupun
perbekalan kesehatan yang memadai, terutama untuk persediaan obat dan perbekalan kesehatan yang
murah, terjangkau atau mudah diperoleh pada saat dibutuhkan oleh masyarakat. Pengadaan obat oleh
instalasi farmasi di RS yang membutuhkan peranan audit operasional dengan tujuan menekan risiko
pengadaan obat yang tidak sesuai dengan kebutuhan rumah sakit dan demi menjaga mutu obat-obatan
yang diedarkan kepada masyarakat. Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit bergantung pada
kompetensi dari manajemen logistik rumah sakit. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik
akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan
secara umum. Lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan,
bahan kimia, bahan radiologi, alat kedokteran, dan gas medik), dan 50% dari seluruh pemasukan di RS
berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. Oleh karena itu, perbekalan farmasi ini harus dikelola secara
tepat dan penuh tanggung jawab sehingga pendapatan RS tidak mengalami penurunan secara financial dan
tetap mendapat kepercayaan dari masyarakat secara non-financial. Secara garis besar, tahapan pengelolaan
obat meliputi seleksi, perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi, dan penggunaan obat. Dengan
kebijakan persediaan yang disesuaikan dengan tingkat kebutuhan obat yang optimal maka rumah sakit
tidak akan mengalami kekurangan ataupun kelebihan persediaan obat.
Berdasarkan uraian latar belakang diatas pokok permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini
yaitu :
1. Apakah pengelolaan perbekalan obat-obatan di bagian farmasi Rumah Sakit Inco Soroako telah sesuai
dengan kebijakan dan prosedur yang diterapkan Rumah Sakit ?
2. Apakah pengelolaan perbekalan obat-obatan di bagian farmasi Rumah Sakit Inco Soroako telah
berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis ?
3. Bagaimana penerapan pengendalian internal terhadap persediaan obat-obatan di Farmasi Rumah Sakit
Inco Soroako jika dibandingkan dengan teori yang terdapat dalam buku referensi ?
4. Bagaimana prosedur operasional yang sesuai untuk diterapkan dalam mengelola perbekalan obatobatan di bagian farmasi Rumah Sakit Inco Soroako ?
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk melakukan penilaian atas pengelolaan perbekalan obat-obatan di bagian farmasi Rumah Sakit
Inco Soroako apakah telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang diterapkan Rumah Sakit.
2. Untuk mengetahui penerapan pengendalian internal terhadap pengelolaan perbekalan obat-obatan di
bagian farmasi Rumah Sakit Inco Soroako apakah telah efektif dan efisien.
3. Untuk mengetahui penerapan pengendalian internal terhadap pengelolaan perbekalan obat-obatan di
bagian farmasi Rumah Sakit Inco Soroako jika dibandingkan dengan teori yang terdapat dalam buku
referensi.
4. Memberikan rekomendasi prosedur operasional yang sesuai untuk diterapkan dalam pengelolaan
perbekalan obat-obatan di bagian farmasi Rumah Sakit Inco Soroako.
Ruang lingkup penelitian adalah pada tahap
pemesanan obat-obatan, penerimaan obat-obatan,
penyimpanan obat-obatan, distribusi obat-obatan kepada pasien oleh bagian farmasi di rumah sakit, dan
perhitunga persediaan perbekalan obat-obatan (stock opname).
Menurut O. Ray, Whittington dan Kurt Pany (2012), audit adalah pemeriksaan laporan keuangan yang
dilakukan oleh sebuah lembaga indipenden, yaitu kantor akuntan publik. Proses audit terdiri atas
penyelidikan atau pencarian catatan akuntansi dan bukti-bukti terkait dengan laporan keuangan yang
menjadi objek audit. Hal yang harus dimiliki oleh auditor dalam rangka melakukan audit ialah
pemahaman mengenai pengendalian internal perusaaan, pemeriksaan terhadap dokumen, pengamatan
terhadap asset, dan melakukan prosedur audit lainnya. Audit operasional menurut “Professional Practices
Framework” : International Standards for The Professional Practice of Internal Audit, IIA (2004) adalah
suatu aktivitas independen yang memberikan jaminan keyakinan serta konsultasi (consulting) yang
dirancang untuk memberikan suatu nilai tambah (to add value) serta meningkatkan (improve) kegiatan
operasi organisasi. Jadi pengawasan internal itu justru membantu organisasi dalam usaha mencapai
tujuannya dengan cara memberikan suatu pendekatan disiplin yang sistematis untuk mengevaluasi dan
meningkatkan efektifitas manajemen risiko (risk management), pengendalian (control) dan proses tata
kelola (governance processes).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 58 tahun 2014, instalasi farmasi adalah unit pelaksana
fungsional yang menyelanggarakan seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit, sedangkan
pelayanan kefarmasian adalah suatu pelayanan kepada pasien dalam penyediaan farmasi dengan tujuan
untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 58 tahun 2014,
proses pengelolaan Sediaan Farmasi meliputi sembilan tahap, yaitu : Pemilihan, Perencanaan Kebutuhan,
Pengadaan, Penerimaan, Penyimpanan, Pendistribusian, Pemusnahan dan Penarikan Sediaan Farmasi,
Pengendalian, dan Administrasi. Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan
penggunaan Sediaan Farmasi dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi bersama dengan Tim Farmasi dan
Terapi (TFT) di Rumah Sakit dan melakukan penilaian atas manajemen risiko pengelolaan sediaan
farmasi. Manajemen risiko pengelolaan sediaan farmasi yang dilakukan untuk identifikasi, evaluasi, dan
menurunkan risiko terjadinya kecelakaan pada pasien, tenaga kesehatan dan keluarga pasien, serta risiko
kehilangan dalam suatu organisasi.
Metode Penelitian
Jenis penelitian akan dilakukan adalah jenis penelitian deskriptif, dimana analisa data yang digunakan
bersifat deskriptif kualitatif, yaitu data yang diperoleh secara sistematis kemudian dianalisis untuk
mencapai suatu kejelasan. Sumber data ialah data primer dan sekunder. Data primer antara lain :
a. Observasi
Penulis melakukan pengamatan lapangan di Rumah Sakit Inco Soroako dengan berdasarkan
rancangan pengamatan yang telah disusun.
b. Wawancara
Pengambilan data melalui wawancara dengan medical personel di Rumah Sakit Inco Soroako.
Jawaban responden kemudian dirangkum oleh peneliti.
c. Kuisioner
Pengambilan data melalui angket atau kuisioner yang diberikan kepada Penanggung jawab instalasi
farmasi Rumah Sakit Inco Soroako.
Sedangkan data sekunder adalah sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung
melalui media perantara. Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah
disusun dalam arsip. Dalam penelitian ini, sumber data sekunder ialah struktur organisasi, laporan
pembelian, persediaan, dan laporan penggunaan persediaan obat.
Hasil dan Bahasan
Prosedur Audit Operasional atas Pengelolaan Obat-obatan yang dilakukan penulis selama penelitian
adalah sebagai berikut :
1. Survei Pendahuluan
Pada tahap ini auditor akan melakukan peninjauan awal terkait dengan pihak yang akan diaudit
(auditee). Hal-hal yang harus dipahami oleh auditor ialah struktur organisasi dan karakteristik
operasional dari auditee. Pemahaman mengenai jenis industri dan aturan legal yang berkaitan dengan
auditee juga harus dimiliki auditor.
2. Perencanaan Audit
Setelah mendapatkan pemahaman awal yang cukup mendalam mengenai bisnis dan aktivitas
operasional auditee, selanjutnya ialah melakukan perencanaan audit melalui Audit Program. Tujuan
dari perencanan audit adalah agar audit dijalankan secara efektif, efisien, dan ekonomis mengingat
banyaknya kegiatan operasional dari auditee. Melalui Audit Program maka diharapkan audit dapat
terarah dan mencapai hasil yang optimal.
3. Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan Audit ialah proses pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk menilai efektifitas
dan efisiensi kegiatan pengelolaan perbekalan obat-obatan di instalasi farmasi rumah sakit. Bukti dan
dokumen yang dikumpulkan kemudian diolah untuk mendapatkan temuan yang berpotensi memiliki
resiko yang cukup signifikan terhadap operasional dan tujuan perusahaan. Temuan dianalisis
berdasarkan kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan kemudian rekomendasi yang akan diberikan oleh
auditor kepada auditee.
4. Pelaporan Temuan
Pada tahap ini auditor akan memberikan laporan berisi temuan mengenai penyimpangan yang terjadi
terhadap kriteria yang berlaku dan menimbulkan inefisiensi, inefektivitas, ketidakhematan, dan
kelemahan dalam sistem pengendalian manajemen di perusahaan. Auditor juga memberikan
rekomendasi kepada auditi terkait dengan temuan yang ada.
Berdasarkan ruang lingkup yang telah ditetapkan peneliti, maka kegiatan yang diaudit adalah sebagai
berikut :
1. Audit atas Pemesanan Perbekalan Obat-Obatan.
Bertujuan untuk mengetahui apakah pemesanan perbekalan obat-obatan telah dilakukan dengan efektif
dan efisien, mengetahui apakah proses pemesanan perbekalan obat-obatan telah dilakukan sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan baik dari perusahaan maupun secara legal, dan untuk
mengetahui pencatatan dan pendokumentasian pemesanan perbekalan obat-obatan. Prosedur audit
yang dilakukan adalah melakukan pemeriksaan atas prosedur pemesanan perbekalan obat-obatan
apakah dibuat secara tertulis atau tidak, melakukan pemeriksaan atas kelengkapan dokumen
pemesanan perbekalan obat-obatan apakah telah tertera dengan jelas harga, tanggal, jenis obat, dan
kuantitas obat yang akan dipesan, dan melakukan pemeriksaan terkait dengan obat-obatan yang
dipesan sesuai dengan Formularium Obat yang telah ditetapkan pihak Rumah Sakit Inco.
2. Audit atas Penerimaan Perbekalan Obat-Obatan.
Bertujuan untuk mengetahui apakah proses penerimaan perbekalan obat-obatan sesuai dengan prosedur
yang berlaku, untuk mengetahui apakah obat-obat yang diterima telah sesuai dengan pesanan, dan
untuk mengetahui kelengkapan dan validitas pencatatan dan dokumen terkait dengan penerimaan obatobat. Prosedur audit yang dilakukan adalah melakukan pemeriksaan atas Standar Prosedur Opersional
terkait dengan penerimaan perbekalan obat-obatan, melakukan pemeriksaan atas dokumen terkait
dengan penerimaan perbekalan obat-obatan, dan melakukan pemeriksaan terkait dengan kesesuaian
obat-obatan yang diterima dari Logistik, dan melakukan pemeriksaan atas kesalahan dalam penerimaan
obat misalnya jenis dan kuantitas obat tidak sesuai dengan pesanan serta dokumen penerimaan yang
tidak lengkap.
3. Audit atas Penyimpanan Perbekalan Obat-Obatan.
Bertujuan ntuk mengetahui apakah Logistik dan Apotek memiliki prosedur penyimpanan obat-obatan
secara tertulis, untuk mengetahui apakah penyimpanan obat-obatan telah sesuai dengan prosedur yang
berlaku baik yang ditetapkan Rumah Sakit Inco maupun dari perundang-undangan yang berlaku, untuk
mengetahui keadaan fisik Logistik apakah cukup dapat melindungi keselamatan dan keutuhan obatobatan, dan untuk mengetahui cara penyimpanan dan penyusunan obat-obatan baik di Logistik maupun
di Apotek. Prosedur audit yang dilakukan adalah melakukan pemeriksaan Standar Prosedur
Operasional terkait penyimpanan obat-obatan, melakukan wawancara dengan petugas Logistik dan
Apotek terkait penyimpanan obat-obatan, melakukan tinjauan fisik gudang dan tempat penyimpanan
obat seperti lemari dan rak, memeriksa jumlah obat yang ada di tempat penyimpanan dan yang tertera
di Kartu Stok, melakukan pemeriksaan kondisi obat terkait dengan tanggal kadaluarsa dan segel obat,
dan melakukan observasi proses penyimpanan obat oleh petugas Storage dan Apotek.
4. Audit atas Distribusi Perbekalan Obat-Obatan
Bertujuan untuk mengetahui apakah Logistik dan Apotek memiliki Standar Prosedur Operasional
secara tertulis terkait dengan distribusi obat-obatan baik dari Storage ke Apotek maupun Apotek ke
pasien, untuk mengetahui apakah proses distribusi obat-obatan sesuai dengan prosedur yang berlaku,
untuk mengetahui apakah obat-obatan yang didistribusikan ke pasien sesuai dengan obat yang masuk
dalam daftar Formularium yang telah ditetapkan oleh Komite Farmasi Rumah Sakit Inco, dan untuk
mengetahui kelengkapan dan validitas pencatatan dan dokumentasi obat-obatan yang didistribusikan
ke pasien. Prosedur audit yang dilakukan adalah mempelajari prosedur distribusi perbekalan obatobatan dari Logistik ke Apotek dan dari Apotek ke pasien, melakukan pemeriksaan sample obat yang
didistribusikan ke pasien lalu dibandingkan dengan Formularium Obat, dan melakukan wawancara
lebih mendalam terkait dengan proses distribusi obat-obatan ke pasien.
5. Audit atas Perhitungan Persediaan Perbekalan Obat-Obatan
Bertujuan untuk mengetahui prosedur perhitungan persediaan perbekelan obat-obatan baik di Logistik
maupun Apotek, untuk mendapatkan gambaran hasil stock opname terakhir, untuk mengetahui
pengawasan perhitungan persediaan perbekalan obat-obatan baik di Storage maupun Apotek, dan
untuk mengetahui keakuratan perhitungan persediaan obat agar dapat melakukan estimasi pemakaian
obat. Prosedur audit yang dilakukan adalah melakukan peemeriksaan laporan stock opname Logistik
yang terbaru, melakukan pemeriksaan Query dari Apotek, melakukan stock opname dari sample obat
yang telah ditentukan secara random di Logistik dan Apotek, dan melakukan perbandingan Query
dengan Kartu Stok obat di Apotek.
6. Audit atas Sistem Pengendalian Internal Pengelolaan Persediaan Obat-obatan.
Peninjauan sistem pengendalian dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan dalam pengendalian
internal yang kemudian dijadikan dasar untuk menilai apakah kegiatan yang dijalankan sudah efektif
dan efisien serta memenuhi tujuan perusahaan. Prosedur audit yang dilakukan adalah melakukan
pemeriksaan terkait dengan pembagian tugas dan wewenang di Logistik dan Apotek, melakukan
pemeriksaan prosedur dalam kegiatan pembaharuan data atau harga terbaru dari obat-obatan,
melakukan pemeriksaan laporan evaluasi dari pihak Rumah Sakit atas kinerja PT Anugrah Husada
sebagai pengelola obat-obatan, memberikan daftar pertanyaan berupa kuisoner terkait dengan
Pengendalian Internal atas pengelolaan obat-obatan di instalasi Farmasi Rumah Sakit Inco Soroako,
dan melakukan wawancara dengan petugas Logistik dan Apotek terkait dengan Pengendalian Internal
yang diterapkan.
Setelah melakukan audit operasional atas pengelolaan perbekalan obat-obatan di instalasi farmasi Rumah
Sakit Inco melalui beberapa pengujian substantif, maka diperoleh beberapa temuan sebagai berikut :
a. Proses pembaharuan harga obat ke sistem informasi manajemen Rumah Sakit (HIMS).
Untuk setiap pengisian dan/atau perubahan data terkait harga harus dilakukan mekanisme “review and
approval”. Sedangkan yang terjadi adalah harga obat baru yang dimasukkan kedalam sistem HIMS
belum dilakukan verifikasi dan mekanisme persetujuan dari staf Vale untuk memastikan semua
perubahan harga yang diinput telah akurat dan lengkap sesuai dengan daftar harga yang disetujui
Komite Farmasi Rumah Sakit. Resiko yang terkait dengan hal ini adalah kesalahan input dan/atau
transaksi yang tidak diotorisasi.
b. Pemantauan berkala atas kualitas dan masa kadaluarsa obat
Kualitas dan masa berkala obat seharusya diperiksa secara berkala oleh pihak yang independen. Tetapi
pihak Rumah Sakit belum secara rutin melakukan peninjauan dan monitoring atas obat-obat yang
terdapat di Logistik dan instalasi farmasi. Resiko dari hal ini adalah adanya kemungkinan obat-obatan
yang terdapat di gudang atau logistik tidak sesuai dengan standar dan kebijakan dari pihak Rumah
Sakit INCO Soroako terkait dengan kualitas maupun kuantitasnya. Rekomendasi yang diberikan
adalah perwakilan PT Vale dan/atau Rumah Sakit sebagai pihak independen melakukan stok opname
secara berkala (misal: tiap 6 bulan) obat-obatan yang ada di Apotek dan Logistik.
c. Pengisian kartu stok obat
Kartu stok harus diisi secara akurat dan lengkap. Tetapi beberapa data jumlah obat yang tertera di kartu
stok tidak valid karena tidak sesuai dengan jumlah obat yang ada di rak. Resiko terkait dengan hal ini
adalah rartu stok tidak diisi secara akurat dimana ditemukan selisih jumlah obat yang dikeluarkan
dengan yang dicatat di kartu stok. Setiap perbedaan atau selisih jumlah yang ditemukan harus segera
dikoreksi menjadi jumlah yang benar.
d. Terdapat praktek penjualan obat kepada bukan pasien RS Inco, terutama jika obat yang dijual di luar
formularium. Sebagai tambahan, list obat yang dijual tidak pernah diperiksa oleh KFT/pihak RS Inco.
Resiko terkait dengan hal ini adalah Rumah Sakit Inco dapat dimintai pertanggungjawaban jika ada
pasien yang bermasalah terkait obat yang dibeli di apotek tersebut. Rekomendasi yang diberikan
adalah pihak Rumah Sakit Inco harus memiliki pengawas yang secara rutin melakukan pemeriksaan
atas kegiatan operasional apotek dan melakukan peninjauan ulang terhadap kontrak yang diberikan
kepada kontraktor terutama mengenai praktek yang dijalankan sendiri.
e. Pengadaan Obat
Berdasarkan Lampiran PerMenKes No.58/2014 bab II.3.D, expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali
untuk Sediaan Farmasi , Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan
lain-lain). Obat yang diterima oleh pihak rumah sakit tidak memenuhi syarat Peraturan Menteri
Kesehatan yang terbaru, terkait dengan pengadaan obat dan ketentuan masa kadaluarsa dari obat yang
diterima teresebut. Resiko yang berkaitan dengan hal ini adalah kegiatan operasional yang dijalankan
tidak sesuai dengan aturan pemerintahan dan pada saat ada sidak dari DinKes maka standar obatobatan yang ada di dalam lingkungan Rumah Sakit Inco tidak memenuhi kebijakan yang berlaku
khususnya untuk tanggal kadaluarsa obat. Rekomendasi yang diberikan ialah obat-obatan yang
diterima seharusnya sesuai dengan syarat yang ada di dalam peraturan pemerintah.
f. Penempatan obat-obatan berdasarkan kategori Look Alike Sound Alike (LASA).
Berdasarkan Lampiran PerMenKes No.58/2014 bab II.5,Obat-obatan yang masuk dalam kategori
“Look Alike Sound Alike (LASA)” harus diletakkan berjauhan. Tetapi obat-obat yang termasuk dalam
kategori “LASA” masih diletakkan berdekatan dan berdampingan. Resiko terkait dengan hal ini adalah
kesalahan dalam pengambilan obat oleh petugas Apotek. Rekomendasi yang diberikan adalah
penyimpanan obat-obatan sesuai dengan aturan legal yang berlaku.
g. Pengendalian tanggal kadaluarsa vaksin
Berdasarkan prosedur yang ada di apotek, setiap vaksin yang masuk harus dicantumkan tanggal
kadaluarsa di kartu stok. Tetapi setiap penerimaan vaksin belum dicantumkan tanggal kadaluarsa
sesuai dengan peraturan yang ada. Resiko terkait dengan hal ini adalah sulit mengidentifikasi masa
kadaluarsa vaksin yang tergolong cukup pendek. Rekomendasi yang diberikan adalah menambahkan
kolom tanggal kadaluarsa di kartu stok vaksin.
Simpulan dan Saran
Simpulan
Berdasarkan audit operasional atas pengelolaan perbekalan obat-obatan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Inco Soroako yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa :
1. Bila dilihat secara keseluruhan, sebagian pengelolaan perbekalan obat-obatan di bagian farmasi Rumah
Sakit PT Inco Soroako telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang diterapkan rumah sakit.
Namun masih terdapat beberapa hal yang belum sesuai dengan prosedur yang diterapkan Rumah Sakit.
2. Sebagian besar pengendalian internal dalam Rumah Sakit Inco, khususnya pada Divisi Logistik dan
Apotek dapat dikatakan baik dalam pembagian tugas dan penerapan prosedur operasional. Namun
Rumah Sakit belum melakukan pengawasan secara rutin dan mendalam pada pengelolaan perbekalan
obat-obatan di instalasi farmasi.
3. Penerapan pengendalian internal terhadap persediaan obat-obatan di Farmasi Rumah Sakit INCO
Sorowako jika dibandingkan dengan teori yang terdapat dalam buku referensi ialah sebagian besar
sudah sesuai dengan pilar COSO. Namun sebagian area belum dapat dikatakan telah sesuai dengan
pengendalian internal yang diharapakan. Pengendalian internal terkait dengan struktur organisasi dan
pembagian tugas yang telah dilakukan dengan baik. Penilaian resiko yang diterapakan belum cukup
baik karena beberapa area masih belum dilakukan pengawasan secara mendalam oleh pihak Rumah
Sakit. Arus informasi dan komunikasi di instalasi farmasi Rumah Sakit Inco telah berjalan dengan
baik dan tertata sesuai dengan prosedur yang berlaku. Aktivitas pengendalian transaksi terkait dengan
pengelolaan perbekalan obat-obatan di Rumah Sakit Inco Soroako belum dijalankan dengan baik
karena belum dijalankannya fungsi otorisasi terpisah pada tahap setelah update harga obat oleh pihak
Rumah Sakit Inco Soroako.
4. Prosedur operasional yang sesuai untuk diterapkan dalam pengelolaan perbekalan obat-obatan di
bagian farmasi Rumah Sakit PT INCO Soroako adalah diberlakukannya pengawasan dan penilaian
khusus secara rutin, mendalam, dan berkelanjutan dari pihak Rumah Sakit Inco terhadap PT Anugrah
Husada selaku kontraktor pengelola persediaan obat-obatan di instalasi farmasi Rumah Sakit Inco
Soroako. Pihak Rumah Sakit juga harus melakukan pengecekan secara berkala terhadap perbekalan
obat-obatan yang ada di Divisi Logistik dan Apotek sebelum didistribusikan kepada pasien.
Saran
Berdasarkan kesimpulan dan hasil audit yang telah dilakukan, penulis dapat memberikan saran mengenai
beberapa hal untuk perbaikan dan peningkatan efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional Rumah Sakit
dalam mengelola perbekalan obat-obatan, antara lain :
1. Pihak Rumah Sakit Inco sebaiknya memiliki prosedur operasional yang baku terkait dengan otoritas
validasi harga obat yang baru yang dimasukkan kedalam HIMS agar harga yang tertera dan digunakan
benar-benar valid.
2. Pihak Rumah Sakit Inco sebaiknya melakukan pengawasan dan penilaian secara berkala terkait dengan
kualitas obat-obatan yang ada. Peninjauan pada fasilitas penunjang kegiatan pengelolaan perbekalan
obat-obatan juga dilakukan baik pada Divisi Logistik maupun di Apotek oleh Rumah Sakit Inco.
3. Petugas Logistik maupun Apotek harus lebih cermat dan teliti terutama dalam melakukan pengambilan
obat dari rak penyimpanan dan melakukan perhitungan obat-obatan untuk dicatat di Kartu Stok.
4. Pihak Rumah Sakit Inco sebaiknya melakukan pengawasan rutin dan penelaahan lebih lanjut terhadap
kontrak yang diterapkan dengan pengelola perbekalan farmasi, terkait dengan kegiatan operasional
diluar pelayanan kepada pasien karyawan PT Vale Indonesia maupun Non-Vale.
5. Pihak Rumah Sakit Inco harus melakukan penindakan tegas terhadap hal-hal yang tidak sesuai dengan
aturan dan kebijakan yang ada, terutama pada hal-hal yang terkait dengan integritas karyawan dan
perusahaan.
6. Penyimpanan obat-obatan baik di Logistik maupun Apotek harus sesuai dengan standar pemerintah
yaitu tanggal kadaluarsa obat-obatan yang disimpan tidak boleh kurang dari dua tahun.
7. Penyimpanan obat-obatan baik di Logistik maupun Apotek harus sesuai dengan standar pemerintah
yang menyatakan bahwa obat-obatan yang termasuk dalam kategori “Look Alike Sound Alike” (LASA)
tidak boleh diletakkan secara berdampingan.
8. Petugas apotek harus dengan mudah mengindentifikasi masa kadaluarsa vaksin dengan melakukan
kontrol tanggal kadaluarsa vaksin melalui Kartu Stok vaksin. Format kartu stok vaksin harus lengkap
dengan memuat tanggal kadaluarsa vaksin.
Referensi
Agoes, Sukrisno. (2012). Auditing Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan Oleh Akuntan Publik. , Jakarta.
Jilid 1, Edisi Keempat : Salemba Empat
Beard, Jon., M. Ashley, D. Chalkley. (2014). Improving the Efficiency of a Hospital Pharmacy Service :
The Journey One Hospital Pharmacy. European Journal of Hospital Pharmacy 21 (7) : 208 – 215
Boynton, W. C., Johnson, R. N. (2006). Modern Auditing Assurance Service and the Integrity of Financial
Reporting Eighth Edition. USA : John Wiley & Sons, Inc.
Halo Vale. 2014. Karyawan Sehat, Karyawan Produktif. Februari 2014.Internal Magazine PT Vale
Indonesia.Volume 07
Hartini, Yustina, Sulasmono. (2010). Apotek : Ulasan Beserta Naskah Peraturan Perundang-undangan
terkait Apotek Termasuk Naskah dan Ulasan Permenkes tentang Apotek Rakyat. Yogyakarta. Edisi
Ketiga : Universitas Sanata Dharma.
Kumaat, Valery G. (2011). Audit Internal. Jakarta: Erlangga
Kuswardani D. A., Ibnu G. G., Achmad P. (2011). Analisis Aplikasi Standar Pelayanan Kefarmasian di
Apotek Kota Yogyakarta. Jurnal Manajemen dan Pelayanan Farmasi 1 (1) : 49-55
O. Ray, Whittington dan Pany, K. (2012). Principles of Auditing, and Other Assurance Services. New
York. 18th Edition : Mc-Graw-Hill
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009. Undang-Undang
Tentang Rumah Sakit. Sekretariat Negara. Jakarta.
Republik Indonesia. 2014. Keputusan Menteri Kesehatan No. 58 Tahun 2014. Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit. Sekretariat Negara. Jakarta.
Sa’adah, Evi., Andadari, N., Kurniawati, J. (2014). Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Perbekalan
Farmasi di Instalasi Bedah Sentral Rumah Sakit Umum Daerah Gambiran Kediri. Jurnal Kedokteran
Universitas Brawijaya Malang 28 (1) : 15-19
Sari, Petty Aprilia. (2013). Analisis Pengendalian Intern Persediaan Obat-Obatan untuk Pasien Umum di
Klinik Ibumas Tanjungpinang. Skripsi. Fakultas Ekonomi Universitas Maritim Raja Ali Haji
Tanjungpinang
Y. Tsvetanova. (2014). Features of Internal Audit in Pharmaceutical Industry. Pharmacia 61 (2) : 30-34
http://iiste.org/Journals/index.php/RJFA/article/viewFile/11905/12261
Riwayat Penulis
Stephani Gloria Datu Sampetoding, lahir di Ujung Pandang pada tanggal 24 Mei 1993. Penulis
menamatkan pendidikan Strata-1 (S1) di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun
2015.
Download