manajemen proyek - UIGM | Login Student

MANAJEMEN PROYEK
MANAJEMEN OPERASIONAL
MINGGU KETIGA
BY. MUHAMMAD WADUD, SE., M.SI.
FAKULTAS EKONOMI UNIV. IGM
POKOK BAHASAN
•
•
•
•
PENGERTIAN
PENGORGANISASIAN PROYEK
PENJADWALAN PROYEK
PERCEPATAN DAN PEMBIAYAAN PROYEK
PENGERTIAN
• MANAJEMEN MENGANDUNG ARTI POSISI DAN
PROSES.
– POSISI : SEORANG ATAU SEKELOMPOK ORANG YANG
BERTANGGUNG JAWAB MELAKUKAN PENGKAJIAN,
PENGANALISISAN, PERUMUSAN KEPUTUSAN, DAN
PENGAMBILAN INISIATIF ATAS TINDAKAN YANG
SESUAI ATAU TERBAIK DI DALAM SEBUAH
ORGANISASI.
– PROSES : FUNGSI DARI PERENCANAAN,
PENGKOORDINASIAN, DAN PENGGERAKAN AKTIVITAS
DARI SEBUAH ORGANISASI.
• PROYEK ADALAH SUATU KEGIATAN YANG MEMPUNYAI
TUJUAN KHUSUS YANG HARUS DIWUJUDKAN DALAM
WAKTU YANG SUDAH DITENTUKAN DENGAN
ANGGARAN BIAYA YANG SUDAH DITETAPKAN DAN
TELAH DIBEBANKAN UNTUK DIDEFINISIKAN ATAU
DILAKSANAKAN.
• ATAU DENGAN KATA LAIN PROYEK PADA DASARNYA
MERUPAKAN PROSES PEMBUATAN SUATU PRODUK
UNIK, BAIK BERUPA PRODUK BARU MAUPUN
MENJALANKAN JENIS BISNIS BARU YANG AKAN
DISELESAIKAN PADA WAKTU TERTENTU.
– CONTOH : PROYEK PERUMAHAN, PROYEK KAPAL
TERBANG, PROYEK JEMBATAN DLL
• MANAJEMEN PROYEK (CHASE, DKK, 2001) SEBAGAI PERENCANAAN,
PENGGERAKAN, DAN PENGENDALIAN SUMBER DAYA (6M) UNTUK
MEMENUHI SPESIFIKASI TEKNIS, BIAYA DAN WAKTU PENYELESAIAN
PENGERJAAN PRODUK YANG BERSIFAT UNIK YANG TELAH DITENTUKAN
SEBELUMNYA.
• MANAJEMEN PROYEK (APICS) YAITUPENGGUNAAN KETERAMPILAN DAN
PENGETAHUAN DALAM MENGKOORDINASIKAN PENGORGANISASIAN,
PERENCANAAN, PENJADWALAN, PENGGERAKAN, PENGENDALIAN,
PEMANTAUAN DAN PENGEVALUASIAN DARI AKTIVITAS YANG TELAH
DITENTUKAN SEBELUMNYA UNTUK MENJAMIN BAHWA TUJUAN DARI
SUATU PROYEK, BARANG YANG DIOLAH ATAU JASA YANG AKAN
DISERAHKAN TERCAPAI.
• UNSUR POKOK DALAM MANAJEMEN PROYEK :
–
–
–
–
PRODUK BERSIFAT UNIK ATAU SPESIFIK
PROSES TIDAK REPETITIF
SPESIFIKASI PRODUK DITENTUKAN OLEH PELANGGAN
KEINGINAN PELANGGAN DITERJEMAHKAN OLEH
DEWAN DIREKSI MENJADI DESAIN PRODUK/PROYEK
– UNTUK MELAKSANAKAN PROYEK, DIREKSI MENYUSUN
ANGGARAN PROYEK, JADWAL WAKTU PELAKSANAAN
DAN ACUAN JAMINAN MUTU
– PELAKSANAAN PROYEK UNTUK MEMENUHI PESANAN
PELANGGAN
GAMBAR : UNSUR DAN PROSES PENGELOLAAN SEBUAH PROYEK
PESANAN PELANGGAN
SPESIFIKASI KEINGINAN &
KEBUTUHAN
DEWAN DIREKSI
DESAIN PRODUK
PROYEK
ANGGARAN
JAMINAN MUTU
WAKTU PELAKSANAAN
STEP 1 : PLAN
STEP 2 : DIRECT
KELUARAN PROYEK
STEP 3 : CONTROL
PENGORGANISASIAN PROYEK
• ADA 3 PENDEKATAN MANAJERIAL DALAM
MENGORGANISASIKAN PROYEK :
– PENDEKATAN MANAJEMEN KLASIK/FUNGSIONAL
• PADA PENDEKATAN INI KEGIATAN DISUSUN MENURUT FUNGSIFUNGSI MANAJEMEN (POADC)
• ADA BEBERAPA PRINSIP POKOK YAITU : DEPARTEMENTALISASI &
SPESIALISASI, STRUKTUR ORGANISASI (HIRARKIS-PIRAMID), ASAS
KESATUAN KOMANDO, ASAS DAN MEKANISME PEMBUATAN
KEPUTUSAN YANG JELAS
– PENDEKATAN SISTEM
• PADA PENDEKATAN SISTEM ORGANISASI DILIHAT DARI HUBUNGAN
IPO SEHINGGA DEPARTEMEN DISUSUN DENGAN MENGACU PADA
POLA HUBUNGAN YANG DIMAKSUD
– PENDEKATAN SITUASIONAL
• ORGANISASI DISUSUN MENURUT PERTIMBANGAN YANG DIHADAPI
APAKAH PROYEK RUMIT ATAU SEDERHANA.
• MENURUT CHASE & AQUALINO (1995)
ORGANISASI PROYEK DAPAT DISUSUN
DENGAN MEMAKAI 3 MACAM PENDEKATAN
PENGORGANISASIAN YAITU :
– PROYEK MURNI
– PROYEK FUNGSIONAL
– PROYEK MATRIK
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN TIPE PROYEK
TIPE PROYEK
KELEBIHAN
KEKURANGAN
PROYEK MURNI
1.
2.
1. TERJADI INEFISIENSI SUMBER DAYA TIDAK
TERPAKAI SEMUA
2. TUJUAN DAN KEBIJAKAN ORGANISASIONAL
TERABAIKAN, STAF PROYEK TERGANTUNG
KEPALA KANTOR
3. TIDAK ADA JAMINAN PEKERJAAN SETELAH
PROYEK SELESAI
4. ORGANISASI KETINGGALAN TEKNOLOGI
KARENA ADA FUNGSIONALISASI
3.
4.
MANAJER PROYEK MEMILIKI OTORITAS PENUH ATAS PROYEK
MANAJER BAGIAN HANYA MELAPOR KEPADA SEORANG ATASAN
DENGAN TANPA HARUS MEMBAGI LOYALITAS PADA MANAJER
FUNGSIONAL
GARIS KOMUNIKASI LEBIH PENDEK, KEPUTUSAN LEBIH CEPAT
KEBANGGAN, MOTIVASI DAN KOMITMEN STAF PROYEK TINGGI
PROYEK FUNGSIONAL
1. STAF DAPAT BEKERJA DI BEBERAPA PROYEK
2. KEMAMPUAN TEKNIS PERSONIL TERPELIHARA KARENA ADA
FUNGSIONALISASI
3. ADA JAMINAN PEKERJAAN SETELAH PROYEK SELESAI
4. KEAHALIAN SPESIALISASI DAPAT MEMBANGUN SINERGITAS YANG
EFEKTIF
1. MOTIVASI STAF PROYEK RENDAH
2. KEBUTUHAN DARI CLIENT BERSIFAT
SEKUNDER DAN RESPONS RENDAH
3. ASPEK YANG TIDAK BERKAITAN SECARA
LANGSUNG DENGAN FUNGSI YANG ADA,
LAMBAN PENANGANA
PROYEK MATRIKS
1. KOMUNIKASI DENGAN DIVISI LANCAR
2. DUPLIKASI SUMBER DAYA MINIMUM
3. ADA JAMINAN KEAMANAN KERJA PADA STAF PROYEK SESUDAH
PROYEK SELESAI
4. KEBIJAKAN ORGANISASI INDUK DIJABARKAN DI PROYEK SEHINGGA
DUKUNGAN TINGGI
5. MANAJER PROYEK TETAP BERTANGGUNG JAWAB ATAS
KEBERHASILAN PROYEK
1. ADA DUA ATASAN MANAJER PROYEK DAN
FUNGSIONAL, MANAJER FUNGSIONAL
KADANG DITAATI
2. KEBERHASILAN PROYEK TERLETAK PADA
KEKUATAN MANAJER PROYEK MEMBUAT
NEGOSIASI
3. SIFAT MEMENTINGKAN PROYEK TERTENTU
SANGAT BERBAHAYA, SUMBER DAYA
DAPAT SAJA DITAHAN DAN TIDAK
DIALOKASIKAN KE PROYEK LAIN
PENJADWALAN PROYEK
BAGAN GANTT
JADWAL
ACUAN PENYELENGGARAAN PROYEK
METODE JARINGAN KERJA
PERT
CPM
• PERT (PROGRAMMING EVALUATING AND
REVIEW TECHNIQUES) ADALAH TEKNIK
MERENCANAKAN MENGEVALUASI, DAN
MENELAAH PROYEK.
• CPM (CRITICAL PATH METHOD) ADALAH
MERUPAKAN METODE PENJADWALAN YANG
DIKEMBANGKAN KEMUDIAN SEBAGAI
PENYEMPURNA TERHADAP KEKURANGAN
DAN KETERBATASAN METODE PERT.
PERT
• METODE PERT MEMPUNYAI ASUMSI BAHWA PROYEK
YANG AKAN DILAKSANAKAN ADALAH PROYEK BARU,
TIDAK ADA CONTOH SEBELUMNYA SEHINGGA BERSIFAT
PROBABILISTIK. BERDASARKAN ASUMSI ITU MAKA
ORIENTASI METODE PERT ADALAH MENGOPTIMALKAN
WAKTU PENYELESAIAN PROYEK DAN BELUM
MENEKANKAN SOAL MINIMASI BIAYA.
• ADA 3 KATEGORI WAKTU DALAM METODE PERT :
• a=OPTIMISTIC TIME, PERKIRAAN WAKTU PENYELESAIAN
PEKERJAAN ATAS DASAR ASUMSI BAHWA TIDAK ADA KENDALA.
• b=PESSIMISTIC TIME, PERKIRAAN WAKTU PENYELESAIAN
PEKERJAAN ATAS DASAR ASUMSI TERDAPAT BERBAGAI MACAM
KENDALA
• m=MOST LIKELY TIME, WAKTU PALING MUNGKIN UNTUK
MENYELESAIKAN PEKERJAAN YANG BERSANGKUTAN.
• te=EXPECTED TIME, HARAPAN WAKTU UNTUK MENYELESAIKAN
SEBUAH PROYEK
RUMUS PERT
• LANGKAH2 DALAM MENYUSUN DIAGRAM JARINGAN KERJA :
– MERUMUSKAN VISI DAN TUJUAN
– MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN YANG HARUS DISELESAIKAN PADA PROYEKPROYEK YANG BERSANGKUTAN
– MENGIDENTIFIKASI URUTAN PELAKSANAAN PEKERJAAN YANG ADA
– MEMBUAT DIAGRAM PENGERJAAN PROYEK
– MENETAPKAN JALUR KRITIS PROYEK
– MENGHITUNG STANDAR DEVIASI JALUR KRITIS PROYEK
– MENGHITUNG PROBABILITA PENYELESAIAN PROYEK SESUAI YANG DIMINTA
OLEH PEMILIK PROYEK
– MENGHITUNG BIAYA NYATA PROYEK
– MENGEVALUASI ALTERNATIF PERCEPATAN YANG MUNGKIN
• PADA DIAGRAM PERT WAKTU SETIAP EVENT ADA DUA MACAM YAITU
WAKTU PALING CEPAT MEMULAI DAN MENYELESAIKAN KEGIATAN (TE,
EARLIEST TIME TO START AND COMPLETION ACTIVITY) DAN WAKTU
PALING LAMBAT MEMULAI DAN MENYELESAIKAN KEGIATAN (TL, LATEST
TIME TO START AND COMPLETION ACTIVITY).
• CARA PENULISAN SBB :
TE = 0+TE=0
TE = O
KEGIATAN A
KEGIATAN B
2
1
TE = 2 MINGGU
TL = 2 – 2 = 0
TE = 2+4 =6
3
TE = 4 MINGGU
TL = 6 – 4 = 2
TL = 6
AGAR PEKERJAA
DAPAT SELESAI
DALAM WAKTU 6
MINGGU, MAKA TL
PALING LAMBAT
SELESAI ADALAH 6
MINGGU
• SELANJUTNYA PADA PENDEKATAN KEDUA
LANGKAH PERTAMA PEMECAHAN ADALAH
MENCARI NILAI SLACK SETIAP KEGIATAN DAN
LINTASAN YANG MELALUI PEKERJAAN YANG
MEMILIKI WAKTU LUANG (SLACK TIME) = 0
ADALAH JALUR KRITIS PROYEK, WAKTU LUANG
DIHITUNG SBB : TS = TL - TE
CPM
• CPM (CRITICAL PATH METHOD) ATAU METODE
JALUR KRITIS MERUPAKAN DIAGRAM KERJA
YANG MEMANDANG WAKTU PELAKSANAAN
KEGIATAN YANG ADA DALAM JARINGAN YANG
BERSIFAT UNIK/TUNGGAL DAN
DETERMINISTIC/PASTI DAN DAPAT DIPREDIKSI
KARENA ADA PENGALAMAN MENGERJAKAN
PEKERJAAN YANG SAMA PADA PROYEK
SEBELUMNYA.
MODEL SEDERHANA CPM
KEGIATAN
B
LS
ES
A
D
2
EF
3
LF
WAKTU PENGERJAAN
GARIS HUBUNGAN
PRESEDENSI (URUTAN)
C
5
4
• PERBEDAAN PERT DAN CPM
NO
UNSUR
PERT
CPM
1
SIFAT WAKTU KEGIATAN
PROBABILISTIK
DETERMINISTIK
2
ASUMSI YANG MENDASARI
BELUM ADA PENGALAMAN
SEBELUMNYA
ADA PENGALAMAN
SEBELUMNYA
3
ARTI GARIS PANAH
KEGIATAN
HUBUNGAN PRESIDENSI
4
ARTI LINGKARAN KECIL
EVENT AWAL DAN AKHIR
KEGIATAN
KEGIATAN
5
JENIS WAKTU JARINGAN
TE DAN TL
ES, EF, LS, LF
6
KEGIATAN DUMMY
ADA
TIDAK ADA
7
SASARAN UTAMA
OPTIMALISASI WAKTU
OPTIMALISASI WAKTU DAN
BIAYA
KET : ES (EARLIEST TO START, WAKTU PALING AWAL UNTUK MEMULAI SEBUAH KEGIATAN),N EF (EARLIEST FINISH, WAKTU PALING AWAL UNTUK
MENYELESAIKAN KEGIATAN) LS (LATES START, WAKTU PALING LAMBAT UNTUK MEMULAI SEBUAH KEGIATAN), LF (LATEST FINISH, WAKTU PALING
LAMBAT UNTUK MENYELESAIKAN SEBUAH KEGIATAN)