MANAJEMEN PROYEK

MANAJEMEN PROYEK
PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK
 Saat tim manajemen proyek Bechtel memasuki Kuwait, tim tersebut secara cepat
harus memobilisasi tenaga internasional.
 Saat Microsoft Corporation memulai pengembangan Windows XP-progam yang
terbesar, paling kompleks, dan tekini-waktu adalah sesuatu yang paling kritis bagi
seorang manajer proyek.
 Saat Hard Rock Café mensponsori Rockfest, yang menarik lebih dari100.000 fans
pada konser tahunanny, manajer proyek telah memulai perencanaan sekitar 9
bulan sebelumnya.
Bechtel, Microsoft, dan Hard Rock Café hanya tiga contoh dari perusahaan yang
menghadapi fenomena modern: kompleksitas proyek yang semakin bertambah dan siklus
hidup produk/jasa (PLC/SLC) yang menurun.Perubahan ini berasal dari kewaspadaan
terhadap nilai strategis persaingan berbasis waktu dan keharusan perbaikan kualitasyang
terus menerus.
Penjadwalan proyek adalah tantangan yang sulit bagi manajer operasi. Resiko pada
manajemen proyek sangat tinggi. Kelebihan biaya dan keterlambatan yang tidak
diperlukan terjadi karena penjadwalan dan pengendalian yang buruk.
Proyek yang menghabiskan waktu bulanan atau tahunan hingga selesai biasanya
dikembangkan di luar system produksi normal. Organisasi proyek pada perusahaan dapat
dibentuk untuk menangani pekerjaan semacam itu dan sering kali dibubarkan saat proyek
selesai. Pada situasi lain, manajer melihat proyek hanya merupakan bagian dari pekerjaan
mereka.
Manajemen Proyek meliputi 3 fase :
1. Perencanaan. Fase ini mencakup penetapan sasaran, mendefinisikan proyek, dan
organisasi tim-nya.
2. Penjadwalan. Fase ini menghubungkan orang, uang, dan bahan untuk kegiatan
khusus dan menghubungkan masing-masing kegiatan satu dengan lainnya.
3. Pengendalian. Di sini perusahaan mengawasi sumber daya, biaya, kualitas, dan
anggaran. Perusahaan juga merevisi atau mengubah rencana dan menggeser atau
mengelola kembali sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan
biaya.
PERENCANAAN PROYEK
Proyek dapat didefinisikan sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada statu hasil
utama. Di dalam perusahaan, Organisasi proyek (project organization) dibentuk untuk
memastikan progam yang telah ada tetap berjalan dengan lancar secara harian (day-today basis), sementara proyek baru dapat berhasil diselesaikan.
Organisasi proyek akan bekerja baik bila :
1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.
2. Pekerjaan tersebut unik atau tidak begitu biasa dalam organisasi yang ada.
3. Pekerjaan mengandung tugas-tugas kompleks dan saling berhubungan yang
membutuhkan ketrampilan khusus.
4. Proyek sifatnya sementara tetapi penting bagi organisasi.
5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi.
Manajer Proyek
Anggota tim proyek sementara ditugaskan pada sebuah proyek dan membuat laporan
pada manajer proyek. Manajer yang memimpin proyek mengkoordinasikan kegiatan
dengan depatemen lain dan membuat laporan langsung kepada manajemen puncak.
Manajer proyek mendapatkan sorotan dalam perusahaan dan bertanggung jawab
memastikan bahwa :
1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu
yang tepat.
2. Proyek selesai sesuai dengan anggaran.
3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.
4. Orang-orang yang ditugaskan pada proyek mendapatkan motivasi, arahan, dan
informasi yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan mereka.
Struktur Pecahan Kerja (Work Breakdown Structure-WBS)
Tim manajemen proyek memulai tugasnya denagn baik sebelum pelaksanaan proyek
sehingga perencanaan dapat dikembangkan terlebih dahulu. Salah satu dari tahapan
awalnya adalah secara cermat menetapkan tujuan proyek, selanjutnya memecah proyek
menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan baik. Struktur pecahan kerja (work
breakdown structure-WBS) mendefinisikan proyek dengan membaginya menjadi
subkomponen (atau tugas) utama, yang selanjutnya dibagi lagi menjadi kompnen yang
lebih detail, dan akhirnya menjadi seperangkat kegiatan dan biaya yang terkait.
Struktur pecahan kerja umumnya menurun dalan ukuran dari atas ke bawah dan
dimasukkan seperti ini :
1. Tingkat proyek
2.
3.
4.
Tugas-tugas utama dalam proyek
Subtugas-subtugas pada tugas utama
Kegiatan (atau “paket kerja”) yang harus diselesaikan.
No Identitas
Tingkat
Tingkat
Kegiatan
1
1.0
Mengembangkan/meluncurkan sistem operasi Windows XP
2
1.1
Pengembangan Guls
2
1.2
Memastikan kesesuaian dengan versi Windows sebelumnya
3
1.21
Kesesuaian dengan Windows 98
3
1.22
Kesesuaian dengan Windows NT
3
1.23
Kesesuaian dengan Windows 2000
4
1.231
Kemampuan mengimpor file
PENJADWALAN PROYEK
Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh kegiatan
proyek. Satu pendekatan penjadwalan proyek yang popular adalah Diagram Gantt.
Diagram Gantt adalah cara berbiaya rendah yang membantu para manajer memastikan
bahwa :
1. Semua kegiatan telah direncanakan
2. Urutan kinerja telah diperhitungan
3. Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat
4. Keseluruhan waktu proyek telah dibuat.
Diagram Gantt merupakan Diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalan
sumber daya dan alokasi waktu.
Diagram Gantt juga merupakan contoh teknik non matematis yang banyak digunakan dan
sangat popular di kalangan para manajer karena sederhana dan mudah dibaca.
Ringkasnya, pendekatan apapun yang diambil oleh manajer proyek, penjadwalan
proyek membantu dalam bidang :
1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan dengan kegiatan lainnya dan terhadap
keseluruhan proyek.
2. Mengindentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realitios untuk setiap kegiatan.
4. Membantu penggunaan orang, uang, dan sumber daya bahan dengan
mengidentifikasikan bottleneck kritis (hal-hal yang mungkin menghambat suatu
proyek) pada proyek.
PENGENDALIAN PROYEK
Pengendalian proyek besar, sebagaimana pengendalian sistem manajemen apapun,
melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran.
Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisi rencana proyek
dan pengaturan sumber daya ke mana mereka paling paling diperlukan laporan
PERT/CPM yang sudah terkomputerisasi data diagram khas dapat ditemukan pada
pengguna komputer pribadi.
TEKNIK MANAJEMEN PROYEK: PERT DAN CPM
Teknik evaluasi dan ulasan progam (umumnya dikenal cukup luas sebagai progam
evaluation and review tehnique-PRT) dan metode jalur kritis (umumnya dikenal
sebagai critical part method-CPM), dikembangkan di tahun 1950-an untuk membantu
para manajer membuat penjadwalan, memonitor, dan mengendalikan proyek besar dan
kompleks. CPM muncul terlebih dahulu, di tahun 1957, sebagai alat yang dikembangkan
oleh J.E Kelly dari Remington Rand dan M.R Walker dari dupont untuk membantu
pembangunan dan pemeliharaan pabrik kimia di dupont. Secara terpisah, PERT
dikembangkan di tahun 1958 oleh Biiz, Allen dan Halminton untuk U.S Navy (Angkatan
Laut Amerika Serikat).
Teknik evaluasi dan ulasan progam
merupakan teknik manajemen proyek yang
menggunakan tiga perkiraan waktu untuk setiap kegiatan.
Metode jalur kritis adalah teknik manajemen proyek yang menggunakan hanya satu
faktor waktu per kegiatan.
Jalur Kritis adalah jalur waktu terpanjang melalui suatu jaringan.
Rangka Pikiran PERT dan CPM
PERT dan CPM keduanya mengikuti enam langkah dasar :
1. Mendefinisikan proyek dan menyiapkan stuktur pecahan kerja
2. Membangun hubungan antara kegiatan. Memutuskan kegiatan mana yang harus
lebih dahulu dan yang mana yang harus mengikuti yang lain.
3. Menggambarkan jaringan yang menghubungkan keseluruhan kegiatan.
4. Menetapkan perkiraan waktu dan/atau biaya untuk tiap kegiatan.
5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan. Ini yang disebut jalur kritis.
6. Menggunakan jarinagn untuk membantu perencanaan, penjadwalan, dan
pengendalian proyek.
Pada langkah yang ke 5, yaitu menentukan jalur kritis adalah bagian utama dalam
pengendalian proyek. Kegiatan pada jalur kritis mewakili tugas yang akan menunda
keseluruhan proyek, kecuali bila mereka dapat diselesaikan tepat waktu. Manajer
mempunyai keleluasaan untuk menghitungtugas penting dengan mengidentifikasikan
kegiatan yang kurang penting dan melakukan perencanaan ulang, penjadwalan ulang, dan
pengalokasian ulang sumber daya manusia dan uang.