Bimbi Arfida Firdaus UTS MSDM 141-500

Bimbi Arfida Firdaus
UTS MSDM
141-500-173
Manajemen E/2014
1.A. Karna dengan diadakannya seleksi karyawan yaitu untuk mendapatkan tenaga kerja
yang paling tepat untuk memangku jabatan tertentu, hal ini diartikan bahwa tenaga kerja
tersebut dapat memberikan prestasinya pada perusahaan. Bukan hanya itu dengan adanya
seleksi karyawan juga untuk mendapatkan para karyawan yang memenuhi syarat dan
mempunyai kualitas sebagaimana yang dibutuhkan ( jujur, disiplin, terampil, kreatif, loyal,
dan berdedikasi tinggi), untuk mengukur kemampuan calon karyawan atau pelamar, apakah
dapat mengerjakan pekerjaan tertentu yang dibutuhkan, dan untuk menyiapkan dan
membentuk kader-kader karyawan yang dapat menunjang kegiatan perusahaan di masa yang
akan datang.
B. Bagi sebuah perusahaan, pelaksanaan rekrutmen dan seleksi karyawan merupakan tugas
yang sangat penting, krusial, dan membutuhkan tanggung jawab yang besar. Hal ini karena
kualitas sumber daya manusia yang akan digunakan perusahaan sangat tergantung pada
bagaimana prosedur rekrutmen dan seleksi dilaksanakan.
Nggak heran jika perusahaan-perusahaan berkualitas menetapkan prosedur rekrutmen yang
cukup ketat. Mulai dari mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang
dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya
manusia. Proses rekrutmen ini terdiri dari beberapa langkah atau tahapan yang cukup
menentukan. Coba simak deh proses rekrutmen yang cukup efektif di bawah ini:
Identifikasi jabatan yang lowong dan jumlah tenaga yang diperlukan
Proses rekrutmen dimulai saat seorang karyawan dipindahkan atau dipromosikan ke posisi
lain, mengajukan permintaan pengunduran diri, adanya PHK, atau karena pensiun yang
direncanakan. Dengan melihat dinamika dari beberapa hal tersebut dan mencocokkannya
dengan perencanaan sumber daya manusia yang sudah tersusun maka akan diketahui jabatan
apa saja yang sedang lowong dan berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengisi
jabatan tersebut.
Mencari informasi jabatan
Mencari informasi jabatan bisa dilakukan melalui analisa jabatan. Setelah itu akan diperoleh
uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job spessification) sebagai landasan
dalam membuat persyaratan jabatan. Persyaratan jabatan harus dibuat secara hati-hati dan
sejelas mungkin agar dalam penerapannya tidak ditemui ketidakjelasan yang mengganggu
proses selanjutnya.
Menentukan kandidat yang tepat
Alternatif untuk mencari kandidat ada dua yaitu dari dalam perusahaan dan dari luar
perusahaan. Jika diambil dari dalam, apabila kebutuhan staf untuk masa yang akan datang
telah direncanakan, maka perlu juga diketahui siapa kira-kira karyawan yang ada saat ini
yang dapat dipindahkan atau dipromosikan. Jika kandidat harus dicari dari luar perusahaan
maka perlu dipertimbangkan dengan cermat metode rekrutmen yang tepat untuk mendaptkan
kandidat dari luar yang sesuai dengan kriteria perusahaan.
Memilih metode rekrutmen yang paling tepat untuk jabatan
Ada banyak metode rekrutmen yang dapat dipilih oleh perusahaan dalam melakukan
rekrutmen seperti lewat iklan, employee referrals, walk-ins & write-ins, perusahaan pencari
tenaga kerja, lembaga pendidikan, organisasi buruh, dan lain sebagainya. Perusahaan juga
dapat memilih lebih dari satu metode, tergantung situasi dan kondisi yang cocok.
Memanggil kandidat
Perusahaan memanggil kandidat yang memenuhi persyaratan jabatan, mengumpulkan berkasberkas lamaran mereka, dan meminta mereka mengisi formulir lamaran pekerjaan yang telah
disediakan untuk selanjutnya diproses dalam tahap seleksi.
Menyaring dan menyeleksi kandidat
Hal terpenting untuk diperhatikan adalah bahwa masing-masing teknik seleksi mengukur
karakeristik tertentu, sehingga akan memberi informasi yang berbeda-beda mengenai
kandidat. Beberapa teknik seleksi yang sering digunakan adalah formulir lamaran, data
biografi, referensi dan rekomendasi, wawancara, test kemampuan dan kepribadian, test
fisik/fisiologis, test simulasi pekerjaan dan assessment center.
Penawaran kerja
Setelah ditentukan kandidat, selanjutnya perlu dipersiapkan penawaran kerja. Termasuk
mempersiapkan perjanjian kerja, memperkenalkan peraturan dan kondisi kerja di perusahaan,
dan memastikan kapan kandidat akan mulai bekerja. Hal terpenting dalam tahap ini adalah
petugas rekrutmen harus menyiapkan kandidat cadangan untuk berjaga-jaga kalau kandidat
pertama menolak tawaran kerja atau terjadi hal-hal tak terduga.
Memonitor
Saat kandidat sudah menjadi pegawai maka yang bersangkutan masih perlu dibantu agar
dapat bekerja secara optimal dan bertahan untuk waktu yang lama. Pegawai yang
bersangkutan harus dimonitor dan dinilai kinerjanya secara teratur, serta diberikan pelatihan
dan pengembangan. Pada tahap ini petugas rekrutmen perlu mengkaji ulang cara-cara yang
dipakai dalam merekrut dan menyeleksi pegawai, hal ini sangat penting demi mencegah
masalah-masalah yang mungkin timbul setelah pegawai diterima bekerja.
Dengan melakukan proses rekrutmen yang efektif, semakin besar kemungkinan untuk
mendapatkan pegawai yang tepat bagi perusahaan. Hal ini berpengaruh langsung pada
produktivitas dan kinerja finansial perusahaan. Nah jika Anda bertindak sebagai petugas
rekrutmen, tetapkan proses yang lebih efektif. Langkah di atas bisa dijadikan rujukan.
2. PT. MSDM
Deskripsi Pekerjaan
Nama Jabatan : Supervisor Produksi
Kode Jabatan : S – 44556
Tanggal
: Tyas Fahmi Afiati
Departemen
Lokasi
: Produksi
: Kantor Pusat
Fungsi :
Di bawah supervise Manajer Produksi, mensupervisi secara langsung kepala regu dibawah
tanggung jawabnya (serta mensupervisi secara tidak langsung semua karyawan yang berada
dibawah tanggung jawabnya) dan mampu bekerja sama secara efektif dan efisien dengan
semua bagian lain terkait dengan bagiannya(PPIC,QC,Maintenance,Electric,dll. ) guna
memproduksi bahan jadi pada tingkat biaya yang rendah dan memenuhi batas “ Volume &
Waktu “ pengiriman bahan jadi yang telah direncanakan.
Tugas-tugas :
1) Mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan SDM ,bahan baku setengah Jadi/jadi
dan mesin – mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya
2) Memaksimalkan effisiensi
3) Meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan setengah jadi/jadi yang memenuhi
standard kebutuhan pelanggan
Wewenang
:
1) Mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan kententuan/peraturan yang berlaku
di perusahaan.
2) Menghentikan dan mengatur pengoperasian mesin– mesin produksi guna
mencapai hasil produksi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan serta
pemenuhan batas waktu pengiriman hasil produksi.
Tanggungjawab
1)
:
Bertanggung jawab dalam memberikan bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna
mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan
mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku di perusahaan
.
2)
3)
4)
5)
6)
Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (output) ,kualitas danschedule
produksi serta tingkat utilisasi mesin produkssi yang telah ditetapkan dan disepakati bersama.
Bertanggung jawab dalam pemenuhan standard kualitas hasil produksi sesuai dengan tingkat
kebutuhan customer & schedule pengiriman hasil produksi sesuai PPIC schedule.
Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan standard kebersihan lingkungan kerja
(keteraturan/kerapihan lingkungan kerja).
Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama team yang solid.
Bertanggung jawab dalam membuat laporan secara berkala kepada atasannya atas hasil
kerjanya beserta analisa permasalahannya, tindakan–tindakan perbaikan atas permasalahan
tersebut serta batas waktu estimasi penyelesaian masalah–masalah tersebut secara singkat ,
padat dan kongkrit.
Hubungan Lini
:
Atasan langsung
Bawahan langsung
: Manajer Produksi
: Para karyawan produksi
Kondisi Kerja
:
Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 08.00 pagi sampai jam 16.00 sore,
kecuali bila mengawasi karyawan dan memberikan bimbingan serta pelatiahan kepada
karyawan.
PT. MSDM
Spesifikasi Pekerjaan
Nama Jabatan : Supervisor Produksi
Kode Jabatan : S – 44556
Tanggal
: Tyas Fahmi Afiati
Persyaratan - persyaratan Pekerjaan
1. Pendidikan (Education)
a) S1 pengalaman 2 tahun
b) D3 pengalaman 3 tahun
c) SLTA pengalaman 10 tahun
d) DLTP pengalaman 15 tahun
2. Pengalaman (experience)
a) Mechanical
Departemen
Lokasi
: Produksi
: Kantor Pusat
b) Metallurgy
c) Dasar Operasi Mesin x
d) Dasar Proses Produks
3. Pelatihan dan Keahlian (training & skill)
a) Teknis
b) Dasar Operasi Mesin x
c) Managerial
d) Proses Produksi
e) Keselamatan dan kesehatan Kerja
f) Daya Manusia
4. Persyaratan Khusus
Tidak ada persyaratan khusus
5. Lain-lain
a) Disiplin
b) Bertanggung jawa
3.A. Akan melakukan proses rekrutmen kurang lebih tahapan yang dilalui adalah sebagai
berikut :
1.
Pemilihan Media Iklan Lowongan
Pada tahapan ini perlu ditentukan media iklan yang akan kita pilih, misal surat kabar,
internet, pengumuman lowongan internal, pengumuman di kampus-kampus, referensi dll.
Pada umumnya iklan lowongan kerja diinformasikan melalui internet maupun surat kabar
namun ada beberapa jabatan yang tidak melalui media tersebut, nah berikut adalah hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam proses pemilihan media atau sumber karyawan yang sedang
kita cari :
a.
Resiko Jabatan
Meskipun resiko jabatan ini cukup jarang menjadi bahan pertimbangan tapi tidak ada
salahnya untuk sedikit diulas. Contoh kasus kita sedang membutuhkan seorang Driver / Sopir
kendaraan operasional kantor, maka pemilihan media atau cara yang paling tepat adalah
melalui referensi dari rekan kerja, saudara atau orang-orang yang kita kenal. Mengapa
demikian ? karena seorang sopir dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari adalah membawa
kendaraan perusahaan dan karyawan, hal ini rawan tindak kejahatan, entah mobil dibawa
kabur atau sopir tersebut melakukan tindakan kejahatan lainnya pada saat membawa
karyawan perusahaan. Sehingga atas dasar alasan inilah maka alangkah baiknya jika kita
akan rekrut seorang sopir maka harus melalui referensi dari orang-orang terdekat yang kita
kenal.
Bagaimana dengan perusahaan jasa transportasi atau logistic? Tentunya perusahaan akan
kesulitan mendapatkan kandidat jika hanya mengandalkan referensi, sehingga iklan lowongan
bisa dipasang di media lain. Namun jangan lupa pagar-pagar yang membatasi timbulnya
tindak kejahatan seorang sopir harus dibuat sedemikian rupa agar tindak kejahatan yang akan
timbul sudah dapat diantisipasi. Langkah ini dilakukan misal dengan cara seorang kandidat
sopir dalam sebuah lamarannya wajib melampirkan dokumen-dokumen identitas penting
sopir (KTP, SIM, SKCK, KK, Akta Nikah, dan dokumen pendukung lainnya).
b.
Target Sasaran
Apabila perusahaan membutuhkan beberapa karyawan magang maka alangkah baiknya
langkah yang diambil adalah menjalin kerja sama dengan pihak kampus untuk memberikan
kepada mahasiswa yang ingin magang, tentunya sesuai dengan kualifikasi yang kita inginkan.
2.
Proses desain iklan lowongan kerja
Iklan lowongan kerja yang ditayangkan umumnya meliputi informasi tentang kaulifikasi
calon karyawan (pendidikan, umur, pengalaman kerja, domisili karyawan dll), tugas dan
tanggung jawab yang akan dilakukan dan yang terakhir adalah cara melamar posisi tersebut.
Dalam desain iklan lowongan kerja usahakan agar kita memberikan informasi inti mengenai
syarat yang harus dimiliki oleh calon pelamar, ini penting agar kita tidak kehabisan waktu
karena calon pelamar banyak yang tidak sesuai dengan kaulifikasi yang kita minta.
3.
Seleksi administratif calon karyawan
Berkas yang masuk di meja HRD harus segera dilakukan proses penyaringan, hal-hal yang
biasanya menjadi jaring bagi para calon pelamar adalah merujuk pada kualifikasi yang kita
inginkan dan kesesuaian syarat yang diajukan oleh user / calon atasan karyawan.
4.
Test Psikologi
Tujuan dari test ini adalah untuk mencari kandidat yang paling tepat sesuai kriteria dan
karakter jabatan yang sedang dibutuhkan. Saat ini buku-buku panduan tentang test ini banyak
dijual di toko-toko buku, sehingga dapat dipelajari meskipun tidak semuanya.
5.
Interview HRD
Pada tahap ini HRD akan memanggil beberapa kandidat yang terbaik sesuai hasil psikotest.
Sebagai pedoman dalam melakukan wawancara adalah “STAR” yaitu situation (deskripsi
tentang situasi kerja yang selama ini dijalankan), Task (tugas-tugas yang pernah dijalankan
dan bagaimana pelakasanaanya.), action (tindakan yang dilakukan pada situasi dan tugas
tertentu), result (menggambarkan dari tindakan yang pernah dilakukan). Pedoman tersebut
adalah teknik wawancara yaitu Behavioral Event Interview (BEI) yaitu teknik wawancar
untuk menggali informasi apa yang pernah dilakukan secara nyata oleh calon karyawan.
6.
Interview dengan user / calon atasan
Pada tahap ini calon karyawan akan diuji keahliannya berdasarkan pengalaman kerja yang
pernah dilakukan pada pekerjaan sebelumnya.
7.
Negosiasi Gaji
Pada tahap ini antara calon karyawan dengan perusahaan akan bernegosiasi tentang gaji yang
diminta oleh karyawan dan gaji yang bisa diberikan oleh perusahaan. Gaji yang ditawarkan
biasanya merujuk pada struktur gaji yang telah disusun oleh perusahaan berdasarkan jobdesc
masing-masing jabatan.
B. iya, hampir sama dengan teori karna menurut saya dengan adanya teori kita lebih bisa
mudah untuk mencapai tujuan perusahan.