panduan pengoperasian aplikasi spm v.2.2

PANDUAN PENGOPERASIAN APLIKASI SPM V.2.2
A. Pengantar
1. Aplikasi Indikator Pencapaian SPM Pendidikan Dasar ini dibuat dengan
program Microsoft Excel karena sangat dikenal oleh masyarakat dan pada
umumnya sudah ter-installed di dalam computer standar bersama program
Microsoft Office yang lain. Dengan demikian diharapkan aplikasi basis data ini
dapat dioperasikan oleh pengguna di daerah.
2. Aplikasi ini terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: form untuk meng-entry data dari
kuesioner yang telah diisi dinas maupun sekolah, tabel basis data, dan tabel
hasil pengolahan data. Halaman muka aplikasi database dapat dilihat dalam
Gambar 1, terdiri dari 6 tombol utama:

Tombol [Entri/Update Data Dinas]

Tombol [Entri/Update Data SD/MI]

Tombol [Entri/Update Data SMP/MTs]

Tombol [Basis Data Dinas]

Tombol [Basis Data SD/MI]

Tombol [Basis Data SMP/MTs]

Tombol [Score Card Pencapaian SPM]
Gambar 1. Halaman muka aplikasi basis data SPM Pendidikan Dasar
3. Tombol [Entri/Update Data Dinas] terhubung dengan form entry data yang
digunakan untuk meng-input data hasil pengisian kuesioner Pendataan Standar
Pelayanan Minimal untuk Dinas Pendidikan dan Kantor Kementerian Agama
Page | 1
Kabupaten/Kota. Tombol [Entri/Update Data SD/MI] terhubung dengan
[formSDMI] untuk memasukkan data hasil pengisian kuesioner Pendataan
Standar Pelayanan Minimal untuk SD/MI, sedangkan tombol [Entri/Update Data
SMP/MTs] terhubung dengan [formSMPMTs] untuk memasukkan data hasil
pengisian kuesioner Pendataan Standar Pelayanan Minimal untuk SMP/MTs.
Tampilan masing-masing form tersebut ditunjukkan dalam Gambar 2.
Page | 2
Gambar 2. Tampilan form entri data untuk Dinas, SD/MI, dan SMP/MTs
4. Tabel basis data dibuat untuk menampung data dari kuesioner Dinas, SD/MI,
dan SMP/MTs yang di-entried menggunakan form di atas. Data dari masingmasing jenis kuesioner disimpan dalam table basis data yang berbeda yaitu
dalam sheet [tblDinas], [tblSDMI], dan [tblSMPMTs] seperti ditunjukkan dalam
Gambar 3. Tabel basis data dapat dipanggil dengan meng-klik tombol [Basis
Data Dinas], [Basis Data SD/MI], atau [Basis Data SMP/MTs].
Gambar 3. Contoh tampilan basis data pada [tblSMPMTs]
Page | 3
5. Hasil pengolahan data berupa skor indikator pencapaian Standar Pelayanan
Minimal Pendidikan Dasar dari setiap sekolah baik SD, MI, SMP, maupun MTs
yang diagregasi ke tingkat kabupaten/kota. Skor indikator pencapaian SPM ini
ditampilkan dalam sheet [ScoreCard] seperti ditunjukkan dalam Gambar 4.
Indikator pencapaian yang terdapat dalam sheet [ScoreCard] diolah dari tabel
basis data dan terdiri dari 27 indikator pencapaian seperti dijelaskan dalam
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 23 Tahun 2013
Lampiran 2.
Gambar 4. Tabel hasil pengolahan data dalam sheet [ScoreCard]
6. Entry data dapat juga dilakukan langsung melalui masing-masing tabel basis
data, namun lebih rumit karena jumlah kolom dalam table basis data yang
sangat banyak dan berisiko terjadi kesalahan yang dapat menghilangkan
validitas data yang akan diolah.
B. Pengoperasian Form Data Entri
7. Dalam setiap form entri data terdapat menu operasi sebagai berikut:
[<First]
digunakan untuk menempatkan cursor pada baris pertama
dalam table basis data.
[<<]
digunakan untuk menempatkan cursor pada baris sebelumnya
dalam table basis data.
[>>]
digunakan untuk menempatkan cursor pada baris sesudahnya
dalam table basis data.
Page | 4
[Last>]
digunakan untuk menempatkan cursor pada baris terakhir dalam
table basis data.
[Quick View] digunakan untuk menempatkan cursor pada pada yang kita
inginkan pada table basis data dengan terlebih dahulu
mengisikan nomor baris yang kita inginkan.
Gambar 5. Menu yang terdapat dalam form entri data
[Input]
digunakan untuk memasukkan data yang telah diisikan dalam
setiap form ke dalam table basis data. Setelah data yang
diisikan dalam form berhasil berhasil dipindahkan ke dalam table
basis data, kemudian form akan dikosongkan kembali. Setiap
data dinas. SD/MI, atau SMP/MTs yang dimasukkan ke dalam
table basis data melalui menu [Input] akan ditempatkan pada
baris baru setelah baris data terakhir dalam table basis data.
Gambar 6. Contoh pengisian pertama pada [formSMP/MTs]
Page | 5
Gambar 7. Tabel basis data [tblSMPMTs] hasil pengisian pertama pada
[formSMP/MTs]
Gambar 8. Tabel basis data [tblSMPMTs] setelah dimasukkan 7 baris data
dari [formSMP/MTs]
[Edit]
digunakan untuk memperbaiki atau menambahkan data dari
baris data yang sudah ada dalam table basis data. Data yang
dimasukkan ke dalam table basis data melalui menu [Edit] akan
ditempatkan dalam nomor baris data yang sama (bukan baris
baru). Nomor baris data yang akan diperbaiki atau ditambahkan
harus diisikan terlebih dahulu.
Gambar 9. Contoh penggunaan menu [Edit] pada data Nama Responden
pada [formSMP/MTs]
Page | 6
[Delete]
digunakan untuk menghapus seluruh data dalam satu baris data
yang ada dalam table basis data. Nomor baris data yang akan
diperbaiki atau ditambahkan harus diisikan terlebih dahulu.
Jumlah baris data yang telah dimasukkan ke dalam table basis data
ditunjukkan oleh angka yang terdapat pada kotak menu kanan-bawah. Seperti
misalnya ditunjukkan dalam Gambar 8 bahwa dalam table basis data telah
terdapat 7 baris data.
C. Manajemen Basis Data
8. Data dari kuesioner dapat langsung dimasukkan/input ke dalam table basis
data. Namun hal ini tidak dianjurkan karena dapat terjadi kesalahan data, lebih
baik mengikuti aturan input data sesuai dengan pelatihan DAT dan DAS yang
lalu.
9. Entri data dari kuesioner juga dapat dilakukan oleh beberapa orang dalam
waktu yang bersamaan melalui file yang terpisah. Untuk DAT dalam 1
kabupaten: Sheet “tblDinas” cukup berisi 1 baris (yaitu isian kuesioner dinas);
sheet “tblSDMI” dan “tblSMPMTs” digabungkan dari beberapa pengisi data
(beberapa staf dapodik). Caranya:



Siapkan 1 file Master (untuk seterusnya disebut dengan file “DAT”) sebagai
tempat untuk menggabungkan beberapa file.
Siapkan beberapa file sebagai hasil pekerjaan beberapa staf (operator),
disebut file “OP”.
Buka file “DAT” dan file “OP” secara bersamaan. Pastikan bahwa Sheet
“tblDinas” dalam file “DAT” telah terisi. Karena file “DAT” ini yang akan
dikirimkan kepada DATL.
Gambar 10. File Master/”DAT”
Page | 7
paste
Gambar 11. File ”OP”
Buka sheet “tblSDMI” pada file “OP” block dan copy (atau CTRL+C) baris
data yang ada di dalam sheet tersebut (yang di-copy adalah copy baris),
dengan cara mendekatkan cursor pada angka baris (baris 2 sampai
dengan baris 16).
Kemudian pindah ke file “DAT”, pada sheet yang sama (sheet “tblSDMI”)
letakkan cursor pada baris terbawah dari data (jika belum ada data, maka
letakkan pada baris ke 2. Lakukan perintah “Paste” (atau tekan Ctrl+V)
maka data yang ada di file “OP” akan dicopy-kan ke file “DAT”. Demikian
pula untuk sheet yang lain (sheet “tblSMPMI”).
Jika ada 3 file “OP”, maka hal ini diulang dengan file “OP” lainnya, tetapi
pada file “DAT” langsung di-copy-kan dibawah data terakhir yang sudah
terisi.
10. Untuk DATL prinsipnya sama dengan yang dilakukan DAT dengan OP nya,
namun untuk DATL semua sheet harus dilakukan (karena data sheet “tblDinas”
harus terisi sejumlah Kabupaten/Kota di wilayah Regionalnya).
11. Migrasi data dari aplikasi versi sebelumnya ke aplikasi versi 2.2 dapat
dilakukan dengan meng-copy paste data dari [tblDinas], [tblSDMI], dan
[tblSMPMTs] pada aplikasi versi sebelumnya ke [tblDinas], [tblSDMI], dan
[tblSMPMTs] pada aplikasi versi 2.2.
D. Hasil Pengolahan Data
12. Hasil pengolahan data berupa score card yang terdapat pada sheet
[ScoreCard]. Untuk keperluan laporan, biasanya sheet “ScoreCard” akan
dicetak dan menjadi lampiran, untuk itu perlu dilakukan pencetakan, namun
sebelum dicetak, sebaiknya pastikan dahulu kabupaten yang akan dicetak.
Page | 8
Gambar 12. Hasil pengolahan data dalam sheet [ScoreCard]
Page | 9