BAB 2 - Library Binus
advertisement
7 BAB 2 KAJIAN PUSTAKA 2.1 State of the Art Berikut merupakan landasan dan sumber informasi yang digunakan dalam melakukan penelitian mengenai Analisis Komunikasi Dalam Tim Pada Event Perlombaan Commmunication in Media Now Marketing Communication Binus University yang terdiri dari 3 (tiga) jurnal internasional dan 2 (dua) jurnal nasional : Tabel 2.1 State of The Art (Jurnal Nasional dan Internasional) No. Nama Peneliti Tahun 1. Poppy Lauretta 2013 Judul Hasil Perbandingan Distributed Penelitian ini Penelitian yang McLeod, People and berfokus pada dilakukan Poppy Department of Distributed pertukaran Lauretta Communication Information informasi dan berfokus pada Cornell (Vigilant pengambilan virtual team University, 325 Decision- keputusan dan dalam Kennedy Hall, Making in kinerja yang melakukan Ithaca, NY Virtual terdapat pada pertukaran 14853, USA. Team) virtual team imformasi dan berdasarkan pembagiaan geografis sub tugas sedangkan anggota tim. penelitia ini Tidak berfokus ditemukan mengenai adanya bagaimana kesulitan proses dalam komunikasi yang pembagian terjadi dalam tim tugas dan pada sebuah interaksi antar event (SAGE JournalsSmall Group Research) 7 8 anggota tim. perlombaan. Interaksi dan pembagiaan tugas berdasarkan distribusi kelompok fisik untuk mengetahui seperti apa komunikasi dalam tim yang terjadi pada sebuah event perlombaan. 2. Rebekka 2013 Analisis Penelitian ini Penelitian yang Rismayanti, S. Dinamika menggunakan dilakukan I. Kom, Komunikasi studi Rebekka Fakultas Ilmu Tim Kerja deskriptif berfokus pada Sosial dan Ilmu Public kualitatif studi deskriptif Politik Relations terhadap kerja tim kerja public Universitas Berdasarkan tim Public relations dengan Atmajaya, GroupthinkT Relations menggunakan Yogyakarta heory. Studi dengan group think Deskriptif menggunakan theory dalam Kualitatif group think perencanaan terhadap theory. Hasil event. Penelitian Kerja Tim penelitian ini juga Public menunjukkan menggunakan Relations bahwa studi deskriptif dalam komunikasi dalam sebuah Perencanaan tim sebagaian event tetapi Event Malam besar menggunakan 9 Pergantian mengalami teori hubungan Tahun Baru gejala group manusiawi 2013 di Hotel think tetapi dalam Jayakarta tetap terjaga komunikasi tim. Lombok) keutuhan dan (E-Journals Fakultas Ilmu Komunikasi- tugas dapat dilaksanakan dengan baik. Universitas Atma Jaya, Yogyakarta) 3. H. Frank Effective Penelitian ini Penelitian yang Cervone, Communicati berfokus pada dilakukan oleh Cervone on for keefektifan Frank and Project komunikasi menitikberatkan Associates, Success dalam sebuah pada kegagalan projectserta yang terjadi mengkaji dalam kegagalan membangun yang muncul komunikasi dari berbagai dalam tim yang faktor agar efektif dapat sedangkan dihindari. penelitian ini Hasil berfokus penelitian ini mengenai menunjukkan bagaimana tim project proses dapat komunikasi dan menghindari strategi kesalahpaham komunikasi yang Chicago, Illinois, USA. 2014 (JurnalEmera ld Insight- Group Publishing Limited) 10 4. an yang digunakan dalam sederhana. tim Pelatihan Penelitian ini Penelitian yang Fakultas Pembentukan berfokus pada dilakukan M. Psikologi, Tim untuk kekompakkan Bachroni Universitas Meingkatkan yang menjadi menitikberatkana Gajah Mada, Kohesivitas faktor da kohesivitas Yogyakarta Tim pada efektivitas sebuah tim Kopertis V kerja sebuah melalui peran Yogyakarta tim dalam pelatihan, institusi. sedangkan Tujuan dari penelitian ini penelitian ini berfokus pada adalah bagaimana mengetahui komunikasi yang peran terjadi dalam tim pelatihan khusunya dalam dalam sebuah event. membangun Metode yang dan digunakan oleh meningkatkan penelitian M. kekompakkan Bachroni adalah karyawan. kuantitatif Metode yang dengan analisis digunakan statistik, yaitu sedangkan kuantitatif penelitian ini melalui menggunakan analisis metode kualitatif statistik. deskriptif. M. Bachroni, 2011 (JurnalPsikol ogi, Universitas Gajah Mada) 11 5. Katayanagi 2011 Efficient Penelitian ini Penelitian yang R., Dept. Team berfokus pada dilakukan Of Formation pembentukan Katayanagi Comput. Based on tim melalui berfokus pada Sci & Eng., Learning and reorganisasi bagaimana Waseda Reorganizati yang dinamis pembentukan tim University on and dengan yang efektif Tokyo, Influence of mempertimba melalui Japan Communicati ngkan reorganisasi on Delay keterlambatan sedangakan komunikasi penelitian ini dalam sistem berfokus multi-agent. mengenai Hasil komunikasi penelitian ini dalam tim yang menunjukkan terjadi para bahwa sebuah event. reorganisasi Penelitian ini melalui pola ingin generasi tugas menggambarkan dapat proses meningkatkan pengembangan kinerjadan dan mengetahui meningkatkan strategi tingkat komunikasi keberhasilan dalam tim yang pembentukan digunakan. (IEEE XploreDigital Library) tim dalam lingkungan yang dinamis. 12 2.2 Landasan Konseptual 2.2.1 Komunikasi Organisasi 2.2.1.1 Definisi Komunikasi Organisasi R. Wayne dan Don F. Faules yang dialihbahasakan oleh Mulyana dalam Komunikasi Organisasi (Ruliana, 2014) mengemukakan definisi fungsional komunikasi organisasi sebagai suatu pertunjukkan dan penafsiran pesan di dalam unit-unit komunikasi yang bersifat hierarkis antara satu dengan yang lainnya. Unit-unit komunikasi ini merupakan bagian dari suatu organisasi yang dapat saling berhubungan dan berfungsi dalam lingkungan organisasi. Bagian-bagian dalam organisasi ini dapat menciptakan pesan untuk kemudian ditafsirkan oleh individu lainnya dan menciptakan sebuah pesan yang baru. Posisi dalam jabatan dapat menentukan komunikasi yang digunakan. Goldhaber dalam Komunikasi Organisasi (Ruliana, 2014) mengemukakan berbagai perspektif definisi komunikasi organisasi, yaitu : 1. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem yang terbuka di mana setiap bagian-bagiannya dapat dipengaruhi oleh lingkungannya baik internal maupun eksternal. Lingkungan yang mempengaruhi organisasi dapat berasal dari internal seperti budaya yang ada dalam organisasi, sedangkan yang berasal dari eksternal seperti faktor ekonomi, media, pemerintahan, politik dan pihak-pihak luar yang bekerjasama dengan organisasi. 2. Komunikasi organisasi melibatkan orang-orang dengan sikap, perasaan, hubungan, dan kemampuan mereka. Organisasi yang terdiri dari orang-orang yang berbeda-beda dan melakukan pekerjaan secara bersama-sama melibatkan sikap mereka satu sama lain, perasaan, hubungan satu sama lain, dan keahlian mereka masing-masing baik dalam melakukan pekerjaan individu maupun bekerjasama dengan bagian-bagian dalam organisasi. 13 3. Komunikasi melibatkan pesan, saluran, tujuan, arah dan media. Setiap organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai, dan arah yang harus diikuti untuk menjalankan tugas dalam setiap bagiannya melalui pesan, saluran komunikasi yang ada dan media yang digunakan untuk berkomunikasi antara setiap bagian. 4. Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan dan pertukaran pesan yang terjadi dalam satu jaringan hubungan yang saling mempengaruhi satu sama lain. Hubungan ini terjadi untuk mengatasi lingkungan yang tidak stabil dan selalu berubah-ubah. Kesimpulan dari perspektif yang dikemukakan Goldhaber menyatakan bahwa komunikasi organisasi sebagai sistem terbuka, setiap bagian didalamnya saling berhubungan satu sama lain. Setiap bagian tersebut mempunyai hubungan saling ketergantungan dan dipengaruhi oleh lingkungan baik secara fisik maupun faktor sosial. 2.2.1.2 Komponen Komunikasi Organisasi Dalam komunikasi organisasi, terdapat beberapa komponen yang penting untuk diperhatikan (Ruliana, 2014), diantaranya : 1. Jalur komunikasi internal yang melibatkan seluruh bagian organisasi; komunikasi eksternal yang melibatkan pihak luar organisasi seperti pemegang saham, konsumen supplier, media, pemerintahaan, dan lain-lain. 2. Jalur komunikasi atas-bawah dan bawah-atas yang melibatkan struktur organisasi antara atasan dan bawahan; komunikasi horizontal yang melibatkan hubungan antara bagian organisasi yang memilki posisi atau level yang sama;dan komunikasi diagonal yang melibatkan hubungan antara bagian organisasi yang berasal dari unit kerja yang berbeda dan mempunyai posisi atau level yang berbeda pula. Komunikasi diagonal dapat mengakomodasi hubungan secara fungsional yang memerlukan koordinasi. 14 3. Induksi, melibatkan berbagai kebijakan dan prosedur yang ada dalam perusahaan, orientasi tersembunyi dari para karyawan, serta keuntungan para karyawan. 4. Saluran, meliputi media elektronik (e-mail, internet), media cetak (memo, surat, buletin) dan tatap muka. 5. Rapat, antara lain briefing, rapat para staff, rapat proyek, dan dengar pendapat umum. 6. Wawancara, meliputi seleksi karyawan, penampilan kerja dan promosi karir. Jadi, dalam sebuah organisasi terdapat berbagai komponen yang harus diperhatikan dalam membina komunikasi agar berjalan dengan baik antara setiap bagian-bagian organisasi yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan perusahaan. Setiap anggota harus menyadari komponen tersebut seperti komunikasi internal yang melibatkan bagian-bagian dalam organisasi dan komunikasi eksternal yang melibatkan pihak luar dalam organisasi yang bekerjasama dengan organisasi. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi dipengaruhi oleh jabatan dan pekerjaan yang dijalankan masing-masing bagian seperti komunikasi ke bawah yang melibatkan atasan dengan bawahannya. Sebaliknya komunikasi ke atas melibatkan komunikasi bawahan dan atasan yang mempunyai pesan dan komunikasi yang berbeda. 2.2.1.3 Tujuan Komunikasi Organisasi Menurut Koontz (dalam Moekijat, 1993) dalam Komunikasi Organisasi (Ruliana, 2014) menyebutkan tujuan komunikasi organisasi adalah mengadakan perubahan dan mempengaruhi tindakan yang mengarah pada kesejahteraan perusahaan. Komunikasi merupakan komponen penting dalam menjalankan fungsi internal perusahaan seperti menyatukan fungsi-fungsi manajerial seperti perencanaan (planning), perorganisasian (organizing), penyusunan karyawan (staffing), pengarahan (directing), dan melakukan 15 pengawasan (controlling). Selain itu, komunikasi organisasi juga dapat menghubungkan perusahaan dengan lingkungan ekternalnya melalui pertukaran informasi. Komunikasi tersebut dapat membuat para manajer mengetahui kebutuhan pelanggan, tersedianya leveransir tuntutan dari pemegang saham, asosiasi bisnis untuk mengadakan kerjasama, peraturan pemerintah dan perhatian masyarakat luas. Proses manajemen yang telah dijelaskan seperti gambar dibawah ini. Planning Organizing Staffing Directing Controlling Communication Eksternal Environment : Government Consumen/Customer Purveyor Society Business Association Gambar 2.1 Proses Manejemen dalam Komunikasi Organisasi MANAGEMENT PROCESS Sumber : Komunikasi Organisasi (Ruliana, 2014) Gambar diatas memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan komponen penting dalam organisasi. Tanpa adanya komunikasi, organisasi tidak akan berfungsi dan berjalan dengan baik. Fungsi manajerial yang telah ditentukan oleh perusahaan harus dikomunikasikan kepada seluruh karyawan dan terdapat berbagai cara untuk berkomunikasi baik dengan publik internal dan eksternal untuk menciptakan hubungan yang baik. 16 2.2.1.4 Fungsi Komunikasi Organisasi Terdapat 2 (dua) fungsi komunikasi organisasi (Ruliana, 2014), diantaranya : A. Fungsi umum 1. Menyampaikan atau memberikan informasi kepada individu atau kelompok mengenai bagaimana cara melakukan suatu pekerjaan sesuai dengan kompetensi yang dimliki. Pekerjaan sesuai dengan diskusi yang dijalankan seperti ada yang telah diberikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Menentukan pekerjaan apa saja, bagaimana membagi pekerjaan tersebut, siapa yang mempunyai wewenang serta menentukan bagaimana cara dalam menangani dan memanfaatkan sumber daya manusia. Pembagian kerja didasarkan pada kemauan dan kesempatan waktu yang dimiliki. 3. Menjual gagasan, ide, fakta, pendapat dan sikap organisasi terhadap sesuatu yang merupakan subjek layanan. Individu dapat saling memberikan ide atau tanggapan terkait proses pelaksanaan tugas. 4. Meningkatkan kompetensi karyawan dan kemampuan mereka tentang bagaimana menceritakan informasi yang didapat melalui interaksi mereka dengan bagian-bagian lain dalam organisasi. Melalui interaksi yang terjadi antara individu dapat membantu mempermudah jalannya pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama. B. Fungsi khusus 1. Membuat para karyawan menciptakan dan menangani hubungan satu sama lain dalam meningkatkan produk organisasi. Melalui hubungan yang baik diantara para anggota dalam organisasi dapat terjalin koordinasi yang baik. 17 2. Membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam isu-isu organisasi dan menafsirkannya menjadi tindakan tertentu dibawah perintah. 3. Membuat para karyawan memiliki kemampuan dalam menangani dan mengambil keputusan dalam sebuah keadaan yang tidak pasti. 2.2.2 Teori Hubungan Manusiawi Teori hubungan manusiawi ini diperkenalkan oleh Elton Mayo dengan sebutan studi Hawthone (Pace dan Faules, 2006) dalam Komunkasi Organisasi (Ruliana, 2014) yang mengidentifikasikan beberapa isu yang berkaitan dengan kemanusiaan yang penting dalam komunikasi organisasi. Studi ini mempunyai 3 (tiga) implikasi kunci yang memberikan pengembangan pada teori hubungan manusia yang dipelajari dalam komunikasi organisasi. 1. Hal terpenting dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana komunikasi mempunyai pengaruh terhadap perilaku setiap anggota organisasi; 2. Pengaruh positif wawancara pada komunikasi ke atas (upward) atau komunikasi ke bawah (downward) dan sebaliknya yang dilakukan para pekerja ke atasan sebagai bagian dari aktivitas organisasi yang berguna; 3. Norma-norma sosial pekerja yang mengarahkan pada identifikasi adanya pengaruhi saluran informal dari komunikasi pada anggota-anggota organisasi. Teori hubungan manusiawi melihat komunikasi informal yang terdapat dalam komunikasi organisasi. Terdapat dua kesimpulan umum dari studi Hawthorne atau efek Hawthorne (the hawthorne effect). Pertama, perhatian terhadap orang-orang yang mengubah sikap dan perilaku mereka. Kedua, moral dan produktivitas kerja dapat meningkat jika karyawan mempunyai kesempatan untuk saling berinteraksi satu sama lain (Ruliana, 2014). Dalam Dasar-Dasar Ilmu Organisasi, Wursanto (2005) menjelaskan bahwa hubungan kemanusiaan ini bersifat psikologis. Artinya hubungan 18 antara seseorang dengan orang lain dalam suatu organisasi bertujuan untuk memberikan kepuasan hati para anggota atau pegawai sehingga mereka mempunyai motivasi dan semangat kerja dan disiplin yang tinggi. Hubungan yang saling dibentuk oleh individu yang ada dalam organisasi ini dapat menimbulkan kepuasan psikologis, moral, motivasi sehingga dapat mendukung jalannya organisasi untuk mencapai tujuannya. Studi hubungan manusiawi yang dijelaskan diatas menggambarkan bagaimana sebuah organisasi yang terdiri dari bagian dan unit-unit tersendiri saling berhubungan satu sama lain. Hubungan tersebut didasari oleh nilainilai yang dimiliki manusia seperti rasa kepedulian, perhatiaan dan menekankan perasaan ketika bertingkah laku baik formal maupun informal kepada atasan, bawahan, maupun sesama rekan kerja. 2.2.3 Komunikasi Kelompok Komunikasi adalah proses melalui mana individu dalam hubungan, kelompok, organisasi, dan masyarakat dengan menciptakan dan menggunakan informasi untuk berhubungan satu sama lain (Brent, 2006). Komunikasi kelompok yaitu komunikasi yang berlangsung diantara anggota suatu kelompok yang memiliki tujuan yang sama (Ruliana, 2014). Kelompok yang terdiri dari individu-individu tersebut saling berinteraksi dan bergantung satu sama lain demi mencapai tujuan bersama. Dalam komunikasi kelompok itu sendiri melibatkan komunikasi antarpribadi yang mencakup sikap personal yang dimiliki tiap individu dalam kelompok. West and Turner (2009) menyebutkan bahwa terdapat 2 (dua) jenis kelompok yaitu kelompok pemecahaan masalah dan kelompok yang berorientasi pada tugas. Kelompok pemecahan masalah merupakan sekelompok orang yang tugas utamanya adlaah mengambil keputusan dan memberikan rekomendasi kebijakan. Sedangkan kelompok yang berorientasi pada tugas yaitu sekelompok orang yang tujuan utamanya adalah menyelesaikan tugas. Sunyoto dan kawan-kawan (2015) mendefinisikan bahwa kelompok yang sudah matang dan terdiri dari orang-orang yang saling bergantung dan 19 memiliki motivasi untuk mencapai tujuan tertentu merupakan tim. Sedangkan menurut Rothwell (2010) tim merupakan kelompok yang dibuat khusus untuk mencapai tujuan tertentu. Kedua pernyataan diatas memiliki arti yang sama bahwa individu yang ada didalam tim adalah individu yang dipilih secara khusus dan memiliki kematangan dengan saling bergantung untuk mencapai tujuan. Tim terdiri dari orang-orang yang saling bergantung dan memiliki motivasi untuk mencapai tujuan tertentu. terdiri dari anggota yang mempunyai satu tujuan dengan pengetahuan, ragam pengalaman, dan kolaborasi energi yang dimiliki anggota tim (Goodall and Schiefelbein, 2010). Tiap anggota harus menyadari bahwa keberhasilan individu mereka tergantung pada sinergi yang diberikan dalam tim ini. Sinergi berarti proses dimana berbagai sudut pandang dapat diberikan dalam menghadapi suatu permasalahan (West and Turner, 2009). Komunikasi dalam tim dapat digambarkan melalui penjelasan diatas. Komunikasi terjadi ketika tim dapat menyadari bahwa pengetahuan bersama, keragaman pengalaman, dan energi kolaboratif dapat mengakomodasi tim dengan sumber daya yang kuat (Goodall and Schiefelbein, 2010). Sunyoto dan kawan-kawan (2015) mendefinisikan tim adalah kelompok yang sudah matang, terdiri dari orang-orang yang saling bergantung dan memiliki motivasi untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Rothwell (2010) Tim adalah kelompok yang dibuat khusus untuk mencapai tujuan tertentu. Kedua pernyataan diatas memiliki arti yang sama bahwa individu yang ada didalam tim adalah individu yang dipilih secara khusus dan memiliki kematangan dengan saling bergantung untuk mencapai tujuan. 2.2.3.1 Groupthink Groupthink merupakan teori yang diasosiasikan dengan komunikasi kelompok. Jenis kelompok baik itu kelompok pemecahan masalah dan kelompok orientasi tugas memiliki tujuan utama yaitu mengambil keputusan dan memberikan kebijakan (Wesst and Turner, 2009). 20 Terdapat 3 (tiga) asumsi penting dalam teori ini (West and Turner, 2009) yaitu: 1. Teori ini berhubungan dengan kohevitas kelompok. Kohevitas sendiri merupakan batasan dimana anggota-anggota kelompok bersedia untuk bekerjasama. Hal tersebut menggambarkan bahwa dalam sebuah kelompok baik kecil maupun besar mengandung rasa emosional yang tinggi. 2. Pemecahan masalah pada intinya merupakan proses penyatuan. Proses pemecahan yang terjadi dalam kelompok dapat mendukung pemeliharaan kelompok dengan mempertimbangkan pemikiran yang dapat menjadi sumber informasi. 3. Pengambilan keputusan oleh kelompok bersifat kompleks. Asumsi ini menggarisbawahi mengenai sifat dasar sebuah kelompok dalam mengambil keputusan dengan berorientasi pada pendapat masing-masing anggota yang tergabung dalam forum atau diskusi kelompok. 2.2.3.2 Tahapan PengembanganTim Kinerja sebuah tim tergantung pada pembelajaran masing-masing anggota tim dan bagaimana mereka bekerjasama dan berkomunikasi satu sama lain. Tahapan pengembangan komunikasi dalam tim menurut BW Tuckman (Elearn, 2005) ada 4 (empat) tahap, yaitu : 1. Forming Tahap forming merupakan tahap awal bagi anggota tim. Tahap ini adalah tahap anggota tim mulai mengenali tim secara keseluruhan. Mereka akan cenderung berhati-hati, cemas dan menerima apa yang diperintahkan oleh pimpinanan. Ivancevich, Konopaske, Matteson (2008) mengungkapkan bahwa dalam tahap ini masing-masing anggota tim diliputi rasa ketidakpastian mengenai tujuan, struktur, dan kepemimpinan dalamtim. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini berfokus pada bagaimana anggota tim mendefinisikan objektif, peran, dan tugas masing-masing anggota dalam tim. Interaksi yang terjadi berkaitan dengan proses adaptasi anggota tim. Semakin beragam anggota tim, semakin membutuhkan waktu yang lama untuk melewati 21 tahap ini. Tahap ini akan dikatakan berhasil apabila masing-masing anggota tim mulai mempunyai pandangan yang sama bahwa mereka merupakan bagian dari sebuah tim. Anggota tim akan mulai mencari identitas tim mereka dan mengenali lingkungan sekitarnya serta mulai mendefinisikan tujuan yang akan dicapai baik tim maupun individu itu sendiri. 2. Storming Tahap ini adalah tahap dimana anggota tim mulai memahami peran dan tujuan mereka sehingga mereka lebih percaya diri. Kepercayaan diri tersebut dapat membuat mereka melihat diri mereka sendiri sebagai bagian dari tim. Mereka akan mulai mengerahkan kemampuan dan keahlian yang dimiliki untuk dapat berkontribusi dan bekerjasama dengan anggota tim lainnya. Tahap ini juga berkaitan dengan berbagai konflik dan konfrontasi yang terjadi dalam tim.Tahap ini mengikutsertakan tindakan setuju atau tidak setuju anggota ketika membahas tugas dan tanggungjawab dalam tim. Anggota tim masing-masing memutuskan tugas apa yang mereka ingin kerjakan, beberapa diantaranya akan saling mengontrol satu sama lain. Konflik yang terjadi dalam tahap ini harus dapat diselesaikan dengan baik untuk menghindari pengaruh buruk yang dapat mengakibatkan tim tidak dapat meneruskan ke tahap selanjutnya. Selain peran dan tanggungjawab apa yang diambil oleh masing-masing anggota tim, tahap ini juga menekankan pemecahan masalah yang perlu dilakukan dengan mengumpulkan berbagai ide dan pendapat anggota tim (Ivancevich, Konopaske, Matteson, 2008). 3. Norming Tahap ini meliputi komitmen yang telah dibentuk oleh anggota tim. Proses diskusi pada tahap storming dapat memperkuat identitas yang ada pada tim berdasarkan tanggungjawab yang harus dipenuhi. Norma-norma kelompok mulai muncul dan kemudian menciptakan identitas budaya tim itu sendiri. Pada tahap ini mulai 22 mengidentifikasikan adanya perkembangan yang signifikan dengan adanya kerjasama dan kolaborasi antar anggota tim. Pertukaran informasi, penerimaan setiap pendapat yang berbeda, berperan aktif untuk mencapai tujuan tim. Tahap ini membentuk komitmen, perhatian, dan perasaan pada identitas tim. Pembentukan aturan yang telah disepakati bersama baik itu oleh pimpinan maupun anggota tim (Ivancevich, Konopaske, Matteson, 2008). 4. Performing Tahap ini merupakan tahap ini anggota tim melaksanakan seluruh fungsinya. Anggota tim telah berkomitmen penuh untuk melakukannya dan bertanggungjawab terhadap kewajibannya yaitu dengan melaksanakan tugas yang telah diberikan. Struktur tim telah dibuat dan masing-masing anggota tim mempunyai peran yang sesuai. Koordinasi dan komunikasi yang dilakukan akan lebih kuat pada tahap ini. Tugas dan kegiatan yang telah menjadi tanggungjawab masing-masing tim akan saling memperngaruhi satu sama lain. Sehingga pada tahap ini tim fokus pada kekuatan, tindakan dan komitmen untuk menyelesaikan tugas yang telah diberikan dengan saling bekerjasama satu sama lain (Ivancevich, Konopaske, Matteson, 2008). 2.2.3.2 Strategi dalam mengatur sebuah Tim Sebuah tim terdiri dari anggota yang saling berbagi tujuan bersama. Keberhasilan sebuah tim dilakukan melalui pengetahuan, keberagamaan pengalaman dan kolaborasi sinergi yang dibagi tiap anggota dalam tim. Keberhasilan individu dalam tim tergantung pada sinergi tim tersebut.Sebuah tim harus mempunyai tujuan yang jelas dan peran masing-masing anggota dalam tim. Strategi yang digunakan untuk mengatur kegiatan dalam sebuah tim (Goodall and Schiefelbein, 2010) : A. Mengembangkan Strategi Kepemimpinan Efektif Keberhasilan pemimpin tidak hanya bergantung ada tugas-tugas manajerial tetapi juga pada bagaimana pemimpin mengatur jalannnya komunikasi dalam tim, yang meliputi : 23 1. Memilih anggota tim; Salah satu faktor kunci keberhasilan sebuah tim adalah masing-masing anggota tim dapat memahami peran dan kontribusi apa yang akan mereka berikan dalam tim. Pemimpin harus dapat memastikan tiap peran dan tugas yang diberikan kepada tiap anggota tim. Pembagian peran dan tugas yang sesuai akan meningkatkan partisipasi tiap anggota tim. 2. Memastikan tujuan; Pemimpin yang efektif harus menyadari bahwa anggota tim harus dapat mengetahui prioritas dan tugas apa yang harus dikerjakan. Hal ini merupakan tanggung jawab seorang pemimpin dalam membantu setiap anggota tim untuk memastikan hal-hal apa saja yang menjadi prioritas tim, tugas-tugas tiap anggota, dan tujuan tim agar dapat terlaksana. Tujuan yang ditetapkan pada awal pembentukan harus dapat didistribusikan kepada anggota tim sehingga mereka mengetahui kewajiban yang harus mereka penuhi. 3. Memfasilitasi komunikasi; Peran pemimpin tim adalah untuk membantu anggota tim dalam memahami tujuan perusahaan, objektif, dan kegiatan yang dilakukan. Dalam mengkomunikasikan tujuan, objektif, dan kewajiban serta hak mereka adalah dengan menfasilitasi komunikasi yang terjadi. Komunikasi tersebut dapat dibangun dengan fasilitas komunikasi yang ada sehingga dapat melakukan koordinasi dengan dua arah atau satu arah. Fasilitas komunikasi yang disediakan dapat membantu para anggota tim dalam memberi dan menerima informasi yang berguna bagi pencapaian tujuan tim. 4. Menyediakan informasi; Keberhasilan kepemimipinan dalam tim yaitu pemimpin harus dapat menyalurkan informasi dan menyediakan informasi agar dapat didapat setiap anggota tim baik itu internal maupun ekternal tim. Penyaluran dan pemberian informasi ini dapat meningkatkan keterbukaan dalam sebuah tim. Pemimpin juga 24 harus mengetahui berbagai bentuk percakapan anggota tim baik dalam bentuk verbal atau melalui elektronik seperti handphone, email, dan lain-lain. Informasi yang didapatkan dapat membantu tim dalam membuat keputusan, mencapai tujuan, dan membangun konsensus. 5. Membangun konsensus; Seorang pemimpin harus menyadari bahwa sebuah tim terdiri dari individu-ndividu yang berbeda. Pemimpin juga harus menggerakan individu-individu tersebut secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dan membangun pemahaman di antara mereka. Jika terjadi sebuah konflik, pemimpin harus dapat : a. Menempatkan konflik dengan segera untuk diatasi sebelum menjadi besar; b. Meminta persetujuan dari para anggota tim; c. Meminta anggota tim untuk saling mendengarkan pendapat masing-masing; d. Membuat jadwal dan tugas untuk meredakan konflik. 6. Pembagian tugas; Fungsi penting dari seorang pemimpin adalah harus dapat membuat dan membagi tugas kepada para anggota tim. Pemimpin harus dapat mengarahkan anggota tim untuk melakukan tugastugas tersebut berdasarkan kemampuan masing-masing untuk mencapai tujuan bersama. Dengan membuat tugas yang jelas dan membuat batas waktu tugas tersebut dapat membantu pemimpin untuk mengevaluasi sejauh mana kontribusi dan pengaruh yang diberikan tiap anggota kepada tim. 7. Evaluasi, Meringkas, dan Melaporkan; Sebuah tim tidak dapat berhasil tanpa adanya seorang yang membantu mengevaluasi, menyimpulkan, dan melaporkan kemajuan dalam tim. Pemimpin yang efektif secara rutin mengevaluasi kemajuan tim baik formal maupun informal seperti membaca laporan mingguan, mendengarkan input anggota tim 25 dalam rapat atau meninjau kembali kinerja yang telah dilakukan anggota tim. Setelah evaluasi dilakukan, langkah selanjutnya adalah melaporkannya kembali kepada anggota tim sehingga mereka dapat mengetahui dan akan mengevaluasi kembali ketika ada hal yang dirasa kurang tepat. 8. Merayakan keberhasilan. Pemimpin tim perlu mengenal dan memahami keberhasilan individu dan tim serta merayakan keberhasilan tersebut. Merayakan keberhasilan dapat melalui berbagai cara seperti pengumuman dalam rapat organisasi atau tim, memberikan bonus, kompensasi, atau mengadakan pesta atas terlaksananya kerja tim. Pemberian reward ini akan dapat menambah motivasi anggota tim dalam melakukan tugas-tugas yang diberikan. B. Membuat strategi outline partisipasi tim Pembentukan outline strategi dalam melaksanakan kegiatan dalam tim. Kegiatan ini akan meningkatkan partisipasi aktif masingmasing anggota tim baik secara internal maupun eksternal. Dalam strategi internal yang dilakukan oleh anggota tim berdasarkan tugas dan jobdesk yang diberikan sedangkan untuk eksternal dalam tim untuk dapat memberikan gambaran sejauh mana kegiatan telah berjalan dan untuk mengetahui hal apa saja yang dibutuhkan agar mendukung terlaksananya kegiatan tim tersebut. C. Menetapkan kriteria anggota tim Pemilihan anggota tim harus sesuai dengan tugas yang akan dijalankan dalam sebuah proyek. Dalam menjalankan setiap tugas, anggota tim mempunyai keahlian dan kemampuan masing-masing dalam melakukan tugas tersebut. Itulah mengapa penting dalam menentukan terlebih dahulu kriteria anggota tim yang dibutukan untuk menjalankan tugas agar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. 26 D. Melatih keahlian berkomunikasi Dalam bekerjasama dengan orang lain, komunikasi yang baik adalah hal yang dibutuhkan untuk menjamin adanya saling pengertian dan pemahaman yang baik akan pesan yang dikirim dan diterima satu sama lain. Keahlian komunikasi yang dilatih dalam tim seperti fleksibilitas dalam berperilaku. Tim terdiri dari orang-orang yang berbeda dan setiap orang yang berbeda tersebut memerlukan perlakuan yang berbeda-beda pula. Maka dari itu, setiap anggota tim diharapkan mampu melatih fleksibilitas perilaku agar dapat berkomunikasi dengan baik satu sama lain hingga akhirnya dapat menciptakan hasil yang maksimal. E. Menciptakan tujuan dan objektif yang kolaboratif Tujuan dan objektif yang ditetapkan menjadi arah anggota tim dalam menentukan tindakan dan kegiatan yang akan dilakukan. Objektif yang ditetapkan harus dapat mewakili tujuan bersama.Anggota tim harus dapat mendefinisikan tujuan dan objektif yang telah ditentukan pada pembentukan awal tim mengenai tujuan yang akan dicapai. Sehingga dalam proses pelaksanaan, mereka dapat merumuskan bagaimana cara yang digunakan untuk mencapai hal tersebut. 27 2.3 Kerangka Konseptual Komunikasi Kelompok Dalam Tim Pada Event Perlombaan Communication in Media Now Jurusan Marketing Communication Binus University Tahap Pengembangan Tim : Stategi dalam mengatur sebuah tim: Forming; A. Mengembangkan Strategi Storming; Kepemimpinan Efektif; Norming; B. Membuat strategi outline Performing. partisipasi tim; C. Menetapkan kriteria anggota tim; D. Melatih keahlian berkomunikasi; (Elearn,Management Extra: Leading Teams, 2005) E. Menciptakan tujuan dan objektif kolaboratif (Goodall H.L, Sandra Goodall, Jill Schiefelbein, Business And Professinonal Communication In The Global Workplace, Third Edition, 2010) Teori Hubungan Manusisawi Gambar 2.2 Kerangka Konseptual Sumber : Hasil Olahan Pribadi 28 Seperti yang telah dijelaskan dalam landasan konseptual mengenai komunikasi kelompok, penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan komunikasi kelompok dalam tim yang terjadi pada event perlombaan Communication in Media Now. Komunikasi kelompok dalam tim yang akan diteliti meliputi tahap pengembangan tim yang terjadi dan strategi apa yang digunakan oleh tim untuk mengatur jalannya tim agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Penelitian ini akan memberikan penjelasan mengenai komunikasi dalam tim yang menuntut adanya sinergi positif tiap anggota tim dengan memberikan kontribusi bagi kepentingan dan tujuan bersama. Proses jalannya tahap pengembangan dan strategi dalam berkomunikasi, Penelitian ini juga ingin melihat bagaimana hubungan yang dibangun antara anggota tim. Hubungan yang terjadi tidak hanya sebatas pekerjaan tetapi juga meliputi hubungan anggota tim sebagai individu.
