bab iii analisa sistem

BAB III
ANALISA SISTEM
3.1
Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
CV. Kyria Rezeki merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam
bidang kuliner dengan produksi utamanya kerupuk. Perusahaan yang mengolah
bahan baku menjadi berbagai jenis krupuk yang akan di jual ke masyarakat.
Mekanisme kerja yang dilakukan terhadap penanganan seluruh dokumen masih
bersifat manual dimana data-data bahan baku, data tenaga kerja, data biaya
overhead pabrik dan aktifitas pabrik dilakukan secara manual yaitu dicatat dengan
menggunakan tulisan tangan pada sejumlah buku yang sesuai dengan kegiatannya.
Perhitungan harga pokok produksi juga dilakukan secara manual yaitu dengan
memperkirakan biaya-biaya yang dikeluarkan yang di dapat dari pencatatan
biaya-biaya yang sudah didata. Dengan sistem ini dirasakan bahwa masih kurang
efisien dan efektif.
3.1.1
Prosedur Perhitungan Harga Pokok Produksi Yang Sedang Berjalan
1. Bagian produksi menyerahkan form pemintaan bahan baku kepada bagian
gudang.
2. Bagian gudang menerima form permintaan bahan baku dan memproses
permintaan bahan baku, jika persediaan bahan baku tidak ada maka bagian
gudang menginformasikan kepada bagian produksi, jika persediaan ada maka
bagian gudang membuat form data barang yang dipakai dan di hantar ke
bagian produksi.
35
36
3. Bagian gudang menyerahkan form data bahan baku kepada bagian produksi
sekaligus fisik bahan yang di minta.
4. Bagian produksi mengecek form bahan baku apakah sesuai atau tidak, jika
tidak maka form bahan baku diserahkan kembali kepada bagian produksi
untuk di proses kembali, jika sesuai maka bagian produksi melakukan proses
produksi kerupuk kemudian form bahan baku di berikan kepada bagian
akuntansi
5. Bagian administrasi menerima form bahan baku kemudian mencatat biaya
bahan baku, tenaga kerja biaya overhead pabrik dan biaya aktifitas, setelah di
catat bagian administrasi melakukan perhitungan biaya bahan baku, tenaga
kerja biaya overhead pabrik dan biaya aktifitas, kemudian barulah melakukan
perhitungan harga pokok produksi dan membuat laporan harga pokok
produksi, kemudian menyerahkan ke pimpinan
6. Pimpinan menerima laporan harga pokok produksi kemudian melakukan cek
laporan harga pokok produksi, jika ada tidak kesesuaian maka laporan harga
produksi di kembalikan lagi ke bagian administrasi untuk di proses kembali,
jika sesuai maka pimpinan melalukan penetapan persentase laba.
7. Bagian administrasi melakukan perhitungan harga jual berdasarkan harga
pokok produksi dan persentase laba yang di tetapkan oleh pimpinan
kemudian dari hasil perhitungan akan di buatkan laporan harga jual untuk
diberikan ke bagian pemasaran.
8. Bagian pemasaran menerima laporan harga jual untuk di informasikan kepada
konsumen.
37
Flowmap Berjalan Perhitungan Harga Pokok Produksi
Bagian Produksi
Bagian Gudang
Bagian Akuntansi
Form permintaan
bahan baku
Form permintaan
bahan baku
Form bahan baku
Laporan Harga
Pokok Produksi
Mencatat & Perhitungan
biaya bahan baku,
tenaga kerja biaya
overhead pabrik dan
biaya aktifitas
Cek laporan harga
pokok produksi
Proses pencarian
permintaan bahan
baku
Form permintaan
bahan baku
T
Persediaan
Barang
Komponenkomponen harga
pokok produksi
Pimpinan
T
Bagian Pemasaran
Sesuai
Y
Y
Form bahan baku
Cek barang
Membuat form
bahan baku yang
akan di pakai dan
diserahkan ke
bagian gudang
Perhitungan harga
pokok produksi
Penetapan
persentase laba
Laporan Harga
Pokok Produksi
T
Laporan Harga
Pokok Produksi
Form bahan baku
Laporan Harga
Pokok Produksi
Sesuai
Perhitungan dan
Penentuan Harga
Jual
Y
Melakukan
produksi
Laporan Harga
Jual
Laporan Harga
Jual
Form bahan baku
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Perhitungan Harga Pokok Produksi
3.2
Analisa Kelemahan Sistem
Tahap pertama yang dilakukan penulis dalam menganalisis data adalah
dengan menentukan permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dari hasil
pengamatan yang dilakukan penulis pada sistem yang berjalan ada beberapa tahap
analisa kelemahan sistem pada CV. Kyria Rezeki, pada pengolahan data
perhitungan harga pokok produksi serta penentuan harga jual secara manual memiliki
kelemahan dan keterbatasan, diantaranya:
38
1. Belum ada sistem yang terstruktur berbasis komputerisasi yang dapat
mengolah data bahan baku, tenaga kerja, biaya overhead pabrik dan biaya
aktifitas.
2. Proses perhitungan harga pokok produksi yang tidak efisien dan efektif.
3. Proses penentuan harga jual yang kurang tepat.
4. Keamanan data tidak terjamin, karena dapat dilihat oleh semua pihak tanpa
proses pengamanan pengolahan data.
5. Sistem lama kurang ekonomis karena penggunaan kertas, tinta dan alat tulis
yang berlipat ganda dalam pencatatan data dan pembuatan laporan
mengakibatkan terjadinya pemborosan biaya.
6. Belum ada tempat penyimpanan yang berbasis komputerisasi untuk
menyimpan data-data pada CV. Kyria Rezeki.
7. Kesulitan dalam proses pencarian data.
8. Pembuatan laporan tidak efisien, tidak tepat dan tidak akurat.
3.3
Analisa Kebutuhan Sistem
Pada analisia kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada
kebutuhan perangkat, kebutuhan data dan kebutuhan pengguna :
3.3.1
Analisis Kebutuhan Perangkat
Kebutuhan
perangkat
terdiri dari kebutuhan
(hardware) dan kebutuhan perangkat lunak (software).
perangkat
keras
39
1. Kebutuhan Perangkat Keras
Agar sistem dapat berjalan dengan baik, maka perlu diperhatikan mengenai
perangkat keras yang diperlukan. Adapun kebutuhan perangkat keras yang
diperlukan adalah :
a.
Prosesor Intel Core 2 Duo (2.00 GHz)
b.
Memori RAM 2 GB
c.
Hardisk 160 GB
d.
Monitor standar 14” dengan resolusi layar 800 x 600 px
e.
Keyboard
f.
Mouse standar
g.
Printer
2. Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk dapat mendukung sebuah sistem dalam pengolahan data, maka
selain perangkat keras, juga diperlukan perangkat lunak. Adapun perangkat
lunak yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem ini yaitu :
a. Borland Delphi 7.0
b. MYSQL Server sebagai database
c. Sistem operasi Microsoft Windows 7 Ultimate SP1
3.3.2
Analisis Kebutuhan Data
Kebutuhan data sangat penting peranannya
dalam pembuatan suatu
sistem, kebutuhan data ini bisa diartikan sebagai kebutuhan sistem terhadap
dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk membangun sistem tersebut. Dokumendokumen yang dibutuhkan antara lain :
40
1. Form Permintaan Bahan Baku
Fungsi : untuk membuat bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan
produksi kerupuk
Sumber
: Bagian Produksi.
Distribusi : Bagian Gudang.
Item
: Tanggal, nama bahan baku dan jumlah bahan baku yang diminta.
2. Form Bahan Baku
Fungsi : untuk mengetahui jumlah bahan baku yang akan digunakan dalam
proses produksi serta untuk memperhitungan total harga dari hasil produksi
suatu kerupuk.
Sumber
: Bagian Gudang.
Distribusi : Bagian Produksi.
Item
3.3.3
: Tanggal, nama bahan baku dan jumlah bahan baku yang dikirim.
Analisis Kebutuhan Pengguna
Aplikasi yang dibuat akan digunakan oleh bagian administrasi.
Administrasi sebagai user untuk penginputan semua data biaya-biaya
yang
berhubungan dalam perhitungan harga pokok produksi dan mencetak laporan.
3.4
Analisa PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap
kinerja, informasi, ekonomi, kontrol data, efisiensi dan servis. Panduan ini dikenal
dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economy, Control,
Eficiency dan Services). Analisis PIECES ini menggmbarkan penggambaran
41
sistem lama dan penggambaran sistem baru yang akan dibangun, disinilah
ditemukan perbedaan-perbedaan sistem tersebut.
Dibawah ini analisis pieces pada aplikasi perhitungan harga pokok
produksi dengan metode activity-based costing (ABC) untuk menentukan harga
jual kerupuk pada CV. Kyria Rezeki.
1.
Performance (Kinerja)
Performance (Kinerja) suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas
dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai.
Tabel 3.1 Analisis Pieces Performance (Kinerja)
Sistem Lama
1. Laporan yang dihasilkan kurang
efisien dan efektif.
2. Proses pencarian data yang lambat.
2.
Sistem Baru
1. Laporan yang dihasilkan
efisien dan efektif.
2. Proses pencarian data yang cepat.
Informations (Informasi)
Informations (Informasi) merupakan hal penting karena. Apabila kemampuan
sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat,
tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.
Tabel 3.2 Analisis Pieces Informations (Informasi)
Sistem Lama
Output:
1. Informasi yang kurang akurat.
2. Informasi yang terkadang kurang
tepat waktu dalam penggunaan.
Input:
Sistem Baru
Output:
1. Informasi yang akurat.
2. Informasi
yang
didapatkan
dengan mudah dan tepat waktu
dalam penggunaan.
1. Data tidak aman dari vandalisme.
Input:
2. Data mudah terjadi kesalahan.
1. Data aman dari vandalisme.
3. Terjadi duplikasi data.
2. Data mudah disimpan.
42
3. Data terorganisir dengan baik.
3.
Economy (Ekonomi)
Economy (Ekonomi) Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan
informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi
pengendalian biaya dan peningkatan manfaat.
Tabel 3.3 Analisis Pieces Economy (Ekonomi)
Sistem Lama
Sistem Baru
Biaya:
Biaya:
1. Dokumentasi biaya kurang aman
dan baik.
1. Dokumentasi yang lebih baik.
2. Perhitungan biaya lebih tepat.
2. Perhitungan biaya kurang tepat
3. Biaya dapat diperkirakan.
3. Biaya tidak diketahui dengan jelas
Keuntungan:
Keuntungan:
1. Pemasaran lebih tepat sasaran
4.
Efisien dan efektif.
Control (Kontrol)
Control (kontrol) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang
dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan
ketelitian data yang diproses.
Tabel 3.4 Analisis Pieces Control (kontrol)
Sistem Lama
Sistem Baru
Kontrol keamanan kurang tepat, dan Kontrol keamanan lebih terjamin.
kurang
dapat
membantu
pengambilan keputusan.
dalam
43
5.
Efficiency (Efisiensi)
Efficiency (Efisiensi) berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat
digunakan secara optimal.
Tabel 3.5 Analisis Pieces Efficiency (Efisiensi)
Sistem Lama
Sistem Baru
Membutuhkan waktu yang lama dalam Waktu lebih cepat dalam perhitungan
perhitungan harga pokok produksi dan harga pokok produksi dan harga jual.
harga jual
6.
Service (Layanan)
Service (layanan) merupakan layanan terhadap pengguna yang optimal.
Tabel 3.6 Analisis Pieces Service (layanan)
Sistem Lama
Sistem Baru
Menghasilkan informasi harga pokok
Menghasilkan informasi yang lebih
produksi yang tidak akurat dan lambat cepat dan tepat serta penentuan
serta penetapan harga jual yang kurang harga jual yang tepat.
tepat.
3.5
Analisis Perhitungan Harga Pokok Produksi Metode ABC Dalam
Menentukan Harga Jual
Biaya produksi membentuk harga pokok produksi yang digunakan untuk
menghitung harga pokok produk jadi dan harga pokok produk pada akhir periode
akuntansi masih dalam proses. Biaya produksi digolongkan dalam tiga jenis yang
juga merupakan elemen-elemen utama dari biaya produksi, meliputi:
a.
Biaya bahan baku (direct material cost)
Merupakan bahan secara langsung digunakan dalam produksi untuk
mewujudkan suatu macam produk jadi yang siap untuk dipasarkan.
44
b.
Biaya tenaga kerja langsung (direct labour cost)
Merupakan biaya-biaya bagi para tenaga kerja langsung ditempatkan dan
didayagunakan dalam menangani kegiatan-kegiatan proses produk jadi secara
langsung diterjunkan dalam kegiatan produksi menangani segala peralatan
produksi dan usaha itu dapat terwujud.
c.
Biaya overhead pabrik (factory overhead cost)
Umumnya didefinisikan sebagai bahan tidak langsung, tenaga kerja tidak
langsung dan biaya pabrik lainnya, seperti ; biaya pemeliharaan pabrik, yang
tidak secara mudah didefinisikan atau dibebankan pada suatu pekerjaan.
CV. Kyria Rezeki merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
usaha industri kerupuk. Jenis kerupuk yang diproduksi beranekaragam,
diantaranya adalah kerupuk siput gong-gong, waktu yang diperlukan untuk
memproduksi kerupuk siput gong-gong selama 3 hari. Dibawah ini adalah
perincian biaya-biaya yang dikeluarkan pada produksi untuk pembuatan kerupuk
siput gong-gong, antara lain :
1. Biaya Bahan Baku
No. Nama Bahan
Jumlah Satuan Biaya
Total Biaya
Baku
1
Tepung Tapioka
15
KG
Rp. 7.000 /
Rp. 105.000
KG
2
Garam
2
BKS
Rp. 2.000 /
Rp. 4.000
BKS (250
GRAM)
3
Gula
1
KG
Rp. 10.500
/ KG
Rp. 10.500
45
4
Ajinomoto
1
BKS
Rp. 3.500 /
Rp. 3500
BKS (250
GRAM)
5
Minyak Goreng
5
KG
Nabati
6
Siput Gong-Gong
Rp. 12.000
Rp. 60.000
/ KG
5
KG
Rp. 20.000
Rp. 100.000
/ KG
Rp. 283.000
TOTAL
2. Biaya Tenaga Kerja
No. Nama
Jumlah
Gaji / Hari Estimasi Total Biaya
1
2 Orang
Rp. 30.000
3 Hari
Rp. 180.000
3 Orang
Rp. 20.000
3 Hari
Rp. 180.000
Tenaga Kerja
Tetap
2
Tenaga Kerja
Lepas
Rp. 360.000
TOTAL
3. Biaya Overhead Pabrik
No. Nama
Pemakaian
1
Listrik
50 Kwh
2
Air
10 m3
TOTAL
Total Biaya
Rp. 100.000
Rp. 25.000
Rp. 125.000
4. Biaya Aktifitas
No. Nama
Total Biaya
1
Marketing
Rp. 200.000
2
Penyusutan Mesin
Rp. 200.000
TOTAL
Rp. 400.000
46
Tujuan perusahaan menghitung atau menentukan harga pokok produksi
adalah untuk mengevaluasi kembali harga jual yang telah ditentukan. Komponen
untuk menentukan harga pokok produksi adalah biaya produksi yang digolongkan
tiga yaitu biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead
pabrik. Harga pokok adalah biaya yang belum dibebankan atau dikurangkan dari
penghasilan.
HPP = BBBU + BTKL + BOP
Keterangan :
HPP
: Harga Pokok Produksi
BBBU
: Biaya Bahan Baku Utama
BTKL
: Biaya Tenaga Kerja Langsung
BOP
: Biaya Overhead Pabrik
Metode perhitungan biaya produksi adalah suatu cara memperhitungkan unsur
biaya produksi ke dalam harga pokok produksi. Setelh menggunakan rumus diatas
selanjutnya di tambah lagi dengan biaya aktifitas sehingga metode ini disebut
dengan activy based costing (ABC)
Penyelesaian :
Biaya Bahan Baku
: Rp. 283.000
Biaya Tenaga Kerja
: Rp. 360.000
Biaya Overhead Pabrik
: Rp. 125.000
Biaya Aktifitas
: Rp. 400.000 +
Harga Pokok Produksi
: Rp. 1.168.000
47
Jumlah hasil produksi : 70
HPP / Jumlah Hasil Produksi = Rp. 928.000 / 70 = Rp. 16.685
Laba = 20%
Penentuan Harga Jual = Rp. 16.685 + 20% = Rp. 20.022