BAB I

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Apotek Sehat Farma Tegalyoso Klaten, merupakan sebuah apotek yang
didalam rutinitas pelayanannya diprioritaskan kepada pasien rawat jalan
dan
rawat inap RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. Apotek yang memfokuskan
diri dalam pelayanan penguna ASKES ini memiliki tiga jenis konsumen yang
masing-masing memiliki identifikasi berbeda. Mulai dari pasien rawat jalan,
pasien rawat inap dan konsumen umum, menjadikan apotek ini menjadi padat
dalam aktifitas transaksi setiap hari. Dengan banyaknya tugas yang dikerjakan
pihak apotek, kekeliruan dan kesalahan pada salah satu proses sangat
dimungkinkan terjadi, mengingat sarana pengerjaan proses tersebut adalah
manusia. Ketidakcocokan jumlah persediaan obat digudang dengan sistem
komputer persediaan yang ada, kekurangan stok, kekeliruan dalam transaksi obat
(kasir, entrydata konsumen) dan kecurangan pihak-pihak apotik sendiri
menimbulkan kerugian yang nyata dirasakan apotek saat ini.
Apotek Sehat Farma pada saat ini telah menggunakan sistem informasi
berbasis komputer, dengan mengunakan bahasa pemrograman Foxpro, akan tetapi
dengan program tersebut hanya mencakup sub sistem informasi persediaan dan
sub sistem entrydata konsumen. Sedangkan dari kedua sub sistem tersebut tidak
ada integrasi sistem yang baik, sehingga sistem persediaan dan entrydata
konsumen dalam melakukan fungsinya, tidak terjadi koordinasi dengan baik. Hal
ini dapat dilihat dengan sering terjadinya kesalahan pelaporan dari entrydata
konsumen ke persediaan yang mengakibatkan ketidakcocokan persediaan yang
ada. Sistem informasi apotek Sehat Farma dapat dilihat pada gambar 1.1.
I-1
Laporan
Konsumen
Kasir
ASKES
Laporan
Umum
A A dan
Reseptir
Keuangan
Menejer
Gudang
Persediaan
Rumah
Sakit
Laporan
Laporan
Entrydata
Pedagang
Besar
Farmasi
Gambar 1.1 Gambar sistem informasi apotek Sehat Farma saat ini
Pada saat konsumen memberikan resep obat yang dipesan, entrydata
konsumen memasukkan data tersebut kedalam komputer dan resep tersebut
diberikan kepada reseptir. Fungsi dari entrydata konsumen dalam gambar diatas,
hanya sebatas mencatat data obat apa saja yang dibutuhkan konsumen dan
nantinya data tersebut diberikan pada bagian persediaan. Pihak reseptir sendiri
menyiapkan obat apa saja yang dibutuhkan kemudian menyerahkan kapada kasir.
Kasir melakuakan perhitungan harga obat dengan melihat klasifikasi obat dan
konsumen kemudian obat diserahkan. Kasir mendokumentasikan setiap transaksi
tersebut dalam bentuk laporan dan menyerahkan pada bagian keuangan. Pihak
tersebut melakukan pegelolaan data-data tersebut sebagai laporan akhir.
Adanya beberapa jenis konsumen dan macam-macam obat memerlukan
kompleksitas perancangan program yang akan diciptakan. Dimulai dari
pengidentifikasian konsumen, yang mana program harus mampu memisahkan
antara jenis konsumen, dan kemudian membagi obat-obatan dengan harga yang
bervariasi dan pemberian potongan harga untuk jenis obat, yang semua itu
didasarkan pada identifikasi konsumen.
Pentingnya masalah tersebut untuk dijadikan latar belakang penciptaan
sistem informasi dengan arah perancangan perbaikan karena, dengan masalah masalah tersebut apotek akan dirugikan, baik secara material dan proses
pelayanannya, dimana akhir dari semua itu adalah penurunan kinerja apotek.
Maka pentingnya sistem informasi yang terpadu untuk meminimalisasi kesalahan,
I-2
kecurangan serta peningkatan kinerja apotek, sangat memerlukan sistem informasi
yang mampu memecahkan masalah tersebut dalam sistem informasi terprogram
secara baik. Alternatif sistem informasi yang ada adalah sistem informasi secara
komputerisasi. Dengan sistem yang terkomputerisasi, data dan proses yang
beraneka ragam serta dalam jumlah yang besar dapat diolah dengan cepat, tepat
dan tentunya resiko akan kecurangan dapat diminimalkan. Ditambah dengan
adanya dukungan database, proses pencarian, pengolahan dan perhitungan dapat
dilakukan dengan cepat.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah maka dapat dirumuskan masalah
sebagai berikut:
“Bagaimana merancang usulan perbaikan dan pengembangan sistem
informasi manajemen, untuk membantu menyelesaikan permasalahan pelayanan
transaksi dan persediaan obat diapotek Sehat Farma”.
1.3. Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.
Merancang ulang database untuk mempermudah pengaturan data yang
bertujuan untuk memberi kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan
dan pengolahan data.
2.
Merancang aplikasi perangkat lunak sistem informasi apotek disertai dengan
perancangan user interface untuk memudahkan operator dalam melakukan
kegiatan operasional pencatatan, transaksi dan penganalisaan, pembuatan
laporan.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Kemudahan, kecepatan dan keakuratan dalam setiap pengerjaan olah data.
2. Memudahkan para karyawan di apotek untuk melakukan kegiatan
pencatatan, analisis, transaksi dan pembuatan laporan agar terhindar dari
kesalahan.
I-3
3. Penyempurnaan sistem informasi menejemen yang telah ada, melalui
pengembangan
yang lebih baik
agar mampu memperbaiki dan
meningkatkan kinerja apotek.
1.5. Batasan Masalah
Agar sasaran dalam studi lapangan ini tercapai, maka diperlukan batasan batasan sebagai berikut:
1. Transaksi yang dibahas adalah sistem entrydata obat, transaksi kepada
konsumen (kasir), persediaan, pembuatan laporan keuangan.
2. Sistem keuangan yang dimaksud hanya sistem keuangan yang berkenaan
dengan pengolahan transaksi obat seperti, penjualan, pembelian, harga
obat sampai dengan pembuatan laporan keuangan. Sedangkan untuk
sistem keuangan diluar transaksi obat tidak diikut sertakan dalam
perancangan sistem.
3. Keuntungan yang diperoleh apotek secara nominal tidak akan dibahas
dalam penelitian ini.
4. Kemampuan aplikasi untuk terhubung satu sama lain, ditunjukan dengan
pembuatan aplikasi secara terpisah antar sistem dan penggunaan database
tunggal sebagai server data .
5. Biaya pembuatan sistem informasi tidak dibahas dalam penelitian ini.
1.6. Sistematika penulisan
Laporan Tugas Akhir ini merupakan dokumentasi pelaksanaan dan hasil
penelitian. Adapun sistematika penulisan laporan Tugas Akhir adalah sebagai
berikut:
BAB I
PENDAHULUAN
Menguraikan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah,
tujuan penelitian,
manfaat
penelitian, dan sistematika penulisan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Berisikan tentang uraian teori-teori, informasi yang diambil
dari literatur-literatur yang ada.
I-4
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Terdiri dari tahapan-tahapan yang dilakukan dalam
melakukan penelitian. Tahapan tersebut adalah identifikasi
masalah, perumusan masalah, studi pustaka, pengumpulan
data. Pada tahapan perancangan sistem ada dua tahapan
yaitu tahap desain umum sistem dan desain sistem rinci.
Kemudian tahap pembuatan program dan databasenya.
Setelah itu dilakukan pengujian program apakah program
dapat dijalankan atau tidak, jika belum dapat dijalankan
maka kembali ke tahap pembuatan program untuk
diperbaiki. Pada akhirnya diambil kesimpulan dan dibuat
saran-saran yang mendukung.
BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Pengumpulan data berisi mengenai analisis terhadap sistem
lama yang berjalan di apotek dan pada pengolahan data,
data-data dari analisis sistem diolah untuk memunculkan
subjek–subjek
yang melatarbelakangi masalah termasuk
didalamnya subjek yang menjadi sebab dan akibat serta
langkah perbaikan.
BAB V
ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL
Berisi tentang perancangan sistem informasi dan analisa
validasi perancangan. Bagian ini juga membahas desain
sistem informasi dari setiap sistem yang terdiri dari desain
sistem secara umum, terinci dan uraian analisa dan
intepretasi dari hasil perancangan yang telah dilakukan
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
Berisikan kesimpulan dari penelitian dan saran-saran.
I-5