MODUL WBL - MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI
advertisement
MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI Tujuan Mata Kuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi : Melengkapi mahasiswa dengan pemahaman tentang konsep, fungsi, tugas dan teknik manajemen proyek sistem informasi Mengenalkan beberapa variasi model /pendekatan untuk kualitas sistem informasi dan bagaimana menggunakannya dalam pengembangan sistem informasi Sasaran : Mahasiswa mampu untuk menerapkan teknik yang diajarkan dan membuat perencanaan proyek yang baku Menuliskan rencana proyek sistem informasi Mengerti dengan jelas hubungan antara proses pengembangan sistem informasi , manajemen proyek dan jaminan kualitas sistem informasi Deskripsi : Mata kuliah manajemen proyek sistem informasi memberi pelajaran mengenai konsep, metodologi dan terminologi manajemen proyek sistem informasi PENDAHULUAN Definisi Proyek adalah : Usaha formal yang ditetapkan dalam suatu waktu tertentu, dengan beberapa karakteristik , yaitu : Diawali pada waktu / hari tertentu Ditetapkan dengan pasti baik tujuan maupun lingkup kerja Ditetapkan dengan baik hasil / produknya, termasuk kriteria performansi produk Ditetapkan dengan baik kriteria penyelesaian proyek Ditetapkan titik akhir atau waktu penyelesaian Tugas yang dapat diukur besarnya dan harus diselesaikan dengan anggaran serta satuan waktu tertentu, sekali dan tidak berulang Suatu usaha yang mempunyai awal – akhir dan dijalankan untuk memenuhi tujuan yang sudah ditetapkan dalam biaya, jadwal, dan sasarn kualitas Manajemen adalah : Fungsi, disiplin dan tugas yang harus dikerjakan/dilakukan manajer/ profesional dalam disiplin praktis dalam menjalankan fungsinya dan / atau melaksanakan tugasnya. Proses merencanakan, mengorganisasikan , memimpin, mengendalikan usaha-usaha anggota organisasi dan proses penggunaan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi yang telah ditetapkan Suatu proses untuk memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan tertentu Proses yang terdiri dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, menggerakkan, dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi Proses perencanaan, pengorganisasia , penempatan sumberdaya manusia, pengkoordinasian, dan pengendalian Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah : Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek Manajemen proyek menyatukan dan mengoptimalkan sumber daya (meliputi keterampilan, bakat, usaha kerjasama tim, fasilitas, alat, perlengkapan informasi, sistem, teknik serta uang) yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan berhasil Parameter proyek : Biaya Mutu Waktu Manajemen Proyek VS Rutin Perbedaan manajemen umum (rutin) dengan manajemen proyek adalah adanya aspek inisialisasi dan terminasi (ada awal ada akhir) Inisialisasi melibatkan : Pendefinisian sasaran dan tujuan Penentuan lingkup kerja Penetapan kelayakan teknik dan finansial Perancangan proses guna pencapaian tujuan Pemilihan dan pembangunan tim Terminasi melibatkan : Delivery hasil kerja Perencanaan sumber daya dalam transisi untuk penugasan baru Pembelajaran untuk proyek selanjutnya Tipe proyek Sistem Informasi Pengembangan Sistem Implementasi paket atau kustomisasi paket End user computing Prototyping RAD (Rapid application development) BPR (Business reengineering projects) Proyek implementasi teknologi Proyek seleksi System architecture Dan lain-lain Keterampilan Manajemen proyek yang dibutuhkan : Personal skill, Kemampuan memotivasi sumber daya manusia dan mencari solusi tim Technical skill, Perlu memahami pengetahuan teknis sejauh diperlukan Management skill, Memimpin dan mengelola sumber daya untuk keberhasilan proyek Coping skill, Kemampuan mengatasi persoalan dalam kondisi ketidakpastian dan konflik Basic skills manajemen proyek Hal yang penting dikelola manajemen proyek : Penentuan kebutuhan user Inisialisasi dan pemantapan rencana proyek Bersama user memantapkan kemajuan dan arah proyek Teknologi, orang, dan perubahan Kreatifitas staff dengan lingkungan yang kondusif Hal yang tidak pasti, gampang berubah dan kurang jelas Hubungan dengan pelanggan dengan efektif dan legal Peningkatan motivasi dengan contoh Kemampuan managerial standar Siklus hidup pengembangan sistem : Phase definition - Analisa kelayakan - Pendefinisian kebutuhan Phase konstruksi - Desain sistem - Pembangunan sistem - Testing sistem Phase implementasi - Instalasi - Operasi - Pemeliharaan Komponen-komponen dasar sistem Orang Proses bisnis Teknologi informasi / infrastruktur (hardware, software, netware) Struktur organisasi Sumber daya : Orang Infrastruktur Tools Standar Model organisasi SIKLUS HIDUP PROYEK Secara garis besar tahap-tahap proyek bisa dibagi menjadi : 1. Tahap konsepsi 2. Tahap pendefinisian 3. tahap Akuisisi 4. Tahap operasi Konsepsi Tahap konsepsi adalah sebagai berikut : Inisiasi proyek Inisiasi adalah titik dimana suatu ide tentang proyek lahir Kelayakan proyek Kelayakan proyek adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail apakah penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat Permintaan proposal Permintaan proposal atau RFP (request for proposal) dikirim kepada pihak-pihak yang masuk dalam daftar peserta lelang atau bidders list yang dipunyai perusahaan atau pihak lain yang berminat. Dalam RFP ditentukan : o Tujuan proyek o Lingkup proyek o Spesifikasi performansi o Batasan ongkos dan jadwal o Kebutuhan data o Jenis kontrak yang diinginkan Proposal proyek Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa pokok isi : 1. Surat pengantar 2. Ringkasan manajemen / executive 3. Bagian teknis 4. Manfaat / keuntungan yang akan diperoleh 5. Jadwal 6. Bagian Keuangan 7. Bagian legal 8. Kualifikasi manajemen Pemilihan proposal Negosiasi kontrak Term of reference Pernyataan kebutuhan pekerjaan Isi : Latar belakang Tujuan (pelaksanaan pekerjaan) Sasaran (dampak hasil pekerjaan) Lingkup kegiatan Deliverables (hasil pekerjaan, termasuk dokumentasi) Resource (manpower, equipment, tools dll) Waktu pelaksanaan Syarat lain (metodologi, organisasi pelaksana dll) Tahap Pendefinisian Tahap pendefinisian dalam siklus hidup proyek meliputi kegiatan : penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari : 1. Jadwal pekerjaan 2. Anggaran dan sistem pengendalian biaya 3. Work breakdown structure secara rinci 4. Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang kemungkinankemungkinan yang akan muncul 5. Rencana sumber daya manusia dan pemakaian sumber daya lain 6. Rencana pengujian hasil proyek 7. Rencana dokumentasi 8. Rencana peninjauan pekerjaan 9. rencana pelaksanaan hasil proyek Tahap Akuisisi Tahap-tahap akuisisi ini adalah : 1. Desain Dalam tahap ini spesifikasi akan diterjemahkan dalam gambar, maket, diagram atau skema. Dalam tahap ini pekerjaan harus dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang lebih kecil 2. Pengadaan Disiapkan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material untuk tahap selanjutnya 3. Produksi Setelah siap fasilitas dan bahan pendukung bisa dilakukan pelaksanaan produksi 4. Implementasi Jika produksi telah dilakukan hasil diserahkan kepada user. User bisa menguji hasil ini untuk memastikan apakah cocok dengan kebutuhannya. Tahap Operasi Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap selesai . Siklus hidup proyek yang lain : Inisialisasi Penetapan Kelayakan Perencanaan Berisi Sumber Daya Jadwal Eksekusi Tugas Pengumpulan Hasil Pengecekan Kualitas Pengujian Kemajuan Pelaporan Phase perencanaan berikut Estimasi Terminasi Review Perencanaan Proyek Tujuan perencanaan proyek : desain proyek Perkiraan Inisiasi proyek Memulai proyek Pembuatan Work Breakdown Structure Teknik perencanaan Desain proyek Pemilihan siklus hidup : Model waterfall System engineering lifecycle Overlapping phases Prototyping Joint application development (JAD) Iterative lifecycle Waterfall model Feasibility Analysis Design Build Implementasi Operation Effort on correction of errors : Phase Percent Requirements 82 % Design 13 % Coding 1% other 4% Pengukuran Produktifitas Reusability Quality Defects Value Size Quantity Productivity Functionality Time Personnel Money Cost hardwre Resources softwre environmental constraints Complexity problem dificulty Pembuatan Anggaran Cara untuk menentukan harga proyek : Intuisi Keahlian TCA ( Traditional Cost accounting) ABC ( activity based costing) Tahap-tahap dalam ABC : Identify actifities Determine cost drivers Determine cost for each activity Collect activity data Calculate project cost ABC Project deliverables Work breakdown structure task1 task2 task3 task n resorces estimate 1 resorces estimate 2 resorces estimate 3 resorces estimate n cost estimate 1 cost estimate 2 cost estimate 3 cost estimate n cost 1 cost 2 cost 3 cost n Budget at completation Komponen Biaya dalam proyek teknologi informasi : Direct cost : - direct labor ( expert staff, supporting staff) - direct materials Overhead - Marketing cost ( negotiation, project preparation, kick back etc) - Project administration - Indirect materials - Indirect labor - Hardware depreciation + maintenance - Infrastructure depreciation + maintenance - Software amortization + maintenance - Facility / office amortization - Insurance - Taxes, fee - Etc Total Biaya = biaya langsung + biaya overhead ORGANISASI PROYEK Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yaitu : o Berdasar produk o Berdasar lokasi o Berdasar proses o Berdasar pelanggan o Berdasar waktu Membangun organisasi proyek : Project estimation creating project organization schema assesing internal organization creating job description talent selection Personnel selection personnel recruitment personnel assignment personnel outsourcing TIM PROYEK Ada beberapa jabatan penting dalam project office selain manajer proyek. Peran manajer proyek : Sebagai integrator Komunikator Pembuat keputusan Motivator Enterpreneur dan agen peubah Tanggung jawab manajer proyek : 1. Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan penganggaran 2. Mengorganisasikan , memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya 3. Memonitor status proyek 4. Mengidentifikasi masalah-masalah teknis 5. Titik temu dari para konstituen : subkontraktor, user, konsultan, top management 6. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek 7. Merekomendasikan pengehentian proyek atau pengerahan kembali sumberdaya bila tujuan tidak tercapai Kompetensi dan orientasi Manajer Proyek Seorang manajer proyek bekerja pada interface antara top management dan para teknolog atau teknisi, maka dia harus mempunyai kemampuan manajerial dan sekaligus kompetensi teknis serta beberapa kualifikasi lain. Memilih manajer proyek Kategori kualifikasi yang harus dimiliki manajer proyek adalah : Karakteristik personal Mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi Mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif Percaya diri, bisa meyakinkan orang lain Punya disiplin Seorang generalis Bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan Mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia Keterampilan perilaku o Kemampuan mendengarkan secara aktif o Komunikator yang baik o Bisa menjalin jaringan komunikasi informal Keterampilan bisnis Pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri Pemahaman mengenai manajemen secara umum yang meliputi : pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum, administrasi karyawan dan konsep umum mengenai keuntungan Kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek Punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan kemampuan bawahan Kemampuan teknis Untuk proyek yang melibatkan pemakaian berteknologi tinggi pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa sangatlah penting dimiliki seorang manajer proyek Berikut gambar mengenai anggota tim proyek : Manajer proyek Wakil fungsional Koordinator produksi Project engineer quality assurance supervisor Peran lain diluar tim proyek - Manajer program - Manajemen puncak Contract administrator Project controller manajer lapangan project accountant customer liaison MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK Munculnya konflik Dalam suatu organisasi adanya perbedaan opini , tujuan, dan nilai yang dianut seringkali akan memicu terjadinya konflik, apalagi untuk organisasi proyek yang begitu sering dibentuk kalau ada proyek baru. Manfaat adanya konflik Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreatifitas seseorang Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya. Konflik selama siklus hidup proyek Sumber utama konflik dan tahap-tahap proyek Mulai siklus hidup proyek selesai Project formation/ Project build up / Main project / Project phased out / konsepsi definisi akuisisi akhir Prioritas proyek Prioritas proyek Jadwal Jadwal Prosedur Jadwal Teknis Interpersonal / administrasi Jadwal perorangan Prosedur Tenaga kerja Tenaga kerja Pioritas proyek Prioritas administrasi Tenaga kerja teknis Pemecahan Konflik Ada beberapa metoda untuk mengurangi atau memecahkan konflik, yaitu : 1. menarik kembali kesepakatan (withdrawing) 2. Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan ( menganggap tidak ada konflik) 3. menggunakan kekuasaan (forcing) 4. Kompromi 5. konfrontasi Mengelola konflik Ada dua cara untuk mengelola konflik , yaitu : 1. Teori ekspektasi tentang konflik 2. Metode kelompok untuk menyelesaikan konflik : o Teknik memperjelas peran o Memperjelas peran-peran untuk tim o Memperjelas peran setiap orang o Resolusi konflik dalam kelompok PENDEFINISIAN PEKERJAAN Yang menjadi lingkup pekerjaan selama proses perencanaan dan pengendalian adalah : 1. Sebelum proyek mulai (dan selama tahap konsepsi dan pendefinisian), sebuah rencana dipersiapkan untuk menentukan tujuan proyek, tugas-tugas yang akan dikerjakan, jadwal dan anggaran 2. Selama proyek (dalam tahap akuisisi) rencana yang telah dibuat dibandingkan dengan performansi, waktu dan biaya yang sebenarnya terjadi (aktual) 3. Jika ada perbedaan antara yang direncanakan dan yang terjadi sebenarnya tindakan koreksi perlu dilakukan, dan estimasi biaya dan waktu bisa diperbaharui. Tahap-tahap perencanaan proyek Langkah-langkah perencanaan meliputi : 1. Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya, dan performansi yang ditargetkan 2. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah diuraikan dan didaftar 3. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggungjawab terhadap aktifitas pekerjaan yang ada 4. Jadwal untuk setiap aktifitas pekerjaan dibuat yang memeperlihatkan waktu tiap aktifitas, batas selesai dan milestone 5. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan dipersiapkan. Rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumber daya dan waktu untuk setiap aktifitas pekerjaan 6. Ramalan mengenai waktu, biaya, dan performansi penyelesaian proyek. Rencana Induk Proyek Tujuan pembuatan rencana adalah : Untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek, untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi. Isi rencana proyek 1. Deskripsi proyek deskripsi singkat mengenai asal usul dan latar belakan lahirnya proyek 2. Manajemen dan organisasi Ringkasan mengenai organisasi dan personel yang dibutuhkan, isinya meliputi : Manajemen proyek dan organisasi Kebutuhan orang Training dan pengembangan 3. Bagian teknis Ringkasan mengenai aktfitas utama proyek, waktu dan biaya, termasuk dalam bagian ini : Rincian pekerjaan (statement of work) Jadwal proyek Anggaran dan dukungan keuangan Testing Dokumentasi Implementasi Rencana peninjauan pekerjaan Justifikasi ekonomi Alat-alat perencanaan Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan antara lain : 1. work breakdown structure (WBS) , untuk menentukan pekerjaan –pekerjaan yang ada dalam proyek 2. Matriks tanggung jawab, untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggung jawabnya 3. Gantt- charts, digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail 4. Jarifrngan kerja (network), untuk memperlihatkan urutan pekerjaan , kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai. Pendefinisian Pekerjaan Work breakdown structure (wbs) adalah pemecahan pekerjaan besar menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil. Work breakdown structure (wbs) adalah teknik untuk : 1. Membagi keseluruhan proyek kedalam komponen-komponen 2. Memecah komponen ke level-level berikutnya sampai dengan tugas 3. Menampilkan gambar/grafik tentang hiraki proyek Tujuan dan manfaat Work Breakdown Sructure Tujuan : 1. Melengkapi komunikasi antar personel proyek 2. Menjaga konsistensi dalam pengendalian dan pelaporan proyek 3. Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen Manfaat : 1. Mengurangi kompleksitas 2. Fasilitas penjadwalan dan pengendalian Tingkat pemecahan proyek ini bisa mengikuti tingkatan sebagai berikut : Tingkat Deskripsi 1 Proyek 2 Tugas 3 Sub tugas 4 Paket pekerjaan Managable unit : Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja Dapat dikodekan Dapat direncanakan dan dianggarkan secara pasti Mudah diukur kemajuan pelaksanaan dan pemakaian biayanya Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya Bila diintegrasikan dengan lainnya akan menjadi kesatuan yang utuh Pertimbangan Work Breakdown Structure : Harapan dasar Hasil yang jelas Tugas yang fisibel Antarmuka minimum Berhubungan dengan keterampilan Level pengendalian Berhubungan dengan sistem manajemen yang lain Petugas tradisional Kepuasan pekerja Panduan Work Breakdowns Structure : Pecah setiap fungsi kedalam 3 subfungsi : 1. Menerima masukan dan memasukkannya kebentuk yang berkaitan 2. Mentranformasikan masukan kedalam keluaran yang dibutuhkan 3.Menyiapkan keluaran kedalam bentuk akhir yang diminta Lakukan dekomposisi secara iteratif Tidak seluruh cabang mempunyai level yang sama Buat struktur produk WBS bukan hanya untuk proyek saja Jika WBS sangat rumit untuk ditampilkan dalam satu peta maka pecahkan setiap level subfungsi dalam peta yang terpisah Bangun inisial WBS oleh manajer proyek Kaji dan perbaiki WBS oleh semua kelompok yang berkaitan WBS adalah merupakan / menyerupai struktur pohon Deskripsi paket pekerjaan (karakteristik) : Unit pekerjaan dapat ditentukan dari deskripsi Perbedaan dengan paket pekerjaan yang lain berukuran sama Penugasan pada individu tunggal atau kelompok kecil Jadwal awal dan waktu penyelesaian dipastikan Kriteria penyelesaian Dibutuhkan usaha Pemantapan anggaran Durasi relatif pendek Penetapan penugasan orang per orang Work Breakdown structure Project scope Work unit Task PENJADWALAN Setelah proyek dipecah-pecah menjadi paket-paket pekerjaan selanjutnya dapat dibuat penjadwalannya Yang perlu dijadwalkan adalah paket pekerjaan atau aktifitas Kejadian (events) dan milestone hanyalah akibat dari selesainya aktifitas Jika orang mengerjakan pembuatan program maka itu disebut aktifitas Mulai atau selesainya pembuatan program adalah kejadian Milestone digunakan untuk menandai telah selesainya beberapa aktifitas yang kritis dan sulit Diagram Perencanaan dan Penjadwalan Yang pertama dikembangkan dalam perencanaan dan penjadwalan adalah gantt charts Apa yang diperlihatkan dalam gantt charts adalah hubungan antara aktifitas dan waktu pengerjaannya Berikut gambar gantt charts : Task Name Day 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Server purchasing Os purchasing Initiate clustering servers Install switch Set to raid 5 tower Install os Test and document Migrate data from old servers to new Put server into production Untuk mengatasai kekurangan –kekurangan dalam gantt charts dikembangkan jaringan kerja atau network Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan jaringan kerja : Macam-macam aktifitas yang ada Ketergantungan antara aktifitas, mana yang lebih dahulu diselesaikan mana yang menyusul Urutan logis dari masing-masing aktifitas Waktu penyelesaian tiap aktifitas Ada dua pendekatan dalam hal menggambarkan diagram jaringan kerja : Activity on node (AON) - kegiatan digambarkan dengan simpul (node) - peristiwa atau event, diwakili oleh anak panah Activity on arch (AOA) - aktifitas digambarkan dengan anak panah - kejadian digambarkan dengan simpul x A anak panah ES n LS Simpul n : nomor kejadian A : nama aktifitas X : lama aktifitas A ES : waktu mulai paling awal (earliest time) LS : waktu mulai paling akhir ( latest start) A B Aktifitas A selesai sebelum aktifitas B dimulai Khusus untuk lambang-lambang dalam simpul yang mengakhiri aktifitas, maka istilah ES menjadi EF atau saat selesai paling awal dan LS menjadi LF atau saat selesai paling akhir Aktifitas semu (dummy) Kegiatan semu berfungsi sebagai penghubung , tidak membutuhkan sumber daya maupun waktu penyelesaian . Aktifitas semu diperlukan karena tidak boleh ada dua aktifitas mulai dari simpul yang sama dan berakhir pada simpul lain yang sama juga. Contoh kegiatan dummy : 2 A C 1 3 B Contoh diagram jaringan : 10 35 D 3 A 35 H E 10 8 27 D2 0 0 B 8 F 15 8 8 7 30 50 I 50 20 J 35 D1 C 15 35 12 G 12 15 20 Jalur kritis Kegiatan waktu ES LS EF LF Slack (1) (2) (3) (4)=(6)-(2) (50=(3)+(2) (6) (7)=(4)-(3) A 10 0 13-10=3 0+10=10 13 3-0=3 B 8 0 8-8-=0 0+8=8 8 0-0=0 C 12 0 20-12=8 0+12=12 20 8-0=8 D 22 10 35-22=12 10+22=32 35 13-10=3 E 27 8 35-27=8 8+27=35 35 8-8=0 F 7 8 30-7=23 8+7=15 30 23-8=15 G 15 12 35-15=20 12+15=27 35 20-12=8 H 8 35 50-8=42 35+8=43 50 42=35=7 I 20 15 50-20=30 15+20=35 50 30-15=15 J 15 35 50-15=35 35+15=50 50 35-35=0 Jalur Kritis Suatu jalur kritis (critical path) adalah jalur yang menunjukkan kegiatan kritis dari awal kegiatan sampai dengan akhir kegiatan di diagram jaringan Dengan kata lain jalur krits menunjukkan kegiatan-kegiatan kritis di dalam proyek. Suatu kegiatan disebut dengan kegiatan kritis bila penundaan waktu di kegiatan ini akan mempengaruhi waktu penyelesaian keseluruhan dari proyek Kegiatan disebut tidak kritis bila kegiatan ini mempunyai waktu yang dapat ditunda Waktu yang dapat ditunda dikegiatan tidak kritis disebut slack atau float Jalur kritis ini penting karena ada dua alasan : - Waktu penyelesaian proyek tidak dapat dikurangi kecuali bila satu atau lebih kegiatan di jalur kritis dapat dipercepat penyelesaiannya. - Penundaan kegiatan di jalur kritis akan menyebabkan penundaan waktu penyelesaian proyek, sedang penundaan di jalur tidak kritis mungkin tidak akan menunda waktu penyelesaian proyek sejauh penundaan ini tidak melebihi waktu dari slack untuk masing-masing kegiatan tidak kritis Lihat gambar jaringan kerja diatas : Jalur kegiatan A,D,H adalah 10+22+8=40 Jalur kegiatan A,D,J adalah 10+22+15=47 Jalur kegiatan B,E, H adalah 8+27+8=43 Jalur kegiatan B,E,J adalah 8+27+15 = 50 …………….Jalur kritis Jalur kegiatan B,F,I adalah 8+7+20 = 35 Jalur kegiatan B,G,J adalah 8+15+15 = 38 Jalur kegiatan C,G,J adalah 12+15+15=42 Slack Slack atau float menunjukkan waktu suatu kegiatan yang dapat ditunda tanpa mempengaruhi total waktu penyelesaian dari seluruh proyek Jalur kritis dapat juga ditentukan dari besarnya slack, yaitu untuk kegiatan –kegiatan yang mempunyai nilai slack 0 Project Evaluation and Review Technique ( PERT) PERT adalah salah satu metoda yang menggunakan jaringan kerja (network) , disamping CPM (critical path method) PERT digunakan untuk proyek-proyek yang baru dilaksanakan untuk pertama kali, dimana estimasi waktu lebih ditekankan daripada biayanya Ciri utama PERT adalah adanya tiga perkiraan waktu , yaitu : Waktu pesimis (b) Adalah waktu maksimal yang diperlukan Waktu paling mungkin (m) Adalah waktu normal untuk menyelesaikan kegiatan Waktu optimis (a) Adalah waktu minimum dari suatu kegiatan , dimana segala sesuatu berjalan dengan baik. Berikut gambar estimasi waktu yang dibutuhkan suatu kegiatan waktu mulai kegiatan paling mungkin m te rata-rata optimis a b 0 3 5 6 13 waktu yang dibutuhkan t (hari) Selanjutnya waktu yang diharapkan (expected time) untuk menyelesaikan masing-masing kegiatan dapat dihitung sebesar : ti = a i + 4mi + bi 6 Karena digunakan waktu optimis dan waktu pesimis , maka untuk masing-masing kegiatan mempunyai penyimpangan standar ( standard deviation) terhadap kedua waktu ini dan dapat dihitung sebesar : i = bi – ai --------6 METODA LINTASAN KRITIS DAN ALOKASI SUMBERDAYA Hubungan waktu – biaya CPM mengasumsikan bahwa umur proyek bisa dipersingkat dengan penambahan sumberdaya tenaga kerja, peralatan, modal untuk kegiatan-kegiatan tertentu Waktu pelaksanaan pada kondisi normal dinamakan waktu normal (Tn) Ongkos pelaksanaan suatu kegiatan pada kondisi normal dinamakan biaya normal (Cn) Penambahan tenaga kerja atau kerja lembur bisa mengurangi waktu normal Penambahan tenaga kerja tersebut berarti penambahan biaya Bila semua sumberdaya yang dipunyai perusahaan dikerahkan sehingga suatu kegiatan bisa diselesaikan secepat mungkin, kegiatan tersebut disebut crashed Gambar Hubungan biaya- waktu pada keadaan normal dan crash Crash 18 Cost slope biaya langsung Cc Cn normal 8 Tc=5 Tn=10 Waktu (minggu) Garis yang berhubungan dua titik dalam gambar tersebut dinamakann cost slope. Besarnya cost slope adalah : Cost slope = Cc– Cn ---------Tn - Tc Cc adalah biaya crash dan Cn adalah biaya normal (biaya crashed > biaya normal) Tn adalah waktu normal dan Tc adalah waktu crash (waktu normal > waktu crashed) Dari gambar diketahui cost slopenya : Cost slope = 18-8 ------ =2 10-5 Ini berarti pengurangan waktu kegiatan selama 1 minggu akan menambah biaya sebesar Rp. 2 juta rupiah Mengurangi umur proyek Langkah-langkah untuk minimasi biaya : 1. ongkos langsung (direct cost) Tentukan ongkos normal (Cn), ongkos crash (Cc), waktu normal (Tn), dan waktu crash ( Tc) Tentukan ongkos minimal untuk pengurangan umur proyek dengan satu unit waktu (hari/minggu), ini dilakukan untuk kegiatan-kegiatan yang berada dalam lintasan kritis dengan biaya perwaktu minimal Lakukan proses yang sama untuk mengurangi umur proyek untuk unit waktu yang kedua Ulangi proses sampai proyek benar-benar menghasilkan selisih waktu normal dan waktu crash untuk pekerjaan yang kritis (berada dalam lintasan kritis) 2. Ongkos tidak langsung (indirect cost) Tentukan ongkos tidak langsung proyek untuk waktu normal dan waktu crash dan waktu antara keduanya 3. Ongkos total (total cost) Tambahkan ongkos tidak langsung ke ongkos langsung untuk mencari ongkos total pada beberapa waktu yang ada Tentukan pada umur berapa biaya proyek minimal E 0 A 8 B C 22 D 33 6 3 5 4 14 11 8 6 27 H 45 12 9 K 65 8 6 J F J2 6 4 8 6 57 10 8 E 27 I 4 4 8 12 NORMAL CRASH 45 G 12 12 Contoh gambar jaringan kerja : Kegiatan Normal Crash Cost slope (x Rp. 1000/ hari) Waktu (hari) Biaya (x Rp. 1000) Waktu (hari) Biaya (x Rp. 1000) 1-2 * 8 7.200 6 10.000 1.400 2-3* 14 25.000 11 31.000 2.000 2-5 6 4.000 4 6.000 1.000 3-4 * 5 5.000 4 6.500 1.500 4-5 0 0 0 0 0 4-6* 6 30.000 3 34.000 1.333 4-7 6 18.000 4 23.000 2.500 5-7 4 18.000 3 22.000 4.000 5-8 12 32.000 8 37.000 1.250 6-7* 12 24.000 9 28.500 1.500 7-8 0 0 0 0 0 7-9 10 16.000 6 20.000 1.000 8-9* 12 36.000 10 40.000 1.000 9-10 8 9.000 6 14.000 2.500 Tabel data waktu dan biaya pada kondisi normal dan crash Perhitungan biaya crash untuk biaya langsung Umur proyek 65 Biaya normal Pengurangan Tambahan Biaya normal waktu ongkos dan crash - - - 224.200 63 8-9 2 2.000 226.200 60 4-6 3 4.000 230.200 58 1-2 2 2.800 233.000 57 3-4 1 1.500 234.500 54 6-7 3 4.500 239.000 51 2-3 3 6.000 245.000 49 - 2 2.000 247.000 8-9 - 2.000 249.000 7-10 1 5.000 254.000 47 224.200 kegiatan 1 ESTIMASI BIAYA Perkiraan biaya digunakan untuk menyusun anggaran, dan dijadikan dasar untuk mengevaluasi proyek Proses Perkiraan biaya Ada 3 pendekatan pokok dalam perkiraan biaya dilihat dari cara pengumpulan informasi : 1. Perkiraan biaya secara top – down Dalam pendekatan ini pertimbangan dan pengalaman diperoleh dari manajer tingkat atas, manajer menengah, dan data masa lampau yang berhubungan dengan aktivitas serupa 2. Perkiraan biaya secara bottom – up Dengan pendekatan ini hal yang harus dilakukan pertama adalah merinci pekerjaan menjadi paket kerja yang detail. Orang-orang yang terlibat dalam pengerjaan paket kerja tersebut diminta pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelesaiannya. 3. Kombinasi top – down dan bottom – up Dalam praktek banyak digunakan gabungan pendekatan top – down dan bottom – up. Dalam pendekatan ini manajer tingkat atas mengundang bawahannya untuk memberikan usulannya mengenai perkiraan biaya untuk pekerjaan yang akan datang Pembengkakan Biaya Ada beberapa sebab mengapa biaya proyek bisa membengkak : 1. Informasi yang kurang akurat dan tidak pasti Yang diperlukan untuk kepentingan estimasi yaitu : - Informasi harga material dan tenaga kerja yang berlaku pada saat proyek dilaksanakan - Informasi mengenai lingkup pekerjaan yang jelas 2. Perubahan desain Bila ternyata ada perubahan desain yang diinginkan user maka akan mengakibatkan perlunya pembuatan desain ulang pekerjaan, sumberdaya maupun material yang dipunyai. Hal ini tentu saja akan meningkatkan biaya 3. Faktor sosial Ekonomi Faktor sosial ekonomi yang berpengaruh terhadap peningkatan biaya adalah pemogokan buruh, tindakan konsumen, embargo dagang, pengurangan nilai mata uang dan kelangkaan sumberdaya. Akibat faktor-faktor ini adalah : - tertundanya pekerjaan - Meningkatnya biaya administrasi dan overhead 2 4. Jenis kontrak proyek - Kontrak dengan harga tetap akan menyebabkan kontraktor lebih berhati-hati dalam mengendalikan biaya proyek. Karena berapa pun biaya yang dikeluarkan pihak user akan membayar dengan harga tetap. - Sedangkan untuk jenis reimbursement kontraktor akan lebih longgar dalam mengendalikan biaya Penganggaran Elemen-elemen perkiraan biaya : 1. Biaya tenaga kerja langsung o Biaya tenaga kerja langsung adalah biaya tenaga kerja yang terlibat langsung dalam pekerjaan proyek. o Biaya ini dihitung dengan cara mengalikan tingkat upah per tenaga kerja dengan keahlian/ level tertentu dengan jumlah jam kerja tenaga yang bersangkutan. 2. Biaya bukan tenaga kerja langsung Biaya bukan tenaga kerja langsung adalah biaya total dari biaya-biaya bukan tenaga kerja langsung yang berkaitan dengan pekerjaan. Termasuk subkontraktor dan konsultan. 3. Biaya overhead dan administrasi & umum o Biaya overhead atau biaya tidak langsung adalah biaya –biaya untuk melakukan bisnis o Termasuk biaya overhead adalah : – Penyediaan saranan perumahan dan prasarana bagi pekerja – Sewa bangunan – Sewa peralatan – Asuransi dll. o Biasanya biaya overhead atau pengeluaran tidak langsung dihitung sebagai prosentase dari biaya langsung tenaga kerja. o Besarnya prosentase bermacam-macam bergantung pada jenis pekerjaannya o Biaya overhead tidak langsung meliputi pengeluaran umum untuk seluruh perusahaan. Biaya ini dinamakan biaya administrasi & umum yang meliputi : pajak, akunting dan legal, biaya pemasaran dan promosi, biaya gaji manajer puncak, paket tunjangan karyawan. Laba dan tagihan total o Laba adalah jumlah tersisa bagi pelaksana proyek setelah semua biaya dibayar. o Besarnya laba bisa ditentukan dari prosentase biaya total atau persetujuan antara pemberi proyek dengan pelaksana. o Sedangkan jumlah total laba dan biaya disebut dengan tagihan total. 3 1 ANALISIS HARGA SATUAN PEKERJAAN Nilai financial sebuah proyek diperoleh dengan menghitung hasil perkalian antara ‘ perkiraan volume pekerjaan’ dan ‘perkiraan harga satuan pekerjaan’ Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menghitung harga satuan pekerjaan : a.Spesifikasi teknik b. Hasil observasi lapangan (aan wijzing) c. Metode kerja yang dipilih, termasuk pemilihan komposisi peralatan yang akan dipergunakan d.Data harga dan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek e. Syarat-syarat khusus atau tambahan lain Dari 5 poin pertimbangan tersebut di atas akan diperoleh ‘ perkiraan harga satuan pekerjaan nyata’ (real cost) yang berguna sebagai : a. Perkiraan harga satuan pekerjaan untuk pelaksanaan pekerjaan proyek b. Pedoman evaluasi atas realisasi biaya suatu pekerjaan atau proyek c. Keperluan menghitung rencana biaya pelaksanaan proyek (RPB) Prinsip-prinsip untuk menghitung harga satuan pekerjaan a. Perhitungan harus sederhana dan uraian perhitungannya mudah dimengerti b. Ada nilai harga satuan pekerjaan yang termurah dan efisien. Artinya : Termurah dan waktu pelaksanaan pekerjaannya tersingkat Termurah dan sumber daya yang diperlukan ada dan bisa disediakan diproyek Termurah dan bisa dilaksanakan dengan metode kerja yang disepakati Termurah dan aman untuk dilaksanakan Unsur-unsur yang membentuk harga satuan pekerjaan 1. Biaya tenaga kerja atau upah kerja : - Harga /tarif upah kerja per satuan waktu (Rp/jam, Rp/hari) - Produksi hasil kerja per satuan waktu (unit/jam, lembar/hari, modul/jam, baris/jam dsb) 2. Biaya peralatan - Harga /tarif sewa alat per satuan waktu - Harga /tarif biaya investasi - Biaya operasional alat tersebut per satuan waktu 2 Contoh perhitungan harga satuan pekerjaan : 1. Seorang programmer dalam 1 hari mampu menyelesaikan 1/3 modul program. ( estimasi kemampuan rata-rata per orang). Gaji seorang programmer Rp. 45.000,- per hari. Berapa unit price per modul program ? Kemampuan 1 orang programmer = P modul / hari 1 orang = P modul x 1 modul / hari Berarti , untuk menghasilkan program 1 modul Diperlukan keikut sertaan programmer sebesar = 1 orang -------P = 1/P orang Jadi unit price per modul program adalah sebagai berikut : 1 orang programmer = 1/3 modul per hari jadi 1 modul harus dikerjakan oleh 1 ------ = 3 orang per hari 1/3 Jadi unit price per modul adalah 3 x Rp. 45.000 = Rp. 135.000,Rumus : ‘Koefisien ‘ keikutsertaan tenaga kerja untuk menghasilkan per satuan waktu pekerjaan = T ------- Mandays / orang hari P P = Produksi per orang atau per tim per hari T = Jumlah tenaga kerja yang ikut serta ‘Koefisien ‘ keikut sertaan alat untuk menghasilkan per satuan pekerjaan = A -------P MCH ( machine hours / mesin jam) 3 A = 1 unit alat P = produksi per alat atau per kelompok alat sesuai dengan produksinya per satuan waktu biasanya per jam Misal : 1 komputer menyelesaikan 1/24 modul per jam, jadi untuk menyelesaikan 1 modul pekerjaan diperlukan : 1 ---------------- = 24 komputer jam 1/24 Latihan soal : 1. Diketahui dalam sebuah proyek pengembangan sistem terdapat 80 modul program yang harus diselesaikan. Semua modul program tersebut ingin diselesaikan selama 3 minggu ( 1 minggu 5 hari kerja). Berapa programmer yang dibutuhkan, jika setiap programmer mampu menyelesaikan 1/3 modul per hari. 2. Diketahui dalam sebuah proyek pengembangan sistem terdapat 36 modul yang ingin diselesaikan selama 7 hari. Berapa komputer yang dibutuhkan jika kemampuan 1 komputer menyelesaikan 1/24 modul per jam ( 1 hari 8 jam ) PENGENDALIAN PROYEK Perencanaan berkonsentrasi pada : Penetapan arah dan tujuan Pengalokasian sumber daya Pengantisipasian masalah Pemberian motivasi kepada partisipan untuk mencapai tujuan Pengendalian berkonsentrasi pada : Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan Penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada Perbaikan / koreksi masalah Pemberian imbalan pencapaian tujuan Langkah-langkah proses pengendalian : Menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan, standar ini bisa berupa spesifikasi teknis, biaya yang dianggarkan , jadwal dan kebutuhan sumberdaya Membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil kerja Melakukan tindakan koreksi Monitoring Informasi Project cost accounting system PCAS adalah suatu struktur dan metodologi , bisa manual atau terkomputerisasi yang memungkinkan dilakukannya perencanaan, pelacakan, dan pengendalian biaya proyek. Secara diagramatis PCAS bisa digambarkan sebagai berikut : Output PCAS input PCAS Estimasi dan penganggaran - Estimasi biaya proyek keseluruhan - anggaran berjalan untuk rekening biaya Informasi ongkos paket kerja PCAS Pelacakan dan pengendalian Informasi mengenai performansi pekerjaan aktual - Anggaran yang diperbaiki - Analisis variansi Sistem informasi Manajemen proyek Suatu SIMP sebaiknya mampu untuk membantu pelaksanaan proyek secara keseluruhan yang meliputi : 1. Pembuatan jadwal dan jaringan kerja 2. Melakukan alokasi sumberdaya dengan melalui teknik leveling 3. Pembuatan anggaran yang meliputi penganggaran biaya variabel, biaya tetap dan overhead 4. Melakukan pengendalian biaya serta analisis performansi 5. Menyajikan laporan dan grafik yang cukup mudah untuk dibaca Beberapa software untuk membantu pelaksanaan manajemen proyek antara lain : 1. Time line 2. MS Project 3. Project planner 4. Metier artemis 5. Project / 2 Proses pengendalian Proses-proses yang perlu dilakukan dalam pengendalian manajemen proyek yaitu : Otorisasi pekerjaan Pengumpulan data Analisis Performansi Ada bermacam-macam variabel yang bisa digunakan untuk menganalisis jadwal dan biaya proyek : BCWS ( budgeted cost of work scheduled), yaitu variabel yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuk suatu periode tertentu dan ditetapkan dalam anggaran ACWP (actual cost of work performed), yaitu variabel yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu BCWP (budgeted cost of work performed) yaitu variabel yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan Perkiraan Biaya untuk menyelesaikan proyek Anggaran yang tersisa Anggaran yang tersisa untuk menyelesaikan proyek = biaya total – biaya yang sudah terpakai atau Anggaran yang tersisa = BCAC - BCWP Perkiraan biaya untuk pekerjaan tersisa = anggaran tersisa / indeks performansi biaya atau FCTC = (BCAC - BCWP) / IPB FCTC = biaya perkiraan untuk menyelesaikan pekerjaan proyek yang tersisa BCAC = biaya yang dianggarkan pada saat proyek selesai Besarnya BCAC = BCWS pada saat proyek ditargetkan Perkiraan total Perkiraan total biaya proyek = biaya yang sudah dihabiskan + perkiraan biaya untuk pekerjaan tersisa atau FCAC = ACWP + FCTC EVALUASI, AUDIT, PELAPORAN DAN PENYELESAIN PROYEK Evaluasi proyek Ada dua macam evaluasi , yaitu : Evaluasi formatif Evaluasi ringkas (summary evaluation) Audit Proyek Isi dari laporan audit adalah hal-hal mengenai : Status proyek sekarang Status proyek waktu berikutnya Status pekerjaan yang cukup krusial Pengenalan resiko Informasi yang bermanfaat bagi proyek lain Keterbatasan audit Pelaporan Laporan untuk manajer berisi : Ringkasan mengenai status proyek Bagian- bagian dimana koreksi telah atau perlu dilakukan Perubahan jadwal, ramalan mengenai jadwal dan biaya Kemungkinan masalah yang akan timbul, cara mengatasi dan akibatnya Situasi biaya saat ini Rencana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada Penyelesaian proyek Untuk melakukan penghentian proyek perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : Berkaitan dengan rencana, jadwal dan pemantauan aktifitas penyelesaian proyek Berkaitan dengan penutupan semua aktifitas Berkaitan dengan penerimaan user/pelanggan , kewajiban, dan aktifitas pembayara
