BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Administrasi Administrasi

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Administrasi
Administrasi merupakan faktor yang paling penting bagi suatu organisasi
ataupun perusahaan dalam penyelenggaraan kehidupan sehari-hari. Maju
mundurnya suatu perusahaan, tergantung pada baik tidaknya system administrasi
yang dilaksanakan. Apabila administrasi dalam organisasi tersebut dilakukan
dengan baik, maka usaha untuk tercapai tujuannya akan berjalan dengan lancar
sesuai dengan rencana kerja, serta menghabiskan waktu dan juga biaya yang
banyak.
Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu
kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu disebut Administrasi. Sondang P.
Siagianmengemukakan:“Keseluruhan
proses
pelaksanaan
dari
keputusan-
keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh
dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujauan yang telah ditentukan
sebelumnya” (Kencana, 2003:5)
Berdasarkan Uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
adalah proses kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai
tujuan bersama secara efektif dan efisien. Setelah mengetahui arti dari
administrasi, maka dapat disimpulkan ciri-ciri pokok untuk disebut sebagai
administrasi:
11
12
1.
2.
3.
4.
5.
Sekelompok orang; adalah kegiatan administrasi hanya mungkin
terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang
Kerja sama; adalah kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi
jika dua orang atau lebih bekerja sama.
Pembagian kerja; adalah kegiatan administrasi bukan sekedar
kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus
didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; adalah kegiatan
administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara
berkesinambungan.
Tujuan; adalah sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui
kegiatan kerja sama.
(Silalahi, 2009:10)
Berdasarkan kutipan di atas, penulis menyimpulkan bahwa ciri pokok
administrasi terdiri dari sekelompok orang. Administrasi tidak akan berjalan tanpa
adanya sekelompok orang. Tidak hanya sekelompok orang saja yang dibutuhkan,
namun kerja sama sangat dibutuhkan yang dilakukan dalam dua orang atau lebih.
Ciri administrasi yang lain yaitu pembagian kerja dimana kegiatan kerja sama
tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas. Sedangkan kegiatan
yang runtut dalam suatu proses yaitu kegiatan administrasi berlangsung dalam
tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan. Ciri pokok dari administrasi
yang lain yaitu tujuan, dimana sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui
kegiatan kerja sama.
2.1.1 Fungsi Administrasi
Administrasi sebagai fungsi menunjukkan keseluruhan tindakan dari
sekelompok orang dalam satu kerja sama sesuai dengan fungsi-fungsi tertentu
hingga tercapai tujuan. Fungsi yang satu bergubungan dengan fungsi yang lain
dalam satu rangkaian tahapan aktivitas. Menurut William H. Newman (1963)
13
fungsi-fungsi yang dimaksud dianggap sebagai basic process of administration,
yang terdiri dari:
1.
2.
Fungsi menentukan apa yang akan dilakukan (planning)
Menggolong-golongkan kegiatan yang akan dilakukan dalam
suatu rangkaian hubungan (organizing)
3. Menyusun orang-orang yang tepat melakukan masing-masing
jenis kegiatan (staffing)
4. Menggerakkan dan memberi instruksi agar kegiatan
berlangsung (directing)
5. Tindakan mengusahakan agar hasil pelaksanaan relatif sesuai
dengan yang diharapkan (controlling).
(Silalahi, 2009:21)
Berdasarkan uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa fungsi administrasi
menentukan apa yang dilakukannya (planning), penggolongan yang dilakukan
secara struktur (organizing), menyusun orang-orang untuk melakukan jenis-jenis
kegiatan (staffing), menggerakan dan memberi instruksi agar kegiatan
berlangsung (directing), serta meakukan pengawasan terhadap kegiatan yang
sedang dilaksanakan agar sesuai dengan yang diharapkan.
2.1.2 Ruang Lingkup Administrasi
Ruang lingkup administrasi dapat dibedakan dalam 2 golongan yaitu:
1) Administrasi Negara (Public Administratio) yaitu kegiatankegiatan/
proses/usaha di bidang kenegaraan. Ruang lingkup administrasi
negara menurut Handayaningrat terdiri dari:
a. Administrasi negara bertujuan memberikan pelayanan yang
sebaik-baiknya kepada masyarakat (public service)
b. Administrasi negara dalam pencapaian tujuannya dilakukan
berdasarkan ketentuan/peraturan perundang-undangan yang
berlaku (legalistic approach)
c. Administrasi negara dalam kegiatannya mengutamakan
kebenaran sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan
(birokrasi-bureaucracy).
14
2) Administrasi Swasta/Niaga (Private/Business Administrasion)
yaitu kegiatan-kegiatan /proses/usaha yang dilakukan di bidang
usaha/niaga. Dalam bidang administrasi niaga dapat diartikan
sebagai berikut: “Administrasi Niaga ialah kegiatan-kegiatan
dari pada organisasi-organisasi niaga dalam usahanya mencapai
tujuan yaitu mencari keuntungan (profit making).
(Handayaningrat, 1994:3-4)
Berdasarkan kutipan di atas, penulis menyimpulkan bahwa administrasi
dibagi menjadi 2 golongan, yaitu Administrasi Keuangan Negara/Publik dan
Administrasi Swasta/Niaga. Administrasi Negara adalah proses kegiatan yang
berhubungan dengan urusan negara. Sedangkan Administrasi Niaga adalah proses
kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan swasta yang bergerak di bidang
usaha/niaga/bisnis.
2.2 Konsep Administrasi Keuangan
Setelah mengetahui apa arti keuangan, selanjutnya penulis akan membahas
pengertian administrasi keuangan menurut para ahli. Pengertian administrasi
keuangan yang dikemukakan oleh Mamesah (1995:14) adalah “Rangkaian
kegiatan dalam mengelola keuangan secara tertib, sah , hemat, berdayaguna dan
berhasil guna mengelola keuangan tersebut meliputi penerimaan-penerimaan dan
sumber-sumber serta pembiayaan-pembiayaannya:.
Pengertian administrasi keuangan yang dikemukakan oleh P. Siagian
(1995:14) adalah “Suatu kenyataan bahwa biaya yang tersedia bagi suatu negara
yang sedang giat melakukan pembangunan seperti Indonesia selalu terbatas
dibandingkan dengan banyaknya kegiatan pembangunan yang perlu dibiayai”.
Adapun pengertian administrasi keuangan menurut Syarifudin (2005:89) adalah:
15
“Usaha atau kegiatan pimpinan dalam memproses keuangan,
menggunakan fungsi-fungsi manajemen, menggerakan para pejabat
atau petugas keuangan, serta pengelolaan keuangan ini bersifat
formal karena diatur menurut peraturan perundang-undangan yang
berlaku”. (Syarifudin, 2005:89)
Dari definisi-definisi di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa
pengertian administrsi keuangan adalah sebuah analisis terhadap sumber-sumber
pendapatan dan penggunaan biaya yang diperuntukkan sebagai penelolaan
kegiatan secara efektif dan efisien dalam rangka mencpaai tujuan yang telah
ditentukan dan administrasi keuangan merupakan suatu kegiatan pengelolaan
keuangan secara tertib, sah, hemat, berdaya guna.
A. Ruang Lingkup Administrasi Keuangan
Ruang lingkup administrasi keuangan dapat digolongkan ke dalam dua
bagian yaitu sebagai berikut:
1. Administrasi Keuangan Negara
Segenap perbuatan yang berhubungan dengna faktor penggunaan
uang dalam rangka usaha untuk mencapai tujuan negara maka disebut
administrasi keuangan negara. Pembahasan mengenai administrasi
keuangan negara apabila ditinjau dari segi pendekatan keuangan negara
menurut Soetrisno adalah:
“Administrasi keuangan negara merupakan salah satu lingkup dari
keuangan negara yang pembahasannya mencakup badan hukum
public baik keuangan negara maupun keuangan badan hukum yang
lebih rendah, pembahasan biasanya ditekankan pada segi-segi yang
berhubungan dengan pengeluaran negara, penerimaan negara
termasuk perpajakan dan hutang negara, serta anggaran negara”.
(Soetrisno, 1981:15)
16
Berdasarkan kutipan di atas, penulis mengambil kesimpulan bahwa
Administrasi Keuangan Negara adalah ruang lingkup dari keuangan
negara yang mencakup tentang keuangan negara maupun keuangan
lembaga hukum yang diatur pengelolaannya di dalam Undang-Undang.
Pengelolaan yang dimaksud adalah penerimaan negara, pendapatan
negara, maupun pengeluaran negara.
2. Administrasi Keuangan Daerah
Definisi keuangan daerah seperti yang tercantum dalam penjelasan
Pasal 156 ayat (1) UU No. 32 Tahun 2004 adalah:
“Keuangan Daerah adalah semua hak dan kewajiban daerah yang
dapat dinilai dengan uang dan dengan segala sesuatu berupa uang
maupun barang yang dapat dijadikan milik daerah yang
berhubungan dengan pelaksanaan hak dan kewajiban tersebut”.
Berdasarkan hal tersebut, secara prinsip keuangan daerah
mengandung unsur-unsur yang dapat dinilai dengan uang diantaranya
yaitu hak daerah, kewajiban daerah, kekayaan yang berhubungan dengan
pelaksanaan hak dan kewajiban tersebut. Sedangkan pengertian Keuangan
Daerah dilihat dari sudut pandang yang lain adalah:
“Semua hak dan kewajiban yang dapat dinilai dengan uang,
demikian pula segala sesuatu baik berupa uang maupun barang
yang dapat dijadikan kekayaan daerah sepanjang belum
dimiliki/dikuasai oleh Negara atau daerah yang lebih tinggi serta
pihak-pihak lain sesuai ketentuan peraturan-perundangan yang
berlaku”.(Mamesah, 1995:16)
Berdasarkan kutipan di atas, keuangan daerah adalah sebagai hak
dan kewajiban yang dapat dinilai dengan uang, baik berupa barang
17
maupun kekayaan yang lainnya yang dimiliki oleh Negara. Dalam proses
pengelolaannya harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Salah satu faktor penting untuk melaksanakan urusan rumah tangga
daerah adalah kemampuan keuanangan daerah. Dengan kata lain faktor
keuangan merupakan faktor yang mempengaruhi tingkat kemampuan
daerah dalam melaksanakan otonomi. Sehubungan dengan pentingnya
posisi keuangan ini Pamudji (Kaho, 2007:138-139), menegaskan
“Pemerintah daerah tidak akan dapat melaksanakan fungsinya dengan
efektif dan efisien tanpa biaya yang cukup untuk memberikan pelayanan
dan pembangunan”. (Widodo, 2012, http://nurjatiwidodo.lecture.ub.ac.id).
Berdasarkan penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa
administrasi keuangan daerah adalah suatu kegiatan pengelolaan keuangan
daerah yang di dalamnya terdapat hak dan kewajiban untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
2.3 Konsep Proses Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran
2.3.1
Konsep Bendahara Pengeluaran
Menurut Undang-Undang No. 1 Tahun 2004:
“Bendahara Pengeluaran adalah orang yang ditunjuk untuk
menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan, dan
mempertanggung- jawabkan uang untuk keperluan belanja
negara/daerah dalam rangka pelaksanaan APBN/APBD pada
kantor/satuan kerja kementerian negara/lembaga/pemerintah
daerah”. (Undang-Undang No. 1 Tahun 2004).
18
Menurut kutipan di atas, bahwa Bendahara Pengeluaran adalah seseorang
yang ditunjuk oleh Pengguna Anggaran (PA) yang diberi wewenang untuk
melaksanakan sebagian tugas Pengguna Anggaran dalam mengelola keuangan
daerah. Dalam hal penggunaan anggaran daerah, kuasa pengguna anggaran
menunjuk
seorang
bendahara
pengeluaran
untuk
menjalankan
sebagian
kewenangannya. Dan bendahara pengeluaran menunjuk bendahara pengeluaran
pembantu OPD untuk melaksanakan sebagian tugas dan wewenang bendahara
pengeluaran OPD.
Bendahara
membayarkan,
Pengeluaran
menatausahakan
bertugas
dan
untuk
menerima,
menyimpan,
mempertanggungjawabkan
seluruh
penerimaan APBD pada setiapOPD. Bendahara pengeluaran berwenang untuk:
1. Mengajukan permintaan pembayaran, baik melalui mekanisme
UP/GU/TU maupun LS.
2. Menerima dan menyimpan UP/GU/TU
3. Melakukan pembayaran dari uang persediaan yang dikelolanya
4. Menolak perintah bayar dari Pengguna Anggaran yang tidak
sesuai dengan ketentuan peraturan.
5. Meneliti kelengkapan dokumen pendukung SPP-LS yang
diberikan oleh PPTK
6. Mengembalikan dokumen pendukung SPP-LS yang diberikan
oleh PPTK, apabila dokumen tersebut tidak memenuhi syarat
dan/atau tidak lengkap.(Inspektorat, Sep 27, 2013,
http://www.slideshare.net/inapurmini/tupoksi-bendahara)
Berdasarkan kutipan di atas, wewenang Bendahara Pengeluaran yaitu
mengajukan permintaan pembayaran UP/GU/TU/LS, menerima dan menyimpan
UP/GU/TU, melakukan pembayaran UP, menolah perintah bayar dari PA yang
tidak sesuai, memverifikasi kelengkapan dokumen pengajuan SPP-LS, dan
mengembalikan dokumen pengajuan tersebut jika tidak memenuhi syarat atau
tidak lengkap.
19
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan narasumber di Bagian Keuangan,
Fungsi Bendahara Pengeluaran yaitu :
1. Mengadministrasikan dengan baik aliran kas masuk yang diterima.
2. Bertanggungjawab atas keamanan dan keselamatan dari kas yang
diterimanya.
3. Membantu pelaksanaan pembayaran belanja negara pada tingkat satuan
kerja yang tidak dapat secara langsung dibayar oleh Kuasa Bendahara
Umum Negara, untukpelaksanaan ini bendahara mendapatkan Uang
muka kerja yang selanjutnya dikenal dengan istilah Uang persediaan
(UP).
4. Mengadministrasikan seluruh kegiatan dengan menggunakan prosedur
sesuai kaidahpengendalian internal.
5. Membuat pertanggungjawaban berupa Laporan pertanggungjawaban
(LPJ)
Dapat disimpulkan bahwa fungsi dari Bendahara Pengeluaran adalah untuk
mengadministrasikan aliran kas yang diterima dari APBD, bertanggungjawab atas
keamanan dan keselamatan dari APBD yang diterima, membantu melaksanakan
proses peredaran uang Negara melalui Kuasa Bendahara Umum Negara yang
biasanya dikenal dengan Uang Persediaan (UP), dan mempertanggungjawabkan
atas pengelolaan keuangan APBD dalam bentuk Laporan pertanggungjawaban
(LPJ).
Dalam hal pengguna anggaran melimpahkan sebagian kewenangannya
kepada kuasa pengguna anggaran, ditunjuk bendahara pengeluaran pembantu
20
OPD untuk melaksanakan sebagian tugas dan wewenang bendahara pengeluaran
OPD. Bendahara Pengeluaran Pembantu adalah pejabat fungsional yang ditunjuk
menerima, menyimpan, membayarkan, menata-usahakan dan mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja daerah dalam rangka pelaksanaan APBD
pada unit kerja OPD.
2.3.2 Konsep Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran
“Pertanggungjawaban adalah suatu sikap atau tindakan untuk menanggung
segala akibat dengan perbuatan atau segala resiko ataupun konsekuensinya”.
(Shvoong, 5-4-2011,http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2143559Pengertian-pertanggungjawaban/)
Bendahara pengeluaran secara administratif wajib Mempertanggung- jawabkan
penggunaan uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang persediaan
kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat tanggal 10 bulan
berikutnya.
Dapat disimpulkan bahwa pertanggungjawaban bendahara pengeluaran
adalah suatu sikap atau tindakan yang dilakukan oleh seorang bendahara
pengeluaran sebagai orang yang dipercaya dalam menerima, menyimpan,
membayarkan, menatausahakan, dan mempertanggungjawabkan semua transaksi
pengeluaran yang dilakukan oleh Badan Kepegawaian Daerah sebagai OPD yang
akuntabel dan transparan dalam penggunaan keuangan daerah dan dilaporkan
secara tertulis dalam sebuah laporan pertanggungjawaban bendahara yang
kemudian disampaikan kepada Gubernur Jawa Barat selaku PKPKD.
21
Pertanggungjawaban yang dilakukan secara Administratif dan secara
Fungsional. Dari Kedua pertanggungjawaban tersebut wajib dilakukan, karena
dalam penyampaiannya berbeda. Pertanggungjawaban Administratif di laporkan
kepada Kepala Badan selaku Pengguna Anggara. Di Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Barat, pertanggungjawaban Administratif dibuat oleh Bendahara
Pengeluaran Pembantu. Sedangkan Pertanggungjawaban Fungsional dilaporkan
kepada Pejabat Pengelolaan Keuangan Daerah (PPKD) sebagai wujud
pertanggungjawaban
Pengguna
Anggaran
dalam
mengelola
APBD.
Pertanggungjawaban fungsional dibuat oleh Bendahara Pengeluaran sebagai
pejabat fungsional yang diberi kewenangan oleh PA dalam mengelola keuangan
daerah.
Pertanggungjawaban
Fungsional
merupakan
rekapan
dari
pertanggungjawaban administratif.
2.4 Hubungan Administrasi Keuangan dengan Proses Pertanggungjawaban
Bendahara Pengeluaran
Di dalam administrasi keuangan terdapat pembagian jenis administrasi
keuangan yaitu administrasi keuangan negara dan administrasi keuangan daerah.
Menurut Mamesah (1995:14) administrasi keuangan adalah “Rangkaian kegiatan
dalam mengelola keuangan secara tertib, sah, hemat, berdayaguna dan berhasil
guna mengelola keuangan tersebut meliputi penerimaan-penerimaan dan sumbersumbernya serta pembiayaan-pembiayaannya”.
Proses
pertanggungjawaban
bendahara
pengeluaran
merupakan
pengurusan administrasi keuangan yang dilakukan di suatu instansi atau
22
Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Pertanggungjawaban bendahara pengeluaran
merupakan hasil akhir dari penatausahaan dan harus dipertanggungjawabkan oleh
seorang bendahara kepada atasannya dalam mengelola keuangan daerah, maka
dari itu diperlukan sebuah pertanggungjawaban yang dilakukan secara sistematis
di bidang keuangan berdasarkan prosedur-prosedur tertentu yang dilakukan
melalui proses kegiatan kerjasama, sehingga dapat memberikan informasi aktual
di bidang keuangan. Dokumen yang digunakan pada prosedur pertanggungjawaban bendahara pengeluaran yaitu berdasarkan Peraturan Menteri No 55
Tahun 2008 Tentang Tatacara Penatausahaan dan Pertanggungjawaban.
Berdasarkan penjelasan-penjelasan di atas, maka penulis menyimpulkan
bahwa hubungan administrasi keuangan dengan proses pertanggungjawaban
bendahara pengeluaran adalah merupakan kegiatan pengelolaan keuangan yang
dilakukan pemerintah melalui tata usaha keuangan yang dilakukan secara
sistematis di bidang keuangan berdasarkan prosedur-prosedur tertentu yang
dilakukan melalui proses kegiatan kerjasama sehingga proses pertanggungjawaban bendahara pengeluaran dapat berjalan dengan baik.