Maret 2013 TUJUAN ISI LAPORAN MENGIRIM LAPORAN

Maret 2013
KEBIJAKAN PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING) - PROSEDUR KELUHAN
TUJUAN
Pirelli menyediakan saluran bagi pemegang saham, karyawan, pemasok, pelanggan, semua
pemangku kepentingannya, dan masyarakat umum untuk melaporkan setiap tindakan atau
kelalaian yang dilakukan pihak mana pun di dalam Pirelli, berhubungan dengan Pirelli atau
mewakili Pirelli, yang merupakan atau mungkin merupakan pelanggaran atau dorongan untuk
melanggar hukum dan/atau peraturan, prinsip-prinsip yang tercantum di dalam Nilai-Nilai dan
Kode Etik Pirelli, prinsip-prinsip kontrol internal, kebijakan perusahaan, peraturan dan
prosedur dan/atau yang dapat langsung atau tidak langsung mengakibatkan kerugian secara
ekonomi, keuangan, atau reputasi bagi perusahaan Grup Pirelli.
Kebijakan Saat Ini tidak akan mencegah dipatuhinya setiap kewajiban hukum, terutama terkait
laporan wajib kepada Otoritas Yudisial atau Otoritas Pengawas, juga yang terkait dengan
pengolahan data pribadi dan perlindungan privasi yang dipertimbangkan oleh legislasi
setempat yang berlaku di negara-negara tempat Pirelli melakukan bisnisnya.
Untuk perusahaan Italia yang menjadi milik Grup Pirelli, Kebijakan ini tidak mengubah
prosedur penyampaian laporan kepada Dewan Auditor Wajib dan Badan Pengawas, jika
prosedur ini telah ditetapkan, dan kuasa pengawasan mereka atas hal-hal yang terkait dengan
kompetensi mereka, sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku dan Model
Organisasi yang diterapkan oleh perusahaan sesuai dengan Keputusan Legislatif 231/2001.
ISI LAPORAN
Laporan tentang direksi, auditor hukum, manajemen dan karyawan Pirelli dapat dibuat dan
secara umum tentang semua orang yang bekerja untuk dan/atau mewakili Pirelli di dalam dan
di luar Italia atau memiliki hubungan bisnis dengan Pirelli, termasuk perusahaan audit
independen, mitra, pelanggan , pemasok, konsultan, kontraktor, institusi, dan badan publik.
Laporan juga dapat dibuat secara anonim. Namun demikian, Pirelli menyarankan agar laporan
ditandatangani bersama nama si pelapor pelanggaran (whistleblower) sehingga mendukung
penyelidikan yang tepat dan memadai
Laporan harus berisi semua unsur yang bermanfaat dan sesuai yang diperlukan untuk
memeriksa kebenarannya.
MENGIRIM LAPORAN
Laporan dapat dikirimkan ke alamat email berikut ini: [email protected].
1
Setiap karyawan yang menerima Laporan harus meneruskannya ke bagian audit internal.
PERLINDUNGAN PRIVASI DAN TANPA PEMBALASAN
Pirelli tidak akan mentoleransi segala macam ancaman atau pembalasan terhadap si pelapor
atau orang yang bekerja sama dalam penyelidikan untuk menentukan kebenaran laporan
pelaporan pelanggaran.
Pirelli menjamin anonimitas si pelapor pelanggaran, serta berhak untuk mengambil semua
tindakan yang dianggap perlu terhadap siapa saja yang terlibat di dalam tindakan pembalasan
yang terkait dengan si pelapor pelanggaran di cakupan kebijakan ini.
Tindakan disipliner atau tindakan apa saja untuk melindungi Pirelli kepada si pelapor dapat
diambil jika terjadi penyalahgunaan kebijakan (laporan dibuat atas maksud buruk dan/atau
semata-mata untuk merugikan orang yang dilaporkan atau orang-orang yang dalam bentuk
apa pun akan terpengaruh oleh laporan itu).
PENYELIDIKAN ISI LAPORAN
Tindakan yang diambil untuk memastikan kebenaran kondisi yang digambarkan di dalam
laporan pelaporan pelanggaran akan dilakukan berdasarkan arahan Bagian Audit Internal
sesuai dengan prinsip-prinsip ketidakberpihakan dan kerahasiaan, menggunakan semua
tindakan yang dianggap perlu serta melibatkan kantor perusahaan yang ditunjuk.
Setelah penyelidikan ditutup, jika laporan tersebut terbukti benar, Bagian Audit Internal akan
menentukan rencana tindakan tertentu, dengan dukungan dari bagian perusahaan yang
kompeten jika diperlukan.
Jika keabsahan laporan tersebut terbukti, Pirelli akan mengambil tindakan disipliner yang
sesuai serta tindakan untuk melindungi perusahaan dan Grup.
Bagian Audit Internal melaporkan setiap laporan pelaporan pelanggaran yang diterima dan
hasil kegiatan penyelidikannya secara berkala ke Komite Kontrol Internal, Risiko, dan Tata
Kelola Perusahaan serta Dewan Auditor Wajib dari Pirelli & C. S.p.A.
2