analisis dan perancangan sistem informasi manajemen sumber

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
(STUDI KASUS PADA STIKOM DINAMIKA BANGSA)
Mulyadi, S.Kom, M.S.I
Dosen Tetap STIKOM Dinamika Bangsa Jambi
Jl. Jendral Sudirman, The Hok – Jambi 36138
[email protected]
Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi dan fungsi guna membangun Sistem
Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia pada STIKOM Dinamika Bangsa Jambi. Tahapan penelitian
diawali dengan melakukan studi literatur guna mempelajari dan memahami teori dan konsep yang relevan dengan
permasalahan yang diteliti, dilanjutkan dengan mengumpulkan data melalui observasi, wawancara dan
dokumentasi. Selanjutnya dilakukan analisis untuk mengetahui kebutuhan sistem berdasarkan data-data yang
telah didapatkan, memodelkannya dengan menggunakan permodelan berorientasi objek. Penelitian ini
menghasilkan rancangan sistem yang dapat dijadikan sebagai dasar pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Sumber Daya Manusia di STIKOM Dinamika Bangsa.
Kata-Kunci :
SDM, Sistem Informasi Manajemen SDM, SIMSDM, Analisis dan Perancangan Sistem,
Pendekatan Berorientasi Objek.
1.
1.1
Pendahuluan
Latar Belakang Penelitian
Manajemen
sumber
daya
manusia
didefinisikan sebagai pendekatan strategis dan
koheren untuk pengelolaan aset organisasi yang
paling berharga yaitu orang-orang yang bekerja baik
secara individual dan kolektif memberikan kontribusi
pada pencapaian tujuan organisasi (Armstrong, 2006
; 3). Agar kegiatan operasional organisasi berjalan
dengan baik, bukan hanya sumber daya manusia
terampil yang dibutuhkan, namun juga pengelolaan
yang baik terhadap sumber daya manusia yang
dimiliki organisasi dengan membangun suatu Sistem
Informasi.
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya
Manusia (SIMSDM) merupakan sebuah sistem yang
berusaha untuk menggabungkan aktivitas yang
berhubungan dengan manajemen sumber daya
manusia dan teknologi informasi. Pemanfaatan
sistem informasi berbasis teknologi informasi dalam
manajemen sumber daya manusia akan menghasilkan
informasi yang dibutuhkan pihak organisasi dalam
pengambilan keputusan.
Perencanaan sebuah sistem informasi
merupakan kegiatan mendefinisikan kebutuhan
organisasi atau 'permintaan' akan informasi dan
sistem untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis.
Agar sistem informasi yang dikembangkan sesuai
dengan kebutuhan maka dibutuhkan perencanaan
sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
akan informasi dan fungsi-fungsi dalam manajemen
sumber daya manusia organisasi
STIKOM
Dinamika Bangsa Jambi
merupakan sebuah perguruan tinggi bidang ilmu
komputer yang telah berdiri sejak tahun 2002.
STIKOM Dinamika Bangsa memiliki visi “Menjadi
Perguruan Tinggi terkemuka baik Regional maupun
Nasional dalam pengembangan ilmu pengetahuan
komputer berlandaskan nilai-nilai Pancasila”. Untuk
mencapai visi tersebut, sumber daya manusia yang
memadai saja tidak cukup, manajemen sumber daya
manusia yang baik juga dibutuhkan dalam
menjalankan perguruan tinggi.
Berdasarkan penelitian sebelumnya (Eriya,
2010 ; 2) dipaparkan bahwa pada STIKOM Dinamika
Bangsa Jambi, manajemen sumber daya manusia
belum dilakukan secara optimal dan belum didukung
oleh pemanfaatan sistem informasi/teknologi
informasi yang memadai, hal ini dapat dilihat dari
sistem pengorganisasian data karyawan yang belum
baik serta belum tersedianya informasi karyawan
yang memadai yang dibutuhkan manajemen.
Penelitian tersebut menghasilkan permodelan
kebutuhan sistem informasi secara umum, sehingga
perlu dijabarkan lebih rinci lagi.
Penelitian ini
melanjutkan penelitian
sebelumnya dan mengusulkan sebuah rancangan
yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan
SIMSDM di STIKOM Dinamika Bangsa.
1
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas dapat
dirumuskan bahwa masalah dalam penelitian ini
adalah bagaimana menganalisa dan merancang
kebutuhan fungsi dan informasi SIMSDM di
STIKOM Dinamika Bangsa Jambi dengan
pendekatan berorientasi objek
1.3
1.
2.
Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk :
Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan
fungsi dalam manajemen sumber daya manusia
pada STIKOM Dinamika Bangsa Jambi.
Merancang
SIMSDM
pada
STIKOM
Dinamika Bangsa Jambi.
2.
2.1
Tinjauan Pustaka
Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia merupakan
kegiatan pengelolaan karyawan sebagai 2ompu
organisasi yang paling berharga dengan tujuan
menciptakan dan mempertahankan tenaga kerja
terampil dan berkomitmen yang mampu memberikan
kontribusi guna pencapaian tujuan organisasi. Hal ini
dapat dilihat dari berbagai defenisi tentang
manajemen sumber daya manusia berikut ini.
Senyucel (2009 ; 16) mendefinisikan, “HRM
is a combination of people-oriented management
practices that views employees as assets, not costs;
and its main aim is to create and maintain a skilful
and committed workforce to gain competitive
advantage.”
Armstrong (2006 : 3) menyatakan bahwa
“Human resource management is defined as a
strategic and coherent approach to the management
of an organization’s most valued assets – the people
working there who individually and collectively
contribute to the achievement of its objectives.”
Berdasarkan deskripsi diatas dapat dijabarkan
bahwa teknik yang dilakukan dalam manajemen
sumber daya manusia berawal dari melakukan
analisis pekerjaan, merencanakan kebutuhan tenaga
kerja dan merekrut calon karyawan, memilih calon
karyawan, mengarahkan dan melatih karyawankaryawan baru, mengatur upah dan gaji, memberikan
insentif dan keuntungan, menilai prestasi,
berkomunikasi, melatih dan mengembangkan para
manajer serta membangun Komitmen karyawan.
2.2
Sistem Informasi Manajemen Sumber
Daya Manusia
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
didefinisikan sebagai 2omput yang menyediakan
informasi bagi manajer secara menyeluruh tentang
sumber daya manusia organisasi, sebagaimana yang
diungkapkan McLeod dan Schell (2007 ; 190), “The
Human Resources Information System (HRIS)
provides information to managers throughout the
firm concerning the firm’s human resources”
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
Untuk menyediakan informasi yang baik perlu
dukungan
teknologi
2omputer
yang
mengintegrasikan berbagai komponen dalam proses
pengolahan data dan administrasi sumber daya
manusia. Hal ini sejalan dengan pendapat dari Kettley
and Reilly, “a computerized human resource
information system consists of ‘a fully integrated,
organization-wide network of HR-related data,
information, services, databases, tools and
transactions’. Such a system can be described as ‘eHR’, meaning ‘the application of conventional, web
and voice technologies to improve HR
administration,
transactions
and
process
performance” (Armstrong, 2006 ; 889 )
3.
Metode Riset
Dalam melaksanakan penelitian ini penulis
melaksanakan tahapan kegiatan penelitian sebagai
berikut :
1. Studi literatur dan pengumpulan data
Studi literatur penulis lakukan untuk Pada
tahap ini penulis mempelajari dan memahami
teori-teori dan konsep-konsep yang relevan
dengan masalah yang diteliti dan menjadi
dasar teori pada penelitian ini, selanjutnya
melakukan kegiatan pengumpulan data yang
bersumber dari dokumen dan arsip, observasi
dan wawancara dengan pihak-pihak yang
terlibat dalam penelitian.
2. Melakukan analisis kebutuhan sistem.
Pada tahap ini penulis melakukan analisis
terhadap manajemen sumber daya manusia
yang sedang berjalan. Analisis ini bertujuan
untuk mengkaji permasalahan yang terjadi dan
kebutuhan terhadap sistem informasi dalam
mendukung proses tersebut. Analisis ini
dilakukan berdasarkan data-data yang telah
dikumpulkan sebelumnya.
3. Membuat pemodelan kebutuhan Sistem
Informasi dengan menggambarkan fungsifungsi yang menghasilkan informasi yang
dibutuhkan dalam pengelolaan sumber daya
manusia
menggunakan
model-model
pendekatan berorientasi objek, yang dimulai
dari desain sistem menggunakan use case
diagram, class diagram, activity diagram dan
package diagram.
4.
4.1
Analisis dan Desain SIMSDM
Analisis Manajemen SDM
Kegiatan manajemen SDM di STIKOM
Dinamika Bangsa saat ini dikelompokkan dalam
subsistem sebagai berikut :
4.1.1
Sistem Perencanaan dan Rekruitmen
Untuk memenuhi kebutuhan SDM di
STIKOM Dinamika Bangsa, aktivitas dimulai dari
penentuan kebutuhan SDM melalui rapat pimpinan
yang kemudian ditindak lanjuti dengan proses
rekrutmen melalui media cetak dan elektronik.
2
Selanjutnya SDM yang memenuhi kriteria akan
menjalani tahapan seleksi.
Dari kegiatan tersebut, beberapa kelemahan
yang ditemukan antara lain proses pendataan belum
dilaksanakan dengan baik sehingga institusi tidak
memiliki pangkalan data yang lengkap untuk
kebutuhan dalam kegiatan pengelolaan SDM lebih
lanjut.
4.1.2 Sistem Administrasi SDM
Proses administrasi SDM dimulai dari
pengelolaan data induk SDM, Cuti, Promosi, Rotasi,
Mutasi dan Pemberhentian dilakukan di unit Biro
Administrasi Umum (BAU) dan PUKET II. Setiap
pengambilan keputusan dilaksanakan secara adhock
melalui rapat pimpinan.
Dari kegiatan tersebut, beberapa kelemahan
yang sering ditemui antara lain manajemen arsip
terkait pendataan SDM belum dikelola dengan baik
dan proses pengambilan keputusan terkendala dengan
belum tersedianya informasi yang lengkap sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan.
4.1.3 Sistem Presensi
Sistem Presensi meliputi proses administrasi
yang terkait dengan kehadiran karyawan dikelola
oleh BAU dan Puket II, perekaman data dilakukan
menggunakan mesin absensi sidik jari (finger print),
data absensi disimpan dalam program absensi (Hit
Time Attendance).
Dari kegiatan tersebut, beberapa kendala
yang ditemui dalam sistem presensi ini adalah
Informasi yang dihasilkan dari program absensi
memiliki keterbatasan, sehingga harus diolah
sedemikian rupa oleh BAU pada setiap akhir bulan,
informasi ketidakhadiran karyawan seringkali harus
diverifikasi ulang kepada karyawan yang
bersangkutan untuk melengkapi laporan.
4.1.4 Sistem Evaluasi SDM
Kegiatan evaluasi terkait dengan pemberian
reward dan punishment kepada karyawan dikelola di
PUKET II, sedangkan evaluasi kinerja dosen diatur
oleh PUKET I (bidang akademik).
Berdasarkan kondisi diatas, kesulitan yang
ditemukan dengan proses evaluasi seperti ini adalah
Penilaian dilakukan hanya satu arah, hanya antara
atasan dengan bawahan, sementara untuk pengukuran
kinerja perlu dilakukan penilaian menyeluruh, tidak
hanya penilaian atasan terhadap bawahan, melainkan
juga penilaian karyawan terhadap atasan dan rekan
kerja.
4.1.5 Sistem Pengembangan SDM
Pengembangan SDM dilakukan berdasarkan
kebutuhan bisnis institusi. Perencanaannya dilakukan
melalui rapat pimpinan.Beberapa kelemahan yang
ditemui antara lain pihak manajemen sering
mengalami kesulitan dalam menentukan jenis
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
pelatihan dan jadwal yang sesuai dengan ketersediaan
waktu. Kurangnya perencanaan menyebabkan
pengembangan karyawan tidak berjalan secara
kontinyu, padahal karyawan dituntut untuk terus
dapat
mengembangkan
pengetahuan
dan
kemampuannya.
4.1.6 Sistem Pelaporan Manajemen
Dalam penyediaan kebutuhan informasi bagi
pihak manajemen, laporan disusun kembali setiap
kali dibutuhkan. Sejauh ini laporan disusun
berdasarkan dokumen fisik dan file spreedsheet yang
dimiliki, belum terintegrasi dalam suatu basis data.
Hal ini menyebabkan proses pembuatan laporan tidak
bisa secara instan, butuh waktu untuk merekapitulasi
data yang dibutuhkan, disamping itu tingkat
kesalahan informasi yang dihasilkan juga cukup
tinggi.
4.2
Analisis Kebutuhan Sistem Informasi
Berdasarkan analisis manajemen SDM
diatas, maka dapat diidentifikasi beberapa fungsi
utama dalam Manajemen SDM STIKOM Dinamika
Bangsa yang dikelompokkan ke dalam beberapa
subsistem sebagai berikut :
a. Subsistem Perencanaan SDM, memiliki
fungsi yang digunakan untuk perencanaan
kebutuhan SDM yang diajukan oleh kepala
unit satuan kerja sesuai dengan kebutuhan di
unit-unit tersebut.
b. Subsistem Rekrutment SDM, terdiri dari
fungsi publikasi kebutuhan SDM, Online
Rekrutmen, Seleksi dan penerimaan SDM
c. Subsistem Manajemen SDM, terdiri dari
fungsi administrasi SDM, Presensi, Evaluasi
serta Pengembangan SDM.
d. Subsistem
Pelaporan
Manajemen,
merupakan fungsi yang digunakan untuk
menyiapkan laporan yang dibutuhkan oleh
tingkatan manajemen.
e. Subsistem Manajemen Pengguna, memiliki
fungsi yang digunakan untuk mengelola
pengguna sistem informasi sesuai dengan
otoritas yang diberikan pada tiap-tiap
pengguna.
4.2.1 Rancangan Sistem Informasi Manajemen
SDM
Berdasarkan hasil analisis maka dapat
dimodelkan
SIMSDM
yang
digambarkan
menggunakan Use Case Diagram, Class Diagram dan
Package Diagram.
4.2.2 Use Case Diagram SIMSDM
Rancangan Sistem Informasi ini digambarkan
berdasarkan kebutuhan fungsional system yang
dikelompokkan menurut subsistem dalam SIMSDM
sebagai berikut :
3
Gambar 4.1. Subsistem Perencanaan SDM
Gambar 4.2. Subsistem Rekrutmen SDM
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
4
Gambar 4.3. Fungsi Administrasi SDM dalam Subsistem Manajemen SDM
Gambar 4.4. Fungsi Presensi dalam Subsistem Manajemen SDM
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
5
Gambar 4.5. Fungsi Evaluasi Kinerja SDM dalam Subsistem Manajemen SDM
Gambar 4.6. Fungsi Pengembangan SDM dalam subsistem Manajemen SDM
Gambar 4.7. Fungsi Pemberhentian SDM dalam subsistem Manajemen SDM
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
6
Gambar 4.8. Subsistem Pelaporan Manajemen
Gambar 4.9. Subsistem Manajemen Pengguna
4.2.3 Class Diagram SIMSDM
Class merupakan bagian utama dari Class Diagram yang berfungsi menyimpan dan mengelola informasi di
dalam sistem. Class Diagram merupakan model statis yang menunjukkan Class-Class dan hubungan diantaranya.
Class-Class dalam Sistem Informasi Manajemen SDM ini ditunjukkan dalam gambar berikut ini :
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
7
Gambar 4.10 Class Diagram SIMSDM
4.2.4
Package Diagram
Package diagram merupakan diagram yang digunakan pada sistem berskala besar untuk menggambarkan
saling ketergantungan diantara komponen-komponen utama pada sistem. Setiap komponen utama memiliki
diagram use case yang dikelompokkan kedalam suatu Package dengan tujuan agar suatu use case diagram lebih
mudah dipahami. Package diagram ini digambarkan berdasarkan subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen
yang dideskripsikan dalam tabel berikut ini :
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
8
Gambar 4.11. Package Diagram SIMSDM
5.
5.1
Penutup
Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan,
maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. SIMSDM merupakan gabungan dari aktivitas
pengelolaan SDM dengan pemanfaatan
teknologi informasi yang menghasilkan
informasi guna pencapaian tujuan organisasi.
2. Berdasarkan analisis terhadap manajemen
SDM di STIKOM Dinamika Bangsa Jambi,
kegiatannya belum dilakukan secara optimal
dan belum sepenuhnya didukung pemanfaatan
sistem informasi/teknologi informasi yang
memadai.
3. Pengembangan sistem dilakukan dengan
pendekatan
berorientasi
objek
yang
dimodelkan menggunakan diagram dalam
UML 2.0 antara lain Use Case Diagram, Class
Diagram, dan Package Diagram.
4. SIMSDM yang dikembangkan memiliki 5
subsistem antara lain subsistem perencanaan
SDM, rekrutmen SDM, manajemen SDM,
Pelaporan Manajemen dan Manajemen
Pengguna
5.2
Saran
Saran-saran yang dapat penulis ungkapkan
adalah sebagai berikut :
1. Rancangan SIMSDM yang dihasilkan dapat
dijadikan sebagai dasar pengembangan Sistem
Informasi Manajemen SDM STIKOM
Dinamika
Bangsa
untuk
mendukung
pengelolaan SDM yang baik.
2. Sistem yang dibangun berawal dari
identifikasi proses bisnis dalam manajemen
SDM organisasi, sehingga prosedur baku yang
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
digunakan dalam kegiatan pengelolaan SDM
perlu ditetapkan terlebih dahulu.
3. Pengembangan lebih lanjut dari penelitian ini
dapat dilakukan dengan membangun sebuah
sistem informasi manajemen SDM secara utuh
menggunakan rancangan yang dihasilkan
dalam penelitian ini.
4. Rancangan output yang dihasilkan dalam
Sistem Informasi ini dapat digunakan sebagai
dasar dalam proses penggajian/kompensasi.
Agar sistem dapat digunakan secara
menyeluruh, maka perlu analisis dan
rancangan sistem lebih lanjut yang melibatkan
proses penggajian/kompensasi.
5. Untuk kesuksesan implementasi, maka
pembangunan sistem ini membutuhkan
komitmen dan dukungan dari semua pihak
manajemen organisasi dan membutuhkan
keterlibatan pihak-pihak tertentu yang terkait
dengan SIMSDM ini.
Daftar Pustaka
Armstrong, Michael. 2006. A Handbook of
Human
Resource
Management
Practice. 10th Edition. London and
Philadelphia : Kogan Page
----------------------------------., Strategic human
resource management : a guide to
action. 10th Edition. London and
Philadelphia : Kogan Page
Darudiato, Suparto. 2007. Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia PT. Maju Bersama
9
(Studi Kasus : Rekrutmen, Pelatihan,
dan Penilaian Kinerja Karyawan).
Jurnal Seminar Nasional Aplikasi
Teknologi
Informasi
(SNATI).
Yogyakarta.
Dennis, Alan ; Wixom, Barbara Halley ;
Tegarden, David. 2005. System
Analysis and Design with UML
Version 2.0 : An Object-Oriented
Approach. United States : John Wiley
& Sons, Inc.
Dessler,
Gary. 2005. Human Resource
Management. Tenth Edition, Prentice
Hall.
Eriya, 2010, Perencanaan Sistem Informasi
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
(Studi Kasus STIKOM Dinamika
Bangsa). Penelitian Dosen Tetap
STIKOM Dinamika Bangsa. Jambi
Mcleod, Raymond Jr ; & Schell, George P. 2007.
Management Information System.
Tenth edition. United States : Prentice
Hall.
Munawar. 2005. Pemodelan Visual dengan
UML. Cetakan Pertama. Yogyakarta :
Graha Ilmu
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
Pinnington, Ashly H ; Macklin, Rob ; &
Campbell, Tom. 2007. Human
Resource Management : Ethics and
Employment. New York : Oxford
University Press.
Pressman, Roger S. 2001. Software Engineering
: A Practitioner’s Approach. Fifth
Edition. New York. McGraw-Hill.
Senyucel, Zorlu. 2009. Managing The Human
Resource in 21st Century. Ventus
Publishing
Silberschatz; Korth ; Sudarshan. 2001. Database
System Concepts. Fourth Edition.
McGraw-Hill.
Turban, Efraim ; Rainer, R. Kelly Jr ; & Potter,
Richard E. 2007. Introduction to
Information System : Supporting and
Transforming Business. United States :
John Wiley & Sons, Inc.
Visual Paradigm International, Ltd. 2011. VPUML Quick Start.
Peppard, Joe. 2002. Strategic Planning for
Information Systems. London : John
Willey & Sons.
10