Paper Title (use style: paper title)

Jurnal Administrasi Perkantoran - Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Surabaya
2016
STUDI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR KECAMATAN SOOKO KABUPATEN
PONOROGO
Agnes Dwi Kurnia
Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Surabaya
[email protected]
ABSTRAK
Kemajuan dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini membawa dampak besar bagi setiap
kehidupan manusia khususnya dalam kegiatan organisasi. Kegiatan tersebut tentunya akan berhubungan
dengan adanya data dan informasi yang terdapat dalam kearsipan. Penelitian ini berdasarkan belum adanya
sistem khusus yang digunakan dalam mengelola arsip di kantor dan penataan serta penyimpanan arsip di
kantor kecamatan belum dikelola dengan baik. Selain itu kurangnya tenaga ahli dalam pengelolaan arsip dan
dokumen, maka akan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengembangkan pengelolaan arsip. Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip, penggunaan dan pendisribusian arsip, penyimpanan arsip,
pemusnahan arsip, dan pemeliharaan arsip di Kantor Kecamatan Sooko Kabupaten Ponorogo.
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Sampel dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai di
Kantor Kecamatan Sooko Ponorogo yang berjumlah 25 pegawai. Data penelitian ini diperoleh dari wawancara,
dokumentasi dan observasi. Hasil penelitian ini menyatakan bahwa Kantor Kecamatan Sooko 1. Penciptaan
arsip sudah baik dengan adanya pembuatan konsep surat, 2. Sistem penggunaan dan pendistribusian arsip
menggunkan buku agenda, 3. Sistem penyimpanan menngunakan sistem kronologis dan sistem geografis, 4.
Pemusnahan arsip belum pernah dilaksanakan, 5. Pemeliharaan arsip belum begitu maksimal karena kurang
sadarnya pegawai terhadap kelestarian arsip.
Kata Kunci
: arsip dinamis, pengelolaan arsip
ABSTRACT
This research is triangulation for this study aimed to examine the archival system in the office Sooko,
research using. research using qualitative methods. This study is based on the absence of a special system used
in managing and structuring the archive office and archive storage at the district office has not been managed
properly. besides the lack of expertise in managing archives and documents, it will be used as a basis for
developing records management.
Samples in this study were all employees in the office Sooko ponorogo totaling 25 employees. The research
data obtained from interviews, documentation and observation. he results of this study stated that the office
Sooko already quite capable of performing file management well. but due to the lack of experts in this field led
to the accumulation of archives because it was never carried out destruction of records.
Keywords: dinamic archive, file management
sesuatu pokok permasalahan ataupun peristiwa yang
dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang
itu pula.
Arsip juga merupakan suatu kegiatan yang
dibutuhkan dalam melaksanakan pekerjaan pada
masa yang akan datang. Selain sebagai pusat
ingatan, arsip juga sebagai sumber informasi dan
bukti sejarah. Banyak informasi yang terkandung
pada arsip, seperti sejarah berdirinya suatu lembaga
atau organisasi, aktivitas-aktivitas yang telah
dilakukan, maupun aktivitas-aktivitas yang akan
dilakukan. Dengan adanya arsip, maka akan
diperoleh data atau keterangan-keterangan yang
dibutuhkan serta dapat dijadikan sebagai bahan
PENDAHULUAN
Kemajuan dalam bidang ilmu pengetahuan dan
teknologi saat ini membawa dampak besar bagi
setiap kehidupan manusia khususnya dalam
kegiatan organisasi. Kegiatan tersebut tentunya akan
berhubungan dengan adanya data dan informasi
yang terdapat dalam kearsipan. Kemajuan dalam
dunia kearsipan ini juga diikuti pula oleh dunia
pendidikan yang tidak terlepas dari kegiatan
kearsipan yang dikerjakan oleh bagian tata usaha.
Menurut Barthos (2007:1) arsip merupakan setiap
catatan tertulis dalam bentuk gambar ataupun bagan
yang memuat keterangan-keteranagan mengenai
1
pertimbangan yang dibutuhkan oleh lembaga atau
organisasi.
Penyimpanan pada arsip dinamis memerlukan
perhatian khusus, dimana bentuk fisik arsip yang
disimpan bisa tercecer, rusak, bahkan hilang. Arsip
dinamis sangatlah penting bagi setiap instansi
khususnya pada Kantor Kecamatan Sooko
Kabupaten Ponorogo, karena arsip dinamis masih
terus dipakai dalam proses administrasi pada setiap
instansi. Petugas kearsipan harus mampu
memikirkan bagaimana penyimpanan arsip dinamis
bukan dengan penyimpanan manual saja tapi juga
secara komputerisasi. Berdasarkan uraian latar
belakang yang telah dijabarkan di atas, penulis
sangat tertarik untuk meneliti permasalah tersebut,
maka penulis menfokuskan penelitian pada “Studi
Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kecamatan
Sooko Kabupaten Ponorogo.”
KAJIAN PUSTAKA
Arsip
Kearsipan berasal dari kata arsip. Arsip sendiri
berasal dari bahasa Yunani yaitu archive artinya
permulaan dan berati juga jabatan atau fungsi dan
kuasa hukum. Kemudian berubah menjadi arche,
yang berarti dokumen. Akhirnya berubah lagi
menjadi ‘archeion’ yang artinya balai kota.
Sedangkan menurut bahasa Inggris adalah archives
yang berarti tempat atau dokumen.
Sebuah organisasi memerlukan pengelolaan
dokumen untuk dapat mengakses dengan cara
efektif dan efisien terhadap informasi yang ada
dalam organisasi. Arsip dinamis harus dikelola agar
bermanfaat bagi pencipta, penerima, dan
pemakainya. Maka dari itu diperlukan adanya
pengelolaan arsip dimanis, karena pengeloaan
tersebut penting untuk dijadikan dasar dalam
pengambilan keputusan dan juga sebagai tanda
bukti aktivita organisasi.1. Arsip Statis. Arsip statis
dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009
diartikan sebagai arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan,
telah
habis
retensinya,
dan
berketerangan
dipermanenkan
yang
telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI.) Dalam perkembangannya Arsip Statis
harus diserahkan dan disimpan oleh lembaga
kearsipan pusat maupun daerah sesuai dengan
tingkatannya. Arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip
kertas (Sugiarto, 2005:6). Tetapi tidak semua arsip
statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja
karena arsip yang mencerminkan perkembangan
historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai
jenis arsip.
Sistem Keaarsipan
1.Sistem
Kronologis.
Sistem
ini
dengan
menggunakan
kalender
sebagai
patokan
pengindeksan yaitu, didasarkan pada urutan waktu
surat atau dokumen diterima atau waktu dikirim ke
luar organisasi. Untuk keperluan tersebut,
keberadaan buku agenda sangat penting karena
susunan harus didahului dengan pencarian informasi
mengenai waktu surat dibuat, diterima, atau dikirim
melalui buku agenda. Sistem kronologis adalah
sistem penyimpanan arsip yang didasarkan kepada
urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim ke
luar organasasi yang biasanya penyimpanannnya
menggunakan map ordner. Sistem ini erat
hubungannya dengan buku agenda, karena
susunannya sama-sama berdasarkan tanggal masuk
dan keluarnya surat(Amsyah, 2001:76). 2. Sistem
Abjad, sistem ini digunakan untuk menyimpan
dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan
nama dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri
dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan
pemerintahan maupun swasta. Sistem ini juga
disebut direct filling system, dimana petugas dapat
langsung menuju file penyimpanan dalam mencari
dokumen tanpa melalui alat bantu.3. Sistem Subjek
Sistem ini berdasarkan pada isi dari dokumen yang
bersangkutan, misalnya perihal, pokok masalah,
permasalahan, pokok surat, dan lain-lain. Sistem ini
juga disebut dengan topical filling dan dikenal sulit
dalam pengelolaannya. Karena setiap orang akan
mengintepretasikan perihal yang dimaksud secara
berbeda-beda.Ada dua macam sistem subjek, yaitu
sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad), dan
sistem subjek bernotasi (berdasarkan kode
tertentu).4. Sistem Numerik, sistem ini merupakan
sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kode
Jurnal Administrasi Perkantoran - Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Surabaya
2016
Kantor Kecamatan dapat dikendalikan sesuai dengan
kebutuhan Kantor Kecamatan sendiri. Hal ini senada
dengan penelitian terdahulu yang dilakukan yang
dilakukan oleh Mistar (2010) dan Eviyana (2010) yaitu
penciptaan arsip meliputi pembuatan konsep surat, model
penulisan arsip, dan kualitas bahan. Prosedur penciptaan
arsip di Kantor Kecamatan Sooko Kabupaten Ponorogo
ini sesuai dengan teori yang dikemukan oleh Suraja
(2004 : 100) yaitu kejelasan isi arsip, model penulisan,
dan kualitas bahan.
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau
badan. Sistem ini disebut juga indirect filling
system, karena penentuan nomor yang akan
digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya
terlebih dahulu. 5. Sistem Geografis adalah sistem
penyimpanan
yang
berdasarkan
kepada
pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini
biasanya digunakan untuk organisasi yang memiliki
cabang di berbagai tempat dan juga instansi yang
melayani masyarakat berdasarkan kewilayahan
Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan merupakan salah satu bagian
manajemen perkantoran yang menitik beratkan pada
pengurusan dokumen sedemikian rupa sehingga
dokumen-dokumen yang dikelola oleh para petugas
kearsipan memang benar-benar akan membantu
serta mendukung aktivitas manajemen secara
keseluruhan. Manajemen
kearsipan
manual
merupakan proses pengawasan, penyimpanan, dan
pengamanan dokumen serta arsip dalam bentuk
kertas.
Manajemen kearsipan adalah seni pengendalian
dokumen berupa pengendalian penggunaannya,
pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan
arsip (Sugiarto, 2005:15). Dengan kata lain bahwa
manajemen kearsipan adalah kegiatan mulai dari
kelahiran arsip sampai dengan kematian arsip yang
dilakukan secara manual tanpa bantuan alat
elektronik.
Penggunaan
dan
Pendistribusian
Arsip.Tahap penggunaan dan pendistribusian surat
masuk di Kantor Kecamatan Sooko ini senada dengan
penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Eviyana (2010)
yaitu melalaui tahap penerimaan surat, pencatatan surat,
dan penyimpanan surat. Hal ini senada dengan teori yang
dikemukan oleh Suraja (2004 : 114) yaitu penerimaan
surat, penyortiran surat, dan pencatatan surat. Hasil
penelitian ini juga sesuai dengan teori yang dikemukakan
Dewi (2011: 25) yaitu prosedur yang dilakukan dalam
penyimpanan arsip meliputi penerimaan, penyortiran, dan
pencatatan. Selain itu penelitian ini juga senada dengan
penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Mistar (2010)
yang dilakukan di Kantor Kecamatan Kalianget terdiri
dari pemeriksaan, penyortiran, dan penyimpanan. Dari
uraian diatas peneliti dapat memberikan analisis bahwa
sistem penyimpanan yang dilakukan di Kantor kecamatan
Sooko Kabupaten Ponorogo belum maksimal karena
mereka masih mengalami kesulitan dalam penemuan
arsip kembali.
Penyimpanan Arsip. Dalam penyimpanan
arsip Kantor Kecamatan Sooko menggunakan sistem
penyimpanan kronologis, yaitu dalam penyimpanan arsip
didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen yang
diterima maupun yang dikirim oleh kantor.Surat-surat
tersebut disimpan dalam ordner dan disimpan dalam
lemari rak atau disebut dengan filling cabinet. Masingmasing bagian memiliki dokumen yang disimpan sendiri
pada bagiannya. Kantor ini menerapakan sistem
kombinasi dalam pengorganisasian arsip yang disimpan.
Dimana masing-masing bagian memiliki simpanan arsip
sendiri dan arsip yang dianggap penting dari masingmasing bagian itu disimpan dalam lemari penyimpan
yang menampung salinan arsip dari masing-masing
bagian.
Kantor Kecamatan Sooko juga menerapkan
sistem geografis dalam penyimpanan arsip yang diterima
dan dikirim oleh kantor. Sistem ini digunakan karena
Kantor Kecamatan Sooko merupakan pusat dokumen dari
desa-desa yang sejawat di Kecamatan Sooko. Arsip-arsip
yang diterima dan dikirim Kantor Kecamatan Sooko dari
kantor-kantor desa akan disimpan berdasarkan masingmasing desa. Hal ini dilakukan untuk mempermudah
dalam pencarian arsip dari masing-masing desa apabila
diperlukan kembali. Penyimpanan yang dilakukan Kantor
Kecamatan Sooko Kabupaten Ponorogo ini sesuai dengan
teori yang dikemukakan oleh Dewi (2011: 100) bahwa
Personalia Kearsipan
Personalia kearsipan sangat dibutuhkan guna
kelangsungan kegiatan suatu organisasi. Semakin
besar suatu badan usaha, akan semakin besar
kegiatan yang dilakukan dan cenderung akan
semakin banyak jumlah pegawai yang dilibatkan
dalam pengurusan kearsipan. Dewi (2011:10)
menjelasakan bahwa formasi yang diperlukan dalam
administrasi kearsipan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penciptaan Arsip. Kantor Kecamatan Sooko
dalam tahap penciptaan arsip memiliki dua cara
penciptaan arsip. Pertama, penciptaan arsip eksternal
dimana arsip diterima dari organisasi yang berada di luar
Kantor Kecamatan. Sebagaian arsip yang akan
dikeluarkan oleh Kantor Kecamatan berasala dari Kantor
Pemerintah Pusat, jadi Kantor Kecamatan Sooko tinggal
mengirimkan arsip tersebut. Kedua, penciptaan arsip
internal yaitu arsip yang dibuat oleh Kantor Kecamatan
Sooko sendiri. Dengan penciptaan arsip internal maka
3
dalam sistem geografis ini susunan arsip diatur
berdasarkan judul nama wilayah atau daerah.
Pemusnahan
Arsip.
Pegawai
Kantor
Kecamatan Sooko Kabupaten Ponorogo mengaku bahwa
mereka tidak paham dengan prosedur pemusnahan arsip
sesuai dengan ketentuan yang ada. Hal ini akan
menyebabkan penumpukan arsip yang sangat berlebih
dan akan menyusahkan mereka dalam menemukan arsip
kembali. Dari uraian diatas peneliti dapat memberiakn
analilsis bahawa pemusnahan arsip di Kantor Kecamatan
Sooko Kabupaten Ponorogo dapat dikatakan kurang baik,
karena meskipun prosedur pemusnahan sudah sesuai
dengan UUD akan tetapi pemusnahan arsip Kantor
Kecamatan Sooko Kabupaten Ponorogo belum mampu
melaksanakan pemusnahan arsip secara baik dan belum
mampu melaksankan prosedur kearsipan secara baik,
terbukti dari belum mamapunya pegawai Kantor
Kecamatan Sooko dalam melaksanakan pemusnahan
arsip.
Pemeliharaan Arsip. Keterbatasan tempat
menjadi kendala bagi kantor kecamatan untuk
menyimpan arsip. Pemeliharaan terhadap arsip sangatlah
penting, hal ini bertujuan untuk menyelamatkan nilai
informasi dari arsip tersebut dan menyelamatkan fisik
dari arsip. Selain itu dengan pemeliharaan yang baik akan
mudah dalam menemukan arsip serta mampu mengtasi
kurangnya ruangan penyimpanan.
Hal ini senada dengan teori yang dikemukakan
oleh Sugiarto (2005 : 84) yaitu kerusakan arsip dapat
disebabkan oleh banyak faktor, baik faktor lingkunagan
maupun faktor biologis. Faktor lingkumgan ini seperti
terjadinya kebakaran, banjir atau mungkin tempat
penyimpan arsip rembes dan dapat merusak bentuk fisik
dari arsip tersebut. Faktor biologis dapat muncul dari
adanya lumut atau jamur pada arsip, selain itu adanya
seranggan yang dapat merusak bentuk fisik dari arsip.
Dari uraian diatas peneliti memberikan analisis
bahwa pemeliharaan arsip dan penataan ruang
penyimpanan arsip
di Kantor Kecamatan Sooko
Kabupaten Ponorogo menjadi hal yang sangat penting
dalam
pengelolaan
kearsiapan.
Apabila
pemeliharaan arsip kurang bagus maka akan
mengurangi nilai fisik dan dapat merusak arsip
yan g penting dan masih digunakan secara terus
menerus oleh sebuah kantor.
SIMPULAN
Berdasarkan pengamatan dan wawancara
yang telah dilakukan di Kantor Kecamatan Sooko
Ponorogi dapat disimpulkan bahwa 1. Dalam tahap
penciptaan arsip, Kantor Kecamatan Sooko sudah
cukup baik terbukti dari adanya pembutan konsep,
model penulisan surat, dan pemilihan kualitas
bahan. 2.Sistem penggunaan dan pendistribusian
surat masuk dan surat keluar yang ada Kantor
Kecamatan
Sooko
Kabupaten
Ponorogo
menggunakan prosedur buku agenda. 3. Sistem
penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Sooko
Kabupaten
Ponorogo
menggunakan
sistem
kronologis dan sistem geografis atau wilayah.
4.Pemusnahan arsip di Kantor Kecamatan Sooko
Kabupaten Ponorogo belum pernah dilakukan sejak
kantor ini berdiri. 5. Pemeliharaan arsip di Kantor
Kecamatan Sooko Kabupaten Ponorogo belum
begitu maksimal karena kurang sadarnya pegawai
terhadap kelestarian arsip.
SARAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukakan
dapat disimpulkan bahwa :1. Kantor Kecamatan Sooko
seharusnya lebih memperhatikan kualitas bahan yang
akan digunakan dalam penciptaan arsip, hal ini bertujuan
agar arsip tidak mudah rusak. 2. Kantor Kecamatan Sooko
penggunaan dan pendistribusian surat masuk dan surat
keluar sebaiknya menggunakan kartu kendali untuk
mempermudah penemuan arsip kembali. 3. Kantor
Kecamatan Sooko dalam tahap penyimpanan arsip
sebaiknya mencoba menggunakan sistem penyimpanan
yang lain agar para karyawan mampu menggunakan
semua sistem penyimpanan. 4. Kantor Kecamatan Sooko
sebaiknya melaksanakan pemusnahan arsip jika arsip
sudah kadaluwarsa agar tidak terjadi penumpukan arsip. 5.
Kantor Kecamatan Sooko sebaiknya memperhatikan
tempat penyimpanan dan ruangan penyimpanan guna
pemeliharaan arsip agar tidak mudah rusak.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli.2001. Manajemen Kearsipan. Cet 9.
Jakarta: Gramedia Putaka
Utama.
Anggraeni, Amalia Novantia. “Kemampuan Sumber
Daya Manusia Kearsipan
Dalam Upaya Keberhasilan Arsip Statis Badan
Arsip dan Perpustakaan
Daerah Provinsi Jawa Tengah”. Vol.1/No 2/
Yogjakarta.
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Edisi 1. Cet
6. Jakarta : Bumi
Askara.
Bungin, Burhan. 2008. Penelitian Kualitatif. Ed 1. Cet. 2.
Jakarta : Kencana.
Dewi, Irra Chrisyanti. Manajemen Kearsipan. Jakarta :
Pustakaraya.
Dewi, Irra Chrisyanti. Manajemen Perkantoran. Jakarta :
PT. Pustakaraya .
Jurnal Administrasi Perkantoran - Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Surabaya
Kusumasari, Eviayana. 2012. Studi Tentang Manajemen
Kearsipan di Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Pamekasan.
Skripsi tidak diterbitkan.
JBSI FE Unesa.
Mistar. 2010. Pelaksanaan Ssistem Kearsipan di Kantor
Kecamatan Kalianget
Kabupaten Sumenep. Skripsi tidak diterbitkan.
JBSI FE Unesa.
Moloeong, Lexy J. 2008. Metodologi Penelitian
Kualitatif. Edisi revisi. Jawa
Barat: PT. Remaja Rosdakarya.
Sedarrmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan
Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: CV. Mandar Maju.
Sedarmayanti.2009. Dasar-dasar Pengetahuan tentang
Manajemen Perkantoran.
Bandung : CV. Mandar Maju.
Sugiarto, Agus dan Teguh. 2005. Manajemen Kearsipan
Modern dari
Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta :
Gava Media.
Sugiyono, 2011. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif
dan R& D. Bandung :
Alfabeta.
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis.
Jakarta:Gramedia Pustaka
Utama
Sukoso, Badri Munir. 2007. Manajemen Afministrasi
Perkantoran. Jakarta :
Gramedia
Suraja, Yohanes. 2004. Manajemen Kearsipan.
Yogyakarta : Erlangga.
The.Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern.
Cet.7. yogyakarta:
Liberty.
Universitas Negeri Surabaya. 2010. Panduan penulisan
dan Penilaian Skripsi.
Surabaya: Tim Penyusun Universitas Negeri
Surabaya.
5
2016