Modul kuliah ADMINISTRASI PERKANTORAN

Modul kuliah
ADMINISTRASI PERKANTORAN
OLEH :
DRS. SAHUDIYONO, MPA
Dosen Prodi Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga
Akademi Maritim Yogyakarta
2011
1
DAFTAR KEPUSTAKAAN
Siagian, Sondang P., Filsafat Administrasi, Gunung
Jakarta
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern,
Agung,
MODUL KULIAH
ADMINISTRASI PERKANTORAN
PERTEMUAN 1 & 2
PRE TEST
(15 menit)
1. Apa yang Sdr ketahui tentang:
a.Administrasi
b.Manajemen
c. Organisasi
d. Kepemimpinan
Buat ulasan apa perbedaan dan apa persamaan
keempatnya ?
CAKUPAN MATERI KULIAH
1.
2.
3.
Tinjauan Arti : Administrasi, Manajemen, Organisasi,
Kepemimpinan
Cabang-Cabang Administrasi : O, M, K,I,P,F,B,R
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran


Arti Kantor
Arti Administrasi Perkantoran dan Manajemen Perkantoran
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Administrasi Perkantoran dan Ilmu Tata Usaha
Pengorganisasian Pekerjaan Kantor
Penataan Ruang Kerja Kantor (Office Space)
Pengetahuan dan Teknik Pembuatan Surat
Penanganan Surat Masuk
Pengelolaan Arsip (Tata Kearsipan)
5
PERGESERAN PARADIGMA
ADMINISTRASI/MANAJEMEN PUBLIK
From POSDCORB to PAFHRIER
(G.David Garson & E. Samuel Overman)
OPA
(Old Public Administration)
POSDCORB
Planning
Organizing
Staffing
Directing
Coordinating
Reporting
Budgetting
NPM
(New Public Management)
PAFHRIER
Policy Analysis
Financial Management
Human Resources Management
Information Management
External Relations
6
PENGANTAR ADMINISTRASI
•
Administrasi ? Organisasi ? Manajemen ? Kepemimpinan ?
 Organisasi
1.
2.
3.
Usaha kerjasama
Sekelompok orang
Tujuan tertentu
 Manajemen
1.
2.
3.
4.
Upaya penggerakan/pengerahan resources (SDM – non
SDM)
Sekelompok orang
Kerjasama
Tujuan tertentu
 Kepemimpinan
1.
2.
3.
4.
Upaya mempengaruhi (orang lain)
Kerjasama
Sekelompok orang
Tujuan
 Administrasi ?
7
•
1.
2.
3.
4.
Administrasi
Keg menata (penataan)
Kerjasama
Sekelompok orang
Tujuan
8
PENGANTAR ADMINISTRASI
• Administrasi
1. arti luas ? Setiap proses penyelenggaraan
2. arti khusus/sempit ?
= Tata Usaha
= Paper Work
= Clerical Work
= pekerjaan tulis-menulis
Administrasi sebagai “Tata Usaha” (arti sempit) = administratie
(bhs. Belanda)
adalah setiap penyusunan keterangan2 scr sistematis dan
pencatatannya scr tertulis dengan maksud untuk memperoleh
suatu ikhtisar mengenai keterangan2 itu dalam keseluruhannya
dan dalam hubungannya satu sama lain
(dikutip dari The Liang Gie)
9
Dari segi proses (DEBATABLE)
Organisasi
Administrasi
Manajemen
Leadership
 Inti Organisasi adalah Administrasi
 Inti Administrasi adalah Manajemen
 Inti Manajemen adalah Leadership
10
ADMINISTRASI dan MANAJEMEN
Berkembang dalam 3 kelompok:
I. ADMINISTRASI LEBIH LUAS MANAJEMEN
• Manajemen bagian dari Administrasi (salah satu unsur)
Lihat : Unsur-unsur Administrasi (Cabang-cabang Adm: OMKIPFBR)
II. MANAJEMEN LEBIH LUAS DARI ADMINISTRASI
• Administrasi bagian dari Manajemen (Administrasi = TU)
III. ADMINISTRASI-MANAJEMEN TAK ADA BEDA
• Terkadang disebut “Administrasi”, terkadang dengan
sebutan “Manajemen”
Contoh:






Administrasi Perkantoran – Manajemen Perkantoran
Administrasi Keuangan – Manajemen Keuangan
Administrasi Kepegawaian – Manajemen Kepegawaian
Administrasi Pemerintahan – Manajemen Pemerintahan
Public Administration – Public Management
Dll.
11
ADMINISTRASI dan MANAJEMEN
Trend/kecenderungan :
Org Tujuan – profit  MANAJEMEN
CONTOH : Manaj Perusahaan
Org. Tujuan – non- profit  ADMINISTRASI
Administrasi pemerintahan
Administrasi sosial
Trend terbaru  baik organisasi profit maupun non profit
(Pemerintahan) ada gejala mengarah ke istilah “manajemen” (public
management)
12
ADMINISTRASI SEBAGAI PROSES (ARTI LUAS)
Latar Belakang timbul Administrasi
- Manusia makhluk berkebutuhan
- Kebutuhan manusia beraneka ragam : primer, sekunder,
tersier
- Teori Maslow  “The Hierarchy of human needs”
V
IV
II
I.
II.
III.
IV.
V.
Phyisiological Needs
Safety and Security Needs
Affection Needs
Egoistic Needs/ Esteem Needs
Self-Actualization Needs
II
I
13
Latar Belakang timbul Administrasi (Arti luas)
• Apakah manusia berusaha memenuhi berbagai kebutuhan
tersebut ?
• Seberapa besar aneka macam kebutuhan tersebut dapat
dipenuhi ?
• Upaya apa yang dapat dilakukan untuk memenuhi aneka
kebutuhan itu ?
• Dapatkah masing-masing orang mengupayakan sendiri
dalam pemenuhan aneka macam kebutuhan tersebut ?
14
Latar Belakang timbul Administrasi (Arti luas)
• Fakta : Tidak ada orang (siapapun) yang dapat melakukan
seorang diri dalam memenuhi aneka ragam kebutuhan
pasti akan berinteraksi dengan yang lain
• Apabila terdapat sejumlah orang yang menjalin kerjasama
guna memperjuangkan tercapainya tujuan secara bersamasama, maka di situlah akan terjadi serangkaian
proses/kegiatan, berupa:
- merencana
- memutuskan
- membagi tugas
- mengurus
= MENATA (membuat “tata”)
- membimbing
- menyusun
- mengawasi/mengendalikan
(= administrasi)
- etc.
15
Sang Nata ?
Administrator / Administratur ?
Manajer ?
16
Kegiatan Operatif dan Kegiatan Penataan
 Kegiatan Operatif :
setiap kegiatan yang langsung berkaitan dengan tercapainya tujuan.
Tujuan kerjasama hanya bisa tercapai apabila ada kegiatan operatif
 Kegiatan Penataan:
semua kegiatan yang tidak secara langsung berkaitan dengan tercapainya
tujuan tetapi bersifat menunjang, mendukung atau membantu
Contoh :
Sebuah perusahaan jasa angkutan.
Apa saja kegiatan operatifnya ? Apa pula kegiatan penataannnya ?
-Mengurus ijin pendirian perusahaan
-Menerbitkan akte notaris
-Mengemudikan truk
-Mengangkat karyawan
-Membeli armada
-Mengepak barang muatan
-Mengisi form-2/dok
-Membuat struktur organisasi
-Memasang iklan perusahaan
- menyusun pembagian tugas pekerjaan
- Menetapkan standard penggajian
- menyusun daftar gaji
- merawat mesin-mesin kendaraan
- mengoperasikan alat B/M
- memberi markah
- menjual tiket
- menetapkan tempat duduk penumpang
-Menerbitkan surat tugas
17
PEKERJAAN OPERATIF:
PEKERJAAN PENATAAN:
- merawat mesin-mesin kendaraan
- mengoperasikan alat B/M
- memberi markah
- menjual tiket
- menetapkan tempat duduk
penumpang
-Mengemudikan truk
-Membeli armada
-Mengepak barang muatan
-Mengisi form-2/dok
-Menimbang muatan
- menyusun pembagian tugas
pekerjaan
- Menetapkan standard penggajian
- menyusun daftar gaji
- Mengurus ijin pendirian perusahaan
-Menerbitkan akte notaris
-Mengangkat karyawan
-Membuat struktur organisasi
-Menerbitkan surat tugas
18
Kapan “Kegiatan Penataan” berlangsung dibanding “Kegiatan operatif”?
P e n a t a a n
Sebelum
Keg. operatif
Saat
Penetapan
tujuan
(A d m i n i s t r a s i)
Saat
berlangsung
Keg operatif
Setelah
Keg.operatif
Saat
tujuan
tercapai
19
FAKTOR-FAKTOR TIMBULNYA ADMINISTRASI (4)
1.
2.
3.
4.
Rangkaian kegiatan Penataan
Sekelompok Orang
Usaha Kerjasama
Tujuan tertentu
Administrasi :
serangkaian kegiatan penataan terhadap perkerjaan
pokok (operatif) yang dilakukan oleh sekelompok orang
dalam usaha kerjasama untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
(administrasi = proses penyelenggaraan)
20
Unsur-unsur Administrasi (8)
OMKIPFBR
• Organisasi
• Manajemen
• Komunikasi
(administrasi)
• Informasi
• Personalia
• Finansia
• Benda (Materia)
 Ilmu Organisasi
 Ilmu Manajemen
 Ilmu Komunisasi
 Ilmu Tata Usaha (Perkantoran)
 Ilmu Administrasi
Kepegawaian
 Ilmu Administrasi Keuangan
 Ilmu Administrasi Perbekalan
(Manajemen Aset)
• Relasi Publik
 Ilmu Kehumasan (Public Relation)
21
Administrasi sebagai proses penyelenggaraan
(dalam arti luas)
Lingkungan : ekonomi, politik, geografis
Sekelompok
Orang
Kegiatan Operatif
Tujuan
tertentu
Saat
Penetapan
Tujuan
Kegiatan Penataan
O M K I P
F B R
Saat
Tercapainya
Tujuan
Usaha
Kerjasama
Lingkungan sosial, budaya, dll.
22
MODUL KULIAH
ADMINISTRASI PERKANTORAN
PERTEMUAN 3 & 4
EFISIENSI
(Titik pusat perhatian Administrasi)
Efisiensi :
perbandingan terbaik antara usaha (pengorbanan) dan hasil yang
dicapai dalam suatu pelaksanaan kerja.
Pelaksanaan kerja yg efisien :
a). pelaksanaan kerja yang mampu mencapai hasil tertentu dengan
usaha (pengorbanan) yang paling kecil, atau
b). pelaksanaan kerja yang dengan usaha (pengorbanan) tertentu dapat
mencapai hasil yang paling baik/paling besar
Aspek usaha (pengorbanan), meliputi : P, T, W, R, B
P = pikiran, T = tenaga, W = waktu, R = ruang, B = benda
 Pelaksanaan kerja yang paling sedikit mengorbankan pikiran
 Pelaksanaan kerja yang paling ringan mengorbankan tenaga fisik,
(tangan kaki, dan anggota abadan lainnya)
 Pelaksanaan kerja yang paling cepat waktu penyelesaiannya
 Pelaksanaan kerja yang paling kecil memakan ruang
 Pelaksanaan kerja yang paling kecil mengeluarkan benda/uang/materi
24
Gbr.1 EFISIENSI DARI SEGI USAHA
A
B
C
X
usaha
hasil
Gbr.2 EFISIENSI DARI SEGI HASIL
R
Q
X
P
usaha
hasil
25
Pengertian Kantor
Simak dua ungkapan berikut :
I.
“Maaf Pak, kantor Bapak di mana ?”
Jawab : Kantor saya ada di jalan Diponegoro no.
45 Yogyakarta
II.
“Wah… kantor ini bagaimana, masak ngurus surat
keterangan kayak gitu aja sudah tiga hari belum
juga selesai “
Pertanyaan :
Apakah arti kata kantor dalam kedua kalimat di atas?
Sama atau berbedakah arti kata “ kantor” tersebut?
26
Pengertian Kantor
(lanjutan)
1.
2.
Kantor sebagai Gedung/bangunan
yakni gedung/bangunan tempat beberapa orang
melakukan aktivitas kerjasama dalam pengelolaan
informasi untuk memperjuangkan tercapainya tujuan
bersama.
Kantor sebagai proses/kegiatan
yakni proses/kegiatan mengangani informasi seperti ,
mencatat, mengetik, menghitung, mengolah,
menggandakan, menyimpan, dll.
27
Administrasi Perkantoran ?
 samadengan TU (Administrasi dalam arti sempit)
 Unsur “I”
(Administrasi dalam arti luas)
yaitu ilmu yang mempelajari segala kegiatan penataan
bidang informasi (pengelolaan informasi) dalam suatu usaha
kerjasama mencapai tujuan. Rangkaian kegiatan tersebut
meliputi menghimpun, mencatat mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan. (termasuk kegiatan menyimpan
adalah menyusutkan, memindahkan dan memusnahkan)
28
Administrasi Perkantoran dan Tata Usaha
Ilmu Tata Usaha = Ilmu Administrasi Perkantoran
Keua istilah tersebut hakekatnya adalah satu, yakni pengetahuan yang
mengadopsi istilah dari bahasa Belanda “Administratie”
yakni setiap penyusunan keterangan2 scr sistematis dan pencatatannya
scr tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai
keterangan2 itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu
sama lain.(dikutip dari The Liang Gie)
 Paper Work
setiap pekerjaan yg menggunakan “paper” utuk pencatatan keterangan2
 Clerical Work
setiap pekerjaan menggunakan alat tulis yang hasilnya berupa tulisan
yang dapat dibaca
 Office Work
setiap perkerjaan yang menyangkut penyampaian keterangan baik lisan,
tertulis serta pembuatan warkat2, penggunaan dan pemeliharannya
29
Arti TATA USAHA
Harfiah : “Tata” (= atur)+ “Usaha”
 bagaimana menata/mengatur suatu usaha
 Menata=mengatur : semua aktivitas yang membantu untuk
pengaturan atau penataan sesuatu usaha guna tercapainya
suatu tujuan
TATA USAHA:
segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan2 yg diperlukan dlm setiap usaha kerjasama
untuk mencapai suatu tujuan (The Liang Gie)
Jadi TU bersifat membantu/menunjang bagi kelancaran pekerjaan
operatif
30
CIRI TATA USAHA
• Bersifat Pelayanan
melayani semua unsur (unit/satuan) yang ada dalam
organisasi : pimpinan, satuan operasional, satuan setingkat,
satuan lebih rendah, dan satuan-satuan yang ada lainnya
• Meresap/merembes ke setiap bagian
pekerjaan-perjaan “6M” pasti ada dalam semua
bagian/unsur
• Menyeluruh
dilaksanakan oleh setiap orang dalam organisasi
31
Macam-macam Satuan/Unsur dalam Organisasi (7 macam)
1) Satuan Pimpinan (Unsur pimpinan)
2) Satuan Pembantu Pimpinan (Unsur penunjang)
3) Satuan Operasional (Unsur pelaksana)
4) Satuan Haluan
5) Satuan Pengawasan
6) Satuan Komersial
7) Satuan Konsultasi
 Lihat gambar struktur berikut
32
4)
1)
7)
5)
2)
2A
3)A
3)B
3)C
6)
2B
2C
3)D
1. Pres-Dir
2. Tata Usaha
3. Divisi A, B, C, D
4. Dewan Direksi (RUPS)
5. Dewan Pengawas
6. Unit Penjualan
7. Konsultan
33
Perincian Aktivitas Tata Usaha : (6M)
 Menghimpun
mengumpulkan informasi yg sebelumnya tidak ada, atau berserakan agar
terkumpul dan berguna bagi kelngsungan badan usaha
 Mencatat
membubuhkan dengan pelbaga cara/alat mengenai suatu informasi
tertentu
 Mengolah
membentuk sedemikian rupa dan mengusahakan agar informasi yang
kurang berguna menjadi lebih berguna, lebih mudah dipahami
 Menggandakan
memperbanyak dengan berbagai cara atas setiap informasi sesuai
kebutuhan
 Mengirim
menyampaikan keterangan dari satu pihak ke pihak lain dengan berbagai
cara
 Menyimpan
menaruh keterangan2 dlm tempat tertentu agar aman, tidak rusak dan bila
sewaktu2 diperlukan cepat ditemukan kembali
34
MACAM-MACAM KEGIATAN TATA USAHA
George R. Terry
•
•
•
•
•
•
•
•
Typing
Calculating
Checking
Filing
Telephoning
Duplicating
Mailing
Others
Prajudi Atmosudirdjo mengelompokkan dalam 4 kelompok :
a.
Pekerjaan yang bersifat Komunikasi
rapat, briefing, konferensi, musyawarah, interviu, dll
b.
Perkerjaan yang bersifat Registrasi
pencatatan, penggandaan, pengetikan
c.
Pekerjaan yang bersifat Komputasi
penghitungan, pemrosesan data, grafik, tabel, dll.
d.
Pekerjaan yang bersifat Informasi
membuat/mengirim surat, edaran, pengumuman2, telepon, dll.
35
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN
Charles O. Libbey membagi dalam 9 lingkup:
1. Tataruang perkantoran (Office Space)
2. Komunikasi Kantor
3. Kepegawaian Kantor
4. Perabotan dan Perlengkapan Kantor
5. Mesin dan Pealatan Kantor
6. Perbekalan dan ala-2 tulis kantor (Stationery)
7. Metode dan Prosedur kerja
8. Warkat (Records)
9. Pengawasan pejabat pimpinan
36
MODUL KULIAH
ADMINISTRASI PERKANTORAN
PERTEMUAN 5
Office Space (Tataruang Perkantoran)
Mengapa Tataruang menjadi perhatian penting dalam Adm.Perkantoran?
Jawab:
Dalam teori produktivitas kerja, disebutkan bahwa salah satu faktor yang
dapat memperngaruhi produktivitas kerja seseorang adalah “Motivasi”
Sedangkan tinggi-rendahnya motivasi kerja dipengaruhi oleh beberapa
faktor seperti : 1) upah/insentif/reward, 2) gaya kepemimpinan, 3) iklim
orgaanisasi, 4) suasana lingkungan kerja, 5) dll.
Salah satunya adalah suasana lingkungan kerja, dibedakan dalam
lingkungan fisik dan lingkungan psikologis
Lihat gambar :
1. Insentif
2. Gaya kepemimpinan
Motivasi
1. Lingkungan fisik
Produktivitas
3. Iklim organisasi
4. Lingkungan kerja
2. Lingkungan psikis
38
Tataruang kerja : sebagai unsur lingkungan fisik utama
Office Space :
pengaturan ruang kerja beserta alat-kelengkapannya
yang mencakup pembagian ruangan kantor, penataan
letak posisi furnitur (perabotan), penempatan
mesin/peralatan kantor, penempatan pejabat dan
penataan sarana pendukung kerja kantor sedemikian
rupa untuk menjamin kelancaran, keamanan dan
kenyamanan kerja demi tercapainya tujuan bersama.
Ada 5 aspek yang ditata:
1. Penyediaan Ruang dan pengaturannya
2. Penyediaan furnitur (perabotan) dan penataan
letak/posisinya masing2
3. Penataan mesin dan peralatan kerja kantor lainnya
4. Penataan pejabat-pejabatnya
5. Penyediaan dan penataan sarana pendukung (kelancaran,
keamanan dan kenyamanan kerja)
39
1. Penyediaan dan pengaturan Ruang kerja
Beberapa ruangan yang perlu diperhitungkan untuk disediakan
atau tidak disediakan di antaranya : R. pimpinan, R.tamu,
R. komunikasi, R.informasi, R.komputer, R.meeting,
R.Resepsionis, R.penjaga, R.dapur, R.perpustakaan, R.
arsip, dll.
Beberapa petunjuk dalam tataruang kerja :
1. Perkiraan kebutuhan ruang (jumlah/macam, kapasitas, ukuran,
konstruksi, dll)
2. Penjatahan (peruntukannya) masing-masing
3. Tataletak (lay-out)
4. Sistem peredaran udara
5. Sistem pendingin udara
6. Sistem tata suara
7. Fasilitas kebersihan
8. Faktor keamanan dan keselamatan
9. Perubahan (fleksibilitas)
10. Pemeliharaan (maintenance)
40
2. Penyediaan dan pengaturan letak/posisi furnitur
Jenis, ukuran, jumlah dan spesifikasi perabotan apa saja yang harus
ada/dibutuhkan pada setiap ruang, bagaimana penempatan dan letak
posisinya masing-masing perlu diperhitungkan dan masing harus
disesuaikan dengan posisi orang/pejabat yang akan menggunakannya.
 Meja kursi kerja untuk pimpinan, staf, karyawan, ruang tamu, dll.
 Perabotan untuk almari arsip, rak arsip, brankas, rak buku, filing
cabinet, dll.
3. Penataan mesin dan peralatan kantor:
a.
b.
c.
d.
e.
Mesin ketik, komputer, mesin hitung, dll
Mesin pengganda, mesin presensi
Peralatan komunikasi: telepon telex, faksimile, dll.
Alat-alat tulis kantor (stationery)
Papan informasi, papan data, papan tulis, dll
41
4. Penempatan pejabat (orang-orang)









Direktur, Wakil Direktur, Kepala kantor, Ka.TU, Kabag/Kasubag, dll
Sekretaris
Pengawas, supervisor, mandor
Juru tik
Pesuruh
OB
Resepsionis
Petugas perpustakaan
Petugas kearsipan, dll.
5. Penataan sarana pendukung kelancaran, keamanan,
kenyamanan kerja:
a)
b)
c)
d)
Listrik/penerangan/tatalampu, sistem ventilasi, sirkulasi udara, sistem
pendingin/penyejuk udara, dll.
Hiasan (dinding, vas bunga, lukisan, lambang-2, logo, slogan, dll)
Jam dinding, kalender
Sistem tatasuara (musik, audio/visual)
42
Prinsip (Asas) Penataan Ruang Kantor
Ada 4 prinsip yang harus diperhatikan (The Liang Gie)
 Asas jarak terpendek:
dengan memperhetikan proses terpendek dalam penyelesaian suatu
pekerjaan kantor

Asas rangkaian kerja
penempatan orang/pejabat dan peralatan didasarkan/sejalan dengan
urut-2an penyelesaian pekerjaan (runtut, sesuai alur penyelesaian
pekerjaan)

Asas penggunaan segenap ruangan (optimalisasi)
memanfaatkan seluruh ruang yang ada secara vertikal dan horisontal
(seminim mungkin “broken stowage”)

Asas flekisibilitas (kemungkinan perubahan)
memberi peluang untuk “re-arange” (pengaturan ulang) dengan tidak
terlampu mengeluarkan biaya, tenaga, peralatan
43
Asas lainnya : “Tiga E”
 Efisiensi :
memperhitungkan perbandingan terbaik antara usaha yang
dikeluarkan dengan hasil yang dicapai
 Estetika :
tetap memperhatikan nilai-nilai keindahan dalam
penempatan perabotan, peralatan, mesin maupun orang2
 Etika :
efek penataan biasanya berdampak pada alur mondarmandir, gerakan dan penempatan yang kadang-kadang dari
segi kesopanan terganggu harus diperhitungkan !
44
9
8
8
7
2
5
3
6
5
4
4
7
1
3
6
9
2
Gb.1
Gb.2
Keterangan:
1 : Kepala Kantor
2 : Sekretaris Kantor
3 : Juru Tik 1
4 : Juru Tik 2
5 : Pesuruh
6 : Petugas Agenda
7. Petugas Arsip
8 : Resepsionis
9 : Rak tempat arsip
45
Tahap-tahap Penataan Ruang Kantor (5)
•
•
•
•
•
Tahap Inventarisasi
Tahap pembuatan Disain / Rancangan lay-out
Tahap Konsultasi / Sosialisasi
Tahap Penempatan Perabotan dan peralatan
Tahap penetapan dan penyampaian
46
I.
Tahap Inventarisasi (Pencatatan dan pendataan)
a)
Pencatatan semua ruangan (yg telah ada dan yg seharusnya ada),
menyangkut :
- jumlah yang telah ada
- yang seharusnya ada
- kapasitas masing-masing dan kelayakan peruntukannya
- ukuran ruang
- konstruksi ruang/bangunan/material  pertimbangan keamanan/
kerahasiaan
- dll.
Pencatatan pejabat/pegawai yg ada dan harus ditempatkan pada
ruang kerja tertentu
Pencatatan furnitur/perabotan yang telah ada dan yang masih
dibuthkan
Pencatatan mesin2 dan peralatan yang ada dan yang diperlukan
Pencatatan semua saran pendukung kelancaran, keamanan dan
kenyamanan kerja
b)
c)
d)
e)
47
II. Tahap Pembuatan Disain / Rancangan layout tataruang
sketsa/denah sementara disusun atas dasar semua data terutama
dengan memperhatikan komponen2 mana saja yang harus ditempatkan
termasuk perabotan dan peralatan yang diperlukan
(butuh keahlian khusus dapat menggunakan jasa konsultan)
III. Tahap Konsultasi (sosialisasi)
diskusi perlu dilakukan terutama dengan pihak-2 tertentu yang nantinya
akan menempati dan menggunakan peralatan/perabotan tersebut
sebelum ditetapkan oleh pimpinan kantor
IV. Tahap Penempatan perabotan dan peralatan
semua perabotan dan peralatan kerja, mesin2, dll. ditempatkan secara
fleksibel
V. Tahap penetapan dan penyampaian
disain yang sudah jadi yang diikuti dengan penempatan perabotan/
peralatan tersebut kemudian ditetapkan secara tertulis (bila perlu dengan
SK) dan disampaikan kepada semua orang/pejabat terkait
48
Pertanyaan Ujian Mid/Latihan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Di Indonesia “administrasi” berkembang dalam arti sempit (khusus)
dan dalam arti luas. Jelaskan kedua kelompok pengertian tersebut !
Maslow dengan teringa “the hierarchy of human needs” membagi
dalam lima jenjang kebutuhan manusia. Jelaskan ! Bagaimana kaitan
kelima jenjang tersebut dengan timbulnya administrasi ?
The Liang Gie menyebut ada 8 unsur administrasi sebutkan dan
jelaskan masing2 minimal 5 unnsur!.
Apa arti dari kegiatan operatif dan apa pula kegiatan penataan.
Bagaimana (kapankah) kegiatan penataan berlangsung bila
dibandingkan dengan kegiatan operatif. Mengapa demikian ?
Jelaskan pengertian Tata Usaha, dan sebutkan perincian aktivitas
Tatausaha apa saja dan beri penjelasannya masing-masing ?
Apa yang dimaksud dengan penataan ruang (office space), dan
mengapa kegiatan penataan ruang (office space) menjadi topik yang
penting dalam administrasi perkantoran, apa alasannya ?
Prinsip-prinsip apa saja yang harus diperhatikan dalam penataan
ruang kantor ?
49
Aspek apa saja yang diatur dalam penataan ruang kantor dan jelaskan
tahap-tahap dalam penataan ruang kantor ?
Pengorganisasian Pekerjaan Kantor
Asas Sentralisasi
Asas pengelolaan pekerjaan perkantoran yang dipusatkan.
Semua pekerjaan penanganan informasi ( 6 M ) dilaksanakan oleh
satu unit (yakni satuan penunjang –TU- atau Sekretariat).
Jadi, unit2 lainnya (operatif) dibebaskan dari pekerjaan perkantoran
Asas Desentralisasi
Asas pengelolaan pekerjaan perkantoran yang terpencar; semua
bagian/unit yg ada diberi kewenangan mengurus sendiri pekerjaan
mengelola informasi (6 M) yg diperlukan pada unitnya masing2
50
Kebaikan dan Kelemahan Asas Sentralisasi
Kebaikan:
 Mudah menyeragamkan cara kerja
 Mudah melakukan pengawasan
 Hemat penggunaan perabotan dan peralatan kantor
 Mudah meratakan beban kerja
 Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
Kelemahan:
 Tertunda/terhambatnya penyelesaian pekerjaan
 Kebutuhan khas/spesifik masing-2 unit belum tentu dapat
dipenuhi oleh unit sentral pelayanan
51
Kebaikan dan Kelemahan Asas Desentralisasi
Kebaikan:
 Pekerjaan perkantoran akan lebih terjamin kelancarannya
 Beberapa jenis pekerjaan yang khas (spesifik) lebih cepat
dapat diselesaikan
Kelemahan:
 Biaya operasional perkantoran lebih besar
 Jumlah tenaga kerja, mesin dan peralatan kantor lebih
banyak dibutuhkan
 Pengawasan perkantoran sulit dilakukan
52
Penerapan asas Sentralisasi ? .. Desentralisasi ..?
Tergantung pada :
 Tujuan suatu kantor/organisasi
 Luas/sempitnya lingkup pekerjaan kantor
 Taraf perkembangan organisasi
 Kebutuhan-kebutuhan khusus pada saat tertentu
Catatan:
1.
2.
3.
Dalam kondisi tertentu dpt diterapkan asas perpaduan (kombinasi)
Bbrp macam pekerjaan yang mempunyai kesamaan sifat, macam dan
jenisnya  dpt dipusatkan
Jenis-jenis pekerjaan yg spesifik dapat didesentralisasikan
Yang penting :
Harus ada panduan/pedoman yang transparan dan dapat diketahui
semua komponen  (BUKU PEDOMAN ADMINISTRASI UMUM)
53
MENANGANI SURAT-SURAT MASUK
Langkah-langkah:
1. Penyediaan bahan dan peralatan
2. Penyortiran (pemilah-milahan)
3. Membuka sampul surat
4. Mengeluarkan isi sampul dan merapikan kembali
5. Penelitian surat
6. Pembacaan dan pencatatan identitas surat
7. Penyampaian surat
8. Pengarsipan
54
1. Bahan dan Peralatan untuk Penanganan Surat
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Box surat: (untuk surat sebelum dibuka dan sesudah dibuka)
Buku Agenda
Alat tulis (bolpoin, pensil, penghapus)
Buku Agenda
Lembar disposisi
Kartu kendali (kartu peminjaman arsip)
Gunting/pisau
Clips / Binder
Stappler/staples
Perforator
Stofmap (hangmap, durable map, snelhechter)
Ordner
Rak tempat surat
Almari arsip
Filing cabinet
Folder
55
2. Penyortiran surat
Kegiatan memilah dan mengelompokkan surat untuk memudahkan
proses pengurusan lanjutannya. (dilakukan sebelum dibuka dan
setelah dibuka)
Pemilahan atas dasar : Surat dinas/resmi dan surat non dinas (surat pribadi)
•
Surat non dinas (pribadi)  langsung diserahkan kpd nama ybs.
•
Surat Resmi (Kedinasan), ditindaklanjuti dengan membedakan :
a. Segera/amat segera
b. Biasa
perlakuan selanjutnya berbeda
c. Segera/amat segera
d. Biasa
prioritas urutan peneyelesaian
Tujuan penyortiran:
1.
Memastikan alamat/tujuan surat
2.
Skala prioritas dalam menindaklanjuti
3.
Kategori rahasia/biasa
4.
Dinas/non dinas (pribadi)
56
Kategori Surat
Menurut Urgensi
Penyelesaian
Amat segera
Segera
Biasa
Menurut Nilai Guna
Vital
Penting
Berguna
Tak Penting
Menurut Keamanan
Isinya
o Amat Rahasia
o Rahasia
o Biasa
57
Cara mengetahui surat-surat
(segera, rahasia, biasa, penting, pribadi, dinas)
• Meneliti asal (sumber) surat:
- nama pengirim : pribadi – instansi ?
- asal/alamat pengirim
- asal kantor pos/jasa pengiriman
• Meneliti cara pengirimannya:
- jasa hantaran, kilat khusus, jasa titipan kilat
- ada label khusus pada sampul : kilat, amat segera, segera,
amat penting, rahasia, dll.
UNDANGAN
Contoh:
Tgl. 22 Nop 2011
58
3. Membuka Sampul Surat
• Mempersiapkan semua surat yang akan dibuka
• Kerjakan (membuka) secara urut menurut prioritas
penyelesaian : kilat/segera – biasa
• Gunakan alat gunting/pisau/cutter
• Pastikan posisi surat di dalam sampul tidak terpotong
• Potong tipis bagian pinggir/samping sampul
Peringatan:
Jangan membuka sampul tanpa alat (misal dengan cara
merobek bekas lekatan lem) karena sangat mungkin lapisan
lem melekat ke bagian dalam (kertas surat) yang dapat
berakibat merobek kertas surat
59
Cara membuka sampul surat
gunting
60
4. Mengeluarkan dan merapikan surat
• Pastikan semua isi dalam sampul dikeluarkan
• Buka dan rapikan lipatannya
• Kaitkan sampul (dengan clips) pada masing-2 surat (sampul
jangan dibuang)
• Susun secara urut pada kotak terbuka
• Siap dibaca/diteliti
61
5. Penelitian Surat
Aspek yang diteliti:
 Ciri/tanda yang ada pada sampul dan di dalam surat
(rahasia-biasa)
 Alamat surat : cermati apakah sama antara sampul dan
alamat di dalam surat (alamat penerima dan asal pengirim)
 Pastikan ada-tidaknya lampiran. Bila tercetak ada lampiran
(misal 2 lembar), cek kebenaran lampiran tersebut
(ada/tidak?)
 Apakah berkitan dengan dokumen/surat lain bila berkaitan
siapkan surat/dokumen tsb, selipkan di bawahnya
 Lain-2 yg perlu
62
6. Pembacaan dan Pencatatan identitas surat
• Pembacaan dilakukan untuk memahami isi surat dan untuk
memastikan sifat isinya penting/biasa? Rahasia/biasa?
• Kaitkan (bisa distaples) “Lembar Disposisi” pada setiap surat
• Catat data/identitas surat pada lembar disposisi tsb
• Cata juga dalam “Buku Agenda (surat masuk)”
• Bila menunjuk dokumen/surat lain, siapkan surat/dokumen
ybs
63
Lembar Disposisi dan Penggunaannya
PT ABANG PUTIH BIRU
LOGO
Alamat : Jalan Patimura 66 telepon 898989 Surabaya Indonesia
LEMBAR DISPOSISI
Rahasia
Penting
Nomor :
Isi Surat :
Tgl.
Tanggal :
Dari
Kepada
Keterangan :
1. Mohon dipelajari
2. Ikuti perkembangan
3. Mohon pertimbangan
4. Harap dikoordinasikan
5. Sampaikan pada yang bersangkutan
6. Untuk diarsipkan
Biasa
Asal :
Isi Disposisi
Paraf
7. ………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
64
BUKU AGENDA SURAT MASUK
No
Tg.terima
Tg. Surat
Nomor
Asal/Pengirim
Isi/Hal
Lamp
Ket.
Catatan:
Kolom “Nomor” diisi secara urut mulai 1, 2, dst… diawali sesuai kronologi mulai
Januari tanggal yang paling awal dan ditutup/diakhiri pada akhir Desember
65
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
No
Tg. Surat
Nomor Surat
ALAMAT/TUJUAN
Isi/Hal
Lamp
Ket.
Catatan:
Kolom “Nomor Surat” diisi secara urut atas dasar kronologi waktu Jan-Desember,
yang kemudian diikuti dengan kode-2 seperti :nama isntitusi. Kode subjek, bulan
dan tahun
Contoh :
66
Nomor : 267/PT-APB/A.3/XII/2009
7. Penyampaian Surat
Siklus Surat Masuk
Tata Usaha
1
Surat
Petugas
Surat Masuk
(langkah 1-6)
Petugas
Arsip
1.
2.
3.
4.
Pimpinan
2
3
4
Semua surat yang masuk dicatat petugas agenda dan ditindaklanjuti
sampai dengan langkah ke-6 (disortir, buka, keluarkan isinya, teliti,
catat, selipkan dokumen lain
Sampaikan kepada Top manager (pimpinan)
a. Pimpinan membaca, mencermati isinya,
b. Membubuhkan isi disposisi (berupa perintah singkat tertulis ke
bawahan terkait) dan paraf
Sampaikan ke pejabat unit terkait (unit operasional terkait) untuk
diambil langkah lanjutan oleh unit operasional ybs. Selesai mengambil
tindakan yang perlu (sesuai disposisi/ perintah singkat atasan),
bubuhkan paraf pd lbr disposisi
Surat kembali ke TU (Unit Kearsipan) utk dikelola sebagai arsip dinamis
UNIT-UNIT TERKAIT
(OPERASIONAL)
67
Siklus Surat Masuk
1. Semua surat yang masuk dicatat petugas agenda dan
ditindaklanjuti sampai dengan langkah ke-6 (disortir, buka,
keluarkan isinya, teliti, catat, selipkan dokumen lain
2. Sampaikan kepada Top manager (pimpinan)
a. Pimpinan membaca, mencermati isinya,
b. Membubuhkan isi disposisi (berupa perintah singkat tertulis
ke bawahan terkait) dan paraf
3. Sampaikan ke pejabat unit terkait (unit operasional terkait)
untuk diambil langkah lanjutan oleh unit operasional ybs.
Selesai mengambil tindakan yang perlu (sesuai disposisi/
perintah singkat atasan), bubuhkan paraf pd lbr disposisi
4. Surat kembali ke TU (Unit Kearsipan) utk dikelola sebagai
arsip dinamis
68
8. PENGELOLAAN ARSIP (TATA KEARSIPAN)
RUANG LINGKUP :
A. Pengertian : Warkat, Dokumen, Arsip, Administrasi
Kearsipan
B. Sifat-sifat Arsip
C. Fungsi Arsip
D. Penggolongan Arsip
E. Nilai Guna Arsip
F. Faktor-faktor Sistem Kearsipan Yang Baik
G. Sistem Penyimpanan Arsip
H. Beberapa Permasalahan Bidang Kearsipan
I. Retensi Arsip (Penyusutan)
69
A. PENGERTIAN
Warkat (Records) :
 Setiap informasi tertulis/tercatat, bergambar atau terekam yg
memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa,
dibuat orang untuk membantu ingatan
 (setiap benda yang bernilai informasi)
Bentuk Warkat
TERTULIS (KERTAS)
Surat, leaflet/brosur, barang cetak, kartu,
formulir, buku, dll.
BUKAN KERTAS
CD, disket, mikrofilm, pita suara, pita
Gambar, cassettes, dll.
Dokumen:
setiap naskah sumber resmi dari suatu warkat yang dapat
digunakan untuk mendukung suatu informasi tertentu
70
Arsip :
 sekumpulan warkat
 disimpan secara teratur, terencana (sistematis)
 memiliki beberapa nila guna
 dapat ditemukan kembali dengan cepat
Administrasi Kearsipan:
serangkaian kegiatan penataan warkat/dokumen, mencakup
penghimpunan, penyimpanan, perawatan/pemeliharaan,
pelayanan peminjaman, retensi dan pemusnahannya yang
berlangsung dalam suatu usaha kerjasama mencapai tujuan
sueger
tenan
71
Pengertian Arsip
UU NO. 7 Th 1971 ttg Pokok-pokok Kearsipan
ARSIP adalah
Naskah2 yg dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan
pemerintahan dlm bentuk, corak apapun, baik dlm keadaan tunggal
maupun berkelompok dlm rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
Naskah2 yg dibuat dan diterima oleh badan2 swasta dan atau perorangan
dlm bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dlm rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
Ada 3 hal :
Fisik : bentuk dan corak apapun : tulisan/kertas, slide, mikrofilm, dll
Jumlah : tunggal atau berkelompok dihimpun dlm satu berkas
Lembaga : badan pemerintah, badan swasta, perorangan
72
B. SIFAT ARSIP
Arsip Dinamis
Arsip Statis
Dinamis-aktif
Dinamis-inaktif
 Warkat yang disimpan
digunakan secara terus-menerus dlm
kegiatan organisasi
 intensitas pengguNaan sehari-2 tinggi
Warkat disimpan, frekuensi penggunaannya
kadang-kadang
 Warkat disimpan yang
penggunaannya tidak
scr langung dalam proses
pengambilan keputusan
 frekuensi penggunaanya
sangat jarang dlm 1 tahun
belum tentu digunakan
Secara dikotomis (utk memudahkan)
Arsip Aktif
ARSIP
Arsip Inaktif
Arsip Statis
Arsip Dinamis
73
C. FUNGSI ARSIP
1.
Sumber Informasi
- sbg tempat di mana keterangan bisa diperoleh oleh pihak
berkepentingan guna mengambil keputusan tertentu
- Informasi ?
setiap keterangan yang diperlukan dalam setiap proses
penyelenggaraan usaha untuk mencapai tujuan
2.
Sumber Dokumentasi
sbg sumber dokumen resmi pendukung keterangan yang
diperliukan
dlm setiap proses perencanaan/pengambilan keputusan
74
D. PENGGOLONGAN ARSIP
Menurut kegunaannya dibedakan dlm 4 kelompok (G.R Terry dan J.CAsply)
George R. Terry
JOhn Cameroon Asply
Vital Records
Important Records
Helpful Records
Non-essential Records
Vital Records
Important Records
Useful Records
Non-essential records
Warkat Vital
Warkat Penting
Warkat Berguna
Warkat Biasa/ tak penting ?
Vital Records:
Warkat yg isinya memuat informasi yang bernilai historis, yuridis, sangat penting
dan bernilai abadi bagi bersangkutan
Contoh : Akte tanah, Akte pendirian BU, Ijazah, Akte Kelahiran
Important Records:
Warkat yg isinya memuat informasi masalah-2 yg besar gunanya, membantu kelancaran
proses usaha, apabila hilang sulit mencari pengganti
Contoh : MoU, Surat Kontrak, Surat Pesanan, S/I, M/R,
Helpful/Useful Records:
Warkat yg isinya memuat informasi yg kegunaannya sementara, kadangkala digunakan
apabila hilang tidak berdampak besar dan dapat dicari pengganti
75
Contoh : Undangan, pemberitahuan,
E. NILAI GUNA ARSIP
Menurut AW Widjaja, nilai guna arsip dapat dilihat dari 9 aspek
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
Aspek administrasi
Aspek dokumentasi
Aspek fiskal/moneter
Aspek pemeriksaan/audit
Aspek perorangan/individual
Aspek historis
Aspek ilmiah
Aspek hukum/yuridis
Aspek penunjang
Vernon B Santen, ada 6 aspek dengan akronim “ALFRED”
A(dministrative value), L(egal value) F(iscal value), R(esearch
value), E(ducational value), dan D(ocumentary value)
76
F. Faktor-faktor Sistem Kearsipan Yang Baik
Ada 3 faktor:
1. Penerapan Sistem Kearsipan
2. Fasilitas Kearsipan yang Memadai
3. Petugas Kearsipan
SISTEM KEARSIPAN:
 Alphabetical Filing System
 Subject Filing System
 Geographical Filing System
 Cronological Filing System
 Numerical Filing Filing System
SISTEM KOMBINASI
 Alpha Numerical Filing System
 Subject – Numerical- Alphabetic FS
 Geographical – Subject Cronological FS
 Cronological – Subject Filing System
 Numerical Geografilcal Filing F.S
 etc.
77
FASILITAS KEARSIPAN :
1. Perlengkapan korespondensi
2. Perlengkapan penerimaan surat
3. Perlengkapan penyimpanan surat
4. Perlengkapan lain-lain : tataruang
PETUGAS KEARSIPAN:
1. Pengetahuan latar belakang pendidikan yang sesuai
2. Pemahaman organisasi dan strukturnya
3. Kecakapan/skills
4. Kepribadian
5. Loyalitas dan dedikasi
78
G. BEBERAPA PERMASALAHAN KEARSIPAN
1.
2.
Sulitnya menemukan kembali warkat butuh waktu lama
Peminjaman oleh pihak-2 yang tidak terkendali, (waktu
lama, tidak tercatat, tidak ada ketentuan internal)
3. Pertambahan warkat terus-menerus tanpa ada penyusutan
4. Peralatan dan fasilitas kurang memadai, ada tetapi tidak
mengikuti perkembangan teknologi
5. Kecakapan petugas yang rendah
Apa solusi ?
1. Penerapan sistem penyimpanan yang baku
2. Aturan peminjaman arsip
3. Program penyusutan secara reguler
4. Fasilitas dan peralatan yang memadai dan mengikuti
teknologi
79
5. Peningkatan kecakapan petugas (dimulai sejak rekruitmen)
Contoh RAK ARSIP
2004
2005
2006
2007
2008
A
B
C
Pertanyaan : Sistem penyimpanan menurut apakah ini ?
D
80
RETENSI ARSIP (PENYUSUTAN ARSIP)
PP 34 Tahun 1979 (ttg Penyusutan Arsip)
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dgn cara:
 Memindahkan arsip in-aktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan dlm lingk lembaga-2 neg atau badan pemerintahan
masing-2
 Pemusnahan arsip sesuai dg ketentuan yang berlaku
 Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip
Nasional atau Arsip daerah
Pemindahan
Pengertian
Bilamana dipindah ?
Alasan pemindahan?
Caranya ?
What
When
Why
How
Retensi Arsip
Pemusnahan
Pengertian
Bilamana dipindah ?
Alasan pemindahan?
Caranya ?
81
Arti Pemindahan:
Penyusutan warkat dengan memindahkan dari arsip dinamis-aktif ke
dinamis inaktif, atau dari dinamis in-aktif ke arsip statis
Alasan Pemindahan :
1)
2)
intensitas/frekuensi penggunaannya di tempat awal sudah semakin
kecil/jarang/berkurang
Agar ruang lebih longgar  utk digunakan warkat yang lain
Kapan Pemindahan dilakukan:
1)
2)
Apabila intensitas penggunaan sudah semakin berkurang
Apabila di tempat awal sudah semakin jenuh/padat
82
RETENSI ARSIP
RUANG ARSIP
Arsip Dinamis
Aktif
Arsip Dinamis
In-Aktif
Retensi 1
Arsip Statis
Retensi 2
Retensi 3
Kantor ARNAS/ARDA
Retensi 4
PEMUSNAHAN
1. Dibakar
2. Dihancurkan
3. Zat Kimia
83
Catatan (dari gambar):
Untuk Retensi 3 (Pemusnahan) dan Retensi 4 (Penyerahan ke
Arnas/Arda) harus dibuatkan Berita Acara
84
TUJUAN RETENSI ARSIP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Menghindari pencampuradukan antara : arsip aktif – inaktif –
statis, dan antara arsip vital – penting – biasa
Memudahkan pencarian kembali
Penghematan biaya (perawatan, peralatan, personalia)
Membuat file aktif lebih longgar (utk menampung file baru)
Menempatkan arsip in-aktif yang bernilai berkelanjutan di
tempat yang lebih baik
Melindungi arsip2 yg bernilai permanen dari bahaya rusak,
hilang, terbakar
Memudahkan pengiriman ke Kantor Arnas/Arda
Kepentingan penelitian/pendidikan: penyediaan
data/informasi
85
PEMINDAHAN ARSIP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Memilah arsip : vital – penting – biasa; yang in-aktif dan statis
Menghitung angka pemakaian
Mempersiapkan peralatan : folder, ordner, filing cabinet, rak arsip, guide,
Membuat Daftar Arsip yang dipindahkan (lihat contoh)
Membuat Daftar Isian
Membuat Berita Acara Penyerahan Arsip
Rumus :
Indeks Angka Pemakaian =
P
------------ x 100
N
P = permintaan arsip satu periode (misal 1 bulan)
N = jumlah total dokumen yg disimpan
Ketentuan :
IAP < 10 %  IN-AKTIF … (Saatnya dipindahkan)
86
PEMINDAHAN ARSIP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Memilah arsip : vital – penting – biasa; yang dinamis dan statis
Menghitung angka pemakaian
Mempersiapkan peralatan : folder, ordner, filing cabinet, rak arsip, guide,
Membuat Daftar Arsip yang dipindahkan (lihat contoh)
Membuat Daftar Isian
Membuat Berita Acara Penyerahan Arsip
Daftar Arsip- yang Dipindahkan
Nama Instansi :
No.
Nama Unit
Pokok Soal/Sub
pokok soal
Jangka
Waktu
Tahun Berkas
Jenis fisik
Yogyakarta, 28 Desember 2009
Petugas Arsip,
87
MEMUSNAHKAN ARSIP
Arti:
melenyapkan/merubah bentuk dokumen dg berbagai cara (dibakar,
dirajang, zat kimia, dll) agar tidak lagi dapat dibaca/diketahui orang
(fisik : tidak lagi berbentuk, isi tidak terbaca)
Kapan bisa dimusnahkan:


Bila nilai guna sudah minimum
Masa simpan telah sampai batas (misal 10, 15 atau 20 tahun)
Tatacara :
1.
2.
3.
4.
5.
Lihat kriteria sesua pedoman administrasi (dokumen yg telah memenuhi
kriteria masa simpan)
Pilahkan dokumen yang telah memenuhi masa simpan
Buat Daftar Arsip yang dimusnahkan
Bentuk Tim/Panitia Pemusnahan (dari unsur struktural terkait ditambah
saksi – kalau perlu dari perwakilan Arda/Arnas)
Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip
88
MENGENAL SURAT DINAS
Bagian-bagian Surat Dinas
1.
Kepala Surat (Kop) = Header
2.
Nomor surat
3.
Tanggal surat
4.
Lampiran
5.
Pokok soal (Perihal)
6.
Alamat/tujuan surat
7.
Salam pembuka
8.
Isi Surat :
a. Referensi/rujukan
b. Inti
c. Akhir isi surat (harapan, saran, rekomendasi, dll.)
9.
10.
11.
12.
Salam penutup
Penanggungjawab surat
Initial
Tembusan
89
Model Surat (Gaya Penulisan Surat)
 Full Block style
 Block Style
 Semi block style
 Official style
 Hanging paragraph
 Indented style
90
Tugas Take home (Ujian Mid Semester)
Buat sebuah karangan dengan topik sbb. (silahkan pilih)
1. Mengenal Sifat-sifat Pemimpin
2. Memahami arti Administrasi dan Organisasi
3. Mengenal Berbagai Gaya Kepemimpinan
4. Kunci Sukses Menjadi Pemimpin
5. Memahami Fungsi-fungsi Manajemen
6. Penerapan asas “Efisien” Dalam Kepemimpinan Organisasi
Ketentuan:
1.
2.
3.
4.
Karangan tulis tangan 2 halaman folio (500 - 600 kata)
Mencantumkan sumber referensi (dalam teks kutipan)
Daftar Pustaka di bagian terakhir
Pengumpulan paling lambat Selasa 31 Oktober 2011 jam 13. wib
91
92
Fahmi gundul stress
93
94
Gambar Ratu Kidul
95
Wah… Kalau setiap
hari kita bisa berduaan
gini… Pasti Asyiik ya..
Coooy…
Iya.. Ya…
Tapi masalahnya kita
kan masih kecil…..?
Ha…ha..ha…ha…
96
97
Auuw
98