MEMBUAT FILE DATABASE

Konsep Sistem Informasi B
Membuat File Database
Untuk membuat file database harus dimulai dengan pembuatan
strukturnya terlebih dahulu yang dimaksudkan untuk menentukan
kreteria dari field yang akan digunakan seperti Nama Field, urutan
letak field, Tipe Data untuk masing-masing field, Daya tampung
untuk masing-masing field dan proses indexingnya.
Setelah proses persiapan, langkah berikutnya masukan struktur
tersebut dalam dBASE IV, langkahnya :
 Aktifkan dBASE IV, tunggu layar Control
Center muncul
 Geser Sel-Aktif pada <create> dari Panel
Data.
 Akhiri dengan penekan Enter.
Atau…
. create <nama file>
ketikan nama file yang akan dibuat strukturnya
Selanjutnya layar Control Center hilang , digantikan dengan layar
definisi struktur file yang berupa kolom-kolom pengisian struktur
field.
Kolom Pembuatan Struktur File Database
Definisi masing-masing kolom :
dBase IV
Siti Aliyah
Konsep Sistem Informasi B




Kolom Pertama (Num)
Berisikan nomor urut dari field yang akan dibuat. Nomor ini akan
secara otomatis terisikan bila mengisi nama field.
Kolom Kedua (Field Name)
Berisikan Nama Field yang akan digunakan. Ketentuan dalam
memberikan nama field, sebagai berikut :
 Panjang maksimum yang diperbolehkan 10 karakter
 Harus diawali dengan huruf.
 Dapat terdiri dari gabungan huruf-angka.
 Tidak boleh ada spasi dan symbol lain.
 Dapat menggunakan garisbawah (Under Scope)
Akhiri pengisian nama dengan menekan tombol Enter.
Kolom Ketiga (Field Type)
Berisikan jenis data yang digunakan pada kolom Field Name.
Pilihan pertama yang terlihat adalah Character. Pilihan lain dapat
dilihat dengan menekan tombol Spasi, Adapun tipe data yang
tersedia adalah : Character (C) Numeric (N), Float (F), Date (D),
Logical (L) dan Memo (M).
Penentuan tipe atau jenis data dilakukan dengan menekan Enter
pada saat nama tipenya terlihat di kolom tersebut. Cara lain
adalah mengiskan dengan kode yang terdapat pada tanda ( ).
Misalkan ketik N bila tipedatanya Numerik.
Kolom keempat (Width)
Berisikan kapasitas jumlah maksimal dari karakter yang akan
ditampung. Ketik/Isikan besar daya tampung dari field yang
bersangkutan. Kondisi ini hanya berlaku pada field dengan tipe
Character, Numeric dan Float. Adapun batas maksimum yang
dapat diisikan pada tipe Numeric dan Float adalah 20 digit
termasuk tanda positif/negatif serta titk desimal jika ada
sedangkan untuk tipe data Character batas maksimunnya adalah
256 byte.
Untuk field dengan tipe data Logika, Date dan Memo secara
otomatis telah terisikan dengan standar yang berlaku. Untuk Field
tipe Date besarnya 8 Bytes, tipe Logical besarnya 1 byte dan untuk
tipe Memo besarnya 10 karakter.


Kolom kelima (Dec)
Berisikan jumlah angka dibelakan koma. Kolom ini dipakai jika
tipe datanya Numerik atau Float.
Kolom Keenam (Index)
Berisikan kode untuk proses indexing. Jika isinya N (No) field
tersebut dtidak akan dipakai untuk index, sebaliknya jika diisikan
Y (Yes), field akan dipakai untuk index
Penyimpanan Struktur File Database
dBase IV
Siti Aliyah
Konsep Sistem Informasi B
Jika struktur file sudah ada atau selesai dibuat maka penyimpanan
dapat dilakukan dengan prosedur berikut :
 Pada saat pengisian field terakhir selesai, sel aktif akan kembali
berada pada kolom Field Name. Tekan Enter.
 Pada layar struktur field akan muncul kotak
Save as :
 Ketik nama file yang dikehendaki dan kahiri dengan penekanan
Enter. Disini proses penyimpanan akan dilaksanakan. Selama
proses penyimpanan ini, indexing ikut diselesaikan oleh dBASE
IV secara otomatis.
Bila pembuatan file database melalui perintah bertitik maka secara
otomatis struktur file akan tersimpan pada file yang telah
ditentukankan sebelumnya.
 Jika langkah ini selesai, muncul pertanyaan yang berbunyi :
Input data records now ? (Y/N)
 Ketik Y, Jika hendak mengisikan data sekarang. Dan N jika
tidak.
 Jika jawaban N, layar control Center akan muncul kembali.
Nama file yang baru diolah akan ditampilkan di bawah
<create>
 Tekan enter. Disini akan tampil kotak berisikan pilihan operasi
selanjutnya.
 Untuk mengakhirinya, pilih Close File.
Merubah Struktur Database
dBase IV
Siti Aliyah
Konsep Sistem Informasi B
Bila diperlukan untuk menambahkan atau menghapus struktur field
database yang telah dibuat maka prosedur yang bisa dilakukan
sebagai berikut :
Perintah Assist
 Aktifkan File database yang akan diubah
strukturnya
 Pilih kembali file tersebut
 Setelah
tekan
Enter
pilih
Modify
Struktur/Order
 Kini layar berisikan struktur database dari
file yang aktif
 Tekan Esc untuk menuju kedalam struktur
Untuk menambahkan field baru :
 Pindahkan sel-aktif ke bagian bawah dari
Field Name
 Isikan struktur field baru yang akan dibuat
Untuk menyisipkan field baru :
 Pindahkan sel-aktif pada nama field yang
akan disisipkan
 Tekan Ctrl N
 Isikan struktur field baru yang akan
disisipkan
Untuk menghapus field yang sudah ada :
 Pindahkan sel-aktif pada nama field yang
akan dihapus
 Tekan Ctrl U
 Field akan terhapus dari struktur database
Untuk menyimpan struktur baru dari
database :
 Tekan F10
 Pilih Save Changes and Exit pada menu
Exit
Perintah Bertitik
 .use <nama file>
 .modi stru
 pada layar akan muncul lembar struktur
database yang sedang aktif dan langkah
selanjutnya sama dengan perintah Assist
Memasukan Data
dBase IV
Siti Aliyah
Konsep Sistem Informasi B
Ada beberapa cara untuk memasukan data atau informasi ke dalam
file database yang kosong. Cara pertama dipakai,jika database belum
‘dibuka’ atau Control Center masih tampil di layar.
Perintah Assist :
 Geser sel-aktif ke nama File yang akan digunakan. Nama file harus
yang berada pada kolom DATA. Tekan Enter
 Aktifkan pilihan : Use File kemudian Enter
 setelah itu layar Control Center tampil kembali dan nama file yang
diaktifkan akan berada ke bawah <create>
 Geser sel-aktif pada Nama File yang sudah aktif tersebut. Enter
 Aktifkan pilihan : Display Data
 selanjutnya akan tampil layar pengisian data dan data dapat
diisikan.
 Untuk mengakhiri pengisian tekan F10 pilih menu Exit
Prosedur ini dapat juga digunakan untuk penampilan data ataupun
untuk menambahkan data kembali.
Perintah Bertitik :
 .Use <nama file>
 .Append
 selanjutnya akan tampil layar pengisian dan data dapat disikan
 Untuk mengakhiri pengisian tekan F10 pilih menu Exit
Prosedur ini dapat juga digunakan untuk menambahkan data
kembali.
Bentuk tampilan pada layar pengisian dapat diubah dengan penekan
tombol F2. Setelah penekanan F2, layar akan berbentuk kolom,
dimana setiap kolom mempunyai nama yang sama dengan nama
fieldnya, Untuk kembali ke bentuk sebelumnya tekan kembali F2.
Sebagai tambahan format pengisian pada jenis data Tanggal (Date)
adalah (bulan/tanggal/tahun) sedangkan untuk jenis data Memo
dBase IV
Siti Aliyah
Konsep Sistem Informasi B
tekan Ctrl Home untuk pengisian datanya dan akhiri dengan Ctrl
End
Menampilkan Data
Untuk Menu Assist cara menampilkan isi data sama dengan cara
memasukan data, sementara itu untuk perintah bertitik ada beberapa
caranya untuk menampilkannya
 .use <nama file>
 .brow
dengan cara ini data yang ditampilkan berupa baris dan kolom,
dengan cara ini kita juga dapat mengedit setiap data yang telah terisi
ataupun untuk menambahkan data baru.
 .use <nama file>
 .list all
dengan cara ini layar akan menampilkan keseluruhan data beserta
dengan urutan nomor record, dengan cara ini data yang ditampilkan
tidak dapat diedit.
 .use <nama file>
 .display all
dengan cara ini data yang ditampilkan sama dengan perintah LIST
hanya cara menampilkannya perduapuluh record.
Menampilkan Data Secara Selektif
Adakalanya kita ingin melihat data dengan kreteria tertentu saja.
Dalam dBase IV hal tersebut dimungkinkan dengan menambahkan
syarat-syarat
yang
diinginkan
dibelakang
perintah
untuk
menampilkan. Cara berikut untuk melihat data/isi file namun tidak
secara keseluruhan.
.List <nama-field>
untuk melihat isi dari satu field saja
.List <namafield-1>,<namafield-2>,<namafield3>,…
untuk melihat isi beberapa field
.List for <ekspresi>
untuk melihat isi file dengan syarat yang ditentukan
.List <ruanglingkup> for <ekspresi>
untuk melihat isi beberapa field dengan syarat yang ditentukan
.List Reco <no record>
dBase IV
Siti Aliyah
Konsep Sistem Informasi B
untuk menampilkan isi file dari no record yang ditentukan
Mengedit Data
Apabila ingin menambahkan data baru ataupun ingin merubah data
lama pada sebuah file dBASE yang telah kita buat maka prosedur
pengerjaannyapun tak jauh berbeda dengan saat kita mengisi data
sedangkan untuk penghapusanya suatu data dalam hal ini record
ada prosedur tersendiri.
Perintah Assist
 Aktifkan file yang akan digunakan
 Pilih file yang akan digunakan
 Setelah tekan Enter pilih Display Data
 Pada layar monitor akan tampil data yang telah diiisi
 Untuk merubah data pindahkan sel-aktif ke tempat yang akan
dirubah
Untuk menambahkan data :
 tekan F10
 Pilih Add New Record pada menu Record
 Sel-aktif akan menuju ke tempat pengisian data
Untuk menghapus data :
 Pilih Record yang akan dihapus dengan menggerakan sel-aktif
 Tekan F10
 Pilih Mark Record For Deletion pada menu record
 Saat ini Record telah ditandai untuk penghapusan
Perintah bertitik
 .use <nama file yang akan digunakan>
 .append
 .edit <nomor record> untuk merubah isi data dari no record yang
ditentukan
 .dele <nomor record> untuk menandai record yang akan dihapus
 .pack untuk menghapus record yang telah ditandai
Menghentikan Program Dbase IV
dBase IV
Siti Aliyah
Konsep Sistem Informasi B
Untuk mengakhiri program dBASE ada 2 cara sesuai dengan modus
operasi yang tengah dipergunakan :
Perintah Assist
 tekan F10
 aktifkan menu Exit dan
 pilih operasi yang berjudul : Quit to DOS
Perintah bertitik
 .Close All
 .Quit
 akhiri dengan penekanan Enter
dBase IV
Siti Aliyah