Data, jika dikelola dengan baik, akan menjadi informasi

BASIS DATA
Data, jika dikelola dengan baik, akan menjadi informasi yang merupakan dasar untuk
membuat keputusan bisnis. Sedikit tenaga ahli bisnis yang suka membuat atau menjustifikasi
keputusan bisnis yang tidak didasarkan pada informasi yang solid, terutama sejak berbagai teknik
manajemen data yang modern, ditambah dengan peranti keras, peranti lunak modern, dan staf SI yang
terlatih, dapat membuat akses ke informasi tersebut menjadi cepat dan mudah. Perusahaan harus dapat
mengumpulkan, mengorganisasi, menganalisis, dan mengartikan data agar dapat bertahan hidup di
pasar global yang sangat ketat persaingannya. jadi, manajemen data adalah hal yang sangat penting
bagi semua fungsi bisnis.
Hierarki Data
Sistem komputer mengorganisasi data dalam hierarki yang dimulai dari bit-bit dan diteruskan ke
byte, field, record, file, dan basis data (lihat Fifur PT3.1). Sebuah Bit (binary digit) mewakili unit data
terkecil yang dapat diproses komputer (0 atau 1), dan satu kelompok bit yang terdiri atas delapan bit,
atau satu byte, mewakili satu karakter, yang dapat berupa huruf, angka, atau simbol. Pengelompokan logis
untuk berbagai karakter menjadi satu kata, sekelompok kecil kata, atau seluruh angka disebut sebagai
field. Contohnya, nama mahasiswa di file komputer universitas akan muncuk di field "namd'
'Pengelompokan logis berbagai field yang saling terkait, seperti nama mahasiswa dengan mata kuliah
yang diambil, tanggal, dan nilai, membentuk sebuah record. Pengelompokan berbagai record yang
saling terakit disebut file. Contohnya, record mahasiswa dalam sebuah mata kuliah akan terdiri atas file
data untuk mata kuliah tersebut. Pengelompokan logis berbagai file yang saling berhubungan akan
membentuk basis data. File mata kuliah mahsiswa dapat dikelompokkan dengan berbagai file mengenai
data pribadi mahasiswa dan data keuangan untuk menciptakan basis data mahasiswa.
Record menjelaskan sebuah entitas. Entitas adalah orang, tempat, sesuatu, atau kegiatan yang
dicatat oleh informasi (seperti pelanggan, karyawan, atau produk). Tiap karakteristik atau kualitas
yang menjelaskan entitas tertentu disebut sebagai atribut (contohnya, nama pelanggan, nomor
karyawan, warna produk).
Setiap catatan dalam sebuah file harus berisi paling tidak satu field yang secara unik
mengidentifikasi record itu hingga record dapat ditarik, diperbarui, dan diurutkan- Field pengidentifikasi
ini disebut sebagai kunci primer (primary key). Contohnya, record mahasiswa di universitas AS mungkin
akan menggunakan nomor jaminan sosial sebagai kunci primer. Selain itu, untuk mencari record
tertentu mungkin dibutuhkan kunci sekunder (secondary key). Kunci sekunder adalah field-filed lain
yang memiliki beberapa informasi pengidentifikasi, tetapi biasanya tidak mengidentifikasi file tersebut
dengan akurasi lengkap. Contohnya, nama belakang mahasiswa dapat menjadi kunci sekunder. Nama
belakang ini seharusnya jangan jadi kunci primer, karena bisa terdapat lebih dari satu mahasiswa yang
memiliki nama belakang sama.
1
LINGKUNGAN FILE TRADISIONAL
Dari sejak saat pertama aplikasi komputer dalam bisnis (pertengahan tahun 1950-an) hingga awal
tahun 1970-an, perusahaan mengelola datanya dalam suatu lingkungan file. Lingkungan ini dimulai
karena perusahaan biasanya mulai mengotomatiskan sebuah aplikasi di suatu waktu. Sistem ini
berkembang secara independen, tanpa perencanaan umum. Tiap aplikasi membutuhkan datanya
sendiri, yang dikelola dalam sebuah file data. File data adalah sekumpulan record yang saling
berhubungan secara logis. Oleh karenanya, dalam lingkungan manajemen file, tiap aplikasi memiliki file
data khusus yang terkait dengannya, dan berisi semua record data yang dibutuhkan oleh aplikasi.
Dengan berjalannya waktu, perusahaan mengembangkan banyak sekali aplikasi, masing-masing
dengan file data terkait dan khusus untuk aplikasi tertentu. Contohnya, universitas dapat memiliki
aplikasi berbasis komputer yang melibatkan mahasiswa. Aplikasi ini meliputi pendaftaran mata
kuliah, pembayaran SPP, Berta nilai, di samping banyak hal lainnya. Dalam lingkungan manajemen
file, tiap aplikasi ini akan memiliki file data mahasiswanya sendiri (lihat Figur PT3.2). Pendekatan
manajemen data ini, di mana perusahaan memiliki beberapa aplikasi dan beberapa file data yang
terkait dengannya, dianggap sebagai pendekatan tradisional.
Masalah dengan Pendekatan File Data
Pendekatan file data tradisional mengarah pada banyak masalah. Masalah pertama adalah redudansi
data. Ketika aplikasi dan file data dibuat oleh berbagai pemrogram selama beberapa lama, potongan
informasi yang sama dapat diduplikasi di beberapa tempat.
Gambar : Hierarki data untuk sebuah file berbasis komputer.
Redundansi data mengarah pads potensi terjadinya inkonsistensi data. Inkonsistensi data artinya
berbagai salinan data tidak lagi sesuai. Pengorganisasian file jugs menyebabkan kesulitan dalam
mengakses data dari berbagai aplikasi yang berbeda, ini adalah masalah yang disebut sebagai isolasi
data. Selain itu, keamanan data—pengendalian akses ke datasulit untuk diterapkan dalam lingkungan file,
karena aplikasi barn dapat ditambahkan ke sistem berdasarkan permintaan khusus dan dengan
semakin banyaknya aplikasi, maka semakin banyak orang yang memiliki akses ke data. Lingkunganfile
dapat menyebabkan masalah integritas data. Contohnya data nomor jaminan social mahasiswa
seharusnya tidak berisi karakter yang berupa huruf. Sulit untuk memasukkan batasan integritas data ke
2
beberapafile secara akurat, lengkap, dan andal sesuai maksud kegunaan data.
Terakhir, aplikasi tidak harus dikembangkan sesuai dengan cars data disimpan. Dengan kata lain,
aplikasi dan data dalam sistem komputer haruslah independenkarakteristik ini disebut independensi
aplikasi/data. Dalam lingkungan file, berbagai aplikasi dan file datanya tergantung satu sama lain.
Menyimpan data dalam file data yang sangat erat kaitannya dengan aplikasinya akhirnya akan
mengarahkan perusahaan untuk memiliki ratusan aplikasi dan file data, dengan tidak seorang pun tabu
aplikasi apa yang melakukan apa atau data apa yang dibutuhkannya. Tidak ads daftar terpusat
berbagai file data, elemen data, atau definisi data. Banyaknya masalah yang timbul dari pendekatan
lingkungan file mengarahkan pads pengembangan basis data.
Gambar : File-file berbasis komputer dalam lingkungan file tradisional menyebabkan berbagai
masalah seperti redundansi karena adanya duplikasisebagian atau penuh, inkonsistensi di berbagai
file, dan isolasi data
BASIS DATA : PENDEKATAN MODERN
Basis data, yang merupakan sekelompok logis berbagai file yang saling berhubungan dan yang
menyimpan data serta hubungan antar-file tersebut, dapat meniadakan berbagai masalah yang
berkaitan dengan lingkungan file tradisional. Basis data diatur sehingga satu rangkaian program peranti
lunak—sistem manajemen basis datanya—dapat memberikan akses ke semua data. Oleh karenanya,
redundansi data, isolasi data, dan inkonsistensi data dapat diminimalkan, dan data dapat dibagi bersama di
antara semua pengguna data. Selain itu, keamanan data dan integritas data meningkat, sedang aplikasi
dan data independen satu sama lain.
3
Membuat Basis Data
Untuk membuat basis data, Para desainer harus mengembangkan desain konseptual dan desain
fisik. Desain konseptual basis data adalah model abstrak basis data dari perspektif pengguna atau
perusahaan. Desain fisik menunjukkan bagaimana basis data sesungguhnya diatur di berbagai peralatan
penyimpanan.
Desain basis data konseptual menjelaskan bagaimana berbagai elemen dalam basis data
dikelompokkan. Proses desain tersebut mengidentifikasi berbagai hubungan antara elemen data serta
cara yang paling efisien untuk mengelompokkan berbagai elemen data menjadi satu untuk memenuhi
kebutuhan informasi. Pemodelan relasi entitas (entity relationship) dan normalisasi digunakan untuk
menghasilkan desain basis data yang optimal.
Pemodelan Relasi Entitas
Para desainer basis data merencanakan desain basis data dalam sebuah proses yang disebut pemodelan
relasi entitas (entity-relationship modelling). Para desainer tersebut sering kali mendokumentasikan model data
konseptual dengan diagram relasi entitas (entity-relationship—ER). Diagram ER terdiri atas berbagai
entitas, atribut, dan hubungai" masing-masing terwakili dalam diagram tersebut. Berbagai entitas
digambarkan dalam bentuk kotak, dan hubungan dalam bentuk belch ketupat. Atribut untuk tiap
entitas dicantumkan di sebelah entitas, dan field kunci digarisbawahi. Figur PT3.4 menunjukkan
diagram ER.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, entitas adalah sesuatu yang dapat diidentifikasi dalam
lingkungan keria pengguna. contohnya, bayangkan pendaftaran mahasiswa di sebuah universitas. Para
mahasiswa mendaftar berbagai mats kuliah dan mendaftarkan
Gambar : Sistem manajemen basis data (database management system—DBMS)
memberikan akses ke semua data dalam basis data.
4
5