Bab 2 pertumbuhan manajemen proyek : konsep dan definisi
advertisement
Dwi Ibnu baskoro 0806366895 pendahuluan Pertumbuhan manajemen proyek telah mengalami perubahan dalam 40 tahun terakhir. Pertumbuhan manajemen proyek meliputi : - Peran dan tanggung jawab - Struktur organisasi - Otoritas delegasi dan pengambilan keputusan - Keuntungan perusahaan Sistem Manajemen umum Sistem manajemen umum merupakan suatu sistem yang mengkolaburasikan ilmu informasi dengan baerbagai disiplin ilmu. Sistem ini berfungsi untuk dapat melihat permasalahan dari sudut pandang yang lebih luas. Sistem manajemen umum dapat diterapkan di beberapa organisasi, diantaranya : - Organisasi keuangan - Peralatan - Teknik - Marketing, dll Manajemen proyek : 1945-1960 Selama tahun 1940, manajer lini menggunakan konsep “melewati pagar” untuk mengerjakan proyek. Mereka selalu melemparkan tanggung jawab pada orang lain dan jika proyek tidak selesai, mereka beranggapan bahwa otoritas proyek tersebut di luar “pagar” miliknya. Pada tahun 1945 – 1960 perusahaan menggunakan manajemen proyek untuk mencari solusi dalam pengembangan teknologi baru. Manajemen proyek : 1960-1985 Pada akhir 60’an para eksekutif mulai mencari teknik manajemen baru dan struktur organisasi yang dapat dengan cepat beradaptasi dengan perubahan. Tabel berikut mengidentifikasi dua variabel yang menjadi pertimbangan eksekutif untuk merestrukturisasi organisasi. Tabel 2.1 Variabel Utama Manajemen proyek : 1960-1985 Berikut merupakan matrik skema implmentasi : Gambar 2.1 Matriks Skema Implementasi Manajemen proyek : 1960-1985 Ukuran dan kompleksitas dari tugas-tugas dalam perusahaan meningkat sehingga menyebabkan banyak perusahaan beralih dari manajemen proyek informaal ke manajemen proyek formal. Gambar 2.2 Kemampuan proyek rata-rata untuk perusahaan konstruksi, 1960-1984 Manajemen proyek : 1960-1985 Fungsi manajemen proyek dalam merestrukturisasi perijinan perusahaan : 1. Menyempurnakan tugas yang tidak dapat diselaesaikan oleh struktur tradisional 2. Terlebih dulu menyelesaikan aktivitas dengan tingkat gangguan minimum terhadap rutinitas bisnis Manajemen proyek : 1960-1985 Tiga permasalahan utama dalam manajemen proyek menurut Killian : 1. Prioritas proyek dan kompetisi bakat dapat mengganggu stabilitas organisasi 2. Perencanaan jangka panjang mengakibatkan kerugian pada perusahaan. 3. Perpindahan orang dari proyek satu ke proyek lainnya dapat mengganggu pelatihan karyawan dan spesialis baru Manajemen proyek dapat memperluas kegiatan perusahaan dalam hal : 1. Peningkatan teknologi 2. Investasi yang lebih tinggi di R&D 3. Lebih banyak menyediakan informasi 4. Memperpendek durasi pengerjaan proyek. Manajemen proyek : Pada tahun 90’an perusahaan menyadari bahwa implementasi manajemen 1985-2006 proyek bukanlah pilihan tapi keharusan. Pertanyaannya bukan bagaimana manajemen proyek diimplementasikan akan tetapi seberapa cepat untuk diimplementasikan. Tabel 2.2 Fase Perkembangan Manajemen Proyek Manajemen proyek : 1985-2006 Terdapat 6 hal yang memaksa eksekutif untuk mengenal kebutuhan manajemen proyek : 1. Proyek modal 2. Kepuasan pelanggan 3. Daya saing 4. Pemaham eksekutif 5. Pengembangan proyek baru 6. Efisiensi dan efektivitas Manajemen proyek : 1985-2006 Penggerak utama manajemen proyek adalah “bertahan”. Ketika perusahaan memahami bahwa “bertahan” sebagai penggerak utama, maka implmentasi manajemen proyek akan lebih mudah. Gambar 2.3 Komponen “Bertahan” Manajemen proyek : 1985-2006 Kecepatan tingkat perkembangan manajemen proyek pada suatu perusahaan berdasarkan bagaimana cara mereka menggunakan penggerak tersebut. Berikut ilustrasi perkembangan manajemen proyek. Gambar 2.4 Kecepatan Perkembangan Tabel 2.3 Keuntungan Manajemen Proyek Keuntungan manajemen proyek Keuntungan manajemen proyek Mengetahui bahwa manajemen proyek memberikan keuntungan adalah titik awal. Pertanyaannya adalah berapa lama untuk meraih keuntungan tersebut. Gambar 2.5 Beaya versus Keuntungan Manajemen Proyek Perlawanan untuk perubahan Sesuai sejarah perusahaan hybrid berfungsi sebagai organisasi non proyek. Tapi sekarang perusahaan hybrid berfungsi sebagai organisasi proyek. Gambar 2.6 Klasifikasi Industri Perlawanan untuk perubahan Manajemen lebih dapat mengefektifkan organisasinya berdasarkan “manajemen proyek”. Saat ini, manajemen proyek telah dipromosikan oleh pemasaran, engineering, dan produksi. Gambar 2.7 Dari Hybrid ke Proyek Perlawanan untuk perubahan Resesi tahun 1989-1993 akhirnya memperlihatkan perkembangan manajemen proyek di perusahaan non proyek. Manajemen proyek dapat bertahan melewati resesi tahun 1989-1993. Gambar 2.8 Proses baru yang mendukung manajemen proyek Definisi : sistem, program, dan proyek Sistem menurut praktisi bisnis : sejumlah elemen, baik manusia atau bukan, yang diatur dan diorganisasikan dengan suatu metode untuk mencapai tujuan bersama. Jenis-jenis sistem : - Sistem tertutup : sistem perusahaan yang memisahkan diri dari lingkungan - Sistem terbuka : sistem yang berinteraksi dengan lingkungan - Sistem perluasan : sistem yang bergantung pada sistem lain Program merupakan subsistem namun memiliki pelaksanaannya. Proyek merupakan perincian dari program. Jenis-jenis proyek : 1. Proyek individu 2. Proyek staff 3. Proyek khusus 4. Matriks atau proyek kumpulan jangka waktu dalam Definisi : manajemen produk Manajemen proyek dan manajemen produksi memiliki hubungan yang erat. Ketika versus manajemen proyek proyek masih dalam fase R&D, manajer proyek terlibat. Ketika produk diperkenalkan ke pasar, manajer produk mengambil alih. Dalam beberapa situasi, manajer proyek dapat menjadi manajer produk. Gambar berikut menunjukkan hubungan antara manajemen proyek dan manajemen produk Gambar 2.9 Bagan Organisasi Definisi : pendewasaan dan keunggulan Pendewasaan adalah implementasi metodologi standar dan proses yang eksis untuk mengulangi kesuksesan. Keunggulan didapatkan setelah mengalami pendewasaan. Selama pendewasaan, kesuksesan lebih sering terjadi daripada kegagalan. Selama unggul, kita selalu melanjutkan keberhasilan proyek. Bahkan jika keunggulan telah diraih, masih terdapat kemungkinan untuk gagal. Gambar 2.10 Perkembangan Keunggulan Definisi : manajemen proyek informal Manajemen proyek informal memiliki tingkat formalitas yang sama, tapi menekankan pengaturan proyek dengan pekerjaan kertas yang minimum. Selain itu, manajemen proyek informal berdasarkan pada petunjuk daripada kebijakan dan prosedur. Manajemen proyek informal harus memiliki : 1. Komunikasi yang efektiv 2. Kerjasama yang efektiv 3. Kerja tim yang efektiv 4. kepercayaan Definisi : manajemen proyek informal Gambar 2.11 Evolusi Kebijakan, Prosedur, dan petunjuk arti kesuksesan Kesuksesan adalah menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan waktu, uang, dan kualitas/ performa. Terkadang proyek diselesaikan tanpa pertukaran antara waktu, uang, dan kualitas. Indikasi kunci performa untuk mengukur kualitas proses yang digunakan untuk mencapai hasil akhir : - Menggunakan metodologi manajemen proyek - Menetapkan proses kontrol - Menggunakan metrik sementara - Kualitas sumberdaya yang digunakan versus perencanaan - Lingkungan klien Faktor-faktor kesuksesan Tabel 2.4 Faktor-Faktor Kesuksesan Arti kegagalan Kegagalan adalah ketika hasil akhir tidak sesuai harapan, meskipun harapan tersebut tidak realistis. Kegagalan berkaitan dengan : - Perencanaan yang tidak efektif - Penjadwalan yang tidak efektif - Estimasi yang tidak efektif - Pengontrolan beaya yang tidak efektif - Obyek proyek tidak sesuai target Arti kegagalan Terkadang, komponen manajemen resiko kegagalan tidak teridentifikasi. Pada kenyataannya, performa secara signifikan kurang dari harapan pelanggan. Gambar 2.12 Perencanaan Resiko Arti kegagalan Perencanaan proyek berkaitan dengan objek, keuangan, dan jadwal. Dengan kata lain kegagalan proyek diakibatkan oleh pemilihan waktu yang tidak tepat. Gambar 2.13 Keringanan Strategi yang tersedia Proses Proses state-gatestate-gate dibuat karena struktur organisasi tradisional didesain dari atas ke bawah, manajemen sentralisasi, kontrol, dan komunikasi, semua yang tidak sesuai dengan organisasi yang menggunakan manajemen proyek dan alur kerja horisontal. Stage merupakan grup aktivitas yang dilakukan dalam seri atau paralel berdasarkan besarnya resiko yang ditanggung oleh tim proyek. Gate adalah struktur keputusan pada setiap akhir stage. Jangka proyek Fase jangka waktu waktu produk : - Penelitian dan pengembangan - Pengenalan pasar - Pertumbuhan - Pendewasaan - Pembusukan - Kematian Jangka waktu proyek Fase jangka waktu sistem yang diaplikasikan ke proyek: - Konseptual - Perencanaan - Pengetesan - Implementasi - Penutupan Jangka waktu proyek Menganalisa beaya sistem selama fase konseptual dan fase perencanaan bukanlah pekerjaan yang mudah.proyek atau beaya sistem dapat dipecah ke dalam operasi dan kategori implementasi. Gambar 2.14 Beaya Sistem Jangka waktu proyek Sekali total beaya proyek ditetapkan, analisa keuntungan beaya harus dibuat untuk menentukan nilai estimasi dari informasi yang diperoleh. Gambar 2.15 Analisa Keuntungan Beaya Jangka waktu proyek produk memasuki fase pembusukan dan kematian, produk atau proyek baru harus Fase terakhir adalah penutupan dan termasuk realokasi sumberdaya. Jika ditentukan. Untuk beberapa perusahan diperlukan proyek yang berkelanjutan untuk bertahan. Gambar 2.16 Arus proyek Jangka waktu proyek Perbandingan fase produk dan fase proyek. Gambar 2.17 Jangka Waktu Produk/Sistem Penutupan proyek Pertemuan peninjauan merupakan bentuk penutupan proyek. pertemuan tersebut harus direncanakan, termasuk berkumpul, menganalisa, dan penghamburan informasi yang bersangkutan. Hal ini dapat dikerjakan secara efektif dengan menggunakan form, template, dan checklist. Definisi : metodologi manajemen proyek Untuk meraih keunggulan manajemen proyek, atau pendewasaan, seperti proses berulang yang digunakan pada setiap proyek. Proses berulang inilah yang disebut metodologi manajemen proyek. Metodologi yang baik mengintegrasikan proses ke dalam metodologi manajemen proyek. Gambar 2.18 Proses Integrasi untuk Abad ke 21 Definisi : metodologi manajemen proyek Dalam beberapa tahun ke depan, perusahaan mengharapkan mengintegrasikan proses bisnis ke dalam manajemen proyek. Gambar 2.19 Proses Integrasi (masa lalu, sekarang, masa depan) untuk Manajemen perubahan organisasi dan kultur perusahaan Proyek mengatur yang tersulit adalah manajemen perubahan. Suksesnya pengembangan dan implementasi metodologi manajemen proyek membutuhkan : - Identifikasi alasan untuk berubah ke dalam manajemen proyek - Identifikasi cara untuk menghasilkan perlawanan untuk berubah - Aplikasi prinsip manajemen perubahan untuk memastikan bahwa manajemen proyek akan didukung. Pemikiran sistem Proses analisa sistem dimulai dengan pengujian secara sistematis dan perbandingan alternatif yang berhubungan untuk memenuhi keinginan. Gambar 2.20 Pendekatan Sistem persoalan 2-1 Dapatkah bagan organisasi perusahaan dijadikan sebagai model sistem? Jika demikian, model sistem jenis apakah? Jawab : Ya, bagan organisasi perusahaan merupakan model sistem tertutup. Tidak terpengaruh oleh lingkungan luar 2-2 Apakah seseorang dapat menjadi manajer sistem yang baik tapi kurang dalam manajer proyek? Bagaimana sebaliknya? Berikan asumsinya Jawab : Tidak, karena seorang manajer sistem memiliki kemampuan manajemen proyek yang baik pula. Tapi seorang manajer proyek belum tentu memiliki kemampuan manajemen sistem yang baik. 2-3 Dapatkah mempertimbangkan R&D sebagai sebuah sistem? Jika demikian, dalam keadaan seperti apa? Jawab : Dapat, ketika R&D menjalankan tugasnya tanpa terpengaruh lingkungan luar 2-4 Untuk setiap proyek berikut, apakah termasuk sistem terbuka, tertutup, atau perluasan? Jawab : a. Proyek teknologi tinggi : sistem perluasan b. Produk baru R&D : sistem terbuka c. Sistem komputer on-line bank : sistem terbuka d. Konstruksi pabrik kimia : sistem tertutup e. Pengembangan sistem laporan akuntansi beaya : sistem terbuka 2-5 Dapatkah seluruh organisasi dijadikan sebagai model? Jika demikian, tipe apa? Jawab : Dapat, sebagai sistem perluasan karena organisasi tak dapat berdiri tanpa dukungan sistem lain. 2-6 Sistem dapat didefinisikan sebagai kombinasi atau hubungan dari subsistem. Apakah proyek memiliki subsistem? Jawab : Ya, karena proyek memiliki tahap-tahap yang dapat dijadikan sebagai subsistem yang harus diselesaikan sesuai jadwal. 2-7 Jika sistem dapat dipecah menjadi subsistem, masalah apa yang dapat terjadi selama integrasi? Jawab : masalah yang dapat terjadi : - konsistensi setiap subsistem - konsistensi hubungan anta subsistem - konsistensi peraturan dan prosedur 2-8 Bagaimana suboptimasi terjadi pada pemikiran sistem dan analisa? Jawab : melatih individual agar siap dengan alternatif yang secara langsung terikat hasil prediksi 2-9 Akankah analisa keuntungan beaya lebih mudah atau lebih sulit dilaksanakan pada struktur organisasi manajemen proyek atau tradisional? Jawab : hasil analisa akan mudah ditampilkan pada manajemen proyek. Dan akan terlihat rumit jika digunakan pada manajemen tradisional 2-10 Dampak apa yang terjadi pada waktu siklus produk terhadap pemilihan struktur organisasi proyek? Jawab : tidak terjadi dampak apapun karena karakteristik yang berbeda dari setiap proyek sehingga tidak ada hubungannya dengan waktu siklus produk 2-11 Dalam pengembangan sistem, kriteria apa yang seharusnya digunakan untuk menetapkan kapan memulai fase pertama dan kapan berakhir dan dimana overlap dapat terjadi? Jawab : Kriteria yang menentukan : - performa - keuntungan/beaya - waktu respon - kebijakan Overlap dapat terjadi pada fase proyek 2-12 Pertimbangkan ekspresi berikut :”torpedo sialan, kecepatan penuh”. Apakah mungkin filosofi militer dapat diaplikasikan pada manajemen proyek sebagai keberhasilan proyek? Jawab : mungkin saja. Manajemen proyek membutuhkan ketegasan dalam mengambil keputusan dan hal itu merupakan salah satu faktor keberhasilan proyek TERIMA KASIH
