pengantar manajemen - UIGM | Login Student
advertisement
PENGANTAR MANAJEMEN PENDAHULUAN Apa itu manajemen ? Manajemen To Manage Mengurus Tata laksana Manajemen menurut para ahli: • Harold Koontz & O’Donel Manajemen adalah pencapaian tujuan yang dilakukan melalui orang lain. • George R.Terry Manajemen adalah proses yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, perggerakan pelaksanaan dan pengawasan dengan memanfaatkan ilmu /seni agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan. • Manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain. • 4 ciri manajemen sbb : 1. Ada tujuan yang ingin dicapai. 2. Ada pemimpin (atasan) 3. Ada yang dipimpin (bawahan) 4. Ada kerjasaama. Prinsip Manajemen • Dasar-dasar atau pedoman kerja yang bersifat pokok dan tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer. • Prinsip manajemen terdiri atas : - pembagian kerja berimbang ( beban kerja sama) - disiplin - pemberian wewenang dan tanggung jawab jelas - kesatuan arah ( tujuan organisasi) - kesatuan perintah ( perintah satu dari atasan) Fungsi Manajemen • Fungsi perencanaan rencana kerja/proses dasar bagi kegiatan yang akan dilakukan di masa yang akan datang. • Fungsi pengorganisasian hubungan antara fungsi personalia dan faktor-faktor fisik • Fungsi pengarahan pengarahan dalam memberikan perintah dan motivasi • Fungsi pengkoordinasian usaha yang terkoordinir dimana kegiatan karyawan harmonis, terarah dalam menuju tujuan organisasi • Fungsi pengawasan mengatur apakah kegiatan sesuai dengan syarat yang telah ditentukan/direncanakan. Mengapa Manajemen Dibutuhkan Setiap Organisasi mempunyai keterbatasan akan sumber daya manusia, uang dan fisik untuk mencapai tujuan organisasi. Keberhasilan untuk mencapai tujuan organisasi sangat bergantung pada pemilihan tujuan yang akan dicapai dan bagaimana cara penggunaan sumber daya tersebut untuk mencapai tujuan. Manajemen sangat menentukan keefektifan dan efisiensi kegiatan-kegiatan organisasi. MANAJEMEN DIBUTUHKAN TERUTAMA : Pencapaian tujuan secara efektif dan efisien Menyeimbangkan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan skala prioritas Mempunyai keunggulan daya saing (competitive advantages) dalam menghadapi persaingan global PENGERTIAN MANAJEMEN • Manajemen menurut Thomas H. Nelson Ilmu dan seni memadukan ide-ide, fasilitas, proses, bahan dan orang-orang untuk menghasilkan barang dan jasa yang bermanfaat dan menjualnya dengan menghasilkan keuntungan. • Manajemen menurut George R Terry Proses yang terdiri perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dalam usaha mencapai tujuan dengan memanfaatkan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya • Manajemen menurut James A.F. Stoner Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usahausaha anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. BEBERAPA POKOK PEMIKIRAN DARI MANAJEMEN : • Proses : Suatu cara yang sistematis untuk melakukan sesuatu kegiatan • Perencanaan : Menunjukkan bahwa manajer memikirkan tujuan serta kegiatan sebelum melaksanakan kegiatan. • Pengorganisasian : Manajer mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya lain yang dimiliki oleh organisasi. • Memimpin : Menunjukkan bagaimana manajer mengarahkan serta mempengaruhi bawahannya, menggunakan orang lain untuk melaksanakan suatu tugas tertentu. • Pengawasan : Manajer berusahan untuk menyakinkan bahwa organisasi bergerak dalam arah atau jalur tujuan. • Menggunakan semua sumber daya organisasi : Manajer menggunakan semua sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan. • Upaya mencapai tujuan : Manajer setiap organisasi berusaha untuk mencapai tujuan tertentu. PENGERTIAN ADMINISTRASI • Luther Gulick : Administrasi : Pelaksanaan usaha mendapatkan sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu. • W.H. Newman : Administrasi : Bimbingan, pengarahan dan pengendalian usaha-usaha sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. • J.M. Pfiffner : Administrasi : Pengorganisasian dan pengarahan sumber daya manusia dan benda untuk mencapai tujuan yang diinginkan. • Prof. Dr. Prayudi, SH : Adiministrasi : Pengendalian suatu badan usaha secara keseluruhan, secara semester, secara overal, tanpa menitik beratkan salah satu unsurnya yang tertentu PERBEDAAN MANAJEMEN dan ADMINISTRASI • Administrasi : Administrasi merupakan Pengendalian badan usaha secara menyeluruh, secara semesta, overall, tanpa menitik beratkan salah satu unsurnya yang tertentu. • Manajemen : Manajemen merupakan pengendalian badan usaha melalui salah satu unsurnya, terutama unsur manusianya. KEGIATAN FUNGSI MANAJEMEN Planning Penentuan Tujuan dan Bagaimana Cara Pencapaian yang terbaik Organizing Penentuan Bagaimana Penyusunan Organisasi dan Aktifitas dapat dilakukan Controlling Monitoring dan Perbaikan Aktifitas yang sedang berjalan agar Tujuan dapat tercapai Leading Proses Memotivasi Anggota Organisasi agar Planning dapat dijalankan Keterangan: Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen SUMBER DAYA ORGANISASI, TUJUAN, serta FUNGSI MANAJEMEN Fungsi-fungsi Manajemen Organizing Tujuan Organisasi Efektif Controlling Sumber Daya Organisasi Sumber Daya Fisik/Alam Informasi Sumber Daya Manusia Modal Planning & decision making Efisien Leading MANAJER Manajer : Orang yang memiliki pengalaman, pengetahuan dan keterampilan yang baik yang diakui oleh organisasi untuk dapat memimpin, mengelola, mengendalikan, mengatur serta mengembangkan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Manajer : Seseorang yang dapat mengarahkan orang lain dan mampu bertanggung jawab atas kegiatan atau pekerjaan tersebut. TUGAS MANAJER • • • • • • • • • Memimpin organisasi. Mengatur serta mengendalikan organisasi. Mengambangkan organisasi. Mengatasi berbagai masalah yang dihadapi organisasi. Mengawasi serta mengendalikan organisasi. Menumbuhkan kepercayaan. Meningkatkan rasa tanggung jawab. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan organisasi. Menggali serta mengembangkan sumber daya yang dimiliki organisasi atau perusahaan. JENIS-JENIS MANAJER 1. Manejemen lini pertama (first line management). Merupakan tinggatan paling rendah, dikenal dengan manajer operasional. Tugasnya memimpin dan mengawasi pegawai nonmanajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka biasa disebut supervisor, manajer area, manajer shift, manajer department, manajer kantor atau mandor. 2. Manajer tingkat menengah (middle management). Berada diantara manajer lini pertama (first line management) dan manajer puncak (top management), bertugas sebagai penghubung antar keduanya. Manajer tingkat menengah ini diantaranya seperti manajer proyek, manajer pabrik, manajer divisi atau kepala bagian. 3. Manajer puncak (top management). Bertugas merencanakan kegiatan serta strategi organisasi atau perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya organisasi ataupun perusahaan. Manajer puncak lebih dikenal dengan instilah executive officer, Contoh manajer puncak seperti Chief Executive Officer (CEO), Chief Financial Officer (CFO) dan Chief Information Officer (CIO). • Kesimpulannya : manajer adalah seseorang yang mampu mengendalikan dan memimpin organisasi atau perusahaan dalam rangka untuk mencapai tujuan. TINGKATAN MANAJER TINGKATAN KETERAMPILAN MANAJERIAL 1. Keterampilan konseptual (conceptional skill) Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi 2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill) Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. 3. Keterampilan teknis (technical skill) Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain. Manajer Bawah Konseptual Manajer Menengah Manajer Puncak Konseptual Konseptual Manusiawi Manusiawi Manusiawi Teknik Teknik Teknik SEJARAH ILMU MANAJEMEN • Robert Owen (1770 – 1858) Berpendapat bahwa dengan memperbaiki kondisi pekerja maka produksi dan keuntungan dengan sendirinya akan meningkat Charles Babbage (1792 – 1871) Berpendapat bahwa penerapan prinsip-prinsip ilmiah pada proses kerja akan meningkatkan produktivitas dan menekan biaya. Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915) Berpendapat mengganti cara kerja tradisional dengan cara ilmiah, mengganti cara kerja kelompok yang tidak teratur menjadi tindakan yang harmonis dan mengusahakan adanya kerjasama kelompok. PERSPEKTIF MANAJEMEN KLASIK Terdiri dari dua cabang ilmu berbeda : 1. Manajemen Ilmiah : Cara yang digunakan untuk meningkatkan kinerja dari seorang pekerja 2. Manajemen Administratif : Menitik beratkan pada pengelolaan organisasi secara keseluruhan Manajemen Ilmiah : 1. 2. 3. Terfokus pada karyawan dan bagaimana cara meningkatkan produktivitas mereka. Merupakan dasar bagi pengembangan teori manajemen selanjutnya. Manajemen ilmiah sering digunakan untuk organisasi yang bersifat sederhana. Manajemen Administratif : 1. Menitik beratkan pada organisasi secara keseluruhan. 2. Mengidentifikasi proses, fungsi dan ketrampilan manajemen yang masih digunakan hingga sekarang. HUBUNGAN ANTARA MANAJEMEN DENGAN ADMINISTRASI 1. Dalam penerapan administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat dibedakan 2. Administrasi bersifat konsep, menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh, sedangkan manajemen sebagai subkonsep, bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi. Teori Manajemen Perilaku : 1. Perilaku merupakan kegiatan & aktifitas organisme yang berhubungan, baik aktifitas yang dapat dilihat atau yang tidak dapat dilihat oleh orang lain. 2. Manusia berperilaku atau beraktifitas karena adanya kebutuhan untuk mencapai suatu tujuan / goal. Faktor-faktor Personal yang Mempengaruhi Perilaku Manusia 1. Faktor Biologis Adanya perilaku tertentu yang merupakan bawaan manusia dan tidak ada pengaruh lingkungan atau sitausi. Misalnya bercumbu, memberi makan, merawat anak dan perilaku agresif. 2. Faktor Sosiopsikologis Komponen afektif yaitu aspek emosional dari faktor sosiopikologis, komponen kognitif yaitu aspek intelektual yang berkaitan dengan apa yang diketahui manusia, komponen konatif yaitu aspek vilisional yang berhubungan dengan kebiasaan & kemauan bertindak. Teori Kuantitatif : 1. Menitik beratkan pada penerapan model serta proses matematika ke dalam situasi manajemen 2. Sistem Informasi manajemen yang dikembangkan disediakan bagi manajer 3. Mengembangkan teknik kuantitatif yang dapat membantu dalam hal pengambilan keputusan Teori Sistem : Serangkaian elemen yang saling berhubungan yang sebagai suatu keseluruhan berfungsi Teori Sistem dalam Organisasi Input dari lingkungan : Bahan baku, Sdm, finansial & informasi Output ke dalam lingkungan Proses transformasi : teknilogi, sistem operasi, administrasi & pengendalian Kerangka Kerja yang Terintegrasi Pendekatan Sistem Pengakuan akan saling Ketergantungan internal Pengakuan akan pengaruh lingkungan Perspektif Manajemen Klasik : Metode untuk meningkatkan efisiensi dan membantu perencanaan, pengorganisasian, pengendalian Pendekatan Kontigensi * Pengakuan akan sifat situasional dari manajemen * Respons terhadap karakteristik tertentu dari situasi :Perspektif Manajemen Perilaku : Pandangan untuk meotivasi kinerja dan memahami perilaku individualm kelompok dan tim, kepemimpinan Manajemen yang efektif dan efektif Perspektif Manajemen Kuantitatif : Teknik untuk meningkatkan pengambilan keputusan, alokasi sdm dan operasi Teori Ilmiah a. Teori ilmiah adalah suatu himpunan pengertian (contruct atau concept) yang saling berkaitan, batasan, serta proposisi yang menyajikan pandangan sistematis tentang gejala-gejala dengan jalan menetapkan hubungan yang ada di antara variabel variabel, dan dengan tujuan untuk menjelaskan serta meramalkan gejalagejala tersebut (Ary, et al, 2000: 36). b. Teori ilmiah adalah sebuah set proposisi yang terdiri dari konsep-konsep yang telah didefinisikan secara jelas. c. Teori ilmiah adalah penjelasan mengenai hubungan antar konsep atau variabel. d. Teori ilmiah adalah penjelasan mengenai fenomena-fenomena dengan cara menspesifikasikan hubungan antar variabel. Kegunaan Teori Ilmiah dalam Penelitian a. Sebagai acuan dalam pengkajian suatu masalah. b. Sebagai dasar dalam merumuskan kerangka teoritis penelitian. c. Sebagai dasar dalam merumuskan hipotesis d. Sebagai informasi untuk menetapkan cara pengujian hipotesis e. Untuk mendapatkan informasi historis dan perspektif permasalahan yang diteliti f. Memperkaya ide-ide baru. g. Untuk mengetahui siapa saja peneliti lain dan pengguna di bidang yang sama. Hubungan teori ilmiah dengan fakta. a. Fakta memprakarsai teori ilmiah. b. Fakta memformulasikan kembali teori-teori ilmiah. c. Fakta dapat dijadikan dasar untuk menolak teori ilmiah. d. Fakta memperjelas teori ilmiah. Teori kontingensi atau contingensy theory lahir dari teori manajemen klasik. Structural contingensy theory berkembang pesat sekitar tahun 1960. Struktur Kontingensi Kritik terhadap teori kontingensi Dilakukan oleh : Pfeffer dan Salancik (1978), melihat bahwa teori ketidakpastian tidak memperhatikan aspek politik dalam pembentukan struktur. Stopford dan Wells (1972) dan Doz dan Prahalad (1991) menunjukkan bahwa teori kontingensi perlu merevisi kembali model fit yang ada, dan alternatif yang diberikan mereka untuk merevisi model ini adalah pendekatan struktur matriks Kesimpulan Teori Kontingensi Organisasi harus mampu bertahan dan berhasil baik (prospher), meskipun kondisi lingkungan itu sendiri tidak memungkinkan organisasi untuk mencapai efisiensi, inovasi atau apapun. Hal ini menunjukkan bahwa manajemen organisasi tidak hanya mengadopsi bagian yang mencerminkan lingkungan tetapi juga diikuti oleh pernyataan manajerial tentang tujuan organisasional yang memberikan keunggulan komparatif bagi organisasi. TANGGUNG JAWAB SOSIAL DAN ETIKA MANAJEMEN LINGKUNGAN ORGANISASI Lingkungan Eksternal :Sesuatu yang berada diluar batasan organisasi yang sangat mempengaruhi. Lingkungan Internal : Kondisi serta kekuatan yang berada dalam suatu organisasi • Organisasi & Lingkungannya Dimensi Teknologi Dimensi Internasional Kompetitor Dimensi Politik-Hukum Pemilik Karyawan Lingkungan Fisik Dewan Direksi Pembuat Aturan Partner Strategis Konsumen Pemasok Dimensi Sosial Budaya Dimensi Ekonomi TANGGUNG JAWAB SOSIAL Tanggungjawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social Responsibility (CSR) saat ini makin populer dengan semakin meningkatnya praktek tanggung jawab sosial perusahaan. CSR diartikan sebagai komitmen usaha untuk beroperasi secara legal dan etis yang berkonstribusi pada peningkatan kualitas kehidupan karyawan dan keluarganya, komunitas lokal dan masyarakat luas dalam kerangka mewujudkan pembangunan berkelanjutan. Apa tanggungjawab sosial itu ? Kita akan dapat memahami dengan baik tanggungjawab sosial jika pertama kali kita bandingkan dengan konsep : Kewajiban sosial : kewajiban tanggungjawab ekonomis dan hukum. perusahaan memenuhi Ketanggapan sosial : kemampuan perusahaan menyesuaikan diri dengan keadaan masyarakat yang selalu berubah-ubah Pandangan tentang tanggungjawab sosial : Pandangan Klasik Pandangan yang mengatakan bahwa tanggungjawab manajemen hanyalah memaksimalkan laba perusahaan Pandangan Sosial Ekonomi Pandangan bahwa tanggungjawab manajemen tidak hanya sekedar memaksimalkan laba, tetapi juga mencakup melindungi dan meningkatkan kesejahteraan sosial Membandingkan ke dua pandangan Pandangan Klasik Tanggungjawab utama seorang manajer adalah menjalankan bisnis sesuai dengan keinginan pemegang saham Pandangan Sosial Ekonomi Perusahaan bukanlah entitas independen yang memiliki tanggungjawab hanya kepada pemegang saham, tetapi juga kepada masyarakat yang lebih besar melalui berbagai peraturan dan perundangundangan serta mendukung mereka dengan membeli produk yang dihasilkan TAHAPAN TANGGUNGJAWAB SOSIAL Lesser Greater Stage 1 Stage 2 Stage 3 Stage 4 Pemilik dan manajemen Karyawan Anggota lingkungan tertentu Masyarakat luas TANGGUNGJAWAB SOSIAL DAN KINERJA EKONOMI Hubungan antara keterlibatan sosial dan kinerja ekonomi suatu perusahaan dapat menjadi rumit, tetapi ada sedikit pertanyaan bahwa tidak menghargai hal-hal sosial akan berakibat mahal pada akhirnya MANAJER BERBASIS NILAI • Pendekatan pengelolaan yang dilakukan manajer dengan menetapkan serta mempraktekkan nilai bersama-sama pada suatu organisasi. Dengan tujuan menuntun keputusan serta kebijakan manajer, membentuk perilaku karyawan, upaya mempengaruhi pemasaran yang ada serta membentuk semangat kerja tim. ETIKA MANAJERIAL Etika Manajerial merupakan peraturan serta prinsip yang didefinisikan sebagai : Pandangan utilitarian : keputusan etika dibuat berdasarkan hasil serta berakibat dari keputusan tersebut dapat mendorong efisiensi serta memaksimalkan laba. Pandangan hak : berfokus pada penghormatan dan perlindungan hak kebebasan pribadi. Pandangan teori keadilan : manajer memaksakan dan mendorong peraturan secara adil serta tidak ada keberpihakan. Semuanya dilakukan dengan mengikuti peraturan dan perundang-undangan dibidang hukum. Pandangan kontrak sosial terpadu : keputusan yang didasarkan pada norma etika yang ada, sehingga dapat menyatakan benar dan salah. MENUJU PERBAIKAN PERILAKU ETIS KARYAWAN Manajer selalu berusaha untuk mempekerjakan orang-orang yang memiliki standar etika yang tinggi, dimulai dengan : Seleksi karyawan Kode etik serta peraturan keputusan Audit independen Mekanisme perlindungan formal Lingkungan Umum Mc Donald’s Dimensi Internasional • Restoran di 115 negara • Sekitar 2/3 penjualan dihasilkan dari luar AS Dimensi Politik-Hukum • Standar makanan pemerintah • Iklim lokal • sikap umum terhadap peraturan bisnis Dimensi Teknologi • Teknologi Informasi yang ditingkatkan • Sistem operasi yang lebih efisien Mc. Donald’s Dimensi Ekonomi • Pertumbuhan ekonomi yang kuat • Pengangguran yang rendah • Inflasi yang rendah Dimensi Sosial Budaya • Pergeseran demografis dalam jumnlah dewasa lajang dengan keluarga dengan 2 penghasilan • Meningkatnya perhatian mengenai kesehatan dan nutrisi Kompetitor Burger King Wendy’s Subway Dairy Quen Pembuat Aturan Adm makanan & obat Keamanan & pertukjaran Perlindungan Lingkungan Partner Strtategis Wal-Mart Disney Partner Asing Konsumen Pelanggan Individual Pelanggan Institusional Mc Donald’s Pemasok Coca-Cola Grosir pembuat makanan Pabrik kemasan PENGAMBILAN KEPUTUSAN Keputusan : hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya. Pengambilan keputusan : cara yang digunakan untuk memberikan suatu pendapat yang dapat menyelesaikan masalah dengan cara / teknik tertentu sehingga dapat diterima oleh semua pihak. DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN 1. Intuisi a. Segi positif dasar pengambilan keputusan berdasarkan intuisi : - Waktu yang digunakan untuk mengambil keputusan relatif lebih pendek. - Untuk masalah yang pengaruhnya terbatas, pengambilan keputusan akan memberikan kepuasan pada umumnya. b. Segi negatif dalam pengambilan keputusan berdasarkan intusi : - Keputusan yang dihasilkan relatif kurang baik. - Sulit mencari alat pembandingnya - Dasar-dasar lain dalam pengambilan keputusan seringkali diabaikan. - Pengalaman. 2. Pengalaman : Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis. 3. 4. 5. Fakta : Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid, dan baik. Wewenang : Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang lebih rendah kedudukannya. Rasional : beberapa kemungkinan yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan secara rasional : a. Kejelasan masalah. b. Orientasi tujuan. c. Pengetahuan alternative. d. Preferensi yang jelas. e. Hasil maksimal. JENIS KEPUTUSAN Keputusan rutin : Keputusan bersifat rutin dan berulang-ulang, dikembangkan cara tertentu untuk mengendalikannya. Keputusan tidak rutin : Keputusan yang diambil pada saat-saat khusus dan tidak bersifat rutin. Lanjutan ............ 1. Keputusan Untuk Menyelesaikan Masalah Contohnya : Ketika terjadi tagihan konsumen yang tidak terbayarkan, keputusan harus segera diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut. 2. Keputusan Berdasarkan Intuisi Keputusan ini diambil berdasarkan perasaan atau intuisi seseorang, biasanya dipengarui oleh pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki. 3. Keputusan Untuk Mengatasi Konflik Keputusan ini diambil dengan tujaun agar konflik yang timbul tidak berujung pada pertikaian dan tidak menimbulkan dampak negatif bagi usaha tim anda. 4. Keputusan Berdasarkan Alasan Strategis Keputusan ini diambil dengan tujuan agar suatu usaha bisa menyelesaikan dan mengatasi konflik yang timbul kapanpun. Lanjutan ........... 5. Keputusan Kreatif Keputusan yang bersifat tuntas, kreatif dan inovatif sehingga permasalahan tersebut tidak terjadi lagi. 6. Tidak Ada Keputusan Atau Keputusan Diam Dengan tidak mengambil langkah atau tindakan dan justru memilih diam sebenarnya anda sudah mengambil keputusan dan jenis keputusan ini disebut keputusan diam. Keputusan diam di ambil karna dilatar belakangi oleh : a. Menunggu apa yang akan terjadi. b. Melihat reaksinya. c. Tidak mau mengikuti arus atau emosi yang muncul. d. Membiarkan itu terjadi. METODE PENGAMBILAN KEPUTUSAN Tradisional : Pengambilan keputusan lebih berdasarkan pada intuisi dan kebiasaan. Modern : pengambilan keputusan didasarkan pada perhitungan matematis dan penggunaan instrumen yang bersifat modern, seperti komputer dan perhitungan statistik. PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN 1. Identifikasi masalah Kenali terlebih dahulu pokok permasalahan. 2. Mencari alternatif pemecahan Dilakukan pencarian alternatif-alrternatif yang mungkin dapat membantu memecahkan masalah yang sedang dihadapi. 3. Memilih alternatif Setelah alternatif tersusun dan menjatuhkan pilihan pada sebuah alternatif, ajukan pertanyaan untuk tiaptiap alternatif. Lanjutan ............ 4. Pelaksanaan alternatif Setelah alternatif dipilih, tibalah saatnya melaksanakannya ke dalam bentuk tindakan. pelaksanaan harus sesuai denga rencana, agar tujuan memecahkan masalh dapat tercapai. 5. Evaluasi Pelaksanaan alternatif pada proses pengambilan keputusan harus terus diamati, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tidak maksimalnya hasil yang dicapai mungkin terjadi karena pengaruh negatif potensial benar-benar terjadi, atau mungkin pengaruh negatif yang tadinya tidak diperkirakan. MANAJER SEBAGAI PENGAMBIL KEPUTUSAN Bagaimanakah Sebenarnya Manajer Mengambil Keputusan ? Dalam situasi sulit, seperti situasi yang dicirikan pada pengambilan keputusan yang tidak terprogram, ketidakpastian, dan ambiguitas, manajer biasanya tidak mampu membuat keputusan yang rasional secara ekonomi bahkan jika sebenarnya ia menginginkan. Rasionalitas yang terbatas konsep bahwa manusia memiliki waktu dan kemampun kognitif untuk memproses informasi dalam jumlah yang terbatas yang akan digunakannya dalam mengambil keputusan. Pemuasan : bahwa seorang pengambil keputusan memilih alternatif solusi pertama yang dapat memuaskan kriteria minimal dalam membuat sebuah keputusan yang baik, meskipun solusi yang lebih baik bisa jadi akan terpikirkan nanti. PENGENGAMBILAN KEPUTUSAN UNTUK DUNIA SAAT INI Contoh soal : Anwar mau membeli rumah. Rumah yang biru di komplek sebelah, atau yang rumah kecil halamannya luas, atau yang dekat dengan pasar, atau apartemen? Ada beberapa petunjuk untuk menentukannya : kemampuan dana, rumah ideal yang diharapkan, lingkungan yang diinginkan, lokasi trategis, dsb. Tetapkan mana diantara keempat itu yang paling utama, artinya yang paling penting dan tidak bisa diganggu gugat. Perlu pembobotan misal 1 sd 5. Misalnya anggaran maksimal Rp 500 juta (bobot 5 - mutlak), rumah ideal ukurannya minimal 100 meter ada halaman dan tingkat (bobot 3 tidak terlalu mutlak), lingkungan sekitar yang sehat buat keluarga (4 - cukup penting), dan lokasi yang strategis terutama jaraknya dekat dengan tempat kerja (2 tidak harus). Lanjutan .......... Setelah dilakukan pencarian maka muncul 3 opsi : Rumah A : Harga Rp 600 juta, ukuran 105 m2, dekat dengan taman dan tempat ibadah, lokasi 60 km dari kantor. Rumah B: Harga Rp 450 juta, ukuran 90 m2, lingkungan kumuh dan banyak pengangguran, lokasi 35 km dari kantor. Rumah C: Harga Rp 650 juta, ukuran apartemen 2 kamar, lingkungan privacy, lokasi 5 km dari kantor. Setelah dihitung, ternyata nilai untuk rumah A adalah 51, rumah B nilai 50, dan rumah C nilai 52. Kekuatan rumah C adalah lingkungannya sesuai dengan kebutuhan dan jaraknya dekat dengan kantor. Namun kelemahannya, harganya mahal. Lanjutan ............ Karena tahu harganya lebih mahal, maka harus lebih menghemat. Karena sudah tahu kelemahannya, Anwar pun siap-siap untuk ngirit, harus mencicil lebih mahal. Dia bisa mengompensasikan biaya transportasi yang mahal bila rumahnya jauh (60 km pilihan A) untuk dimasukkan sebagai biaya cicilan apartemen. Barangkali belum tentu yang terbaik pilihannya, tapi paling tidak, ada alasan mengapa memutuskan rumah itu. Dan, kalaupun harus memilih salah satu opsi, tahu risiko yang akan dihadapi. Setiap pilihan, selalu ada risikonya. Ada yang risikonya besar ada yang risikonya kecil. Di situlah akan kelihatan, apakah Anda sebenarnya orang yang berani mengambil risiko (risk taker) atau cenderung menghindari risiko (risk avoid). FUNGSI PERENCANAAN PERENCANAAN Perencanaan : Kegiatan menetapkan, merumuskan tujuan dan mengatur pendaya-gunaan manusia, material, metode dan waktu secara efektif dalam rangkan pencapaian tujuan. Tahap-Tahap Perencanaan : 1. Menyadari posisi organisasi 2. Menentukan tujuan dan sasaran 3. Mempertimbangkan alternatif-alternatif yang ada 4. Melakukan identifikasi tindakan-tindakan alternatif 5. Melakukan pengambilan keputusan 6.Merumuskan rencana-rencana turunan dan anggaran TUJUAN PERENCANAAN Untuk mengantifikasi dan merekam perubahan (a way to anticipate and offset change). Untuk memberikan pengarahan (direction) kepada administrator maupun non-administrator. Untuk menghindari atau setidaknya memperkecil tumpang-tindih dan pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas. Untuk menetapkan tujuan dan standar yang akan digunakan untuk memudahkan pengawasan. JENIS – JENIS PERENCANAAN DAN RENCANA Dari segi waktu : Perencanaan jangka panjang Bersifat umum, dan belum terperinci, rentang waktu 10 sd 30 tahun. Perencanaan jangka menengah, rentang waktru 5 sd 10 tahun. Perencanaan jangka pendek, rentang waktu 1 ssd 5 tahun. Dari Segi Sifat : Perencanaan kuantitatif, semua target dan sasaran dinyatakan dengan angka-angka. Perencanaan kualitatif perencanaaan yang ingin dicapai dinyatakan secara kualitas Dari segi luas wilayah : Perencanaan local, bersifat terbatas serta disusun dan ditetapkan oleh lembaga yang ada di daerah. Perencanaan regional, perencanaan yang ditetapkan di tingkat propinsi. Perencanaan nasional, perencanaan negara sebagai dasar dar perencanaan local dan regional Perencanaan internasional, perencanaan beberapa negara melewati batas negara dilaksanakan melalui negara-negara tersebut. Dari segi luas jangkauan : Perencanaan makro, bersifat universal, menyeluruh dan meluas. Perencanaan mikro, ditetapkan dan di susun berdasarkan kondisi dan situasi tertentu Dari segi prioritas pembuatnya : Perencanaan sentralisasi, ditentukan oleh pemerintah pusat pada suatu negara. Perencanaan desentralisasi, disusun oleh masing-masing wilayah. Perencanaan dekonsentrasi, gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi Dari segi obyek : Perencanaan rutin, di susun untuk jangka waktu tertentu dan dilakukan setiap tahun. Perencanaan eksendental, disusun sesuai dengan kebutuhan mendesak pada saat tertentu Dari segi proses : Perencanaan filosofikal, bersifat umum, hanya berupa konsep dari nilai yang bersifat ideal serta masih memerlukan penafsiran dalam bentuk program. Perencanaan programial, berupa penjabaran dari perencanaan filosofikal. Perencanaan operasional jelas dan dapat dilakukan FUNGSI PERENCANAAN Menentukan titik tolak dan tujuan usaha. Memberikan pedoman, pegangan dan arah. Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material. Memudahkan pengawasan. Kemampuan evaluasi yang teratur. Sebagai alat koordinasi. LATAR BELAKANG PERENCANAAN Policy top management : puncak pimpinan yang mengeluarkan kebijakan diadakannya perencanaan karena memang merekalah sebagai pemegang policy. Hasil pengawasan : berdasarkan hasil pengawasan terkumpullah sejumlah data dan fakta yang dibuat dalam satu perencanaan baru yang memperbaiki atau merombak yang pernah dilaksanakan. Inisiatif dari dalam : planning juga dapat lahir akibat adanya saransaran dari pihak luar yang mungkin secara langsung atau tidak langsung, yang mempunyai kepentingan dengan organisasi. Kebutuhan masa depan : suatu perencanaan dibuat sebagai persiapan masa depan ataupun menghadapi rintangan dan hambatan yang sewaktu-waktu bisa terjadi. BENTUK - BENTUK RENCANA • Rencana strategik : Perencanaan jangka panjang yang sudah diformalkan, digunakan untuk merumuskan tujuan organisasi serta cara menghadapinya. • Rencana operasional : Rencana sekali pakai (single use plan) disusun untuk mencapai tujuan tertentu dan dibubarkan segera setelah tujuan ini tercapai. Rencana permanen (standing plans) Misi : Usaha mendasar membedakan suatu organisasi dengan organisasi lain dan mengidentifikasikan lingkup operasi pada produk dan pasar. Tujuan : Keadaan ingin dicapai organisasi di waktu yang akan datang melalui kegiatan organisasi. Tujuan organisasi Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan. Proses Penetapan Tujuan Usaha untuk menciptakan nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. Bentuk-Bentuk Tujuan 1. Adanya pembagian kerja atasan dan bawahan 2. Hirarki diukur dari wewenang terbesar Management by Objectives Penetapan prosedur-formal yang dimulai dengan penetapan tujuan, dilanjutkan serangkaian kegiatan sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Sistem MBO formal 1. Komitmen pada program 2. Penetapan tujuan manajemen puncak 3. Tujuan-tujuan perseorangan 4. Partisipasi 5. Otonomi dalam implementasi rencana 6. Peninjauan kembali prestasi KEBAIKAN PROGRAM MBO : 1. Memungkinkan individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka 2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran 3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan 4. Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi 5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu KELEMAHAN PROSES MBO : 1. Dalam proses MBO menyangkut waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar menggunakan teknik MBO, dan meningkatkan banyak kertas kerja. 2. Proses pengembangan dan pelaksanaan program MBO, menyangkut beberapa masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO berhasil : Gaya dan dukungan manajemen Penyesuaian dan perubahan Ketrampilan-ketrampilan antar pribadi Deskripsi jabatan Penetapan dan pengkoordinasian tujuan Pengawasan metoda pencapaian tujuan Konflik antara kreatifitas dan MBO CARA MEMBUAT MBO SEMAKIN EFEKTIF : Mendidik dan melatih manajer Merumuskan tujuan secara jelas Menunjukkan komitmen manajemen puncak secara continue Membuat umpan balik efektif Mendorong partisipasi BAGAIMANA MENENTUKAN SASARAN Sasaran : Tujuan atau sesuatu yang ingin dicapai. Sasaran yang baik mengandung dua kriteria , yaitu (1) jelas dan (2) tepat. Tabel berikut menjelaskan menentapkan sasaran. kriteria Lanjutan ........... Spesifik : sasaran hanya boleh mengandung makna tunggal dan tidak boleh ambigu (mendua). Measureable : sasaran perlu dikuantifikasikan atau harus dapat diukur dalam suatu satuan pengukuran Time Bond : sasaran yang jelas perlu adanya batas waktu yang tegas. Agreeable : proses penentuan sasaran yang melibatkan anggota-anggota kelompok yang akan melaksanakan sasaran tersebut. Lanjutan ......... Realistis : kondisi yang dipersepsikan oleh anggota kelompok yang akan melaksanakannya sebagai suatu yang tidak terlalu tinggi dan juga tidak terlalu rendah. Continuously Improve : sasaran ditetapkan tidaklah berdiri secara mandiri, namun terkait dengan sasaransasaran lain serta tidak terlepas dari pencapaian sasaransasaran yang lampau maupun dalam kesinambungannya dengan sasaran-sasaran yang akan datang. BAGAIMANA MENGEMBANGKAN RENCANA Langkah-lankah dalam pengembangan rencana : a. Merumuskan Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran b. Mengidentifikasi fungsi - fungsi yang diperlukan dalam rangka mencapai Sasaran c. Melakukan Analisis SWOT d. Mengembangkan langkah guna pemecahan masalah e. Melaksanakan rencana peningkatan mutu f. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan g. Merumuskan sasaran mutu baru. MANAJEMEN STRATEGIS Manajemen Strategis : proses atau rangkaian kegiatan pengambilan keputusan yang bersifat mendasar dan menyeluruh, disertai penetapan cara melaksanakannya, yang dibuat oleh pimpinan dan diimplementasikan oleh seluruh jajaran di dalam suatu organisasi, untuk mencapai tujuan. TUGAS MANAJEMEN STRATEGIS 1. Memformulasi misi (mission) perusahaan. 2. Mengembangkan suatu profil perusahaan yang merefleksi pada kondisi internal dan kemampuannya. 3. Menilai lingkungan eksternal perusahaan 4. Mengidentifikasi sumber daya perusahaan dengan lingkungan eksternalnya. 5. Menilai setiap alternatif dipandang dari sudut misi perusahaan. 6. Memilih serangkaian tujuan jangka panjang dan strategi total paling diinginkan. 7. Mengembangkan tujuan tahunan dan strategi jangka pendek yang sesuai dengan kumpulan tujuan jangka panjang yang dipilih dari strategi secara keseluruhan (grand strategies). 8. Mengimplementasikan pilihan strategi dengan alat alokasi sumber daya yang dianggarkan 9. Menilai keberhasilan proses strategik sebagai masukan untuk pengambilan keputusan di masa yang akan datang. PROSES MANAJEMEN STRATEGIS Proses manajemen strategis meliputi : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Mengidentifikasi misi, sasaran & strategi Menganalisis lingkungan luar Mengidentifikasi peluang dan ancaman Menganalisis sumber daya organisasi Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan Merumuskan strategi Melaksanakan strategi Mengevaluasi hasil TAHAPAN MANAJEMEN STRATEGIS Tahap formulasi : Pembuatan misi, pengidentifikasi peluang dan tantangan eksternal organisasi, penentuan kekuatan dan kelemahan internal, pembuatan sasaran jangka panjang, pembuatan pilihan strategi, serta pengambilan keputusan strategi yang dipilih untuk diterapkan. Tahap Implementasi Penentuan sasaran tahunan, pengelolaan kebijakan, pemotivasian pegawai, pengalokasian sumber-sumber agar strategi yang diformulasikan dapat dilaksanakan. Tahap Evaluasi Kegiatan mencermati apakah strategi berjalan dengan baik atau tidak. Hal ini dibutuhkan untuk memenuhi prinsip bahwa strategi perusahaan haruslah secara terus-menerus disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang selalu terjadi di lingkungan eksternal maupun internal. STRATEGIS Pengertian Umum Proses penentuan rencana pemimpin puncak yang berfokus pada tujuan jangka panjang organisasi, disertai penyusunan suatu cara atau upaya bagaimana agar tujuan tersebut dapat dicapai. Pengertian khusus Tindakan yang bersifat incremental (senantiasa meningkat) dan terus-menerus, serta dilakukan berdasarkan sudut pandang tentang apa yang diharapkan oleh para pelanggan di masa depan. JENIS-JENIS STRATEGI Strategi Integrasi Digunakan perusahaan untuk mengendalikan para distributor, pemasok, dan / atau pesaing. Strategi Intensif Memerlukan usaha-usaha intensif jika posisi persaingan perusahaan dengan produk yang ada hendak ditingkatkan. Strategi Diversifikasi Menambah produk atau jasa baru masih berkaitan disebut diversifikasi konsentrik. Menambah produk atau jasa baru tidak terkait pelanggan yang sudah ada disebut diversifikasi horizontal. Menambah produk dan jasa baru yang tidak disebut diversifikasi konglomerat. Strategi Defensif Strategi membangun benteng pertahanan merupakan upaya untuk menghambat para pesaing memasuki industri. Tujuan dari strategi defensif ini adalah untuk menyurutkan nyali lawan melakukan serangan. Suatu organisasi bisnis tergerak untuk memasuki suatu industri karena adanya harapan untuk memperoleh keuntungan yang tinggi Strategi Umum Strategi yang dapat membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, yaitu keunggulan biaya, diferensiasi, dan fokus. PERUMUSAN STRATEGI Mengidentifikasi lingkungan yang akan dimasuki oleh perusahaan di masa depan dan menentukan misi perusahaan untuk mencapai visi yang dicita-citakan dalam lingkungan tersebut. Melakukan analisis lingkungan internal dan eksternal untuk mengukur kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan dalam menjalankan misinya. Merumuskan faktor-faktor ukuran keberhasilan (key success factors) dari strategistrategi yang dirancang berdasarkan analisis sebelumnya. Menentukan tujuan dan target terukur, mengevaluasi berbagai alternatif strategi dengan mempertimbangkan sumberdaya yang dimiliki dan kondisi eksternal yang dihadapi. Memilih strategi yang paling sesuai untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang. MANAJEMEN STRATEGIS DALAM MENGHADAPI PERSAINGAN • Persaingan dunia usaha pada saat ini semakin meningkat, sehingga menyebabkan manajemen setiap perusahaan mendapat tantangan untuk berusaha secara kompetitif. Dalam menghadapi persaingan yang semakin pesat pemimpin perusahaan dituntut untuk lebih cermat dan tepat dalam menentukan strategi sehingga dapat memenangkan persaingan, sehingga memungkinkan perusahaan dapat berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan. ORGANISASI DAN STRUKTUR ORGANISASI Organisasi Sekumpulan orang yang bersepakat untuk bergabung dalam suatu kelompok, menetapkan tujuan tertentu dan berupaya mencapai tujuan. Ciri-ciri organisasi : 1. Terdiri dari sekumpulan orang 2. Sepakat untuk mencapai tujuan tertentu 3. Melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut. Jenis orang-orang yang tergabung dalam organisasi : 1. Memiliki sifat dan karakter yang berbeda-beda 2. Memiliki keinginan melakukan pekerjaan yang ditugaskan dengan dorongan & tujuan yang berbeda 3. Mempunyai latar belakang budaya dan pendidikan yang berbeda. Struktur organisasi Susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi terbagi : a. Struktur Lini b. Struktur Lini dan Staf c. Struktur matriks d. Struktur Fungsional Komponen dari Pembentukan Struktur Organisasi : a. Kompleksitas, b. Formalisasi c. Sentralisasi. Struktur sederhana Lini Lanjutan ............... Kebaikannya 1. Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando. 2. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar 3. Proses decesion making berjalan cepat 4. Disiplin dan loyalitas tinggi 5. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi Kelemahannya : 1. Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis 2. Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat 3. Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi 4. Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi Struktur Organisasi Lini dan Staf Kebaikan nya : 1. Ada pembagian tugas yang jelas 2. Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas 3. Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin 4. Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place 5. Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan Kelemahannya : 1. Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan 2. Proses decesion makin berliku-liku 3. Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage 4. Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya Struktur organisasi Fungsional Lanjutan ............ Kebaikannya : 1. Solodaritas tinggi 2. Disiplin tinggi 3. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum 4. Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan 5. Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat 6. Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan 7. Usaha kerjasama bawahan mudah dilakukan Kelemahannya : 1. Kurang fleksibel 2. Spesialisasi memberikan kejenuhan 3. Proses pengambilan keputusan larnban karena terlebih dahulu melalui pembicaraan dengan anggota organisasi. 4. Jika terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain 5. Pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang 6. Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas Struktur Organisasi Matriks Lanjutan ........... Kebaikannya : Fleksibelitas serta kemampuannya dalam memperhatikan masalahmasalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada Kelemahannya : Manajer proyek tak bisa mengkoordinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia KEPUTUSAN DESAIN ORGANISASI Desain organisasi : Proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi. Desain organisasi merupakan proses yang meliputi enam elemen : 1. Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian. 2. Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer 3. Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien 4. Sentralisasi dan Desentralisasi 5. Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan Lanjutan .............. Jenis-jenis desain organisasi : 1. Desain Organisasi Tradisional Struktur yang simpel : departementalisasi rendah Struktur yang fungsional : pembagian departemen berdasarkan fungsi Struktur yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan 2. Desain Organisasi Kontemporer Tim Terstruktur : terdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri Matriks dan Struktur Proyek : Para spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh seorang msnsjer proyek Organisasi itidak jelas : desain organisasi yang fleksibel dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara organisasi dengan pelanggan dan supplier Menghapus penghalang (horizontal) Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN Pengertian Koordinasi • Kegiatan mengarahkan,mengintegrasikan unsur-unsur manajemen (6M) dan pekerjaan bawahan danal mencapai tujuan perusahaan. Kenapa Koordinasi Sangat Penting ? • Mencegah terjadinya kekacauan,percekcokan dan kekosongan pekerjaan • Agar bawahan bisa diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan • Agar sarana dan prasarana bisa dimanfaatkan untuk mencapai tujuan perusahaan • Supaya unsur manajemen (6M)bisa terlaksana • Supaya tugas,kegiatan dan pekerjaan terintegrasi ke sasaran yang diinginkan. Sifat-Sifat Koordinasi • Koordinasi adalah dinamis bukan statis • Koordinasi menekan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran • Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan. Tujuan Koordinasi • Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan • Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan • Menghidari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan • Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dan sasaran. • Mengintegrasi tindakan dan manfaat (6M) ke arahan dan sasaran organisasi perusahaan • Menghindari tindakan overlapping dari sasaran perusahaan. Cara Mengadakan Koordinasi • Memberikan keterangan langsung dengan baik • Mengusahakan agar tujuan dicapai bersama bukan individu • Mendorong anggota bertukar pikiran,mengemukakan ide,saran dan lainnya • Mendorong agar anggota berperan aktif • Membina hubungan antar karyawan • Manajer sering melakuakan komunikasi informal dengan karyawan. WEWENANG,TANGGUNG JAWAB DAN PENDELEGASIAN WEWENANG Pengertian Wewenang (Authority) • G.R.Terry Kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain supaya bertindak dan taat kepada pihak yang memiliki wewenang. • Henry Fayol Kekuasaan yang sah untuk memerintah dan bertindak. • Louis A.Allen Sejumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang didelegasikan pada suatu jabatan. Kenapa Wewenang Penting • Dasar hukum bagi seseorang melakukan pekerjaan • Menciptakan kekuasaan,hak & tanggungjawab • Dengan adanya wewenang perintah manajemen dipatuhi dan ditaati • Batas apa yang boleh dikerjakan dengan yang tidak boleh dikerjakan Jenis-Jenis Wewenang • • • • Wewenang garis Wewenang staf Wewenang fungsional Wewenang wibawa Sumber-Sumber Wewenang • • • • • Wewenang formal Wewenang yang diterima karena situasi Wewenang karena posisi dalam organisasi Wewenang teknis (keahlian khusus) Wewenang hukum dan undang-undang. Pendelegasian Wewenang • Suatu proses dimana seorang manajer (delegator) menyerahkan pekerjaannya kepada bawahannya (delegate) untuk dikerjakan atas nama delegator. Asas Pendelegasian Wewenang • • • • • • • • • • Asas Kepercayaan Asas Delegasi atas hasil yang diharapkan Asas penentuan fungsi/Asas Kejalasan tugas Asas Rantai berkala Asas Tingkat wewenang Asas Kesatuan Komando Asas Keseimbangan wewenang dan tanggung jawab Asas Pembagian kerja Asas Efesiensi Asas kemutlakan tanggung jawab. Faktor yang menentukan tingkat Delegasi Wewenang • • • • • • • Mahalnya keputusan Keseragaman kebijaksanaan Kemajuan perusahaan Sejarah perusahaan Keinginan untuk bebas Teknik pengendalian Pengaruh lingkungan Cara Agar Delegasi Efektif • Menerangkan dengan jelas rencana & kebijakan yang akan diambil • Rincian tugas-tugas pekerjaan dan wewenang yang jelas • Memilih orang yang tepat untuk pekerjaan yang ditugaskan • Menjaga komunikasi hubungan yang baik dalam organisasi • Menetapkan alat pengendalian yang baik • Memberikan motivasi yang positif bagi delegate yang efektif dan sukses. MOTIVASI Pengertian Motivasi • Dorongan atau daya penggerak • Cara mendorong gairah kerja bawahan agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan. • Suatu kekuatan yang dihasilkan dari keinginan seseorang untuk memuaskan keinginannya (ex:kekuasaan,pengakuan ,memenuhi kebutuhan hidup) Mengapa Pemimpin Perlu Melakukan Motivasi ? • Karena pimpinan membagi-bagikan pekerjaannya kepada bawahan agar bekerja dengan baik • Karena ada bawahan yang mampu untuk mengerjakan pekerjaannya tetapi malas/kurang bergairah mengerjakannya. • Untuk memelihara dan meningkatkan gairah kerja bawahan dalam menyelesaikan tugas-tugasnnya. • Untuk memberikan penghargaan dan kepuasan kerja kepada bawahan. Tujuan Pemberian Motivasi • • • • • • • • • Mendorong gairah dan semangat kerja karyawan Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan Meningkatkan produktivitas kerja karyawan Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan Meningkatkan kedisiplinan Efektifitas pengadaan karyawan Menciptakan hubungan kerja yang baik Meningkatkan kesejahteraan karyawan Mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan akan tugasnya Asas Motivasi • • • • • • Asas mengikutsertakan Asas komunikasi Asas pengakuan Asas wewenang yang didelegasikan Asas adil dan layak Asas perhatian timbal balik. Jenis-Jenis Motivasi • Motivasi Positif Manajer memotivasi bawahan dengan memberikan hadiah kepada merekayang berprestasi baik. • Motivasi Negatif manajer memotivasi bawahan dengan memberikan hukuman kepada mereka yang pekerjaannya kurang baik/prestasinya rendah Model-Model Motivasi • Model Tradisional • Model Hubungan Manusia • Model Sumber Daya Manusia (SDM) Teori-Teori Motivasi • Teori kepuasan • Teori Proses • Teori Pengukuhan Kepemimpinan Kepemimpinan • Kepemimpinan merupakan intisari dari manajemen,dengan kepemimpinan yang baik maka proses manajemen berjalan dengan baik dan lancar serta karyawan pun lebih bergairah dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Pengertian • Leader adalah orangnya • Leadership adalah gaya seorang manajer untuk mengarahkan,mengkoordinasi dan membina bawahan agar mau kerjasama dan bekerja produktif dalam mencapai tujuan perusahaan. Kepemimpinan menurut para ahli • Drs.H.Melayu S.P Hasibuan Seni seorang pemimpin mempengaruhi bawahan agar mau bekerjasama dan bekerja secara produktif untuk mencapai tujuan • Chester Irving Barnard Kemampuan pribadi untuk menegaskan keputusan yang memberikan dimensi mutu dan kesusilaan terhadap koordinasi kegiatan organisasi dan perumusan tujuannya • Ordway Tead Kegiatan mempengaruhi orang-orang agar mau bekerja sama mencapai tujuan yang mereka inginkan Fungsi-Fungsi Kepemimpinan • Pengambilan keputusan dan merealisasikan keputusan • Pendelegasian wewenang dan pembagian kerja kepada bawahan • Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua unsur manajemen (6M) • Memotivasi bawahan • Mengembangkan imajinasi,kreativitas dan semangat • Pengendalian rencana • Mengkoordinasi dan mengintergrasikan kegiatanbawahan • Pengembangan bawahan melalui pelatihan dan pendidikan • Mempertanggung jawabkan semua tindakan yang diambil kepada pemilik,karyawan dan pemerintah • Pemberian kompensasi,ketenangan dan keselamatanbagi karyawan. Unsur-Unsur Kepemimpinan • • • • • Pemimpin Bawahan Organisasi/perusahaan Tujuan Lingkungan (Internal & Eksternal) Hal Yang Menyebabkan Seseorang Menjadi Pemimpin • • • • Tradisi (Warisan) Kekuatan Pribadi Pengangkatan Atasan Pemilihan Fungsi Pengendalian Fungsi pengendalian • Fungsi pengendalian adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Pengendalian ini erat kaitannya dengan fungsi perencanaan karena: 1.pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan 2.pelaksanaan rencana yang baik jika pengendaliannya baik 3.tujuan baru dapat diketahui setelah pengendalian dan penilaiaan dilakukan. Pengertian Pengendalian • G.R.Terry Pengendalian adalah proses penentuan,apa yang harus dicapai, apa yang harus dilakukan dan menilai pelaksanaan tersebut apabila perlu dilakukan perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai dengan perencanaan Tujuan Pengendalian • Supaya proses pelaksanan sesuai dengan ketentuan yang telah direncanakan • Melakuakan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan • Supaya tujuan yang dicapai sesuai dengan yang diharapkan. Asas-Asas Pengendalian • • • • • • • • • • • • • Asas tercapainya tujuan Asas efisiensi pengendalian Asas tanggung jawab pengendalian Asas pengendalian terhadap masa depan Asas pengendalian langsung Asas refleksi rencana Asas penyesuaian dengan organisasi Asas Pengendalian individual Asas standar Asas pengendalian terhadap strategis Asas pengendalian fleksibel Asas peninjauan kembali Asas tindakan Jenis-Jenis Pengendalian • • • • • • • • • Pengendalian karyawan Pengendalian keuangan Pengendalian produksi Pengendalian waktu Pengendalian teknis Pengendalian kebijaksanaan Pengendalian penjualan Pengendalian inventaris Pengendalian pemeliharaan Proses Pengendalian • Menentukan standar yang digunakan pada dasar pengendalian • Mengukur pelaksanaan hasil yang akan dicapai • Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada • Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Cara-Cara Pengendalian • Pengawasan langsung • Pengawasan tidak langsung (Jarak Jauh) • Pengawasan berdasarkan pengecualian (khusus kesalahan yang luar biasa) Macam-Macam pengendalian • • • • Internal control Eksternal control Formal control Informal control Alat-Alat Pengendalian • Budget Ikhtisar hasil yang diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. • Non Budget (Personal Observation, Report, Financial Statment, Statistic, Break Even Point, Internal Audit)
